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High performance. Delivered.

Consultora: Finanzas y Desempeo Empresarial

Hacia la optimizacin
de costos y gastos
Como consecuencia de la volatilidad
de los mercados financieros y de la
inestabilidad econmica constante,
las empresas han puesto en marcha
el modelo de operacin estndar
caracterstico de la poca de crisis,
el cual se distingue por reducir y
hacer eficientes los costos y gastos
en respuesta a la disminucin
de la demanda e incapacidad de
mejorar los mrgenes operativos
en un entorno de desaceleracin
econmica.
Accenture ha realizado dos
estudios orientados a comprender
cmo las empresas han enfocado
sus esfuerzos en iniciativas
de reduccin de costos: Cost
Management an aspect of profit
& cash optimization y Going for
growth, the role of price and cost
in driving high performance in a
volatile global economy.
Dentro de los datos ms reveladores
del primer estudio, se identificaron
cinco prioridades: reducir los

costos operativos, aumentar la

rentabilidad, resistir la recesin
econmica mundial, eliminar
burocracias en los procesos back y
front office y fomentar una cultura
de responsabilidad de gestin de los
costos en toda la empresa.
Como resultado del primer
estudio, el 81% de las empresas

encuestadas haba reducido sus

costos en ms de 5% en los ltimos
12 meses, mientras que el 37%
logr disminuciones de costos de
ms del 10%. Sin embargo, un
73% de los encuestados inform
que los objetivos que se haban
fijado en gestin de costos, fueron
parcialmente cumplidos. A pesar
de que casi la mitad (45%) haban

ejecutado ms de 3 rondas de
reduccin de costos en los ltimos
18 meses.

abastecimiento estratgico, implementacin de planes

y polticas de ahorros, eficiencias en costos y gastos a travs de la gestin
de presupuestos. (Ver figura 1)

En una primera instancia, las

empresas identificaban la reduccin
de personal como una las formas
ms comunes para bajar costos y
nuestros encuestados no fueron
la excepcin. A nivel mundial, las
tres formas para reducir costos
ms citadas fueron: disminucin
de la carga laboral y eliminacin
de posiciones (55%) y cambios en
la estructura y los procesos de la
organizacin (54%). Sin embargo,
este enfoque cambi en nuestro
segundo estudio, en donde 49%
de los ejecutivos mencionaron
la racionalizacin de algunos
egresos de la compaa a travs
del rediseo de procesos o la
consolidacin de actividades de
back-office, mediante la creacin de
Centros de Servicios Compartidos o
tercerizacin / outsourcing.

Los estudios revelan que la mayora de las empresas redujeron sus costos
en los ltimos aos. Sin embargo, el 68% de estas, admiten que existen
oportunidades adicionales por identificar y desarrollar, por lo que los
esfuerzos de descenso de costos son una constante en los planes
estratgicos de las empresas.

Aproximadamente una tercera parte

de los participantes en la encuesta
citaron iniciativas relacionadas
con la optimizacin de cuentas
por cobrar, cuentas por pagar,

La gestin de costos y gastos se ha convertido en un indicador clave

de eficiencia en todo el mundo. Existen diferentes modelos que
pueden adoptarse para reducir costos, como las estrategias a corto
plazo que tienen el objetivo de bajar los gastos lo ms rpido posible
identificando quick hits. Otros, tratan de optimizar el modelo actual,
con el fin de lograr mayores niveles de eficiencia sostenida.
El modelo ptimo consiste en una combinacin de ambas estrategias
que logra una inversin ms eficiente en estos proyectos, con el uso
de esquemas auto-capitalizables y de casos de negocio que incluyan la
recuperacin de la inversin y la generacin de beneficios en un plazo
aceptable.
La pregunta clave es: cmo la gestin de costos puede llevarse a cabo
con mayor eficiencia en el largo plazo sin poner en peligro el crecimiento,
las ganancias y valor para el accionista? Para Accenture, la reduccin de
costos arbitraria no es suficiente, e incluso podra perjudicar a la empresa.
Se debe plantear un enfoque ms estratgico, donde el reajuste de costos
sea parte de una agenda ms amplia, que no slo considere la eficiencia
en costos y gastos como el nico objetivo, sino tambin la preparacin y
el posicionamiento de la organizacin para un crecimiento rentable. (Ver
figura 2)

figura 1.

Acciones de reduccin de costos

ltimos 18 meses

60%

Prximos 6 meses
49%

50%
33%

36% 36%
31% 31%

26% 25%

Racionalizacin de la empresa

Optimizacin de cuentas
por pagar/o cobrar
Abasto estratgico

Integrated Business Services (IBS)

21%

Racionalizacin del cliente

Rediseo de productos

Racionalizacin de producto

Estandarizacin de
software
Eliminacin de puestos

16%

Reduccin de publicidad

18%

Despido de personal y/o

eliminacin de puestos

Opcin de autoservicio para clientes

Implementacin de estructura
de costo variable

13% 13%

19%

24%
22% 23%

23% 23% 22% 24% 21% 21%

Reduccin de inventario

15%

26%

Categoras de costo
cross funcionales
Tercerizacin de procesos
pmpresariales
Razonalizacin de bienes races

17%

Reduccin capacidad de manufactura

13%

21% 21%

Reduccin de beneficios de empleados

9%

19% 19% 20%

Tercerizacin de la
infraestructura tecnolgica

0%

11%

14%

Reduccin indemnizacin de empleados

10%

Reduccin de nivel de servicio

20%

Tercerizacin de aplicativos

30%

29% 30% 31%

27% 27% 27% 28%
23% 24% 25% 25% 26% 26%

Racionalizacin de transporte

40%

Accenture propone una metodologa que considera dos pilares para la

identificacin de iniciativas de reduccin de costos y gastos:

1. Anlisis de procesos
2. Anlisis de partidas presupuestales (Ver figura 3)
Un enfoque para el anlisis de procesos de inicio a fin para identificar los
costos es la clave del xito para la compaa, pues reduce costos detrs de
actividades ineficientes y evita re-procesos entre funciones, mejorando as
los niveles de servicio de las reas soporte.
Los procesos comnmente considerados en el anlisis son: de la orden de
compra al cobro, de la orden de adquisicin al pago, de la contratacin al
retiro de personal, de la planeacin a la gestin de presupuesto, entre otros,
dependiendo del tipo de organizacin y de la industria.
figura 2.

Enfoques de reduccin de costos

valor

Los tres enfoques generales para reduccin de costos son:

Acciones rpidas de
reduccin de costos
Reduccin estratgica de costos
Optimizar operaciones actuales

Acciones rpidas
de reduccin de costos

Optimizar operaciones
actuales

Mejoras a procesos
con baja complejidad
de implementacin
(Quick-hits)
Adelgazamiento la
organizacin
Mejoras en tramos
de control
Optimizacin en
compras

Mejorar actividades
y procesos
Eliminar actividades
que agreguen poco
valor
Implementar
servicios compartidos
Outsourcing /
tercerizacin de
actividades soporte

tiempo
Reduccin estratgica
de costos
Optimizar procesos
basados en un mismo
enfoque para toda la
organizacin
Redisear la estructura
organizacin
Integrar tecnologa en toda
la empresa
BPO y Outsourcing /
tercerizacin
Implementar una excelente
capacidad operativa
Segmentacin de ventas y
de estrategias de servicio

figura 3.
Enfoque

Categoras
de gasto

Procesos

Levantamiento
de informacin

Anlisis

Taller de
resultados

Anlisis y talleres Talleres de

Recepcin de
de entendimiento
validacin de
informacin de
por categoras
iniciativas
gastos: presupuesto
seleccionadas
potenciales
Priorizacin de
Talleres de
Cuestionarios de
Iniciativas
entendimiento de Pre-seleccin de
nivel de madurez
situacin actual
de procesos
iniciativas
/ aplicacin de
para ciclos
cuestionario
de planificacin

Dentro del anlisis de partidas

presupuestales se identifican
rubros con mayores porcentajes
de gastos con respecto a sus pares
o con respecto a otras unidades
de negocios dentro de la misma
empresa; as mismo, se analizan las
desviaciones a lo largo del tiempo.
Las partidas relacionadas con
compras representan un alto
porcentaje del presupuesto, por
lo que dentro de este pilar se
incluye un esfuerzo importante
relacionado al abastecimiento
estratgico con el objetivo de
identificar oportunidades de
ahorro en las categoras de
compra derivadas de aspectos
tales como: volmenes de
compra, identificacin de
proveedores alternos e insumos
sustitutos, entre otros.
Adicionalmente, se calculan
indicadores financieros enfocados
principalmente en optimizar
el capital de trabajo. De esta
forma, el anlisis de procesos y
el anlisis cuantitativo convergen
confrontando los
costos actuales y la presin por
flujo de efectivo.
Accenture trabaja con empresas de
diferentes industrias en el desarrollo
de su plan de reduccin de costos
y en la ejecucin de sus principales
iniciativas de ahorro, donde
maximiza sus activos, capacidades,
metodologas y experiencia en
servicios de consultora, integracin
de sistemas y outsourcing a
nivel global.

Acerca de Accenture
Accenture es una compaa
global de consultora de
negocios, tecnologa y
outsourcing, con ms de
244,000 personas trabajando
en 120 pases.
Combinando su experiencia,
sus capacidades en todos los
sectores y reas de negocio,
y su investigacin con las
compaas de ms xito del
mundo, Accenture colabora
con sus clientes para ayudarles
a convertir sus organizaciones
en negocios y administraciones
pblicas de alto rendimiento.
La compaa obtuvo una
facturacin de $25.5 mil
millones de dlares durante el
ao fiscal que termin el
31 de agosto de 2011.
Su pgina web es:
www.accenture.com

Francisco Alvarado
Gerente Senior de Consultora de
Finanzas y Desempeo Empresarial
f.alvarado.navarro@accenture.com
Tel.: (52 55) 5284 7453

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Rodolfo Cigala
Gerente Senior de Finanzas y
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