Instituto Universitario de Tecnologa y de Administracin

Industrial
Sistemas y
Procedimientos Administrativos

PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

NOTA:

El presente resumen no pretende ser un texto de estudio, sino una gua que le
permita al estudiante poder ampliar los puntos aqu tratados mediante la
investigacin documental apoyados en la bibliografa recomendada

Elaborado por: Lcdo. Disney Gonzlez N.

Universidad Alejandro de Humboldt

PRESUPUESTO

Caracas, Enero 2.016

Preparado por : Lic. Disney Gonzlez N.

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Sistemas y Procedimientos Administrativos
LOS PROCEDIMIENTOS
En toda organizacin se deben ejecutar una serie de acciones que respondan a las premisas,
Qu?, Porqu?, Quin?, Cmo?, Cundo? y Dnde?. La respuesta de muchas de ellas se
encuentran definiendo los procedimientos que se deben adelantar como base para mejorar la
calidad y oportunidad del servicio, propendiendo por la fijacin de estndares.
Los procedimientos permiten precisar la forma de hacer algo, comprenden el Qu, Cmo y a
Quin corresponde el desarrollo de la tarea, incluyendo los elementos tcnicos a emplear, las
condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el nmero y caractersticas del
personal que interviene entre otros.
1.

DEFINICIN

Los procedimientos se definen como el conjunto de especificaciones requeridas para

cumplir una actividad perteneciente a un proceso y que vara de acuerdo a los requisitos y tipo
de resultado esperado.
Es un conjunto de pasos interrelacionados presentados en forma secuencial o cronolgica
de cuya ejecucin depende la realizacin de un trabajo o de una etapa separable de ste.
Un procedimiento puede considerarse como la sucesin cronolgica y secuencial de
operaciones concatenadas entre s, que constituyen una unidad, en funcin de la realizacin de
una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacin de
tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos y de aplicacin de mtodos
de trabajo y control para el lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de operaciones.
Un procedimiento es una serie de actividades u operaciones ligadas entre si por un conjunto
de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias direcciones de una
dependencia para obtener el resultado que se desea. Ejemplos: pago de nmina, adquisicin de
mobiliario, seleccin y contratacin de personal, control de existencia de medicamentos,
etctera.
Un procedimiento se caracteriza por NO SER UN SISTEMA. El conjunto de
procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como sistema. Ejemplos: Sistema de
adquisicin y enajenacin de bienes, Sistema de mantenimiento, Sistema de contabilidad y
control presupuestal, Sistema de administracin de recursos humanos.
Un procedimiento se caracteriza por NO SER UN MTODO INDIVIDUAL DE
TRABAJO. El mtodo se refiere especficamente a cmo un empleado ejecuta una determinada
actividad de su trabajo. Ejemplos: La capacitacin de personal, la desconcentracin de
facultades, la implantacin de un sistema, etctera.

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Un procedimiento se caracteriza por NO SER UNA ACTIVIDAD ESPECFICA. Una
actividad especfica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.
Ejemplos: Hacer una visita mdica, recibir correspondencias, elaborar pedidos, etctera.
NOTA: Para complementar esta parte, el estudiante debe investigar y analizar los
siguientes conceptos: MTODOS, ACTIVIDAD, OPERACIN, FUNCIN, ESTRUCTURA
ORGANICA, SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO Y PRODUCTIVIDAD.

2.
CONCEPTOS RELACIONADOS DE SISTEMAS, PROCEDIMIENTOS Y MTODOS
Si en el concepto generalizado de sistemas sustituimos la palabra elementos por
procedimientos logramos la definicin siguiente:
Un sistema es un conjunto de procedimientos interrelacionados e interactuantes que
operan de una forma caracterstica y generalmente persiguen un objetivo trazado en un plan.
De esta manera, un sistema estar constituido por la integracin de un conjunto de
procedimientos afines. Por ejemplo el Sistema de Administracin de Personal lo constituye la
integracin de los procedimientos de Reclutamiento y Seleccin, Clasificacin y Remuneracin,
Registro y control, Adiestramiento y Desarrollo, etc.
Ahora bien en la definicin de procedimientos nos hemos referido a pasos, estos pasos no
son ms que labores o actividades, las cuales deben realizarse de acuerdo a ciertos arreglos; es
decir, enmarcados en los denominados mtodos de trabajo. Por lo antes expuesto debemos
concluir en el siguiente razonamiento: Un conjunto de mtodos de trabajo integran un
procedimiento.
3.

PRESENTACIN DE UN PROCEDIMIENTO

Existen dos formas establecidas para la presentacin de un procedimiento:

Formal literal o escrita.
Forma grfica
.
3.1. FORMA LITERAL O ESCRITA
Como su nombre lo indica, mediante esta forma el procedimiento ser presentado en
palabras escritas. Para ello existen, a su vez, dos tcnicas generalizadas: la Clsica y el Play
Script.
La tcnica CLSICA es poco usual, est prcticamente en desuso, y consiste en la
presentacin epistolar de los pasos del procedimiento sin identificar con exactitud a las
unidades o personas ejecutoras de las labores o pasos.
La tcnica del PLAY SCRIPT (literalmente significa LIBRETO), presenta los pasos del
procedimiento de una manera ms clara y comprensible, mediante la misma el procedimiento ser
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presentado en dos columnas; la de la izquierda para identificar al ejecutor, bajo la denominacin
de RESPONSABLE o RESPONSABILIDAD, y la columna de la derecha para presentar, en
forma enumerada, los pasos bajo el ttulo de ACCIN.
Un ejemplo nos ayudar a diferenciar ambos estilos:
Veamos un procedimiento escrito en el estilo clsico:

Procedimiento N 38

SOLICITUD DE EQUIPO Y/O INSTALACIONES ADICIONALES

El procedimiento en referencia asigna la responsabilidad al departamento solicitante para
que justifique plenamente la necesidad de equipo y/o instalaciones adicionales. Para ayudar a los
departamentos solicitantes se ha creado la forma N 347 solicitud de instalaciones la cual, si es
llenada completamente, cumplir no slo con las instrucciones de prctica estndar N 74 sino
que facilitar grandemente la revisin y en caso necesario la adquisicin de los elementos
requeridos. La utilizacin cuidadosa de la forma N 347 redundar en beneficio del solicitante y
de la compaa. Como ayuda adicional, si el solicitante enva dos copias del formulario N 347 a
Ingeniera de Instalaciones, una copia le ser devuelta con el nmero del trabajo asignado, lo
que dar al solicitante un estado de situacin de su solicitud y le servir tambin como un
archivo de fcil referencia.
Veamos ahora la misma idea expresada en forma Play Script:

Procedimiento N 38

SOLICITUD DE EQUIPO Y/O INSTALACIONES ADICIONALES

Responsable
Dpto. Solicitante

Ingeniera
de
Instalaciones
Dpto. Solicitante

Ingeniera
de
Instalaciones

Accin
1. Llena la forma N 347, solicitud de instalaciones por
triplicado.
2. Enva dos copias a Ingeniera de Instalaciones y
conserva el original en el archivo de solicitudes.
3. Asigna el nmero de trabajo a las copias recibidas,
indicando cuando ser tomada una accin preliminar.
4. Regresa una de las copias al Dpto. solicitante.
5. Archiva la copia recibida junto con el original de la
misma.
Nota:
En caso de consulta debe hacerse referencia al N de
trabajo que aparece en la copia de la solicitud.
6. Analiza todas las solicitudes en su poder.
7. Determina la prioridad segn la magnitud de las
necesidades de los departamentos y asigna fondos de
acuerdo a tales prioridades.

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Como se puede observar, existe una gran diferencia entre uno y otro estilo, uno es confuso,
rimbombante, lleno de palabras intiles, el otro es simple y claro y establece sin dejar lugar a
dudas las funciones de cada quien.

RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL PLAY SCRIPT

1.
2.
3.
4.

5.

Seleccionar el ciclo lgico del sistema y escribir los procedimientos que se cumplen en
ese ciclo.
Escribir cada paso de accin en secuencia directa: 1, 2, 3, etc.
Sealar al responsable de cada paso. Puede ser una persona, o un grupo de ellas.
Iniciar la descripcin de cada paso con un verbo que indique accin en el presente (use
verbos que impliquen accin de trabajo tales como enva, recibe, archiva, prepara, llena,
etc.).
Utilizar el menor nmero posible de palabras para definir cada paso.

DEFINICION DE FLUJOGRAMA
Tambin llamados fluxogramas o diagramas de flujo, son grficos que permiten conocer, en un
solo dibujo, la secuencia completa de un procedimiento paso a paso, con detalle no solo de las labores
que se realizan en cada paso, sino tambin de los documentos que se manejan, tales como registros,
archivos, formatos, etc.
Cuando el objetivo de la investigacin sea estudiar la relacin entre los principales procesos de
la empresa y la manera como las diferentes funciones contribuyen a ellos, el flujograma es un medio
efectivo para lograr una rpida comprensin del panorama general.
El sistema por s mismo es un elemento que sirve de enlace al trabajo de muchas personas o
grupos de personas. Puesto que el flujograma muestra estas relaciones de trabajo con bastante
claridad, es el diagrama del sistema ms utilizado.
Un flujograma puede mostrar a grandes rasgos el flujo de trabajo de un departamento. El
propsito es demostrar como el sistema alcanza el trabajo de unidades diferentes en un juego de
equipo nico.
FORMA DE ELABORAR UN FLUJOGRAMA
El flujograma consta de cuatro partes:

Encabezamiento: En el cual se indicar la denominacin de la institucin, del

procedimiento y de las unidades administrativas que intervienen.
Cuerpo: Que est constituido por un conjunto de espacios columnares donde, a travs de
smbolos se refleja el curso o rutina del procedimiento.

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Referencias: Constituyen explicaciones de la simbologa utilizada y observaciones que

permiten el esclarecimiento de dudas que presenta el grfico. Generalmente, esta parte
se incluye en un rea en blanco del cuerpo.
Pie: Donde se indica las iniciales de responsabilidad de elaboracin y la fecha de
elaboracin.

SIMBOLOS UTILIZADOS
Es sencillo comprender la necesidad de uniformizar la simbologa de los flujogramas, para la
fcil y rpida comprensin por parte de personas que no hayan elaborado dicho flujograma.
En este apartado mencionaremos los diferentes smbolos utilizados por los flujogramas, pero
haciendo notas que stos son signos convencionales:
1)

Representacin de formatos: Estos pueden presentarse indistintamente, mediante los

siguientes smbolos:

F-1

F-5

F-3

2)

Multiplicidad y numeracin: La representacin puede ser hecha de:

- Abajo a derecha
- Abajo a izquierda
- Arriba a derecha
- Arriba a izquierda
La numeracin se puede representar por:
- (0,1,2) =

Original, primera, segunda ... copia

- (0,2,3) =

Original, duplicado, triplicado ...

- (1,2,3) =

Nmero de hojas

1
3

2
0

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3)

Documento archivado:

- Cuando se trata de un archivo definitivo, se representa un tringulo oscurecido

F-1

Cuando se trata de un archivo temporal se representa el mismo tringulo pero sin oscurecer

F-3

F-1

4)

Destruccin de un documento: Se representa el documento y una "X", as:

5)

Cuando un formato origina a otro, se representa por medio de una flecha quebrada

F-1

R-5

6)

Formato retenido: Se representa al formato y a un lado, en lnea originada en l, se coloca el

tiempo de retencin:
(D) =

Un da aproximadamente

(2D) =

Dos das aproximadamente

(0) =

Horas

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(") =

Minutos

F-2

F-3

1H

7)

Conectores:

Estos son para representar la conexin dentro de una pgina

8)

Estos son utilizados en el caso de pasarse de una pgina a otra

Para que no existan cruces de las lneas en el flujograma, son utilizados ganchos

QUE PUEDE HACER UN FLUJOGRAMA?

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El flujograma puede ayudarle en los siguientes aspectos cuando usted realiza trabajos de
sistemas:
1)

Puede revelar lo que est sucediendo en el sistema actual

2)

Puede ayudarle a mostrar, como trabajar el nuevo sistema propuesto

3)

Puede ayudar a mostrar el contraste entre el sistema actual y el propuesto, cuando presente
el nuevo plan

4)

Le ayudar a visualizar la secuencia en la cual escribir el procedimiento

5)

Diseado como un diagrama formal, puede tomar el lugar de un procedimiento o puede

completar un procedimiento

ANALISIS
Para el anlisis del flujograma, nos plantearemos las siguientes preguntas fundamentales:
1)

Hay un zigzagueo? (es el retorno de un paso a su punto de partida antes de seguir adelante)
Ello es ndice de mala distribucin de la autoridad

2)

Se podra cambiar la secuencia para ahorrar esfuerzo en comunicaciones?

3)

Es necesario cada uno de los pasos?

4)

Debe hacerse as cada paso?

5)

Hay informacin redundante?

Estas sern algunas de las principales preguntas que sern necesarios responder al analizar un
flujograma
CONCLUSIONES
-

En general, mediante los flujogramas podemos detectar las unidades puentes. Estas son
unidades consumidoras de tiempo y esfuerzo

Tambin nos permite ver como quedan distribuidas las copias

Puede que dos o ms copias queden archivadas en la misma oficina, lo cual queda detectado en
el flujograma

Permiten los flujogramas determinar los comportamientos estancados

Estas son unidades donde los papeles son retenidos por mucho tiempo, quizs por excesivo
trabajo

Se logra hallar el curso lgico de documentos tanto para el sistema actual como para el sistema
que se piensa proponer

Cuando en un flujograma se hallen demoras, hay que hacer un estudio minucioso y se debe
responder a las preguntas:
* Se justifica?

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* Por qu?
* Se puede eliminar?
OTROS SIMBOLOS UTILIZADOS PARA LA ELEBORACIN DE FLUJOGRAMAS

Original y dos copias de una forma determinada

F-1

La esquina oscura significa que las formas fueron

preparadas aqu

F-1

F-1

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La lnea con una flecha seala la direccin del

flujo de la forma, no es necesario llenar la punta de
la flecha

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Cuando una copia debe ser destruida lo indicamos

mediante este smbolo

F-1

3
2
0

Este smbolo nos indica archivo temporal

F-1

Indica accin alternada o excepcional cuando un

formulario puede seguir una o dos rutas diferentes.
Tambin puede referirse a una copia condicional

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1
2

El nmero de arriba de la forma permite hacer

referencia cruzada con la descripcin. Cada frase
numerada describe un paso de procedimiento

La interrupcin en la lnea de flujo significa que el

flujo de la forma fue suspendido, bien porque
termine ese paso o por alguna otra razn que se
explica en la descripcin

F-1

Se hace para establecer la posicin. Se retienen la

copia 2 y se envan la 1 y la 3

F-1

Archivo
permanente

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Cruce de lnea

Fin de proceso

Cuando el proceso continua, continua en B

Aprueba

Si

No

Indica decisin, si o no, acerca de una accin

decisoria

Una lnea de puntos o rayas se utiliza generalmente

para indicar flujo excepcional o alternado, a menos
que la descripcin lo indique de otra manera
El asterisco se usa en un flujograma o
procedimiento en la misma forma que lo
utilizamos en la escritura para indicar una nota
explicativa

Lnea de flujo

Cuando se transcriben datos, o en base a la forma 1

se elabora la 2

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2

Se usa algunas veces para economizar espacio en

el grfico, elimina una columna

F-1

Cliente
3
2
0

Cuando el nmero de copias es indeterminado

F-1

Registro

Recuerde: La sencillez es la base primordial en el diseo

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