Excel 2002 Nivel 3

MANUAL DEL ESTUDIANTE
Excel 2002
3er. Nivel
ALLISON K. P. CLARK
Excel 2002
3er. Nivel
Allison K. P. Clark
Excel 2002: 3er. Nivel

Nmero de parte: 084217
Edicin: del curso 2.0
RECONOCIMIENTOS
Equipo en el proyecto
Desarrollador de Currculum y Escritor Tcnico: Allison K. P. Clark Gerente de Contenido: Cheryl Russo Editor de Copia:
Christy D. Johnson Editor Tcnico: Rachel L. Chaffee Diseador de Impresin: Dan Smith
AVISOS
DESLINDE DE RESPONSABILIDADES: Aunque Element K Press LLC toma las debidas precauciones para asegurar la precisin y calidad de estos materiales, no se garantiza su precisin y todos los
materiales se brindan sin ninguna garanta, incluyendo, pero sin limitarse a, las garantas predeterminadas de comerciabilidad o adecuacin para un propsito en particular. El nombre utilizado para los
archivos de datos de este curso pertenece a una empresa ficticia. Cualquier similitud con empresas actuales o futuras es solo coincidencia. No se cree haber utilizado el nombre de ninguna persona real
al crear este curso, pero si se ha hecho, srvase avisarnos y ser cambiado en la prxima revisin del curso. Element K es un proveedor independiente de soluciones de capacitacin integradas para
individuos, empresas, instituciones educativas, y agencias gubernamentales. El uso de pantallas o nombres de productos o servicios de otra entidad en este libro obedece a propsitos exclusivamente
editoriales. Ningn uso de este tipo debe interpretarse como demostracin de patrocinio o aval del libro por parte de dicha entidad ni como afiliacin de la entidad con Element K.
AVISOS DE MARCAS COMERCIALES Element K y el logotipo de Element K son marcas comerciales de Element K LLC.
Microsoft Excel 2002 es una marca comercial de Microsoft Corporation en EE.UU. y otros pases; los productos y servicios de Microsoft Corporation que se analizan o describen pueden ser marcas
comerciales de Microsoft Corporation Todos los dems nombres de productos y servicios que se utilizan a lo largo del libro pueden ser marcas comerciales de ley comn o registradas de sus
respectivos propietarios.
Copyright 2002 Element K Content LLC. Todos los derechos reservados. Las pantallas que se utilizan con propsitos ilustrativos son propiedad del poseedor del software. Queda prohibida la
reproduccin y la transmisin de esta publicacin, o de cualquier parte de la misma, en cualquier forma y por cualquier medio, electrnico o mecnico, incluyendo el fotocopiado, grabacin o
almacenamiento en un sistema de recuperacin de informacin u otros medios, sin el permiso expreso escrito de Element K, 500 Canal View Boulevard, Rochester, NY 14623, (585) 240-7500, (800)
434-3466. El sitio web de Element K Press LLC se ubica en www.elementkcourseware.com.
Este libro no confiere ningn derecho sobre el software u otros productos sobre los cuales se escribi: todo uso o licencia sobre dicho software u otros productos es responsabilidad del usuario, de
acuerdo con los trminos y condiciones del propietario. No haga copias ilegales de libros ni software. Si cree que este libro, materiales relacionados o cualquier otro material de Element K estn siendo
reproducidos o transmitidos sin permiso, llame al 1-800-478-7788.
ii
CONTENIDO
EXCEL 2002: 3ER. NIVEL

LECCIN 1: PERSONALIZAR UN LIBRO DE TRABAJO
A. Aplicar formato condicional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Qu es formato condicional? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
B. Agregar criterios para la validacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Qu es validacin de datos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
C. Personalizar mens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
D. Personalizar barras de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

E. Crear una macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Qu es una macro? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
F. Editar una macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
G. Agrupar y esquematizar datos estructurados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Qu es un esquema? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
LECCIN 2: TRABAJAR CON MLTIPLES FUENTES DE DATOS

A. Crear unrea de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Qu es un rea de trabajo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
B. Consolidar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Qu es consolidar datos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
C. Vincular celdas en distintos libros de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Vincular libros de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
D. Editar vnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
E. Exportar datos de Excel como XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Qu es XML? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Contenido
iii
CONTENIDO
F. Importar datos XML en Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
G. Crear una consulta web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
LECCIN 3: COLABORAR CON OTROS USUARIOS MEDIANTE LIBROS DE

TRABAJO
A. Proteger hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Qu puede protegerse? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
B. Proteger un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
C. Compartir un libro de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Proceso de colaboracin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Qu es un libro de trabajo compartido? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
D. Establecer un control de revisin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
E. Combinar libros de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
F. Registrar cambios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
LECCIN 4: MEJORAR UNA HOJA DE TRABAJO UTILIZANDO GRFICOS

A. Graficar datos no adyacentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
B. Modificar elementos de un grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
C. Crear una lnea de tendencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Qu es una lnea de tendencia? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
LECCIN 5: UTILIZAR OBJETOS GRFICOS PARA MEJORAR UNA HOJA DE

TRABAJO
A. Crear objetos grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
La barra de herramientas Dibujo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Qu son los objetos grficos?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
B. Redimensionar, mover y copiar objetos grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
C. Cambiar el orden de los objetos grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
D. Agrupar objetos grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
E. Dar formato a objetos grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
F. Insertar imgenes prediseadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Qu son los clips? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
iv
CONTENIDO
G. Modificar imgenes prediseadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Qu se puede modificar en las imgenes prediseadas? . . . . . . . . . 101
LABORATORIOS DE LA LECCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

SOLUCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
NDICE
Contenido
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
NOTAS
vi
INTRODUCCIN
ACERCA DEL CURSO

Ahora que ha terminado los primeros dos niveles de Excel 2002, est listo para continuar con
el tercer nivel. Ya tiene el conocimiento bsico as como el de algunas operaciones avanzadas
en Excel, ahora aprender ms.
Ya sabe lo bsico y puede manejar Excel satisfactoriamente. Ms alguna vez ha visto compaeros trabajando en Excel y ha deseado ser tan eficiente como ellos. Bien, al tomar este curso,
aprender algunas funciones avanzadas de Excel, y tambin aprender a seguir utilizando el
software, incluso una vez que la clase haya terminado.
Descripcin del curso

Estudiante en mira
Las personas que deseen prepararse para certificarse en Microsoft Office User Specialist
(MOUS) en Excel a nivel de expertos y quienes tengan conocimientos en el sistema operativo
Microsoft Windows 98 o superior, y un conocimiento intermedio de Excel 2002.
Prerrequisitos del curso

Para asegurar el xito, se recomienda tomar primero los siguientes cursos de Element K o contar con el conocimiento equivalente:
Windows 2000: Introduccin
Excel 2002: 2do. Nivel
Cmo usar este libro

Como Gua de aprendizaje
Cada leccin contiene un tema amplio o un conjunto de temas relacionados. Las lecciones
estn preparadas en orden ascendente de dificultad con Microsoft Excel; las habilidades adquiridas en una leccin se utilizan y desarrollan en las siguientes. Es por ello que deber
realizarlas secuencialmente.
Introduccin
vii
INTRODUCCIN
Se ha organizado cada leccin en temas orientados a resultados. Los temas incluyen toda la
informacin relevante y de soporte para dominar Microsoft Excel, las actividades permiten
aplicar esta informacin a ejemplos prcticos.
Se pone a prueba cada habilidad adquirida en archivos de muestra especialmente preparados.
Esto le ahorra tiempo de tecleo y permite concentrarse en la habilidad en turno. A travs del
uso de archivos de muestra, actividades prcticas, ilustraciones que le brindan retroalimentacin en pasos crticos, e informacin de apoyo, este libro le proporciona los fundamentos y
estructura para aprender Microsoft Excel rpida y fcilmente.
Como Herramienta de revisin

La eficacia de todo mtodo de instruccin radica en el tiempo y esfuerzo que se invierta en l.
Adems, la informacin que se aprenda en clase puede no parecer importante al momento,
pero lo puede ser despus. Por ello, le alentamos a pasar un tiempo revisando los temas y actividades despus del curso. Para retos adicionales al revisarlas, intente con la columna Qu se
hace antes de observar la columna Cmo se hace.
Como Referencia
La organizacin y composicin del libro facilita su uso como herramienta de aprendizaje y
como referencia fuera de la clase. Lo puede utilizar como fuente principal para definicin de
trminos, informacin de apoyo u otros temas, as como para resmenes de procedimientos.
Objetivos del curso

En este curso, podr Personalizar el libro de trabajo, con varias fuentes de datos, y colaborar
con otros usuarios mediante libros de trabajo compartidos. Mejorar hojas de trabajo utilizando
objetos de esquema y grficos.
Usted podr:
Personalizar un libro de trabajo aplicando formato condicional, agregar criterios de validacin de datos, personalizar mens y barras de herramientas, crear y editar una macro, y
agrupar y definir datos estructurados.
viii
Trabajar con mltiples libros de trabajo para crear un rea de trabajo, consolidar datos,
vincular celdas, editar vnculos, exportar datos XML en Excel, importar datos XML en
Excel y crear una consulta web.
Colaborar con otros usuarios de Excel al proteger un libro de trabajo, compartindolo,

estableciendo registro de revisiones, combinando mltiples copias del mismo libro de trabajo y llevando un control de los cambios.
Graficar datos no adyacentes, modificar elementos del grfico y crear una lnea de
tendencia.
Utilizar mltiples objetos grficos para mejorar una hoja de trabajo.
INTRODUCCIN
Requisitos para el curso

Hardware
Se requiere un procesador Pentium 133 MHz o superior para todos los sistemas
operativos.
Se recomienda un mnimo de 64 MB de RAM para Windows 2000 Professional; adems,

debe tener 8 MB de RAM para cada aplicacin que se ejecute simultneamente.
Un mnimo de 516 MB de espacio libre en el disco duro. (Bajo Windows 2000, al menos
4 MB de espacio disponibles en registro).
Ya sea un dispositivo local de CD-ROM o acceso a un dispositivo de CD-ROM en red.
Un dispositivo para discos flexibles.
Un ratn de dos botones, un IntelliMouse, o un equipo compatible para sealar.
Un monitor VGA o de mayor resolucin; se recomienda Super VGA.
Un dispositivo para impresora instalado.
Una tarjeta de sonido.
Software
Instalacin personalizada de Microsoft Office XP Professional -vase Requisitos para configurar la clase, para instrucciones adicionales.
Preparacin de la clase
Este libro fue elaborado utilizando el sistema operativo Windows 2000 Professional. Utilizarlo con otros sistemas
operativos puede afectar el desarrollo de las actividades. Observacin: El fabricante declara que Microsoft Office
XP Professional con FrontPage trabajar con los sistemas operativos Microsoft Windows 98, Microsoft Windows
ME, y Microsoft Windows NT Workstation 4.0. Office XP Professional con FrontPage no se ejecutar en Microsoft
Windows 3.x, Microsoft Windows NT 3.5x, o Microsoft Windows 95.
1.
Instale Windows 2000 Professional en un disco duro recin formateado.
2.
Si aparece la ventana Introduccin a Windows 2000, deseleccione la casilla Mostrar esta

pantalla al comienzo y haga clic en Salir.
3.
Instale un dispositivo de impresora.

No se necesita impresora para la clase, ms deber tener un dispositivo de impresora instalado.
4.
Instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage.

Los pasos 1 a 4 necesitan ejecutarse solo una vez. Los pasos 5 a 7 debern realizarse antes de cada leccin para asegurar una configuracin adecuada.
5.
En la computadora de los estudiantes, reestablezca los datos de uso. (Seleccione

HerramientasPersonalizar y haga clic en Restablecer mis datos para restaurar la configuracin predeterminada).
6.
Elimine la carpeta C:\Mis documentos\Excel. Elimine la carpeta C:\Datos XML.
Introduccin
ix
INTRODUCCIN
7.
Ejecute al archivo autoextraible localizado en el disco de datos. Ello colocar los datos en
la carpeta Mis documentos. (Verifique el lugar donde se almacenarn los archivos de
datos). Mueva la carpeta Datos XML a C.
LECCIN 1
LECCIN 1
Personalizar un libro de
trabajo
Duracin de la leccin
50 minutos a 60 minutos
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr Personalizar un libro de trabajo aplicando formato condicional, agregar
criterios de validacin de datos, personalizar mens y barras de herramientas, crear y editar
una macro, y agrupar y definir datos estructurados.
Usted podr:
Aplicar formato condicional a un rango de celdas.
Agregar criterios para validacin de datos a un rango de celdas.
Personalizar mens existentes y crear un men propio.
Personalizar barras de herramientas.
Crear una macro.
Editar una macro.
Agregar criterios de agrupacin y esquema a un rango.
Leccin 1: Personalizar un libro de trabajo
LECCIN 1
Introduccin
Ahora que entiende bien cmo trabajar en, y con, los libros y hojas de trabajo, es tiempo de
aprender a personalizarlos para satisfacer sus necesidades tanto de visualizacin como de
edicin. En esta leccin personalizar su libro de trabajo aplicando formato condicional, agregando criterios de validacin de datos, personalizando mens y barras de herramientas,
agregando y ejecutando macros, y visualizando datos utilizando varios compendios.
Imagine estar a cargo de actualizar frecuentemente un libro de trabajo de Excel. Este libro de
trabajo sola ser manejado por alguien ms, por lo que no est configurado de la forma en que
acostumbra. La persona encargada anteriormente hizo cambios personalizados al libro de trabajo; le gustara modificarlos y agregar estilo propio para satisfacer sus necesidades.
TPICO A
Aplicar formato condicional
Una forma de personalizar su hoja de trabajo es aplicar formato condicional a las celdas a fin
de que si satisfacen criterios especficos, aparezcan como desea. En este tema, aplicar formato
condicional a un rango de celdas.
Imagine que est trabajando en una hoja de trabajo que contiene cientos de entradas de datos
de venta. Cada mes tiene que presentar los resultados de ventas de cada divisin. Desea sealar todo departamento que sobrepase la cuota mensual y lo hace aplicando negrita y cambiando
el color de la fuente en todos los nmeros de venta que estn por encima de la cuota mensual.
As, cada mes tiene que localizar los departamentos que sobrepasen la cuota, resaltar el texto,
ponerlo en negrita, cambiar el color del texto a rojo, y as continuar con cada dato. En algunos meses est cambiando 20 nmeros o ms! No sera agradable que todo este formato se
aplicar automticamente? Bien, lo puede lograr en Excel aplicando formato condicional.
Qu es formato condicional?
Definicin
Formato condicional es un formato que Excel aplica de forma automtica a celdas
especficas si los criterios o condiciones establecidas se cumplen.
Ejemplo
Si tiene una hoja de trabajo que contiene la informacin de ventas para distintos representantes de ventas y desea sealar cuando no cumplan con la cuota de ventas, podra
aplicar formato condicional a la columna de ventas a fin de que todo nmero inferior a
la cuota aparezca en negrita y en azul.
Analoga
Formato condicional es como estar en una reunin familiar en la que todo el que se ha
casado utiliza una bufanda color prpura para ser identificado como familiar no
consanguneo.
LECCIN 1
Referencia de procedimiento: Formato condicional
Para aplicar formato condicional:
1.
Seleccione la celda o celdas a las que se desee aplicar formato.
2.
Muestre el cuadro de dilogo Formato condicional.
3.
Establezca los criterios de formato.
4.
Muestre el cuadro de dilogo Formato de celdas.
5.
Seleccione el formato deseado y haga clic en Aceptar.
6.
Haga clic en Aceptar.
ACTIVIDAD 1-1
Archivos de datos:
Suministros de oficina.xls
Puesta a punto:
Excel est ejecutndose y no hay archivos abiertos.
Situacin:
Tiene el archivo (Suministros de oficina) que compendia las cantidades totales gastadas en
suministros de oficina en las cuatro divisiones de la empresa. Dadas las restricciones presupuestarias, todo gasto trimestral mayor a $1500 debe ser notificado. Desea resaltar esos
nmeros aplicando formato condicional a los totales para cada divisin a fin de que todo total
trimestral superior a $1500 aparezca en rojo y en cursiva para llamar la atencin. Al terminar
guardar el archivo como Mi suministros de oficina.
LECCIN 1
Qu se hace
1.
En la hoja Sudamericana seleccione

los totales trimestrales y en el cuadro de dilogo Formato condicional
establezca la primera condicin a
fin de que el formato se aplique si
el valor de celda es mayor que
1500.
Cmo se hace
a. Abra el archivo Suministros de oficina.
b. Seleccione la hoja Sudamericana si es
necesario.
c. Seleccione el rango B9:E9.
d. Seleccione FormatoFormato
condicional.
e. En el primer listado desplegable, verifique que se seleccione Valor de la celda.
f.
Desde el segundo listado desplegable,

seleccione mayor que.
g. Coloque el punto de insercin en la

ltima casilla y teclee 1500.
2.
Establezca el formato a fin de que

las celdas se presenten en cursiva y
el texto de celda en color rojo.
a. Haga clic en el botn Formato.

b. En la pestaa Fuente, en el listado Estilo,
seleccione Cursiva.
c. Desde el listado desplegable Color, seleccione un sombreado rojo.
d. Haga clic en Aceptar.
LECCIN 1
3.
Aplique el formato condicional al

texto cambiando algunos nmeros
en los datos y cambiando uno de los
nmeros superiores de 1500 a un
nmero inferior de 1499. Al terminar, guarde el archivo como Mi
suministros de oficina.
a. Haga clic en Aceptar para aplicar el formato condicional. Observe que al

aplicarlo, los nmeros superiores a 1500
se presentan en color rojo y estn en
cursiva.
b. Cambie el nmero en la celda B4 a 800.
Presione [Intro]. El total Trim. 1 no aparece en rojo ni en cursiva.
c. Guarde el archivo como Mi suministros
de oficina.
TPICO B
Agregar criterios para la validacin
de datos
Otra forma para personalizar la hoja de trabajo es agregar criterios de validacin a las celdas
en las que se ingresen datos equivocados de manera regular. En este tema, agregar criterios
para validacin de datos a un rango de celdas.
Imagine que est trabajano en una hoja de trabajo que utiliza frecuentemente. sta contiene
texto y nmeros, pero se encuentra con que constantemente est ingresando texto en las celdas
que deberan contener solo nmeros. No se percata del error hasta que ha ingresado numerosos
datos y tiene que regresar para encontrar el error, arreglarlo y todo lo que ello implica. Qu
pasara si pudiera hacer que esas celdas aceptaran solo nmeros y asi imposibilitar el ingreso
de texto? Bien, tiene suerte. En Excel se puede hacer agregando criterios para validacin de
datos a una celda o a un rango de celdas.
Qu es validacin de datos?
Definicin
Validacin de datos implica una serie de criterios que se disponen en una celda o
rango de celdas a fin de evitar que todo lo que no satisfaga los criterios sea ingresado
en la celda o rango de celdas. Cada regla para validacin de datos se compone de tres
partes. La primera son los criterios que definen una entrada vlida. La segunda es un
mensaje (opcional) que aparece cuando el usuario selecciona la celda que contiene la
regla. La tercera parte es un mensaje de error que aparece cuando el usuario ingresa
datos no vlidos.
Ejemplo
Si tiene una hoja de trabajo que contenga informacin sobre el personal de la empresa
y desea asegurar que solo la abreviacin de los estados, dos caracteres, pueda
ingresarse en la columna Estados, puede establecer una regla para validacin de datos
que solo permitir dos caracteres en dicha columna.
LECCIN 1
Agregar criterios para validacin de datos
Referencia de procedimiento: Crear una regla para validacin de datos
Para crear una regla para la validacin de datos:
1.
Seleccione el rango al que se desee aplicar la validacin de datos.
2.
Muestre el cuadro de dilogo Validacin de datos.
3.
Establezca los criterios para una entrada vlida.
4.
Si lo desea, elabore un mensaje opcional en la pestaa Mensaje entrante.
5.
Si lo desea, haga cambios al mensaje de error predeterminado en la pestaa Mensaje de error.
6.
ACTIVIDAD 1-2
Elabore una regla para la validacin de datos
Puesta a punto:
Est abierto el archivo Mi suministros de oficina.xls.
Situacin:
Al utilizar este archivo, algunas veces teclea mal y termina colocando texto en las celdas en
las cuales desea nmeros. Por lo tanto, crear una regla para validacin de datos que solo permita nmeros en el rea de datos. Al terminar, guardar el archivo.
LECCIN 1
Qu se hace
1.
Seleccione los datos para los cuatro

trimestres en la hoja Sudamericana
y muestre el cuadro de dilogo Validacin de datos.
Cmo se hace
a. En la hoja Sudamericana, seleccione el
rango B4:E7.
b. Seleccione DatosValidacin para mostrar el cuadro de dilogo Validacin de
datos.
LECCIN 1
2.
Establezca criterios para validacin

a un decimal entre 0 y 10000. Utilice la Figura 1-1 y la Figura 1-2
como referencia para establecer el
mensaje entrante y el mensaje de
error.
a. En la pestaa Configuracin, desde el listado desplegable Permitir, seleccione

Decimal. Desde el listado desplegable
Datos, si es necesario seleccione entre.
En el cuadro de texto Mnimo, teclee 0 y
en el cuadro de texto Mximo, teclee
10000. Esto permite a todo nmero entre
0 y 10000 ser ingresado en las celdas.
Figura 1-1: Mensaje entrante.
b. En la pestaa Mensaje entrante, en el

cuadro de texto Ttulo, teclee Cifra del
trimestre. En el cuadro de texto Mensaje
de entrada, teclee Inserte la cifra del
trimestre aqu.
c. En la pestaa Mensaje de error, desde el
listado desplegable Estilo, si es necesario
seleccione Lmite. En el cuadro de texto
Ttulo, teclee Datos no vlidos. En el
cuadro de texto Mensaje de error, teclee
Debe ingresar un nmero en esta celda.
Figura 1-2: Mensaje de error.

3.
Qu ocurre al seleccionar una celda e intentar ingresar texto, en vez de un nmero,

en una de las celdas?
LECCIN 1
TPICO C
Personalizar mens
Adems de personalizar los datos, tambin puede personalizar el entorno del libro de trabajo.
Una de las caractersticas mstiles en Excel es la capacidad para personalizar los mens. En
este tema, agregar un men personalizado que contenga las opciones de men utilizadas frecuentemente en un libro de trabajo.
Al trabajar en Excel, existen opciones de men que utiliza frecuentemente? Imagine cunto
ms productivo sera tener todas esas opciones en un men de fcil acceso. En Excel 2002,
puede hacerlo.
Personalizar mens
Referencia de procedimiento: Crear y personalizar mens
Para crear y personalizar un men:
1.
Abra el cuadro de dilogo Personalizar.
2.
Seleccione la pestaa Comandos.
3.
Desde el listado Categoras, seleccione Nuevo men.
4.
Desde el listado Comandos, arrastre Nuevo men a la barra de men.
5.
Seleccione las categoras y comandos que desea colocar en el men y arrastre los
comandos al nuevo men.
ACTIVIDAD 1-3
Personalizar mens
Puesta a punto:
Est abierto Mi suministros de oficina.xls.
Situacin:
Dado que trabaja en Excel cada vez ms, desea crear un men que contenga todas las opciones
de men que utiliza frecuentemente.stas incluyen guardar el libro de trabajo, cerrarlo, imprimirlo, cortarlo, copiarlo y pegarlo. Llamar Mi men al men creado y al terminar de
personalizarlo, observar los cambios y despus lo eliminar.
LECCIN 1
Qu se hace
1.
Abra el cuadro de dilogo Personalizar, y elabore un nuevo men junto

al men Ayuda en la barra de
mens.
Cmo se hace
a. Seleccione HerramientasPersonalizar
y seleccione la pestaa Comandos.
b. En el listado Categoras, desplcese hacia

abajo y seleccione Nuevo men.
c. Desde el listado Comandos, arrastre
Nuevo men a la barra de mens y colquelo junto al men Ayuda.
2.
Agregue los siguientes comandos al

nuevo men: Guardar, Cerrar,
Imprimir, Cortar, Copiar y Pegar.
a. Desde el listado Categoras, desplcese

hacia arriba y seleccione Archivo.
b. En el listado Comandos, seleccione el
comando Guardar y arrstrelo sobre el
nuevo men en la barra de mens.
Cuando el nuevo men se despliegue,
coloque el comando Guardar en el rea
de men desplegable.
10
LECCIN 1
c. Agregue el comando Cerrar en la misma
forma, bajo el comando Guardar.
d. En el listado Categoras, seleccione

Edicin.
e. Agregue los comandos Cortar, Copiar y
Pegar al nuevo men.
11
LECCIN 1
3.
Cambie el nombre del nuevo men

a Mi men . Al terminar, vea el
nuevo men.
a. Haga clic con el botn derecho en el

nuevo men.
b. En el cuadro de texto Nombre, seleccione
el texto Nuevo men y teclee Mi men.
c. Haga clic en Cerrar en el cuadro de dilogo Personalizar.

d. Muestre el men Mi men. Ahora ya
cuenta con su propio men personalizado.
4.
Elimine el men personalizado.

Normalmente, al crear un men personalizado, no se elimina inmediatamente.
Aqu se eliminar para fines de la leccin.
a. Seleccione HerramientasPersonalizar.
b. Arrastre el men Mi men fuera de la
barra de mens hacia un rea en blanco
en el espacio de trabajo.
c. Haga clic en Cerrar.
12
LECCIN 1
TPICO D
Personalizar barras de herramientas
Ahora que sabe personalizar su libro de trabajo agregando mens personalizados, querr saber
personalizar barras de herramientas. En este tema, aprender a personalizar las barras de herramientas agregando y eliminando botones.
Nada es peor que el desorden al tratar de hacer algo. Se ha dado cuenta de cuntos botones
hay en la barra de herramientas y cuntos en realidad se utilizan? En Excel puede eliminar
botones que no utilice y agregar aquellos que s.

Referencia de procedimiento: Personalizar barras de herramientas
Para personalizar barras de herramientas al agregar y eliminar botones:
1.
Abra el cuadro de dilogo Personalizar.
2.
Seleccione la pestaa Comandos.
3.
Arrastre los botones deseados desde el listado Comandos a la barra de herramientas para agregar un botn.
4.
Arrastre los botones no deseados al rea de trabajo.
5.
Haga clic en Cerrar.
ACTIVIDAD 1-4
Puesta a punto:
Est abierto Mi suministros de oficina.xls.
Situacin:
Ha notado que cuando trabaja en Excel, muchos botones en la barra de herramientas no se
utilizan. Le gustara eliminar algunos a fin de despejar la vista en pantalla. Eliminar los botones Correo electrnico, Buscar e Insertar hipervnculo y agregar el botn Proteger hoja junto
al botn Guardar. Al terminar, reestablecer toda barra de herramientas a su estado
predeterminado.
13
LECCIN 1
Qu se hace
1.
Abra el cuadro de dilogo Personalizar y desde la barra de

herramientas Estndar, elimine los
botones Correo electrnico, Buscar
e Insertar hipervnculo desde la
barra de herramientas.
Cmo se hace
b. Desde la barra de herramientas Estndar,
arrastre el botn Correo electrnico
fuera de la barra de herramientas
hacia el rea de trabajo.
fuera de la
c. Arrastre el botn Buscar
barra de herramientas hacia el rea de
trabajo.
d. Arrastre el botn Insertar hipervnculo
fuera de la barra de herramientas
hacia el rea de trabajo.
2.
Agregue el botn Proteger hoja a la

barra de herramientas, colquelo
junto al botn Guardar. Observe los
cambios en la barra de
herramientas.
a. Desde el listado Categoras, seleccione

Herramientas.
b. Desde el listado Comandos, desplcese
hacia abajo y seleccione el comando
Proteger hoja. Arrastre el comando a la
barra de herramientas, y colquelo
junto al botn Guardar.
c. Haga clic en Cerrar.

3.
Reestablezca las barras de

herramientas.
b. Haga clic en la pestaa Barras de
herramientas.
c. Verifique que se seleccione Estndar en
Barra de herramientas y haga clic en
Restablecer.
e. Haga clic en Cerrar.
14
LECCIN 1
TPICO E
Crear una macro
Otra forma de personalizar un libro de trabajo para hacerlo ms eficiente es crear y ejecutar
macros para las tareas que se realizan frecuentemente. En este tema, crear y ejecutar una
macro.
Imagine que tiene un libro de trabajo que contiene varias hojas de trabajo. En cada una de las
hojas de clculo desea poner en negrita el texto en la celda A1 y agregarle color. Despus
desea dar formato a las celdas de datos a fin de que aparezcan con estilo moneda. Finalmente,
desea poner en negrita y cursiva los encabezados. Piensa que va a tener que hacer lo mismo en
cada hoja de clculo en el libro. Bien, lo bueno es que se puede crear una macro que har todo
esto fcilmente en un solo paso.
Qu es una macro?
Definicin
Una macro es un grupo de instrucciones creadas por el usuario que automatizan una o
ms operaciones. En Excel 2002, se puede utilizar el lenguaje de programacin de
computacin Visual Basic para Aplicaciones para crear macros.
Ejemplo
Imagine que cada vez que crea una hoja de clculo nueva en Excel, lo primero que
hace es insertar el logotipo de la empresa en la celda A1, cambiar la fuente de la hoja
de clculo por completo a Times New Roman y a 8pt. Ya est cansado de hacer esto
una y otra vez, as que decide crear una macro que haga esto automticamente.
Analoga
Una macro es como una ama de llaves. Se le explica que hacer para limpiar la casa
una vez, y despus al pedirle limpiar la casa, har exactamente lo que se le indic de
forma automtica.
Crear una macro

Referencia de procedimiento: Crear una macro
En todo momento en el que se encuentre tecleando o haciendo tareas repetitivas, considere grabarlas en una macro. Para crear una macro:
1.
Abra el cuadro de dilogo Grabar macro.
2.
En el cuadro de texto Nombre de la macro, teclee el nombre de la nueva macro.
3.
Realice las operaciones de teclado que desee automatizar.
4.
Haga clic en el botn Detener grabacin.
15
LECCIN 1
ACTIVIDAD 1-5
Crear y ejecutar una macro
Puesta a punto:
Situacin:
En el archivo Mi suministros de oficina, desea agregar color e incrementar el tamao de fuente
de la celda que contenga el ttulo, poner en negrita y cursiva los encabezados de columna y
dar formato a los datos al estilo moneda. En vez de hacer esto manualmente en cada hoja,
crear una macro llamada Mi_macro que haga todo esto automticamente. Entonces ejecutar
la macro en la hoja de clculo Europea y finalmente guardar el archivo.
Qu se hace
1.
Abra el cuadro de dilogo Grabar

macro y nombre la nueva macro
como Mi_macro.
Cmo se hace
a. Seleccione HerramientasMacro
Grabar nueva macro.
b. En el cuadro de texto Nombre de la
macro, teclee Mi_macro.
c. Haga clic en Aceptar.

2.
Al grabar la macro, d formato a la

celda A1 a 18 puntos con un color
azul para el texto.
a. Seleccione la celda A1.

b. Desde el listado desplegable Tamao de
fuente, seleccione 18.
c. Desde el listado desplegable Color de
fuente, seleccione azul.
16
LECCIN 1
3.
Agregue negrita y cursiva a los

encabezados de columna.
a. Seleccione el rango A3:E3.

b. Haga clic en el botn Negrita.
c. Haga clic en el botn Cursiva.
4.
Aplique formato estilo moneda a los

datos trimestrales.
a. Seleccione el rango B4:E7.

b. Seleccione FormatoCeldas.
c. En la pestaa Nmero, en el listado de
categoras, seleccione Moneda.
5.
Detenga la grabacin de la macro, y

ejectela en la hoja de clculo
Europea. Guarde el archivo al
terminar.
a. Haga clic en el botn Detener grabacin

.
b. Haga clic en la pestaa de la hoja de clculo Europea.
c. Seleccione HerramientasMacro
Macros.
d. Verifique que se seleccione Mi_macro y
haga clic en Ejecutar.
e. Guarde el archivo.
17
LECCIN 1
TPICO F
Editar una macro
Ahora que ha aprendido a crear y ejecutar una macro, querr saber editarla en caso de tener
que actualizar una macro existente. En este tema, aprender a editar una macro utilizando la
aplicacin Editor de Visual Basic.
As que ya ha creado una macro. Sin embargo, qu pasa si necesita agregarle una accin, o
cambiar una accin existente?. Tendra que eliminar la macro y comenzar de cero? Ciertamente no. Simplemente puede editar la macro para satisfacer sus necesidades.
Editar una macro

Referencia de procedimiento: Editar una macro
Para visualizar y editar una macro en la aplicacin Editor de Visual Basic:
1.
Seleccione HerramientasMacroMacros.
2.
En el listado Macro, seleccione la macro a editar.
3.
Haga clic en Modificar.
4.
Haga los cambios a la macro en la ventana Editor de Visual Basic.
5.
Haga clic en el botn Guardar.
6.
Cierre la aplicacin Editor de Visual Basic y regrese a Excel.
Visualizar cdigos de macro

Tras grabar una macro, no solo se puede ejecutar, sino examinar y editar el cdigo de
la misma. El cdigo puede visualizarse y editarse en la aplicacin Editor de Visual
Basic.
El cdigo VBA se almacena en mdulos. Excel almacena los mdulos con el libro de
trabajo, y se abren cuando se abre el libro de trabajo. Se pueden visualizar mdulos
utilizando la aplicacin Editor de Visual Basic, y seleccionando el mdulo que desee
desde la ventana Proyectos.
Subprocedimientos
Una hoja de mdulo en un libro de trabajo de Excel puede contener mltiples
subprocedimientos. Un subprocedimiento es una secuencia denominada de enunciados
que se ejecutan como una unidad. Todo el cdigo ejecutable deber estar contenido en
un procedimiento. Algunos subprocedimientos apelan (o solo se refieren) a otros
subprocedimientos. Los nombres de los subprocedimientos debern iniciar con un
caracter alfabtico, no pueden contener puntos o espacios y debern ser nicos.
Componentes de cdigo
El cdigo VBA consiste en enunciados y texto comentario. Los enunciados son instrucciones ejecutadas cuando la macro est en funcin. El texto comentario, el cual
comienza con una apstrofe simple, es solo un comentario y no se ejecuta. La
siguiente tabla enumera en qu consisten los enunciados.
18
LECCIN 1
Elemento de declaracin
Explicacin
Palabras clave
Trminos que tienen significado especial en

VBA. De forma predeterminada, las palabras
clave aparecen como texto azul. Por ejemplo,
Sub y End Sub son palabras clave que marcan
el inicio y fin de un subprocedimiento.
Operadores
Utilizados de forma similar a como estn en la

hoja de clculo, pueden ser aritmticos (+,-),
concatenados (&), lgicos (And, Or) o comparativos (=, >, <).
Variables
Un depsito que se designa con un nombre

nico. La variable se modifica usualmente
durante la ejecucin del subprocedimiento.
Llamadas de procedimiento
Puede colocar el nombre de un

subprocedimiento dentro de otros
subprocedimientos. Algunos
subprocedimientos solo se refieren a otros
subprocedimientos.
ACTIVIDAD 1-6
Editar macros
Puesta a punto:
Situacin:
Se ha pasado un tiempo creando la macro. Solo que hay un problema; el tamao de fuente
elegido para la celda A1 es demasiado grande. As que editar la macro para que el tamao de
fuente sea 14 puntos. Al terminar, guardar y cerrar el archivo.
Qu se hace
1.
Abra el cuadro de dilogo Macro y

abra la macro Mi_macro en la aplicacin Editor de Visual Basic.
Cmo se hace
a. Seleccione HerramientasMacro
Macros.
19
LECCIN 1
b. Verifique que se seleccione Mi_macro y
haga clic en Modificar.
2.
20
Utilizando la pantalla como gua,

edite la macro a fin de que la celda
A1 sea de 14 puntos y el rango del
encabezado de columna que est
en negrita y cursiva sea B3:B4.
a. En el cuarto rengln de la macro, cambie

el tamao a 14.
b. En el rengln que contiene el rango A3:E3,
cambie la A a B a fin de que el rango se
lea B3:E3.
LECCIN 1
3.
Guarde los cambios en la macro y

ejecute la macro editada en la hoja
de clculo Norteamericana. Al terminar, guarde y cierre el archivo.
a. Haga clic en el botn Guardar
b. Haga clic en el botn Ver Microsoft Excel

.
c. Seleccione la pestaa de la hoja de clculo Norteamericana.
d. Seleccione HerramientasMacro
Macros.
e. Verifique que la macro Mi_macros se
seleccione y haga clic en Ejecutar.
Observe que esta vez el tamao de la
fuente en la celda A1 es 14 y solo los
encabezados Trimestre fueron puestos en
negrita y cursiva.
f.
Guarde y cierre el archivo.
g. Cierre Microsoft Visual Basic.
TPICO G
Agrupar y esquematizar datos
estructurados
Otra forma de personalizar el espacio de trabajo es cambiar la manera en la que se visualizan
los datos. Una forma de verlos es crear un esquema. En esta leccin agregar criterios de agrupacin y esquema para un rango.
Alguna vez ha tenido una hoja de clculo que contena tantos datos que se dificultaba
moverse en ella y encontrar un dato en particular? Bien, si es el caso, esquematizar los datos
puede ayudar. Esto facilita moverse y localizar datos en una hoja de clculo.
Qu es un esquema?
Un esquema es una estructura que se agrega a los datos y que puede tener hasta ocho niveles
de informacin. Puede mostrar y ocultar cada nivel de detalle para facilitar la visualizacin de
grandes cantidades de datos.
21
LECCIN 1
Tabla 1-1: Smbolos de esquema
Smbolo
Descripcin
Smbolos Fila- o columna-
Estos smbolos muestran nmeros y aparecen sobre

y a la izquierda de la casilla Seleccionar todo. Se
pueden mostrar niveles especficos de informacin
haciendo clic en estos smbolos.
Barras Fila- o columna-
Estas barras aparecen sobre los encabezados de

columna y a la izquierda de los encabezados de
fila. Extienden los rangos agrupados en un nivel de
esquema (un extremo seala a la primera celda en
el nivel, el otro est justo despus de la ltima
celda en el nivel).
Smbolos Ocultar detalles
Estos smbolos aparecen como signos de resta (-) y

se utilizan para ocultar filas o columnas de informacin indicadas por las barras de nivel fila- y
columna-.
Smbolos Mostrar detalles
Estos smbolos aparecen como signos de suma (+)

y se utilizan para mostrar filas o columnas de
informacin ocultas.
Crear un esquema
Referencia de procedimiento: Crear un esquema
Para crear automticamente una estructura para un esquema de datos en la hoja de
clculo:
1.
Seleccione el rango para el cual desea crear un esquema. (Para crear un esquema
para la hoja de clculo entera puede seleccionar una celda sencilla).
2.
Seleccione DatosAgrupar y esquemaAutoesquema.

Si no desea que los smbolos de esquematizacin aparezcan, seleccione HerramientasOpciones
y seleccione la pestaa Ver. Bajo Opciones de ventana, deseleccione Smbolos del esquema y
haga clic en Aceptar.
22
LECCIN 1
ACTIVIDAD 1-7
Crear un esquema
Archivos de datos:
Ventas de productos.xls
Puesta a punto:
Situacin:
Tiene una hoja de clculo que contiene mucha informacin. Frecuentemente trabaja en esta
hoja y le gustara facilitar navegar y localizar datos en la misma. Por lo tanto, crear un
esquema en el archivo Ventas de productos. Al terminar, deber verse como la Figura 1-3.
Figura 1-3: El archivo Ventas de productos.xls despus de haber creado un esquema.

Qu se hace
Cmo se hace
1.
En el archivo Ventas de productos.xls,cules son las distintas formas en las que le gustara visualizar esta informacin?
2.
En el archivo Ventas de productos.

xls, con la celda A1 seleccionada,
elabore un esquema.
3.
a. Verifique que la celda A1 se seleccione.

b. Seleccione DatosAgrupar y esquema
Autoesquema. Ha sido creado el
esquema.
Utilizando la Tabla 1-1 como gua, identifique cada uno de los smbolos de esquema.
Cules cree utilizar ms al ejecutar la caracterstica Esquema?
23
LECCIN 1
4.
Utilizando los smbolos de esquema,

expanda y contraiga todos los niveles del esquema para visualizar y
ocultar los datos. Al terminar,
guarde el archivo como Mi ventas
de productos.
a. Haga clic en el smbolo nivel de 2

columnas. La vista incluy solo datos de
venta trimestrales y anuales.
b. Haga clic en el smbolo nivel de 1

columna. La vista incluy solo datos de
venta anuales.
c. Haga clic en el smbolo nivel de 2
columnas. para regresar a los datos de
venta trimestrales y anuales.
d. Haga clic en el smbolo para ocultar
detalles sobre la columna M. Esta vista
incluye datos para el tercer trimestre
exclusivamente.
e. Haga clic en el smbolo para ocultar

detalles sobre la columna M. Excel contrae el tercer trimestre.
f.
24
Haga clic en el smbolo nivel de 2 filas.

La vista incluye solo datos compendiados.
LECCIN 1
5.
Desactive el esquema. Guarde y

cierre el archivo.
a. Seleccione DatosAgrupar y esquema

Borrar esquema.
b. Guarde el archivo como Mi ventas de
productos y cirrelo.
Leccin 1 Seguimiento
En esta leccin aprendi a personalizar su libro de trabajo. Aprendi a aplicar formato condicional, agregar criterios de validacin de datos, personalizar mens y barras de herramientas,
crear y editar macros, y agrupar y definir datos estructurados. Ahora est listo para personalizar
su libro de trabajo hacindolo ms productivo para trabajar en Excel.
1.
De todas las formas en que aprendi a personalizar un libro de trabajo en esta leccin,
cules considera ms tiles y cmo las utilizar?
2.
Cul es la macro que podra crear en la oficina a fin de que le facilite el trabajo? Qu
tareas desarrolla una macro?
25
NOTAS
26
LECCIN 2
LECCIN 2
Trabajar con mltiples
fuentes de datos
En esta leccin, podr Trabajar con mltiples libros de trabajo para crear un rea de trabajo,
consolidar datos, vincular celdas, editar vnculos, exportar datos XML en Excel, importar datos
XML en Excel y crear una consulta web.
Usted podr:
Crear un rea de trabajo que incluya mltiples libros de trabajo.
Consolidar datos por posicin y por categora.
Vincular celdas en dos distintos libros de trabajo.
Editar vnculos en libros de trabajo.
Exportar una hoja de clculo de Excel como datos XML estructurados.
Importar datos XML.
Crear una consulta web utilizando datos XML.
Leccin 2: Trabajar con mltiples fuentes de datos
27
LECCIN 2
Introduccin
Por ahora, deber tener una buena comprensin de como trabajar con hojas de clculo y libros
de trabajo. En esta leccin, aprender a trabajar con ms de un libro de trabajo y fuente de
datos al crear un espacio de trabajo, consolidar datos, vincular celdas, importar y exportar
datos XML y crear una consulta web utilizando datos XML.
Imagine tener distintos libros de trabajo y datos con los cuales trabaja frecuentemente. Ahora
imagine que desea utilizar informacin en cada uno de los libros de trabajo a la vez. Ello
podra ser una forma poco eficiente de trabajar con datos. Sin embargo, en esta leccin, aprender a utilizar la informacin de manera eficiente desde otros libros de trabajo y a utilizar
mltiples libros de trabajo a la vez.
TPICO A
Crear unrea de trabajo
Una forma de trabajar eficientemente con mltiples libros de trabajo es crear un rea de trabajo
que contenga mltiples libros de trabajo. En esta leccin, comenzar a trabajar con mltiples
libros de trabajo al crear un rea de trabajo.
Imagine que llega al trabajo cada da y abre los mismos tres libros de trabajo con los cuales
trabaja todo el da. Cada da necesita redimensionar cada ventana de los libros para poderlos
ver en la misma ventana. Se pasa casi 10 minutos dndoles el tamao adecuado para que aparezcan perfectamente. Despus, al final del da, cierra todos los libros de trabajo. Al da
siguiente llega y tiene que hacer lo mismo. No sera agradable si pudiese guardar las configuraciones establecidas que con tanto trabaj arregl y no tener que volver a repetirlo una y otra
vez?. Bien, se puede hacer al crear un rea de trabajo.
Qu es un rea de trabajo?
Un rea de trabajo es un archivo de Excel que incluye mltiples libros de trabajo. Un archivo
de rea de trabajo permite abrir mltiples libros de trabajo en el mismo paso. El archivo del
rea de trabajo contiene el lugar, tamao de pantalla y posicin en pantalla de los datos relativos a cada libro de trabajo. Sin embargo, no contiene los archivos completos de los libros de
trabajo. Las reas de trabajo facilitan distribuir vistas uniformes de mltiples archivos a mltiples usuarios en la misma red de trabajo.
Crear un rea de trabajo

Referencia de procedimiento: Crear reas de trabajo
Para crear un archivo de rea de trabajo:
28
1.
Abra todos los archivos que desee incluir en el libro de trabajo.
2.
Dimensione y posicione los libros de trabajo tal y como le gustara que aparezcan.
3.
Seleccione ArchivoGuardar rea de trabajo.
4.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, nombre surea de trabajo.
LECCIN 2
Al guardar un rea de trabajo, se dar cuenta de que hay un cono distinto asociado con el rea
de trabajo en vez del cono usual de un libro de trabajo de Excel.
5.

Se abre un archivo de rea de trabajo de la misma forma en que abre un archivo de Excel.
ACTIVIDAD 2-1
Crear un rea de trabajo
Archivos de datos:
Personal empleado.xls
Beneficios empleado.xls
Ubicacion empleado.xls
Puesta a punto:
Situacin:
Est a cargo de la actualizacin de la informacin de los empleados almacenada en tres distintos libros de trabajo. Se ha dado cuenta de que mientras la empresa crece usted sigue
utilizando estos libros de manera conjunta. As que desea crear un rea de trabajo que llamar
Mi rea de trabajo a partir de los archivos Personal empleado, Beneficios empleado y
Ubicacion empleado y los dimensionar de tal manera que al abrir el rea de trabajo los tres se
abran a la vez en la misma pantalla.
Qu se hace
1.
Abra el archivo Personal

empleado.xls, Ubicacion
empleado.xls y Beneficios
empleado.xls y dimensione los
libros de trabajo.
Cmo se hace
a. Seleccione ArchivoAbrir.
b. En la carpeta Mis documentos, seleccione
Beneficios empleado.
c. Mantenga presionada la tecla [Maysculas] y seleccione Personal empleado para
seleccionar los tres archivos.
d. Haga clic en Abrir.
29
LECCIN 2
2.
Coloque verticalmente las ventanas, a fin de que puedan verse las

tres a la vez. Utilice el men
Archivo, y elabore un rea de trabajo, gurdela como Mi rea de
trabajo.
a. Seleccione VentanaOrganizar.
b. Seleccione Vertical y haga clic en
Aceptar.
c. Seleccione ArchivoGuardar rea de
trabajo.
d. En el cuadro de texto Nombre de archivo,
teclee Mi rea de trabajo.
e. Haga clic en Guardar.
Con un archivo de rea de trabajo, todos los libros de trabajo incluidos estn abiertos a la vez. Sin embargo, al
cerrar el rea de trabajo, todos los archivos necesitan cerrarse de forma independiente.
3.
Cierre los libros de trabajo y despus abra la nueva rea de trabajo.

Observe que un archivo de rea de
trabajo se abre de la misma forma en
que se abre un archivo de un libro de
trabajo. Al terminar, cierre todos los
archivos abiertos sin guardar los
cambios.
a. Haga clic en el botn Cerrar en todos los

libros de trabajo abiertos.
b. Seleccione ArchivoAbrir.
c. Seleccione Mi rea de trabajo y haga clic
en Abrir. Observe que todos los libros de
trabajo se abrieron y aparecen tal y como
los guard.
d. Cierre todos los libros de trabajo
abiertos.
30
LECCIN 2
TPICO B
Consolidar datos
En ocasiones al trabajar en un libro de trabajo, querr utilizar datos de otros libros de trabajo.
En esta leccin trabajar con mltiples libros de trabajo al consolidar datos a partir de varios
libros de trabajo.
Es su trabajo compendiar el informe de ventas de tres distintos representantes de ventas. Tiene
una hoja en la que desea compendiar la informacin, as que supone que necesita abrir un libro
de trabajo, copiar la informacin de tal libro, cerrarlo, pegarla en el libro de trabajo en el que
compendiar los datos, y repetir los pasos para todos los libros de trabajo de los cuales desee
sustraer informacin. Bien, Excel permite saltarse todo ese largo proceso. Puede compendiar
los datos a partir de mltiples hojas de trabajo hacia una sola rpidamente al consolidar datos.
Qu es consolidar datos?
Consolidar datos es el proceso de compendiar datos a partir de varios rangos en uno solo. El
rango de datos puede venir de la misma hoja de clculo, o libro de trabajo, o de distintos
libros de trabajo. Puede consolidar datos cuando los datos tengan una estructura idntica (por
posicin). Tambin puede consolidar datos cuando los datos sean similares, pero en distintos
lugares relativos, o cuando los datos tengan un nmero de filas o columnas distintos en cada
categora (por categora).
Consolidar datos
Referencia de procedimiento: Consolidar datos
Se pueden consolidar datos por posicin o categora, y ambas cosas se realizan de
forma similar al seleccionar el rea en la que desea que aparezcan los datos consolidados, y despus seleccionando los datos que se desean consolidar. Una vez que ha
consolidado los datos, visualizarlos es similar a la forma en que se visualiza un
esquema. Para consolidar datos:
1.
Abra todo archivo a consolidar.
2.
Seleccione la hoja de clculo y la celda o rango de celdas donde desea que aparezcan los datos consolidados.
3.
Abra el cuadro de dilogo Consolidar.
4.
Agregue todos los datos que desea consolidar en las otras hojas de clculo.
5.
31
LECCIN 2
ACTIVIDAD 2-2
Consolidar datos
Archivos de datos:
Jaime.xls
Harris.xls
Mondino.xls
Consolidacion.xls
Situacin:
Tiene tres informes de ventas (Harris, Mondino y Jaime) que necesitan ser consolidados. Tiene
el informe en el cual desea consolidar los datos (Consolidacion.xls). Consolidar el rango
C5:C14 en cada una de las hojas de clculo en la hoja de clculo Consolidacion. Al terminar,
guarde el archivo como Mi consolidacion y cirrelo.
Qu se hace
1.
Seleccione el rango donde desee

que aparezcan los datos consolidados en la hoja de clculo
Consolidacion.
Cmo se hace
a. Abra los archivos Harris, Mondino, Jaime
y Consolidacion.
b. Active el libro de trabajo Consolidacion.
c. Seleccione el rango C5:C14.
2.
Utilice el comando del men Datos

Consolidar, agregue la referencia
C5:C14 en cada una de las tres
hojas de trabajo que contengan
datos.
a. Seleccione DatosConsolidar.
b. En la ventana Consolidar, junto al cuadro
de texto Referencia, haga clic en el
Se minimiza
botn Minimizar dilogo
la ventana Consolidar, permitiendo seleccionar el rango que deber ser utilizado
como referencia.
c. Cambie a la hoja de clculo Mondino,
seleccione el rango C5:C14, y presione
[Intro].
32
LECCIN 2
d. Haga clic en el botn Agregar para agregar la referencia especificada en la
seccin Todas las referencias.
e. Utilice la misma tcnica para agregar el

rango C5:C14 en las hojas de clculo
Jaime y Harris al rea Todas las
referencias.
3.
Elabore vnculos a la fuente de

datos y termine la consolidacin.
Observe los datos consolidados.
Visualizar los datos en una actividad
posterior. Al terminar, guarde el
archivo como Mi consolidacion.
a. Seleccione la casilla de seleccin Crear

vnculos con los datos de origen.
33
LECCIN 2
b. Haga clic en Aceptar. Los datos consolidados aparecen como un esquema en la
hoja de clculo Consolidacion.
c. Guarde los archivos como Mi

consolidacion.
ACTIVIDAD 2-3
Visualizar datos consolidados
Archivos de datos:
Ver consolidado.xls
Puesta a punto:
Est abierto el archivo Mi consolidacion.xls.
Situacin:
Una vez consolidados los datos, desea visualizarlos para verificarlos. Primero mostrar los
datos ocultos, despus los ocultar.
Qu se hace
34
Cmo se hace
1.
Qu contiene la celda C8? Cmo aparece el rango que est incluido en la frmula?
2.
Visualice todo dato oculto.
3.
Qu contienen las celdas C5, C6, y C7?
a. Haga clic en el smbolo nivel de 2 filas.
LECCIN 2
4.
Oculte todos los datos de detalle.

Guarde y cierre el archivo Mi
consolidacion.xls. Cierre los otros
archivos sin guardar cambios.
a. Haga clic en el smbolo nivel de 1 fila.

b. Guarde el archivo Mi consolidacion. Cierre el archivo.
c. Cierre todo archivo abierto sin guardar
cambios.
ACTIVIDAD DE DESCUBRIMIENTO 2-4

Consolidar ms datos
Archivos de datos:
Consolidacion de categoria.xls
Puesta a punto:
Situacin:
Tiene un libro de trabajo llamado Consolidacion de categoria, que contiene mltiples hojas de
clculo. Cada hoja de clculo tiene informacin que le gustara consolidar en una hoja. El
nico problema es que estas hojas de clculo no fueron creadas con la misma plantilla. Contienen informacin similar, pero los datos estn localizados en distintas reas. Consolidar la
informacin similar en la hoja de clculo Consolidado dentro del libro de trabajo. Al terminar
guarde el archivo como Mi consolidacion de categoria.
1.
Qu informacin en las tres hojas en Consolidacion de categoria.xls es similar, y cul

es diferente?
2.
En la hoja Consolidado, seleccione la celda A6 y consolide los datos desde la columna A

en las tres hojas de clculo.
3.
Qu efecto tuvo la consolidacin en la hoja de clculo?.
Al terminar, guarde el archivo como Mi consolidacion de categoria y cirrelo.
35
LECCIN 2
TPICO C
Vincular celdas en distintos libros de
trabajo
Ha visto la manera de ahorrar tiempo y ser ms eficiente al trabajar con mltiples libros de
trabajo al asociar datos. Ahora vincular distintas celdas en distintos libros de trabajo.
Vincular libros de trabajo es otra forma de evitar abrir mltiples libros de trabajo y copiar
informacin entre ellos. Por el contrario, puede crear vnculos para que Excel lo haga
automticamente.
Vincular libros de trabajo

Cuando se quiere que un libro de trabajo utilice datos de otro libro de trabajo, se puede crear
lo que se llama un vnculo. Puede vincular libros de trabajo al escribir una frmula en un libro
que se refiera a un valor en otro. Una referencia a otro libro o a un nombre definido en otro
libro de trabajo se llama referencia externa. El libro de trabajo que contiene el vnculo hacia
otro libro se llama libro de trabajo dependiente. El libro de trabajo al cual se refiere la frmula
se llama libro de trabajo fuente.
Vincular celdas en distintos libros de trabajo

Referencia de procedimiento: Vincular libros de trabajo
Para vincular dos libros de trabajo conjuntamente:
36
1.
Abra el libro de trabajo que contendr los vnculos.
2.
Abra los libros de trabajo a los que se desea vincular.
3.
Seleccione la celda en la que desea colocar la frmula que contendr los vnculos.
4.
Cree la frmula, seleccione las celdas en los otros libros de trabajo que contengan
los datos que desea vincular.
5.
Presione [Intro] al terminar de crear la frmula.
LECCIN 2
ACTIVIDAD 2-5
Vincular celdas en mltiples libros de trabajo
Archivos de datos:
Ferrari.xls
Demota.xls
Semillosa.xls
Resumen.xls
Puesta a punto:
Excel est ejecutndose y hay archivos abiertos.
Situacin:
Desea calcular las ventas totales y la comisin total para los tres representantes de ventas utilizando el archivo Ferrari, Demota y Semillosa. Utilizar el libro de trabajo Resumen para
agregar vnculos a estos libros de trabajo y calcular los totales.
Qu se hace
Cmo se hace
1.
Cules son las similitudes entre los libros de trabajo Ferrari, Demota, Semillosa y
Resumen?
2.
Active el libro de trabajo Resumen.

xls y seleccione la celda A5. sta es
una hoja de clculo simple que mostrar las ventas totales y las
comisiones para Enero. Vincular
esta hoja a valores en otras tres.
a. Haga clic en la hoja de clculo Resumen

en la barra de tareas.
Elabore una frmula en la celda A5

que sume la celda D15 en cada uno
de los tres libros de trabajo.
a. Con la celda A5 seleccionada, teclee =.
3.
b. Seleccione la celda A5.
b. Seleccione VentanaFerrari y haga clic

en la celda D15.
c. Teclee +, para continuar la frmula.
d. Seleccione VentanaDemota, haga clic
en la celda D15 y teclee +.
e. Seleccione VentanaSemillosa, haga
clic en la celda D15 y presione
[Ctrl][Intro].
37
LECCIN 2
4.
Qu le ha ocurrido al contenido en las celdas A5 y A6 en la hoja de clculo Resumen?
Guarde el archivo como Mi resumen y cierre todo archivo abierto sin guardar cambios.
Dado que estos libros ahora estn vinculados, siempre que haga un cambio a uno de los libros de trabajo,
la informacin vinculada cambiar tambin.
TPICO D
Editar vnculos
Ahora que ha creado vnculos en su libro de trabajo, necesitar conocer cmo editar dichos
vnculos. En esta leccin editar los vnculos.
Ha creado vnculos en una hoja de clculo, pero uno de los nombres del documento fuente ha
sido cambiado. Si no cambia el vnculo, los datos utilizados no sern correctos. Por ejemplo, si
tiene una libreta de direcciones y la utiliza para enviar correspondencia, y el nombre y domicilio de alguien ha cambiado y no actualiza su libreta de direcciones, estar enviando cartas a la
persona equivocada y no se podr transmitir la informacin deseada.
Editar vnculos
Referencia de procedimiento: Editar vnculos
Puede redireccionar los vnculos en un libro de trabajo dependiente utilizando el
comando EdicinVnculos. Para redireccionar los vnculos:
38
1.
En el cuadro de dilogo Modificar vnculos, haga clic en el botn Cambiar origen.
2.
Seleccione el nombre de un libro de trabajo al cual desee redireccionar el vnculo.
3.
Haga clic en Aceptar para regresar al cuadro de dilogo Modificar vnculos.
4.
Haga clic en Aceptar para cerrarlo.
LECCIN 2
ACTIVIDAD 2-6
Cambiar el documento fuente
Archivos de datos:
Nuevo resumen.xls
Puesta a punto:
Excel est ejecutndose, no hay archivos abiertos.
Situacin:
Juana Semillosa est cambiando su nombre a Juana Salessi. Su libro de trabajo, que est comparado con el libro de trabajo Nuevo resumen, tiene que renombrarse Salessi, en vez de
Semillosa. Este cambio requerir modificar el vnculo en el libro de trabajo Nuevo resumen.
Una vez actualizados los vnculos, guardar el archivo como Mi nuevo resumen y cerrar el
libro de trabajo.
Qu se hace
1.
Abra el archivo Semillosa.xls y gurdelo de nuevo como Salessi.xls .

Cirrelo al terminar y abra el
archivo Nuevo resumen.xls.
El archivo Nuevo resumen es el mismo
que se utiliz en la actividad anterior.
Cmo se hace
a. Abra el archivo Semillosa.
b. Seleccione ArchivoGuardar como. En
el cuadro de texto Nombre de archivo,
teclee Salessi y haga clic en Guardar.
c. Cierre el archivo Salessi y abra Nuevo
resumen.
d. Haga clic en Actualizar para actualizar
los vnculos existentes. Si es necesario,
haga clic en Continuar.
39
LECCIN 2
2.
Utilice el men Edicin, cambie el

archivo fuente de Semillosa.xls a
Salessi.xls.
a. Seleccione EdicinVnculos para mostrar el cuadro de dilogo Vnculos. El libro

de trabajo Resumen est vinculado al
libro de trabajo Semillosa, pero no el
nuevo libro de trabajo Salessi.
Si se cambia el nombre de un libro de trabajo
fuente cuando su libro de trabajo dependiente
est abierto, Excel automticamente cambiar
el vnculo. En este caso, el libro de trabajo
dependiente no estaba abierto, y el vnculo no
ha sido cambiado.
b. Seleccione Semillosa.
c. Haga clic en Cambiar origen.
d. En el listado del archivo, seleccione
Salessi y haga clic en Aceptar. Salessi
ahora aparece en el listado Archivo de
origen.
e. Haga clic en Cerrar.

3.
Qu le ha pasado a la celda A5 en el libro de trabajo Nuevo resumen?
Guarde el archivo como Mi nuevo resumen y cierre el archivo.
40
LECCIN 2
TPICO E
Exportar datos de Excel como XML
A fin de trabajar eficientemente con mltiples fuentes de datos, podra necesitar exportar datos
de Excel a fin de que sean utilizados en una aplicacin distinta. Una forma en que podra
exportarlos es utilizando XML lo cual los pondr en la Red mientras exista un hoja de estilo
asociada.
Imagine que desea agregar informacin a la intranet de su empresa. La persona a cargo de la
intranet dice que debe darle la informacin en formato XML. Podra tomar unas clases de
XML y aprender a programar datos, o bien, podra exportar los datos de Excel como XML y
ahorrarse tiempo y energa.
Qu es XML?
Lenguaje de Marcas Extensibles (Extensive Markup Language, XML) es similar a HTML en
cuanto a que es un mtodo para colocar datos estructurados en un archivo de texto y que contiene la informacin necesaria para que mltiples aplicaciones lean el archivo de texto y lo
conviertan de nuevo en datos estructurados mediante el uso de etiquetas.
Las etiquetas XML describen los datos en el archivo de texto. A diferencia de las etiquetas
HTML, las etiquetas XML no incluyen formato o la manera en que los datos debern verse en
pantalla. El siguiente listado cita algunas de las caractersticas que no estn retenidas al
exportarse en XML desde Excel.
Auditar flechas de trazado
Esquemas y otros objetos grficos
Hojas de esquema, hojas de Macro, y hojas de dilogo
Vistas personalizadas
Referencias para la consolidacin de datos
Niveles para el dibujo de objetos
Esquematizacin
Configuracin de contrasea
Escenarios
Informacin de libro de trabajo compartido
Categoras de funcin definidas por el usuario
Proyectos de Visual Basic para Aplicaciones
Exportar datos de Excel como datos XML

Referencia de procedimiento: Exportar datos
Para exportar datos de Excel como XML:
Exportar datos como XML es similar a guardar una hoja de clculo como pgina web, en este caso, sin
embargo, se est guardando el archivo como XML en vez de HTML.
1.
Abra la hoja de clculo que desee exportar.
41
LECCIN 2
2.
Seleccione ArchivoGuardar como pgina Web.
3.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, teclee el nombre que desee dar al

archivo XML.
4.
Desde el listado desplegable Guardar como tipo, seleccione Hoja de clculo XML.
5.
Haga clic en Guardar.
ACTIVIDAD 2-7
Exportar una hoja de clculo de Excel como datos XML
Archivos de datos:
Personal.xls
Puesta a punto:
Situacin:
Est a cargo de una hoja de clculo que contiene informacin del personal llamada Personal.
Desea guardar el archivo como una hoja de clculo XML a fin de que sea accesible en la
intranet de la empresa. Guardar el archivo en la carpeta Mis documentos y lo nombrar Mi
personal.
Qu se hace
1.
Utilizando el archivo Personal.xls,

inicie el proceso de guardar el
archivo como pgina web.
Cmo se hace
a. Abra el archivo Personal, ubicado en la
carpeta Mis documentos.
b. Seleccione ArchivoGuardar como
pgina Web.
2.
Guarde el archivo como una hoja de

clculo XML llamada Mi personal en
la carpeta Mis documentos.
a. En el cuadro de texto Nombre de archivo,

teclee Mi personal.
b. Desde el listado desplegable Guardar
como tipo, seleccione Hoja de clculo
XML.
c. Si es necesario, desde el listado desplegable Guardar en, seleccione Mis
documentos.
d. Haga clic en Guardar.
42
LECCIN 2
3.
Cierre la hoja de clculo y abra el

archivo XML en Bloc de notas para
visualizar el texto XML.
a. Seleccione ArchivoCerrar.
b. Seleccione InicioProgramas
AccesoriosBloc de notas.
c. En Bloc de notas, seleccione Archivo
Abrir y desde el listado desplegable Tipo,
seleccione Todos los archivos.
d. Seleccione Mi personal y haga clic en
Abrir.
4.
Cmo se observa el archivo?
5.
Al terminar, cierre Bloc de notas y

todo archivo abierto en Excel.
a. En Bloc de notas, seleccione Archivo

Salir.
b. Cierre todo archivo abierto en Excel.
TPICO F
Importar datos XML en Excel
Otra forma de trabajar eficientemente con mltiples formas de datos es importarlos. Uno de
estos tipos de datos que puede llegar a importar es XML. En este tema, importar datos XML
en una hoja de trabajo Excel.
Imagine que un compaero de trabajo ha colocado informacin muy til en el sitio intranet de
la empresa y quisiera poner dicha informacin en una hoja de trabajo de Excel. Podra copiar
y pegar el texto en cada celda, corriendo el riesgo de mltiples errores, datos incompletos, y
un dolor de cabeza seguro, pero tambin le gustara evitarse todos esos problemas. Bien, lo
bueno es que se puede hacer. Puede fcil y rpidamente importar todos los datos XML en la
hoja de trabajo de Excel.

Referencia de procedimiento: Importar datos XML
Puede importar cualquier dato XML adecuadamente estructurado en Excel. Para
importar un archivo XML en Excel:
43
LECCIN 2
Importar datos XML en Excel es lo mismo que importar cualquier otro tipo de datos.
1.
Elabore un libro de trabajo en blanco en Excel.
2.
Abra el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos.
3.
Seleccione el archivo XML a importar.
4.
Haga clic en Abrir.
5.
En Importar datos, seleccione el lugar donde se desea insertar los datos y haga
clic en Aceptar.
ACTIVIDAD 2-8
Archivos de datos:
Importar.xml
Puesta a punto:
Situacin:
Un compaero de trabajo le ha enviado un archivo llamado Importar.xml que fue colocado en
el sitio intranet de la empresa, el cual quiere utilizar en una hoja de trabajo de Excel. Es un
archivo XML y lo importar en una nueva hoja de trabajo y guardar sta como Mi importar.
Qu se hace
1.
En un libro de trabajo en blanco,

importe el archivo Importar.xml a
la hoja de trabajo en blanco.
Cmo se hace
a. En un libro de trabajo en blanco, seleccione DatosObtener datos externos
Importar datos.
b. En el cuadro de dilogo Seleccionar
archivo de origen de datos, desde el listado desplegable Buscar en, seleccione
Mis documentos.
c. En el listado de archivos, seleccione
Importar y haga clic en Abrir.
44
LECCIN 2
2.
Qu observa en el archivo importado?
Guarde el archivo como Mi importar y cirrelo.
TPICO G
Crear una consulta web
En esta leccin aprendi a utilizar distintas fuentes de datos en una hoja de trabajo de Excel.
Otra fuente de datos es internet y las fuentes XML. En este tema, crear una consulta que utilice datos de un documento fuente XML.
Imagine que tiene una hoja de trabajo que contiene una frmula que es dependiente de la cotizacin de inventario ms reciente de un inventario dado. Ahora imagine que cuando utiliza
esta informacin, abre su hoja de trabajo de Excel cuatro veces al da para actualizar la
informacin. Para actualizar la informacin, necesita ir a un sitio web, copiar la informacin
del inventario, y despus pegarla en la hoja de trabajo. Todo esto necesita realizarse de manera
regular para as tener la informacin actualizada. Ahora, imagine que la actualizacin la podra
lograr a travs de un botn. Bien, puede hacerlo al crear una consulta web.
Crear una consulta web

Referencia de procedimiento: Crear una consulta web
Para crear una consulta web:
1.
Seleccione la celda en la que desea colocar los datos de la consulta.
2.
Seleccione DatosObtener datos externosNueva consulta Web.
3.
En el cuadro de dilogo Nueva consulta Web, en la barra de direcciones, teclee la

ubicacin de los datos web que desea consultar.
4.
Seleccione las tablas que desea consultar.
5.
Si est importando datos XML, haga clic en el botn Opciones y seleccione Formato HTML Completo y haga clic en Aceptar.
6.
Haga clic en Importar.
45
LECCIN 2
ACTIVIDAD 2-9
Crear una consulta web utilizando datos XML
Archivos de datos:
Propiedadinmobilidaria.xml
Comisiones disponibles.xls
Puesta a punto:
Est abierto el archivo Mi consulta.xls.
Situacin:
Es responsable de llevar el registro de las comisiones disponibles en las casas que estn en
venta en su departamento en un archivo llamado Comisiones disponibles. Ahora se encuentra
importando constantemente datos de la informacin del listado de casas (en un archivo llamado
Propiedadinmobiliaria) a su hoja de trabajo dado que esta informacin cambia diariamente.
Ahora desea crear una consulta a dicho archivo XML a fin de que la informacin del listado se
actualice a diario. Nombrar el archivo que contenga la consulta Mis comisiones disponibles y
despus cerrar el archivo al terminar.
Qu se hace
1.
En el archivo Comisiones disponibles,

elabore una consulta web a partir
del archivo XML
Propiedadinmobiliaria.xml ubicado
en la carpeta Datos XML en el disco
C. Utilice el formato completo
HTML y coloque los datos de la consulta en la celda A3 a fin de que las
frmulas funcionen correctamente.
Cmo se hace
a. Abra el archivo Comisiones disponibles.
Observe que las frmulas para calcular las
comisiones ya estn establecidas.
b. Seleccione la celda A3.
c. Seleccione DatosObtener datos
externosNueva consulta Web.
d. El archivo que consultar est en su disco
duro as que en la barra de direcciones
teclee c:/datos xml/
propiedadinmobiliaria.xml.
e. Haga clic en Ir.
46
LECCIN 2
f.
Seleccione la tabla que enumera las cuatro casas en venta.
g. En la ventana de la barra de herramientas

Nueva consulta Web, haga clic en Opciones y bajo Formato seleccione Formato
HTML Completo. Haga clic en Aceptar.
h. Haga clic en Importar y haga clic en

Aceptar.
47
LECCIN 2
2.
Actualice los datos consultados y

guarde el archivo como Mis comisiones disponibles . Cierre el
archivo.
a. En la barra de herramientas Datos externos, haga clic en el botn Actualizar

datos. Si la fuente de los datos consultados ha cambiado, los datos nuevos se
mostrarn.
b. Guarde el archivo como Mis comisiones
disponibles.
c. Cierre el archivo.
En esta leccin aprendi a crear un rea de trabajo con mltiples libros de trabajo y a consolidar datos a partir de mltiples libros de trabajo. Tambin aprendi a vincular celdas desde
distintos libros de trabajo y despus a editar dichos vnculos. Export datos Excel como XML
e import datos XML en Excel. Finalmente cre una consulta web utilizando datos XML.
48
1.
Al trabajar con mltiples fuentes de datos en la oficina, cul de las tcnicas aprendidas en esta leccin le ser ms til?
2.
De qu forma utilizar sus nuevos conocimientos sobre trabajar con mltiples fuentes
de datos? Cul de los proyectos en los que est trabajando actualmente se beneficia
de lo que ha aprendido?
LECCIN 3
LECCIN 3
Colaborar con otros
usuarios mediante libros de
trabajo
En esta leccin, podr Colaborar con otros usuarios de Excel al proteger un libro de trabajo,
compartindolo, estableciendo registro de revisiones, combinando mltiples copias del mismo
libro de trabajo y llevando un control de los cambios.
Usted podr:
Proteger hojas de trabajo.
Proteger la estructura de un libro de trabajo.
Compartir un libro de trabajo.
Establecer un control de revisin.
Combinar cuatro copias del mismo libro de trabajo.
Registrar cambios en el libro de trabajo combinado.
Leccin 3: Colaborar con otros usuarios mediante libros de trabajo
49
LECCIN 3
Introduccin
Ahora sabe trabajar con libros de trabajo por su cuenta, pero ahora es tiempo de aprender a
trabajar con libros de trabajo en conjunto con otros usuarios de Excel. En esta leccin proteger su hoja de trabajo y su libro de trabajo antes de compartirlo, establecer el registro de
revisin, combinar los libros de trabajo y llevar el control de los cambios realizados al libro
de trabajo.
Imagine que tiene un libro de trabajo el cual le gustara que vieran algunos compaeros para
que le den su opinin. Podra mandar por correo electrnico el libro de trabajo a cada uno de
ellos. El problema es que cada quien tendr sus propias ediciones y podran hacerle cambios a
cosas que usted no quisiera, (como un logotipo que debera ser de un tamao particular, o una
frmula que no debera alterarse porque afectara la hoja de trabajo entera), aparte de el desperdicio de espacio de trabajo en red al enviar todos esos correos electrnicos con archivos
adjuntos. No sera agradable el solo colocar el archivo en algn lugar para que todo mundo
pueda hacerle cambios, y asegurarse de que las cosas que no quiere que sean cambiadas estn
protegidas? Bien, en esta leccin aprender a colaborar eficiente y fcilmente con otros usuarios al utilizar un libro de trabajo.
TPICO A
Proteger hojas de trabajo
Antes de iniciar la colaboracin con otros usuarios de Excel, desea proteger su hoja de trabajo.
En este tema, proteger su hoja de trabajo al bloquear y desbloquear celdas y despus agregando proteccin a la hoja de trabajo.
Desea compartir su hoja de trabajo con compaeros de la oficina. Les ha pedido comentarios
generales y revisin a la gramtica, o bien, cambios menores que puedan aportar. Sin embargo,
sabe que sus compaeros no podrn resistirse a la idea de hacer el grfico un poco ms
grande, o de cambiar el contenido de aquella celda que contiene la frmula. Teme que al
enviarles la hoja de trabajo, puedan afectar ms en vez de ayudar. Tranquilidad ante todo.
Puede proteger todas esas cosas que no desea que se cambien, para que, si tratan de ser demasiado colaboradores, no puedan hacerlo.
Qu puede protegerse?
Puede proteger una hoja de trabajo para prevenir que otros cambien el contenido. Al activar la
proteccin en una hoja de trabajo, puede elegir los elementos que podrn ser editados y proteger aquellos que no desea que se alteren. Seleccionando la opcin en el cuadro de dilogo
Proteger hoja, est permitiendo que otros usuarios editen la opcin seleccionada. El listado
siguiente describe las opciones que se tienen al proteger una hoja de trabajo.
Al proteger una hoja de trabajo, se puede seleccionar si se permite o no que otros usuarios la
utilicen y que sean capaces de:
Seleccionar celdas bloqueadas o desbloqueadas.
50
Dar formato a celdas, columnas, y filas.
Insertar columnas, filas, as como hipervnculos.
Eliminar columnas o filas.
Ordenar.
LECCIN 3
Utilizar la herramienta Autofiltro y los informes de Tabla dinmica.
Editar objetos y escenarios.
Proteger hojas de trabajo

Referencia de procedimiento: Proteger hojas de trabajo
Tras terminar una hoja de trabajo, puede protegerla por completo, o puede proteger
celdas especficas dentro de la misma, a fin de que la hoja o el contenido en las celdas
no pueda alterarse. Por ejemplo, podra querer proteger celdas que contengan frmulas.
Cuando alguien trata de ingresar datos en una celda protegida, de inmediato aparece un
mensaje, y los datos no pueden ingresarse. Para agregar proteccin a la hoja de trabajo:
1.
Desbloquee todas las celdas que no desee proteger.
2.
Abra el cuadro de dilogo Proteger hoja.
3.
Verifique que se seleccione Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas.
4.
Seleccione las opciones que desea que los usuarios puedan llevar a cabo cuando
la hoja est protegida.
5.

Para desbloquear la hoja de trabajo, seleccione HerramientasProtegerDesproteger hoja.
Bloquear y desbloquear celdas

Proteger un rango de celdas implica dos procesos: bloquear y proteger. De manera predeterminada, todas las celdas estn bloqueadas. Por ello, deber desbloquear las celdas
que no desea proteger. Despus de desbloquear las celdas seleccionadas, puede activar
la proteccin a la hoja. Antes de activar esto, an puede cambiar el contenido de una
celda, sin importar si est bloqueada o no.
51
LECCIN 3
ACTIVIDAD 3-1
Proteger la hoja de trabajo
Archivos de datos:
Vista.xls
Puesta a punto:
Situacin:
Antes de comenzar la colaboracin con otros usuarios de Excel en la hoja de trabajo (Vista)
desea agregar proteccin a las frmulas y a los objetos grficos en la hoja de trabajo. Al terminar, guardar el archivo como Mi vista.
Qu se hace
1.
En el archivo Vista.xls, desbloquee

todas las celdas, excepto las que
contienen frmulas.
Cmo se hace
a. Abra el archivo Vista.
b. Seleccione EdicinIr a.
c. Haga clic en Especial para mostrar el cuadro de dilogo Ir a especial.
d. Seleccione Constantes. Ahora

desbloquear todas las celdas que no contengan frmulas.
e. Haga clic en Aceptar. Todas las celdas
que contengan constantes sern
seleccionadas.
52
LECCIN 3
2.
En la pestaa de proteccin en el
cuadro de dilogo Formato de celdas,
elimine los seguros de las celdas
que contienen constantes.
a. Seleccione FormatoCeldas.
b. Seleccione la pestaa Proteger.
c. Deseleccione Bloqueada para eliminar
los seguros de las celdas que contienen
constantes.
d. Haga clic en Aceptar y deseleccione las
celdas seleccionadas.
Para dejar sin proteccin la hoja de trabajo, seleccione HerramientasProtegerDesproteger hoja.
53
LECCIN 3
3.
Proteja la hoja de trabajo y el contenido de las celdas bloqueadas y

permita a todos los usuarios seleccionar celdas bloqueadas,
seleccionar celdas no protegidas y
utilizar la herramienta Autofiltro y
los informes de Tabla dinmica.
En el cuadro de dilogo Proteger hoja,
puede agregar una contrasea que los
usuarios necesitarn a fin de abrir la hoja
de trabajo. Sin embargo, tenga cuidado,
si olvida la contrasea, no podr abrir la
hoja de trabajo.
a. Seleccione HerramientasProteger
Proteger hoja.
b. Verifique que se seleccione Proteger
hoja y contenido de las celdas
bloqueadas.
c. En el cuadro de lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, verifique
que Seleccionar celdas bloqueadas y
Seleccionar celdas desbloqueadas estn
seleccionados.
d. Desplcese hacia abajo y seleccione
Ordenar, Usar Autofiltro y Usar informes
de tabla dinmica.
e. Haga clic en Aceptar.

4.
Guarde el archivo como Mi vista e

intente hacer cambios a una de las
frmulas y redimensionar el objeto
grfico.
a. Guarde el archivo como Mi vista.

b. Seleccione la celda F10. Puede visualizar
el contenido de la celda el cual es una
frmula.
c. Teclee 15. Haga clic en Aceptar.
54
LECCIN 3
5.
Qu ocurre al tratar de hacer un cambio a la frmula? Qu ocurre al tratar de

redimensionar el objeto?
TPICO B
Proteger un libro de trabajo
Ahora que sabe proteger el contenido de un libro de trabajo, querr saber cmo proteger la
estructura y las ventanas dentro del mismo antes de utilizarlo y colaborar con otros. En este
tema, proteger la estructura y ventanas en un libro de trabajo.
Ha enviado el libro de trabajo protegido a sus compaeros para recibir sus comentarios y hacer
cambios. No se siente preocupado sobre un cambio a las frmulas, ms le preocupa la estructura y el hecho de que puedan pensar que se requiere arreglar el orden de las hojas dentro del
libro de trabajo. Bien, no se preocupe, tambin eso se puede proteger.

Referencia de procedimiento: Proteger un libro de trabajo
Para proteger un libro de trabajo:
1.
Abra el cuadro de dilogo Proteger libro.
2.
Seleccione las opciones apropiadas.
3.
Ingrese una contrasea, si lo desea.
4.
55
LECCIN 3
ACTIVIDAD 3-2
Puesta a punto:
Est abierto el archivo Mi vista.xls.
Situacin:
Ha protegido las celdas y parte de la hoja de trabajo que no quiere que otros editen. Ahora
desea proteger la estructura del libro de trabajo a fin de que las hojas de trabajo en el mismo
no puedan ser movidas.
Qu se hace
1.
Proteja la estructura del libro de

trabajo.
Cmo se hace
a. Seleccione HerramientasProteger
Proteger libro para abrir el cuadro de
dilogo Proteger libro.
b. Verifique la seleccin de Estructura y

haga clic en Aceptar.
Tambin se puede agregar una contrasea al
libro de trabajo, ms recuerde que si olvida la
contrasea, no podr desbloquear el libro de
trabajo.
2.
Guarde el archivo y trate de mover

la hoja de trabajo.
a. Guarde el archivo.
b. Mueva la pestaa Hoja2 antes de la pestaa Hoja1.
56
LECCIN 3
3.
Qu ocurre al tratar de cambiar la posicin de las hojas de trabajo?
TPICO C
Compartir un libro de trabajo
Ahora que tiene protegidos los datos y estructura de su libro de trabajo, est listo para compartir el libro de trabajo. En este tema, compartir un libro de trabajo con mltiples usuarios.
As que desea que sus compaeros de trabajo revisen el documento y hagan sugerencias.
Podra enviarles a cada uno el archivo va correo electrnico, pero tiene mltiples copias del
archivo perdidas por ah y podran confundirse. Si lo coloca en la red de trabajo tal cual,
entonces solo una de ellas puede editarse a la vez. Bien, Excel 2002 ofrece la solucin. Puede
compartir su libro de trabajo con mltiples usuarios.
Proceso de colaboracin
Al colaborar con otros usuarios para compartir libros de trabajo de Excel, siempre habr que
seguir las mismas directrices. A continuacin el proceso de colaboracin.
1. Primero, necesita proteger las partes de la hoja de trabajo que no quiere que nadie altere.
2.
Guarde el libro de trabajo como un libro de trabajo compartido, lo cual permitir que
mltiples usuarios hagan cambios al archivo, todo a la vez.
3.
Haga que otros alteren la hoja de trabajo.
4.
Revise los cambios hechos por otras personas y si lo desea, puede incorporarlos en la
hoja de trabajo.
Qu es un libro de trabajo compartido?

Un libro de trabajo compartido es un libro que se configura y guarda a fin de permitir que
otros usuarios en la misma red de trabajo lo visualicen, editen y guarden a la vez. Cada persona que guarde el libro puede ver cambios hechos por otros usuarios.

Referencia de procedimiento: Compartir libros de trabajo
Para compartir un libro de trabajo:
1.
Abra el libro a compartir.
2.
Abra el cuadro de dilogo Compartir libro.
3.
Verifique que la pestaa Modificacin est seleccionada.
57
LECCIN 3
4.
Seleccione la opcin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.
5.
En la pestaa Uso avanzado, bajo Control de cambios, verifique que se seleccione

Guardar historial de cambios durante.
6.
En el cuadro de texto Das, ingrese la cantidad de das que desee mantener el historial de cambios.
7.
Haga clic dos veces en Aceptar.
8.
Guarde el libro de trabajo en una ubicacin de red de trabajo donde otros usuarios
puedan abrirlo.
ACTIVIDAD 3-3
Archivos de datos:
Compartido.xls
Puesta a punto:
Los estudiantes necesitan separarse en grupos de tres o cuatro. Una red de trabajo necesita
estar disponible para guardar el archivo del libro de trabajo compartido.
Situacin:
Tiene un libro de trabajo que contiene nmeros de departamentos de cuatro distintos departamentos llamado Compartido. Uno de ellos es el suyo, as que puede actualizar dichos nmeros.
Los otros tres departamentos necesitan ser actualizados por sus compaeros de trabajo (los
otros miembros del equipo). A fin de que ellos lo hagan busca hacer del libro un libro compartido y lo guarda en un lugar designado en una red de trabajo. Guardar el archivo utilizando la
primera inicial de su nombre y su apellido como el nombre del archivo.
58
LECCIN 3
Qu se hace
1.
Guarde el archivo Compartido.xls

como un libro de trabajo compartido que permita a mltiples
usuarios actualizarlo a la vez.
Cmo se hace
a. Abra el archivo Compartido.
b. Seleccione HerramientasCompartir
libro.
c. Si es necesario, en el cuadro de dilogo
Compartir libro, en la pestaa Modificacin, seleccione Permitir la modificacin
por varios usuarios a la vez.
d. Active la pestaa Uso avanzado.
e. En la seccin Control de cambios, cambie
el nmero de das para cambiar Guardar
historial de cambios durante a 15.
f.
g. Si se le pide continuar, haga clic en

Aceptar.
2.
Guarde el archivo en una ubicacin

en la red de trabajo y nmbrela utilizando la primera inicial de su
nombre y su apellido como el nombre del archivo.
a. Seleccione ArchivoGuardar como.

b. Navegue a la ubicacin de la red de
trabajo.
c. En el cuadro de texto Nombre de archivo,
teclee la primera inicial de su nombre y
su apellido.
d. Haga clic en Guardar. Ha creado un libro
de trabajo compartido.
59
LECCIN 3
TPICO D
Establecer un control de revisin
Ahora que sabe compartir un libro de trabajo, desea establecer el control de revisin a fin de
que pueda aprovechar al mximo las habilidades de colaboracin en Excel. En este tema, establecer el control de revisin a fin de que todo cambio hecho por otros usuarios quede
registrado.
As que ha compartido su libro de trabajo. Otros usuarios pueden hacer cambios al libro. Le
preocupa que cuando le hagan cambios, no tenga idea sobre quien los hizo. Por ejemplo,
quiere estar seguro de implementar los cambios que su jefe le ha indicado, ms los cambios
que sus compaeros le sugieren pueden no ser tan importantes. A fin de saber quien hace los
cambios, necesita establecer el control de revisin. Entonces podr ir a travs del documento y
decidir las revisiones a implementar y cules rechazar.

Referencia de procedimiento: Registrar cambios
Despus de crear un libro de trabajo, querr activar el control de revisin a fin de que
despus de combinar los libros de trabajo compartidos, pueda llevar el control de los
cambios hechos por los usuarios. Para activar el control de revisin:
60
1.
Verifique que est abierto el libro de trabajo compartido.
2.
Abra el cuadro de dilogo Proteger libro compartido.
3.
Seleccione Compartir con control de cambios.
4.
LECCIN 3
ACTIVIDAD 3-4
Puesta a punto:
Est abierto el archivo que est nombrado con la inicial de su nombre y su apellido.
Situacin:
Ahora que ha cerrado su libro de trabajo compartido, desea establecer el control de revisin a
fin de que cuando se le hagan cambios, pueda saber quien los hizo. Establecer el control de
revisin en el libro de trabajo y guardar el archivo.
Qu se hace
1.
Active el control de revisin en el

libro de trabajo compartido.
Cmo se hace
a. Con el libro de trabajo compartido
abierto, seleccione Herramientas
ProtegerProteger y compartir libro.
b. En el cuadro de dilogo Proteger libro
compartido, seleccione Compartir con
control de cambios.
2.
b. Cierre el archivo.
61
LECCIN 3
ACTIVIDAD 3-5
Hacer cambios a un libro de trabajo compartido
Puesta a punto:
Los alumnos debern dividirse en grupos de tres o cuatro. Cada estudiante deber tener un
papel frente a su computadora que tenga la primera inicial de su nombre y su apellido para
saber el nombre del archivo compartido de cada uno. En el grupo, asigne a cada persona como
Estudiante A, Estudiante B, Estudiante C y Estudiante D. Tome nota del estudiante con el que
trabajar.
Situacin:
Ahora que ha compartido su libro de trabajo, le har algunos cambios. Usted y sus compaeros
(A, B, C y D) realizarn cambios a los libros de trabajo de otros y guardarn los cambios
agregando la letra del estudiante al final del nombre del archivo.
Qu se hace
Cmo se hace
En un punto dado, abrir su propio libro de trabajo y har cambios en l. Guarde de la misma forma en la que
guarda el otro libro de trabajo.
1.
Haga cambios al libro de trabajo del

estudiante A y agregue nmeros en
la columna. Guarde el archivo con
un nombre nico y cirrelo.
Los nmeros que se agreguen en las
hojas de trabajo de sus compaeros pueden ser al azar.
a. Abra el libro de trabajo compartido del

estudiante A.
b. Agregue nmeros en la columna, dependiendo si es el estudiante A, B, C o D.
c. Seleccione ArchivoGuardar como.
Guarde con un nuevo nombre el archivo
al agregar su letra de estudiante al final
del nombre del archivo.
d. Cierre el archivo.
Tome en cuenta que todos pueden tener el mismo libro de trabajo abierto a la vez dado que es un archivo
compartido.
62
LECCIN 3
2.
Abra el libro de trabajo del estudiante B y agregue nmeros en la

columna. Guarde el archivo con un
nombrenico. Cierre el archivo al
terminar.
a. Abra el libro de trabajo compartido del

estudiante B.
b. Agregue nmeros en la columna, dependiendo si es el estudiante A, B, C o D.
Guarde con un nuevo nombre de archivo
agregando la letra del estudiante correspondiente al final del nombre del
archivo.
3.
Haga cambios a los libros de trabajo

de los estudiantes C y D y gurdelos
con nombres nicos.
a. Abra el libro compartido del estudiante

C.
b. Agregue nmeros en la columna correspondiente, dependiendo si se trata del
estudiante A, B, C o D.
archivo.
e. Abra el libro de trabajo compartido del
estudiante D.
f.
Agregue nmeros en la columna correspondiente, dependiendo si se trata del

estudiante A, B, C o D.
g. Seleccione ArchivoGuardar como.

archivo.
h. Cierre el archivo.
63
LECCIN 3
TPICO E
Combinar libros de trabajo
Ha compartido su libro de trabajo y establecido control de revisin y tiene registro de todas las
revisiones hechas por el personal. Ahora que ha terminado todo esto, est listo para observar
los cambios en un libro de trabajo. En este tema, combinar todos los libros de trabajo que
contengan revisiones.
Ha compartido su libro de trabajo con el gerente y compaeros de trabajo. Tambin ha establecido el control de revisin a fin de que los cambios sean registrados. Ahora, desea combinar
todo esto en un libro de trabajo. Le preocupa tener que abrir cada copia del libro de trabajo y
escribir los cambios que cada persona ha sugerido. Esto podra tomar horas o incluso das,
dependiendo de cuanta gente haya visto el libro de trabajo y de los cambios hechos. Bien,
Excel puede hacerlo. En un procedimiento simple, puede combinar todas las revisiones en un
solo libro que facilite el trabajo.

Referencia de procedimiento: Combinar libros de trabajo
Para combinar cambios a partir de mltiples copias de un libro de trabajo compartido:
64
1.
Abra la copia de un libro de trabajo compartido en el cual se desean combinar los

cambios de las copias.
2.
Abra el cuadro de dilogo Seleccione archivos para combinar en el libro actual.
3.
Haga clic en Aceptar para guardar el archivo en uso.
4.
Seleccione todos los archivos que tienen los cambios a ser combinados.
5.
6.
Guarde el archivo combinado.
LECCIN 3
ACTIVIDAD 3-6
Puesta a punto:
Situacin:
Ahora tiene cinco copias distintas de la hoja de trabajo. Una es el original y las otras cuatro
son las alteradas por sus compaeros. Ahora, combinar los cuatro libros de trabajo alterados
por sus compaeros con el libro de trabajo original.
Qu se hace
1.
Abra el archivo original que ha sido

creado como libro compartido.
Cmo se hace
a. Seleccione ArchivoAbrir.
b. Navegue a la ubicacin donde se le instruy guardar el libro de trabajo
compartido.
c. Seleccione el libro de trabajo compartido original y haga clic en Abrir.
2.
Combine el libro de trabajo con las

copias del libro de trabajo que sus
compaeros han creado.
a. Seleccione HerramientasCompartir y
combinar libros.
b. Desde el listado de archivos, seleccione
los libros de trabajo que sus compaeros
crearon a partir del archivo original.
c. Haga clic en Aceptar. Los datos de los
otros archivos se han combinado en el
archivo original.
65
LECCIN 3
TPICO F
Registrar cambios
Una vez que se han combinado todas las copias del libro de trabajo, se desean implementar
algunos cambios sugeridos. En este tema, registrar los cambios en el libro de trabajo compartido al aceptar y rechazar los mismos.
As que tiene un libro de trabajo que est lleno de modificaciones hechas por otras personas.
Suponga que no quiere hacer todos los cambios que le sugieren. Suponga que solo quiere
implementar los hechos por su jefe. Bien, puede hacerlo al rechazar o aceptar cambios.
Registrar cambios
Referencia de procedimiento: Registrar cambios
Despus de combinar los cambios a partir de un libro de trabajo, puede aceptar o
rechazar los cambios. Puede revisar cada cambio de forma individual y aceptarlo o
rechazarlo. Tambin puede aceptar o rechazar todos los cambios a la vez. Para registrar
los cambios realizados al libro de trabajo compartido:
1.
Verifique que el libro combinado est abierto y aparezca en la ventana de la hoja

de trabajo.
2.
Abra el cuadro de dilogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar.
3.
Si Excel le pide guardar el libro de trabajo, haga clic en Aceptar.
4.
Seleccione el cambio que se desea revisar.
Para revisar los cambios hechos por otro usuario, seleccione Quin y haga
clic en el usuario en la casilla Quin.
Para revisar lo cambios hechos por todos los usuarios, deseleccione la opcin
Quin.
Para revisar los cambios de un rea especfica, seleccione Dnde e ingrese

una referencia del rea.
Para revisar cambios al libro entero, deseleccione Dnde.
5.
6.
Acepte o rechace el cambio.
Para aceptar un cambio, haga clic en Aceptar.
7.
66
Para rechazar un cambio, haga clic en Rechazar.
Tambin puede hacer clic en Aceptar todos o Rechazar todos para aceptar o
rechazar todos los cambios restantes.
Guarde el archivo al terminar.
LECCIN 3
ACTIVIDAD 3-7
Registrar cambios
Situacin:
Ya que ha combinado los libros de trabajo, desea visualizar quin hizo cambios y determinar
su aplicacin. Revisar los cambios en su libro compartido a fin de que todos los cambios
hayan sido aceptados o rechazados. Al terminar, guardar el archivo en la carpeta Mis documentos como Mi libro de trabajo combinado.
Qu se hace
1.
Active la caracterstica Control de

cambios para aceptar o rechazar
todos los cambios que no han sido
revisados an.
Cmo se hace
a. Seleccione HerramientasControl de
cambiosAceptar o rechazar cambios.
b. En el cuadro de dilogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, verifique
que est seleccionada la casilla Cundo
y que aparezca Sin revisar en la casilla
de texto Cundo.
2.
Acepte los primeros dos cambios

individualmente, despus acepte
todos los cambios restantes.
a. Haga clic en el botn Aceptar. Excel se

mueve a la celda siguiente y le pide aceptar o rechazar el cambio. Haga clic en
Aceptar.
3.
Qu informacin aparece en la ventana Aceptar o rechazar cambios cuando se ubica

un cambio?
Haga clic en Aceptar todos para aceptar todos los cambios hechos a la hoja de trabajo.
4.
Guarde el archivo como Mi libro

combinado y cierre el archivo.
a. Guarde el archivo como Mi libro

combinado.
b. Guarde y cierre el archivo.
67
LECCIN 3
En esta leccin, colabor con otros usuarios de Excel al proteger su libro de trabajo, compartindolo, estableciendo registro de revisiones, combinando mltiples copias del mismo libro de
trabajo y llevando control de los cambios.
68
1.
Cmo puede utilizar la caracterstica para compartir libros ahora cuando regrese a la
oficina?
2.
Qu cosas querr proteger al mximo en sus libros de trabajo antes de compartirlos?
LECCIN 4
LECCIN 4
40 minutos
Mejorar una hoja de

trabajo utilizando grficos
En esta leccin, podr Graficar datos no adyacentes, modificar elementos del grfico y crear
una lnea de tendencia.
Usted podr:
Graficar datos no adyacentes.
Modificar elementos de un grfico.
Agregar una lnea de tendencia a un grfico.
Leccin 4: Mejorar una hoja de trabajo utilizando grficos
69
LECCIN 4
Introduccin
Ya sabe crear esquemas bsicos y utilizarlos para representar grficamente los datos. En esta
leccin aprender ms acerca del uso de grficos para mejorar una hoja de trabajo. Graficar
datos no adyacentes, modificar elementos del grfico y crear una lnea de tendencia en el
grfico.
Ahora ya sabe cmo crear esquemas bsicos y modificar elementos de los mismos. Ms imagine que est utilizando un grfico ms complejo con datos ms complejos y desea saber cmo
crear un grfico utilizando datos no adyacentes. Al estar trabajando con datos complejos y con
esquemas grficos estil saber cmo hacer cambios en los elementos del grfico para presentar
los datos de una forma visualmente ms atractiva y fcil de leer.
TPICO A
Graficar datos no adyacentes
Ahora sabe graficar datos adyacentes, ms necesita saber cmo graficar datos no adyacentes.
En este tema, graficar datos no adyacentes.
Imagine que desea graficar datos, ms no estn posicionados juntos el uno con el otro en la
hoja de trabajo. Significa esto que no se pueden graficar? Claro que no. Puede graficar datos
no adyacentes en Excel de manera rpida y fcil, al igual que se grafican datos adyacentes.

Referencia de procedimiento: Graficar datos no adyacentes
Para crear un grfico con datos no adyacentes:
70
1.
Seleccione el primer rango de datos.
2.
Presione [Ctrl].
3.
Seleccione el segundo rango de datos.
4.
Haga clic en el botn Asistente para grficos para ejecutar el asistente para grficos y graficar los datos.
LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-1
Archivos de datos:
Ventas trim.xls
Puesta a punto:
Situacin:
Tiene una hoja de trabajo (Ventas trim) que contiene informacin de cuatro trimestres. Desea
crear un grfico de columnas basado en los nmeros de ventas del Trimestre 1 y el Trimestre
4. Una vez hecho esto guardar el archivo como Mi ventas trim y lo cerrar.
Qu se hace
1.
En el archivo Ventas trim.xls, seleccione los datos para las ventas de

Trimestre 1 y 4 .
Cmo se hace
a. Abra el archivo Ventas trim.
b. Seleccione el rango A5:B9.
c. Presione [Ctrl].
d. Seleccione el rango E5:E9. Suelte [Ctrl].
2.
Ejecute el asistente para grficos y

elabore un grfico de columnas
titulado Ventas de los trim. 1 y 4.
Elabore una nueva hoja para el
grfico. Guarde el archivo como Mi
ventas trim y cirrelo.
a. Haga clic en el botn Asistente para grficos

.
b. Verifique la seleccin de Columnas.
Haga clic en Siguiente.
c. En la segunda pantalla del asistente, haga
clic en Siguiente.
d. En la pestaa Ttulos, en el cuadro de
texto Ttulo del grfico, teclee Ventas de
los trim. 1 y 4. Haga clic en Siguiente.
71
LECCIN 4
e. En la ltima pantalla del asistente, seleccione En una hoja nueva y haga clic en
Finalizar.
f.
Guarde el archivo como Mi ventas

trimestrales.
g. Cierre el archivo.
TPICO B
Modificar elementos de un grfico
Ha modificado elementos de grfico tales como ttulos y leyendas, ms existen otros elementos
a modificarse. En este tema, observar y modificar elementos de grfico avanzados.
Ahora sabe modificar el ttulo del grfico. Sin embargo,qu ocurre si tiene un grfico con un
nmero negativo y desea cambiar la direccin de un eje dado, o bien, si desea agregar otro eje
al grfico? Una vez que aprenda a modificar elementos de grfico, puede modificar todo elemento que desee y ver las opciones de formato disponibles.
Modificar elementos de un grfico

Referencia de procedimiento: Modificar elementos de un grfico
Para modificar elementos de un grfico:
72
1.
Haga clic con el botn derecho en el elemento de grfico que desee modificar.
2.
Seleccione la opcin de men Formatear objeto.
3.
En el cuadro de dilogo Formato, haga los cambios deseados.
4.
LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-2
Dar formato a elementos de un grfico
Archivos de datos:
Desempeo Ceramica.xls
Puesta a punto:
Situacin:
Est trabajando en un libro de trabajo llamado Desempeo Ceramica. En el grfico Dispersin,
desea modificar las series de datos a fin de que la barra de error X muestre nmeros positivos
y negativos. Tambin desea cambiar el color de las series de datos. Tambin desea dar formato
al eje a fin de que las marcas ms grandes aparezcan dentro y las etiquetas de marcas mayores
aparezcan menores. Una vez realizado lo anterior, guarde el archivo como Mi desempeo
Ceramica. Al terminar, el grfico deber verse como la Figura 4-1.
Figura 4-1: El grfico de dispersin una vez terminada la actividad.
73
LECCIN 4
Qu se hace
1.
En el grfico de dispersin, modifique las series de datos a fin de que

la barra de error X muestre nmeros positivos y negativos. Cambie el
marcador de datos a tringulos.
Cmo se hace
a. Abra el archivo Desempeo Ceramica.
b. Haga clic en la pestaa de la hoja
Dispersin.
c. Seleccione las series de datos.
d. Haga clic con el botn derecho en las
series de datos y seleccione Formato de
serie de datos.
e. Seleccione la pestaa Barras de error X.
f.
Bajo Presentar, seleccione Ambas.
g. Seleccione la pestaa Tramas.

h. En la seccin Marcador, desde el listado
desplegable Estilo, seleccione el
tringulo.
i.
2.
D formato al eje a fin de que las

marcas mayores aparezcan dentro y
las etiquetas con marcas sean
menores. Guarde el archivo como
Mi desempeo Ceramica.
a. Haga clic con el botn derecho en Eje de

valores (X).
b. Seleccione Formato de ejes.
c. En la pestaa Tramas, bajo Marca de
accin principal, seleccione Ninguna.
d. En la seccin Rtulos de marca de graduacin, seleccione Superior.
74
LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-3
Dar formato a ms elementos de un grfico
Situacin:
Ahora desea trabajar en el grfico de superficie en el archivo Desempeo Ceramica. Primero
cambiar la ubicacin del grfico colocndolo en su propia hoja de grfico. Despus, dar formato a la base del grfico de superficie hacindolo gris claro. Finalmente, ajustar la vista 3D
del grfico. Al terminar, guardar el archivo. El grfico deber verse similar al de la Figura
4-2.
Figura 4-2: Una muestra del grfico de superficie despus de que la actividad ha sido
terminada.
75
LECCIN 4
Qu se hace
1.
Cambie la ubicacin del grfico de

superficie al ponerlo en su propia
hoja de grfico.
Cmo se hace
a. Seleccione la pestaa Grfico de
superficie.
b. Seleccione el grfico.
c. Haga clic con el botn derecho en el
rea del grfico y seleccione Ubicacin.
d. Seleccione En una hoja nueva y haga clic
en Aceptar.
2.
Cambie la base del grfico de superficie a sombra gris.
a. Haga clic con el botn derecho en la

base del grfico.
b. Seleccione Formato de plano inferior.

c. Seleccione sombreado gris y haga clic en
Aceptar.
76
LECCIN 4
3.
Ajuste la vista 3D del grfico de

superficie como desee. Guarde el
archivo como Mi desempeo
Ceramica.
a. Haga clic con el botn derecho en cualquier parte del grfico.

b. Seleccione Vista en 3D.
c. En el cuadro de dilogo Vista en 3D, cambie la vista 3D sin embargo, le gustara
que se muestre.
d. Guarde el archivo como Mi desempeo
Ceramica.
TPICO C
Crear una lnea de tendencia
Ahora sabe utilizar datos para crear un grfico. Ahora utilizar una lnea de tendencia como
ayuda para interpretar los datos en el grfico.
De qu sirven los datos si no se pueden interpetar? Al graficar datos, est creando una representacin grfica de los mismos. A fin de poder utilizar el grfico efectivamente, se necesita
entender e interpretar los datos y sus implicaciones. Puede hacer esto utilizando una lnea de
tendencia.
Qu es una lnea de tendencia?

Una lnea de tendencia es una representacin grfica de tendencias en las series de datos. Se
utiliza para estudiar proyecciones de datos.
Crear una lnea de tendencia

Referencia de procedimiento: Agregar lneas de tendencia
Para agregar una lnea de tendencia a un grfico:
1.
Seleccione las series de datos a los que desea agregar una lnea de tendencia.
2.
Abra el cuadro de dilogo Agregar lnea de tendencia.
3.
Seleccione el tipo de tendencia.
4.
Determine qu tan adelante o atrs se desea realizar el clculo en el cuadro de

texto Extrapolar.
5.
77
LECCIN 4
ACTIVIDAD 4-4
Agregar una lnea de tendencia a un grfico
Puesta a punto:
Est abierto el archivo Mi desempeo Ceramica.xls.
Situacin:
Su jefe le ha dado un grfico de dispersin para ser utilizado en los informes. Desea entender
mejor los datos y su importancia, as que, agregar una lnea de tendencia y proyectar 2 unidades hacia adelante en el grfico de dispersin (refirase a la Figura 4-3). Al terminar guarde
y cierre el archivo.
Figura 4-3: El grfico de dispersin con una lnea de tendencia.

Qu se hace
1.
Abra el cuadro de dilogo Agregar

lnea de tendencia para las series
de datos del grfico de dispersin.
Cmo se hace
a. Seleccione la pestaa de la hoja
Dispersin.
b. Seleccione las series de datos.
c. Seleccione GrficoAgregar lnea de
tendencia.
78
LECCIN 4
2.
Agregue una lnea de tendencia que

sea capaz de proyectar los datos
para 2 unidades hacia adelante.
Guarde y cierre el archivo al
terminar.
a. En la pestaa Tipo, si es necesario, seleccione Lineal.

b. Seleccione la pestaa Opciones.
c. En la seccin Extrapolar, en el cuadro de
texto Hacia adelante, seleccione el texto
y teclee 2.
e. Guarde y cierre el archivo.
En esta leccin grafic datos no adyacentes. Despus, modific distintos elementos en el
mismo. Finalmente, cre una lnea de tendencia.
1.
Cules son los elementos de un grfico que piensa modificar al mximo una vez que
regrese a la oficina y utilice las hojas de trabajo?
2.
Piensa que utilizar la caracterstica Lnea de tendencia? Qu datos utilizar con

ello?
79
NOTAS
80
LECCIN 5
LECCIN 5
Utilizar objetos grficos
para mejorar una hoja de
trabajo
En esta leccin, podr Utilizar mltiples objetos grficos para mejorar una hoja de trabajo.
Usted podr:
Crear objetos grficos.
Mover, redimensionar y copiar objetos grficos.
Cambiar el orden de los objetos grficos.
Agrupar mltiples objetos grficos.
Dar formato a objetos grficos.
Insertar imgenes prediseadas.
Modificar imgenes prediseadas.
Leccin 5: Utilizar objetos grficos para mejorar una hoja de trabajo
81
LECCIN 5
Introduccin
Ahora ya sabe mejorar las hojas de trabajo utilizando grficos, ahora aprender a utilizar otros
objetos grficos para darles mejor presentacin.
Puede haber ms que solo nmeros en las hojas de trabajo de Excel. Imagine que tiene una
hoja de trabajo que necesita utilizar para una presentacin. Ahora ya sabe lo aburrido que pueden llegar a ser los nmeros as que decide adornar la hoja de trabajo para atraer la atencin
del auditorio. Le puede agregar flechas para sealar figuras que particularmente le hagan sentirse orgulloso. Puede agregar imgenes prediseadas y otros objetos para que sea visualmente
ms atractiva.
TPICO A
Crear objetos grficos
El primer paso para utilizar objetos grficos para mejorar el aspecto de la hoja de trabajo es
crear objetos grficos. Una vez hecho, puede manipularlos hasta satisfacer sus necesidades. En
este tema, crear mltiples objetos grficos.
A fin de mejorar la hoja de trabajo con grficos, necesita primero crear objetos grficos.
La barra de herramientas Dibujo

La barra de herramientas Dibujo contiene todas las herramientas que necesita para crear objetos grficos. Utilice la Figura 5-1 y la siguiente tabla para identificar las herramientas en la
barra de herramientas Dibujo.
Figura 5-1: La barra de herramientas Dibujo.
Botn
Descripcin
El botn desplegable Dibujo permite cambiar la
posicin del objeto grfico, agrupar y desagrupar
objetos mltiples y cambiar la forma de un objeto
grfico Autoforma.
El botn desplegable Autoforma permite crear un
objeto autoforma. Las categoras de autoformas
incluyen lneas, flechas, formas bsicas, flechas de
bloque, diagramas de flujo, estrellas y cintas, y
llamadas. Tambin puede elegir de entre un
nmero de autoformas prediseadas que pueden
abrirse al hacer clic en Ms autoformas.
El botn Lnea permite dibujar una lnea en cualquier parte de la hoja de trabajo.
82
LECCIN 5
Botn
Descripcin
El botn Flecha permite dibujar una flecha sencilla
en cualquier parte de la hoja de trabajo.
El botn Rectngulo permite dibujar un rectngulo
o cuadrado en cualquier parte de la hoja de
trabajo.
El botn Elipse permite dibujar un crculo o elipse
en cualquier parte de la hoja de trabajo.
El botn Cuadro de texto permite dibujar un cuadro de texto en el cual se puede escribir y dar
formato al texto.
El botn Insertar WordArt permite crear una forma
WordArt.
El botn Insertar diagrama u organigrama permite
insertar un diagrama o crear un organigrama.
El botn Insertar imagen prediseada permite mostrar la ventana de tareas Insertar imagen
prediseada y permite insertar una imagen
prediseada desde la computadora o desde la Web.
El botn Insertar imagen desde archivo permite
insertar un archivo de imagen en la hoja de
trabajo. Por ejemplo, el logotipo de una empresa.
El botn Color de relleno permite cambiar el color
de relleno de todos los objetos grficos.
El botn Color de lnea permite elegir el color de
las lneas en el objeto grfico seleccionado.
El botn Color de fuente permite cambiar el color
de la fuente del texto dentro de un cuadro de texto.
El botn Estilo de lnea permite cambiar el estilo y
grosor de las lneas en el objeto grfico
seleccionado.
El botn Estilo de guin permite cambiar el estilo
de una lnea a una lnea punteada con mltiples
opciones para el estilo de lnea punteada.
El botn Estilo de flecha permite cambiar el estilo
de la flecha seleccionada.
El botn Estilo de sombra permite agregar sombreado a un objeto grfico y despus cambiar el
tipo de sombreado aplicado.
El botn Estilo 3D permite agregar y cambiar el
estilo de efectos 3D en un objeto grfico.
83
LECCIN 5
Qu son los objetos grficos?
Definicin
Un objeto grfico es un elemento que se agrega a una hoja de trabajo que puede ser
dibujado o insertado. Los botones en la barra de herramientas Dibujo permiten crear
lneas, flechas, figuras y cuadros de texto. Todos los elementos no son parte de los
datos de Excel y se consideran objetos grficos.
Ejemplo
Por ejemplo, al insertar un copia electrnica del logotipo de la empresa en la hoja de
trabajo, dicho logotipo ser un objeto grfico.

Referencia de procedimiento: Crear objetos grficos
Para crear un objeto grfico utilizando la barra de herramientas Dibujo:
1.
Haga clic en el botn de dibujo apropiado.
2.
Coloque el puntero del ratn en el lugar que desee comenzar a dibujar el objeto.
3.
Arrastre el puntero del ratn en el libro o en la hoja de grfico hasta que el objeto
tenga la forma y tamao deseados.
ACTIVIDAD 5-1
Archivos de datos:
Objetos.xls
Puesta a punto:
Situacin:
Tiene una hoja de trabajo llamada Objetos.xls que desea utilizar para una presentacin. Antes
de mostrar este libro de trabajo a sus compaeros, desea resaltar el hecho de que el departamento Per tuvo un gran ao. Primero experimentar con la barra de herramientas Dibujo,
agregando distintos objetos grficos y eliminndolos. Al terminar, agregar un cuadro de texto
que se lea A Per le fue muy bien este ao! y dibujar una flecha desde el cuadro de texto
hacia Total trim. de Per en los datos del grfico. Despus iluminar el total de Per colocando
un objeto circular alrededor del nmero total en los datos del grfico. Al terminar, guarde el
archivo como Mi objetos. Su hoja de trabajo deber verse como la que aparece en la Figura
5-2.
84
LECCIN 5
Figura 5-2: El archivo Objetos.xls despus de terminar la actividad.

Qu se hace
1.
En el archivo Objetos.xls muestre la

barra de herramientas Dibujo y
experimente agregando y eliminando distintos objetos grficos.
Cmo se hace
a. Abra el archivo Objetos.
b. Si es necesario, haga clic en el botn
Dibujo en la barra de herramientas
Estndar para mostrar la barra de herramientas Dibujo.
c. En la barra de herramientas Dibujo, haga
clic en el botn Lnea.
d. Coloque el puntero del ratn en un rea
en blanco en la hoja de trabajo. Arrastre
y suelte para crear una lnea.
e. Utilice el botn Flecha, para crear una
flecha de lnea de la misma forma en
que se cre la lnea plana.
f.
Coloque el puntero del ratn sobre la

manija de seleccin de flechas. El puntero del ratn cambia a una cruz.
Arrastre hacia la manija de seleccin
opuesta para disminuir la flecha.
g. Con el objeto de flecha seleccionado,

presione [Eliminar].
h. Seleccione el objeto de lnea y presione
[Eliminar].
85
LECCIN 5
2.
Elabore un cuadro de texto junto a

los datos del grfico que contenga
el texto A Per le fue muy bien
este ao! Despus, trace una flecha
que vaya desde el cuadro de texto
hacia el nmero total de Per en
los datos del grfico.
a. En la barra de herramientas Dibujo, haga

clic en el botn Cuadro de texto.
b. Coloque el puntero del ratn en la celda
J4. Presione y sostenga el botn del
ratn y arrastre hacia abajo a la celda
L7.
c. Teclee A Per le fue muy bien este ao!
Haga clic en cualquier celda para
deseleccionar el cuadro de texto.
d. Haga clic en el botn Flecha en la barra
de herramientas Dibujo.
e. Dibuje una flecha desde el cuadro de
texto hasta el total de Per en los datos
del grfico. Utilice la Figura 5-2 como
gua.
3.
Dibuje un crculo alrededor del

total de Per en los datos del
grfico. Establezca el relleno a Sin
relleno. Al terminar, guarde el
archivo como Mi objetos.
a. Haga clic en el botn Elipse en la barra

de herramientas Dibujo.
b. Coloque el puntero del ratn en la
esquina superior de la celda F7. Arrastre
hacia abajo y a la derecha hasta que el
nmero est completamente dentro del
valo. Suelte el botn del ratn.
c. Haga clic en la flecha desplegable Color
de relleno y seleccione Sin relleno.
d. Guarde el archivo como Mi objetos.
86
LECCIN 5
TPICO B
Redimensionar, mover y copiar
objetos grficos
Ahora que sabe crear objetos grficos, querr trabajar con ellos. En especfico, querr
redimensionar, mover, y copiar objetos grficos. En este tema, redimensionar objetos grficos,
los copiar y finalmente los mover.
As que ha creado objetos grficos. Qe pasa si el objeto es demasiado grande? Se tiene que
eliminar y comenzar desde cero? Qu sucede si est en la posicin equivocada o desea tener
otro en la misma hoja? Bien, en vez de crear de nuevo objetos grficos para resolver esto,
puede redimensionar, mover y copiar objetos grficos existentes, permitiendo trabajar de
manera ms eficiente con objetos grficos.
Redimensionar, mover y copiar objetos grficos

Referencia de procedimiento: Redimensionar un objeto grfico
Para redimensionar un objeto grfico:
1.
Seleccione el objeto a redimensionar.
2.
Seleccione las manijas para redimensionar.
3.
Arrastre en la direccin en la que se desea redimensionar el objeto.
Referencia de procedimiento: Mover un objeto grfico

Para mover un objeto grfico:
1.
Seleccione el objeto a mover.
2.
Mantenga presionado el botn del ratn.
3.
Arrastre el objeto a un nuevo lugar.
4.
Suelte el botn del ratn.
Referencia de procedimiento: Copiar un objeto grfico

Para copiar un objeto grfico:
1.
Seleccione el objeto a copiar.
2.
Presione la tecla [Ctrl].
3.
Arrastre el objeto al lugar a ser colocado.
4.
Suelte el botn del ratn y la tecla [Ctrl].

Otra forma de copiar un objeto grfico es seleccionar el objeto a copiar, hacer clic en el botn
Copiar y despus hacer clic en el botn Pegar. Puede entonces mover el nuevo elemento grfico
a su nuevo lugar.
87
LECCIN 5
ACTIVIDAD 5-2
Redimensionar, mover y copiar objetos grficos
Puesta a punto:
Est abierto el archivo Mi objetos.xls.
Situacin:
Ahora tiene objetos grficos insertados en el archivo Mi objetos, ms desea hacerles pequeos
cambios. Primero, desea redimensionar el cuadro de texto a fin de que se ajuste al texto. Despus, desea mover el cuadro de texto a fin de que est ms cerca de los datos del grfico.
Enseguida, desea redimensionar la flecha existente para que se ajuste mejor al nuevo lugar del
cuadro de texto. Finalmente, desea copiar la flecha existente, redimensionarla y moverla a fin
de que seale desde el cuadro de texto hacia la porcin circular Per. Utilizar la Figura 5-3
como gua. Al terminar, guarde el archivo.
Figura 5-3: El archivo Mi objetos.xls despus de terminar la actividad.
88
LECCIN 5
Qu se hace
1.
Redimensione el cuadro de texto a

fin de que se ajuste al texto y muvalo cerca de los datos del grfico.
Cmo se hace
a. Seleccione el cuadro de texto.
b. Utilizando la manija para redimensionar
inferior derecha, arrastre hacia arriba y
hacia la izquierda. Dimensione el cuadro
a fin de que se ajuste el texto. Utilice la
Figura 5-3 como gua.
c. Mueva el cuadro de texto a fin de que
est en la celda H9.
2.
3.
Redimensione la flecha a fin de que

vaya del cuadro de texto en su
nuevo lugar hacia los datos totales
de Per en los datos del grfico.
a. Seleccione la flecha.
Copie y pegue la flecha,

redimensinela y muvala a fin de
que aparezca tal y como se ve en la
Figura 5-3. Guarde el archivo al
terminar.
a. Seleccione la flecha.
b. Arrastre el extremo derecho de la flecha

hacia abajo y hacia el cuadro de texto.
b. Presione y sostenga la tecla [Ctrl] y

arrastre la flecha hacia abajo.
c. Con la flecha seleccionada, arrastre la
manija derecha hacia arriba al cuadro
de texto. Arrastre la manija izquierda
hacia abajo a la porcin circular Per.
Utilice la Figura 5-3 como gua.
d. Guarde el archivo.
89
LECCIN 5
TPICO C
Cambiar el orden de los objetos
grficos
Ahora que sabe cmo crear y trabajar con objetos grficos, necesitar saber cmo cambiar el
orden en el cual aparecen. En este tema, cambiar el orden de los objetos grficos.
Imagine que ha creado tres objetos grficos en la hoja de trabajo. Desea que uno de los objetos
grficos solo sirva de fondo, pero ahora est en la parte superior de otros objetos y no puede
verlo. Bien, puede cambiar el orden de los objetos grficos y elegir los objetos que aparezcan
en la parte superior y en la parte inferior.
Cambiar el orden de los objetos grficos.

Referencia de procedimiento: Cambiar el orden de los objetos grficos
En algunas ocasiones al trabajar con objetos grficos, se desea que un objeto aparezca
en la parte superior de otro. Esto se hace al cambiar el orden de los objetos grficos.
Para cambiar el orden en el cual los objetos aparecen en la hoja de trabajo:
1.
Seleccione el objeto al cual desea cambiar el orden.
2.
Haga clic en el botn Dibujo.
3.
Seleccione Ordenar y la seleccin del orden apropiado.
Opciones de orden
Existen cuatro distintas opciones de las cuales se puede elegir al seleccionar un orden
para los objetos grficos.
Traer al frente: Esta opcin traer el objeto seleccionado al frente de todos los
objetos grficos en la hoja.
90
Enviar al fondo: Esta opcin enviar el objeto seleccionado al fondo de todos los
objetos grficos en la hoja de trabajo.
Traer adelante: Esta opcin traer hacia adelante el objeto seleccionado un solo
nivel, al frente del objeto ms cercano.
Enviar atrs: Esta opcin enviar el objeto seleccionado un nivel hacia atrs,
detrs del objeto ms cercano.
LECCIN 5
ACTIVIDAD 5-3
Cambiar el orden de los objetos grficos
Puesta a punto:
Situacin:
Desea crear un objeto detrs del cuadro de texto en el archivo Mi objetos que llame la atencin hacia el cuadro de texto. Ha decidido que desea colocar una estrella de 16 puntas detrs
del cuadro de texto. Al terminar, guarde el archivo.
91
LECCIN 5
Qu se hace
1.
Elabore una estrella grande de 16

puntas sobre el cuadro de texto.
Cmo se hace
a. En la barra de herramientas Dibujo, haga
clic en Autoformas.
b. Seleccione Cintas y estrellas y seleccione la estrella de 16 puntas.
c. Dibuje la estrella sobre el cuadro de

texto, hacindola lo suficientemente
grande para cubrir el cuadro de texto
completamente. Observe que la estrella
oscurece el cuadro de texto.
2.
Enve la estrella al fondo y traiga el

cuadro de texto hacia adelante.
a. Seleccione la estrella.
b. Haga clic en Dibujo.
c. Seleccione OrdenarEnviar al fondo.
92
LECCIN 5
3.
Qu le ha ocurrido al cuadro de texto?
4.
Mueva la estrella a fin de que el

cuadro de texto quede en el
centro. Guarde el archivo.
a. Utilizando las manijas de movimiento,

ajuste la posicin de la estrella a fin de
que el cuadro de texto aparezca en el
centro de la misma.
b. Guarde el archivo.
TPICO D
Agrupar objetos grficos
Ahora sabe cmo crear y manipular objetos grficos. Ahora, necesita saber cmo agrupar objetos mltiples a fin de que se conviertan esencialmente en un objeto. En este tema, agrupar
objetos grficos.
Imagine que ha creado objetos grficos mltiples. Ahora imagine que desea mover cada uno de
ellos. Estn posicionados perfectamente, pero estn en el lugar equivocado en la hoja de
trabajo. As que, supone que se deben mover uno trs otro a su nueva posicin. Bien, as no
debe ser. Puede agrupar estos objetos y moverlos todos a la vez como un solo objeto.

Referencia de procedimiento: Agrupar objetos grficos
Para agrupar objetos grficos:
1.
Seleccione el primer objeto a ser agrupado.
2.
Presione y mantenga la tecla [Ctrl] y seleccione los otros objetos que se desean
agrupar.
3.
Haga clic en el botn Dibujo.
4.
Seleccione Agrupar.
Para desagrupar objetos, haga clic con el botn derecho en cualquiera de los objetos dentro del
grupo y seleccione AgruparDesagrupar.
93
LECCIN 5
ACTIVIDAD 5-4
Puesta a punto:
Est abierto Mi objetos.xls.
Situacin:
Ha creado mltiples objetos grficos en la hoja de trabajo (Mi objetos). Desea agrupar el cuadro de texto y la estrella para que al moverlos, se muevan conjuntamente. Tambin desea
agrupar las flechas con el cuadro de texto y la estrella. Despus mover el objeto agrupado a
fin de que se posicione exactamente como desea y desagrupar todos los objetos. Guardar el
archivo al terminar.
Qu se hace
1.
Agrupe la estrella, cuadro de texto

y flechas conjuntamente.
Cmo se hace
b. Presione y sostenga la tecla [Ctrl].
c. Mientras presiona [Ctrl], seleccione el
cuadro de texto y ambas flechas a fin de
que los cuatro objetos grficos sean
seleccionados.
d. Haga clic en Dibujo y espere a que se
extienda el men.
e. Seleccione Agrupar.
2.
Qu ocurri cuando agrup los objetos?
3.
Mueva el objeto agrupado a fin de

que se posicione como desea.
a. Verifique que el objeto agrupado sea

seleccionado.
b. Arrastre el objeto agrupado a un nuevo
lugar.
c. Posicione el objeto agrupado
correctamente.
d. Seleccione cada uno de los objetos individuales en el objeto agrupado.
94
LECCIN 5
4.
Qu ocurre al tratar de seleccionar objetos individuales dentro de un objeto agrupado?
5.
Desagrupe los objetos y guarde el

archivo.
a. Seleccione los objetos agrupados.

b. Haga clic con el botn derecho en el
objeto agrupado y seleccione Agrupar
Desagrupar.
c. Deseleccione los objetos y guarde el
archivo.
TPICO E
Dar formato a objetos grficos
Ahora que sabe crear objetos grficos, tal vez quiera cambiar algunas de sus propiedades. En
este tema, dar formato a algunos objetos grficos.
Una vez creados los objetos grficos, no est limitado a la configuracin predeterminada. Por
ejemplo, puede eliminar o cambiar el borde alrededor del cuadro de texto. Tambin puede
cambiar el color de cualquier objeto grfico y rotarlo.

Referencia de procedimiento: Dar formato a objetos grficos
Para dar formato a cualquier objeto grfico:
1.
Muestre el cuadro de dilogo Formato de autoforma.
2.
Utilizando las distintas pestaas, d formato al objeto segn lo desee.
3.
95
LECCIN 5
ACTIVIDAD 5-5
Puesta a punto:
Situacin:
Desea agregar formato a los objetos grficos en el archivo Mi objetos. Primero desea eliminar
el borde en el cuadro de texto e incrementar el tamao de fuente del mismo. Despus dar
formato al cuadro a fin de que se ajuste automticamente el texto que contiene. Despus agregar un color de relleno amarillo al cuadro de texto y finalmente agregar un color de relleno
del mismo tono amarillo a la estrella. A su vez incrementar el grosor del contorno de la
estrella. Utilice la Figura 5-4 como gua. Al terminar, guarde el archivo.
96
LECCIN 5
Qu se hace
1.
D formato al cuadro de texto a fin

de que no haya bordes, la fuente
est en negrita, y el relleno es
amarillo. Adems d formato al cuadro de texto a fin de que se
dimensione automticamente y el
texto quede centrado vertical y
horizontalmente.
Al seleccionar el cuadro de texto deber
asegurarse de que se seleccione el cuadro, y no est en modo Edicin. Si el
cuadro de texto est en el modo Edicin,
no podr dar formato ms que al texto.
Cmo se hace
a. Seleccione el cuadro de texto.
b. Haga clic con el botn derecho y seleccione Formato de cuadro de texto.
c. En la pestaa Fuente, en el cuadro de
lista Estilo, seleccione Negrita.
d. Seleccione la pestaa Alineacin.
e. En la seccin Alineacin del texto, establezca la alineacin Horizontal y Vertical
a Centrar.
f.
Seleccione el cuadro de seleccin

Tamao automtico.
g. En la pestaa Colores y lneas, desde el

listado desplegable Color de relleno,
seleccione amarillo. Desde el listado desplegable Color de lnea, seleccione Sin
lnea.
h. Haga clic en Aceptar.
i.
2.
D formato a la estrella a fin de que

su color de relleno sea igual al del
cuadro de texto y tenga un contorno de 1 punto. Guarde el
archivo.
Ajuste la posicin del cuadro de texto a

fin de que quede en el centro de la
estrella.
b. Haga clic con el botn derecho en la
estrella y seleccione Formato de
autoforma.
c. En la pestaa Colores y lneas, desde el
listado desplegable Color de relleno,
seleccione el mismo color amarillo que
est rellenando el cuadro de texto.
d. Cambie la opcin Grosor de lnea a 1
punto.
f.
Guarde el archivo.
97
LECCIN 5
TPICO F
Insertar imgenes prediseadas
Otra forma de mejorar la hoja de trabajo es agregar imgenes prediseadas. En este tema localizar e insertar imgenes prediseadas en la hoja de trabajo.
Es muy probable que, en algn momento en el que est trabajando con Excel, quiera insertar
alguna imagen prediseada. Utilizar imgenes prediseadas puede mejorar la hoja de trabajo al
agregarle atractivo visual.
Qu son los clips?

Los clips son archivos provistos en Excel para utilizarse en hojas de trabajo. Entre estos se
incluye arte (imgenes), sonidos, animacin o mini pelculas. Dichos elementos estn contenidos en un organizador de clips, el cual es un programa de Office que contiene todos estos
archivos. Todos pueden abrirse utilizando la ventana de tareas Insertar imagen prediseada. En
este tema trabajar con el arte contenido en el organizador de clips. A esto se le llama Imagen
prediseada.

Referencia de procedimiento: Insertar imgenes prediseadas
Para insertar una imagen prediseada en la hoja de trabajo:
1.
Muestre el panel de tareas.
2.
Haga clic en la flecha desplegable Paneles de tareas adicionales y seleccione

Insertar imagen prediseada.
3.
En el cuadro de texto Buscar, teclee una descripcin de la imagen prediseada

que desee.
4.
Haga clic en Buscar.
5.
Arrastre la imagen desde el cuadro de resultados a la hoja de trabajo.
Buscar imgenes prediseadas

Al utilizar una imagen prediseada, primero deber buscarla en la ventana de tareas
Insertar imagen prediseada. Para ello, teclee una palabra clave que describa la imagen
que desee en el cuadro de texto Buscar de la ventana de tareas Insertar imagen
prediseada. Haga clic en el botn Buscar y se vern los resultados.
98
LECCIN 5
ACTIVIDAD 5-6
Puesta a punto:
Situacin:
Antes de presentar la hoja de trabajo a sus compaeros, le gustara agregar alguna imagen
prediseada, para mejorar el aspecto de la hoja. Buscar una imagen clip art e insertar cualquier imagen en la hoja de trabajo. Despus mover la imagen junto al ttulo de la hoja de
trabajo, utilice la Figura 5-5 como gua. Al terminar, guarde el archivo.
Figura 5-5: El archivo Mi objetos.xls una vez terminada la actividad.
99
LECCIN 5
Qu se hace
1.
Busque imgenes prediseadas de

libros utilizando palabras claves.
Cmo se hace
a. Seleccione VerBarras de
herramientasPanel de tareas.
b. En la ventana de tareas, haga clic en la
flecha Paneles de tareas adicionales y
seleccione Insertar imagen prediseada.
c. Si es necesario, en el cuadro de mensaje
Organizador, haga clic en Hacerlo ahora.
d. En el cuadro de texto Buscar, teclee
libros y presione [Intro].
Redimensionar la imagen prediseada en la siguiente actividad.
2.
Inserte la segunda imagen

prediseada y colquela junto al
ttulo de la hoja de trabajo. Guarde
el archivo.
a. Mueva el puntero del ratn sobre la

segunda imagen prediseada.
b. Arrastre la imagen prediseada desde la

ventana de tareas hacia la parte superior de la hoja de trabajo a fin de que la
esquina superior izquierda se ubique en
la celda A1.
c. Guarde el archivo.
100
LECCIN 5
TPICO G
Modificar imgenes prediseadas
Ahora que sabe insertar imgenes prediseadas, querr saber cmo hacerles cambios. En este
tema, modificar imgenes prediseadas dimensionndolas y cambiando el color de la imagen.
Mucha gente piensa que una vez insertada una imagen prediseada no hay mucho que se
pueda hacer para cambiar su aspecto. Bien, puede cambiar el tamao y los colores. Uno no se
limita a lo que la imagen prediseada ofrece. Ahora tiene la capacidad de modificar y personalizar imgenes prediseadas.
Qu se puede modificar en las imgenes

prediseadas?
Al insertar una imagen prediseada desde la galera de clips, pueden cambiarse algunos atributos de la imagen prediseada. Puede utilizarse la barra de herramientas Imagen, la cual se
muestra en la Figura 5-6, para ajustar el aspecto de la imagen. Posteriormente hay una tabla
que describe la herramienta en la barra de herramientas Imagen y cmo afecta a la imagen.
Figura 5-6: La barra de herramientas Imagen.
Herramienta
Descripcin
El botn Insertar imagen desde archivo permite
insertar una imagen desde un archivo existente.
El botn Color permite cambiar el color de Automtico a escala de grises, blanco y negro o marca
de agua.
Los botones Ms contraste y Menos contraste permiten ajustar el contraste de las imgenes
prediseadas.
Los botones Ms brillo y Menos brillo permiten
ajustar el brillo de las imgenes prediseadas.
El botn Recortar permite seleccionar y eliminar
parte de la imagen prediseada.
El botn Girar a la izquierda permite rotar la imagen 90 grados a la vez.
El botn Estilo de lnea permite agregar un borde
a la imagen prediseada y ajustar el estilo de lnea
del borde.
El botn Comprimir imgenes permite disminuir el
tamao de la imagen prediseada, y con ello reducir el uso de memoria y espacio en la computadora
al guardar el archivo.
101
LECCIN 5
Herramienta
Descripcin
El botn Formato de imagen abre el cuadro de
dilogo Formato de imagen, que permite cambiar
el color y lneas del borde, el tamao, color, contraste y brillo para proteger la imagen.
El botn Definir color transparente permite crear
una rea transparente en la imagen y establecer el
color del rea transparente.
El botn Restablecer imagen permite reestablecer
la imagen prediseada a su estado original al
momento de insertarla.

Referencia de procedimiento: Modificar imgenes prediseadas
Para modificar imgenes prediseadas:
1.
Seleccione la imagen a modificar.
2.
Abra el cuadro de dilogo Formato de imagen.
3.
Haga los cambios a la imagen prediseada como desee.
4.
ACTIVIDAD 5-7
Puesta a punto:
Situacin:
Ha insertado una imagen prediseada en la hoja de trabajo Mi objetos. Primero dimensiona la
imagen a fin de colocarla junto al ttulo de la hoja de trabajo. Despus desea agregar un color
de relleno y un borde a la imagen, utilice la Figura 5-7 como gua. Al terminar, guarde y cierre
el archivo.
102
LECCIN 5

Qu se hace
1.
Redimensione la imagen
prediseada a fin de que se
posicione junto al ttulo de la hoja
de trabajo.
Cmo se hace
a. Seleccione la imagen prediseada.
b. Coloque el puntero del ratn en la
manija para dimensionar inferior derecha y arrastre hacia arriba a la izquierda
hasta que la imagen quede en el rango
A1:A4.
103
LECCIN 5
2.
D formato a la imagen prediseada

a fin de que aparezca con un
relleno color gris suave y tenga un
borde de 0,5 alrededor.
a. Haga clic con el botn derecho en la

imagen prediseada.
b. Seleccione Formato de imagen.
c. Seleccione la pestaa Color y lneas.
d. Desde el listado desplegable Color de
relleno, seleccione un sombreado gris
suave.
e. Desde el listado desplegable Color de
lnea, seleccione Automtico y ajuste el
grosor a 0,5.
f.
3.
b. Cierre el archivo.
En esta leccin aprendi a mejorar una hoja de trabajo utilizando objetos grficos. Primero,
cre los objetos grficos, despus los redimension, movi y copi. Tambin agrup y di formato a los objetos grficos. Finalmente, insert y di formato a una imagen prediseada.
104
1.
Cmo utilizar objetos grficos en sus hojas de trabajo?
2.
Cules objetos grficos piensa que utilizar ms?
Seguimiento
SEGUIMIENTO
En este curso aprendi a personalizar su libro de trabajo, trabajar con varias fuentes de datos y
colaborar con otros usuarios mediante libros de trabajo compartidos. Tambin aprendi a mejorar las hojas de trabajo utilizando esquemas y objetos grficos. Ahora es capaz de personalizar
su espacio de trabajo y sus libros de trabajo y utilizar varias fuentes de datos adecuadamente.
Qu sigue?
Excel 2002: 3er. Nivel es el ltimo curso de la serie Excel 2002.
105
NOTAS
106
LABORATORIOS
DE LA LECCIN
LABORATORIOS DE LA
LECCIN
Debido a limitaciones derivadas de la configuracin del aula, algunos de los laboratorios no se
pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la leccin asociada. Su instructor le dir
si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente despus de la leccin o si requieren una
configuracin independiente del contenido de la leccin principal. La informacin sobre el
laboratorio a nivel de la leccin se enumera en el frente de este manual, en la seccin referida
a la configuracin del curso.
LECCIN 1 LABORATORIO 1
Personalizar su libro de trabajo
Archivos de datos:
Practica - personalizacion.xls
Situacin:
Tiene un archivo (Practica - personalizacion) el que desea personalizar. Primero, agregar formato adicional a fin de que cualquier cantidad de gastos de viaje mayor a $2000 tenga formato
en cursiva y en color rojo. Despus, crear su propio men y agregar algunos de los elementos de men que utiliza frecuentemente. Tambin agregar y eliminar botones de las barras de
herramientas. Finalmente, crear una macro que agregue formato a la hoja de trabajo.
1.
Agregue formato condicional a los totales de gastos de Abril para que cualquier cantidad que sobrepase los $2000 aparezca en cursiva y con fuente de color rojo.
2.
Elabore un men personalizado, y despus agregue los comandos Cerrar, Abrir y

Guardar al nuevo men.
3.
Elimine los botones Abrir y Guardar desde las barras de herramientas. Agregue un
botn de su eleccin. Al terminar, asegrese de reestablecer las barras de herramientas y mens para la siguiente leccin.
4.
Elabore una macro que agregue formato al ttulo de la hoja de trabajo. Al terminar,
ejectela en la hoja de trabajo Mayo.
Laboratorios de la leccin
107
LABORATORIOS
DE LA LEC-
5.
Al terminar, guarde el archivo como Mi practica - personalizacion y cirrelo.
CIN
reas de trabajo, exportar y consultas web
Archivos de datos:
Practica - Flores.xls
Practica - Sierra.xls
Practica - Torres.xls
Situacin:
Antes de que inicie su trabajo en hojas de clculo, desea crear un rea de trabajo a partir de
tres libros de trabajo (Practica-Sierra.xls, Practica-Torres.xls, Practica-Flores.xls) que comnmente utiliza de manera conjunta. Una vez creada el rea de trabajo, desea exportar el libro de
trabajo Practica-Flores en un documento XML. Al hacerlo, crea una consulta web en el archivo
Practica-Sierra y realiza una consulta a algn sitio web de su eleccin.
108
1.
Elabore un rea de trabajo utilizando tres archivos.
2.
Exporte los libros de trabajo Practica - Flores como datos XML, guardando el
archivo XML como Mi practica XML.
3.
Elabore una consulta web en el archivo Practica - Sierra, y consulte datos desde un
sitio web de su eleccin.
LABORATORIOS
DE LA LECCIN
Proteger y compartir libros de trabajo

Archivos de datos:
Practica - colaboracion.xls
Situacin:
Tiene una hoja de trabajo llamada Practica - colaboracion.xls la cual le gustara que algunos
compaeros revisaran. Antes de compartirla, desea proteger todas las frmulas en el libro de
trabajo. Despus, guardar el archivo compartido.
1.
En el archivo Practica - colaboracion, proteja la hoja de trabajo a fin de que todas las
frmulas no puedan editarse. Agregue un mensaje de error de su eleccin.
2.
Guarde el archivo como un libro de trabajo compartido llamado Mi practica colaboracion.
3.
Cierre el archivo.
Practicar graficacin avanzada
Situacin:
Tiene algunos datos que desea graficar en el archivo Practica - grafico. Primero, crear un grfico de columnas basado en los datos de Argentina y Chile en una nueva hoja para el grfico.
Despus modificar las series de datos de las gorras de bisbol agregando formato
personalizado. Finalmente, mover la leyenda a la parte superior del grfico.
1.
Elabore un grfico de columnas basado en los datos de Argentina y Chile en una

nueva hoja para el grfico.
2.
Cambie las series de datos de las gorras de bisbol agregando formato.
3.
Mueva la leyenda a la parte superior de la pgina.
4.
Guarde el archivo como Mi practica - grafico y cirrelo.
Laboratorios de la leccin
109
LABORATORIOS
DE LA LECCIN
Practicar el uso de objetos
Archivos de datos:
Practica - objetos.xls
Situacin:
Tiene una hoja de trabajo que necesita utilizar para una presentacin llamada Practica objetos.xls. Desea sealar que la razn por la cual la divisin venezolana no funcion bien fue
que se agreg tarde en el ao. As que dibujar una flecha a la porcin circular Venezuela y
agregar un cuadro de texto cerca de la flecha el cual explicar que la divisin Venezuela fue
agregada despus del tercer trimestre. Despus agregar una imagen prediseada relacionada
con parques recreativos en la parte superior de la hoja de trabajo. Al terminar, guarde el
archivo como Mi practica objetos y cirrelo.
110
1.
Elabore una flecha utilizando la herramienta Autoformas que vaya desde la porcin
circular Venezuela hacia una parte en blanco de la hoja de trabajo.
2.
Agregue un cuadro de texto junto a la flecha que diga No se agreg Venezuela hasta
la mitad del tercer trimestre.
3.
Busque una imagen prediseada relativa a parques de diversin.
4.
Guarde el archivo como Mi practica objetos y cirrelo.
SOLUCIONES
SOLUCIONES
Leccin 1
Actividad 1-2
3. Qu ocurre al seleccionar una celda e intentar ingresar texto, en vez de un nmero,
en una de las celdas?
Un mensaje de tipo comentario indicando lo que se deber ingresar en la celda aparece al
seleccionar la celda. Al intentar ingresar texto en vez de un nmero en las celdas, el mensaje de error que se cre se muestra.
Actividad 1-7
1. En el archivo Ventas de productos.xls,cules son las distintas formas en las que le gustara visualizar esta informacin?
Las respuestas sern diversas.
3. Utilizando la Tabla 1-1 como gua, identifique cada uno de los smbolos de esquema.
Cules cree utilizar ms al ejecutar la caracterstica Esquema?
Las respuestas sern diversas.
Leccin 2
Actividad 2-3
1. Qu contiene la celda C8? Cmo aparece el rango que est incluido en la frmula?
La celda C8 contiene la frmula =SUMA(C5:C7). El rango C5:C7 est oculto en el esquema.
3. Qu contienen las celdas C5, C6, y C7?

La celda C5 contiene un vnculo al libro de trabajo Harris. La C6 un vnculo al libro de trabajo Jaime, y la celda C7 contiene un vnculo al libro de trabajo Mondino.
Soluciones
111
SOLUCIONES
Actividad 2-4
1. Qu informacin en las tres hojas en Consolidacion de categoria.xls es similar, y cul
es diferente?
El tipo de datos en las hojas de clculo es similar, sin embargo, la ubicacin en la cual se
muestra la informacin similar es diferente en cada hoja. Algunas hojas de clculo contienen informacin que es nica en s, mientras que otras hojas de clculo contienen datos
similares a los de otras hojas de clculo.
3. Qu efecto tuvo la consolidacin en la hoja de clculo?.

Los datos de las otras hojas de clculo fueron colocados en esta hoja.
Actividad 2-5
1. Cules son las similitudes entre los libros de trabajo Ferrari, Demota, Semillosa y
Resumen?
Cada libro de trabajo est configurado idnticamente. Cada hoja de clculo muestra un
cdigo de artculo, precios de artculo, y cantidad vendida para 10 artculos. Cada hoja de
clculo tambin calcula las ventas totales y la comisin para cada artculo.
4. Qu le ha ocurrido al contenido en las celdas A5 y A6 en la hoja de clculo Resumen?

Una frmula que suma el contenido de la celda D15 en cada hoja de clculo ha sido ingresada en la celda A5. A5 ahora contiene la figura de ventas Total y la celda A6 contiene el
total de Comisiones.
Actividad 2-6
3. Qu le ha pasado a la celda A5 en el libro de trabajo Nuevo resumen?
Las referencias de Semillosa han sido cambiadas a Salessi.
Actividad 2-7
4. Cmo se observa el archivo?
El texto XML es similar al texto HTML y existen etiquetas que indican parte de la estructura y aspecto de la hoja de trabajo.
Actividad 2-8
2. Qu observa en el archivo importado?
No hay formato en el archivo importado, pero el texto y la ubicacin del texto estn
intactos.
112
SOLUCIONES
Leccin 3
Actividad 3-1
5. Qu ocurre al tratar de hacer un cambio a la frmula? Qu ocurre al tratar de
redimensionar el objeto?
Ahora ya puede seleccionar las celdas bloqueadas que contienen frmulas, ms cuando
intenta editar el contenido de la celda un mensaje aparece indicando que la celda est
protegida y es de solo lectura. Al tratar de redimensionar el grfico, no puede
seleccionarlo.
Actividad 3-2
3. Qu ocurre al tratar de cambiar la posicin de las hojas de trabajo?
El puntero del ratn cambia a un crculo con una lnea y no puede cambiar la posicin de
las hojas de trabajo.
Actividad 3-7
3. Qu informacin aparece en la ventana Aceptar o rechazar cambios cuando se ubica
un cambio?
Muestra el nombre de la persona que lo cambi, la fecha y hora en que fue cambiado, y lo
que la celda contena antes de ser cambiada.
Leccin 5
Actividad 5-3
3. Qu le ha ocurrido al cuadro de texto?
El cuadro de texto ahora aparece en la parte superior de la estrella y la estrella est
debajo del mismo. Las flechas de lnea tambin aparecen y la estrella est debajo de
stas tambin.
Actividad 5-4
2. Qu ocurri cuando agrup los objetos?
Las manijas individuales desaparecieron y fueron reemplazadas por una serie sencilla de
manijas que rodean el objeto grfico.
4. Qu ocurre al tratar de seleccionar objetos individuales dentro de un objeto agrupado?

Se pueden seleccionar objetos individuales, igual que antes de que fueran agrupados.
Soluciones
113
NOTAS
114
GLOSARIO
GLOSARIO
rea de trabajo
Unrea de trabajo es un archivo de Excel que
incluye mltiples libros de trabajo.
Editor de Visual Basic
La ventana que se utiliza para visualizar, crear
y modificar un cdigo VBA.
Formato condicional
Formato que Excel aplica de forma automtica a celdas especficas si los criterios o
condiciones establecidas se cumplen.
Libro de trabajo dependiente
Un libro de trabajo que contiene una frmula
que lo vincula a otro libro de trabajo.
Libro de trabajo fuente
Un libro de trabajo al cual se refiere una
frmula.
Macro
Una macro es un grupo de instrucciones creadas por el usuario que automatizan una o ms
operaciones.
Referencia externa
Una referencia a otro libro de trabajo o a un
nombre definido en otro libro de trabajo.
Subprocedimientos
Una combinacin denominada de cdigo
VBA que se ejecuta como una unidad.
Visual Basic para Aplicaciones
Lenguaje de programacin en computacin
que se puede utilizar para crear macros en
Excel.
Glosario
115
NOTAS
116
NDICE
NDICE
A
Agregar
Lnea de tendencia, 77
Agrupar
Objetos grficos, 93
Aplicar
Formato condicional, 3
rea de trabajo
Consolidar datos, 31
B
Bloquear
Celdas, 51
C
Combinar
Libro de trabajo, 64
Compartir
Consolidar
rea de trabajo, 31
Copiar
Objetos grficos, 87
Crear
rea de trabajo, 28
Barras de herramientas, 13
Consulta web, 45
Esquemas, 22
Macros, 15
Mens, 9
Objetos grficos, 84
D
Dar formato
Grficos, 72
Libro de trabajo, 3
Objetos grficos, 95
Desbloquear
ndice
Celdas, 51
E
Editar
Macros, 18
Editor de Visual Basic, 18
Esquemas
Datos estructurados, 22
G
Graficar
Datos no adyacentes, 70
Hojas de trabajo, 70
Grficos
I
Insertar
Imgenes prediseadas, 98
L
Libro de trabajo
Consulta web, 45
Crear objetos grficos, 84
Crear reglas para la validacin de datos, 6
Datos de Excel, 41
Editar vnculos, 38
Establecer un control de revisin, 61
Exportar datos de Excel como datos XML, 41
Importar datos XML, 43
Macros, 15
Mens, 9
Registrar cambios, 66
Libro de trabajo dependiente, 36
Libro de trabajo fuente, 36
M
Macros
Editor de Visual Basic, 18
117
NDICE
Ejecutar, 15
Subprocedimiento, 18
Visual Basic para Aplicaciones, 15
Modificar
Elementos de un grfico, 72
Mover
Objetos grficos, 87
O
Objetos grficos
Cambiar el orden, 90
P
Personalizar
Libro de trabajo, 3
Mens, 9
Proteger
Hojas de trabajo, 51
R
Redimensionar
Objetos grficos, 87
Referencia externa, 36
Registro de cambios
Establecer una revisin, 61
Reglas para la validacin de datos, 6
V
Vincular
Celdas, 36
Libros de trabajo, 36
Visualizar
Datos consolidados, 31
Macros, 18
118

Excel 2002 Nivel 3

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Excel 2002 Nivel 3

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

MANUAL DEL ESTUDIANTE

Excel 2002: 3er. Nivel

Excel 2002: 3er. Nivel

EXCEL 2002: 3ER. NIVEL

B. Agregar criterios para la validacin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

D. Personalizar barras de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

LECCIN 2: TRABAJAR CON MLTIPLES FUENTES DE DATOS

LECCIN 3: COLABORAR CON OTROS USUARIOS MEDIANTE LIBROS DE

LECCIN 4: MEJORAR UNA HOJA DE TRABAJO UTILIZANDO GRFICOS

LECCIN 5: UTILIZAR OBJETOS GRFICOS PARA MEJORAR UNA HOJA DE

Excel 2002: 3er. Nivel

LABORATORIOS DE LA LECCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Excel 2002: 3er. Nivel

ACERCA DEL CURSO

Descripcin del curso

Prerrequisitos del curso

Windows 2000: Introduccin

Excel 2002: 1er. Nivel

Excel 2002: 2do. Nivel

Cmo usar este libro

Como Herramienta de revisin

Objetivos del curso

Colaborar con otros usuarios de Excel al proteger un libro de trabajo, compartindolo,

Utilizar mltiples objetos grficos para mejorar una hoja de trabajo.

Excel 2002: 3er. Nivel

Requisitos para el curso

Se recomienda un mnimo de 64 MB de RAM para Windows 2000 Professional; adems,

Ya sea un dispositivo local de CD-ROM o acceso a un dispositivo de CD-ROM en red.

Un dispositivo para discos flexibles.

Un ratn de dos botones, un IntelliMouse, o un equipo compatible para sealar.

Un monitor VGA o de mayor resolucin; se recomienda Super VGA.

Un dispositivo para impresora instalado.

Una tarjeta de sonido.

Instale Windows 2000 Professional en un disco duro recin formateado.

Si aparece la ventana Introduccin a Windows 2000, deseleccione la casilla Mostrar esta

Instale un dispositivo de impresora.

Instalacin completa de Microsoft Office XP Professional con FrontPage.

En la computadora de los estudiantes, reestablezca los datos de uso. (Seleccione

Elimine la carpeta C:\Mis documentos\Excel. Elimine la carpeta C:\Datos XML.

Excel 2002: 3er. Nivel

Aplicar formato condicional a un rango de celdas.

Agregar criterios para validacin de datos a un rango de celdas.

Personalizar mens existentes y crear un men propio.

Personalizar barras de herramientas.

Crear una macro.

Editar una macro.

Agregar criterios de agrupacin y esquema a un rango.

Leccin 1: Personalizar un libro de trabajo

Excel 2002: 3er. Nivel

Seleccione la celda o celdas a las que se desee aplicar formato.

Muestre el cuadro de dilogo Formato condicional.

Establezca los criterios de formato.

Muestre el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Seleccione el formato deseado y haga clic en Aceptar.

Haga clic en Aceptar.

Leccin 1: Personalizar un libro de trabajo

En la hoja Sudamericana seleccione

Desde el segundo listado desplegable,

g. Coloque el punto de insercin en la

Establezca el formato a fin de que

a. Haga clic en el botn Formato.

d. Haga clic en Aceptar.

Excel 2002: 3er. Nivel

Aplique el formato condicional al