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DIRECTIVA N

NORMAS PARA LA FOLIACION DE DOCUMENTOS Y/O EXPEDIENTES EN LA


MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AREQUIPA
I.

FINALIDAD
Contar con una norma que regule en forma general los procedimientos sobre foliacin de
documentos archivsticos, estableciendo requisitos y pautas a seguir para una foliacin
uniforme y sistemtica de los documentos generados en la Municipalidad Provincial de
Arequipa,

II.

OBJETIVO
Constituirse como una actividad necesaria y obligatoria en el proceso de organizacin
documental, especficamente en los trabajos de ordenamiento documental y permitir mediante
la foliacin, la ubicacin y localizacin de los documentos archivsticos de manera eficaz y
eficiente, logrando con ello conocer la informacin requerida oportunamente, garantizando la
integridad y seguridad de estos, utilizando para ello los diferentes instrumentos de descripcin,
y de control archivstico.

III.

BASE LEGAL

IV.

Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental
de la Nacin.
Resolucin Jefatural N 073-85-AGN/J, Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos.
Resolucin Jefatural N 173-86-AGN/J, Directivas del Sistema Nacional de Archivos.
Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Ley N 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin.
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Ley N 27927, modificatoria de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAINormas Para La Foliacin De Documentos
Archivsticos en Los Archivos Integrantes Del Sistema Nacional De Archivos, aprobada
con Resolucin Jefatural N375-2008-AGN/j de fecha 19/09/2008.

Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de Gestin del Estado, modificado por Ley 27899
publicada el 31/12/2002 y ley 30039(incorporando los gobiernos regionales y locales en la
estrategia del proceso de modernizacin de la gestin del estado)
ALCANCE Y RESPONSABILIDADES
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva debern ser cumplidas con carcter
obligatorio y bajo responsabilidad por todos los funcionarios y servidores de la
Municipalidad Provincial de Arequipa.

V.
V.1

DISPOSICIONES GENERALES
DEFINICION DE FOLIACION
La foliacin es una accin administrativa u operacin que consiste en numerar o enumerar
correlativamente cada una de las hojas, foja (hoja) o folios, de todo documento archivstico o
unidad documental recibida y/o generada por una institucin o entidad.
La foliacin se realizar atendiendo las necesidades prcticas de las instituciones
administrativas, realizando dicha accin de acuerdo al orden cronolgico y/o numrico de la
documentacin recibida y/o generada en forma descendente.

V.2

DE LOS REQUISITOS

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V.2.1

V.2.2

La documentacin archivstica a foliarse, previamente deber estar clasificada y ordenada,


respetando los dos principios archivsticos; el Principio de Procedencia (los documentos no
deben mezclarse) y el Principio de Orden Original (los documentos deben estar conservados
de acuerdo al orden que le dio la institucin).
Se debern foliar todas las piezas documentales, sean estas conformantes de series
documentales simples (documentos con caractersticas comunes) a unidades documentales
simples (Resoluciones, Acuerdos, Oficios, Circulares, etc.), en este caso la foliacin se
realizar de manera independiente por tomo, legajo o carpeta, y en series documentales
compuestas Contratos, Legajos de Personal, estudios, proyectos, etc.), la foliacin se realizar
a cada uno de los documentos que conforman la unidad documental o expediente, en el caso
de que se formara ms de una unidad de conservacin, la foliacin se ejecutar de forma tal
que la segunda ser la continuacin de la primera.

V.2.3

La documentacin archivstica (Informacin testimonial en cualquier forma a soporte) a foliarse


previamente deber estar depurada y/o seleccionada, es decir que, toda aquella
documentacin no archivstica o aquella que no forme parte de un archivo, tales como folletos,
boletines, revistas, trpticos, dpticos, folios en blanco y otras reproducciones de apoyo, no ser
objeto de foliacin.

V.2.4

Es importante considerar el uso de materiales convenientes, cuya implicancia hacia el soporte


en papel no perjudique, ni altere su valor informativo y/o legal. En lo que respecta a la
preservacin y conservacin documental, se debe valorar el comportamiento de la tinta de
escritura y la empleada para sellos, en conjuncin con el tipo de soporte que se emplea en los
documentos.

V.2.5

Las unidades documentales (elemento indivisible de una serie documental que puede estar
constituido por un solo documento), no debern exceder de doscientos (200) folios, siempre y
cuando el volumen documental lo permita, en caso contrario, podr dividirse en funcin de la
cantidad de folios, pero siempre formando un solo texto, mantenindose su unidad de
informacin.

V.2.6

La foliacin se realizar antes de cualquier proceso de descripcin, encuadernacin o proceso


reprogrfico, especialmente el de microfilmacin y digitalizacin de documentos.

VI.

DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1

DE LA FOLIACIN

La foliacin se efectuar en nmerosarbigos, y se iniciar con el primer escrito que presente el


interesado, con el documento que genere el funcionario competente, o cuando la gestin se
inicie por otra institucin. No se deber utilizar a continuacin de la numeracin para cada folio,
letras del abecedario o cifras como 1, 1B, 1Bis, o los trminos "bis" o "tris".

La numeracin que se le asigne a cada folio, deber ser consecutivo, es decir, sin omitir ni
repetir nmeros.

Para el caso especfico de la foliacin, se utilizar un sello estandarizado de acuerdo al diseo


indicado en ANEXO 1. En el ngulo superior derecho de la cara recta del folio, en el mismo
sentido del texto del documento. El sello consta de dos casilleros:
o El casillero izquierdo, consigna el nombre de la Municipalidad Provincial de Arequipa,
as como la denominacin de la oficina que efecta la foliacin.
o El casillero derecho, consigna el nmero de folios en cifras arbigas.

La foliacin se realizar de adelante hacia el final, de tal manera que la primera hoja del escrito
y dems hojas sern foliadas en forma correlativa, segn se vayan acumulando los
documentos, escritos y dems actuaciones. Estos debern estar debidamente foliados y por
estricto orden cronolgico, formando con todos ellos un solo cuerpo. En los casos

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contemplados en el numeral 6.3, sobre ACUMULACION, el expediente ingresado respetar el


orden de llegada.

El nmero asignado a cada folio deber escribirse de manera legible, sin enmendaduras, sobre
un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos originales, etc.

Al realizar la tarea de foliar, se debe evitar escribir con trazo fuerte, ya que se puedecausar
dao al soporte.

Se deber colocar fastener a los expedientes que se tramitan cuando exceden de 20 fojas,
con las salidas de los fasteners hacia el final(atrs), con la finalidad de poder acumular los
dems folios que se requiera agregar.

SE FOLIARN:

Toda la documentacin en soporte papel, es decir las hojas tiles que contengan escritos,
dibujos y otro tipo de informacin.

Los provedos, hojas de trmite,informes, memorandos y dictmenes. que estnnumeradas,


fechadas y contengan disposiciones debidamente firmadas por funcionarios y servidores
competentes.

Los proyectos de ordenanza, resoluciones u otros, que obren como antecedentes, siempre que
estn visados o contengan observaciones escritas en los mismos.

Cuando las unidades documentales, contengan documentos en distintos soportes alpapelcomo


discos digitales (CD o DVD), memoria USB, chip, etc., debern numerarse con una hoja
llamada, "HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA" (ANEXO 2), anotndose en esta
hoja su respectivo nmero de folio, lo que permitir dejar constancia de su existencia y de la
unidad documental a la que pertenecen, de esta manera, poder realizar la correspondiente
referencia cruzada, en el caso de que se opte por separar este material. La Hoja de Testigo o
Referencia Cruzada (documento que permite el cruce de informacin) , deber contener la
siguiente informacin: Fondo, Seccin, Sub Seccin, Serie, Sub Serie, fecha, nmero de folio;
adems de otras caractersticas que se consideren relevantes como el tamao, los colores, el
ttulo, el asunto, y otros datos.

Los documentos que se encuentren anexos a uno principal, tales coma planos, mapas, dibujos,
fotografas, impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas, etc.) cuyas caractersticas tanto
internas como externas (formato y temario)impliquen un trato especial y/o se encuentren
doblados o en condiciones poco favorables para su estado de conservacin, de la misma
manera, se podr optar por separar este material, numerndose en un solo folio y dejndose
constancia con la "Hoja de Testigo o Referencia Cruzada" de su existencia dentro de la unidad
documental a la que pertenecen.

Los documentos que se encuentren sueltos (fotografas, planos, mapas, etc.), es decir archivos
con caractersticas particulares,como archivos fotogrficos, sern foliados en la cara vuelta o
folio vuelta (segunda cara de un folio u hojas). Correspondindoleun nmero consecutivo para
cada una de ellas. Si una o msfotografas se encuentran adheridas a una hoja, a esta se le
escribir su respectivo nmero de folio (primera cara de un folio u hoja). El detalle de la
informacin con respeto al nmero y/o cantidad de fotografas deber figurar en el instrumento
descriptivo.

Cuando los documentos en formato pequeo, por ejemplo los documentos contables como
recibos de pago, facturas, rdenes de compra, Boucher, etc. se encuentren adheridos a una
hoja, a sta le corresponde su respectivo nmero de folio, as mismo la informacin detallada
se mencionara en el instrumento descriptivo.

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Los CD, DVD, memorias USB, chips, negativos o documentos en soportes similares, debern
colocarse en un SOBRE DE PROTECCION o unidad de conservacin, que permita realizar
la foliacin sobrel, evitndose de esta manera su degradacin. En este caso tambin se
puede optar por separar el documento en soporte no convencional y dejar la hoja de testigo o
referencia cruzada en su lugar para el respectivo cruce de informacin, detallndose de igual
manera en el instrumento descriptivo correspondiente.

Se foliaran toda la documentacin que se incluya a los


Orgnica, va STD Sistema de Tramite Documentario.

Se incluir en el Sistema de Tramite Documentario, todo documento de Comunicacin


interna que sea emitido por el personal en cada expediente,deber ser registradoy adjuntado
va Sistema de Tramite Documentario, teniendo como finalidad que los documentos que
conforman un expediente puedan visualizarse.

expedientes en cada

Unidad

NO SE FOLIARN:

Los cargos, las hojas, fojas o folios sueltos, totalmente en blanco,adheridos, cosidos
empastados que se encuentren en tomos o legajos, es decir que no contengan informacinen
la cara niel reverso, no debern separarse en el caso de que estos cumplan una funcin de
preservacin y conservacin como aislamiento por deterioro, proteccin de fotografas, dibujos,
grabados u otros o para evitar la migracin por corrosin de tintas al contacto u otros agentes
agresores y contaminantes.

Las unidades documentales que se generan empastadas, foliadas y/o paginadas de fbrica,
como son los libros principales, auxiliares y tomos contables, as como los libros o cuadernos
que sirven de registro de correspondencia. En estos casos se respetar y aceptara su foliacin
original bajo la supervisin y control de la unidad orgnica generadora o receptora,
anotndoseel detalle de la cantidad de folios que contenga en el instrumento de descripcin
(instrumentos que sirve como medida de consulta).

No se debern foliar documentos en soportes distintos al papel y/o documentacin no


convencional como discos digitales, disquetes, videos, etc. En estos casos se debe proceder tal
como lo menciona en la presente directiva.

No se foliar el reverso o la cara vuelta de las hojas ya foliadas.

6.2

DE LA RECTIFICACION

6.2.1.

La RECTIFICACION es una tarea administrativa mediante la cual al detectarse errores en la


foliacin de un documento o en la unidad documental, se proceder a su respectiva correccin.

6.2.2.

Los errores en la foliacin, podrn ser de la siguiente naturaleza:

6.2.3.

Por haber transgredido los procedimientos indicados en la presente norma.


Por omisin
Por repeticin de folios
Cuando los errores en foliacin se detecten en documentos o expedientes (conjunto de
documentos archivsticos) generados en la misma institucin, la foliacinser rectificada en la
oficina o unidad orgnica que detect el error. Al haberse constatado el error en el documento o
expediente, se deber rectificar la foliacin tachando la anterior con dos lneas oblicuas
cruzadas y a continuacin se efectuar la foliacin correcta.

Adems de colocarle el trmino "VALE", firma, nombres, apellidos y el cargo de la persona o servidor
encargado de la gestin del documento. Este servidor tendr la obligacin de comunicar a la
oficina respectiva de dicho error para su nuevo registro y control pertinente.

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6.2.4.

Cuando los errores en la foliacin se detecten en expedientes procedentes de otras


instituciones ajenas a la receptora, se proceder de la siguiente manera:

Si el documento o expediente tiene "Prioridad especial o Urgente", se agregar al documento o


expediente una constancia (ANEXO N 3), la cual se incluir al final del documento o
expediente sealando los errores detectados en la foliacin, el servidor quien realiz la
rectificacin incluir en esta constancia sus nombres, apellidos y el cargo. Esta constancia ser
foliada y se continuar sin rectificar y/o anular la anterior.

En caso contrario, se devolver dicho documento o expediente a la entidad de origen para que
regularice su foliacin.

6.2.5.

La foliacin rectificada, ser anulada mediante:


Una raya oblicua, evitando los tachones y/o borrones, y
La correcta foliacin debajo del sello foliador.
Colocar el trmino "VALE"
A continuacin firma, nombres y apellidos, y cargo del servidor responsable de la gestin
documentaria.

6.3. DE LA ACUMULACION:
6.3.1. La Acumulacin de documentos o expedientes, es una tarea administrativa por la cual se
adicionan o se juntan uno o ms documentos o expedientes sobre un mismo asunto, que
guarden afinidad o relacionados entre s, para ser resueltos en una sola resolucin o fallo, a fin
de evitar resoluciones contradictorias.
6.3.2.Los expedientes que se incorporan a otros (documentos acumulados) no continuarn su
foliatura, por lo tanto mantendrn su numeracin, dejndose una constancia que indique
"DOCUMENTO EXPEDIENTE ACUMULADO" (ANEXO N. 4) en la cual se deber indicar su
agregacin y la cantidad de fojas acumulados, segn lo estipula el Art. 152. de la Ley N 27444,
Ley de Procedimiento Administrativo General.
6.3.3.En el caso de expedientes que son ingresados por la Oficina de Trmite Documentario (Mesa de
Partes) y este escrito se refiera a un expediente en trmite, deber registrarse en el sistema
generando un nro. de expediente nuevo, el mismo que cuando se junte con el expediente al
que se hace referencia, se acumular al mismo; mantenindose el nro. principal del primer
expediente y quedar el nuevo expediente como adjunto.
6.3.4 En caso que el nuevo documento o expediente ingresado tenga fecha anterior al primero que
dio inicio al trmite administrativo, se respetar el orden de llegada de dichos expedientes o
documentos.
6.3.5. La persona o servidor responsable de la gestin documentaria de la Oficina o unidad orgnica
que efecta la acumulacin, tiene la obligacin de colocar una aclaracin en la cartula o inicio
de cada documento a expediente acumulado, agregando una hoja al inicio de cada uno de ellos
que indique "DOCUMENTO EXPEDIENTE ACUMULADO" (ANEXO N 4), el cual tambin se
foliar, incluyendo las disposiciones que ordenan la acumulacin (memorando, oficio, etc.),
dicha constancia incluir la cantidad de fojas acumuladas y/o de que folio a que folio se
acumula, la firma, nombres y apellidos, y cargo de la persona o trabajador responsable de
dicha gestin.
6.4 DESGLOSES
6.4.1. El desglose, es una tarea administrativa, que consiste en segregar a retirar momentneamente
uno o ms documentos y/o fojas, que Forman parte de un expediente.
6.4.2. Se proceder al desglose, solo si existe una orden de la autoridad competente, en cuyo caso el
solicitante sea persona natural a dependencia administrativa, realizara un documento (ANEXO
5), la que quedara en lugar del documento o de losdocumentos desglosados, indicando
claramente el tipo documento a desglosar,asunto, fecha del documento, foja (s) a retirar, el

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motivo y destino del desglose(ejemplo: Para conservacin. para remitir al fiscal, para presentar
alegatos antes de una sentencia, para fundamentar algn recurso, cuando los peritos deban
realizar algn estudio, etc.).
6.4.3. No ser factible de desglosamiento:

Cuando el documento o los documentos solicitados sean indispensables o de gran importancia


para el trmite posterior del expediente u acto administrativo, en cuyo caso se reemplazar con
una copia autenticada de la misma.

Cuando el documento o expediente tenga una calificacin de reservado o que comprometa la


gestin institucional, administrativa e inclusive las que traten asuntos de estado y que tengan
que ver con los intereses de la Nacin, en este caso se otorgar copia autenticada del mismo
siempre y cuando sea autorizado por el Gerente Municipal.

6.4.4. ANEXO N 5 se le denominara "CONSTANCIA DE DESGLOSE", siempre y cuando sea


autorizado y firmado en seal de conformidad por la autoridad respectiva. Dicha constancia
tambinser foliada, la cual no podr ser usada para otros fines.
6.5 DEL CONTROL Y LA SEGURIDAD
6.5.1. El contenido de un documento y/o expediente en trmiteo terminado, es intangible, es decir que
no puede introducirse enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni agregados en los
documentos, una vez que hayan sido firmados por la autoridad competente. De realizarse
alguna modificacin, esta deber haber sido hecha mediante autorizacin escrita del personal
autorizado para ello, o de los funcionarios competentes correspondientes. Dicha
autorizacindeber ser insertada en el expediente dejando constancia detallada y expresa de
las modificaciones y/o alteraciones que se hubieran producido y la justificacin fundamentada
de las mismas.
6.5.2. Si un documento o expediente se extraviara, la entidad administrativa tiene la obligacin, bajo
responsabilidad, de reconstruir el mismo, independientemente si an el interesado se
encuentre en autos de lo acontecido. Esta reconstruccin se efectuardentro de los tres (03)
das siguientes, de la prdida. Si en el transcurso de la tramitacin el expediente apareciera
ser reemplazado por el rehecho.
6.5.3 Las entidades administrativas podrn emplear medios informticosy digitales para el archivo y
tramitacin de expedientes, que permitan la integridad e inalterabilidad de la informacin que
contengan en sus archivos convencionales, sean estas utilizados comomedio de control y
seguridad yconservacin de la documentacin que se custodia, de conformidad con la
normatividad prevista y vigente en materia de archivo y nuevas tecnologas, (Decreto
Legislativo N 681 ampliatorias, modificatorias).
6.6

ESCANEO DE DOCUMENTOS

La solicitud o expediente presentado a travs de Mesa de Partes, deber ser escaneado


en su totalidad, debiendo generar un solo archivo en formato PDF por todas las hojas que
comprende el documento fuente.
El archivo se nombrar como el numero de expediente generado por el Sistema Tramite
Documentario.
Una vez generado el archivo PDF se adjuntar al expediente generado, a travs del
Sistema en el formulario correspondiente para su posterior derivacin por Sistema.
La Oficina de Tramite Documentario, deber escanear todas las Resolucines tanto de
Alcalda como Gerencial, Acuerdos. Decretos, Ordenanzas, debern ser escaneadas y crear
archivos digitales en PDF de cada uno.
La aplicacin del escaneo se aplicar progresivamente.
VII.

RESPONSABILIDAD

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Las unidades orgnicas de la Municipalidad son los responsables del estricto cumplimiento de
la presente directiva, supervisando las operaciones de su personal a cargo.
VIII.

DEFINICIONES
a. Clasificacin de Documentos: OperacinArchivstica, que consiste en el establecimiento de
las categoras y grupos que reflejan la estructura jerrquicaorgnica y/o funcional (fondo,
seccin, serie, asunto y/o tipo documental) de la institucin productora y/o receptora de la
documentacinarchivstica.
b. DocumentoArchivstico: Es toda informacin testimonial en cualquier forma a soporte (escrita,
textual o grfica, sonora en lenguaje natural o codificado, en imagen o electrnica). Tiene como
caracterstica especial ser ejemplar nico, pero puede existir copias o multicopias o reproducido
en imprenta. De cualquier fecha, producido, recibido y acumulado como producto de las
funciones y/o actividades de una persona a entidad pblica o privada, conservados como
prueba, informacin y/o continuidad de la gestin.
c.

Documento Archivstico Compuesto: Es todo lo anteriormente mencionado, constituido por


ms de un documento (unidad documental) y se forma a consecuencia de la agregacin
sucesiva de diferentes tipos documentales, internamente los documentos mantienen un orden
cronolgico. Tambin es llamado expediente., ya que los documentos que se acumulan
corresponde a un mismo asunto y se relacionan entre s.

d. DocumentoArchivstico Simple: Es todo lo anteriormente mencionado, constituido por un solo


documento a pieza documental (unidad documental) cuyas caractersticas externas e internas
son iguales o parecidas. Se conoce tambin como documento simple.
e. Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos archivsticos
generados orgnica y funcionalmente por un sujeto productor, y seforma con el objetivo de
obtener una sola resolucin con respecto a un mismo asunto.
f.

Foja: Hoja de papel, sobre todo de un documento oficial y usado mayormente en la


terminologajurdica y/o de derecho

g. Foliar:Accin de numerar o enumerar hojas.


h. Folio: Cada documento tiene un nmero que lo identifica y diferencia de los documentos
similares. Generalmente aparece en la parte superior de una hoja de un documento. Esta
numeracin individual recibe el nombre de foja u hoja.
i.

Foliacin:Accin y efecto de foliar. Serie numerada de los folios de un escrito de un impreso.


Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada una de los que conforman la unidad documental.

j.

Folio Recto: Primera cara de un folio u hoja y a la cual se enumera para identificar su foliacin.
Tambin es llamado cara recta.

k.

Folio Vuelta: Segunda cara de un folio u hoja y a la cual a efectos de esta norma no se le
escribirnmero alguno, salvo casos excepcionales. Tambin llamado cara vuelta.

l.

Hoja de Testigo o Referencia: A efectos de esta norma la hoja de testigo o referencia cruzada,
es un documento que permitir el cruce de informacin, para aquellos casos especiales, donde
el soporte o la informacin requiera un trato especial. Este documento contendrinformacin
vital para la identificacin del documento original, como: fondo, seccin, sub-seccin, serie,
sub- serie, folio, ao, observaciones, tamao, colores. ttulo, asunto, observaciones. etc.

m. Instrumento de DescripcinArchivstica: Tambin llamado auxiliar de descripcinarchivstica,


es aquel documento que sirve como medida de consulta que facilita el acceso y el
conocimiento de lo que existe en un archivo, tales como la Gua. del Inventario, el ndice, y el
Catalogo, Cuadro de Clasificacin, etc.
n. Ordenacin de Documentos: OperacinArchivstica realizada dentro del proceso de
organizacin, que consiste en establecer, secuencias naturales cronolgicas, alfabticas y/o
numricas, dentro de los grupos definidos en la clasificacin.

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o. Principio de Procedencia: Principio Bsico y fundamental de la. Archivstica que establece


que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de
otros. Esto quiere decir que no debern mezclarse los fondos documentales archivsticos de
una institucin y/o entidad con otra.
p. Principio de Orden Original:Principio Bsica y fundamental de la Archivstica que establece
que los documentos de archivo debern ser conservados de acuerdo al orden que le dio la
institucin, organismo o rea productora, esto quiere decir que esta debe reflejar sus
actividades reguladas por la norma de procedimiento (MOF ROF, etc.).
q. Serie Documental: Es el conjunto de documentos que tienen caractersticas comunes; el
mismo tipo documental, temticas y/o el mismo asunto, relacionndose entre s, y que por
consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
r.

Tipologa Documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de


una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogneos. De acuerdo con esta definicin, de cada
actividad y/o funcin se deriva un documento. As de la funcin catastral tenemos, por ejemplo,
la formulacin de un padrn y cedulas catastrales; de los ingresos y egresos resultaran los
padrones o libros de diario, decaja, plizas, recibos, facturas, ordenes de cobro o pago; de la
averiguacin de un delito, peritajes, etc.

s.

Unidad de Conservacin: Tambinllamada unidad de instalacin, es aquel soporte que sirve


de acondicionamiento y proteccin a los documentos, cuya finalidad es protegerlos del roce, el
polvo, la luz o cualquier otro agente que atente a su buena conservacin. Toda unidad de
conservacin debe ser pensada en funcin de los documentos que va a conservar y no al
revs.

t.

Unidad Documental: Elemento indivisible de una serie documental que puede estar
constituido por un solo documento (documento simple) o para varios que formen un expediente
(documento compuesto).

[Escriba texto]

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ANEXO N 1

En el caso de que se use el sello estandarizado, la foliacin de los documentos se


efectuara en el ngulo superior derecho, tal y como se indica en el dibujo
Oficina
que
correspo
nde
folear

[Escriba texto]

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FOLIO

ANEXO N2
HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA

TESTIGO
En el folio 58 hay un plano
referente a la ciudad de lima,
perteneciente
al
fondo
DUPARD, reconstruido por el
Dr. Jos Barbagelatea, del ao
1821. Esta identificado con el
N. 600, en la Planoteca 5,
gaveta 3.

Numerar en forma consecutiva

NOTAS: caractersticas del documento


foliado: tamao, colores, titulo, asunto,
fecha y otros datos que se consideren
pertinentes

Oficina
que
correspon
de folear

FOLIO

HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA


FONDO SECCION/SUB SECCION
SERIE/SUBSERIE
FECHA
[Escriba texto]

FOLIO
Pgina
10

TAMAO, COLORES, TITULO, ASUNTO Y OTROS DATOS RELEVANTES

ANEXO N 3
CONSTANCIA DE RECTIFICACION

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AREQUIPA


Oficina
que
corresp
onde
folear

FOLI
O

En el que suscribe
HACE CONSTAR

El Exp. N..de
fecha..
. Asunto. ha
sido
OBSERVADO, por tener .. .
detectndose error
en la
Foliacin de.. al

[Escriba texto]

Fecha

Firma

..
Pgina
11

NOMBRES Y APELLIDOS
CARGO

ANEXO N 4
DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO

A. CARATULA
(HOJA)

Caratula u hoja
debidamente
Oficina
foliada
que
correspon
de folear

DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO

REF. MEMORANDUM
N 713-06-AGN/OTA

CANTIDAD DE FOJAS ACUMULADAS


DEL FOLIO:
AL FOLIO:

FIRMA
[Escriba texto]

NOMBRES
Y APELLIDOS
Pgina
12
CARGO

FOLI
O

ANEXO N 5
CONSTANCIA DE DESGLOSE DE DOCUMENTOS
Oficina
que
correspo
nde
folear

FOLI
O

SOLICITUD DE DESGLOSAMIENTO
Sr. Calixto Rodrguez Snchez
Jefe de..

Juan Prez Roca, con DNI N,.domiciliado


en...trabajador de Solicito a usted el
desglosamiento de a Resolucin JefaturalN 130-2008-MDD, de fecha
28/08/2008, la cual resuelve la apertura de mi proceso administrativo.
Por . Siendo el motivo de dicho desglose, la
presentacin de dicho documento a la sala penal del pode judicial de Cono
Norte; cuyas fojas son del N 005 al 008 , pertenecientes a la Oficina de
Secretaria General, la cual servir como prueba en el proceso que me viene
llevando.

V B
.

NOMBRES Y APELLIDOS

AUTORIZADO POR
ENRIQUE QUIROZ ALBORNOZ
[Escriba texto]

JEFE DE
Pgina 13
FIRMA