Unidad 3.

Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1)
proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a la

asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la corroboracin del
personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear, adems de otros aspectos
(objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunin de
apertura y cierre de la auditora.
REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:
Laboratorio de Alimentos de la Universidad de La Guajira
Direccin: kilmetro 5 salida Maicao.
Cargo: Subdirector Regional Riohacha mmedina@uniguajra.edu.co .
De: Equipo Auditor rea Gerencia Calidad jcarrillo@uniguajira.edu.co
Para: Coordinacin laboratorio de Ensayos e Investigacin
Valeria Medina Daz
Fecha: octubre 25 de 2016
OBJETIVO:
Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el programa
de Sistema de Gestin de Calidad del Laboratorio de Alimentos, en los
procedimientos de prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin
y Ensayos.
Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e
investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la Universidad
de la Guajira, Laboratorio de Control de Calidad en Alimentos.

AUDITORIA
-

Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC002Versin Marzo de 2014

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002
Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de
Ensayos M-DR-005
Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versin Junio de
2013
Manual de Calidad M-AM-001, Versin 00 de Junio 15 de 2013
Tipo de Auditoria: PRE-AUDITORIA, OTORGAMIENTO, SEGUIMIENTO,
EXTRAORDINARIA, AMPLIACION, RENOVACION, OTRO.
Reunin de Apertura: 20 de octubre 2016
Hora 7:45 am
Reunin de Cierre: 22 de octubre 2014
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo
auditor de Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de
seguimiento al proceso del cual se hace mencin en el alcance de este
documento. El objetivo es verificar y evaluar que se estn aplicando los
procesos y procedimientos inherentes a la prestacin de servicios del
Laboratorio de Investigacin y Ensayos de Alimentos de la universidad
consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios
de auditoria. La visita ser realizada por un equipo de tres (3) auditores
de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador
del Laboratorio de Ensayos e Investigacin, el Coordinador de Anlisis y
Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoqumico, el da
20 de Octubre del presente ao, con una duracin de 7 horas, en las
instalaciones del laboratorio de Investigacin y Ensayos. Adjunto lista de
Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el
proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a
la presente comunicacin, por favor comunicarnos.

Cordialmente: Gerencia de Calidad y Produccin

Sandra Milena Cullar Nez
Auditor Lder:
Luis Fernando Meja C Correo electrnico lmejia@misena.edu.co

Experto Tcnico Equipo Auditor rea Gerencia de Calidad Favor devolver este
documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a
recibir la auditoria, al
E-mail
mmedina@uniguajira.edu.co. Cualquier duda
comunicarse
al
celular:
3107829797. Los elementos, 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de
registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin
interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de
datos), se auditaran en todas las reas y procesos aplicables. Los nombres de
los procesos corresponden a la denominacin dada por la empresa. Durante la
auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N

Documento revisado

Manual de procedimientos de
laboratorio
Instructivo
de desarrollo
de
ensayos de laboratorio
Manual
de
documentos
de
retencin
y archivos del
laboratorio de ensayo
Manual de formatos y registros de
ensayo
Tarjetas de datos y resultados

Manual de calidad

1
2
3
4

Observaciones del documento

M-PC- 002 Versin Junio de 2013
I-EL-002 Carpetas
instructivos

de

protocolos

M- DR- 005 libros de registro de muestras

M-FR- 03 versin junio 2013
LAL- REG 01 pruebas
M-AM 001 versin junio 2013

c. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o

estrategias de recoleccin y verificacin de informacin usar durante la
auditora (ejemplo: lista de Chequeo)

LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES.
Manual de Calidad (Documentacin nivel I): Si, copias controladas del manual
de calidad.

Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de

trabajo?: Si, claramente sealadas en el manual de calidad.
Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los
empleados del laboratorio de Ensayos?: Si, no hay evidencia de la
comunicacin.
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II):
Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios
en la realizacin de actividades?:Si
Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas,
instructivos y procedimientos de laboratorio? : No, Se da por entendido que
cada uno conoce sus funciones pero no se documenta
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentacin nivel III): Si
Estn identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del rea
de control de calidad? : No, Tcitamente se en tiende que las solicitudes de
trabajo de laboratorio estn ordenadas por los formatos solicitud de anlisis de
produccin. Existen registros de las acciones de trabajo asignadas ? : Si.
Formatos y registros (Documentacin de nivel IV): Si.
Se lleva una bitcora de anlisis con sus respectivos registros?: Si.
Existe una metodologa definida para el almacenamiento y retencin de los
documentos que evidencian los anlisis?: Si, Documentacin completa.
Son los protocolos, manuales, instructivos y mtodos vigentes y actuales?:Si,
La informacin est en desorden.
Est debidamente almacenada, compilada y ordenada la informacin que se
maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacin?: No, Hay riesgo de
perder informacin debido al desorden respecto del servicio.
Existen registros de las verificaciones o calibraciones realizadas?: No
Estn definidas las pautas de actuacin cuando se observa que las medidas
han sido errneas?: No, exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.
Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medicin, anlisis y
mejora?: Si, verbalmente conocen el procedimiento, pero no est
documentado.

Se emplean tcnicas estadsticas?: No, satisfaccin del cliente.

Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema
de gestin de calidad del laboratorio de medicin y ensayos?: No.
Se emprenden acciones para conocer y realizar un anlisis de satisfaccin del
cliente?:No

c. Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha:
Proceso auditado:
Evidencia de
N
auditora
1
Instructivos
de
desarrollo
de
ensayos
de
laboratorio
2
Manual de formatos
y registro de ensayos
3

Formato de registro
de ensayo , manual
de formato y registro
de ensayo

Criterios de la
auditora
I EL 002

M FR 03

M FR- 03

Auditor(es):
Auditado(s):
Hallazgos de la
auditora
Existen varias copias
de manuales no se
conoce cul es
el
ms reciente
Se diligencia a mano,
en diferentes tintas, lo
hace poco entendible
en ocasiones
No se describen los
nombres
de los
ensayos
se usan
siglas internas
no
codificadas

NCM

NCm

Libros de registro
recepcin
de Se omite informacin
Libro de recepcin
muestras
y de la procedencia de X
de muestra
solicitud
de la muestra
anlisis
5
Libro de registro
Dependiendo de la
Libro de realizacin recepcin
de
carga laboral se llena X
de ensayos
muestra y solicitud
completamente o no
de analisis
C: Conformidad
NCM: No Conformidad Mayor
NCm: No Conformidad Menor
d. Prepare y realice las conclusiones de auditora.
Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.
Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de
resultado en uno solo.
Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis
de muestras.
Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento
de los libros de registros de muestras.
Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de
mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.
Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
laboratorio de investigacin y ensayos que permitan generar actividades
de seguimiento, medicin, anlisis y mejora.
Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin del mismo.
Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta
actividad:

La auditora interna organizacional es fundamental para encontrar

falencias o incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno
de los procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales
o de mejora continua).
La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del
SGC y para obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se
debe tener un buen procedimiento para la realizacin de las mismas y
contar con una frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de
todos sus procesos, garantizando as la calidad de la labor que
desempea en su campo econmico.