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Proyecto Final

Manual de Poltica
Asignatura
Contabilidad Intermedia
Catedrtica
Master Paola Leiva
Alumnos
Jos Abraham Cantarero Escobar 201610040032
Dablin Porfirio Chvez Robles 201530010041
Jos Ricardo Zelaya Casco 201610040175
Gricelda Isabel Reyes Alvarado 20161004017
Cindy Julissa Mndez Herrera 201610040190
Zeydi Darleny Rodrguez Santamara 201030040034
Iblyn Geovany Cceres Perdomo 201610040325
Modalidad
Presencial Fin de Semana

14 de Agosto de 2016

MANUAL DE POLTICAS
Distribuidora AgroComercial V.M

ndice

Introduccin4
Objetivos..5
Definiciones.6
Resea Histrica.7
Misin y Visin.8
Polticas9-36
Conclusiones..37

Introduccin
A continuacin se presentan una serie de Polticas las cuales servirn a la empresa para
mejorar sus controles internos y procesos todo en bien de la empresa y sus colaboradores
y hasta en algunos casos optimizar tiempo.
Un Manual de Polticas es un documento que contiene la descripcin de actividades que
deben seguirse en la realizacin de las funciones de un rea administrativa. En l se
encuentra registrada y transmitida la informacin bsica que facilita las labores, la
evaluacin interna y su vigilancia, la conciencia en los empleaos y en sus jefes de que el
trabajo se est realizando o no adecuadamente.
La iniciativa de identificar y establecer polticas, tiene adems la finalidad de permitir a sus
Gerentes y trabajadores encausar sus iniciativas, fomentar el buen trabajo, de tal forma
que se coordinen los esfuerzos de todas las reas de la empresa en una misma direccin,
dentro de un marco de confianza el mismo que es fundamental seguir para cumplir con
los objetivos que se trace la administracin. Los sistemas organizativos modernos y el
mejoramiento de los procesos internos son extremadamente importantes para que la
empresa incremente sus niveles de productividad, eficiencia y eficacia en su gestin.

Objetivos

Determinar de manera clara y precisa las acciones a seguir dentro de cada uno de
los procedimientos correspondientes a realizar en esta coordinacin.
Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada
organizacin.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse
en cada unidad administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal.

Definiciones
Definicin de Poltica:
Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guas generales
para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones especficas.
Definicin de Manual de Polticas:
Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que es
probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas establecen
lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear
las actividades y objetivos de la direccin superior segn convenga a las condiciones del
organismo social.

Resea histrica.
En el ao de 1998 Vctor Manuel Manzanares Robles fundador de lo que es hoy en da
Distribuidora Agro-comercial V. M. Obtuvo su ttulo de ingeniero agrnomo en la escuela
agrcola Porfirio Ortega, ubica en el departamento de Santa Brbara, al siguiente ao
decide buscar una oportunidad, en el mbito laboral, oportunidad que le fue brindada en
Cultivos del Norte, desempearse como supervisor de proyectos de chile tabasco
brindndole la oportunidad de obtener mucha ms experiencia en manejo de cultivos el
cual le facilito el acercamiento con productores del rubro laborando por un periodo de 5
aos en dicha empresa, durante este ltimo ao le surge una nueva oportunidad laboral
en una empresa extractora de aceite de palma aceitera PALCASA, laborando por un
periodo de 4 aos como supervisor de proyectos de palma africana, durante este periodo
y con el deseo de seguir preparndose profesionalmente decide continuar con sus
estudios superiores, en la Universidad Privada de San pedro Sula donde recibe el ttulo
de ingeniero agrnomo al finalizar su carrera de ingeniera ya contaba con muchas
relaciones al nivel laboral, obteniendo un acercamiento estrecho con intermediarios
(compradores de fruta a pequeos productores) dichos productores son beneficiados ya
que no cuentan con transporte y otros tipos de prebendas que los intermediarios les
proveen ( insumos agrcolas transporte y herramientas ) de este acercamiento con dichos
intermediarios le llama la atencin el poder dedicarse a este rubro, en el 2010, por
reestructuracin de la empresa fue despedido, fue entonces que decide poder iniciar su
propio negocio y con el rubro al que se ha dedicado la familia el cultivo de palma africana
ya que contaba con muy buena relacin con los tcnicos agrcolas de otras empresas
extractoras de aceite, se contacta con personal de la empresa Corporacin DINANT para
poder establecerse como parte de los compradores que sirven como intermediarios en el
sector de El Progreso y alrededores ya que DINANT no contaba con compradores en
este sector . En el 2011 da inicio a la compra de fruta en la zona de El Progreso
realizando la funcin de chofer junto con 2 ayudantes quienes eran los encargados de
pesar y cargar la fruta recolectando en los carros para poder transportarla hacia los
centros de acopio.
Actualmente cuenta con 3 empresas estructuradas que han sido creadas segn las
necesidades que han surgido y en el transcurso de su trayectoria como empresario las
cuales funcionan con el nombre de Distribuidora Agro-comercial V.M. dedicada a la
compra y venta de fruta de palma africana, Transportes Manzanares que cuenta con 18
camiones designados al acarreo de fruta de los centros de acopio hacia la planta
extractora , APALPROSA que funciona como un centro de acopio de palma africana,
contando con total 70 trabajadores entre estas tres empresas beneficiando a un promedio
de 300 familias

Misin
Ser para nuestros proveedores una empresa responsable y
honesta, sirviendo de apoyo para el pequeo productor y sus
familias, siendo su satisfaccin, nuestra satisfaccin.

Visin
Llegar a ser lder en la compra de fruta de palma africana
manteniendo, la credibilidad

Poltica de Manejo de Caja


Chica

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente
General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-001

Pgina 1 de 3

Propsito
Establecer un fondo que nos permita atender de manera gil todos aquellos pagos
menores para evitar prdida de tiempo.
Alcance
Todos los pagos menores
Responsable de la revisin
Gerente Administrativo
Polticas
1.
2.
3.
4.
5.
6.

El fondo de caja chica queda establecido por un valor de Lps. 3,000.00.


La Gerente Administrativa ser la responsable de dicho fondo.
El Gerente ser el autorizado para aprobar los pagos de caja chica.
La caja chica no podr conservar menos del 20% de su monto establecido.
El monto mximo a pagar de caja chica ser de Lps. 600.00.
Todo uso de caja chica ser justificado por medio de un vale de caja chica.

Conceptos
La caja chica: (tambin llamada caja menor) es una suma de dinero en efectivo,
destinada para gastos diarios, pequeos o del momento, ya sea en una
empresa, comercio, o dependencia gubernamental.
El vale de caja chica: es un documento que sirve para la comprobacin de gastos
menores o prstamos por los cuales no se expide factura o comprobante de tipo
fiscal.
Descripcin del procedimiento
1. Solicitante
1.1 Llena el vale y lo presenta al Gerente General para su respectiva aprobacin.
2. Gerente General
2.1 Autoriza y firma el vale.
3. Gerente Administrativo

3.1 Hace entrega del dinero por el monto autorizado.


1

Poltica de Manejo de Caja


Chica

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente
General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-001

Pgina 2 de 3

Diagrama de flujo
Inicio

1.
Presenta
vale Para
autorizar

2. Autoriza Vale

No
Fin

Si
2.1 Firma
y
autoriza
el vale

3. Hace
entrega
del Vale

Fin

Poltica de Manejo de Caja


Chica

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente
General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Vale de caja chica

Codigo
DAC VM-001

Pgina 3 de 3

Poltica de Seguridad

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente
General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-002
Pgina 1 de 1

Propsito:
Evitar la fuga de informacin y cuidar todos los intereses de la empresa teniendo
un control sobre quien puede tener acceso a la misma.
Alcance
Debe ser conocida y cumplida por todo el personal, sea cual fuere su nivel
jerrquico.
Responsable
Gerente Administrativo, Gerente General
Polticas.
1. Ninguna persona ajena a la empresa podr ingresar a las instalaciones
sin previa autorizacin.
2. Ningn colaborador dar informacin de la empresa, socios,
colaboradores y clientes a ninguna persona sin autorizacin de
gerencia.
3. Ningn colaborador podr extraer informacin del equipo de oficina.
4. La clave de acceso al sistema es estrictamente confidencial, no se debe
proporcionar a ninguna persona.
Sanciones
1. Todo empleado que incumpla cualquier poltica de seguridad, ser
sancionado.
2. En caso de ser reincidente en el incumplimiento de estas polticas, el
colaborador cometer una falta grave.
3. Si un empleado proporciona su clave de acceso, el ser el responsable
de los efectos negativos que esto conlleve.

Poltica de Requisicin de
Materiales

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente
General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-003

Pgina 1 de 3

Propsito
Llevar un control sobre los suministros de oficina u otra rea de la empresa, donde
el empleado pueda solicitar herramientas que necesite para su buen desempeo
laboral.
Alcance
Todos los empleados
Responsable de la revisin
Gerente Administrativo
Polticas
1. Cada empleado que necesite una herramienta de oficina lo realizara por
medio del formato de requisicin de suministro.
2. Cada empleado deber velar por el buen manejo y uso de los suministros
entregados.
3. El formato de requisicin de suministros no debe llevar manchones, ni
borrones.
4.
Conceptos
Requisicin de materiales: es un documento que justifica la salida de materiales
de bodega o almacn.
La orden de requisicin de materiales deber contener informacin que tenga la
fecha, quien lo solicita, cantidad y firma del solicitante.
Descripcin del procedimiento

1. Solicitante
1.2 Llena el requerimiento y lo firma, lo presenta al Gerente administrativo.
2. Gerente Administrativo
2.1 Autoriza y firma el requerimiento.
3. Gerente Administrativo
3.1 Hace entrega del material solicitado.

Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de Requisicin de
Materiales
Aprobado por:
Gerente
General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-003

Pgina 2 de 3

Diagrama de flujo
Inicio

1.
Presenta
Requisici
n

2. Autoriza

No
Fin

Si
2.1 Firma
y
autoriza
la

3. Hace
entrega
del
Material

Fin

Poltica de Requisicin de
Materiales

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente
General

Codigo
DAC VM-003

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Pgina 3 de 3

Formato de Requisicin de Materiales

Distribuidora Agro-Comercial V.M


Requisicin de Materiales
Fecha
Solicitan
te
Cantidad

Articulo

Descripcin

______________________
Autoriza

_______________________
Solicitante

Poltica de solicitud de
vacaciones

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente
General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-004

Pgina 1 de 3

Propsito
Coordinar de manera efectiva el goce de vacaciones del personal en su totalidad,
conforme a lo establecido por el cdigo de trabajo, y de manera que no interfiera con la
operatividad del negocio.
Alcance
Todos los empleados
Responsable de la revisin
Gerente Administrativo
Polticas
1. Todo el personal de los diversos departamentos debern de planificar sus
vacaciones para gozarlas por completo.

2. El personal deber de acordar sus vacaciones de manera que no se traslapen los


das por motivos de la realizacin de las operaciones
3. La solicitud la debern de hacer por escrito con un mnimo de 1 mes de
anticipacin.
4. El formato ser revisado y autorizado por la gerencia general
Conceptos
Requisicin de materiales: es un documento que justifica la salida de materiales de
bodega o almacn.
La orden de requisicin de materiales deber contener informacin que tenga la fecha,
quien lo solicita, cantidad y firma del solicitante.
Descripcin del procedimiento
1. Solicitante
1.3 Llena el Formato de vacaciones y lo firma, lo presenta al Gerente General
2. Gerente General
2.1 Autoriza y firma las vacaciones.

Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de solicitud de
vacaciones
Aprobado por:
Gerente
General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Diagrama de flujo
Inicio

1.
Presenta
Solicitud

Codigo
DAC VM-004

Pgina 2 de 3

2. Autoriza

No
Fin

Si
2.1 Firma
y
autoriza
las

Fin

Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de solicitud de
vacaciones
Aprobado por:
Gerente
General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-004

Pgina 3 de 3

Formato solicitud de Vacaciones

Distribuidora AgroComercial V.M

Solicitud de
Vacaciones
Fecha de solicitud
/
/
_____________________________________________________________________
Nombres
Primer Apellido
Segundo Apellido
Vacaciones correspondientes al periodo:

De: ______________________

________________
No. Das de
vacaciones
correspondientes

Al:_____________________

__________________
Fechas solicitadas

_________________
No. De das a
Disfrutar

___________________
_

__________________
No. Das Pendientes

_____________________
Firma Gerente
General

Firma Solicitante

Poltica y Procedimientos de
contratacin de personal

Codigo
DAC VM-005

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente General

Pgina 1 de 2

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Propsito
Establecer las normas y definir responsables en el proceso de reclutamiento, seleccin,
contratacin e induccin del personal, para los candidatos a ocupar plazas vacantes
dentro de la empresa.
Alcance
Aplica a todo aquel candidato interno o externo susceptible a ocupar una plaza vacante en
la entidad.
Responsable
Gerente General
Definiciones
Perfil del Puesto: Requisititos de escolaridad, experiencia mnima y habilidades,
requeridos para el personal a cubrir un puesto.
Promocin de Personal: el personal que por sus conocimientos, experiencia y desarrollo
dentro de la empresa, alcanza a cubrir el perfil de puesto requerido de una plaza vacante.
Reclutamiento: Proceso de identificar y seleccionar candidatos externos a ocupar alguna
plaza vacante dentro de la entidad.
Polticas

El reclutamiento de personal se efectuar de conformidad con la disponibilidad de


plazas vacantes segn la plantilla autorizada por el consejo de Administracin.
Para la seleccin del personal se debern considerar los requisitos estndares
establecidos en el manual de organizacin vigente.
Las contrataciones de personal debern efectuarse los das 1 o 16 del mes de
que corresponda.
Para ingresar al servicio de la EMPRESA los TRABAJADORES debern reunir los
siguientes requisitos.
Cumplir con los requisitos que exige el perfil del puesto.
Los datos y referencias que proporcionen los TRABAJADORES sern verificados
por la EMPRESA, quedando entendido que de comprobarse la falsedad de los
mismos, no ser admitido en el trabajo, o, si ya estuviese trabajando, le podr ser
rescindido el contrato Individual del trabajo, sin responsabilidad alguna de la
EMPRESA.
El Jefe de Recursos humanos antes de iniciar con el proceso de reclutamiento
analizar la posibilidad de realizar alguna promocin o rotacin interna, misma que
propondr al Gerente del rea vacante para su aceptacin.
Las personas que presten sus servicios profesionales a la entidad por medio de
contratos de honorarios, a propuesta de su gerente de rea, podrn ocupar
directamente plazas vacantes de la plantilla autorizada.
El personal de nuevo ingreso o promovido ser contratado con el rango mnimo
del nivel del sueldo al que se le contrate al menos por un ao, segn tabulador
autorizado.

Poltica y Procedimientos de
contratacin de personal

Codigo
DAC VM-005

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Pgina 2 de 2

El Jefe de Recursos humanos ser responsable de integrar los expedientes de


personal y manejar confidencialmente su informacin, as como de elaborar los
contratos respectivos, solicitando para tal efecto la siguiente documentacin:
Por lo menos dos cartas de recomendacin recientes, expedidas por
establecimientos y/o empresas en las que hubiere laborado anteriormente.
Carta de antecedentes penales.
Constancia de percepciones del empleo anterior, (en su caso)
Certificado mdico, expedido por institucin oficial en la fecha de
contratacin.
Carta declaratoria
Documentacin que avale ltimos estudios (en su caso)
Currculum Vitae
Acta de nacimiento
Acta de matrimonio y de nacimiento de sus hijos (en su caso).
Presentar la documentacin que le solicite la EMPRESA para
verificar su capacidad para el empleo, as como verificar la
informacin contenida en la solicitud de empleo.

Poltica de Venta

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-006
Pgina 1 de 1

Propsito
Vender una fruta con calidad a los interesados en nuestro producto proporcionando as la
confianza a todos y cada uno de nuestros clientes.
Alcance
Todos los clientes.
Responsable de la revisin
Gerente General
Polticas
1. La fruta debe estar madura para ser vendida.
2. Fruta verde no ser expuesta al mercado.
3. El horario de entrega de la fruta en los centros de acopio ser estrictamente
puntual.
4. La fruta ser entregada completamente limpia y des pisoteada.
5. La fruta entremedia sufrir destaro.
Concepto
La venta es la consecuencia del trabajo empresario para captar clientes que estn
dispuestos a pagar por el servicio o producto ofrecido pues cubre algunas de sus
necesidades y estn dispuestos a pagar por ello un precio. Quien entrega el producto o
servicio se llama vendedor y quien lo adquiere se denomina comprador.

Poltica de Estados
Financieros

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-008

Pgina 1 de 1

Propsito
Suministrar informacin acerca de la situacin financiera desempeo y cambios de la
empresa que sea til a una amplia gama de usuarios con el objeto de tomar decisiones
econmicas.
Alcance
Personal Administrativo.
Responsable de la revisin
Gerente General
Polticas
1. La informacin debe ser de fcil comprensin para todos los usuarios.
2. La informacin debe estar libre de errores materiales, debe ser neutral y prudente
para que pueda ser til y transmita la confianza necesaria a los usuarios.
3. Esta informacin se debe presentar siguiendo las normas y polticas contables de
manera que permita la fcil comparacin con periodos anteriores.
4. Los estados contables sern creados segn los PCGA.
5. La contabilidad ser llevada por un contador pblico.
Concepto
Son los documentos de mayor importancia que recopilan informacin sobre la salud
econmica de la empresa, cuyo objetivo es dar una visin general de la misma.

Poltica de Pago a
Proveedores

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-009

Pgina 1 de 3

Propsito

Establecer los requisitos y condiciones para realizar pagos a proveedores de


acuerdo a los requerimientos contables y de control interno.
Definir las normas que permitan a los proveedores y acreedores tener
informacin clara y precisa respecto al pago de los valores a su haber.

Alcance
Esta poltica rige para el pago a proveedores de palma africana, as como para el pago
de comisiones a los productores.
Responsable de la revisin
Gerente Administrativo.
Polticas

El pago a Proveedores a los que la Empresa Distribuidora V.M. les va a recolectar


la fruta a sus fincas se le extiende y se entrega el cheque al mismo instante, no sin
antes estar autorizado el cheque.
El pago a Proveedores que ingresan la fruta directamente a La Empresa
Distribuidora V.M. se har por depsitos a cuentas de ahorro lo ms pronto
posible, (mximo una semana de tardanza de pago).
El Gerente General ser el autorizado para aprobar los pagos a Proveedores que
se hacen por medio de cheques.
El Gerente General ser el encargado de hacer los respectivos depsitos a sus
proveedores.

Concepto
El rea de pago a proveedores debe representar un filtro, para que todas las obligaciones
reales de pagos con proveedores de bienes y servicios sean liquidadas, en tiempo y
forma; para que esto mitigue el riesgo de que las empresas dejen de operar.

Descripcin del procedimiento


1. Recepcin, Verificacin y Contabilizacin de las Facturas.

1.4
1.5

El Asistente Contable recibir diariamente las facturas originales


El Asistente Contable solicitar la firma de aprobacin interna
correspondiente y luego se las entregara al gerente administrativo.

2. Gerente Administrativo
9

Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de Pago a
Proveedores
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-009

Pgina 1 de 3

2.1 Una vez aprobados los pagos el gerente administrativo deber enviar un
correo electrnico a la Gerencia General, en donde se detalle el listado de los
pagos aprobados y se proceder con la emisin de los cheques y los entregara lo
ms pronto posible, tal como lo establece la Poltica para Emisin de Cheques.
3. Gerente General
3.1 Hace los depsitos entre cuentas de banco al respectivo proveedor

Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de Pago a
Proveedores
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-009

Pgina 1 de 3

Diagrama de flujo
Inicio

1.
Revisin
de la
fact. De

2. Autoriza el pago No

Fin

2.1 Firma
y
autoriza
el
cheque
3. Hace
entrega
del pago
(cheq. o
dep.)
Fin

10

Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de Cobros
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0010
Pgina 1 de 1

Alcance
Todos los proveedores con crditos otorgados.
Responsable de la revisin
Gerente Administrativo.
Polticas
1. El comit de crdito ser el encargado de reportar al Gerente administrativo los
crditos que entraron en morosidad.
2. El Gerente administrativo ser el encargado de autorizar la cobranza.
3. El comit de cobranza har los respectivos procedimientos para hacer el cobro a
quien lo amerite explicados a continuacin.
Conceptos
La poltica de cobranza de una empresa son los procedimientos que sigue la empresa
para cobrar los crditos que ha otorgado a sus clientes. Cualquier sistema de cobranzas
para que tenga xito debe recibir dinero
Descripcin del procedimiento
1. Comit de Cobranza.
1.1. Notificacin por escrito: constituye la primera opcin en el proceso de cobro de las
cuentas vencidas. Se lleva a cabo los das siguientes al vencimiento de la cuenta,
para ello se enva una carta al cliente deudor, notificndole la situacin. En caso
de que el cliente haga caso omiso a esta notificacin, se proceder a enviar una
ms exigente. Finalmente, se enviar una tercera y ltima carta planteando la
situacin de morosidad.
1.2. Llamadas telefnicas: Constituye la segunda opcin, se debe realizar cuando el
primero no dio el resultado esperado

1.3. Visitas personales: Esta tcnica puede ser muy efectiva y constituye a la tercera
opcin, su efectividad radica en las altas posibilidades de que el cobro se haga en
el acto.
1.4. Recurso legal: Es una opcin bastante extremista, puede recurrirse a ella incluso
antes de la anterior, pero se debe tener en consideracin que puede ser un
procedimiento costoso y que aun as no garantiza el cobro de los adeudados
pendientes.
11

Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica uso y
mantenimiento de vehculos
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0011

Pgina 1 de 2

Propsito
Establecer un procedimiento para el uso, cuidado y el mantenimiento de los vehculos
asignado a cada motorista.
Alcance
Todos los proveedores con crditos otorgados.
Responsable de la revisin
Gerente Administrativo.
Poltica
1. Las presentes polticas establecen los criterios y procedimientos de carcter
general para el uso de los vehculos propiedad o al servicio de la empresa as
como la conducta que deben de seguir los servidores pblicos que los usen. La
aplicacin de estas polticas se llevara a cabo sin perjuicio y en lo que no se
oponga a las disposiciones legales y reglamentarias que regulen de manera
especfica los actos de que se trate.
2. Resguardo Definitivo. Documento escrito y signado por determinado servidor
pblico, el cual se compromete a cuidar de la conservacin del vehculo
3. Resguardo Temporal. Documento escrito y signado por determinado servidor
pblico, el cual se compromete a cuidar de la conservacin del vehculo automotor,
por determinado tiempo.
4. Los vehculos asignados o utilitarios, sern utilizados solo para realizar y apoyar la
ejecucin de funciones sustantivas y administrativas del Instituto, por lo que no
podrn ser destinados a otras distintas o para uso personal.
5. Todos los vehculos debern contar con un expediente, este estar integrado con
toda la documentacin del vehculo, desde su adquisicin hasta la ltima fecha de
calendario: copia de factura, pagos de tenencia, verificacin vehicular, copia de
tarjeta de circulacin, copia de pliza de seguro, inventarios, resguardo, bitcora

de servicio, consumo de combustible, copia de las facturas de los servicios


realizados y cualquier otro documento correspondiente al mismo.

11

Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica uso y
mantenimiento de vehculos
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0011

Pgina 1 de 2

Mantenimiento
1. Los responsables de los recursos materiales debern supervisar que los vehculos
se encuentren en condiciones de seguridad, llevando a cabo el Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Asimismo se deber llevar un registro de
las incidencias, servicios y/o composturas a que se haya sometido dicho vehculo.
2. Los responsables de los recursos materiales, debern vigilar que los vehculos y
sus documentos necesarios para el uso y aprovechamiento de estos, se
encuentren en regla y actualizados de conformidad con las disposiciones legales
respectivas.
3. Los vehculos con antigedad mxima de hasta tres aos, debern ser enviados
para su mantenimiento preventivo y correctivo a la agencia de la marca que
corresponda, para mantener la garanta correspondiente; los dems vehculos se
enviaron a talleres reconocidos para su mantenimiento.

12

Elaborado por:
Alumnos UTH

Polticas de Elaboracin de
Presupuesto
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0012

Pgina 1 de 1

Propsito
Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar
en un periodo determinado.
Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las
diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas
previstas.
Alcance
Personal administrativo
Responsable de la revisin
Gerente Administrativo
Polticas
1. Los presupuestos deben ser modificados cuando sea necesario, siempre y cuando
se haga una notificacin previa al gerente administrativo.
2. El presupuesto no debe excederse de los lmites que se establecen, a
excepciones de gastos imprevistos.
3. Se debe indicar por separado los costos directos (salarios) e indirectos (impuestos
y seguros de personal).
4. Cada categora de costos debe ser detallada para un seguimiento adecuado de los
gastos.
5. Hacer seguimientos reales de lo que recaudan y de lo que gastan.
6. Determinar si se necesita hacer ajustes a medida que la empresa progresa.
7. El presupuesto debe examinarse cada seis meses.
8. El presupuesto debe desglosarse en fases.
Concepto
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de
la organizacin.

13

Elaborado por:
Alumnos UTH

Polticas de Compras
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0013
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Propsito
El objetivo principal de la poltica de compra es garantizar una correcta y eficiente entrada
de mercancas a la empresa con el fin de completar una compra exitosa.
Alcance
Encargados de compra y personal administrativo.
Responsable de la revisin
Gerente Administrativo
Polticas
1. Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa.
2. Solicitar el envo de muestras antes de realizar la orden de pedido.
3. Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios.
4. Negociar descuentos y condiciones de pago.
5. Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra.
6. Verificar que se cumplan las rdenes de compra emitidas.
7. Renegociar los servicios que prestan los proveedores.
8. Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestin de lo que compra la
empresa.
9. Mantener los niveles de calidad de los productos.
10. Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa.
Concepto
Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y
trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de
la organizacin.
Descripcin del procedimiento
1. Gerente General
1.1 Autoriza a los encargados de compras, desplazarse para requerir el producto.
1.2 Se encarga de firmar cheques para realizar los pagos.
2. Encargados de compras
2.1 Visitan los proveedores de palma.

2.2 Verifican la calidad del producto.


2.3 Hacen las revisiones necesarias para realizar la compra.
2.4 Una vez llegan al acuerdo se procede a pesar el producto.
2.5 Se le extiende el cheque al cliente.

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Polticas de Compras

Elaborado por:
Alumnos UTH

Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0013
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Diagrama de flujo

1. Gerente administrativo

2. Encargados de compra

Inicio
2.1 Visitan a los
proveedores
1.1 Autoriza y
firma cheques
para la compra
del producto
2.2 Verifican la
calidad del
producto

2.4 Pesan la
fruta

2.3 Hacen las


revisiones
necesarias

2.5.
Realizan el
pago al
proveedor

Fin

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Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de Emisin de
Cheques
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0014
Pgina 1 de 1

Propsito
Establecer el mecanismo de operacin que se llevara a cabo para la emisin de cheques
por el personal asignado, para las actividades correspondientes que nos permita de
manera ordenada llevar un control debidamente necesario.
Alcance
Todos los empleados
Responsable de la revisin
Gerente General.
Polticas
1. Todos los Pagos mayores a L999.99
2. Los procedimientos establecidos en este documento sern de observancias
obligatorias para las reas establecidas para el manejo de cheques.
3. La Direccin de recursos financieros contara con un catlogo de firmas del
personal autorizados para tramitar la elaboracin de cheques.
4. El monto mnimo autorizado para la emisin de cheque ser de L.500.
5. El Librador o firmante, de cheques ser estrictamente detallado con los datos
correspondientes al proceso.
6. La emisin de cheques solo se deber realizar para pagos a clientes y
proveedores.
7. Los reembolsos y gastos de oficinas administrativas debern realizarse con el
fondo asignado para caja chica.
Conceptos
Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada
para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una
autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se
expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

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Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de Crditos a
proveedores
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0015
Pgina 1 de 3

Propsito.
El crdito conlleva normalmente la apertura de una cuenta corriente. Permite aumentar los
volmenes de venta que a su vez disminuye los costos unitarios y permite a
determinados sectores de la poblacin integrase al mercado consumidor.
Alcance:
Todos los empleados
Responsable de la revisin
Asistente Administrativa.
Polticas:
1. Debe ser un proveedor con historial de venta mayor a un ao.
2. Poseer historial Crediticio con la empresa, responsable.
3. Poseer saldos anteriores con la empresa: cancelados o por finalizar.
4. Ser proveedor de fruta con promedio minino de 15 Toneladas mensuales.
5. El Plazo del crdito debe ser a un plazo de a 1 ao.
6. El techo para proveedores con ingreso mnimos de 15 toneladas ser de Lps
30,000.00.
7. El techo para proveedores con ingreso mayor de 15 toneladas ser de Lps 50,000.00.
Descripcin del procedimiento.
1. El Prestatario.
1.1 Llena la solicitud extendida por la empresa con los datos all especficos.
2. Asistente de administracin.
2.1 Verifica en la base de datos los datos proporcionados por el prestatario, realiza la
comparacin con el historial del cliente rectifica que cumpla con las polticas de crdito
establecidas. He informa al Gerente General.
3. Gerente General:
3.1 Autoriza la entrega del crdito.
4. Asistente de Administracin.
4.1 Realiza el llenado del documento contable (Pagare).
Hace, la entrega del crdito solicitado

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Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de Crditos a
proveedores
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0015
Pgina 2 de 3

Diagrama de flujo
Inicio

1. Llena
Solicitud

2. Verifica informacin si es
No
Correcta

Fin

3
Autoriza
el crdito

1Firma el
pagar

4 Entrega
el crdito.
Fin

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Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de Crditos a
proveedores
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0015
Pgina 3 de 3

Formato de Pagare

PAGARE
No de pagare. _____
Yo___________________________________________________,
mayor de edad, casado, comerciante, y vecino de este municipio, con
identidad No._________________________________. Por medio del
presente PAGARE, declaro: Que estoy en deberle a la empresa
Distribuidora Agro-Comercial V.M. la cantidad de: ______________
______________________________________________________
(Lps. _________________).
Deuda que cancelare en el transcurso de un ao a partir de firmado
este pagare tiempo en el cual la deuda no genera ningn porcentaje
de inters. Vencido al plazo establecido y si existiese saldo adeudado
me comprometo a pagarle a la empresa Distribuidora Agro-Comercial
V.M. Un inters mensual de cinco por ciento (5%) sobre el saldo.
En fe de lo anterior firmo el presente pagare, en la ciudad de El
Progreso, departamento de Yoro, a los das ______ del mes
________________ del ao dos mil ______.

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Elaborado por:
Alumnos UTH

Poltica de Crditos a
proveedores
Aprobado por:
Gerente General

Fecha de
elaboracin:
01/07/2016

Codigo
DAC VM-0016
Pgina 1 de 1

Propsito
Que cada colaborador conozca el manual de polticas de control interno.
Alcance
Todos los colaboradores
Responsable de la informacin
Gerente Administrativo
Polticas
1. Cada colaborador deber conocer cada una de las polticas de control interno.
2. Cada colaborador deber respetar y cumplir cada una de las polticas.
3. El Gerente administrativo deber notificar y explicar a cada empleado cada una de
las polticas.
4. El colaborador que no respete ni cumpla cada una de las polticas podr ser
sancionado.
5. Ningn colaborador podr hacer cambios a las polticas de informacin.
6. La informacin se dar y explicara a cada colaborador de manera individual y
personal.
Descripcin del procedimiento
El gerente administrativo se reunir con cada colaborador y notificara cada una de las
polticas al momento de ser contratado.

Conclusiones
Los Manuales de Polticas son muy importantes en cualquier empresa sin importar
su tamao o el rubro que esta tenga debido a que estos ayudan a llevar mejores
controles y a disminuir de gran manera los errores en cuanto a procesos
administrativos o contables.
Para concluir un manual de poltica nos ayuda plasmar las reglas de la empresa y
ms que un manual es una herramienta necesaria para todo empresa.