1) Un prospecto pide que le hagas una propuesta

Hola, [nombre]:

Le agradecemos el inters mostrado por [nombre de la agencia]. Hemos

trabajado con muchas empresas que experimentaban dificultades con [desafo
clave]. Si desea leer los casos de xito de nuestras relaciones comerciales
anteriores, puede consultarlas en [enlace] y [enlace].

En esta etapa del proceso no creamos propuestas, ya que somos una agencia
que se centra en los resultados, as que necesitamos conocer mejor su
empresa, sus desafos y necesidades para poder determinar si podremos
ayudarle y cmo lo lograremos. Como tenemos este enfoque, solo podemos
atender a cierto nmero de cuentas nuevas al ao: los clientes que estn
seguros de que podremos generarles buenos resultados.

Me encantara programar una llamada o reunin en persona para conocer ms

informacin sobre sus objetivos de marketing y ventas para el ao, actividades
actuales de marketing y de qu forma nuestra agencia podra trabajar para
mejorar los resultados de [nombre de la empresa].

A continuacin le muestro algunas fechas y horarios disponibles:

[Fecha y hora]
[Fecha y hora]
[Fecha y hora]
Espero poder conversar con usted pronto.

Saludos,

2) El cliente solicita un trabajo que est fuera del alcance de su contrato

>RE: Proyectos adicionales de contenido

Hola, [nombre]:

Gracias por enviar la informacin sobre el material adicional de contenido que

le gustara que elaborramos antes del lanzamiento de su nuevo sitio web. Es
una gran idea y creo que aadir mucho valor para las visitas que no conocen
a su marca ni sus productos.

Para acelerar el proceso, actualic el alcance del trabajo en [enlace o archivo

adjunto] para incluir estos nuevos proyectos de contenido que podr observar
en la versin actualizada de la tarifa. El precio de las ofertas de contenido
adicional es de [$X.000]. Analice esta informacin y, si tiene alguna pregunta,
no dude en ponerse en contacto conmigo. Cuando usted apruebe el alcance del
trabajo nuevo, aadir esos dos proyectos a [herramienta de gestin de
proyectos], donde podr revisar y supervisar la lnea de tiempo de la fecha de
entrega y aprobacin final.

Gracias,

3) Solicitar la aprobacin de un proyecto

>Comparaciones de los diseos para el sitio web

Hola, [nombre]:

Espero que est listo!

El equipo acaba de terminar los diseos de comparacin para el rediseo

de su pgina de inicio y tengo muchas ganas de mostrrselos. Creo que, si bien
las dos versiones son muy diferentes, ambas resuelven el problema que tienen
sus visitas para entender la facilidad de implementar su solucin.

Pero primero queremos abordar algunos aspectos del informe creativo

que se aprob para establecer el proceso:

[Audiencia objetivo]
[El problema que debera resolver el diseo]
[Las acciones que deberan tomar las visitas]
[La emocin/sentimiento que las personas deberan tener al visitar el
sitio web]
A continuacin le envo las rplicas de diseo acompaadas con una
descripcin sobre por qu se tomaron ciertas decisiones.

Versin 1 [enlace]
Versin 2 [enlace]
Despus de analizarlas, dganos si tiene comentarios sobre cada uno de
los siguientes aspectos de los diseos:

Qu destaca ms?
Cul cree que cautivar ms a su audiencia objetivo?

El mensaje est alineado con las necesidades y los desafos de sus

visitas?
La llamada a la accin es cautivadora y clara? Podramos hacer algo
para mejorarla?
Cul cree que tendra un mejor desempeo con sus visitas objetivo?
Como mencionamos en nuestra ltima reunin, pensamos que sera til
realizar una prueba de mapa de calor en estas dos versiones para determinar
cul tiene una tasa de conversin mayor. En este [enlace] est la descripcin
del proyecto y el precio de la prueba.

Si desea que charlemos por telfono para abordar este asunto, haga clic
aqu [enlace al calendario de reservaciones online] para programar una cita en
mi calendario.

Gracias,

4) Dar seguimiento a un cliente

>Seguimiento de las comparaciones de diseos

Hola, [nombre]:

Me pongo en contacto con usted para ver si le gustara hacer algn

comentario de las comparaciones de diseos que le envi la semana anterior.
Si tiene alguna sugerencia, pregunta o si quiere informarme que ya aprob uno
de los diseos, hgamelo saber.

Para cumplir con la fecha de lanzamiento del da [fecha], por lo menos

necesitaremos [X das o semanas] para el desarrollo y la etapa de pruebas. Si
no recibo su aprobacin para el da [fecha], tendremos que posponer el
comienzo de la Fase II del proyecto, lo cual modificar la fecha final de entrega.

Me comunicar con usted por telfono si no recibo su respuesta para

maana por la maana.

Gracias,

5) Posponer una fecha de entrega

Informacin importante de la fecha de lanzamiento del sitio web

Hola, [nombre]:

Me pongo en contacto con usted para informarle de algunas noticias del

proyecto. Hasta ahora todo va muy bien, como pudo ver durante nuestra
conversacin de la semana anterior, pero hemos encontrado un problema que
afectar a la fecha de lanzamiento original. No podremos cumplir con el plazo
original porque [lista de razones]. Si bien durante la definicin del alcance del
proyecto contemplamos que este posible riesgo podra afectar a la fecha de
lanzamiento, esperbamos que se pudiera evitar. Estamos haciendo todo lo
posible por reducir su impacto, as que hemos [incluir las acciones que se han
tomado].

Ajust los logros en la lnea de tiempo del proveedor, donde inclu sus fechas
de revisin y aprobacin en [herramienta de gestin de proyectos]. La nueva
fecha de entrega final se fij para [fecha].

Si esto ocasiona consecuencias negativas en su agenda, le pido disculpas. Me

gustara hablar con usted para saber cmo podemos contribuir a reducir el
impacto de cualquier problema que ocasione este cambio.

Si lo desea, pngase en contacto conmigo para hablar sobre esto o programe

una cita aqu [enlace al calendario de reservaciones online].

Saludos,

6) Pedir un testimonio

RE: Resultados de junio

Hola, [nombre]:

Al igual que seguramente le sucedi a usted, me entusiasm ver los resultados

del anlisis sobre el impacto que produjo el rediseo del sitio web en el tercer
trimestre en las reas de marketing y ventas.

Con respecto a esto ltimo, me preguntaba si sera posible que nos diera su
aprobacin para mostrar el proyecto en nuestro sitio web. De ser as, podra
escribir unas 4 o 5 oraciones que describan su experiencia al trabajar con
nosotros? Qu le gust de trabajar con nosotros? Qu resultados ha
obtenido? Por qu otros clientes como usted disfrutaran de trabajar con
nuestro equipo? Nos encantara mostrar el proyecto, su testimonio y su nombre
o fotografa en una seccin de nuestro sitio web. Si le gustara obtener
inspiracin, aqu tiene algunos ejemplos [enlace] de lo que otros clientes han
aportado.

Si tiene preguntas o necesita ms informacin, hgamelo saber. Disfrutamos

mucho trabajando con usted en este proyecto.

Gracias,