4.

PLAN DE GESTIN DE COSTOS

La gestin de los costos del proyecto incluye los procesos involucrados
en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
El grfico 4-1 brinda una descripcin general de los procesos de la
gestin de los costos del proyecto.
Estos procesos interactan entre s y con procesos de las otras reas de
conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada
proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas.
Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en
una o ms fases del proyecto.

Grafico 4.1: descripcin general de la gestin de los costos del

proyecto

La Gestin de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los

requisitos de los interesados para la obtencin de los costos. Los
diversos interesados medirn los costos del proyecto de diferentes
maneras y en tiempos diferentes. La Gestin de los Costos del Proyecto
trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para
completar las actividades del proyecto. La Gestin de los Costos del
Proyecto tambin debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del
proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y
apoyar

el

producto,

servicio

resultado

del

proyecto.

En muchas organizaciones, la prediccin y anlisis del desempeo

financiero probable del producto del proyecto se llevan a cabo fuera del
proyecto. En otras, como un proyecto de obras de infraestructura, la
Gestin de los Costos del Proyecto puede incluir este trabajo. Cuando
tales proyecciones y anlisis forman parte del proyecto, la Gestin de los
Costos del Proyecto puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas
tcnicas de gestin, como el retorno de la inversin, el flujo de caja
descontado y el anlisis de la recuperacin de la inversin.
El esfuerzo de planificacin de la gestin del costo tiene lugar en las
etapas iniciales de la planificacin del proyecto y establece el marco de
referencia para cada uno de los procesos de gestin de los costos, de
modo que el desempeo de los procesos sea eficiente y coordinado.
1.1.
Estimar los costos.
Estimar los costos es el proceso que consiste en desarrollar una
aproximacin

de

los

recursos

monetarios

necesarios

para

completar las actividades del proyecto. la estimacin de costos es

una prediccin basada en la informacin disponible en un
momento dado.
Incluye la identificacin y consideracin de diversas alternativas
de cmputo de costos para iniciar y completar el proyecto. Para

lograr un costo ptimo para el proyecto, deben tomarse en cuenta

las concesiones entre costos y riesgos, tales como fabricar en
lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio
de recursos.
La estimacin de costos debe refinarse durante el transcurso del
proyecto para reflejar los detalles adicionales a medida que stos
se hacen disponibles. la exactitud de la estimacin del costo de
un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a lo largo de
su ciclo de vida.
Las fuentes de informacin de entrada derivan de las salidas de
los procesos del proyecto en otras reas del conocimiento. Una
vez recibida, toda esta informacin permanecer disponible como
entradas para los tres procesos de gestin de los costos del
proyecto. Los costos se estiman para todos los recursos que se
asignarn al proyecto. Esto incluye, entre otros, el trabajo, los
materiales, el equipo, los servicios y las instalaciones, as como
categoras especiales tales como una asignacin por inflacin o un
costo por contingencia. Una estimacin de costos es una
evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos
necesarios para completar la actividad.
Grfico 4-2 estimar los costos: entrada, herramientas y
tcnicas, y salidas

Estimar los costos: entradas

1.
2.
3.
4.
5.
6.

lnea base del alcanc.

cronograma del proyecto
planificacin de los recursos humanos
registro de riesgos
factores ambientales de la empresa
activos de los procesos de la organizacin

Estimar los costos: herramientas y tcnicas

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

juicio de expertos
estimacin anloga
estimacin paramtrica
estimacin ascendente
estimacin por tres valores
anlisis de reserva
costo de la calidad
software de estimacin

de

costos

para

la

direccin

de proyectos
9. anlisis de propuestas para licitaciones
Estimar los costos: salidas
1. estimaciones de costos de las actividades
2. base de los estimados
3. actualizaciones a los documentos del proyecto
1.2.
preparacin del presupuesto de costos
En algunos proyectos, especialmente en aqullos de alcance ms
pequeo,

la

estimacin

de

costos

la

preparacin

del

presupuesto de costos estn estrechamente ligadas que se

consideran un solo proceso, que puede realizar una sola persona
en un periodo de tiempo relativamente corto. Estos procesos se
presentan aqu como procesos distintos, porque las herramientas
y tcnicas requeridas para cada uno de ellos son diferentes.
El trabajo involucrado en la ejecucin de los tres procesos de la
gestin de los costos del proyecto est precedido por un esfuerzo
de planificacin del equipo de direccin del proyecto.
1.3.

CONTROLAR LOS COSTOS

Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la

situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y
gestionar cambios a la lnea base de costo. La actualizacin del
presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha
incurrido a la fecha. Cualquier incremento con respecto al
presupuesto

autorizado

slo

puede

aprobarse

mediante

el

proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del
trabajo que se est realizando y que corresponde a ese gasto
tiene poco valor para el proyecto, ms all de permitir que el
equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento
autorizado. De esta manera, gran parte del esfuerzo del control de
costos implica analizar la relacin entre el uso de los fondos del
proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales
gastos. La clave para un control de costos efectivo es la gestin
de la lnea base aprobada de desempeo de costos y de los
cambios a esa lnea base.
El control de costos del proyecto incluye:
Influir en los factores que producen cambios en la lnea
base
de
costo.
Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven
a cabo de manera oportuna.
Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento
autorizado para el proyecto, tanto por periodo como total.
Monitorear el desempeo de los costos para detectar y
comprender las variaciones con respecto a la lnea base
aprobada de costo.

 Monitorear el desempeo del trabajo con relacin a los

fondos en los que se ha incurrido.
Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los
informes sobre costos o utilizacin de recursos.
Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los
cambios aprobados y costos asociados.
Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos
dentro de lmites aceptables.
El control de costos del proyecto busca las causas de las
variaciones positivas y negativas, y forma parte del proceso
Realizar el Control Integrado de Cambios
Grafico 4-3 controlar los costos: entradas, herramientas y
tecnicas, salidas

Controlar los Costos: Entradas

1.
2.
3.
4.

Plan para la Direccin del Proyecto

Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
Activos de los Procesos de la Organizacin

Controlar los Costos: Herramientas y Tcnicas

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Gestin del Valor Ganado

Proyecciones
ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)
Revisiones del Desempeo
Anlisis de Variacin
Software de Gestin de Proyectos

Controlar los Costos: Salidas

1. Mediciones del Desempeo del Trabajo

2. Proyecciones del Presupuesto
3. Actualizaciones a los Activos de los Procesos
Organizacin
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

de

la

1.4.
nivel de precisin de costos
Las estimaciones del costo de las actividades se ajustarn a un
redondeo de datos segn una precisin establecida (p.ej., $100,
$1.000), dependiendo del alcance de las actividades y de la
magnitud del proyecto, y pueden incluir una cantidad para
contingencias.
1.5.
unidades de medida
Todas las unidades que se utilizan en las mediciones (tales como
las horas o das de trabajo del personal, la semana laboral o la
suma global) se definen para cada uno de los recursos.
1.6.
enlaces con los procedimientos de la organizacin
La estructura de desglose del trabajo (EDT) establece el
marco para el plan de gestin de costos, permitiendo la
consistencia con los estimados de costos, los presupuestos y el
control de costos. El componente de la EDT que se utiliza para la
contabilidad de los costos del proyecto se denomina cuenta de
control (CA). A cada cuenta de control se le asigna un cdigo
nico o un nmero de cuenta vinculado directamente con el
sistema de contabilidad de la organizacin ejecutante.