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Brochures de recommandations et de conseil

Comment classer
mes documents ?
Rgles de base et recommandations pour le classement
des documents au sein de votre organisation

Version dcembre 2011

Archives gnrales du Royaume et


Archives de ltat dans les Provinces
Section Surveillance, avis et coordination de la collecte et de la slection

Comment classer
mes documents ?
Rgles

de base et recommandations
pour le classement des documents
au sein de votre organisation

SOMMAIRE
INTRODUCTION.......................................................................................................................... 5
LE CLASSEMENT, CEST QUOI?............................................................................................... 6
POURQUOICLASSER ?............................................................................................................. 7
1. Obligation(s) lgale(s) ....................................................................................................... 7

2. Ncessit vitale ................................................................................................................. 7


QUAND CLASSER?................................................................................................................... 8

1. Le cycle de vie dun document ............................................................................................ 8


1.1. Les documents dynamiques et semi-dynamiques.......................................................... 9
1.2. Les documents statiques ............................................................................................ 9
2. Classer rapidement............................................................................................................. 9
COMMENT CLASSER?............................................................................................................ 10
1. Les niveaux de classement................................................................................................ 10
1.1. Documents isols (ou pices)..................................................................................... 10
1.2. Dossiers ................................................................................................................... 10
1.3. Sries ...................................................................................................................... 10

1.4. Fonds darchives........................................................................................................ 10


2. Comment classerles documents?.....................................................................................12
3. Comment classerles dossiers en sries?..........................................................................13

4. Quel ordre tablir lintrieur dun dossier? ......................................................................14


COMMENT LABORER SON PLAN DE CLASSEMENT?..........................................................15
1. Dfinition et intrt..............................................................................................................15
2. Exigences dun plan de classement....................................................................................15

2.1. Une structure logique...................................................................................................16


2.2. Une exhaustivit.........................................................................................................16

3. Les types de plans de classement .....................................................................................17


3.1. Selon les fonctions: plan de classement de type fonctionnel.......................................17

3.2. Selon lorganisation: le plan de classement de type structurel.....................................18


3.3. Selon lobjet: le plan de classement thmatique ou systmatique................................18

COMMENT CHOISIR UN TYPE DE PLAN ?...............................................................................19

1. Prfrence pour un classement fonctionnel.........................................................................19

2. Combinaison de mthodes.................................................................................................19
3. Un modle de plan de classement..................................................................................... 20
COMMENT IDENTIFIER CHAQUE DOSSIER OU DOCUMENT AU SEIN DU PLAN DE
CLASSEMENT?....................................................................................................................... 22

1. La codification.................................................................................................................... 22

2. La cotation........................................................................................................................ 22

3. Lindex.............................................................................................................................. 23
QUELQUES ASTUCES POUR RUSSIR SON CLASSEMENT.................................................. 24

1. Comment laborer un plan de classement? ..................................................................... 24

2. Comment introduire et maintenir un plan de classement au sein dune administration?..... 25


3. Faut-il appliquer le plan de classement aux archives antrieures?.................................... 26

4. Quen est-il des documents lectroniques? ..................................................................... 27

5. Dernire tape: le rangement physique............................................................................ 28


BIBLIOGRAPHIE....................................................................................................................... 29
LISTE DADRESSES.................................................................................................................. 32

INTRODUCTION
Dans tout organisme, le personnel est confront la problmatique du
classement et de larchivage. Il doit pouvoir retrouver les documents
reus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc tre
vu comme un outil et non une contrainte abstraite, pour un organisme
et ses membres. Il donne une structure logique et hirarchique qui
permet de classer tous les documents, sur tous les supports, que
les organismes produisent ou quils reoivent dans le cadre de leurs
activits.
Les oprations qui participent au classement des documents sont
trs souvent perues comme contraingnantes et relgues au second
plan, le classement est cependant une tche essentielle au sein de
tout organisme car sa bonne intgration et son utilisation adquate
dtermineront la qualit des services rendus. Reporter plus tardle
classement nest pas une solution durable.Lexprience montre dailleurs
que chaque agent consacre une part importante (parfois excessive) de
son temps de travail retrouver des documents mal classs(dossiers
incomplets, classement parallle, etc.). Autant dexemples qui conduiront
invitablement une dgradation de lenvironnement de travail pouvant
engendrer de mauvaises prises de dcision.
Les constats actuels montrent lurgence dune prise en considration:
manque duniformit, de mthode et de continuit. Manque de temps
et manque de moyens (humains et logistiques) sont des causes trs
souvent avances. Mais on peut retorquer que le temps perdu lors de
recherches ultrieures est souvent plus important: une demie-heure de
classement aujourdhui, cest une heure de gagne demain.
Dans cette optique, il est utile de rappeler quelques rgles de base et
des recommandations pratiques peuvent vous aider dans la mise en
place dun systme de classement simple et efficace au sein de votre
organisation. Cette brochure est une premire tape vers une meilleure
gestion courante de vos documents.
Pour de plus amples renseignements, veuillez prendre contact avec les
Archives generales du Royaume et Archives de lEtat dans les Provinces
(coordonnes sur le site internet www.arch.be) ou envoyez un e-mail
(inspect@arch.be). Vos suggestions et vos remarques en rapport avec
la prsente brochure sont les bienvenues.

LE CLASSEMENT, CEST QUOI?


Le classement consiste grer de manire organise et structure des documents. En dautres
mots, il consiste mettre dans un certain ordre un ensemble dlments des documents par
exemple - ou les mettre leur place (par exemple: classer des lettres dans un dossier, classer
des dossiers dans une rubrique dun classement).
Dans la pratique, le classement seffectue en deux temps:
tout dabord, crer un cadre gnral de classement sous forme de catgories structures:
cest ltape qui dfinira une place pour chaque type de document / de dossier;

ensuite, placer dans chacune des catgories dfinies dansun classement les documents qui
sont crs: cest ltape o chaque document est class dans une catgorie.

Le terme classement est souvent confondu avec le terme rangement!


le classement des documents est la mise en ordre intellectuelle
des documents, leur organisation logique et rationnelle
le rangement est lopration matrielle consistant placer
des documents dune manire ordonne dans du matriel
de conditionnement ou dans du mobilier de rangement

Il nest possible de ranger efficacement des documents que si lon a mis


pralablement en place un systme de classement!

POURQUOICLASSER ?
1. Obligation(s) lgale(s)
Le classement des archives est une obligation lgalepour les administrations publiques. Celles-ci
doivent non seulement conserver leurs documents, mais les conserver en bon tat, ordonnes et
accessibles (cf. article 1, 1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifie par la Loi du 6
mai 2009). Cette rgle de base doit tre respecte par toute institution ayant lobligation lgale de
verser ses archives dans un des dpts des Archives de ltat. Les documents darchives quels
que soient leur forme ou leur support en dsordre ou livrs en vrac sont refuss tant que les
institutions productrices darchives ne les ont pas, leurs frais, identifis et reclasss correctement.
Une autre disposition lgale impose aux organismes publics de rendre leurs documents accessibles
au citoyen. Il sagit de la loi relative la publicit de ladministration (Loi du 11 avril 1994). Malgr
le fait que cette loi nimpose rien sur la manire de conserver les documents, il est nanmoins
plus ais pour une administration de mettre en place des rgles et des procdures de classement
uniformes afin de se conformer aux dispositions lgales en la matire.
Besoin dun avis ou dun conseil
Les Archives de ltat et leur section Surveillance & Avis sont votre service
pour vous aider laborer votre classement de document/darchive.
Consultez rgulirement les informations disponibles et mises jour sur le
site webhttp://www.arch.be/surveillance ou envoyez votre demande
inspect@arch.be

2. Ncessit vitale
Le classement des archives est une obligation lgale, mais cest dabord et avant tout une ncessit
vitale pour toute organisation quelle soit publique ou prive. On ne classe pas un document
uniquement la clture dun dossier mais aussi et surtout pour le retrouver ultrieurement et
donc le rendre accessible.
Les principaux avantages dun classement rigoureux
garantir la transparence et le droit daccs aux documents (en conformit avec
la loi sur la publicit des actes administratifs).
amliorer lefficacit de la gestion et de la conservation de linformation
et des connaissances (gain de temps, qualit du travail, partage de
linformation, continuit du service, archivage)
faciliter la prise de dcision
assurer la protection de linformation sensible et classifie (gestion du
risque)

QUAND CLASSER?
Il importe tout dabord de prciser que le classement des archives peut intervenir tout instant, ds
la phase de production dun document jusqu sa phase de conservation dfinitive. Il est vident que
plus le classement est assur tt, mieux les documents seront grs et conservs efficacement.
En principe, une administration ne classe pas ses documents / ses archives afin de faciliter la
consultation ultrieure des chercheurs mais davantage pour elle-mme, en vue de lexcution de
ses tches.
Le classement des documents courants (archives dynamiques et semi-dynamiques) par le
producteur darchives est fondamental. On parle de classement originel. Ce classement originel
pour autant quil existe et quil soit cohrent doit tre conserv tout au long du cycle de vie car il
est le reflet des activits (processus de travail) du producteur darchives.
Dois-je classertous mes documents (papier et lectronique) ?
Chaque document doit avoir sa place au sein dun dossier de travail.
Tous les documents sont concerns, aussi bien les documents sur
support papier, photo, vido, que sur support lectronique (optiques,
magntiques notamment).

1. Le cycle de vie dun document


CYCLE DE VIDE DUNE ARCHIVE
Dynamique

Semi-dynamique

Statique

Service / Bureau

Service / Bureau /
Local darchivage

Service darchives

Archives produites et ranges


dans un systme de classement
ou une structure de rpertoires

Dossiers ayant encore


une valeur administrative
mais consults/utiliss
peu frquemment

Fin de lutilit administrative :


Conserver ?
liminer ?

Mettre disposition
pour la recherche

1.1. Les documents dynamiques et semi-dynamiques


Ces documents sont ceux qui se trouvent dans leur phase dutilit administrative
Ils sont classs au moment mme de leur production en vue dune utilisation immdiate ou moyen
terme; le classement est actif, de nouveaux documents viennent en effet sans cesse sajouter.
1.2. Les documents statiques
Les documents ayant perdu leur utilit administrativesont dfinitivement classs. Cest cette
tape quils seront tris sur base des recommandations de tri des Archives de ltat; une partie
dentre eux pourra tre limine ou transfre vers un centre ou un service darchives.

2. Classer rapidement
Attendre que les documents et les dossiers saccumulent dans les bureaux

... OU
les classer ds la phase de production

COMMENT CLASSER?
Le classement doit tre mthodique et rigoureux. Cela ne simprovise pas.
Les principes et mthodes de classement sont valables tant pour les archives courantes que pour
les archives intermdiaires et dfinitives. Les prsentes recommandations concernent le classement
des archives dynamiques et semi-dynamiques, parce que cest ce niveau que la responsabilit
incombe au producteur darchives
La gestion lectronique de documents (GED): solution ou mirage?
Les systmes de gestion lectronique des documents sont parfois perus comme une
solution miracle aux problmes de classement. En fait, le traitement intellectuel des
informations numriques obit aux mmes rgles et aux mmes principes
que le traitement des documents sur support papier. La grande
diffrence rside bien sr dans la technologie employe. La GED
nest donc pas une panace. La mise en place dun systme de
GED sera par contre loccasion de rflchir aux mthodes et de
mettre au point des procdures de classement applicables tant aux
documents papier quaux documents lectroniques (ou pour tout
autre support de conservation).

1. Les niveaux de classement


1.1. Les documents isols (ou pices)
1.2. Les documents sont en gnral regroups en dossier:
chaque dossier concerne une affaire, une procdure administrative ou un thme (ex. dossier
inividuel de personnel, dossier dun procs judiciaire, etc.).
1.3. On parle de sriequand:
des documents individuels qui prsentent les mmes caractristiques formelles ou qui sont de
mme nature (ex. des notes de service, des procs-verbaux de runions de staff, des registres,
etc.)
des dossiers ont t constitus, ils sont eux-mmes regroups en sries sur la base de leur
nature ou des affaires/procdures/thmes quils traitent (ex. sries des dossiers individuels du
personnel, srie des dossiers de procdures du tribunal correctionnel, etc.)
1.4. Lensemble des sries formes par une institution, un organisme sappelle un fonds darchives.

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Support papier

Type de support

Support lectronique

Document isol

Dossier

Srie

Fonds darchives

Lensemble des sries darchives


(tant sur support papier qulectronique)

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un thme

un sujet /

une procdure administrative

une affaire /

Documents regroups en sries :

des caractristiques formelles/


la nature du document

Documents regroups en dossiers:


- dossiers de personnel
- dossiers mdicaux
- dossier de jurisprudence
- dossiers de documentation de
rfrence

Documents regroups en dossiers:


- dossier de gestion
- dossier doctroi de subsides
- dossier de construction dun btiment
- dossier de procs judiciaire
- dossier dune faillite
- dossier de vente dune parcelle de
terrain

- registres

- procs-verbaux de runion

- minutes de jugements dun trbunal


(relies en volumes)

- comptes

- circulaires

- notes de service

- rapports annuels

- correspondance entrante / sortante

Exemples

Le classement est bas sur

2. Comment classerles documents?

Classement par sujet (personne,


lieu, vnement)

Le groupement des pices


relatives une mme affaire en
un dossier facilite le traitement de
laffaire mais aussi la recherche
ultrieure dun document prcis
(dans le cadre de cette affaire)

si bien class, le document est


rapidement retrouv

Avantages

Tous les documents ne sont pas forcment reus


ou produits dans le cadre du traitement dune
seule affaire

Le format et la nature de certains supports


exige des conditions deconservation diffrentes
de celles du papier (plaques de verre
photographiques, films, bandes magntiques,
etc.-). Il est indispensable dorganiser un systme
de renvoi entre le dossier et ces documents qui
seront classs sparment.

difficile de reconstituer le fil dune affaire traite


car les documents sont fragments (perte du
contexte de production)
Par exemple: si dans un service lon rassemble
systmatiquement en sries distinctes tous les
cahiers des charges, les devis, les factures
etc. sans tenir compte des affaires auxquelles
ils se rapportent, on risque de fragmenter
considrablement le classement, qui ne rendra
plus compte des affaires traites.

Inconvnients

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Exemples

- correspondance reue
- factures
- procs-verbaux de runions dossiers daffaires

- dossiers de personnel
- dossiers de fournisseurs /
clients
- dossiers daffaires (par noms
de lieux, de personnes, de
mots-clefs ou de sujets)

-D
 ossiers du Parquet du
procureur du roi (numro
de notice = numro dordre
attribu chaque affaire
lorsquelle arrive au parquet)
- Dossiers de personnel
(numro de registre national)

-M
 thode de classement
reposant sur un systme
de classement spcifique:
composition des articles
budgtaires, classification
dcimale nationale

Le classement est

chronologique

alphabtique

numrique
(numros)

systmatique
ou mthodique

3. Comment classerles dossiers en sries?

Facile mettre en place

Permet un accs direct aux


documents ou aux dossiers via
le nom (pas besoin dinstrument
daccs).

Cest la mthode la plus simple


(mais sentendre sur la date
prendre en compte: date de
cration du document, de rception,
denregistrement? Date douverture
du dossier, de clture dune
affaire? Ce peut tre aussi la date
de lvnement concern

Avantages

-S
 ystme dconseill car ne correspondant pas la logique du
traitement administratif des dossiers
-L
 es rubriques de classement doivent voluer en fonction de
lvolution des procdures et des comptences du service. Mais
en cas dadaptation des rubriques, on risque de se trouver face
deux classements distincts: lancien et le nouveau

Il est impratif de constituer un rpertoire indiquant le sujet qui


correspond chaque numro, et un rpertoire des sujets qui
renvoie aux numros

-
 tre trs attentif au vocabulaire, car le terme choisi dtermine
le classement (conseill dtablir un thesaurus)
-Plus complexe (ex. car si une pice ou un dossier concerne
plusieurs matires, il devra tre class sous diffrents motsclefs, et il faudra prvoir un systme de renvois)
- Il faut prvoir de la place entre chaque dossier tant que ceux-ci
ne sont pas clturs (accroissement au fur et mesure de la
procdure administrative).

-C
 ette mthode de classement chronologique ne convient bien
sr pas toutes les sries.
- Pour la recherche ultrieure de pices ou de dossiers dont on
ignore la date... Cest pourquoi en rgle gnrale les sries
chronologiques doivent tre accompagnes dinstruments
daccs propres (index, rpertoires, tables etc. permettant la
recherche selon dautres critres: nom ou sujet).

Inconvnients

4. Quel ordre tablir lintrieur dun dossier?


Il ne suffit pas de rassembler les diffrents documents lintrieur dun dossier, il faut aussi les
classer. A lintrieur dun dossier daffaire, les documents sont gnralement classs par ordre
chronologique. Mais dautres logiques peuvent tre suivies: ne pas sparer les pices justificatives
des documents auxquels elles se rapportent, quelles que soient leurs dates.
Si un dossier est volumineux et compliqu, on peut aussi constituer des sous-dossiers. Chaque
sous-dossier doit alors tre pourvu dun intitul. Pour garantir le classement interne dun dossier, on
attribue ventuellement un sous-numro aux documents (ou aux sous-dossiers) qui le composent.

Avant tout, de la mthode!


Pour le classement interne des sries, il faut choisir la mthode qui convient le mieux
et sy tenir. Comment effectuer son choix?
1 A
 dapter la mthode de classement aux mthodes de travail du service (qui ne sont
pas forcment les mmes partout)
2 T
oujours se placer dans la perspective de la recherche: comment va-t-on
rechercher linformation? Comment la retrouver le plus facilement?
3 T
enir compte des ventuelles instructions de tri pour les archives dfinitives
(ex.: si des pices dun dossier peuvent tre limines aprs un certain temps, il
vaut mieux quelles soient classes par ordre chronologique plutt que par ordre
alphabtique: il est plus facile dliminer une anne complte que de retirer un
un les documents prims dun classement alphabtique)
4 R
 egrouper les pices et les dossiers en sries ne suffit pas. On obtient une
juxtaposition de sries, mais sans liens entre elles, sans cohsion. Il faut encore
organiser de manire logique et rationnelle lensemble des documents et des
sries. Il faut donc agencer, ordonner lensembleet pour cela, on a besoin dun
outil : le plan de classement!

14

COMMENT LABORER SON PLAN DE CLASSEMENT?


1. Dfinition et intrt
Le plan de classement est un schma logique prdtermin
servant de guide pour le classement des documents prsents
dans les bureaux (les archives courantes). Lide de
base est de fournir toutes les composantes dun organisme
(ou dun service) et toutes les personnes concernes une
structure logique permettant de classer tous les documents
quelles produisent ou quelles reoivent dans le cadre de leurs
activits. Le plan de classement permet de systmatiser et duniformiser le
classement des documents. Il permet de donner chaque dossier une place unique et dfinitive.
Le plan de classement est un instrument de reprage facilitant le classement et le processus de
recherche de linformation, toutes les tapes du cycle de vie(cf. point I). Si le plan est bien
conu, le classement nest pas peru comme une charge supplmentaire mais fait partie intgrante
du travail. Grce ce plan de classement, chaque membre du personnel sait o les pices et les
dossiers quil traite doivent aboutir et chacun sait retrouver sans peine une pice ou un dossier quel
quil soit. Chacun a les mmes rflexes de classement.

2. Exigences dun plan de classement


Le plan de classement est un outil professionnel: pour tre efficace, il doit imprativement respecter
quelques grandes rgles. Le plan de classement doit tre:
- adapt aux dossiers et structur logiquement
- exhaustif

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2.1. Une structure logique


Le classement doit fonctionner de manire logique et hirarchise. Tous les documents, les archives,
sont rparties selon un certain nombre de grandes subdivisions et de rubriques, selon un schma
logique. Le plan de classement se prsente comme une structure faite de niveaux hirarchiques.
Comment?
1. Il faut subdiviser logiquement lensemble en rubriques et en sous-rubriques, dans une hirarchie
allant du gnral au particulier; larborescence part des grandes subdivisions, des rubriques plus
gnrales pour arriver aux rubriques plus spcifiques; jusquau niveau le plus prcis permettant
dincorporer les documents
2. Il faut choisir une base de division (des critres de subdivision), cest--dire choisir sur quoi
va reposer la structuration par rubrique, la caractristique commune qui permettra de diviser
lensemble en rubrique de mme nature. Il faut, chaque niveau, respecter la mme logique. Il
peut arriver dutiliser des critres diffrents des niveaux diffrents. Par exemple: on peut avoir
des grandes catgories fondes sur les missionsdune institution, puis ensuite des rubriques
fondes sur les matires ou mme sur les types de documents. Comme le montre lexemple
ci-dessus, la correspondance IN/OUT est un type de documents, tandis que les donnes de
recrutement concerne une mission spcifique parmi celles confies un service du personnel.
2.2. Une exhaustivit
Il doit englober lensemble des tches dune administration ou dun service; concerner tous les
types de documents produits et reus, quels que soient leur forme et leur support (conventionnels
ou lectroniques). Il est important dadopter un plan de classement commun tous les supports
(papier, lectroniques, audiovisuelles, microfilms etc.).

16

3. Les types de plans de classement


On distingue plusieurs types de plans en fonction du principe de classement utilis au niveau
suprieur (au niveau de la structure principale) :
- selon les fonctions ou les activits dune organisation (gestion des ressources humaines,
gestion financire, gestion oprationnelle, etc.) ;
- selon la structure de lorganisation (direction, sous-direction, service, etc.) ;
- par objet.
3.1. Selon les fonctions: plan de classement de type fonctionnel
Dans ce type de plan, le classement est fond sur les domaines dactivits et les fonctions de
lorganisme. Tous les documents qui rsultent de lexcution dune tche ou dune activit spcifique
sont classs dans une mme subdivision.
1. Mission

1.1. Fonction

1.1.1. Activit ou tche
Par exemple:
1. Gestion du personnel

1.1. Recrutement et promotion

1.1.1. Procdure de recrutement
- listes
- srie des dossiers
Avantages:

- le classement selon les fonctions reflte bien le contexte de production et dutilisation des
documents: les documents sont situs dans leur contexte oprationnel ou administratif,
leur place logique au sein des processus et des activits. Ce type de plan permet de bien
comprendre comment et pourquoi tel document a t produit puis utilis.
-
indpendance vis--vis de lorganigramme: un changement ou un remaniement
dorganigramme naffecte pas la stabilit du plan de classement; en gnral les fonctions
sont plus stables que les structures administratives.
- le choix dun plan de classement fonctionnel cadre tout fait avec dun systme de gestion
lectronique de documents (Records management).
Inconvnients:

- Le plan de classement fonctionnel est relativement complexe mettre en place.


- Il peut apparatre comme abstrait pour les utilisateurs.

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3.2. Selon lorganisation: le plan de classement de type structurel


Ce type de plan est bas sur les structures administratives existantes de lorganisme producteur.
Les subdivisions correspondent lorganigramme de linstitution: divisions, services, bureaux,
diverses units dorganisation. Tous les documents produits par un mme service ou une mme
unit (direction, secrtariat, service des relations publiques, etc.) sont rassembls dans une mme
subdivision du plan de classement.
Organisme
1. Division 1

1.1. Service A

1.1.1. Bureau X
Avantage:
Il reflte lorganigramme de lorganisation et est facilement utilisable par les collaborateurs.
Cette mthode de classement convient pour les organismes dont lorganisation reste stable,
dont les structures ne sont pas modifies mais la ralit est souvent plus complique.
Inconvnient:

- les structures administratives sont souvent instables, les organigrammes changeants: des
services sont supprims, les comptences sont redistribues, de nouveaux services voient
le jour, avec de nouvelles attributions. Il faudra donc adapter le plan de classement aprs
chaque modification de lorganigramme;
- o classer un dossier daffaire transversal suivi par plusieurs services?
3.3. Selon lobjet: le plan de classement thmatique ou systmatique

On peut imaginer quun organisme classe toutes ses archives par objet, par matire traite, voire,
par thme. Il donnerait une vue densemble de toutes les matires traites par lorganisation. Tous
les dossiers qui concernent un mme sujet seraient rassembls sous une mme rubrique.
Exemple :
1. Emploi

1.1. Contrats
1.1.1. Statutaires
()
Avantage:

- le classement des documents ne tient pas compte du contexte administratif dans lequel ils
ont t rdigs;
Inconvnient:

18

-u
 n mme document ou dossier peut concerner deux thmes diffrents;
- le choix des thmes est souvent subjectif: cela exige un effort dinterprtation qui peut
conduire des conclusions diffrentes.

COMMENT CHOISIR UN TYPE DE PLAN ?


1. Prfrence pour le plan de classement de type fonctionnel
Dune manire gnrale, les archivistes ont une prfrence pour le plan de classement fonctionnel.
Comme les archives sont les documents produits par un organisme dans lexercice de ses
fonctions et activits, pour permettre laccomplissement de ces fonctions, ce mode de classement
par fonctions semble le plus adapt. Les normes internationales de records management visent
des systmes de classement bass sur les processus administratifs. En revanche, un plan de
classement purement thmatique est dconseill pour les archives. Ce type de classement convient
davantage des collections de livres ou de la documentation plutt qu des fonds darchives.

2. Combinaison de mthodes
Ceci dit, on peut combiner dans un mme plan les diffrents types de classement (fonctionnel,
organisationnel et thmatique) condition quon ne mle pas les bases de division un mme
niveau. La pratique la plus courante consiste choisir:
-e
 n premier lieu, au niveau de la structure principale(grandes subdivisions) : le classement
selon les domaines dactivits et les fonctions; ou le classement selon lorganisation, qui reflte
la structure organique (lorganisation) du producteur;
- en second lieu (au niveau des rubriques), la rpartition par fonctions ou par sujets.

19

3. Un modle de plan de classement


Structure gnrale dun plan de classement de type fonctionnel
Un classement qui repose sur les fonctions prsente de manire ordonne les fonctions de gestion
interne et les fonctions spcifiques (oprationnelles) dune organisation. Pour faciliter ce travail, vous
pouvez lister les diffrentes fonctions quexerce votre institution, puis les ordonner de manire logique:
- dabord, toutes les fonctions de gestion interne, cest--dire celles dcoulant des tches dappui
(comme la gestion du personnel, la gestion financire, la gestion des btiments, la gestion des
TIC,);
- et ensuite, toutes les fonctions spcifiques ou oprationnelles, cest--dire celles dcoulant
des missions propres de lorganisme (les oprations de contrle TVA pour un bureau TVA, les
oprations dinspection du travail, pour un service qui contrle la bonne application des lois
sociales).
Les grandes subdivisions correspondent donc des fonctions (des grandes missions, des tches
principales, des activits prcises). Au sein de ces rubriques, les documents seront classs par
ordre chronologique, ou alphabtique ou numrique ou . A chaque niveau, le plan doit respecter
une mme logique.
Schma dun plan de classement de type fonctionnel
I. Fonction / domaine dactivits 1
A. Tche A
1. Sous-tche a
B. Tche B
C. Tche C
II. Fonction / domaine dactivits 2
A. Tche D
B. Tche E
III. Fonction / domaine dactivits 3
A. Tche F
B. Tche G
Astuces pour la dfinition des subdivisions (rubriques):
-a
 ller toujours du gnral au particulier en pensant au lien qui unit la classe de niveau 1
la classe de niveau 2, etc.
- viter autant que possible les catgories divers ou autres qui ne sont souvent
que des fourre-tout o on place les documents que lon ne sait pas classer
- sassurer que les subdivisions sexcluent les unes les autres et ne peuvent
se chevaucher; si le doute est permis, ajouter des renvois aux autres
subdivisions
- prvoir des catgories suffisamment larges, de manire pouvoir
accueillir tous les documents ou dossiers similaires (pas de titre
voquant un vnement ponctuel).

20

Exemple concret :
A. Fonctions de gestion interne :
A.1. Gestion du Personnel
A.1.1. Recrutement
A.1.2. Carrire (contractuel, statutaire)
A.1.3. Promotion
A.2. Gestion Financire
A.3. Gestion Informatique
A.4. Gestion Juridique

B. Fonctions spcifiques et oprationnelles
(exemple pour une administration financire)
B.1. Gestion du contrle de la TVA
B.1.1. Revenus


B.2. Gestion des enregistrements
B.3. Gestion des domaines

(exemple pour un muse)
B.1. Gestion des collections
B.1.1. Art ancien


B.2. Organistion dexpositions
B.3. Recherche scientifique

21

COMMENT IDENTIFIER CHAQUE DOSSIER OU DOCUMENT AU SEIN DU PLAN DE


CLASSEMENT?
1. La codification
Le plan de classement inclut un systme de codification. A chaque subdivision du plan de classement,
chaque rubrique correspond de prfrence un code unique. La codification est utile car elle permet
de bien distinguer les niveaux de classement et lordre de succession des catgories; surtout elle
facilite lidentification des documents et leur reprage.
Il existe plusieurs systmes de codification, prsentant chacun des avantages et des inconvnients.
- codification alphabtique (par exemple F pour finances)
- codification numrique: codes numriques conscutifs (de 1 linfini) ou significatifs
(1000 1100 1110 1111); ou systme numrique dcimal
- codification alphanumrique (I.A.1, II.B.2, etc.)
Il existe des systmes ferms ou ouverts. Par exemple: le systme alphabtique est limit
26 lettres ; le systme numrique dcimal est limit 10 possibilits. Il est donc prfrable de
privilgier un systme de codification ouvert, afin de pouvoir ajouter de nouveaux codes.

2. La cotation
Le plan de classement inclut galement un systme de cotation. A lintrieur de chaque subdivision
du plan de classement, les dossiers/les documents recoivent une cote. La cotation est le lien
entre le classement et la description des dossiers/des documents. Par exemple, le comptable dun
service financier est charg de la mise en paiement des factures quil reoit. Dans le systme de
classement du service, I correspond la fonction gestion financire, A la tche de gestion
comptable, et 1 la sous-tche mise en paiement. Les factures qui arriveront dans ce
service recevront une cote: classement par anne et par numro de facture entrante.
exemple:

I.A.1_2010_facture0001

I.A.1_2010_facture0009

[code]+[cote]

Qualits gnrales dun plan de classement


Un bon plan de classement doit tre la fois simple, stable et souple.
Cette souplesse doit pouvoir garantir denglober de nouvelles fonctions,
de nouveaux dossiers et de nouveaux documents!

22

3. Lindex
Le plan de classement peut tre accompagn dun index des sujets qui facilite son utilisation. En
effet, pour classer un document sa place logique dans le plan de classement (pour lui attribuer
un code), deux possibilits se prsentent:
- soit consulter les grandes rubriques et sous-rubriques de faon hirarchique pour retrouver,
grce la logique du plan de classement, la rubrique approprie
- soit recourir un index qui donne pour un certain nombre de sujets des suggestions de
rubriques ou de sous- rubriques.
Remarque: il sagit ici uniquement dun index des matires renvoyant aux rubriques du plan de
classement; distinguer dautres types dindexrenvoyant aux documents eux-mmes.

23

QUELQUES ASTUCES POUR RUSSIR SON CLASSEMENT


Chaque administration est libre de choisir son mode de classement. Quel que soit le systme de
classement choisi, un plan de classement est indispensable.

1. Comment laborer un plan de classement?


Le plan de classement doit tre labor par ladministration, idalement en collaboration avec les
Archives de lEtat. Cest dabord le travail de ladministration elle-mme. Le plan doit tre conu par
quelquun qui connat bien le service.
1
Sinformer de ce qui existe: pour laborer un plan de classement,
on peut bien sr sinspirer de systmes existantailleurs dans
les institutions semblables ou en interne. Il existe peut-tre
des systmes de classement mis au point par lun ou lautre
membre du personnel son usage personnel; parmi ces
systmes improviss, il peut sen trouver dexcellents, mme
sils sont souvent partiels).
2 Faire du sur mesure: le plan doit dabord et avant
tout rpondre aux besoins spcifiques de lorganisme pour
lequel il est conu et des personnes qui auront lutiliser; il
est dangereux de plaquer artificiellement un plan tout fait.
3 Faire une enqute pralable sur lorganisation des services, les
fonctions, les tches ou les activits : rflchir sur les processus de travail
(work flow); recenser toutes les activits et situer ces activits les unes par rapport
aux autres sous forme darborescence.
4
Examiner ensuite tous les types de documents produits pour raliser ces diffrentes
fonctionset tches.
5
Impliquer le personnel: car cela suppose un minimum dinvestissement humain et un
changement de mentalit.
Remarque: lidal est de mettre au point un plan de classement pour lensemble dune organisation.
Mais on peut commencer par laborer des plans de classement par service.

24

2. Comment introduire et maintenir un plan de classement au sein dune


administration?
-R
 der le systme: il est souvent prudent de rder le
systme avant de le valider et de le diffuser plus grande
chelle; le mettre lpreuve en lexprimentant dans
un service par exemple.
-F
 aites en sorte que le systme de classement impos
ait un caractre officiel; il est donc essentiel de
le faire validerpar les autorits pour quil sinscrive
dans le cadre des politiques de gestion car son
application exige une discipline soutenue de la part
de tous les utilisateurs et un investissement rel.
-P
 rvoir un guide dutilisation, vade-mecum ou aide-mmoire
expliquant clairement les principes de classement; le systme de
codification, en particulier, doit tre prsent clairement.
-F
 ormer le personnel: pour amener le personnel comprendre la pylosophie du projet, les
principes, la structure gnrale du plan, lutilisation pratique.Chacun doit se sentir concerner par
cet outil.
-P
 rvoir une priode dessai (de quelques mois) avant dadopter une version dfinitive; il vaut
mieux prendre le temps pour laborer un outil correct et oprationnel, plutt que de dmarrer trop
vite avec un plan qui deviendra rapidement obsolte et inutilisable.
-C
 hoisir une date de mise en application du plan: cest--dire une date partir de laquelle tous
les documents qui arrivent ou qui partent du service doivent tre classs en fonction de ce plan
(munis dun code par ex.).
Le dfi le plus grand nest peut-tre pas de concevoir un plan de classement mais de russir
limplanter dans une organisation ou un service. Cela implique des changements majeurs dans
la conception que les individus ont de la gestion des archives, dans leurs habitudes et dans leur
comportement de travail. Si les individus ne ressentent pas le besoin dun tel systme, ne sont
pas convaincus de son utilit et des avantages quil comporte, ils nauront gure de motivation
lappliquer. Le facteur humain est essentiel.

25

3. Faut-il appliquer le plan de classement aux archives antrieures?


Le plan de classement sert classer les documents que lon cre, les
archives courantes. Il na pas pour vocation de rorganiser lensemble
des documents reus et ou produits avant sa mise en uvre.
Peut-on cependant lappliquer au passif? Cest un travail long
et fastidieux que dintgrer les documents a posteriori dans le
systme de classement. En modifiant la structure qui avait t
cre pour classer prcdemment les documents, on pourrait
perdre le contexte administratif de production et de traitement
des documents. En fait, on risque de perdre la trace des anciens
dossiers, de la faon dont les affaires taient traites, des liens
qui unissaient les documents relatifs une mme procdure
administrative.
Par exemple: est-il lgitime dappliquer tout prix un systme de classification
dcimale des fonds darchives anciennes? Si le producteur darchives na pas appliqu
cette mthode lors de la production des archives, un re-classement par objet est contraire au
principe du respect de la structure archivistique.

26

4. Quen est-il des documents lectroniques?


Aujourdhui, tout agent est amen grer la fois des dossiers papier et
des dossiers lectroniques. Un plan de classement unique permet une
homognit ce point de vue.
Mme sil existe des modes daccs et de recherche spcifiques pour
grer les archives lectroniques sur un ordinateur, il est important
davoir une dmarche globale et de dfinir pour les archives
lectroniques le mme mode de classement logique que pour les
archives papier, en suivant les mmes processus et raisonnements.
Il arrive que, concernant une mme affaire, une partie des documents
se trouve sous une forme papier et lautre sous forme lectronique. Si lon
adopte pour les deux supports un mme plan de classement, il est plus simple
de grer lensemble de laffaire, de mettre en relation les documents entre eux.
Dans un environnement lectronique, lexplorateur (type Windows Explorer) reflte le plan de
classement. Il suffit de donner lexplorateur la mme structure quau plan de classement en
dfinissant les rpertoires et sous-rpertoires (dossiers et sous-dossiers) selon la mme
arborescence hirarchise. La faon de nommer les rpertoires sur lordinateur doit tre identique
celle utilise dans la structure du plan de classement. Le classement consiste alors sauvegarder
le document dans le sous-dossier appropri.
Remarque propos des systmes de Gestion lectronique des documents (GED).
Les systmes de GED prfrent lorganisation arborescente des rpertoires, une organisation
matricielle: ils prfrent utiliser les capacits dindexation permettant de retrouver par le biais de
moteurs de recherche les documents rpondant un critre donn. Mais cette approche ne permet
pas de voir la structure (comme larborescence du plan de classement), il ny a pas de logique
apparente ni de vision de lensemble des documents grs par linstitution. Lindexation, qui sert
souvent retrouver des informations inventories sans classement pralable, ne peut servir de
remde au dsordre initial!

27

5. Dernire tape: le rangement physique


Le rangement matriel doit aller de pair avec le classement intellectuel.
Un bon classement peut tre compromis par un mauvais rangement.
Un moment dlicat pour le maintien du classement est celui o les
dossiers sont clos et doivent quitter les bureaux pour tre placs
dans des botes darchives. Les documents prennent souvent le
chemin des caves et des greniers. Si leur versement nest pas
organis, ils risquent dtre stocks au hasard.
Le rangement ne doit pas ncessairement suivre le mme ordre
que le classement mais il doit permettre de le retrouver. Il existe
plusieurs mthodes de rangement. Quelle que soit la mthode, elle
doit garantir le maintien du classement. Il faut concilier cohrence
intellectuelle et exigences matrielles.
- Rangement mthodique: le plan de classement est reconstitu gographiquement dans le
local darchivage: on attribue un emplacement chaque srie et on sefforce de faire concider
lemplacement des documents avec leur place logique dans le plan de classement (mais on perd
de la place et on doit souvent dcaler les sries qui ne cessent de saccrotre et effectuer de
nombreuses manipulations sous peine de voir le fonds en dsordre total).
- Rangement en continu: les archives sont places sur les rayons dans lordre de leur arrive dans
le local darchivage et reoivent au fur et mesure de leur arrive une numrotation continue;
la logique interne nest plus visible; il est indispensable de tenir un registre ou un fichier de
correspondance entre la cote de localisation et la cote du document ?
-R
 angement combin: les archives sont ranges en blocs successifs (par anne par exemple),
mais au sein de chaque bloc on conserve lordre du plan de classement.

28

BIBLIOGRAPHIE
COPPENS H., Archiefbeheer in gemeenten en O.C.M.W.s, Bruxelles, Archives gnrales du
Royaume et Archives de ltat dans les provinces (Miscellanea Archivistica. Manuale 20), 1997.
COPPENS H., De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en
bescrijving van archieven in het Rijksarchief, Bruxelles, Archives gnrales du Royaume et Archives
de ltat dans les provinces (Miscellanea Archivistica. Manuale 21), 1997, pp. 440-446 et pp.
447-458 (exemple des diffrents cadres de classement).

MoReq2, http://www.moreq2.eu/ (consult le 5/07/2010).


PETITJEAN B. et TRIGALET M., Formation la gestion des archives: Identification, Classement,
Inventoriage, Institut Provincial de Formation de Namur, 2 dcembre 2008 (notes de cours et
support didactique).

PIAF - Portail International Archivistique Francophone, http://www.piaf-archives.org/espaceformation/ (consult le 3/06/2010).


Tables de la classification dcimale nationale, Bruxelles, Association des Villes et des Communes
belges, 1977.

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NOTES PERSONNELLES
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30

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LISTE DADRESSES

Anvers
Bruges

Beveren
Gand
Hasselt

Louvain

Courtrai

Tournai

Eupen

Louvain-la-Neuve
Mons

AGR 2 - Dpt
Joseph Cuvelier

Lige

Namur

Saint-Hubert

Palais Royal
Anderlecht

Archives gnrales
du Royaume
Arlon

Archives gnrales du Royaume


Rue de Ruysbroeck 2-6, 1000 BRUXELLES
Tl. : +32 (0)2/513.76.80 / Fax : +32 (0)2/513.76.81
archives.generales@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-18h00 (except juillet et aot : jusqu 16h30).
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00. Ferm le lundi.
Bibliothque : ouverte du mardi au vendredi : 8h30-12h00 / 13h00-16h30. Ferme le lundi et le samedi.

Archives gnrales du Royaume 2


dpt Joseph Cuvelier
Rue du Houblon, 26-28, B-1000 BRUXELLES
Tl. : 02 274 15 00 / Fax : 02 274 15 01
agr_ar_2@arch.be
Tous les jeudis sur rendez-vous :
de 9h 12h et de 13h 16h30

32

Archives du Palais Royal


Rue Ducale 2, 1000 BRUXELLES
Tl. : +32 (0)2/551.20.20 / Fax : +32 (0)2/512.56.85
cap@kppr.be
Ouvert du lundi au vendredi : 9h00-12h15 / 13h00-16h30.
Sur rendez-vous !

Archives de ltat Bruxelles (Anderlecht)

Archives de ltat Arlon

Quai Demets 7, 1070 ANDERLECHT


Tl. : +32 (0)2/524.61.15 / Fax : +32 (0)2/520.93.21
archives.anderlecht@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Parc des Expositions 9, 6700 ARLON


Tl. : +32 (0)63/22.06.13 / Fax : +32 (0)63/22.42.94
archives.arlon@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Archives de ltat EUPEN

Archives de ltat LIGE

Kaperberg 2-4, 4700 EUPEN


Tl. : +32 (0)87/55.43.77 / Fax : +32 (0)87/55.87.77
staatsarchiv.eupen@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Chaque 1er samedi du mois : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Rue du Chra 79, 4000 LIGE


Tl. : +32 (0)4/252.03.93 / Fax : +32 (0)4/229.33.50
archives.liege@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Archives de ltat Louvain-la-Neuve

Archives de ltat Mons

Rue Paulin Ladeuze 16, 1348 LOUVAIN-LA-NEUVE


Tl.: +32 (0)10/23.00.90 / Fax: +32 (0)10/23.00.98
archives.louvain-la-neuve@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Avenue des Bassins 66, 7000 MONS


Tl. : +32 (0)65/40.04.60 / Fax : +32 (0)65/40.04.61
archives.mons@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Archives de ltat Namur

Archives de ltat Saint-Hubert

Rue dArquet 45, 5000 NAMUR


Tl. : +32 (0)81/65.41.98 / Fax : +32 (0)81/65.41.99
archives.namur@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Place de lAbbaye, 6870 SAINT-HUBERT


Tl. : +32 (0)61/61.14.55 / Fax : +32 (0)61/50.42.12
archives.saint-hubert@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Chaque 1er et 3e samedi du mois : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Archives de ltat Tournai

Archives de ltat Anvers

Rue des Augustins 20, 7500 TOURNAI


Tl. : +32 (0)69/22.53.76 / Fax : +32 (0)69/54.54.83
archives.tournai@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Sanderusstraat 81-85, 2018 ANVERS


(recherches gnalogiques uniquement)
Tl. : +32 (0)3/677.34.99 / Fax : +32 (0)3/677.39.23
rijksarchief.antwerpen@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Chaque 1er et 3e samedi du mois : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Archives de ltat Anvers

Archives de ltat Beveren

Kruibekesteenweg 39/1, 9120 BEVEREN


(en travaux adresse provisoire)
Tl. : +32 (0)3/236.73.00 / Fax : +32 (0)3/775.26.46
rijksarchief.antwerpen@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Kruibekesteenweg 39/1, 9120 BEVEREN


Tl. : +32 (0)3/750.29.77 / Fax : +32 (0)3/750.29.70
rijksarchief.beveren@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Archives de ltat Bruges


Academiestraat 14-18, 8000 BRUGES
Tl. : +32 (0)50/33.72.88 / Fax : +32 (0)50/61.09.18
rijksarchief.brugge@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Archives de ltat Courtrai


G. Gezellestraat 1, 8500 COURTRAI
Tl. : +32 (0)56/21.32.68 / Fax : +32 (0)56/20.57.42
rijksarchief.kortrijk@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Archives de ltat Gand

Archives de ltat Hasselt

Geraard de Duivelstraat 1, 9000 GAND


Tl. : +32 (0)9/225.13.38 / Fax : +32 (0)9/225.52.01
rijksarchief.gent@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Bampslaan 4, 3500 HASSELT


Tl. : +32 (0)11/22.17.66 / Fax : +32 (0)11/23.40.46
rijksarchief.hasselt@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

Archives de ltat Louvain


Vaartstraat 24, 3000 LOUVAIN
Tl. : +32 (0)16/31.49.54 / Fax : +32 (0)16/31.49.61
rijksarchief.leuven@arch.be
Ouvert du mardi au vendredi : 8h30-16h30.
Samedi : 9h00-12h30 / 13h00-16h00.

33

Auteurs
Sbastien Soyez, assistant et Maliss Layeux, assistante

Personne de contact :
Rolande Depoortere, chef de section
Archives gnrales du Royaume
rue de Ruysbroeck 2-6
1000 Bruxelles

Tl. : 02 513 76 80
Fax : 02 513 76 81
inspect@arch.be

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