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FONCTION/ PROCESSUS ACHAT

Fonction Achat :
Dfinition de fonction dachat :
Dans une structure, la fonction achat se dfinit comme lensemble
cohrent des ressources dvolues tous les actes dapprovisionnement et
de fourniture de biens et de services ncessaires au bon fonctionnement
de la structure.
Lobjectif de la fonction achats est de mettre la disposition des
utilisateurs internes de lentreprise des biens et/ou des services acquis
lextrieur dans les meilleures conditions de prix, de dlais, de qualits et
de services requis pour lentreprise et ses clients.
Il faut distinguer les achats des approvisionnements, les achats fixent le
cadre contractuel de lacquisition dun bien ou du service depuis
lexpression de son besoin jusqu' la conclusion du contrat (des capacits
techniques et commerciales). Les approvisionnements prennent en charge
la fourniture du produit et lensemble des engagements (des comptences
logistiques et organisationnelles).

Mission de la fonction dachat


La fonction achat agit en vritable fournisseur des diffrents demandeurs
de lentreprise avec la mme obligation de rsultat quun fournisseur
externe. Elle doit anticiper les besoins et les faire voluer en fonction des
informations disponibles. Elle doit aussi ngocier en trouvant le prix le plus
bas pour le niveau de qualit requis. La ngociation achat est trs
importante car si les cots dachats baissent la rentabilit globale de
lentreprise augmente.
Sur cette mission de base peuvent se greffer des missions
complmentaires pour rpondre aux besoins conjoncturels. Ces missions
consolides par la direction permettent de fixer les objectifs avec la mise
en place des organisations, des moyens matriels et humains pour les
atteindre. Par ailleurs, lensemble de ces missions doit pouvoir sadapter
en permanence aux diffrentes volutions touchant la fonction.

Les rles de la fonction dachat dans


lentreprise
Le rle premier de la fonction achats est de raliser le processus dachat
avec des implications dans les tches en amont (expression du besoin) et
en aval (maintenance du produit achet). Ces implications sont plus ou
moins fortes selon les poques, les types dconomie, dactivits
dentreprises mais elles sont trs lies la maturit du service achats.

a. Un rle fdrateur dans lanalyse des


besoins
Chaque service ou dpartement de lentreprise a des besoins dachats. Les
services techniques et la production sont souvent ceux qui ont les plus
gros volumes acheter mais les autres, tels que les services gnraux
(entretien, location de voitures, prestations de services, photocopieurs...)
et le service des Ressources humaines (formation, prestations de conseil
ou de services) sont galement trs concerns par de forts besoins
dachats.
La fonction achats est transversale et cette caractristique lui permet
danalyser les besoins de lensemble des composantes de lentreprise. Elle
contribue la coordination, la planification et lanticipation des besoins :
les achats daujourdhui ncessaires aux dveloppements de nouveaux
produits seront sans doute les achats de demain pour la production.
Ce rle fdrateur des besoins dachats dans lentreprise doit tre associ
celui de communiquer. Linformation est ncessaire pour mieux dfinir
ou redfinir les besoins et regrouper les achats. La globalisation et la
redfinition des besoins sont les deux principaux leviers de la rduction
des cots.
b. Un rle de ngociateur et de contrle
Le rle des achats est de sassurer que la rdaction de la commande
comporte bien lensemble des lments caractrisant parfaitement les
besoins du client interne et/ou externe avec les prcautions et garanties
suffisantes pour scuriser lachat et se prmunir de toute drive
(caractristique, dlais, prix, paiement...) .
Si malgr ces prcautions, il survient un litige, les achats doivent tre l en
premire ligne pour aider trouver une solution et/ou un compromis :
lacheteur est bien linterlocuteur privilgi du fournisseur pour le meilleur
ou pour le pire.
c. Un rle doptimisation des cots
La fonction achats est en charge de dvelopper et damliorer les relations
avec ses fournisseurs afin de rduire, en particulier, les cots lis : la

consultation ; la passation de la commande ; au suivi (dlais,


contrles, livraison, rception, paiement, SAV...).
d. Un rle de conseil
La transversalit de la fonction achats lamne souvent jouer un rle de
conseil auprs des autres fonctions de lentreprise. Pour russir dans ce
rle de conseil, elle doit alors considrer les autres fonctions ou personnes
de lentreprise comme ses clients : cest cet esprit de service qui lui assure
une parfaite intgration dans lentreprise et une capacit sadapter en
permanence lvolution de sa mission.

Processus Achat :
1- Commandes aux fournisseurs :
-Emission du besoin :
Il s'exprime par l'mission d'un besoin provenant d'un service demandeur
matrialis par une demande d'achat lance sur le systme et valide par
la direction.
Dans le cas le plus gnral, plusieurs procdures peuvent coexister selon
la nature du bien concern.
En effet, dans certains cas, le besoin peut concerner des composants ou
matires entrant dans la composition des produits finis, dont les besoins
sont trs irrgulirement rpartis dans le temps, ou qui sont spcifiques
un nombre trs limit de produits finis.
Dans d'autres cas, le besoin concerne des fournitures, composants ou
produits, trs consomms, usage polyvalent ou caractre standard,
dont la consommation est rgulirement rpartie, et qui de ce fait seront
grs ou non sur stock.

Enfin, le besoin peut concerner un article, ou un service usage


exceptionnel, ou non rptitif, n'entrant pas dans les produits finis, et gr
ou non sur stock.
-Slection des fournisseurs :
Une fois la demande d'achat est valide par la direction, le service achat
procde au lancement d'une demande de prix auprs des fournisseurs
agres.
C'est une tche fondamentale de l'acheteur et une tape importante du
traitement des commandes. Elle commence par leur recensement et leur
valuation ce qui conduit faire un choix.
Cette tape prvoit en gnrale :
* Un appel d'offre qui permet l'entreprise de rechercher tous les
fournisseurs potentiels dans le but d'avoir tous les avantages lis la
qualit et aux meilleurs prix.
* L'valuation des fournisseurs qui permet d'effectuer la slection du
fournisseur possible pour un certain achat.
La slection des fournisseurs se fait selon les tapes suivantes :
classification des fournisseurs potentiels,
envoie d'appel d'offre au moins aux deux fournisseurs parmi la liste des
fournisseurs agres,
la ngociation,
la slection finale qui conduit la passation de la commande.
-Passation de la commande :
La passation de la commande s'effectue lorsque le fournisseur runit
toutes les conditions qui peuvent lui permettre de vendre un produit
donn.
Le bon de commande doit exprimer clairement les intentions d'achat des
deux parties et tre valable devant la loi. Pour cette raison, elle comporte
en gnral les renseignements suivants :
* Nom et adresse de l'entreprise qui commande ;

* Nom et adresse du fournisseur ;


* Numro de la commande et sa date ;
* Dsignation des articles et quantits commander ;
*Prix unitaire hors taxe et montant total de la commande ;
* Date de livraison souhaite ;
* Conditions de paiement ;
- Suivi des commandes encours :
Une fois que la commande a t adresse au fournisseur, le service achat
doit veiller au suivi des commandes encours et s'assurer que le fournisseur
a respect la date de livraison souhaite, et la quantit commande.

2- Rception des commandes :


Les achats rceptionns par le demandeur sont soumis des contrles
quantitatifs et qualitatifs afin de s'assurer de leurs conformits.
-Contrle quantitatif :
Ce contrle est sous la responsabilit du demandeur (magasinier). C'est
une simple comparaison entre la quantit relle reue et celle sur le bon
de livraison du fournisseur.
- Contrle qualitatif :
Ce contrle est sous la responsabilit du contrleur qualit, le responsable
demandeur ou le magasinier. Il sera effectu par rapport certaines
spcifications techniques ou dfinies au cahier des charges, et donnera
lieu :
*l'acceptation de la rception en cas de conformit et dcharge du
contrle qualit sur le BL
*le refus de rception en prsence de non-conformit en mentionnant la
cause.
-Saisir la rception des articles :

Le magasinier valide la rception des articles commands et saisie la


quantit rellement reue sur le systme.
-Rception de la facture :
La facture est rceptionne par le bureau d'ordre qui appose le cachet et
attribue un numro identique l'originale et aux exemplaires.
Les factures d'achat sont ensuite enregistres dans le cahier de rception
du courrier.

3- Comptabilisation des factures :


Le service comptable reoit la liasse des documents d'achats (BC ,BL et
Facture) et effectuer par la suite un certain nombre d'oprations et de
contrles avant l'enregistrement des factures :
Rapprochement des factures avec BL, BC et BR correspondants afin de
s'assurer que les factures sont relatives des livraisons effectives et
acceptes ;
Contrle arithmtique des factures (additions, multiplications, calculs
des taxes, prix unitaires...) ;
Contrler les mentions obligatoires de la facture prvue par l'article 7 du
code de la TVA (Nom, adresse, coordonns, matricule fiscale, numro de
RC,..........) ;
Lors de l'enregistrement des factures, la rfrence comptable est porte
sur la facture originale, afin d'viter les doubles comptabilisations.
Toute facture non conforme avec BC et BL, ou toute facture comportant
des erreurs doit tre imprativement retourne aux services intresss.
En cas d'annulation de facture ou d'existence d'autres exemplaires de la
mme facture, la mention ANNULATION ou COPIE doit tre
apprciable sur les factures, afin d'viter des doubles comptabilisations ou
doubles rglements.

4- Rglement des factures :


Seules les factures pralablement approuves et rellement chues
doivent faire l'objet de rglement.

Ces factures chues sont transmises la Direction Gnrale et au


Directeur Financier pour approbation avec les instruments de paiements
(chque, ordre de virement, pice de caisse) pralablement tablis par le
service comptable.
Une fois les paiements dment autoriss, le service comptable doit mettre
sur les factures originales la mention PAYE pour viter un double usage
et porte la rfrence des paiements.
Le service comptable doit rapidement comptabiliser les rglements
effectus et mettre jour les comptes fournisseurs concerns.
Tout rglement de factures des fournisseurs avant chance doit faire
l'objet d'une autorisation pralable du Directeur Gnral.
En cas d'avances verses aux fournisseurs, le service comptable doit
s'assurer que ces avances ont fait l'objet d'une dduction du montant du
rglement dfinitif des factures.

5- Evaluation des fournisseurs :


Chaque fin d'anne, le directeur du service concern collecte des donnes
qui concernent les fournisseurs. Ces derniers doivent tre valus pour
les juger par rapport un ensemble de critres, ce qui oriente vers une
analyse multicritre.
Une telle analyse permet d'aboutir un classement des fournisseurs que
l'entreprise acheteuse peut utiliser, soit en slectionnant le meilleur pour
un achat stratgique important, soit en dgageant le sous-ensemble
des bons fournisseurs dans le cas d'une politique de rpartition de
l'approvisionnement entre plusieurs sources.
Dans le cas o le fournisseur est retenu, le directeur du service concern
transmet une copie des fiches d'valuation au service d'achat pour faire
une mise en uvre des dcisions et mise jour de la base fournisseur sur
le logiciel des achats conformment la fiche d'valuation.

6. Evaluation de la performance des fournisseurs :


Il sagit effectivement de pilotage et non dun simple suivi. La fonction achats
pilote cest--dire responsable de la russite du processus dans ensemble, doit
tre en mesure dexpliciter latteinte des objectifs dfinis en amont, et de prendre les
mesures ncessaires pour constamment amliorer la situation. Ceci signifie que les acheteurs
doivent obtenir des acteurs du processus les informations permettant le constat. Pour les entreprises

avances en matire dachats, cela dpasse largement le simple constat des performances
obtenues des fournisseurs ainsi que des conomies ralises. Cette dernire tape cruciale, met en
exergue le principe de lamlioration continue qui caractrise tout processus majeur
dune entreprise. En le reprsentant sous forme dun cycle, on signifie le lien continu entre la
dernire et la premire tape.

Evaluation des risques du processus


achat :
Lvaluation des risques du processus achat tait laisse jusqu
rcemment lapprciation du management des achats de lentreprise. Avec la
mise en uvre dune dmarche de contrle interne, il convient de dmontrer
que non seulement les risques sont identifis, analyss et pess, mais
que les contrles ont t mis en place pour garantir un niveau
acceptable de couverture de ces risques. Cette correcte
couverture des risques est aussi connue comme lassurance
raisonnable recherche par les commissionnaires aux comptes. Vu la multiplicit
des risques du processus achat nous nous limiterons un inventaire des
r i s q u e s l e s p l u s f r q u e n t s a u x q u e l s e s t s o u m i s c e p ro c e s s u s
a i n s i q u e l e s a c t e u r s d e c e p ro c e s s u s .

Exemple de risque du processus dachat

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