EL DOCUMENTO MUSESTICO

Se entiende por proceso de documentacin museolgica el tratamiento

de los datos existentes en los museos, ya proceden directamente de los
objetos o de otras fuentes de informacin. Se debe distinguir dos tipos de
informacin: fondos y documentos. Los fondos estn formados por las piezas
materiales del museo que llevan consigo una informacin, por ejemplo un
cuadro representa una escena, una inscripcin porta un texto, cualquier
pieza es portadora de informacin y por lo tanto se considera como un
documento.
A titulo conceptual se deben diferenciar los fondos (documentos
materiales) de los tpicos documentos escritos que existen en el museo y que
informan de las piezas, como son las cartas, oficios, informes, diarios,
memorias, planos, dibujos y fotos.
Los documentos en el museo informan de la historia de las piezas. Una
vez conocidas las fuentes de informacin en el museo, estn los
instrumentos a travs de los cuales se recuperan los datos que ofrecen y se
posibilita la utilizacin para el usuario del museo.
Tradicionalmente se consideran dos instrumentos museolgicos: el
inventario general y el catlogo sistemtico. Un catalogo sistemtico propone
la necesidad de varios catlogos: el topogrfico y el de clasificacin genrica,
y otros posibles como el de autores en un museo de arte y el de yacimientos
en un museo de arqueologa.
El inventario resume toda la informacin sobre los fondos e indica
donde se encuentra si se desea contrastar o efectuar una consulta mas
detenida y amplia. Para recoger toda, la informacin, las fichas de inventario
agrupan sus datos en epgrafes o entradas.
Sin embargo, la informacin almacenada por la ficha de inventario, no
se puede acceder nada ms que por el nmero de la pieza, lo cual hace
necesario la existencia de ndices que permitan acceder a travs de estos
grupos de datos.
Caractersticas de los instrumentos documentales.
El inventario e ndices en los museos deben cumplir unas
caractersticas para que el proceso documental sea efectivo. En muchas
ocasiones la documentacin en los museos es ineficaz por no cumplir estas
caractersticas.
Cubrir todo el campo: La documentacin museolgica debe cubrir
todo su campo, tanto el de fondos como de documentos.
Actualizado: Los instrumentos documentales deben ponerse
sistemticamente al da. En el momento que un dato deje de
actualizarse, el instrumento pierde valor y paralelamente la pieza a
que pertenece el dato no actualizado se pierde.

Sencillez y flexibilidad: Los corpus documentales tienden a

complicar su organizacin y funcionamiento, lo cual dificulta su
creacin y uso.
Uso pblico: La documentacin tiene como objetivo la recuperacin
de toda la informacin conservada en el museo para su uso pblico.
Si los instrumentos museolgicos no son accesibles al pblico, no
son efectivos.
Proceso de la documentacin museolgica.
El proceso se inicia antes que la pieza ingrese fsicamente al museo.
Siempre suele haber documentos o informacin anterior a la llegada de la
pieza al museo, lo cual ya determina un elemento previo, el expediente,
donde se ubican o guardan esos documentos. Tambin debe existir en el
museo unos ndices de recuperacin de los datos sobre piezas no
ingresadas, pero documentadas en l.
Ingreso de las piezas. Expedientes. Nmero identificador.
El momento ms importante del proceso de la documentacin
museolgica ocurre durante el ingreso de la pieza al museo. Del mayor
inters es acreditar la condicin por la cual ha ingresado la pieza. Debe
atender a que dichos documentos existan para todas las piezas del museo.
El expediente es la unidad base del proceso documental y debe ir en
paralelo y estrechamente unido a cada unidad de fondos o coleccin. Cada
conjunto de fondos, que se llama coleccin, debe corresponder a un
expediente. Se entiende por coleccin, a efectos de la documentacin, cada
conjunto de fondos agrupados entre s por una unidad de ingreso
determinada bsicamente por el proceso administrativo y de modo menos
determinante por el momento de ingreso, el cedente, la procedencia y su
formacin precedente al ingreso.
Los expedientes, de no haber sido abiertos de antemano al ingreso de
la coleccin al museo, se abrirn obligatoriamente en el momento de ingreso.
Se distinguen en los expedientes de museos dos grupos, uno el de los que
hacen referencia a los fondos, y otro que no se refieren a los fondos
directamente, sino que tratan de otros asuntos, sean o no museogrficos (de
obras, de mobiliarios, de personal, de reuniones de patronato,). Ambos
tienen valor administrativo y por lo tanto tienen documentos con este valor. Al
ingresar una pieza al museo debe ser identificada, ello se logra con una ficha
de identificacin.