Procedimiento de control y

manejo de documento y
registros

C02Y01- TSI

Versin
00

Elaborado por Victor Berrios

Cargo: Coordinador del sistema de gestin integrado
Fecha: 16/10/2015
Firma:

Aprobado por Daniela Gajardo

Cargo: Gerente general
Fecha: 16/10/2015
Firma:

Fundo Rauqun, viedo Lourdes, comuna de Pencahue

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registros

C02Y01- TSI

Versin
00

1. ALCANCE OPERACIONAL

Dirigido a todos los niveles jerrquicos de Concha y Toro S.A., incluyendo empleados directos,
empresas subcontratistas, supervisores, jefes de rea, y gerencia de la empresa involucrados en la
elaboracin de vinos.

2. OBJETIVO
El objetivo primordial establecido en este procedimiento es estandarizar el proceso de control y
manejo de los documentos que involucran la organizacin de Concha y Toro S.A., registrando y
estipulando claramente los registros con el propsito de clarificar la logstica que siguen los
documentos de la empresa, detallando los que se aplicarn en la implementacin del sistema de
gestin integrado.

3. ACRNIMOS Y DEFINICIONES

GGL
RSI
CSI
DTA
DPE
JDT
DDM
JDF
JDP
DPR
DDA
PDL
TCE
TAA
EMC

Gerente general.
Responsable del sistema de gestin integrado.
Coordinador del sistema de gestin integrado.
Departamento ambiental.
Departamento de enlogos.
Jefe departamento de tcnicos.
Departamento de mantencin.
Jefe departamento de finanzas.
Jefe departamento de produccin.
Jefe departamento de prevencin de riesgos.
Departamento de administracin.
Produccin limpia.
Tcnico enlogo.
Tcnico agrcola.
Encargado mantencin de cubas.
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registros
JDC
CDC
JEP
EHI
EEP
DPJ
DEX
ERJ
TCV
TSI
EMP
JPR
SAP
JEB
ESI
BDE
TEJ
EAQ
JDV
JMK
EMA
JCC
ENC
OGH
EPA
EDV
EDP
ENE
RPE
EIP
RCP
ENS
EIS
DCH
EDS
EOT
ENL

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Versin
00

Jefe de contabilidad.
Control de calidad.
Jefe de planta.
Encargado de higiene industrial.
Encargado de ergonoma y psicologa.
Departamento jurdico.
Departamento de exportacin.
Encargado de reciclaje.
Tcnico viticultura.
Tcnico soporte informtico.
Encargado de mquinas de proceso.
Jefe de pagos y remuneraciones.
Supervisor de reas de procesos.
Jefe bodega.
Encargado de la seguridad industrial.
Brigada de emergencias.
Tcnico jurdico.
Encargado de adquisiciones.
Jefe de ventas.
Jefe de marketing.
Encargado de mantencin de aseo.
Jefe de cuentas corrientes.
Encargado de calibracin.
Operador de gra horquilla.
Equipo de primeros auxilios.
Equipo de vigilancia.
Encargado de presupuesto.
Encargado de envasado.
Reponedor de pallets y enguinchado.
Equipo de intervencin primaria.
Recepcionista.
Encargado del sellado.
Equipo de intervencin secundaria.
Despachador.
Encargado de la seleccin.
Encargado de operaciones de transporte.
Encargado de lavado.

Documento: Archivo, instruccin o informacin escrita, tanto digital como manualmente,

necesario para llevar a cabo los mbitos de un sistema de gestin.

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Formulario: Estructura prediseada para completar una hoja mediante la descripcin de un

acontecimiento que se ocasiona en una organizacin, registrando datos e informacin
adquiridos por el receptor del formulario.

4.

DESARROLLO PRODUCTIVO

4.1.- ORDEN POR RELEVANCIA

Todos los documentos del Sistema de Gestin Integrado (SGI) de Concha y Toro S.A. se encuentran
ordenados de forma jerrquica segn su relevancia en la organizacin. A modo de referencia se
deben ordenar desde un documento a otro respetando su orden jerrquico adquirido a travs de su
relevancia mayor, menor o igual. En el presente informe los procedimientos dan referencia a los
formularios (registros).

1.- Manual

N iv e le s

2.- Procedimiento
3.- Instructivo y Descripcin
de cargo
4.- Programas
5.- Documentos
nicos
6.Documentos
especiales
7.- Formularios y
registros.

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1.- MANUAL: Documento Gerencial que describe los principios, relaciones, organizacin y
sistemas de una empresa.
2.- PROCEDIMIENTO: Documento que describe los pasos para realizar procesos, sistemas y
actividades en un orden operacional.
3.- INSTRUCTIVO Y DESCRIPCIN DE CARGO: Documentos operacionales que describen
actividades especficas para el lugar de trabajo, adems en este nivel pertenecen los documentos
como las Descripciones de Cargo.
4.- PROGRAMAS: Herramienta utilizada para la planificacin y obtencin de informacin.
5.- DOCUMENTOS NICOS: Documentacin exenta de codificacin, se distinguen la poltica,
alcance, mapa de procesos, organigrama y modelo de gestin, todos estos documentos son
aprobados y firmados por el gerente general de Concha y Toro S.A.
6.- DOCUMENTOS ESPECIALES: Aquellos que no pertenecen a los documentos convencionales
con sus respectivas codificaciones, se distinguen del resto por ser documentos descriptivos, en este
caso los perfiles de cargo.
7.- FORMULARIOS Y REGISTROS: Documentos diseados para registrar datos especficos.

4.2.- VARIACIN DE DOCUMENTOS

4.2.1.- DOCUMENTO OFICIAL
Es aquel firmado personalmente por el elaborador y/o aprobador de dicho documento, los
documentos oficiales debern ser almacenados en carpetas y/o archivadores que manifiesten el
estado del documento (oficial).
Posteriormente a la aprobacin de este tipo de documentos, el DDA es la encargada y responsable
de mantener actualizada y respaldada la carpeta digital del sistema de gestin integrado.
4.2.2.- COPIAS CONTROLADAS
Se refiere a las copias en papel (fotocopias o scanner) de un documento oficial (original), dichas
copias deben ser entregadas a diversos cargos de la organizacin cuando sea necesario. Las copias
controladas sern consideradas con vigencia siempre y cuando lleven el timbre respectivo en la
pgina nmero uno que indique la autentificacin del documento (copia).
En cada oportunidad que se genere la implementacin de alguna nueva documentacin o cada vez
que se genere algn tipo de modificacin de un documento, ser el DDA quien enva las nuevas
copias controladas a las reas y/o personal involucrado con su documentacin respectiva. Tambin
se encargarn del posterior retiro y eliminacin de la documentacin obsoleta ya sin vigencia.
4.2.3.- COPIAS NO CONTROLADAS

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Se llama copia no controlada CNC a cualquier documento de copia controlada, precedente de un

Documento Oficial, que haya sido fotocopiado por cualquier tipo de personal de la organizacin.
Cualquier fotocopia y/o documento que no posea el timbre de autentificacin de Copia controlada
automticamente se convierte en una CNC a menos que se trate de un documento oficial.
4.2.4.- DOCUMENTO OBSOLETO
Se les denomina de esta manera a aquellos documentos oficiales que como consecuencia de
actualizaciones y/o modificaciones quedan sin vigencias para el sistema de la organizacin, estos
documentos deben ser almacenados como documentos Obsoletos (solo se almacenarn las dos
ltimas versiones que presentaron modificaciones, estos pueden ser necesarios en fines legales) con
el timbre respectivo timbre en la pgina nmero uno, que indique la condicin del documento.

4.3.- IDENTIFICACIN Y NUMERACIN

Este modo de
codificacin
representa un nmero
correlativo para cada
documento:
00= vara entre 01-99

TSI

Modo de
codificacin es
nico y representa el
sistema de gestin
integrado:
TSI: Sistema de
Gestin Integrado

Y00

C00

Este modo de
codificacin
representa el tipo de
documento que se est
especificando:
00= vara entre 01-05
C01: Manual de
Gestin.
C02:Procedimiento.
C03: Instructivos.
C04: Programa.
C05: Formulario.
C06: Documento
especial.

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Cdigo
C00 - Y00 - TSI
4.4 PROCESO DE LA DOCUMENTACIN
4.4.1.- ELABORACIN DEL DOCUMENTO
El encargado de la elaboracin tiene la responsabilidad de que el documento sea viable, fcil de
entender, que este correcto y de la aprobacin del documento.

4.4.2.- REVISIN Y POSTERIOR APROBACIN DEL DOCUMENTO

Las revisiones y aprobaciones de los documentos son realizadas por el GGL. Si el encargado de la
revisin y aprobacin de el/los documento(s) encuentra algo errneo debe realizar la observacin
correspondiente para posteriormente devolver el documento al encargado de la elaboracin para su
correccin. La aprobacin definitiva de cada documento ser respaldada por el DDA a travs del
almacenamiento en la carpeta digital.
4.4.3.- ELIMINACIN DEL DOCUMENTO
Los documentos desechados del SGI de Concha y Toro S.A. se almacenarn como documentos
obsoletos (solo se almacenarn las dos ltimas versiones que presentaron modificaciones, estos
pueden ser necesarios en fines legales) con el timbre respectivo en la pgina nmero uno, que
indique la condicin del documento.
4.4.4.- REVISIN Y DISTRIBUCIN DEL DOCUMENTO
Los documentos deben ser revisados y modificados (cuando corresponda) antes de la aprobacin
por parte del GGL, tambin deben ser revisados a lo menos una vez al ao para asegurar su vigencia
o de no ser as, asegurar su modificacin. Cada actualizacin realizada al documento debe quedar
registrada en el formulario C05-Y01-TSI Listado de Control, manejo y distribucin de
documentos.
Al realizarse la distribucin de las copias controladas se debe establecer e identificar los cargos
donde se distribuirn los documentos. Estos deben quedar registrados en el C05-Y01-TSI Listado
de Control, manejo y distribucin de documentos.
En el momento de la distribucin de los documentos, el RSI registrar la entrega en el C05-Y02TSI Distribucin y documentacin de entrega de Documentos, Registrando la recepcin por
cada cargo.
4.4.5.- ACTUALIZACIONES O MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

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Versin
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Las modificaciones y/o actualizaciones que se realizan en los documentos, deben ser realizadas por
el mismo cargo que la elabor, posteriormente de alguna observacin del encargado de la
aprobacin del documento. Todos los cambios deben quedar registrados en la bitcora de
modificaciones del documento en cuestin. Al ser aprobada la nueva versin (modificada) se
precede a la eliminacin del documento obsoleto y la distribucin del documento modificado.
Ejemplo de Bitcora:

FECHA

VERSIN

Fecha de
Modificacin

Numero correlativo
de versin

RESPONSABLE DESCRIPCIN DE LAS

MODIFICACIONES
Responsable de
la modificacin
(Cargo)

Detallar cambios
especficos al documento.

4.5.- FORMATO DE LA DOCUMENTACIN

Portada

Elaborador y Aprobador
Cargos
Fecha
Firma
Logo frontal Concha y Toro S.A.

Encabezado

Logo superior de Concha y Toro S.A.

Ttulo del documento.
Cdigo.
Versin.

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Pie de pgina

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Direccin de la Empresa.
Sitio Web.
www.conchaytoro.cl
Fono.
Logo inferior Concha y Toro S.A.

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4.5.1- PORTADA, ENCABEZADO Y PIE DE PGINA PROCEDIMIENTOS /

INSTRUCTIVOS / DOCUMENTO ESPECIAL

4.5.2.- ENCABEZADO Y PIE DE PGINA / FORMULARIOS / PROGRAMAS

Encabezado Formularios y Programas

Ttulo del Formulario y/o Programa.
Logo de Concha y Toro S.A.

Pie de pgina
Izquierdo: Cdigo.
Centro: Versin y cargo elaborador
Derecho: Mes y ao del formulario y firma gerencia

4.5.2.- ENCABEZADO Y PIE DE PGINA DOCUMENTOS NICOS

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Encabezado Documento nico

Ttulo del documento nico.
Logo de Concha y Toro S.A.
Versin

Pie de pgina
Centro: Mes y ao del documento nico.
Derecho: Firma gerencia.

4.5.3.- FORMATO DE HOJA

Dar uso primordial a las hojas tipo carta.
4.6.- CATEGORA DEL PROCEDIMIENTO / FORMULARIO
4.6.1.- PROCEDIMIENTO (C02):
Describen partes del Sistema de Gestin. En general se describe un proceso completo con
Planificacin, Control, Informacin correspondiente. El contenido es mayormente de tipo
organizacional. Un Procedimiento da respuesta a las siguientes preguntas: Qu se debe hacer? Quin lo hace? - Cundo lo hace? - Dnde lo hace?
Un procedimiento puede ser autnomo o puede contener otros procedimientos y/o instrucciones que
lo complementen.
C05-Y01-TSI Listado de Control, manejo y distribucin de documentos contiene de forma
registrada todos los procedimientos de trabajo usados en la organizacin.
4.6.4.- FORMULARIOS (C05):

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Corresponde a un documento en el cual se deja constancia de un hecho relevante en materias

relacionadas al Sistema de Gestin de Concha y Toro S.A. Para ello se utilizan los formularios, los
cuales una vez llenados se transforman en registros.
4.7.- ESTRUCTURA
4.7.1.- PROCEDIMIENTOS:
Alcance Operacional: Es el campo de accin y de aplicacin del
documento, debe definir lo siguiente: Partes y/o puntos involucrados de
la empresa Cosas, procesos y/o productos confusos sin definicin.
Objetivo: Descripcin del objetivo y meta de la medida descrita. Las
posibles formas de describir estos son: Este procedimiento regula...Este
procedimiento fija...El objetico primordial.

Acrnimos y Definiciones: Lista de los conceptos mencionados en los

documentos del sistema de gestin de Concha y Toro S.A. utilizados,
abreviaturas, etc.

Desarrollo de la actividad: Ttulos claros y prrafos cortos - Secuencia

lgica - Responsabilidades, interfaces Competencia - Descripciones
claras, precisas, integrales.
Registros: Tabla descriptiva de los registros utilizados en el
procedimiento, con su nombre, medio en que se almacena, tiempo, lugar
y responsable de su almacenamiento.
Modificaciones: Tabla donde queda registrado cada uno de los cambios
que tiene un procedimiento.
4.7.2.- INSTRUCTIVOS, PROGRAMAS Y FORMULARIOS:
Los Instructivos tienen la siguiente estructura:
1) Descripcin de la Tarea: Descripcin clara y detallada de la actividad a ejecutar.
2) Registros: Tabla donde se describen los registros utilizados en el instructivo, con su nombre,
medio en que se almacena, tiempo, lugar y responsable de su almacenamiento.

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3) Modificaciones: Tabla donde queda registrado cada uno de los cambios que tiene un
Instructivo.

4.8.- CONTROL DE REGISTROS

Los registros asociados a cada documento y su control se describen en una tabla, al final del
documento, con la siguiente informacin:

Nombre del documento

Medio de almacenamiento (Archivadores / PC)
Responsable de realizar el documento

El RSI es el responsable de mantener un listado actualizado con todos los registros del Sistema de
Gestin y su control, el cual queda documentado en el C05-Y03-TSI Listado Control de
Registros.
El responsable de realizar la proteccin a los registros en papel es el que aparece mencionado en
cada procedimiento o instructivo, en la columna Responsable.
En caso de los registros que se desplazan electrnicamente, el Responsable debe incorporarlos con
la condicin Solo lectura, de esta manera la proteccin se realiza para que los dems usuarios no
intervengan en el registro pudiendo adulterar o modificar la informacin.
Una vez que el tiempo de almacenaje de los registros ha caducado estos se eliminarn
definitivamente.

4.9.- DOCUMENTOS EXTERNOS

En nuestra organizacin Concha y Toro S.A. tambin se manejan documentos de carcter externo,
los cuales corresponden a las especificaciones tcnicas de los equipos y/o maquinarias, Hojas de
datos de seguridad sobre las distintas sustancias toxicas involucradas en el proceso de la
organizacin, etc.
Con la finalidad de almacenar y otorgar un orden adecuado a estos documentos, el RSI ser el
responsable de registrar y documentar los documentos externos en el C05-Y04-TSI Lista de
registro de documentos externos, posteriormente se debe almacenar el documento externo

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original en una carpeta y/o archivador, manifestando su identificacin con el nombre documentos
externos original.
Si se requieren copias de los documentos externos originales estos debern poseer el timbre de
autentificacin de copia controlada, de lo contrario el documento ser catalogado como una copia
no controlada. Se debe llevar un control de la distribucin de estos documentos en el C05-Y04-TSI
Lista de registro de documentos externos, registrando el cargo del receptor.
Si existe algn tipo de modificaciones en los documentos externos, se proceder a realizar el
almacenamiento de las dos ltimas versiones que presentaron modificaciones, estos pueden ser
necesarios en fines legales, con el timbre respectivo en la pgina nmero uno, que indique la
condicin del documento (documento obsoleto).

4.10.- RESPALDO DE LA INFORMACIN DEL SGI

La documentacin del Sistema de Gestin Integrado de la organizacin Concha y Toro S.A. son
respaldados virtualmente por medio de una carpeta Virtual con una frecuencia semestral. El rea
responsable de esta actividad es el DDA.
Para evitar la ocurrencia de perdida no planeada de la informacin del Sistema de Gestin Integrado
de Concha y Toro S.A., se procede a la realizacin de una segunda copia de respaldo de la
informacin del SGI y este debe ser guardado en un lugar distinto al ya utilizado (carpeta virtual)
como por ejemplo un pendrive, disco-duro, informe impreso, correo electrnico, etc.

5.- REGISTROS

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manejo de documento y
registros

C02Y01- TSI

Versin
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C05-Y01-TSI Listado de control, manejo y distribucin de

documentos
Almacenamiento= Electrnico / PC
Responsable= ESG

C05-Y02-TSI Distribucin y documentacin de entrega de

documentos
Almacenamiento= Electrnico / PC
Responsable= ESG

C05-Y03-TSI Lista de control de registros

Almacenamiento= Electrnico / PC
Responsable= ESG

C05-Y04-TSI Lista de registros de documentos externos

Almacenamiento= Electrnico / PC
Responsable= ESG
6.- MODIFICACIN DE DOCUMENTO

FECHA

VERSIN

RESPONSABLE

DESCRIPCIN DE MODIFICACIONES

29-Sept-2015

00

ESG

Oficializacin del procedimiento.

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