MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
CODIGO: PO-MA00
REV.
Pg. 1 de
ELABORACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Objetivos.
2. Aplicacin.
3. Definiciones.
4. Responsable del control de documentos y registros.
5. Actividades de control, seguimiento y verificacin.
6. Procedimiento de control de documentos internos.
7. Procedimiento de control de documentos externos.
8. Procedimiento de control de registros.

COPIA CONTROLADA.
COPIA NO CONTROLADA.

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1. Objetivos
El presente documento establece las pautas para la elaboracin y control
de documentos y registros asociados al Sistema de Gestin Ambiental de la
empresa FRIGORIFICO CHIQUITANO SRL.
La realizacin del presente manual de procedimientos pretende:
-Definir los pasos a seguir en la realizacin de documentos en el Sistema
de Gestin Ambiental.
-Establecer los procedimientos que deben realizarse para cualquier
modificacin y eliminacin de los documentos del Sistema de Gestin
Ambiental.
-Permitir un control eficaz y eficiente de la informacin y la documentacin,
por medio de actividades de seguimiento, control y verificacin.
2. Alcance
El presente documento se aplica a todos los documentos que forman el
Sistema de Gestin Ambiental de la empresa FRIGORIFICO CHIQUITANO
SRL. en cumplimiento de la Norma ISO 14001:2004 y dems normas que lo
regulen.
3. Definiciones
Copia: reproduccin exacta de un documento.
Copia controlada: reproduccin autorizada de un documento, cuya
circulacin es verificada por medio de registros para de este modo
recogerla, corregirla y actualizarla cuando hayan cambios o modificaciones.
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Copia no controlada: copias de documentos no reconocidas o registradas,

se consideran no oficiales, no requieren firmas y su contenido es
meramente informativo.
Documento: registro de informacin producida o recibida por una entidad
pblica o privada en razn de sus funciones.
Documento Externo: documento producido por una empresa distinta a
FRIGORIFICO CHIQUITANO SRL. que afecta al Sistema de Gestin
Ambiental, o bien, los documentos producidos por una seccin diferente a
la que lo aplica, se encuentra registrado en un Listado Maestro de
Documentos Externos y se convierte automticamente en un Documento de
Apoyo.
Documento Interno: documento generado por la empresa FRIGORIFICO
CHIQUITANO SRL. en cumplimiento de la legislacin y la normativa
vigente.
Documento Obsoleto: documento que ha perdido la vigencia, ya sea porque
una norma lo modifica o porque el Responsable de Medio Ambiente
determina que ya no debe ser utilizado.
Formato: documento de texto homogneo que se puede encontrar en forma
digital o impresa.
Lugar de almacenamiento: requisito del control de registros, en el cual se
debe sealar el lugar donde reposa el documento, de forma que sea
verificable de manera fsica o digital.
Registro: formato diligenciado que evidencia los resultados obtenidos de las
actividades realizadas.

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Medio de Almacenamiento: el almacenamiento puedo ser de forma digital o

impreso, segn las propias necesidades de la empresa.
4. Responsable del control de documentos y registros.
El responsable de Medio Ambiente es la persona encargado de definir y
elaborar el presente procedimiento y de aplicarlo, as como de realizar las
modificaciones oportunas, as como tambin ser el encargado de asegurar
la difusin del contenido a todas las partes interesadas.
Una vez aprobado el documento las copias que se realicen sern copias
controladas, estando selladas como tal y quedando constancia en el
registro.
5. Actividades de control, seguimiento y verificacin.
El Responsable de Medio Ambiente de FRIGORIFICO CHIQUITANO SRL.
se encargar de realizar las actividades de control, seguimiento y
verificacin del cumplimiento de la informacin registrada en los
Documentos Internos y Externos de la empresa, as como los Registros.
Para esta actividad se asignan los meses de junio y diciembre de cada ao.
6. Procedimiento de control de documentos internos.
Procedimiento establecido con el fin de determinar las actividades
concernientes a la elaboracin, aprobacin, actualizacin, distribucin y
conservacin de la documentacin de FRIGORIFICO CHIQUITANO SRL,
con el fin de disponer de la informacin de manera gil y eficiente,

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contribuyendo a la correcta preservacin de la documentacin del Sistema

de Gestin Ambiental.
7. Procedimiento de control de documentos externos.
Procedimiento establecido con el fin de establecer controles para la
identificacin y control de documentos externos que afectan al Sistema de
Gestin Ambiental de FRIGORIFICO CHIQUITANO SRL, con el fin de
disponer de la informacin de manera adecuada, evitando el uso de
documentacin obsoleta, contribuyendo al proceso de mejora continua de la
empresa.
La documentacin externa ser:
-Documentos legales: legislacin, normativa, decretos, etc.
-Manuales de funcionamiento, directrices y otros documentos para el
funcionamiento de los equipos y maquinaria de la empresa.
-Documentos generados por otras entidades, y que tengan relacin directa
con las actividades y funciones realizadas por las distintas partes de la
empresa.
8. Procedimiento de control de registros
El procedimiento establece las actividades necesarias para la identificacin,
el almacenamiento, la conservacin, la recuperacin, la retencin y la
disposicin de registros que se generan en cumplimiento de las funciones y
procedimientos establecidos por el Sistema de Gestin Ambiental.
Para identificar quien es el responsable se incluir al inicio del documento:

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La validacin de los registros debe tenerse en cuenta:

-Escribir con letra clara y legible.
-Utilizacin de tinta indeleble.
-Evitar tachones y borrones.

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