INSTRUMENTOS NORMATIVOS DE ORGANIZACIN DE GESTION

DEFINICIN
Son el conjunto de documentos, reglamentos y manuales que los directores, gerentes
y administradores tienen la obligacin legal y operativa de implementar para la buena
administracin y gestin de la empresa.
Dichos instrumentos pueden ser de diversa naturaleza, por lo que hay empresas que
lo poseen por obligatoriedad y otras por potestad; y en cualquier caso son documentos
que deben estar a la mano (tal como expresa su nombre) para establecer las
facultades, mrgenes de obligaciones y responsabilidades, funciones y normas que
deben ser observadas en su cumplimiento cuando administran integral todos los
recurso humano, materiales, econmicos y financieros. Pueden ser modificadas cada
vez que las autoridades as lo decidan.
INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIN O GESTIN
1. Los organigramas
Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento
jerrquico que especifiquen la funcin que cada uno debe de ejecutar en la
empresa. Por ello la funcionalidad de esta, recae en la buena estructuracin del
organigrama, el cual indica la lnea de autoridad y responsabilidad, as como
tambin los canales de comunicacin y supervisin que acoplan las diversas
partes de un componente organizacional.
Por tal razn, en el presente trabajo, aprenderemos los diversos tpicos que
estn referidos al organigrama y su funcin en la organizacional de una
empresa, lo que permitir conocer la correcta elaboracin del mismo.
Definicin
Los organigramas son la representacin grafica de la estructura de una
organizacin, es donde se pone de manifiesto la relacin formal existente entre
las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de
supervisin y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados
instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los cuales de fija la
posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio.
El organigrama constituye la expresin, bajo forma de documento de la
estructura de una organizacin, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre
las diversas partes componentes.
Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la
esencia del mismo, y nicamente se difieren en su forma y en su
especificacin.
Un autor considera que los organigramas son tiles instrumentos de
organizacin y nos relevan:
la divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y
responsabilidad, los canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o
asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleador,
trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos
puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma.
El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las
ciencias administrativas para anlisis tericos y la accin practica. Sobre su
concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
definiciones arrancan de las definiciones de Henri Fayol. Por ejemplo un autor
define el organigrama de la manera siguiente:

una carta de organizacin es un cuadro sinttico que indica los aspectos

importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales
funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de
cada encargado de su funcin respectivas.
Segn el concepto de organigrama, este muestra:
Un elemento(figuras)
La estructura de la organizacin
Los aspectos importantes de la organizacin.
Las funciones.
Las relaciones entre las unidades estructurales.
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
Las comunicaciones y sus vas.
Las vas de supervi9sion.
Los niveles y los estratos jerrquicos.
Los niveles de autoridades y su relatividad dentro de la organizacin.
Las unidades de categora especial.
Elaboracin de los organigramas
1) Realizar una investigacin sobre la estructura organizativa:
determinando las unidades que constituyen la organizacin y la forma
como establecen las comunicaciones entre ellas.
2) Funciones o actividades que realizan cada una.
3) Relacin de subordinacin existente entre las unidades organizativas
Tcnicas
1) Las casillas deben ser rectangulares.
2) Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el
rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior.
3) Las lneas de nivel son siempre horizontales.
Al construir un organigrama se debe tener presente:
4) Delimitar con precisin las unidades o dependencias.
5) Sealas de forma ms completa las relaciones existentes.
6) Escribir correctamente el nombre de las unidades o dependencias y en
caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie grafico.
7) Sealar mediante las tcnicas de elaboracin las relaciones de:
Lnea o ejecucin lnea de mando, debe caer verticalmente.
Estado mayor o staff: la lnea que indica su relacin es horizontal.
Lnea punteada: para indicar las relaciones de coordinacin.
8) Las unidades
que no tienen claramente definidas su ubicacin
administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o sealarse
particularmente al pie del organigrama.
9) Cuando el nmero de unidades de un mismo nivele es grande, y
dificulta su inclusin en forma horizontal, pueden presentarse
verticalmente.
Ningn organigrama debe tener carcter definitivo, su verdadera utilidad
esta en revisarlo y actualizarlo peridicamente.

Finalidades
1) Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa
con sus respectivos niveles jerrquicos.
2) Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se
realizan en la empresa dbilmente asignados por rea de
responsabilidades o funcin.

3) Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando:

a. Los cargos existentes en la compaa.
b. Como0 estos cargos se agrupan en unidades
administrativas.
c. Como la autoridad se le asigna a los mismos.
Funciones
Para la ciencia de la administracin:
Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades
administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y
sus caractersticas graficas y actualizaciones.
Para el rea de organizacin de personal:
Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente
revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas,
generalmente la unidad de persona asume esta funcin), la cual se
da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de
organizacin.
Para el rea de administracin de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los
estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de
administracin de sueldo y salarios y en general de todos los
sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
Describir y eliminar defectos o fallas de organizacin.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.
Ventajas
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las
que sobresalen los siguientes:
Obligan sus autores aclarar sus ideas.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajos en la compaa, mejor de lo que podra
hacerse por medio de una larga descripcin.
Muestra quien depende de quin.
Indica algunos de las peculiaridades importantes de la estructura
de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza
y medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de
trabajo de la compaa.
Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin
operen.
Indica a los administradores y el personal nuevo la forma como
se integran a la organizacin.

Desventajas
No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de organigramas,
al usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad
dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y
las relaciones de informacin.
No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles,
aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes

intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, est en

realidad no se puede someter a esta forma de medicin.
Adems si se dibujaran las distintas lneas indicativas de
relaciones informales y de canales de informacin, el
organigrama se habra tan complejo que perdera su utilidad.
Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o
como era, ms bien como es en realidad. Algunos
administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la
organizacin es dinmica y pertinente que los organigramas se
vuelven obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de
autoridad con el status.
Contenido
Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio
de un autor, estos son sus principales contendidos:
1) Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto
incluye generalmente el nombre de la compaa y la actividad
que se defina.
2) Nombre del funcionario que formulo las cartas.
3) Fecha de formulacin.
4) Aprobacin (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de
organizacin, etc.).
5) Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales).
Simbologa
Significa mxima autoridad orgnica.

Significa la representacin de un rgano

Compuesto por varios puestos de trabajo.

Significa que es un rgano por crearse.

Significa que en el rgano

Y en
de ventas hay
deel
compradores
hay104
vendedores.
compradores

Significa que la subgerencia tiene

funciones establecidas.
Significa que la subNota:
para
gerencia
noindicar
tiene la
dependencia
de un y
funciones especficas
rgano
hace lassobre
vecesotro
dese
traza
la
lnea
recta
asistente del gerente.
hacia el centro del
No
tiene mayor
aplicacin
rectngulo
procurando
en las organizaciones.

COMPRA
S VENTAS

GERENCI
A
SUB
GERENCIA

SUB
GERENCI
GERENCIA

4
10

Combinacin de Lneas con Rectngulos

Relacin de autoridad de lnea o de mando: Esta representada por una lnea
vertical, que desciende de una lnea horizontal o a la parte superior-cntrica de
un rectngulo esto indica que las unidades administrativas, que caen bajo la
lnea vertical son subordinadas a la superior.

Relacin de subordinacin: Es aquella que formando una ele (L), indica que la
unidad orgnica inferior est subordinada a la superior.

Relacin Staff o de asesoramiento: Es aquella que partiendo de una lnea de

autoridad, se va a unirse a la parte lateral del rectngulo. Se dirige a la derecha
de la lnea de la autoridad.

Puede darse el caso que para una organizacin una unidad sea asesora, pero
para esta sus unidades internas son de lnea.

La asesora que recibe una organizacin se representa as:

Y la asesora directa que recibe la direccin o cualquier se representa as:

Relacin de coordinacin: Son aquellos segmentos de recta o lneas punteadas

que une dos o ms unidades orgnicas.

Relacin de autonoma: Los grados de autonoma formando recuadros en la

siguiente manera:

Relacin de unidades desconcentradas o descentralizadas: Las unidades

desconcentradas son aquellas que estn geogrficamente distantes de la
oficina central o matriz, pero no tienen autonoma (mantienen una relacin
jerrquica normal con los niveles superiores). Las unidades descentralizadas
gozan de autonoma econmica y administrativa y por lo tanto solo mantenan
una relacin jerrquica con alta direccin. Se representa con una lnea de
autoridad cortada, en ocasiones se cruzan con una horizontal.

Niveles Jerrquicos: Las unidades jerrquicas se representan ubicando las

relaciones de mayor jerarqua ms arriba que las de menor jerarqua.

Gerencia adjunta y subgerencia: Es necesario diferenciar un rgano adjunto

(sin capacidad decisoria), respecto a un rgano con autoridad, responsabilidad

y funciones propias. En el primer caso puede tratarse de un asistente de

gerencia o de un gerente titular, este ltimo por tanto no pierde la autoridad
directa frente a los subordinados. En el segundo caso el subgerente tiene
funciones especficas y se le delega la autoridad directa sobre los subalternos.
En el organigrama se representa respectivamente como se indica:

Mayor nmero de unidades: Cuando se requiere representar mayor nmero de

unidades que se implementan en el futuro o no ha inters en mostrar la
totalidad de la organizacin, en el diagrama se representa con una flecha.

Unidades equivalentes: Cuando existen varias equivalentes (iguales) se puede

abreviar y no poner todas, sino representarlas en la forma que se indica en la
figura. El nmero en el rectngulo (3) indica que existen 3 unidades
equivalentes.

Disposicin de unidades orgnicas para ahorrar espacio: La manera que se

indica, permite graficar un mayor nmero de unidades orgnicas manteniendo
relaciones jerrquicas.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Por la forma como muestra la estructura es:
- Analticos: suministran informacin detallada. Se destinan al uso de los
-

directores expertos y personal del estado mayor.

Generales: este tipo de organigrama se limita a las unidades de mayor

importancia se le denomina generales por ser los ms comunes.

Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en
forma analtica o ms detallada.

 Por su extensin:
- Jurdicos: Contiene todas las unidades orgnicas hasta el ltimo nivel
jerrquico. Generalmente sirven para los analistas y personal interno de la
-

empresa.
Sintticos: Contiene solo las unidades bsicas (hasta el tercer o cuarto
nivel). Generalmente est dirigido al pblico de la empresa.

Por su contenido:
- Estructural: Represntalas diversas necesidades orgnicas segn su
-

naturaleza.
Funcional: Contiene las funciones de cada rgano.
Personal: incluye el nombre de las personas que integran cada unidad

orgnica (por lo menos el nombre del jefe).

Mixta: Combina el estructural con cualquier otro.

Por disposicin geomtrica o forma:

- Vertical (tipo clsico): Representa con toda la facilidad una

pirmide

jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba

abajo en una graduacin jerrquica descendente.

Horizontal: son una modalidad del organigrama vertical, porque representan

las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha. En este tipo de
organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin
recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas.

-Circular: Las unidades orgnicas se representan en crculos concntricos de adentro

hacia afuera, segn su jerarqua. Este tipo de organigrama es recomendado por la
prctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que
traducen los organigramas verticales.

Semicircular: es una derivacin del anterior en base a semicrculos.

Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las
unidades de la estructura, si no lneas encima de las cuales se colocan los nombres.
Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad
de esta ltima.

Otros tipos de organigramas

Segn enrique B. Franklin, autor del libro Organizacin de empresas, los
organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos: Por su naturaleza, Por su
mbito, Por su contenido y Por su presentacin.

1. Por su naturaleza:
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
Micro administrativo: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse

a ella en forma global o mencionar alguna de las reas que la conforman.

Macro administrativas: Involucran a ms de una organizacin.
Meso administrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el termino meso
administrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el

sector pblico, aunque tambin puede utilizarse en el sector privado.

2. Por su mbito:
Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector
pblico pueden abarcar hasta el novel de direccin general o su equivalente,
en tanto que el sector privado suele hacerlo hasta el nivel de departamento u
oficina.
Ejemplo:

Especifico: muestran en forma particular la estructura de un rea de la

organizacin.

Ejemplo:

3. Por su contenido:
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Integrales:

Son

representaciones

graficas

de

todas

las

unidades

administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o

dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son equivalentes.
Ejemplo:

Funcionales:
Incluyen

las

principales
funciones

que

tienen asignadas,
unidades

adems

las

sus

interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar el

personal y presentar su organizacin en forma general.
Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el

nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
Tambin incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Ejemplo:

4) Por su presentacin: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

- Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del
titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma
escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual, los
manuales de organizacin recomiendan su empleo.
Ejemplo:

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular

en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por lneas
dispuestas horizontalmente.
Ejemplo:

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales

para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda utilizarlos en el
caso de organizaciones con un nmero de unidades en la base.

Ejemplo:

De Bloque: son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un

mayor nmero de unidades en espacios ms reducido: por su cobertura, permiten que
aparezcan unidades ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.
Ejemplo:
Secretario

Subsecretaria A

Subsecretaria
B

Oficial
mayor

1. Direccin
1.1. Departamento
1.1.1. Oficina
1.1.2. Oficina
1.1.3. Oficina
1.2. Departamento
1.2.1. Oficina
1.2.2. Oficina
1.2.3. Oficina
2. Direccin
2.1. Departamento
2.1.1. Oficina
2.1.2. Oficina
2.1.3. Oficina
2.2. Departamento
2.2.1. Oficina
2.2.2. Oficina
2.2.3. Oficina

3. Direccin
3.1. Departamento
3.1.1. Oficina
3.1.2. Oficina
3.1.3. Oficina
4. Direccin
4.1. Departamento
4.1.1. Oficina
4.1.2. Oficina
4.1.3. Oficina
4.2. Departamento
4.2.1. Oficina
4.2.2. Oficina
4.2.3. Oficina

5. Direccin
5.1. Departamento
5.1.1. Oficina
5.1.2. Oficina
5.1.3. Oficina
5.2. Departamento
5.2.1. Oficina
5.2.2. Oficina
5.2.3. Oficina
6. Direccin
6.1. Departamento
6.1.1. Oficina
6.1.2. Oficina
6.1.3. Oficina
6.2. Departamento
6.2.1. Oficina
6.2.2. Oficina
6.2.3. Oficina

CRITERIOS DE UBICACIN DE LOS RGANOS SEGN SU NATURALEZA

Segn el criterio de la normalizacin Espaola-UNE (da mayor aplicacin en nuestro
pas) las unidades orgnicas deben ubicarse de la manera que se indica:
Grfico:

2
5
7

6
8

6
9

Tipos de rganos:
1.-rganos de gobierno:
Tienen la mxima autoridad orgnica, cuyos miembros son los propietarios de la
empresa. Ejemplo: Junta General de Accionistas.
2-rganos de Alta Direccin:

Tienen la funcin de establecer lineamientos generales de la empresa o institucin;

definen los planes estratgicos, objetivos, polticas y los diferentes elementos de
gestin a su alcance.
Ejemplo: Directorio y Gerencia General
3.-rgano de control:
Tienen la obligacin de fiscalizar todos los actos y contratos para que el personal
observe y cumpla con sus funciones en concordancia con las normas y disposiciones
legales. Ejemplo: Consejo de vigilancia y Auditoria.
4-rganos consultivos o de coordinacin:
Asesoran y coordinan un alto nivel para tomar acuerdos y llevar a cabo proyectos,
conjuntos. Propician la participacin interna y externa.

5.-rganos de asesoramiento:
Tienen la funcin de absolver las diferentes consultas que se solicite la Alta direccin.
Para definir asuntos de gran responsabilidad, asimismo las consultas de los niveles
inferiores para viabilizar las actividades. Ejemplo: Asesora Legal, Asesora Financiera,
Asesora Tcnica.
6.-rganos de lnea o ejecucin:
Tiene la obligacin de ejecutar todos los acuerdos de alta direccin. Son los rganos
que tienen relacin directa con la satisfaccin de necesidades de los clientes. Son los
rganos que se ocupan directamente del cumplimiento de la empresa; esto es su
objetivo social: Ejemplo: Departamento de Produccin, Departamento de Marketing.
7.-rganos de apoyo:
No tienen relacin directa con el cliente pero contribuyen de manera importante para
que los rganos de lnea cumplan con sus funciones. Ejemplos: Secretara General,
Oficina de Relaciones Pblicas, Contabilidad, Logstica.
8.-rganos descentralizados:
Se trata de rganos semiautnomos en virtud a que se refieren a proyectos esenciales
o negocios desarrollados por la entidad; Por este motivo no depende de los rganos
de lnea sino directamente de algn rgano de alta direccin. Ejemplo: Implementar
Negocios productivos.
9.-rganos desconcentrados:
Son unidades que funcionan de la localidad donde se encuentra la casa matriz i oficina
principal, no obstante estn relacionados con las otras unidades por medio de la lnea
jerrquica.

REA: FBRICA, COMERCIALIZACIN, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA.

A estas reas gerenciales en algunas empresas las denominan superintendencias.
A los departamentos, divisiones.
A las secciones, Delegaciones o apoderados.
Ejemplo de un organigrama de una empresa industrial S.A.

JUNTA GENERAL DE
ACCIONISTAS

CONSEJO DE
VIGILANCIA

DEPARTAMENT
O DE
AUDITORIA
FINANCIERA

RELACIONES
PBLICAS

..

GERENCIA DE
.

DEPARTAMENT
O DE
PRODUCCIN

..

CONSEJO DE
VIGILANCIA

DEPARTAMENT
O DE
AUDITORIA
ADMINISTRATI

GERENCIA
GENERAL

SECRETARA
GENERAL

GERENCIA
DECOMERCIALIZAC
IN

DEPARTEMANT
O DE
COMPRAS

ASESORA
JURDICA

GERENCIA
ADMINISTRATI
VA
DEPARTAMENT
O DE
RELACIONES
INDUSTRIALES

ASESORA
ECONMICAY
FINANCIERA

GERENCIA
FINANCIERA

DEPARTAMENTO
DE
CONTABILIDADD

DEPARTAMENT
O DE VENTAS

DEPARTAMENTO
DE PROMOCIN
Y PUBLICIDAD
DEPARTAMENT
O DE
ALMACENES

DEPARTAMENT
O DE

DEPARTAMENT
O DE
LOGSTICAS
DEPARTAMENT
O DE
SERVICIOS
DEPARTAMENT
O DE
SEGURIDAD

DEPARTAMENT
O DE CAJA Y
DEPARTAMENT
O DE .
DEPARTAMENT
O DE
COSTOSY
PRESUPUESTO

En algunos organismos pblicos (compuestos por varios organismos) que desarrollan

funciones administrativas y de control se les da la denominacin de superintendencia,
como por ejemplo: La superintendencia Nacional de Administracin tributarias
(SUNAT).
B) Los estatutos:
Los estatutos son la norma bsica por la que se rige la vida societaria de una
organizacin empresarial, y en la que se regula su rgimen interno de funcionamiento,
sus fines y actividades y sus relaciones con el exterior. Toda asociacin empresarial ha
de tener obligatoriamente sus propios estatutos.
La importancia normativa de los estatutos y su obligatoriedad es la que nos ha llevado
a analizar sus posibilidades como fuente de informacin archivstica.
C) Los Manuales y Reglamentos:
Toda empresa bien organizada, debe contar necesariamente con diversos documentos
de carcter normativo, tcnicamente elaborados, en las cuales se establezcan las
polticas, se describan la organizacin y funciones, los procedimientos, as como los
derechos, obligaciones y deberes de los integrantes de la misma, los cuales se busca
dar una mayor eficiencia y eficacia el logro de objetivos.
Fines

Al ser utilizados como medios de comunicacin en toda la entidad, sirven para

proporcionar instrucciones para el desarrollo de las actividades empresariales
Y/o institucionales.
Pueden servir como medios de adiestramiento y orientacin del personal al
precisar funciones, definir mbitos jurisdiccionales o jerrquicos y estandarizar
procedimientos.
Permite armonizar el funcionamiento empresarial Y/O institucional.
Permite controlar el desempeo y la evaluacin, as como el mantenimiento de
la disciplina laboral.

Clasificacin
a.- Reglamento interno de trabajo (RIT)

Es un documento orientado que contiene obligaciones, deberes y derechos de

los trabajadores que integran la empresa; las condiciones de acatamiento
general sobre condiciones de trabajo, relaciones humanas, medidas de orden
tcnico y sanciones disciplinarias. Como tal, es un documento que resume las
diversas normas legales sobre la materia. En el caso de las empresas con 100
o ms trabajadores, el RIT debe ser obligatorio y de conocimiento de la
autoridad de trabajo de la jurisdiccin.
Debe contener los derechos del trabajador tales como: vacaciones, licencias,
remuneraciones, permisos, estmulos, la capacitacin y bienestar en general,
en tanto que en el rubro de obligaciones se deben precisar, adems de las
responsabilidades propias del cargo, tems referentes al registro y control de
asistencia, la jornada y horarios de trabajo, las tardanzas, faltas y sus
respectivas justificaciones.
Un aspecto importante lo constituyen las obligaciones as como el rgimen
disciplinario indicando las faltas y sanciones respectivas y sus mecanismos de
aplicacin, aunque esta ltima caracterstica ya no sea necesario hoy en da
dad la falta de estabilidad en el empleo.
El RIT sirve para que tanto el gerente como los trabajadores sepan de
antemano cuales son las reglas que deben seguir en el centro de trabajo, y las
consecuencias que tiene su incumplimiento para cada uno de ellos.
Cuando sea oportuno, y en toso caso, antes aprobar el proyecto de
reglamento, el departamento de asesora externa indicando le dar audiencia al
comit permanente de trabajadores, proporcionndoles copia del proyecto de
reglamentos, para que se pronuncie sobre el mismo; de manera que los
trabajadores puedan ejercer la defensa de sus derechos adquiridos, alegra
posibles ilegalidades, supresin de beneficios, etc.
Todo RIT debe contener la siguiente informacin:

Nombre del centro de trabajo o razn social de la empresa en que se aplicara

el Reglamento.
Indicacin precisa de la actividad a la que se dedica la empresa
Lugar donde deben prestar sus servicios los trabajadores.
Jornadas de trabajo existentes en la empresa (diurna, mixta, nocturna); as
como indicar si se trata de jornada acumulativa, fraccionada o continua.
Horarios, con indicacin clara de los das que se laboran, las horas de entrada
y de salida de los trabajadores, el tiempos destinado para comidas, incluyendo
los tiempos que se conceden dentro de la jornada para tomar refrigerios . si
existen diferentes horarios, deber indicarse todos y cada uno separado.
La forma de pago del salario y el lugar, da y hora en que se paga.
Incentivos salariales adicionales (en caso de que existan).
Normas relativas a la salud ocupacional.
Normas sobre el trabajo de las mujeres y de los menores de edad.
Indicacin de las personas que ejercen autoridad en la empresa, su
competencia y ante quienes deben presentarse las sugerencias, solicitudes,
quejas y reclamos de los trabajadores; as como el procedimiento para su
presentacin y respuesta.

Las disposiciones disciplinarias y forma de aplicarlas. Se prohbe descontar

suma alguna de salario de los trabajadores a titulo de multa; y que la
suspensin del trabajo, sin goce de sueldo, no podr decretarse por ms de
ocho das, ni antes de haber odo al interesado y a los compaeros que este
indique.
Procedimiento para conocer las denuncias sobre acoso u hostigamiento sexual
en la empresa.
Las disposiciones sobre los siguientes temas, que son necesarios para una
mejor administracin del personal de cada empresa:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Control de asistencia y puntualidad

Llegadas tardas
Abandono del trabajo
Vacaciones
Aguinaldo
Tipos de contratos de trabajos vigentes en la empresa
Feriados
Da de descanso semanal

B. REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF)

Es un instrumento normativo de gestin institucional en el cual se precisa la
naturaleza, la finalidad, las funciones generales y atribuciones de los titulares o
gerentes de las unidades orgnicas y sus relaciones correspondientes. Asimismo
establece la estructura funcional y orgnica hasta el tercer nivel organizacional,
especificndose la capacidad de decisin y jerarquizacin del cargo, as como el
mbito de supervisin.
El ROF debe ser empleado para establecer campos funcionales, precisar
responsabilidades y como medio para efectuar los procesos de direccin y control.
El ROF tendr las caractersticas siguientes:
Debe contener informacin, para permitir su fcil manejo, identificacin y
actualizacin.
Debe ser funcional, para permitir su fcil manejo, identificacin y
actualizacin.
Debe reflejar la estructura orgnica de la entidad, debiendo comprometer
los rganos siguientes:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.

rganos de Gobierno.
rganos de Alta Direccin.
rganos Consultivos.
rganos de Control.
rganos de Asesoramiento.
rganos de Apoyo
rganos de Lnea
rganos Desconcentrados
rganos Descentralizados

C. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)

En este documento se describe detalladamente la estructura y funciones de una
entidad o de cada dependencia (Gerente, rea, Oficina de Ministerio, etc.)

Llegando hasta el nivel de cargo, especificando sus objetivos, la organizacin interna,

las funciones y las relaciones de autoridad, responsabilidad y coordinacin inherentes.
Es un instrumento normativo de gestin institucional, en el cual se precisa la
naturaleza, finalidad, funciones, atribuciones, responsabilidades y relaciones de cada
uno de los diferentes puestos de trabajo o cargos, previos para el logro de los
objetivos y metas empresariales.
Tambin es recomendable que sea un documento prctico funcional y que permita su
fcil actualizacin en concordancia con los cambios que la gerencia considere
necesarias.

ELABORACIN DE UN MOF

Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF

Constitucin del equipo tcnico

Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a
sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo
comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.

D. TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO (TUPA)

El TUPA es el documento unificado que contiene toda la informacin relativa a la
tramitacin de los procedimientos administrativos- comnmente denominados trmites
que se realizan ante las distintas dependencias de cada entidad de la administracin
pblica.
Algunas entidades privadas o mixtas lo han adoptado para facilitar la realizacin de
sus procedimientos.

La tupa ha sido creada con la finalidad de unificar, reducir y simplificar drsticamente

los procedimientos administrativos que se siguen ante las distintas dependencias de la
administracin.
Un procedimiento administrativo o trmite es el conjunto de actos y diligencias
realizados ante la administracin pblica por los particulares con el objeto de obtener
de esta un determinado pronunciamiento.
Solamente pueden incluirse en el tupa los procedimientos administrativos que realicen
los particulares ante las entidades de la administracin pblica a nivel interno
orientadas a lograr su mejor funcionamiento, como por ejemplo los relativos a las
acciones personal, de administracin y de presupuesto, ni aquello referidos a la
aplicacin de sanciones de carcter disciplinario a los funcionarios y servidores
pblicos, los cuales se rigen por las normas legales correspondiente y por el
reglamento interno de trabajo.

E.CUADRO ANALTICO DE PERSONAL (CAP):

Es un documento tcnico normativo de gestin institucional que contiene los cargos(o
puestos de trabajo) necesarios que la alta direccin provee como necesarios para el
normal funcionamiento de la entidad; es decir, aquellos que permiten alcanzar los
objetivos y metas trazadas y en concordancia con la estructura orgnica vigente. El
CAP deber elaborarse tomando como base el reglamento de organizacin y
funciones, de ser el caso el clasificador de cargos institucionales aprobado y vigente.
Para poder determinarla cantidad y caractersticas de los cargos (puestos de trabajo)
necesarios para proporcionar los servicios u obtener los productos relativos a la
empresa o entidad, se seguirn los siguientes criterios:

El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada unidad

orgnica
La complejidad de dichas acciones.
Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgnica debe brindar u
obtener.
Disponibilidad de orden presupuestal.

F. MANUAL DE PROCEDIMIENTO:
En este documento se describe detalladamente los tramites y procedimientos
indicando quien tiene que efectuarlos y como, con qu mtodos, equipos y
materiales.
Un procedimiento es la secuencia de acciones concentradas entre s, que
ordenadas en forma lgica permite cumplir un fin u objetivo predeterminado.
El manual de procedimientos es un documento descriptivo y de sistematizacin
normativa, teniendo tambin un carcter instructivo e informativo. Contiene en:

Datos de procedimiento.
Nombre de procedimiento y cdigo
Finalidad
Base legal

Requisitos
Etapas de procedimiento
Instrucciones
Duracin
Diagramacin
Formularios
Glosario

UTLIDAD:
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el
anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema interviene en la consulta
de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo
como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para
uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo
deben hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. Construye una base
para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y mtodos.