1/11/2016

ElJefeaPiedeObra:BalancedeObra

El Jefe a Pie de Obra

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Balance de Obra
El seguimiento del
control econmico de
una obra es la
principal funcin del
Jefe de Obra junto
con la contratacin
de proveedores y
subcontratas. Debe
tener registrados todos los cargos
aplicables a la obra para conocer el
benecio/prdida que se posee en todo
momento, as como su evolucin.

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El Balance de Obra nos ayuda a llevar ese

control econmico necesario, no solo para
conocer si nuestra obra presenta prdida
o benecio, si no tambin para la gestin
de gastos que debe realizar la empresa,
puesto que es muy til tener una previsin
de pagos para hacer frente a ellos.
Existen multitud de herramientas y
formatos para realizar el balance de obra
(programas de gestiones, Presto, hojas de
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excel,etc.). Como hemos comentado en

varias ocasiones ciertas herramientas,
aunque son muy potentes y completas,
requieren de un gran conocimiento de uso
sobre ellas y otras no se adaptan
exactamente a los campos que requiere
un balance en la construccin, estn ms
adecuados a gestin de empresas.
Aqu vamos a facilitar un archivo de Excel
muy til y fcil de utilizar. Est creado
exclusivamente para una rpida insercin
de datos y realizacin de informe.
nicamente
rellenando
los
datos
principales e ingresando los gastos
mensuales que nos va generando nuestra
obra automticamente podemos conocer
su resultado y evolucin con tan solo elegir
el mes que queremos reejar. Al estar
realizada para una utilizacin tan
automtica sebe acotar la insercin de
datos, en este caso es para una obra con
una duracin mxima de 5 aos y la
insercin de 2.000 registros de albaranes y
proveedores, ms que suciente para la
mayora de obras convencionales. En caso
de necesitar un Balance de Obra ms
duradero siempre se puede ampliar este
plazo, aunque para ello se debe tener un
alto grado de conocimiento en Excel.
A continuacin vamos a ver como est
compuesto nuestro archivo y como
debemos
proceder
a
completarlo,
igualmente dentro del archivo existen
cuadros de dialogo que nos van indicando
como hacerlo.

Hoja de Datos
La Hoja de Datos se
encuentra en la primera
pestaa del archivo y en
ella debemos insertar los
datos necesarios para que se cree el
balance.
ndice

Inicio

Algunos datos son nicamente para

tenerlos siempre delante y tenerlos en

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cuenta, tales como los intervinientes en

obra o las fechas de garantas y
anualidades en caso de existir. Otros son
estrictamente necesarios para que se
genere el informe de resultado. Son datos
en los que se basa la hoja de clculo para
realizar frmulas y devolver el estado de
obra. Se deber ingresar el importe de la
obra a ejecutar (se debe usar el importe
de proyecto puesto que luego nos permite
aplicar una baja en caso de existir), sobre
este
se
calcular
nuestro
benecio/prdida. Es necesario tambin
denir la fecha de inicio de obra, para ello
basta con reejar cualquiera de las que
estn reejadas, tomando como principal
la apertura de centro de trabajo que es la
ms cercana al inicio de los trabajos. Y por
ltimo se debe denir los datos varios que
se solicitan, coste de estructura (para
considerarlo en nuestro gasto mensual),
plazo de ejecucin (para que nos muestre
en cada informe los meses que nos
quedan a n de obra) y forma de pago de
la promotora (que es necesario saber
para que nuestro ujo de caja muestre los
resultados).

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2015 (1)
mayo (1)
La Evolucin del
Jefe de Obra

Certicaciones
La
pestaa
de
certicaciones consta de
una tabla en la que
iremos registrando las
diferentes certicaciones
de obra realizadas a la
promotora. Como datos
obligatorios son la fecha de certicacin
y el importe (en base imponible), como
concepto se puede poner cualquier
descripcin. Esta tabla est limitada a 60
certicaciones, correspondiente a los cinco
aos para los que est realizado este
archivo.
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informacin
Si en la Hoja de
Datos se han registrado

ndice

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previamente los datos referentes al

importe de obra y la forma de pago, esta
tabla nos mostrar el porcentaje que

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representa la certicacin sobre el total y

el porcentaje registrado a origen. Tambin
aparecer la fecha de cobro de dicha
certicacin y nos mostrar si se debe
encontrar pendiente o pagada en funcin
de la fecha actual que tenga el PC desde el
que hagamos la consulta.

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A la derecha de la tabla existen dos tablas

dinmicas, las cuales se actualizan
automticamente
cada
vez
que
introducimos un concepto en la tabla de
insercin de datos. No muestran
informacin relevante, es la misma
informacin que la que introducimos, pero
son sobre las que el balance extrae los
datos necesarios en cada momento para
calcular el resultado de obra.

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La Evolucin del
Jefe de Obra

Registro de Personal
En la pestaa de registro de personal
disponemos de una tabla para ir
aadiendo el coste del personal propio
que tengamos en obra. Este coste tambin
se puede ingresar en la pestaa de
Registro de Costes seleccionandolo como
Naturaleza de Personal si se desea, pero el
realizar el registro en esta tabla se tiene
una visin ms clara del personal que
tenemos actualmente en obra y el coste
que nos genera.
Las fechas que nos muestra la tabla se
originan en funcin de la fecha de inicio de
obra que hayamos establecido en la Hoja
de Datos. Para la insercin de datos basta
con indicar el nombre del trabajador y
registrar el importe del coste en el mes
correspondiente al trabajado. Como coste
debemos tener el cuenta el coste total del
trabajador, no solo la nmina, as se
deber sumar el importe de la nmina, el
coste de seguridad social, y las vacaciones
e indemnizacin prorrateadas.
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OK
informacin

ndice

Registro de Costes

Ms

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La Hoja de Registro de
Costes requiere un poco
ms de atencin, no por
su dicultad si no por la
cantidad de conceptos
que hay que denir.
Aqu es donde ingresamos todos los costes
que genera nuestra obra, ya sea de
compra de material, como alquileres o
trabajos de subcontratas. Habr que tener
un control de todos los albaranes que se
entreguen en obra y de las subcontratas
que existan realizando trabajos.

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Cuando procedemos a ingresar un

concepto en la tabla de registros debemos
hacerlo lo ms completo posible para que
el balance de obra tenga en cuenta todos
los gastos. Adems esta tabla nos ayuda a
la validacin y aprobacin de facturas,
puesto que reeja claramente los
conceptos facturados o no anteriormente
y evita que existan duplicidades.

Los conceptos a registrar son:

- N de Albarn: Opcional, pero til para la
correccin de facturas.
- Proveedor: Opcional, pero tambin til
para correccin de facturas.
- Concepto: Opcional, pero aclara el
material o trabajo que se est facturando.
- Ud: Obligatorio, los importes de los
conceptos se multiplicarn por las
unidades que existan.
- Fecha de Entrada: Obligatorio, para
materiales suministrados se pondr la
fecha de albarn y para los conceptos de
subcontratas se pondr cualquier da del
mes correspondiente a los trabajos
realizados. Para aquellos alquileres que
facturen mesualmente (caseta, gra, etc.)
se registrarn como los proveedores,
indicando cualquier da del mes en el que
se encuentre en obra.
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informacin
- Entregado SI/NO:
Opcional, este apartado
est pensado para llevar control sobre
ndice
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material alquilado, cuando se procede
alquilar un material se indica que NO en
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esta columna. As cuando se vaya a realizar

el resultado mensual, podemos ltar esa
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columna para saber que material no se ha
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entregado an, se deber poner en fecha
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de salida el ltimo da del mes y realizar
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una nueva linea con el concepto alquilado
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a da 1 del mes siguiente. De este modo
nos reejar una previsin del coste del
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material alquilado en nuestro balance. En
ControldeObra
caso de no hacerlo as no imputar el
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gasto hasta que no ingresemos la fecha de
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entrega de ese material y nos calcule los
La Evolucin del
das de alquiler totales.
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- Fecha de Salida: Obligatorio para
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alquileres diarios, se debe registrar la
fecha de n de los alquileres, una vez
entregado se modica en la columna
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Entregado SI/NO para saber que se ha
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devuelto. Para alquileres mensuales no se
debe poner fecha de entrega.
- Das Laborables: Automtico, casilla no
editable, calcula los das en funcin de la
fecha de entrada y la fecha de salida, para
materiales, subcontratas y alquileres
mensuales en los que solo se indica la
fecha de entrega muestra una unidad.
- Precio: Obligatorio, se debe indicar el
precio unitario del concepto, para
alquileres diarios ser el precio de alquiler
por da.
- Importe: Automtico, en funcin de las
unidades, das laborables y precio nos
calcula el importe total del concepto.
- Cdigo de Imputacin: Obligatorio, se
debe elegir de la pestaa desplegable si el
concepto se trata de un Coste Directo o
Indirecto de Obra. Se ha dispuesto que sea
obligatorio para que el resultado de obra
nos muestre el origen de nuestro coste y
nos hagamos una idea del porcentaje que
representan los gastos directos e
indirectos en el total de la obra.
- Naturaleza: Opcional, se puede elegir la
naturaleza del concepto de una lista
desplegable. Entre las opciones tenemos:
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informacin
Dietas,
Materiales,
Subcontratas,
Alquileres,
Combustible,
Personal.
En caso
ndice
Autor:
de completar este concepto se pueden
consultar todos los gastos desglosados en
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las tablas dinmicas.

- Estado de Facturacin: Opcional, pero til
para el seguimiento de facturas. Se elige
del desplegable si el concepto est
Facturado o Pendiente de Facturar.
Cuando pasa a facturado la lnea completa
del concepto se sombrea a gris, para
facilitar visualmente el encontrar los
conceptos no facturados.
- N Factura: Opcional, til para evitar
duplicidades en las facturas.
- Fechas de Factura: Obligatorio, se debe
ingresar la fecha del concepto una vez
facturado para que nos calcule el
resultado del ujo de caja.
- Forma de Pago: Obligatorio, junto con la
fecha de factura hay que indicar la forma
de pago que hay establecida para ese
proveedor o subcontrata, se debe indicar
en das, de este modo aparecer el pago
en el mes correspondiente en nuestro ujo
de caja.
- Fecha de Pago: Automtico, indicada la
fecha de factura y la forma de pago, nos
aparece la fecha en la que ese pago se
hace efectivo.
- Estado de Pago: Automtico, en funcin
de la fecha de pago y la fecha actual que
posee el PC nos indica si el pago de ese
concepto se ha realizado o no.
- Observaciones: Opcional, se pueden
incluir las aclaraciones que se deseen a
este concepto.

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Para que el informe genere una

informacin correcta se deben completar
aquellos campos que son obligatorios,
en caso contrario no nos mostrar todos
los datos. Los campos opcionales son
tiles para el control de facturas, es
aconsejable completarlos.
A la derecha de la tabla de insercin de
datos. existen diferentes tablas dinmicas
que nos muestran de manera ordenada
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los conceptos informacin
registrados. Si se han
rellenados
todos
los campos podemos ver
ndice
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la informacin de los gastos mensuales
ordenados por naturaleza o por estado de
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facturacin. Estas tablas se actualizan

automticamente con la insercin de datos
y son de las que se extrae la informacin
necesaria para nuestro balance de obra.

Balance de Obra
Con todos los gastos y
certicaciones registrados
ya podemos observar el
balance econmico en
nuestro Balance de obra. Aqu se
encuentran todos los datos extrados de
las tablas dinmicas de las hojas
anteriores y los presenta mensualmente.
Esta hoja se genera automticamente, no
es necesario registrar ningn dato para
que se muestren los resultados.

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Jefe de Obra

Existen dos apartados diferentes, primero

est el Balance Mensual de Obra que nos
muestra los ingresos y gastos por meses,
en funcin de cuando se certica y se
ejecutan los trabajos. Estos importes nos
dan el resultado de benecio/prdida que
posee la obra en cada momento, aparecen
reejados por mes y a origen. Y en
segundo lugar est el Flujo de Caja que
nos muestra los ingresos y pagos en
funcin de su fecha de vencimiento, lo que
nos muestra el resultado del dinero que
existe en "caja". Este concepto es
necesario para que la empresa tenga
previsin de los gastos que se le presentan
y poder hacer frente a ellos.
En el apartado de Balance Mensual de
Obra existe una lnea con el concepto de
Costes Varios, esta lnea se ha dejado
prevista para poder ingresar en el
resultado gastos varios que no dispongan
de albarn por no ser entregados o ser
propios de obra (seguros, avales, multas,
licencias, etc.). Tambin nos puede servir
para ingresar el coste de personal propio y
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informacin
estructura en los
meses siguientes para
que
nos
aparezca
una previsin de pago
ndice
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de proveedores y subcontratas junto a
gastos propios (hay que tener la
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precaucin de quitar esa previsin de

gastos cuando se inserten los gastos reales
correspondientes al mes). Este concepto se
imputa en el mes en el que se registra.

Informe Mensual
El Informe Mensual es un
formato
en
que
reejamos la informacin
del Balance de Obra de
un mes determinado.
Esta hoja se genera
automticamente, solo
es necesario elegir de la pestaa
desplegable el mes sobre el que
queremos conocer los resultados.

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Una vez escogido el mes observamos un

primer apartado de Balance de Obra, que
nos extrae de la pestaa anterior la
informacin necesaria para que nos
muestre el resultado de obra, este aparece
respecto al mes elegido y a origen. Los
porcentajes de certicaciones mensual y a
origen son sobre el total adjudicado y los
porcentajes de costes y benecio/prdida
son sobre lo certicado. Tambin nos
aparece la informacin de importe
pendiente de certicar y el plazo de obra
restante. Bajo el resultado de obra existe
un grco que nos muestra la evolucin de
los resultados de meses anteriores.

En segundo lugar tenemos los resultados

del Flujo de Caja, que nos muestra la
informacin respecto al mes actual elegido
y a origen de los pagos que se deben
realizar. Esta informacin es primordial
para toda empresa para poder hacer
frente a los pagos, por ello, junto al
resultado del mes tambin tenemos los
resultados para los siguientes tres meses,
de este modo se puede prever cualquier
adversidad que se pueda presentar. Bajo
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informacin
los resultados de
ujo de caja aparece una
grca
con
la
evolucin
de cobros y pagos,
ndice
Autor:
que nos muestra la evolucin hasta el
momento y sobre los seis meses
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Introduccin

siguientes.

EstudioEconmico

Al tratarse de un informe a presentar por

el Jefe de Obra se ha dejado previsto un
cuadro de observaciones, para que el
tcnico reeje las aclaraciones que
considere necesarias para comentar los
resultados obtenidos (si existen retrasos
de obra, si an no se ha certicado algn
concepto, etc.).

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Descarga: Balance de Obra

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