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TRABAJO
CSGAPT04
Septiembre de
2011
Roger A. Villegas
Ferrufino
Consultor snior en implementacin de sistemas de gestin
administrativa en talleres
1. INTRODUCCIN
En Bolivia, muchos empresarios locales exitosos son claro ejemplo que demuestra que es
posible administrar con el ejercicio del sentido comn. Sin embargo, la historia nos
ensea que el crecimiento sostenido de las empresas conlleva el desarrollo de un modelo
de gestin administrativa sistmico.
Por otro lado, una consecuencia natural de la evolucin de una
MyPE, es su creciente
que
ayude
planificar
mantener
el
control
de
las actividades
productivas.
Con la aplicacin de un sistema de gestin administrativa, los artesanos tendran
OBJETIVOS
ESPECFICOS
siguientes
objetivos
3. ALCANCE
La mencionada consultora se centra en la implementacin de un sistema de gestin
administrativa en los talleres a travs de la capacitacin y asesoramiento en planta a los
productores. El consultor que se adjudique la mencionada consultora, es responsable de
todo el proceso de capacitacin y asesoramiento en planta a las MyPEs y a la
capacitacin y supervisin de un consultor junior que coadyuvar en este proceso.
4. METODOLOGA DE TRABAJO
La metodologa a ser utilizada en este trabajo ser dividida en procesos, fases o etapas
que desarrollarn un avance sistemtico de la consultora. El mismo se basa en el
ciclo de la mejora continua PEVA Planificar, Ejecutar, Verificar y Adecuar.
Cada una de las fases descritas se descompone en actividades con elementos de entrada
y elementos de salida o productos, tambin se describe a los proveedores de los
elementos de entrada y a los clientes o usuarios de los productos.
A continuacin se presenta el desarrollo de lo descrito
anteriormente.
FASE
1
Nombre del proceso: Planificacin.
Objetivo: Disear el sistema de gestin administrativa y las herramientas necesarias para su
implementacin en los talleres que trabajan con Anatina Toys.
Elementos de entrada
Actividades
Informacin de la
ubicacin de los talleres.
Representantes de los
talleres.
Informes finales de
consultora en
capacitacin y
asesoramiento.
Diseo de la estructura
genrica del sistema de
gestin administrativa
que emplearn los
talleres.
Productos
Sistema de gestin
administrativa con los
siguientes elementos:
Utilidad o aplicacin de la
informacin producida por el
sistema.
Batera de herramientas
(registros, formatos o
instrumentos) que se requieren
para recolectar la informacin
requerida por cada uno de los
componentes. En donde, para
cada herramienta se han
establecido orientaciones de
recoleccin y procesamiento de
la informacin.
Proveedores
Anatina Toys.
Artesanos.
Clientes
Proceso de ejecucin.
FASE
2
Nombre del proceso: Ejecucin.
Objetivo: Implementacin del sistema de gestin administrativa.
Elementos de entrada
Actividades
Elaboracin de
agenda de trabajo.
Plan de Trabajo y
cronograma de
actividades.
Sistema de gestin
administrativa.
Gua para la
implementacin de los
componentes del
sistema administrativo.
Batera de herramientas.
Gua para la
interpretacin y uso de la
informacin brindada por
el sistema.
Formacin del
consultor junior.
Productos
Se ha capacitado al consultor
junior en la metodologa para la
implementacin del sistema de
gestin en los talleres.
Se ha ejecutado la metodologa
y los procesos de formacin
(capacitacin y asesora)
desarrollados, para que los
empresarios implementen el
sistema de gestin
administrativa.
Se ha supervisado el trabajo
del consultor junior en cuanto a
la implementacin del sistema
de gestin en aquellos talleres
que le hayan sido asignados.
Proveedores
Proceso de planificacin.
Clientes
Supervisin de la
implementacin
del sistema en los
talleres.
Talleres.
Consultor junior.
Proceso de verificacin.
FASE
3
Nombre del proceso: Verificacin
Objetivo: Plantear recomendaciones para mejorar el sistema de gestin administrativa y sus
elementos.
Elementos de entrada
Actividades
Proceso de ejecucin.
Revisin de la
ejecucin de
los
componentes
del sistema de
gestin
administrativa
implementados
en cada taller.
Proveedores
Representantes de los
talleres.
Artesanos.
Productos
Presentacin de una
nueva versin del
sistema de gestin
administrativa y sus
elementos al el SubGerente Tcnico y el
Encargado del
Proyecto para su
revisin y aprobacin.
Recomendaciones de
mejora al sistema de
gestin administrativa y sus
elementos.
Clientes
Proceso de adecuacin.
Informe final.
FASE
5
Nombre del proceso: Adecuacin
Objetivo: Formalizar las recomendaciones de mejora del sistema de gestin administrativa y
sus elementos en una nueva versin del mismo.
Elementos de entrada
Proveedores
Actividades
Publicacin de la
nueva versin del
sistema de gestin
administrativa y
difusin de sus
cambios.
Productos
Ejecutar la
implementacin del
Sistema en el segundo
grupo de talleres
utilizando la nueva
versin del sistema de
gestin
administrativa y sus
elementos.
Clientes
Informe final.
Proceso de verificacin.
Representantes de los
talleres.
Conclusiones y
recomendaciones de
mejora para el Sistema
de gestin
administrativa en el
informe final de la
consultora.
SEPTIEMB
RE
OCTUBRE (AL 10
INFORME MENSUAL )
DE OCTUBRE :
P RESENTACIN
DEL PRIMER
NOVIEMBRE (AL 14
INFORME MENSUAL)
DE NOVIEMBRE :
PRESENTACIN
DEL SEGUNDO
DICIEMBRE (AL 12
DE DICIEMBRE :
ENERO (AL 9
DE ENERO:
FEBRERO (AL 13
DE FEBRERO :
Implementacin
de
los
componentes
C1=Ingresos
C2=Egresos;
en
los
MARZO (AL 13
DE FEBRERO:
ABRIL (AL 9
DE ABRIL:
MAYO (AL 14
DE MAYO:
corresponde).
6. APNDICES
CRONOGRAMA GENERAL DE LA CONSULTORA POR ETAPAS
El cronograma establecido para el cumplimiento de cada una de las fases del trabajo se encuentra descrito a continuacin.
sep 2011
Id.
Nombre de tarea
Comienzo
Fin
oct 2011
nov 2011
dic 2011
ene 2012
feb 2012
mar 2012
abr 2012
Duracin
11/9 18/9 25/9 2/10 9/10 16/10 23/10 30/10 6/11 13/11 20/11 27/11 4/12 11/12 18/12 25/12 1/1
Fase 1 - Planificacin
12/09/2011 31/10/2011
7,2s
Fase 2 - Ejecucin 1
03/10/2011 30/12/2011
13s
,4s
Fase 4 - Adecuacin
05/01/2012 06/01/2012
,4s
Fase 2 - Ejecucin 2
09/01/2012 04/05/2012
17s
,2s
,2s
8/1
5/2
4/3
11/3
18/3 25/3
1/4
8/4
Activid
ad
PRESENTACIN DEL PLAN DE
TRABAJO Y CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES.
PRESENTACIN DEL DOCUMENTO:
SISTEMA DE GESTIN
ADMINISTRATIVA.
PRESENTACIN DE LA GUA Y
HERRAMIENTAS PARA LA
IMPLEMENTACIN DE LOS
COMPONENTES
C1=INGRESOSDE
Y C2=EGRESOS
PRESENTACIN
LA GUA Y
HERRAMIENTAS PARA LA
IMPLEMENTACIN DEL
COMPONENTE
C3=PRODUCCIN
CAPACITACIN AL CONSULTOR
JUNIOR EN
LA METODOLOGA PARA LA
IMPLEMENTACIN DEL
SISTEMA
DE GESTIN
PRESENTACIN
DE LA EN
AGENDA DE
TRABAJO
PARA LA IMPLEMENTACIN EN EL
PRIMER
PRESENTACIN
DE LA GUA Y
HERRAMIENTAS PARA LA
IMPLEMENTACIN DEL
COMPONENTE C4=COSTOS.
PRESENTACIN DE LA GUA Y
HERRAMIENTAS PARA LA
IMPLEMENTACIN DEL
COMPONENTE
C5=PAGO DE MANO
DE OBRA
PRESENTACIN
DE LA GUA
Y
HERRAMIENTAS PARA LA
IMPLEMENTACIN DEL
COMPONENTE
C6=INVENTARIOS
PRESENTACIN DE LA GUA Y
HERRAMIENTAS PARA LA
IMPLEMENTACIN DEL
COMPONENTE C7=BALANCE
GENERAL Y ESTADO DE
RESULTADOS
VERIFICACIN Y ADECUACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN
ADMINISTRATIVA.
PRESENTACIN DE NUEVA
VERSIN DEL DOCUMENTO
SISTEMA DE GESTIN
ADMINISTRATIVADE
(SILA AGENDA DE
PRESENTACIN
TRABAJO
PARA LA IMPLEMENTACIN EN EL
SEGUNDO GRUPO DE TALLERES.
PRESENTACIN DE INFORME
MENSUAL.
PRESENTACIN DEL INFORME
FINAL.
Gestin
2011
Sep Oct Nov
Gestin 2012
Dic
Observacio
nes
28
3
3-10
10
10
17
24
31
3-6
7-8
31
16
10
14
12
13
12
14
31
Nota.- Todos los documentos del sistema de gestin administrativa y sus componentes
sern presentados al
Sub-Gerente Tcnico y el Encargado del Proyecto para su revisin y aprobacin.
As mismo; en el transcurso de cada fn de semana, un reporte semanal digitalizado
compuesto por los registros de reporte de visita de a los talleres, ser enviado por correo
electrnico a los supervisores del proyecto.
Actualizado el: 28/09/2011
CRONOGRAMA DE LA EJECUCIN DE LA
CONSULTORA
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el
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Talleres asesorados
por el consultor
Talleres asesorados por el consultor
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CONSULTORA
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resultados
Talleres asesorados
por el
consultor
Talleres asesorados
por el consultor
Talleres asesorados por el consultor
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1 T2 T2 T2 T2 T2 T2 T2 T3 T3 T3
2 T3 T3 T3 T3 T3 T3 T3 T40
T1 T1
1C5 2C5 3
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C5 C5
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C5 C5
C5 C5
C5 C5
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C6 C6
C6 C6
C6 C6
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O
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N
7. MODIFICACIONES
N
de
revisi
Fecha
16/09/2011
22/09/2011
Cambio
efectuado
28/09/2011
Elaborado
Revisa
do
Motiv
o
Observaciones
hechas por el SubGerente Tcnico y
el Encargado del
Proyecto en reunin
realizada el
15/09/2011
Observaciones
realizadas por el
Sub-Gerente
Tcnico y el Encargado
del
Proyecto a travs de
correo electrnico
enviado
el 21/09/2011
Aclaraciones
realizadas en reunin
efectuada con
presencia del SubGerente Tcnico y el
Encargado del
Proyecto el
15/09/2011
Aproba
do
Firma
Nombr
e
Fecha
Roger Villegas
F.
28/09/2011
Juan Riveros C.
28/09/2011
Germn Alcal
C.
28/09/2011
Juan Riveros C.
30/09/2011
Germn Alcal
C.
30/09/2011