Resumen de clase 06/08/2016

REDACCIN DE HALLASGOS
Proceso sistemtico, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditora y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios
de auditora
Barreras de la Comunicacin
1. Comunicacin del mensaje
2. Mala interpretacin del mensaje (recepcin/transmisin)
3. Palabras o acciones inapropiadas
Desarrollar habilidades al identificar y redactar Hallazgos (no conformidades) en el desarrollo de las
auditoras y actividades del Sistema de Gestin de la Calidad.
Objetivo:
Causas Externas
Cambios de hbito
Tecnologa
Hablar y escribir
Dificultad contextualizacin
Barreras de la Redaccin
Bloqueo mental. Mil ideas
Dificultad para organizar de manera coherente las ideas
Oraciones que no dicen nada (incoherencias).
Dificultades al Escribir
Inadecuado aprendizaje
Falta de hbito de lectura
Falta de atencin y concentracin
Personalidad
Escribir para s mismo
Olvido de normas gramaticales y sintcticas
Porqu se presentan ests dificultades?
Contenido
Comunicacin
Identificacin y clasificacin de hallazgos.
Redaccin de no conformidades reales, potenciales y oportunidades de mejora.
Comunicacin
Estrategias para una buena redaccin
Tener claro el tema
Identificar el receptor de la informacin
Establecer la finalidad
Definir la estructura ms adecuada para organizar y transmitir el mensaje
Desarrollar las ideas por medio de oraciones.
Leer el texto para revisarlo y perfeccionarlo
Hacer dos lecturas:
Revisar contenido (fondo)

Revisar errores de forma

Como Estructurar un Texto?
Se inicia con una idea principal y luego las secundarias.
Los principales errores en los informes de auditora es que no se inicia con lo ms importante.
CONOCIMIENTO DE CONCEPTOS TALLER:
Buscarle pareja a cada concepto, tiempo, 10 minutos.
Clasificacin de los Hallazgos
Desviacin Positiva: Elevar estndares de desempeo.
Desempeo Esperado: Conformidad.
Desviacin Negativa: Generar plan de mejoramiento.
TIPOS DE HALLAZGOS
OBSERVACIN:
Declaracin realizada durante una auditora interna sustentada con evidencia objetiva.
NO CONFORMIDAD MENOR:
Desviaciones de los criterios de auditora con poca influencia de la efectividad del Sistema de Gestin
de la Calidad o con poca influencia en las actividades que inciden en la calidad del producto.
NO CONFORMIDAD MAYOR:
Impiden demostrar conformidad con las disposiciones del Sistema de Gestin de la Calidad, afecta su
efectividad o impiden que el producto cumpla con los requisitos especificados.
FORMULACIN DE LAS NO CONFORMIDADES
Criterio (Requisito Cumplido)
Evidencia.
Hallazgo.
Impacto.

ORIENTACIN DE LAS NO CONFORMIDADES

Hallazgos que evidencien fallas e impactos a los objetivos de la auditora.
Hallazgos de incumplimiento de requisitos.
Hallazgos repetidos durante la recoleccin de informacin.
Hallazgos que generan impacto a la entidad.
No coherencia entre lo documentado y lo que se ejecuta.
Contradicciones, entre otras.
CMO DETECTAR UN HALLAZGO?
Auditoras
Revisin por la Direccin
Revisin del Proceso (Auto-evaluacin) Capacitacin

Anlisis de datos
Quejas y Reclamos
Producto o Servicio No Conforme
REDACCIN DE HALLAZGOS
Redactar basado en hechos y evidencias precisos.
Comparar hallazgos y evidencias con los criterios de auditora.
Identificar si es un caso aislado, si es parcial o total.
Tiene impacto en la entidad.
Tener en cuenta la metodologa 3 Porque.
RECOMENDACIONES PARA REDACCIN DE HALLAZGOS
Incluir toda la informacin necesaria que permita tanto al auditado como a otros auditores entender
y juzgar el informe.
Qu sea corta y concisa basada en el requisito incumplido.
No mezclar dos situaciones en un mismo prrafo.
EVITAR PALABRAS IMPRECISAS:
INCORRECTO:
* Algunos, bastantes, pocos, varios, en ocasiones.
* En el futuro, en el pasado.
* Nadie, ninguno, todos, siempre, nunca.
EVITAR PALABRAS IMPRECISAS:
CORRECTAS:
Determinar cantidad.
Precisar fecha.
Trminos absolutos,
En el futuro, definir.