Instituto Profesional En Computacion IPC S.A.

Computacin y Amistad

EXCEL II 2013
ANALISIS DE DATOS

El Instituto de Computacin de Costa Rica - Desde 1986.

IPC Computacin

Excel Intermedio

Contenido
CONTENIDO ................................................................................................................................................ 2
INTRODUCCIN ......................................................................................................................................... 4
PANEL DE CONTROL ..................................................................................................................................... 4
CONCEPTOS BSICOS .............................................................................................................................. 5
INGRESANDO AL PROGRAMA ........................................................................................................................ 5
MANEJO DEL DOCUMENTO .......................................................................................................................... 5
MANEJO DE DATOS .................................................................................................................................. 6
FORMATO CONDICIONAL ............................................................................................................................. 6
NOMBRES DE RANGO ................................................................................................................................... 7
VALIDACIN ................................................................................................................................................ 8
HIPERVNCULOS........................................................................................................................................... 9
FUNCIONES FINANCIERAS ................................................................................................................... 10
SLN() ......................................................................................................................................................... 10
SYD() ......................................................................................................................................................... 10
PAGO() ....................................................................................................................................................... 11
PAGOINT() ................................................................................................................................................. 12
PAGOPRIN() ............................................................................................................................................... 13
TABLA DE AMORTIZACIN. ........................................................................................................................ 14
HERRAMIENTAS DE ANLISIS ............................................................................................................ 15
BUSCAR OBJETIVO ..................................................................................................................................... 15
FUNCIONES DE BSQUEDA ........................................................................................................................ 16
ConsultaV ............................................................................................................................................. 16
Funciones de Error ............................................................................................................................... 18
Sierror() ................................................................................................................................................ 18
ConsultaH ............................................................................................................................................. 18
SUMAR.SI ................................................................................................................................................... 19
CONTAR.SI ................................................................................................................................................. 19
ESCENARIOS .............................................................................................................................................. 20
LISTAS ......................................................................................................................................................... 22
CONCEPTO ................................................................................................................................................. 22
CONSTRUCCIN ......................................................................................................................................... 22
PANELES .................................................................................................................................................... 23
SUBTOTALES .............................................................................................................................................. 23
Subtotales anidados .............................................................................................................................. 23
FILTROS AVANZADOS................................................................................................................................. 24
Accin ................................................................................................................................................... 24
Rango de la lista ................................................................................................................................... 24
Rango de criterios................................................................................................................................. 24
Copiar a ................................................................................................................................................ 24
TABLAS DINMICAS ................................................................................................................................... 25
ESTRUCTURA DE UNA TABLA DINMICA ................................................................................................... 25
INFORMES DE TABLAS Y GRFICOS DINMICOS.......................................................................................... 25
CREACIN .................................................................................................................................................. 26
FICHAS CONTEXTUALES ............................................................................................................................ 27

IPC Computacin

Excel Intermedio

ESTABLECER DISEO DE TABLA DINMICA CLSICA ............................................................................... 27

LISTA DE CAMPOS ...................................................................................................................................... 28
TIPOS DE TABLAS DINMICAS ................................................................................................................... 29
CONFIGURACIN DE CAMPOS ..................................................................................................................... 30
Totales o Subtotales .............................................................................................................................. 30
Actualizar datos .................................................................................................................................... 30
Cambiar datos de origen ...................................................................................................................... 31
Campo de filtro del informe .................................................................................................................. 31
Resumen por medio de los campos y totales ......................................................................................... 32
Estilos ................................................................................................................................................... 32
Agregar clculos personalizados............................................................Error! Marcador no definido.
Creacin de Grupos.............................................................................................................................. 32
Formato de Nmero .............................................................................................................................. 33
Agregar clculos personalizados.......................................................................................................... 33
Fuente de datos externa ........................................................................................................................ 35
GRFICOS .................................................................................................................................................. 35
CAMPO DE VALORES .................................................................................................................................. 36
CAMPO DE SERIE ........................................................................................................................................ 36
ELEMENTO ................................................................................................................................................. 36
PERSONALIZAR EL INFORME ...................................................................................................................... 36
GRFICOS .................................................................................................................................................. 37
RFICOS ..................................................................................................................................................... 37
Grfico de Barra .................................................................................................................................. 37
Grfico de Lnea ................................................................................................................................... 37
Grfico Circular ................................................................................................................................... 38
Grficos 2D o 3D ................................................................................................................................. 38
Agrupar o Apilar .................................................................................................................................. 38
CREAR GRFICOS ....................................................................................................................................... 39
FICHAS CONTEXTUALES ..................................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
DISEO ............................................................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
PRESENTACIN ................................................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
FORMATO ........................................................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
ELIMINACIN ...................................................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

IPC Computacin

Excel Intermedio

Unidad 1

Introduccin
A continuacin se proceder a la utilizacin de tcnicas intermedias de Excel, es decir, que
no corresponden a un Excel bsico ni a un Excel avanzado, en general estn dirigidas a la
gestin de datos. Estos apuntes se han hecho pensando en usuarios con cierta experiencia en
Excel, que ya han superado el primer nivel en manejo de hojas electrnicas.

Microsoft Excel 2013 incluye mejoras en las herramientas que permiten la manipulacin de
datos. Es el caso de los formatos condicionales que hacen que sea ms fcil resaltar celdas o
rangos de celdas interesantes, enfatizar valores y visualizar datos a travs de barras o
conjuntos de iconos. Como tambin encontramos mejoras en las Tablas, herramientas que
permiten filtrar datos y realizar operaciones fcilmente.

Panel de control
El Panel de control se llama as porque es una especie de centro de comando de Windows. Da
acceso a todas las herramientas para configurarlo. De personalizacin, sistema y seguridad,
administracin de programas y hardware, o las relacionadas con Internet y las redes.
Para entrar en l:
1. Abro el men Inicio de Windows.
2. Hago clic en Panel de control a la derecha.

IPC Computacin

Excel Intermedio

Unidad 2

Conceptos bsicos
Ingresando al programa
Para llegar a la ventana de trabajo, presione el botn
seleccione

, luego seleccione

en la barra de tareas, luego

y por ltimo haga

2013. Esto mostrar la pantalla de presentacin, despus

clic en
de algunos instantes se ver la ventana de trabajo de Excel.

Manejo del Documento

IPC Computacin

Excel Intermedio

Unidad 3

Manejo de Datos
Formato Condicional
El formato condicional permite asignar a un rango o
grupo de celdas, diferentes formatos o efectos
dependiendo del contenido que contengan las celdas.
Por ejemplo, se tienen productos en un inventario y
existe una columna donde se encuentre la fecha de
vencimiento, usando el formato condicional podemos
asignarle un color rojo a los productos vencidos, un
color amarillo a los que estn a pocos das de vencer
y un color verde a los productos que no tienen ningn
problema. Es importante que conozca que el formato
condicional, slo permite un mximo de tres
condiciones o evaluaciones para asignar los efectos a
los datos.
Para trabajar con el formato condicional, se debe
marcar primero todo el rango que se desea afectar, luego en la ficha de Inicio se activa la

opcin
este mostrara una serie de opciones en las cuales puede proceder a ejecutar
los formatos condicionales.

Para personalizar los formatos de debe de dar un clic en la opcin de ms regla contenida en
cada dato.

IPC Computacin

Excel Intermedio

Nombres de rango
Un rango es un conjunto de celdas.
Excel permite asignar nombres a rangos,
para as hacer referencia a este y no a las
coordenadas del mismo, adems, es ms
fcil recordar un nombre que una
coordenada. Para crear nombres de
rangos, se utiliza la ficha Frmulas, en
el grupo Nombres definidos, se presiona
el botn Asignar nombre y del submen
que se presenta se marca Definir
nombres

En el cuadro de dilogo que se muestra

se escribe el nombre para identificar el rango y luego se presiona el botn

Otra forma de crear un nombre de rango es la siguiente: seleccione las celdas, d un clic en
el cuadro de nombres

y escriba el nombre a utilizar, luego

ENTER

presione
y listo. Si se hace un clic en la lista colgante del cuadro de nombres,
se observan todos los nombres de rango que contiene el libro de trabajo. Estos se pueden
utilizar en cualquier hoja del libro actual.

Adems es posible hacer uso del comando Administrador de nombres

del grupo
Nombres definidos ficha Frmulas, con el fin de editar, eliminar o crear nuevos nombres.

IPC Computacin

Excel Intermedio

Validacin
Al ingresar datos en Excel, podemos
indicarle a la computadora que slo
permita cierto tipo de informacin dentro
de las celdas esto con el objetivo de que
nuestros trabajos contengan la menor
cantidad de errores posibles, o en el caso
de que los datos sean ingresados por
personas con un conocimiento bajo del
Excel. Por ejemplo, si est digitando los
sueldos, Excel no deber permitir digitar
datos tipo carcter o fechas dentro de esta
columna, hasta es posible que se muestre
un mensaje indicndole al usuario que est digitando mal la informacin.
Para definir la regla de validacin al ingresar datos, primero se debe seleccionar el rango en

el cual se aplicar la validacin, luego en la ficha Datos se hace clic en la opcin

que se encuentra en el grupo Herramientas de datos.
En la lista descendente que dice Permitir se indica el tipo de dato que se estar
introduciendo. Pueden ser cualquiera de
los siguientes: cualquier valor, nmero
entero, decimal, lista, fecha, hora,
longitud de datos o un valor
personalizado.
En la ficha Mensaje entrante, se puede
colocar un mensaje para el usuario que se
va a mostrar en el momento que
se coloque el cursor dentro de la
celda. En la ficha Mensaje
saliente, se muestra un error
cuando los datos que se digitan
no corresponden a los que tiene
permiso el usuario de ingresar en
la celda. Se puede cambiar el icono de la ventana, adems de establecer el
mensaje del cuadro, as como el mensaje de la barra de ttulo de la ventana que se
mostrar.

En caso de que un dato de la validacin no cumpla con el criterio de la

misma, se mostrara encerrada en un crculo.

IPC Computacin

Excel Intermedio

Hipervnculos
Excel tiene la posibilidad de unir hojas o crear vnculos entre las etiquetas de sus libros,
tambin se puede enlazar Excel con una direccin de correo electrnico. Los Hipervnculos
son muy tiles cuando se tienen varios archivos diferentes y desde un archivo principal, se
quieren acceder los otros archivos sin tener que estar utilizando la orden Abrir del men
de Archivo.
Para crear un Hipervnculo, se coloca el cursor en la celda donde se desea insertar el link
(unin hacia el archivo o correo). Luego se hace un clic en la ficha Insertar luego se
presiona el botn Hiper Vnculos.
Del cuadro de dialogo que se muestra, en la parte de la izquierda podemos seleccionar el tipo
de Hipervnculo que se desea crear. Por configuracin, Excel muestra la informacin para
crear un link hacia un archivo, slo se debe escoger el archivo y luego presionar
En todos los casos en los que se est elaborando un link, si el usuario desea puede digitar un

texto que se mostrar en la celda de la hoja, dentro del texto se encontrar el Hipervnculo.

1. Utilice Archivo o Pgina Web existente: para establecer un vnculo a una pgina web o
archivo existente en su disco.
2. De la opcin en este lugar puede vincular entre hojas del mismo libro o posiciones.
3. Y direccin de correo se crear los vnculos hacia un correo que se desee incorporar.

IPC Computacin

Excel Intermedio

Unidad 4

Funciones Financieras
Sln()
Devuelve la Depreciacin por Mtodo Directo de un activo, es decir, muestra el monto de
lo que pierde un bien durante un ao. Esta funcin utiliza los siguientes argumentos:

=SLN(costo;valor_residual;vida)
costo
valor_residua
l
vida

costo inicial del bien

es el valor al final de la depreciacin
es el nmero de perodos durante los cuales se produce la
depreciacin del bien (tambin conocido como la vida til)

=Sln(8000000;13000
00;10)

El bien cost 8,000.000 y al final de 10 aos costar

1,300.000. La prdida de valor anual o depreciacin
es
de
670.000,00.

Syd()
Devuelve la depreciacin por suma de dgitos de los aos de un bien durante un perodo
especfico.

= SYD(costo;valor_residual;vida;perodo)
Costo
Valor_residual

Es el costo inicial del bien.

Es el valor al final de la depreciacin.

Vida

Es el nmero de perodos durante los cuales se produce la

depreciacin del bien (tambin conocido como la vida til del bien).

Perodo

Es el perodo, que debe utilizar las mismas unidades que el

argumento vida. Generalmente se da en aos.

IPC Computacin

Excel Intermedio

10

Por ejemplo, usted ha comprado un equipo por $150,000 que tiene una vida til de 10 aos y
un valor de rescate (valor residual) de $30,000. Cul es el valor de la depreciacin anual
permitido para la vida til del equipo?
Como resultado, la funcin y la depreciacin permitida para cada uno de los aos es la
siguiente:
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,
SYD(150000,

30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,
30000,

10,
10,
10,
10,
10,
10,
10,
10,
10,
10,

1) = $21,818.18 en el primer ao
2) = $19,636.36 en el segundo ao
3) = $17,454.55 en el tercer ao
4) = $15,272.73 en el cuarto ao
5) = $13,090.91 en el quinto ao
6) = $10,909.10 en el sexto ao
7) = $8,727,28 en el sptimo ao
8) = $6,545.46 en el octavo ao
9) = $4,363.64 en el noveno ao
10) = $2,181.82 en el dcimo ao

Pago()
Sirve para calcular el monto de los pagos o ahorro mensual a efectuar dado los siguientes
argumentos:

=Pago(tasa;nper;va;[vf];[tipo])
tasa

Inters por perodo. Si es anual se debe dividir entre doce.

nper

Nmero de perodos o plazo que se tiene para pagar toda la deuda. Si

es anual se multiplica por doce.

va
[vf]

[Tipo]

Valor actual. Es el monto inicial de la deuda.

Valor futuro. Es opcional (se utiliza para ahorro), si se omite se
asume cero.
Tipo de vencimiento. 0 es vencido (por omisin), 1 si es adelantado.

Ejemplo:
Suponga que necesita un prstamo a tres aos plazo, con una tasa de inters del 25% anual
por un monto del 1.500.000

=Pago(25%/12;3*12;1500000)

IPC Computacin

Excel Intermedio

Para el planteo anterior, el monto a

cancelar mensualmente es de:
59.639,74

11

El valor devuelto por la funcin PAGO incluye el capital y el inters, pero no incluye
impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los prstamos.
Se debe mantener uniformidad en el uso de las unidades con las que especifiquen los
argumentos tasa y nper. Si efecta pagos mensuales de un prstamo de 4 aos con un
inters anual del 22%; use 12%/12 para el argumento tasa (puesto que la tasa es anual) y
4*12 para el argumento nper (pues, el plazo est dado en aos). Si efecta pagos anuales del
mismo prstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.
El resultado de la funcin pago se mostrar negativo, puesto que se convierte en una salida
fija, es decir en un egreso. En caso de no querer verla de esa manera podemos optar por dos
maneras bsicas para hacerlo positivo:
1. Se multiplica la frmula por -1.
Ej. =Pago(25%/12;3*12;1500000;0;1)*-1
2. Se coloca el argumento Nper negativo en la frmula.
Ej. =Pago(25%/12;3*12;-1500000;0;1)
Ahora bien, con base en la mensualidad, podemos calcular el monto final y lo que se
cancelar por concepto de intereses. Observe los siguientes ejemplos.
Monto Final Mensualidad * Plazo (si el plazo es anual, se multiplica *12)
Monto Final + Monto Inicial

Intereses

PagoInt()
Muestra el monto correspondiente a los intereses de un prstamo. En los dos casos anteriores
hemos averiguado el monto mensual a pagar por el crdito y el monto que se amortiza. Con
la funcin Pagoint se obtiene el monto de los intereses que se gana el banco o entidad que
facilit el dinero o la compra a crdito.

=PagoInt(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo)
Tasa Inters por perodo. Si la tasa es anual se debe dividir entre doce.
Perodo Especifica el perodo en el cual se quiere saber lo que se est rebajando.
Debe estar entre 1 y nper.
Nper Nmero total de perodos o plazo que se tiene para pagar la deuda. Si es
anual se multiplica por doce.
[va] Valor actual del principal o monto actual de la deuda.
[vf] Valor futuro. Este es opcional, si se omite se asume cero.
[tipo] Tipo de vencimiento. 0 es vencido (por omisin), 1 si es adelantado.

IPC Computacin

Excel Intermedio

12

Para el pago de un prstamo a tres

=PagoInt(25%/12;1;3*12;1500000) aos, al 25% de inters anual, y un
monto de 1.500.000 el monto del
inters para la primera cuota, es de
- 31.250,00
Si se suman los montos calculados por concepto de amortizacin e intereses, tienen que dar
exactamente el mismo monto obtenido en la funcin pago, la cual calcula el pago peridico
de una cantidad a cancelar.
Es decir: = PagoPrin+PagoInt = Pago

PagoPrin()
Esta funcin es un complemento de la funcin pago. PagoPrin calcula el monto que se le est
rebajando directamente al principal o monto de la deuda, tambin se conoce como
amortizacin. En el ejemplo anterior el monto de la cuota es de $59.639,74.

Qu cantidad de ese monto se le est rebajando al principal ( al milln y medio de colones)?

Adems, cunto se cancelar por concepto de intereses para un mes especfico?

+PagoPrin(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo)
tasa

Inters por perodo. Si es anual se debe dividir entre doce.

perodo

Especifica el perodo en el cual se quiere saber lo que se est

rebajando. Debe estar entre 1 y nper.

nper

Nmero total de perodos o plazo que se tiene para pagar la deuda. Si

es anual se multiplica por doce.

va
[vf]
[tipo]

Valor actual del principal o monto actual de la deuda.

Valor futuro. Este es opcional, si se omite se asume cero.
Tipo de vencimiento. 0 es vencido (por omisin), 1 si es adelantado.

=PagoPrin(25%/12;1;3*12;1500000)

IPC Computacin

Excel Intermedio

Para el pago de un prstamo a tres aos, al

25% de inters anual, y un monto de
1.500.000 para la primera cuota, el monto
de amortizacin es de - 28.389,74

13

Observe que, como en el ejercicio anterior, tanto la cuota mensual como la amortizacin para
el primer mes es la misma, esto es porque el pago y toda la mensualidad se amortiza completa
al saldo de la deuda.

Tabla de amortizacin.
El siguiente ejemplo es una muestra de una tabla de amortizacin completa haciendo uso de
las funciones anteriores.

Tasa anual
Plazo anual
Monto
Inicial
Mensualidad

1.400.000,00
76.843,90

Perodo

Amortizacin

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24

IPC Computacin

28%
2

44.177,23
45.208,03
46.262,89
47.342,35
48.447,01
49.577,44
50.734,25
51.918,04
53.129,47
54.369,15
55.637,77
56.935,98
58.264,49
59.623,99
61.015,22
62.438,91
63.895,81
65.386,72
66.912,41
68.473,70
70.071,42
71.706,42
73.379,57
75.091,76

Inters

Saldo

32.666,67
31.635,86
30.581,01
29.501,54
28.396,89
27.266,46
26.109,65
24.925,85
23.714,43
22.474,74
21.206,13
19.907,92
18.579,41
17.219,90
15.828,68
14.404,99
12.948,08
11.457,18
9.931,49
8.370,20
6.772,48
5.137,48
3.464,33
1.752,14

1.355.822,77
1.310.614,74
1.264.351,85
1.217.009,50
1.168.562,49
1.118.985,05
1.068.250,81
1.016.332,76
963.203,30
908.834,14
853.196,38
796.260,40
737.995,91
678.371,92
617.356,70
554.917,79
491.021,98
425.635,26
358.722,85
290.249,15
220.177,74
148.471,32
75.091,76
0,00

Excel Intermedio

14

Unidad 5

Herramientas de Anlisis
Buscar Objetivo
Esta herramienta de anlisis es
un mtodo para buscar un valor
especfico para una celda
ajustando el valor en otra
celda.
Cuando se busca un
objetivo, Excel vara el valor
de una celda que especifique
hasta que una frmula que sea
dependiente de esa celda
devuelva el resultado deseado.
Por ejemplo se tiene una serie
de notas de un grupo y curso
X, Cunto se debe sacar en el examen para pasar el curso con una nota de 80? O si tengo un
prstamo qu porcentaje de inters me deben cobrar para pagar un monto de 25000 por mes.
El objetivo es el valor que se necesita para llegar al resultado que se quiere o necesita. Para
ingresar a buscar un objetivo, primero se debe colocar en la celda donde se quiere obtener el
resultado, luego se selecciona la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos se hace un
clic en la opcin Anlisis de Hiptesis y luego se selecciona Buscar objetivo
En el espacio donde dice Definir la celda se indica la celda donde se encuentra la frmula
que calcula el resultado. En el campo Con el valor, se digita el valor que se desea obtener,
por ejemplo, la nota de ochenta o el monto de pago 25000. En el espacio Para cambiar en
la celda, se indica la celda donde debe aparecer el objetivo o resultado del comando.

IPC Computacin

Excel Intermedio

15

Funciones de Bsqueda
Cuando se tienen inventarios, planillas, facturas o cualquier base de datos desde la cual se
necesite extraer informacin hacia otro lugar, existen varias funciones que permiten realizar
dicha bsqueda y extraccin.

ConsultaV o BuscarV
Esta funcin busca en la primera columna de la izquierda el dato indicado, al encontrarlo se
desplaza hacia la derecha la cantidad de columnas que se indiquen y muestra o extrae en otra
celda el contenido de dicha columna. La letra V, significa vertical. Como ejemplo se
analizar una planilla, usted conoce el nombre del empleado y quiere que Excel le muestre el
sueldo neto. Los datos deben de estar ordenados por la columna que se va a utilizar para la
bsqueda.
=BuscarV(Valor_Buscado;Matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado])

Donde:
Valor_Buscado
Matriz_buscar_en

Dato de la primera columna que se debe encontrar

Rango donde Excel buscar el dato que se le pida

Indicador_columnas

Es el nmero de columna desde la cual debe devolverse el valor

coincidente. Por ejemplo, si el indicador de columna es 2, Excel
devolver el valor de la segunda columna de la matriz de datos

[ordenado]

Es un valor lgico que especifica si ConsultaV debe localizar una

coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO,
devolver una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no
localiza ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor ms
alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, encontrar una
coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de
error # N/A.

Digite los siguientes datos en las celdas correspondientes:

A
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

30% Utilidad
Producto
Precio

262,50
Chile

Cantidad
4

Total a pagar
1.050,00
Precio

Producto
Aceite
Arroz
Azcar
Frijoles
Helados
Leche
Maz

IPC Computacin

Precio
548,00
1.800,00
875,00
1.200,00
975,00
745,00
430,00

Precio Venta
164,40
540,00
262,50
360,00
292,50
223,50
129,00

Excel Intermedio

#N/A

16

En el ejemplo anterior, en la celda B3, se digit la siguiente frmula:

=BuscarV(A3;A6:C13;3)
Donde: A3, es el valor buscado ( en la presente lista no existe el producto ingresado),
A6:C13, es la matriz o rango en el cual se buscar dicho valor para extraer el Precio de
Venta, el cual se indica por el nmero 3, (argumento: indicador de columnas).
Ahora bien, el producto Chile no existe, Excel, sin embargo devuelve un resultado, esto
debido a dos situaciones: primero, la lista est ordenada por la columna Producto y segundo,
debido a que en este caso la bsqueda es aproximada, note que no se coloc el argumento
Ordenado, el cual es opcional. Si la lista se ordena por otra columna, la funcin devolver el
valor de error #N/A.
En la celda E6, se digit la siguiente frmula:

=BuscarV(A3;A6:C13;3;FALSO)
Debido a que la bsqueda es exacta (ntese el argumento: Falso), Buscarv devuelve el valor
de error #N/A.
Nota: va a depender del tipo de informacin que se necesite extraer de una lista para realizar
una bsqueda exacta o aproximada.
Realice el siguiente modelo junto con las frmulas correspondientes y compare los resultados
obtenidos con las soluciones de ste mismo modelo.
A
B
C
1 Densidad Saturacin Temperatura
2
0,457
3,55
500
3
0,525
3,25
400
4
0,616
2,93
300
5
0,675
2,75
250
6
0,746
2,57
200
7
0,835
2,38
150
8
0,946
2,17
100
1,09
1,95
50
.9
10
1,29
1,71
0

=BuscarV(1;A2:C10;2)
=BuscarV(1;A2:C10;3;VERDADERO)
=BuscarV(0,7;A2:C10;3;FALSO)
=BuscarV(2;A2:C10;2;VERDADERO)

Soluciones:
Ej. 1: Busca 1 en la columna A y devuelve el valor de la columna B en la misma fila. 2,17
Ej. 2: Busca 1 en la columna A y devuelve el valor de la columna C en la misma fila. 100
Ej. 3: Busca 0,746 en la columna A. Puesto que no hay ninguna coincidencia exacta en la columna A,
se devuelve un error. #N/A
Ej. 4: Busca 2 en la columna A y devuelve el valor de la columna B en la misma fila. 1,71

IPC Computacin

Excel Intermedio

17

Funcin de Error
Muchas son las ocasiones donde debemos de ocultar un error que aparece al crear una
operacin. Para esto podemos usar:

Sierror() o Si.error()
Sintaxis:

=SIERROR(VALOR; MENSAJE)
=SIERROR(CONSULTAV(A3;A6:C13;3;FALSO);"DATO NO EXISTE")

BuscarH o ConsultaH
La funcin BuscarH significa bsqueda en forma horizontal, en otras palabras Excel busca
en la primera fila el ttulo de la columna que se le pide encontrar, luego busca y devuelve el
valor de la fila de esa misma columna.
Los datos de la columna por la que vamos a buscar deben estar ordenados alfabticamente.
=BuscarH(Valor_Buscado;Matriz_buscar_en;indicador_filas;[ordenado])

Valor_Buscado

Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto que se

buscar en la base de datos.

Matriz_buscar_en

Puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto que se

buscar en la base de datos

Indicador_filas

Es el nmero de fila en la matriz de datos desde el cual debe

devolverse el valor coincidente.

[ordenado]

Es un valor lgico que especifica si BuscarH debe localizar una

coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite,
devolver una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra
ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor mayor
inferior a valor_buscado. Si es FALSO, encontrar una coincidencia
exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error #N/A.

Ejemplo:

IPC Computacin

Excel Intermedio

18

=BuscarH("Ejes";A1:C4;2;VERDADERO)

Excel buscar en la primera fila la palabra

Ejes, y al encontrarla extrae el valor que se
encuentre en la segunda fila. Como resultado
devuelve el valor: 4.

=BuscarH("Pernos";A1:C4;4)

Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor

de la fila 4 que est en la misma columna, el
cual es 11.

Sumar.si
La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o ms celdas de
una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que cumple los
criterios que se especifican.
Sintaxis:
SUMAR.SI(rango;criterios)
=SUMAR.SI(B2:B25;">5")

suma un mismo campo para los valores mayores a 5

SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma])
=SUMAR.SI(B2:B5; "Juan"; C2:C5)
suma el rango C2:C5 si en B2:B5 existe Juan
=SUMAR.SI(A2:A5,">" & C2,B2:B5)
Suma el rango B2:B5 si del rango A2:A5 es mayor a lo contenido en la celda C2

Contar.si
La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solo
criterio especificado por el usuario.
Sintaxis:
CONTAR.SI(rango;criterios)
=CONTAR.SI(B2:B25,"Nancy") cuenta cuantas veces existe Nancy en el rango B2:B25
=CONTAR.SI(B2:B5;">55") cuenta el nmero de valores mayores a 55 en rango B2:B25
=CONTAR.SI(A2:A5;naranja)+CONTAR.SI(A2:A5;azules)

Suma cuantos hay de naranja y azules.

Otros ejemplos:
=CONTAR.SI(A2:A7;"?????es") nmero de celdas que terminen en es y tengan 7 letras
=CONTAR.SI(A2:A7;"*es")
nmero de celdas que terminen en es
=CONTAR.SI(A2:A7;"<>"&"*") nmero de celdas que no contienen texto

IPC Computacin

Excel Intermedio

19

Escenarios
Un escenario es un conjunto de valores que
Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede
utilizar los escenarios para prever el
resultado de un modelo de hoja de clculo.
Puede crear y guardar diferentes grupos de
valores en una hoja de clculo y, a
continuacin, pasar a cualquiera de estos
nuevos escenarios para ver distintos
resultados.

Bsicamente los escenarios permiten crear una proyeccin de cmo cambiarn los valores de
las frmulas en el futuro. Suponga que tiene una lista de materiales para la construccin de
una casa, la cotizacin se d con los precios actuales, pero no es sino, hasta dentro seis meses
que dar inicio , el escenario en este caso permite mostrar los posibles montos de los
materiales para la fecha en la cual iniciar la obra. Esto basado en que cambie el monto del
dlar o un porcentaje dependiente de dichos materiales.

Para ingresar se debe de ir a la ficha de Datos y la opcin de Anlisis de Hiptesis, del grupo
Herramientas de datos.

Al ingresar ver un
cuadro de dilogo con
una serie de botones, a
continuacin el detalle
de los mismos:
Permite
crear varios escenarios
con diferentes datos que
cambiarn en el futuro,
se pueden agregar la
cantidad de escenarios
que necesite y hasta el
momento que se van a
ver se utiliza el botn

IPC Computacin

Excel Intermedio

20

. A cada escenario se le indica un nombre y la celda donde estar el dato que

cambiar; ejemplo: el porcentaje de ventas, el costo de los artculos, descuento, etc.
Elimina del cuadro de dilogo el escenario que est seleccionado. Si en el
escenario ya fue mostrado este botn no lo borra de las etiquetas, slo lo elimina de la
ventana de escenarios para que no se pueda crear nuevamente. ( Si se desea borrar la etiqueta
creada por el escenario, se activa el men contextual sobre la etiqueta del escenario y
selecciona la opcin Eliminar ).
D la posibilidad de cambiar algn dato de los escenarios creados, como la
celda cambiante o el nombre del usuario. Esto es muy til para no tener que borrar un
escenario y volverlo a crear con un pequeo cambio de celdas o frmulas.
Si existen escenarios en distintas hojas o etiquetas, esta opcin de la ventana
permite tomar un escenario de una hoja e insertarlo en la hoja actual, esto con el objetivo de
poder tener en una misma hoja o
etiqueta distintos escenarios para
compararlos,
modificarlos,
imprimirlos, etc.
Este botn se utiliza
cuando se han creado los
escenarios y se desean mostrar los
datos con la proyeccin o
modificacin que se indic cuando
se elabor el escenario.
El
resumen crear una etiqueta con la
proyeccin, si el usuario lo desea
puede modificar el nombre de la
etiqueta o cambiar los ttulos de las
columnas.
Si existen varios
escenarios creados en el cuadro de
dialogo, aparecen los nombre de cada escenario slo se debe de borrar para crear otro.
Resultado:

IPC Computacin

Excel Intermedio

21

Unidad 6

Listas
Concepto
Una lista es una serie de filas de hoja de clculo con un rtulo que contiene datos
relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y nmeros de
telfono de clientes. La primera fila de la lista tiene los rtulos, por medio de los cuales se
identifica el contenido de cada columna. Cada rtulo de columna de la lista es el campo de
ttulo o criterio de la misma, puesto que posteriormente ser una palabra clave para la
manipulacin de los datos. Cada fila de datos completa de la lista es un registro, y tendr
varios campos, los cuales son los datos que se encuentran dentro de las celdas.

Construccin
Una lista es un conjunto de columnas, las cuales llevan un rtulo ubicado en la parte superior
de las mismas. Observe el siguiente ejemplo.
Ttulos o Campos de criterio

Nombre de
compaa

Nombre
del
contacto

Cargo del
contacto

Always Open
Quick Mart
Andre's
Continental
Food Market
Anthony's
Beer and Ale
Arocena
Provicentro

Melissa
Adams

Representante
de ventas

Heeneth
Ghandi
Mary
Throneberry
Toms
Hardy

Representante
de ventas
Asistente de
ventas
Representante
de ventas

Babu
Ji
Exportaciones
Bergstad's
Scandinavian
Grocery
Blue Lake Deli
& Grocery
Blum Granja
Avcola
Bobcat Mesa
Western Gifts

Guillermo
Fernndez

Propietario

Tammy
Wong
Hanna
Moore
Patricio
Simpson
Gladys
Lindsay

Administrador
de pedios

Botica
Barrientos
Bodegas
Vargas
y
Vargas
Cactus Pete's
Family Market
Caesar's
Mediterranean
Imports

Augusto
Cuaresma

Gerente
de
contabilidad

Victoria
Vargas
Murray
Soderholm

Representante
de ventas
Agente
de
ventas

Olivia
LaMont

Gerente
marketing

Cheap Chow
Markets

Louisa
Scarpaczyk

Representante
de ventas

Propietario
Gerente
de
marketing
Gerente
de
marketing

de

Direccin
77
Overpass
Ave.
P.O.
Box
209
33 Neptune
Circle
C/ Freixa,
86
Avda.
Diagonal,
342
41
S.
Marlon St.,
Suite 2
210
Main
St.
C/ Araquil,
67, Aravaca
213 E. Roy
St.
Avda. de la
Constitucin
2222
C/
San
Pablo, 12
87 Yuca Dr.
9308
Dartridge
Ave.
1225
Zephyrus
Rd.

Ciudad

Estado

Provo

UT

Bellingham
Clifton
Forge

WA
WA

Barcelona

Barcelona

Seattle
Port
Townsend

WA
WA

Madrid
Seattle

WA

Mxico D.F.

Sevilla
Albuquerque

NM

San
Francisco

CA

Anacortes

WA

Campos

IPC Computacin

Excel Intermedio

22

Paneles
El uso de los paneles, es importante para mantener una parte visible, durante el desplazamiento por
la hoja.
Este proceso lo haremos desde la ficha
Vista grupo Ventana.

Subtotales
Excel puede calcular automticamente valores principales y secundarios en una lista. Cuando
se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y
ocultar las filas de detalle de cada nivel.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se
desea calcular.
Para generar Subtotales, primero recuerde ordenar la lista por
la columna a totalizar, luego seleccione la ficha Datos, grupo
Esquema, comando
Subtotal la opcin Subtotales
Se presenta un cuadro de dilogo, donde se indican las
opciones correspondientes a aplicar.
En el campo Para cada cambio en: se utiliza para indicar
como se van a agrupar los datos, ac se debe de indicar la
misma columna por la cual est ordenada la informacin, en
caso contrario no se puede totalizar la informacin. En Usar
funcin, se indica cul va a ser la frmula que utilice Excel
para los datos agrupados, en la opcin Agregar subtotal a, se
le indica a Excel a cuales columnas se les va a aplicar la
funcin anterior. La opcin Reemplazar subtotales actuales, cuando se realiza un nuevo
clculo los resultados caen sobre los anteriores. La alternativa Salto de pgina entre grupos
permite que los datos que estn agrupados queden en pginas independientes y por ltimo la
opcin Resumen debajo de los datos coloca los subtotales debajo de cada columna, si esta
opcin no est activa los subtotales quedan arriba de cada agrupamiento.

Subtotales anidados
Se pueden insertar subtotales de grupos ms pequeos para los grupos de subtotales
existentes. Para esto primero se debe crear un subtotal con el procedimiento anterior, luego
de tenerlo en pantalla, se vuelve a entrar a la misma opcin de Subtotal, en el cuadro se le
indica la nueva columna sobre la que se realizar el sub-agrupamiento, y la opcin
Reemplazar subtotales actuales se debe desactivar.

IPC Computacin

Excel Intermedio

23

Filtros avanzados
Los filtros avanzados permiten seleccionar informacin que
no es posible obtener por medio de los filtros automticos.
Los autofiltros pueden utilizar hasta dos condiciones unidas
por una funcin lgica; los filtros avanzados pueden tener
ms.
Para utilizar los filtros avanzados, seleccione el rango de
datos a filtrar, luego seleccione la ficha Datos, en el grupo
Ordenar y filtrar, haga un clic en el botn
.
Si la lista tiene nombres de columna, Excel le permitir
utilizar estos nombres para poder definir el criterio.
Los filtros avanzados son muy tiles para la bsqueda de
informacin con condiciones complejas, sin embargo estos
requieren de trabajo previo antes de traer el cuadro de dilogo
para efectuar el filtro avanzado. El cuadro de dilogo pedir
lo siguiente:

Accin
Ac se indica a Excel donde colocar la informacin que
coincida con los criterios especificados, si ocultar los datos
originales y dejar los datos filtrados o enviar el resultado a
otro rango.

Rango de la lista
Este especifica donde se encuentra la informacin que se
desea filtrar. Debe utilizar tanto los ttulos de columna, como
todos los registros.

Rango de criterios
Este es el rea que contiene las
condiciones que se desean utilizar en
el filtro. Por lo general se utilizan
las funciones lgicas y las
expresiones de comparacin para
obtener el resultado. Aquellas lneas
que coincidan con estos criterios
sern procesados de acuerdo a lo que
indique el usuario. El criterio preferiblemente debe de estar fuera del rango de la lista, este
criterio incluye una primera lnea con el ttulo de la columna donde se va a buscar el dato y
en la segunda lnea el dato a buscar.

Copiar a
Este establece la ubicacin del resultado del filtro, es opcional. Permite adems indicar
cules columnas se mostrarn.

IPC Computacin

Excel Intermedio

24

Tablas dinmicas
Una Tabla Dinmica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma
ms fcil, cmoda y resumida. Adems, podemos modificar su aspecto y mover campos de
lugar.
Es un hecho bastante comn manejar pequeas bases de datos en Excel. Por lo general se
trata de tablas de hasta mil o dos mil lneas y hasta unas 10 15 columnas. Excel ofrece
mucha flexibilidad y es muy fcil montar este tipo de base de datos. Hay muchas
consideraciones que hacer sobre este tema, pero en esta entrada nos limitaremos a los
aspectos prcticos. Una de las mejores funcionalidades de Excel son las Tablas Pvot,
llamadas Tablas Dinmicas en la versin en espaol.

Estructura de una Tabla Dinmica

Informes de tablas y
grficos dinmicos
Son informes interactivos de tablas cruzadas
que resumen, ordenan y analizan la informacin
de las listas o tablas de datos, como registros de
una base de datos de varios orgenes, incluidos
los que son externos a Excel. Los informes de
Tablas Dinmicas ofrecen comparaciones,
revelan modelos y relaciones, adems de
analizar las tendencias.

IPC Computacin

Excel Intermedio

25

Usted decide qu datos desea analizar y cmo organizarlos. En lugar de ser un slo formulario
arbitrario que realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de tabla dinmica le
proporciona una vista distinta de sus datos, respondiendo al instante a sus preguntas, y est
personalizada para sus objetivos.
Para comparar datos y buscar sus significados, comience por plantear preguntas. Necesita
conocer las cifras totales de ventas por regin, por vendedor, por trimestre o por mes? Ira
mejor su negocio si los mejores vendedores slo vendieran los mejores productos? O
significara eso que habra lneas completas de productos sin generar ingresos?. Una vez que
tenga en mente las preguntas, Excel proporciona respuestas con facilidad. Adems, ofrece un
asistente para ayudarle a preparar los datos para mostrarlos en una nueva vista.
El Asistente tarda menos de un segundo en preparar una hoja de clculo con todo lo necesario
para crear una vista de Tabla Dinmica de sus datos: la Lista de campos de Tabla Dinmica,
desde donde se arrastran los elementos (campos), el rea de diseo, lugar donde se deben
colocar los elementos (campos) y la barra de herramientas Tabla Dinmica.
El asistente lo muestra todo
rea de diseo de la Tabla Dinmica,
donde se colocan los elementos (campos).

Lista de campos de Tabla Dinmica, desde

donde se arrastran los elementos (campos).

Creacin
Para crear un informe de Tabla Dinmica, se debe hacer un clic en la ficha Insertar, luego en

el grupo Tablas se presiona el botn

, de esta l selecciona entre Tabla Dinmica.

Al activar la opcin de Tablas Dinmicas, se mostrar un cuadro de dilogo, el cual solicitar

la informacin inicial para este proceso.

IPC Computacin

Excel Intermedio

26

En la seccin Seleccionar los datos que desea analizar, debe indicar la ubicacin de la
informacin, recuerde incluir los ttulos de las columnas. La opcin Utilice una fuente de
datos externa, permite conectarse con alguna base de datos utilizada anteriormente, o bien,
permite crear una nueva conexin con MS-Access, FoxPro, dBase, Paradox, entre otros.
En la seccin Elija donde desea colocar el informe de Tabla Dinmica permite al usuario
indicar a Excel la ubicacin que tendr la tabla dinmica, ya sea en una hoja de clculo nueva
o en una existente.
Luego de indicar la ubicacin se presiona el botn
pantalla las respectivas reas para su diseo.
Observe la siguiente ilustracin.

, seguidamente se muestran en

Fichas Contextuales
Estas fichas aparecen al seleccionar la Tabla Dinmica de forma automtica, en la cuales
estn todos los procedimientos de la misma.

Establecer Diseo de Tabla Dinmica Clsica

Sin duda, esta parte de la estructura de una Tabla Dinmica puede
causar confusin por la forma en que aparece.

IPC Computacin

Excel Intermedio

27

Cambie la forma desde Opciones de la ficha Opciones, del cuadro de dilogo que aparece d
clic en mostrar y active o desactive la casilla de verificacin Diseo de Tabla Dinmica
clsica

Lista de campos
El diseo es definir la ubicacin de los diferentes campos de la tabla dinmica Esta presenta
una seccin Lista de campos de Tabla Dinmicas, donde se encuentran los nombres de las
columnas. El usuario selecciona los campos deseados y los arrastra hacia la posicin deseada
en alguna de las cuatro reas que aparecen ubicadas en el rea de trabajo, o bien, hacia la
seccin correspondiente en Arrastrar campos entre las reas siguientes.
A continuacin una breve descripcin de los distintos rtulos del informe:
Etiquetas de Muestra los datos horizontalmente, un elemento en cada columna.
columna
Etiquetas de Muestra los datos verticalmente, un elemento por fila.
Fila
Filtro del En esta rea se agrupan y muestran los datos como si stos estuvieran en
informe pginas independientes.
(Pgina)
Valores Es aqu donde se muestran y resumen los datos, por lo general son siempre
(Datos) datos numricos.

IPC Computacin

Excel Intermedio

28

Tipos de Tablas Dinmicas

La estructura de la Tabla Dinmica genera, segn donde se coloquen los datos una serie de
tablas y conceptos, los cuales se determinan por un nombre.
1 Dimensin: Usar solo campos de columna o fila con valores

2 Dimensiones: Usar campos de columna, fila y valores, en este caso la Tabla

Dinmica tambin establece la informacin de forma cruzada.

3 Dimensiones: Usar campos de columna, fila, valores y filtro, este ltimo

permite ver por pginas la informacin.

IPC Computacin

Excel Intermedio

29

Configuracin de campos
Esta parte permite ver con mayor amplitud el anlisis de los datos, por ejemplo podemos,
definir que nos muestre la suma, promedio o cantidad.

Totales o Subtotales
Es importante para una Tabla Dinmica dar a conocer los totales o subtotales automticos,
pero en ocasiones se deben de desactivar para que el informe deseado sea otro.

Actualizar datos
Si se cambia la informacin de la lista que origina los datos a la Tabla Dinmica, esta tabla
no se actualiza automticamente, por lo que el usuario debe de indicar a Excel que actualice
la tabla dinmica. Para ello basta con presionar el botn secundario del ratn sobre la tabla, y
del men que se muestra seleccionar la opcin Actualizar datos, o bien, en la ficha de

Analizar se presiona el botn

IPC Computacin

Excel Intermedio

30

Cambiar datos de origen

Esta opcin se utiliza para cambiar el origen de datos, ya sea porque la informacin se va a
tomar de otro lado, o bien, porque el rango de datos se ampli.
Para variar el origen de los datos, se hace un clic sobre la Tabla Dinmica, luego se hace un

clic en la ficha Analizar, despus se presiona el botn

presenta se procede a seleccionar el nuevo rango de datos a utilizar.

, del cuadro que se

Campo de filtro del informe

Campo que se utiliza para filtrar datos por elementos especficos, por ejemplo, para mostrar
los datos, use para stos filtros para los campos que integran la tabla y filtros de informe, que
obtendr como pginas individuales.
Utilizar campos de filtro es una forma cmoda de resumir y centrarse rpidamente en un
subconjunto de datos sin modificar la informacin de la serie y la categora. Por ejemplo, si
est realizando una presentacin, puede hacer clic en (Todos) un campo de filtro Ao para
mostrar las ventas de todos los aos y luego centrarse en aos concretos haciendo clic en un
ao cada vez. Cada pgina del filtro del informe del grfico tiene el mismo diseo de
categoras y series para distintos aos, de modo que resulta fcil comparar los datos de cada
ao. Adems, al permitir recuperar slo una pgina del filtro a la vez de un conjunto grande
de datos, los campos de pgina del filtro conservan la memoria cuando el grfico utiliza datos
de origen externo.

IPC Computacin

Excel Intermedio

31

Resumen por medio de los campos y totales

Obtenga muchos resmenes por medio de los campos y utilice esta informacin para sus
anlisis posteriores.

Estilos
Adems, al estar sobre la Tabla Dinmica se habilita la ficha Diseo, la cual presenta una
coleccin incorporada de estilos de Tabla Dinmica (como tamao de fuente, tramas y
alineacin) que puede aplicar a la Tabla Dinmica.

Creacin de Grupos
Si la tabla de datos contiene mucha informacin, puede optar por agrupar la misma y reducir
el informe de la tabla.

IPC Computacin

Excel Intermedio

32

Formato de Nmero
Con frecuencia se desea incorporar el formato de moneda a la informacin de la tabla, para
esto posicinese en la misma y con el botn derecho seleccione Formato de nmero o de
celda.

Agregar clculos personalizados

Dentro de las tablas dinmicas el usuario puede agregar frmulas que tengan como origen los
valores que presenta la lista, por ejemplo de los gastos del periodo actual se puede calcular un
presupuesto con un aumento de un porcentaje especfico para el periodo siguiente,
permitiendo hacer anlisis con informacin ms real y as tener varios criterios de
comparacin.
Primero determine si desea un campo calculado o un elemento calculado dentro de un
campo.
Utilice un campo calculado si piensa utilizar los datos de otro campo en la frmula.
Utilice un elemento calculado si desea que la frmula utilice datos de uno o ms
elementos especficos dentro de un campo.
Luego de decidir qu es ms recomendable, de un clic dentro de la tabla dinmica, luego se
debe hacer un clic en la ficha Analizar, luego se presiona el botn Campos. Elementos y
Conjuntos y se hace un clic en la opcin Campo, elementos y conjunto, Aparece un cuadro
de dilogo donde el usuario establece el nombre de ste nuevo campo y en frmula, coloca la
misma, considere que puede hacer uso de los campos listados y operadores matemticos, as
como utilizar algunas funciones, tal como la funcin condicional Si.

IPC Computacin

Excel Intermedio

33

En el caso de los elementos calculados, stos se utilizan con base en la informacin de los
elementos de un mismo campo, es decir, se puede categorizar. Por ejemplo se tiene un
campo llamado Mes, entonces podemos crear un Elemento calculado que se llame bimestre o
trimestre o cuatrimestre o semestre, eso depender de cmo necesitemos mostrar los
resultados.
En caso de que se necesite la informacin por trimestre, haramos lo siguiente, el
procedimiento para crear un elemento calculado es el mismo que se sigue para un campo
calculado, con la diferencia que
podemos utilizar su contenido de
acuerdo a nuestra necesidad.
En el caso anterior (el de los
trimestres), para los Elemento
calculados, haga el mismo
procedimiento de los Campos
calculados
posteriormente
seleccionamos el elemento, en
este caso: Mes, y en Nombre,
digitamos Trimestre1 y el campo
Frmula vamos agregando los
respectivos
meses,
hasta
completar los cuatro trimestres.

Una vez finalizado el procedimiento anterior, obtendremos un resultado similar al siguiente:

IPC Computacin

Excel Intermedio

34

Fuente de datos externa

En algn momento se requiere realizar una tabla dinmica con datos que no procedan de
Excel, como lo puede
ser un origen de Access,
SQL, etc., opciones para
lo cual Excel da soporte.
Para esto cuando se
ingresa a crear una tabla
dinmica
nueva
se
marca la opcin Utilizar
fuente de datos externa
y luego se presiona el
botn

Se muestra un listado
con todas las conexiones
existentes, o bien, el
usuario puede examinar
para
buscar
ms
conexiones de origen de datos que pueda utilizar en
el archivo actual, luego de aceptar los datos
aparecen los campos en pantalla y se manipula
como las tablas dinmicas explicadas anteriormente.
Sin embargo puede usar el botn de Examinar en
busca de ms para crearla directamente desde otro
documento.

Grficos
Un informe de grfico dinmico representa
grficamente los datos de un informe de tabla dinmica. Puede modificar el diseo y los
datos que se muestran en un informe de grfico dinmico tal y como se hace con un informe
de tabla dinmica. Un informe de grfico dinmico siempre tiene un informe de tabla
dinmica asociado (se crea un nuevo informe de grfico dinmico. Cuando se cambia el
diseo de alguno de los informes, el otro cambia tambin.) que utiliza el diseo
correspondiente. Ambos informes tienen campos que se corresponden. Cuando modifica la
posicin de un campo en uno de los informes, tambin se modifica el campo correspondiente
del otro informe.

IPC Computacin

Excel Intermedio

35

 Campo de valores
En el campo del origen de datos van los valores que proporcionan valores para comparar o
medir. Se puede sumar o utilizar otras funciones de resumen: Sumar, Contar y Promedio.) a
Promedio, Contar, Producto u otro clculo.

Campo de serie
Campo que se asigna a una orientacin de serie en un informe de grfico dinmico. Los
elementos del campo proporcionan las series de datos individuales. En el grfico, las series
se representan en la leyenda.

Elemento
Los elementos representan entradas nicas en un campo de columna o de fila, y aparecen en
las listas desplegables de los campos de filtro del informe, en los campos de categora y en
los campos de serie.

Personalizar el informe
Puede cambiar el tipo de grfico y otras opciones, como los ttulos (ttulos de grficos: texto
descriptivo que se alinea automticamente con un eje o se centra en la parte superior de un
grfico.), la ubicacin de las leyendas, los rtulos de datos, la ubicacin del grfico, etc.
Puede crear un informe de grfico dinmico cuando primero crea un informe de tabla
dinmica, o bien puede crear un informe de grfico dinmico desde un informe de tabla
dinmica existente. Para obtener ms informacin, vea Crear o eliminar un informe de tabla
dinmica o de grfico dinmico y Crear y modificar los diseos de campo en una informe de
tabla dinmica o grfico dinmico.

IPC Computacin

Excel Intermedio

36

Unidad 7

Grficos
rficos

Presentar la informacin por medio de un grfico ayuda a estimar de una forma intuitiva el
comportamiento de los datos. Los grficos son una herramienta de mucho valor para la toma
de decisiones.
Excel maneja varios tipos de grficos, cada uno se puede ajustar al tipo de informacin que se
pretende mostrar.
Entre los grficos comunes estn:

Grfico de Barra
Este tipo de grfico es til para mostrar cambios de datos en un perodo de tiempo o para
ilustrar comparaciones entre elementos.
En los grficos de columnas, las categoras normalmente se organizan en el eje horizontal y
los valores en el eje vertical.

Grfico de Lnea
Los grficos de lneas pueden mostrar datos continuos en el tiempo.

IPC Computacin

Excel Intermedio

37

Grfico Circular
Los grficos circulares muestran el tamao de los elementos en una en proporcin a la suma
de los elementos.

Grficos 2D o 3D
Excel pone a disposicin del usuario varios tipos de grfico, y en la mayora de estos permite
obtenerlos en dos o tres dimensiones, esto para agregar un efecto que ayude al lector a
evaluar mejor la informacin que se presenta. Los grficos en dos dimensiones son
aconsejables cuando la informacin que se presenta no tiene muchos elementos, mientras que
los de tres dimensiones tienen la cualidad de presentar mucha informacin en un modelo ms
agradable.

Agrupar o Apilar
Muchos son los grficos que podemos elaborar, sin embargo hay un concepto fundamental en
ellos, que consiste en saber que un grfico AGRUPADO es para comparar los valores de las
categoras y APILADO d la relacin de cada elemento individual.

150

300

100

caf

200

aceite

50

arroz

100

arroz

aceite
1992 1993 1994

1992 1993 1994

Grfico Apilado

Grfico Agrupado

IPC Computacin

caf

Excel Intermedio

38

Crear grficos
Para crear un grfico bsico en Excel que luego se puede modificar y dar formato, primero
debe especificar los datos del grfico en una hoja de clculo, ya sea copiando la informacin
a otro lugar o seleccionando las columnas de datos a graficar. Luego en la ficha de Insertar,
se selecciona el tipo de grfico deseado, o bien, se presiona el botn
en el grupo Grficos,
el cual muestra un cuadro de dilogo con todas las opciones disponibles en la elaboracin de
grficos.

O bien podemos ir directamente a los botones que representa cada uno.

IPC Computacin

Excel Intermedio

39

IPC Computacin

Excel Intermedio

40

Instituto Profesional En Computacion IPC S.A.

Computacin y Amistad

EXCEL II 2013

Central Telefnica 2257-1010

Web www.ipc.co.cr

Email ipc@ipc.co.cr

I P C Computacin 2014 - Prohibida la reproduccin

parcial o total de la informacin mostrada TODOS LOS
DERECHOS
SON RESERVADOS.
IPC Computacin
Excel Intermedio

41

IPC Computacin

Excel Intermedio

42