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Gerencia de proyectos

aplicaciones en salud
Francisco Toro Lpez
Evaluacin financiera
de proyectos
Jhonny de Jess Meza
Proyectos: enfoque gerencial
Jorge Elicer Prieto
Gerencia de proyectos
con proyect
Jos Miguel Hernndez
Proyectos de inversin
para las PyME
Juan Antonio Flrez

El libro describe los procesos y pasos de integracin y planeacin de


proyectos, desde su concepcin preliminar hasta el establecimiento
de los mecanismos de control y cierre, haciendo nfasis en la
importancia de cumplir con los objetivos pactados, el balance entre
los presupuestos disponibles y necesarios, el cumplimiento de los
requisitos de calidad del producto o servicio a ser entregado, el tiempo
y el seguimiento de las expectativas propias de los interesados en
diversos tipos de proyectos.
En forma metdica se explican los principios, valores y mtodos
recomendados por el Project Management Institute (PMI) para la gestin
de proyectos, acudiendo a ejemplos que renen caractersticas muy
semejantes a las reales, y que sirve para explicar el rol y las
responsabilidades del equipo a quien se le encarga el desarrollo de este
proyecto ejemplo.
A lo largo del libro se refuerza el uso de principios prcticos y
recomendaciones para guiar al interesado en cmo desarrollar este
trabajo en forma profesional, con el objetivo de que las utilicen en su
futuro desempeo laboral. Es claro en el libro el cmo se debe trabajar
metdicamente para lograr el xito en un proyecto.
Coleccin: Ciencias administrativas
rea: Administracin
ISBN 978-958-771-047-2

9 789587 710472
e-ISBN 978-958-771-048-9

Francisco Toro Lpez

Administracin de proyectos
en informtica
Francisco Toro Lpez

Gestin de Proyectos con Enfoque PMI

Otros ttulos de inters

Gestin de Proyectos
con Enfoque PMI

Tercera edicin
Francisco Toro Lpez

Gestin de Proyectos
con Enfoque PMI
Uso de Project y Excel 2013

Francisco Toro Lpez

Ingeniero qumico de la Universidad


Nacional de Colombia y participante del
programa de Maestra en Ingeniera de
Sistemas de la Universidad Nacional de
Colombia. Obtuvo el ttulo de Mster en
Business Administration de North Dakota
State University, con el respaldo de una
beca de la Organizacin de Estados
Americanos en 1983 y la certificacin PMP
(Project Management Professional) del PMI
(Project Management Institute) en el 2009.
Es miembro activo de la Asociacin
Colombiana de Ingenieros de Sistemas
desde 1992.
Desarrolla su experiencia profesional actual
como consultor de la Cmara de Comercio
de Bogot y director de programacin de la
Constructora Esmeralda. Fue consultor e
instructor en asocio con Unisys de
Colombia y High Computer en diversas
empresas multinacionales y nacionales
radicadas en Colombia, Puerto Rico y
Repblica Dominicana. Tambin trabaj
como consultor en documentos
multimedia de educacin bilinge para los
estudiantes de origen latino para el HISD,
uno de los distritos escolares ms grandes
de Houston, Texas. Fue fundador de Mesys
Ltda., empresa dedicada a la consultora y
capacitacin en sistemas de computacin.
Actualmente es profesor de las
universidades EAN, Autnoma de
Colombia, Piloto y Universidad Virtual de
Colombia en programas de posgrado. Ha
sido conferencista, asesor y catedrtico de
las universidades Interamericana de Puerto
Rico, del Rosario, Catlica y del Instituto
Tecnolgico de Santo Domingo.

Francisco Toro Lpez


Ingeniero qumico de la Universidad
Nacional de Colombia y participante del
programa de Maestra en Ingeniera de
Sistemas de la Universidad Nacional de
Colombia. Obtuvo el ttulo de Mster en
Business Administration de North Dakota
State University, con el respaldo de una
beca de la Organizacin de Estados
Americanos en 1983 y la certificacin PMP
(Project Management Professional) del PMI
(Project Management Institute) en el 2009.
Es miembro activo de la Asociacin
Colombiana de Ingenieros de Sistemas
desde 1992.
Desarrolla su experiencia profesional actual
como consultor de la Cmara de Comercio
de Bogot y director de programacin de la
Constructora Esmeralda. Fue consultor e
instructor en asocio con Unisys de
Colombia y High Computer en diversas
empresas multinacionales y nacionales
radicadas en Colombia, Puerto Rico y
Repblica Dominicana. Tambin trabaj
como consultor en documentos
multimedia de educacin bilinge para los
estudiantes de origen latino para el HISD,
uno de los distritos escolares ms grandes
de Houston, Texas. Fue fundador de Mesys
Ltda., empresa dedicada a la consultora y
capacitacin en sistemas de computacin.
Actualmente es profesor de las
universidades EAN, Autnoma de
Colombia, Piloto y Universidad Virtual de
Colombia en programas de posgrado. Ha
sido conferencista, asesor y catedrtico de
las universidades Interamericana de Puerto
Rico, del Rosario, Catlica y del Instituto
Tecnolgico de Santo Domingo.

Gestin de proyectos con


enfoque PMI
Uso de Project y Excel 2013

Tercera edicin

Francisco J. Toro Lpez

Tabla de contenido
Observaciones generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XVII
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XIX

ECOE EDICIONES

Captulo 1. Consideraciones generales sobre proyectos ........................... 1


Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Fundamentos de la administracin de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Fases de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Definicin y creacin del plan bsico del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Desarrollo y supervisin del proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Cierre y evaluacin del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Metodologas empleadas para administrar proyectos . . . . . . . . . . . . . . . 13
La asignacin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Los costos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Herramientas de Microsoft empleadas en proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Elementos caractersticos de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Hoja de clculo Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Elementos fundamentales de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Introduccin a Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Descripcin de los principales elementos de Project . . . . . . . . . . . . . 32
La barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
La edicin de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Captulo 2. Planeacin de proyectos ...................................................... 51
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Registro de un proyecto y de sus tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Vistas de informacin de un
proyecto con MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
La ventana Diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Formularios individuales de tareas y de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Consideraciones generales y supuestos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Definicin de indicadores de meta parcial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Los enlaces entre tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Los diferentes vnculos entre tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Asignacin de relaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Holguras y tiempos de antelacin y retardo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Creacin y asignacin de calendarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
La asignacin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Visualizar informacin de tareas y recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Cambios en las escalas de tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
VII

GESTIN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013

FRANCISCO J. TORO LPEZ

Vista Uso de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89


Vista Uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Cambios de columnas y renglones de las
diferentes vistas y presentaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Programacin flexible o paulatina (Rolling wave) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Tiempo versus costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
La optimizacin del tiempo versus costo
usando mtodos de optimizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Clculo de probabilidades de terminar un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 105
Escenarios de duraciones de las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Captulo 3. Evaluacin y control de proyectos ..................................... 111
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Hitos ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Acceso a los recursos disponibles para una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Agrupando las tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Formatos de diagramas de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Duraciones y costos de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Costos provenientes de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Incrementos o decrementos en las tasas de un recurso . . . . . . . . . . 127
Cambiar el perfil de trabajo de un recurso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Costo fijo de tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Problemas en el cronograma y en costos de tareas . . . . . . . . . . . . . 131
Recursos insuficientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Problemas en la asignacin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Uso de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Ms sobre resolucin de sobreasignaciones de recursos . . . . . . . . . 141
Fondo de recursos disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
El plan base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Qu es un plan base? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Aprobacin del plan base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Cmo se presenta y posteriormente se utiliza un plan base? . . . . . 154
Reportes de avance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Actualizar todo el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Reporte de avance en una tarea segn el
trabajo real de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
El seguimiento y el control del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Revisin del estado general del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Revisin del progreso en el tiempo de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 163
Anlisis de rendimientos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

VIII

Contenido

ECOE EDICIONES

Captulo 4. Tcnicas para intercambiar y


compartir informacin ...................................................... 233
Intercomunicar informacin de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
Requisitos para el administrador del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . . 237
Cambiar el sistema de mensajera del grupo
de trabajo de uno de sus integrantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Personalizar los mensajes que van a ser
publicados por parte del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Integracin de informacin a travs de redes internet/intranet . . . . . . . 249
Trabajar con hipervnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Ir a un archivo con hipervnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Copiar, pegar y mover un hipervnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
Cambiar el destino de un hipervnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Compartir datos de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Guardar un proyecto en formato de base de datos . . . . . . . . . . . . . 257
Informacin de recursos disponibles para varios proyectos. . . . . . . . . . 260
Compartir informacin con otros integrantes del equipo . . . . . . . . . . . 261
Manejo de objetos entre diferentes aplicaciones de Windows . . . . . . 261
Los asistentes de intercambio de datos entre Project y Office . . . . . . . . 263
Reporte de avance en tareas a travs de reportes desde Excel . . . . . . . . 270
Uso de plantillas de proyectos en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Analizar datos a escala temporal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
El soporte de internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Caractersticas internet/intranet de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Exportar datos de un proyecto a pginas de la web . . . . . . . . . . . . . 282
Visualizar un proyecto como un documento XML . . . . . . . . . . . . . . 283
Cambios y mejoras a un documento XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Trabajar con hipervnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Crear un hipervnculo a un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Crear un hipervnculo a una tarea, a un recurso
o a una asignacin de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Ir a un archivo que tiene hipervnculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Crear, copiar, pegar o mover un hipervnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Uso de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Glosario ............................................................................................... 294
Captulo 5. Microsoft Project en ambientes corporativos .................... 297
La integracin de proyectos corporativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
Microsoft Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
Creacin de proyectos a partir de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Plantillas de proyectos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Guardar un proyecto como plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
Recursos empresariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312
IX

GESTIN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013

FRANCISCO J. TORO LPEZ

Publicar un proyecto en Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315


Seguimiento de proyectos con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . 316
Reporte del trabajo real a travs de Project Web Access . . . . . . . . . . . . 316
Creacin de informes y vistas para estandarizar . . . . . . . . . . . . . . . 317
Conclusiones del ejercicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
La administracin de proyectos corporativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
La integracin y colaboracin de recursos corporativos . . . . . . . . . . . . 354
Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
Apndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
A. Acerca de la configuracin de las
herramientas MS-Project/Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
B. Archivos de recursos compartidos entre proyectos . . . . . . . . . . . 359
C. Optimizacin de los proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362
ndice temtico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Contenido

ECOE EDICIONES

Listado de Figuras
Figura 1.1 Las dimensiones bsicas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Figura 1.2 Procesos administrativos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Figura 1.3 Fases de planeacin, ejecucin y control de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Figura 1.4 Desglose de un proyecto de construccin de un edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Figura 1.5 Diagrama de Gantt aplicado a la construccin de un edificio . . . . . . . . . . . . . 14
Figura 1.6 La ruta crtica en la construccin de un edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Figura 1.7 Cantidad de recursos vs. duracin de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Figura 1.8 Tipos de costos dependiendo de su comportamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Figura 1.9 Tablas de informacin de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Figura 1.10 Ventana del men principal de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Figura 1.11 Gua de procedimientos generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Figura 1.12 Ventana principal de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Figura 1.13 Cargando el complemento Solver de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Figura 1.14 cono de Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Figura 1.15 Empleo del valor presente neto con Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Figura 1.16 Ventana principal de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Figura 1.17 Personalizando la barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Figura 1.18 Carga de complementos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Figura 1.19 La barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Figura 1.20 conos de la barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Figura 1.21 Los botones de esquema de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Figura 1.22 Ventana de estilos de barra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Figura 1.23 Vista general del diagrama de red (PERT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Figura 1.24 Vista general de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Figura 1.25 Duracin vs. recursos asignados a una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Figura 2.1 Informacin general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Figura 2.2 Opciones para personalizar el manejo de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Figura 2.3 Vista del diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Figura 2.4 Dividiendo la ventana en dos: diagrama de Gantt e informacin de recursos . . 58
Figura 2.5 La ventana de informacin de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Figura 2.6 El formulario de informacin de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Figura 2.7 Ventana de opciones generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Figura 2.8 Informacin de tarea repetitiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Figura 2.9 Propiedades generales de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Figura 2.10 Informacin general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Figura 2.11 Especificando mostrar el nmero de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Figura 2.12 Las dependencias entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Figura 2.13 La ventana de creacin de calendarios laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Figura 2.14 La ventana de cambios a la semana laboral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Figura 2.15 La asignacin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Figura 2.16 Diagrama de Gantt despus de asignar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Figura 2.17 Diseo de las barras de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Figura 2.18 Las escalas de tiempo o temporales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Figura 2.19 Seleccionando diferentes tipos de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

XI

GESTIN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013

FRANCISCO J. TORO LPEZ

Figura 2.20 Uso de dos ventanas con diferentes tipos de informacin . . . . . . . . . . . . . . . 88


Figura 2.21 La programacin de recursos por cada tarea empleando dos ventanas. . . . . . 89
Figura 2.22 Cambiando el contenido de una vista mediante la insercin de columnas . . . 91
Figura 2.23 Cambiando campos de una columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Figura 2.24 Costo vs. tiempo de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Figura 2.25 Costos de una tarea en funcin del tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Figura 2.26 Seleccionando las tareas crticas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Figura 2.27 Pegando funciones en Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Figura 2.28 Los parmetros del Solver de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Figura 2.29 El clculo del valor de la funcin objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Figura 2.30 Cambiando el criterio de tareas crticas en funcin de la demora entre ellas . 108
Figura 2.31 Opciones del anlisis PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Figura 2.32 Tres duraciones factibles del anlisis PERT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Figura 3.1 Informacin general de una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Figura 3.2 Prioridad de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Figura 3.3 Cambiando el formato de los diagramas de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Figura 3.4 Acceso a diferentes vistas y formularios de recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Figura 3.5 Formulario de informacin del recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Figura 3.6 Informacin de costos de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
Figura 3.7 Informacin de la asignacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Figura 3.8 Personalizando el perfil de trabajo de un recurso asignado a una tarea . . . . . 130
Figura 3.9 Prioridad de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Figura 3.10 Filtrando informacin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Figura 3.11 Vista Uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Figura 3.12 La asignacin de un recurso a una tarea en particular . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Figura 3.13 Uso de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Figura 3.14 Informacin de tarifas de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Figura 3.15 La nivelacin de los recursos del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Figura 3.16 La nivelacin de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Figura 3.17 Redistribuir un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Figura 3.18 Opciones de redistribucin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Figura 3.19 Pantalla mostrando informacin de un recurso sobreasignado en tareas . . . 147
Figura 3.20 Resultados de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Figura 3.21 Guardando la lnea base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Figura 3.22 La presentacin del Gantt de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Figura 3.23 Tipos de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Figura 3.24 Actualizar un proyecto a partir de cierta fecha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Figura 3.25 Informacin de la asignacin de un recurso a una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . 160
Figura 3.26 La planeacin vs. la ejecucin de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Figura 3.27 Las lneas de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Figura 3.28 Lneas de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Figura 3.29 Formato de la fecha de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Figura 3.30 Expresin grfica de algunos indicadores de seguimiento y control . . . . . . . 169
Figura 3.31 Tabla de valores acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Figura 3.32 Formateando las barras del diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Figura 3.33 El organizador de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Figura 3.34 Filtro de tareas que usen un determinado recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
XII

ECOE EDICIONES

Contenido

Figura 3.35 Definicin de un filtro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186


Figura 3.36 Configurando un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Figura 3.37 Personalizando un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Figura 3.38 Informes visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
Figura 3.39 Informe del trabajo presupuestado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Figura 3.40 Nueva plantilla de informes visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Figura 3.41 Seleccionando campos para un informe visual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Figura 3.42 Creando un campo de variacin presupuestal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Figura 3.43 Cambiando el nombre de un nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Figura 3.44 Creando la frmula de un campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Figura 3.45 Asignando una frmula para las tareas de resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Figura 3.46 Seleccionando indicadores grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Figura 3.47 Mostrando indicadores grficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Figura 3.48 Grfica del CPI y SPI vs. fechas de corte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Figura 3.49 Cambiando el nombre al campo Fecha de corte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
Figura 3.50 Establece la fecha de corte como valor del nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . 201
Figura 3.51 Establece un filtro por el nivel de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
Figura 3.52 Creacin de una tabla de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
Figura 3.53 Asignando variables y filtro a la tabla de indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Figura 3.54 Variables de seguimiento claves en la curva S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Figura 3.55 Copiando una imagen en formato pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
Figura 3.56 El organizador de filtros, informes, tablas, etctera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Figura 3.57 Cambiando el diseo de las cajas del diagrama PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Figura 3.58 Las dependencias entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Figura 3.59 Relaciones entre tareas y el diagrama PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
Figura 3.60 Opcin Inspeccionar tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Figura 3.61 Analizando casos que afectan un cronograma de tareas . . . . . . . . . . . . . . . 215
Figura 3.62 Dar el nombre al archivo de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Figura 3.63 El contenido general visualizado de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
Figura 3.64 Insertando un proyecto en otro proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
Figura 3.65 Resultado de insertar un proyecto en otro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
Figura 3.66 Proyectos vinculados entre s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
Figura 3.67 Ventana de tareas predecesoras y sucesoras externas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Figura 3.68 El fondo comn de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Figura 3.69 Usando recursos de otro proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Figura 3.70 Seleccionando campos de una vista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Figura 4.1 Informacin de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
Figura 4.2 El grupo de trabajo de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Figura 4.3 Obteniendo acceso a direcciones Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Figura 4.4 Personalizando los campos de mensajes del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . 244
Figura 4.5 Personalizando parmetros y reportes de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Figura 4.6 Habilitando archivos en Microsoft Office Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . 246
Figura 4.7 Seleccionando destinatarios de listas de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Figura 4.8 Especificando un hipervnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
Figura 4.9 Ver un hipervnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Figura 4.10 Copiando un hipervnculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254
Figura 4.11 Niveles de seguridad al pasar de versiones anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
XIII

GESTIN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013

FRANCISCO J. TORO LPEZ

Figura 4.12 Guardando un archivo de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258


Figura 4.13 Definiendo tipos de datos y encabezados del formato de exportacin . . . . . 259
Figura 4.14 Seleccionando los campos del nuevo archivo en formato CSV . . . . . . . . . . 259
Figura 4.15 Compartiendo recursos de varios proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Figura 4.16 Notas de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
Figura 4.17 Formulario informacin del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Figura 4.18 El asistente de importacin de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265
Figura 4.19 Tareas como tipo de datos con inclusin de encabezados . . . . . . . . . . . . . . 266
Figura 4.20 La equivalencia de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
Figura 4.21 Guardando nueva equivalencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Figura 4.22 Nuevo proyecto creado con datos en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Figura 4.23 Datos asumidos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Figura 4.24 Combinando datos de recursos creados desde Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Figura 4.25 Reportando el avance en porcentaje en tareas mediante Excel. . . . . . . . . . . 270
Figura 4.26 Archivo Excel para el reporte del trabajo realmente hecho por un recurso . . 271
Figura 4.27 La plantilla preformateada PROJPLAN de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Figura 4.28 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Figura 4.29 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Figura 4.30 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar asignaciones de recursos a tareas . . 274
Figura 4.31 Ms plantillas de MS Office para proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Figura 4.32 Especificar plantilla de Excel del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Figura 4.33 Tipos de proyectos que pueden ser creados mediante plantillas. . . . . . . . . . 276
Figura 4.34 Seleccione la opcin de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Figura 4.35 La barra Anlisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Figura 4.36 El primer paso en el anlisis de Office de imgenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Figura 4.37 Seleccionando opciones de la imagen que se va a exportar . . . . . . . . . . . . . 278
Figura 4.38 Especificando el manejador grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Figura 4.39 Campos que se van a incluir o excluir de la imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279
Figura 4.40 Fin del anlisis de datos en forma grfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
Figura 4.41 Vista en PowerPoint de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Figura 4.42 Guardando informacin de un proyecto en formato XML . . . . . . . . . . . . . . 283
Figura 4.43 Mostrando un proyecto como un documento web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Figura 4.44 Guardando un archivo XML de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Figura 4.45 Navegando un archivo XML de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
Figura 4.46 Insertando hipervnculos a datos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Figura 4.47 Pegando hipervnculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Figura 4.48 Grabar macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Figura 5.1 La comunicacin e integracin con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303
Figura 5.2 La publicacin de proyectos en Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304
Figura 5.3 Los reportes de cambios y actualizaciones con Project Server . . . . . . . . . . . . 304
Figura 5.4 La revisin y aprobacin de cambios con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . 305
Figura 5.5 Los ejecutivos vigilan el portafolio de proyectos con Project Server . . . . . . . . 305
Figura 5.6 Las entidades y su integracin con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306
Figura 5.7 Plantillas de proyecto disponibles en Office. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
Figura 5.8 Gua de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
Figura 5.9 Plantilla de nuevos productos comerciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
Figura 5.10 Plantillas varias y utilizables desde Microsoft Office Online . . . . . . . . . . . . 310
XIV

ECOE EDICIONES

Contenido

Figura 5.11 Especificar un recurso como genrico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313


Figura 5.12 Observando recursos genricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Figura 5.13 Vista principal de Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318
Figura 5.14 Vista seleccionada de un proyecto desde Project Web Access . . . . . . . . . . . 319
Figura 5.15 Vista ampliada de un proyecto desde Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . 320
Figura 5.16 Filtro de informacin para mostrar proyectos activos,
publicados y con un propietario definido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Figura 5.17 Seleccionando tipos de proyectos por ciertas propiedades . . . . . . . . . . . . . . 322
Figura 5.18 Impresin de un informe personalizado de varios proyectos . . . . . . . . . . . . 323
Figura 5.19 Exportando una cuadrcula desde Project Web Access a Excel . . . . . . . . . . 324
Figura 5.20 Ventana de Excel abierta mediante Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . 324
Figura 5.21 Abriendo archivos de Project desde Microsoft Project Server . . . . . . . . . . . . 326
Figura 5.22 Agregar la barra de herramientas Anlisis desde la ventana principal. . . . . . 326
Figura 5.23 Seleccionar la ventana del proyecto completo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
Figura 5.24 Copiando la imagen con el asistente de imagen en Office . . . . . . . . . . . . . . 328
Figura 5.25 Determinando la seccin de la escala temporal y el tamao de la imagen . . 329
Figura 5.26 Acabar copiando la imagen con el asistente de Office . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
Figura 5.27 Muestra de un proyecto con PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330
Figura 5.28 Asistente de Visio para crear diagramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Figura 5.29 Las ayudas de Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
Figura 5.30 Verificando perodos laborables a partir de plantillas de proyectos . . . . . . . 334
Figura 5.31 Paso final para verificar perodos laborables guardados en plantillas . . . . . . 335
Figura 5.32 Seleccionando una plantilla de proyectos de una empresa . . . . . . . . . . . . . 336
Figura 5.33 La gua de proyectos usada para generar un nuevo proyecto . . . . . . . . . . . . 336
Figura 5.34 Asignando fecha de inicio y cantidad de usuarios de un nuevo proyecto . . . 338
Figura 5.35 Confirmando la duracin y fecha de terminacin de un proyecto . . . . . . . . 339
Figura 5.36 Asignando un jefe de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Figura 5.37 Asignar un jefe de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341
Figura 5.38 Designar un jefe de proyecto insustituible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342
Figura 5.39 Guardando un proyecto en una localizacin especfica . . . . . . . . . . . . . . . . 343
Figura 5.40 El asistente de sustitucin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
Figura 5.41 Asignando recursos a un proyecto de una localidad especfica . . . . . . . . . . 345
Figura 5.42 Paso final del asistente de sustitucin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Figura 5.43 Resultados de un proceso de sustitucin de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346
Figura 5.44 Vista general del estado de varios proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
Figura 5.45 Vista de resmenes ejecutivos de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
Figura 5.46 Vista detallada de tareas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
Figura 5.47 Analizando las razones de atraso en una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
Figura 5.48 Vista tridimensional de los recursos asignados a una tarea . . . . . . . . . . . . . . 352
Figura 5.49 Analizando la cantidad de trabajo de un recurso en varios proyectos . . . . . 353
Figura 5.50 Diagrama de la carga de trabajo de un recurso en varios proyectos . . . . . . . 353
Figura 5.51 Seleccionando un proyecto y una vista de anlisis de un proyecto . . . . . . . 355
Figura 5.52 Investigando y reportando problemas en un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
Figura 5.53 Reportar un nuevo problema de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357

XV

GESTIN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013

FRANCISCO J. TORO LPEZ

Listado de tablas
Tabla 1.1 Proyecto de siete tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Tabla 1.2 Ejemplo de funciones financieras de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Tabla 1.3 Informacin parcial de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Tabla 1.4 Datos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Tabla 1.5 Calculando eficiencias de recursos en tres escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Tabla 2.1 Tipos de relaciones entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Tabla 2.2 Tipos de tarea en funcin de la cantidad de recursos o de trabajo . . . . . . . . . . 81
Tabla 2.3 Los recursos que sern asignados a tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Tabla 2.4 Costos de tareas crticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Tabla 2.5 Duraciones y costos normal y extremo de tareas crticas. . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Tabla 2.6 Costos extremos e incrementales de las tareas crticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
Tabla 2.7 El clculo de la probabilidad de cumplir con un valor de la funcin objetivo 106
Tabla 3.1 Indicadores usados en la fase de seguimiento y ajuste de un proyecto . . . . . . 168
Tabla 3.2 Indicadores, frmulas y procesos de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Tabla 3.3 Frmulas con base en una tarifa de la tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
Tabla 4.1 Construyendo tablas en Excel para enviar datos a Project . . . . . . . . . . . . . . . . 263
Tabla 4.2 Datos de Excel para crear un archivo en Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264
Tabla 4.3 Datos bsicos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

XVI

Introduccin
Este libro est dirigido principalmente a administradores, coordinadores o
asistentes de proyectos que requieren planear, programar y manejar variada
informacin de una manera funcional y eficiente. A su vez, el texto tiene como
objetivo principal y general desarrollar en el responsable de un proyecto las
habilidades necesarias para aplicar las herramientas de Microsoft, Project
y Office en su versin 2013, a la administracin de proyectos de una manera
general.

ECOE EDICIONES

De lo anterior se deduce que el responsable de un proyecto est familiarizado


con los conceptos generales del sistema operativo Microsoft Windows. Al
finalizar la lectura del presente libro, el responsable de un proyecto ser
capaz de:

Disear un proyecto usando herramientas computarizadas.

Programar las tareas y los recursos asociados a ellas.

Realizar un esquema de la organizacin de un proyecto.

Utilizar toda la informacin asociada al proyecto de diversas maneras.

Usar y ajustar los calendarios de trabajo.

Analizar y ajustar asignaciones de recursos y costos, de acuerdo con


el avance del proyecto.

Producir e imprimir reportes con informacin resumida o detallada


del proyecto.

Manejar y analizar varios proyectos que, por compartir recursos o


actividades, ameritan ser manejados como un proyecto global.

XIX

GESTIN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013

FRANCISCO J. TORO LPEZ

Reconocer y emplear de modo eficiente herramientas computarizadas


de proyectos para administrar la informacin de uno o varios proyectos,
de acuerdo con las necesidades que se presenten.

La explicacin de estos temas supone un conocimiento bsico, por parte


del lector, de los conceptos de planeacin y control de proyectos que se
administran mediante una segmentacin y secuencia lgica de sus tareas;
tambin supone un conocimiento general y funcional de las herramientas de
Microsoft, especficamente las de Office en su versin 2013, y un claro
inters en armonizar la responsabilidad en la administracin de proyectos
con el uso de herramientas computarizadas orientadas al usuario final.
El captulo 5 est dirigido a personas interesadas en planear y controlar los
tiempos, costos y cantidad de trabajo de una empresa corporativa que desarrolla
proyectos combinando recursos y actividades de diferentes departamentos y
complementando variadas funciones de la empresa. El propsito es desarrollar
en los responsables de un sistema integrado de proyectos las habilidades
necesarias para aplicar mecanismos de planeacin y control de proyectos
corporativos y los beneficios derivados de la administracin de esta clase de
proyectos. Este ejercicio se hace de una manera prctica y enfocada hacia
los diferentes objetivos que se deseen alcanzar, contando tambin con el
soporte de herramientas computarizadas. Se hace una breve introduccin a
la herramienta Project Server porque aparece en los catlogos de Microsoft
como la apropiada para el manejo de proyectos corporativos, pero no es la
intencin de este autor profundizar en su estudio.
Para los interesados en el manejo de herramientas distintas a las de Microsoft
existe software libre muy bueno como el GanttProject y Planner, pero se
recomienda especialmente OpenWorkbench y OpenProj. Estas herramientas
pueden ser descargadas de http://openproj.org/. Son muy similares al MSProject y pueden importar y exportar archivos con formato de este aplicativo.
Por el momento, y tal como se ha comprobado, no funciona muy bien bajo
el sistema Windows Vista.
Tambin puede ensayar con este sitio: http://www.openworkbench.org/, que
est muy orientado a la planificacin por recursos. Es un producto derivado
de NikuWorkBench de Computer Associates, el cual lo integra en Clarity.

XX

Captulo 1

Consideraciones
generales
sobre proyectos

1. Consideraciones generales sobre proyectos

Introduccin
En este captulo se revisan, de manera prctica, los principios de la teora de
la administracin de proyectos. Se hace una descripcin de las metodologas
ms comunes y de las caractersticas generales de dos herramientas de
Microsoft: Project y Excel, con nfasis en la manera como se debe preparar
y presentar la informacin mediante la referencia permanente al empleo
de diversas alternativas, mens y vistas ms importantes de este par de
herramientas.
Este captulo consta de las siguientes secciones:

Fundamentos de la administracin de proyectos.

Metodologas empleadas para administrar proyectos.

Herramientas de Microsoft para administrar proyectos.

Elementos caractersticos de MS-Project.

Hoja de clculo de Excel.

Elementos fundamentales de Excel.

Introduccin a Project.

Ms sobre el empleo de Excel.

ECOE EDICIONES

La primera parte, que se refiere a la administracin de proyectos, cubre los


aspectos de creacin de las fases en la administracin de un proyecto, la
definicin y creacin del plan de un proyecto, los mecanismos de seguimiento
y el cierre de un proyecto, las metodologas e instrumentos empleados en
la identificacin de las tareas y la conversin en mdulos del proyecto.
Igualmente, se vern, en la segunda parte, los diferentes mtodos grficos
para el manejo de proyectos, tales como las grficas de Gantt, el llamado CPM
(Critical Path Method) y el PERT (Program Evaluation Review Technique), y
finalmente se analizarn las formas de afrontar los problemas de limitaciones
en la asignacin de recursos.
Se recomienda empezar planes de capacitacin a las personas que
administran proyectos, de manera que vean que el plan del proyecto se vive
de principio a fin y no es simplemente una foto. Los siguientes numerales
tratan especficamente sobre el uso de estas herramientas de computacin
para manejo de proyectos.
3

Otros ttulos de inters


Administracin de proyectos
en informtica
Francisco Toro Lpez
Gerencia de proyectos
aplicaciones en salud
Francisco Toro Lpez
Evaluacin financiera
de proyectos
Jhonny de Jess Meza
Proyectos: enfoque gerencial
Jorge Elicer Prieto
Gerencia de proyectos
con proyect
Jos Miguel Hernndez
Proyectos de inversin
para las PyME
Juan Antonio Flrez

Gestin de Proyectos
con Enfoque PMI
El libro describe los procesos y pasos de integracin y planeacin de
proyectos, desde su concepcin preliminar hasta el establecimiento
de los mecanismos de control y cierre, haciendo nfasis en la
importancia de cumplir con los objetivos pactados, el balance entre
los presupuestos disponibles y necesarios, el cumplimiento de los
requisitos de calidad del producto o servicio a ser entregado, el tiempo
y el seguimiento de las expectativas propias de los interesados en
diversos tipos de proyectos.
En forma metdica se explican los principios, valores y mtodos
recomendados por el Project Management Institute (PMI) para la gestin
de proyectos, acudiendo a ejemplos que renen caractersticas muy
semejantes a las reales, y que sirve para explicar el rol y las
responsabilidades del equipo a quien se le encarga el desarrollo de este
proyecto ejemplo.
A lo largo del libro se refuerza el uso de principios prcticos y
recomendaciones para guiar al interesado en cmo desarrollar este
trabajo en forma profesional, con el objetivo de que las utilicen en su
futuro desempeo laboral. Es claro en el libro el cmo se debe trabajar
metdicamente para lograr el xito en un proyecto.
Coleccin: Ciencias administrativas
rea: Administracin
ISBN 978-958-771-047-2

9 789587 710472
e-ISBN 978-958-771-048-9