226

Procesos Administrativos

Procesos Administrativos
Gabriel Chirino
Licenciado en Ciencias Industriales

Gabriel David Chirino Sanz. Administracin

Cuaderno de Aprendizaje. [PDF].Santiago: IPVC, 2015. N pgs. 28
Cuadernos de Aprendizaje, Santiago, 2016.
Derechos Reservados Instituto Profesional Valle Central, prohibida su reproduccin,
descarga o exhibicin para usos comerciales. Permitida su descarga exclusivamente con
fines educacionales.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 2/28

Tabla de contenido
Bienvenida. ................................................................................................................ 4
Introduccin a la unidad .......................................................................................... 5
Procesos Administrativos ................................................................................................. 5
Tema 1. Procesos Administrativos .......................................................................... 6
Naturaleza del Proceso Administrativo ........................................................................ 6
Fases del proceso administrativo ...................................................................... 10
Existen cuatro tipos diferentes de planes: ......................................................... 13
Elementos de la planificacin ........................................................................... 15
Tema 2. Pasos de los procesos administrativos. ................................................... 17
Definicin de los pasos Fundamentales de la Administracin: Organizacin,
Direccin y Control ..................................................................................................................... 17
La Organizacin ................................................................................................ 17
La Direccin: .................................................................................................... 19
El Control.......................................................................................................... 23
IV. Bibliografa ...................................................................................................... 27

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 3/28

Bienvenida.
Estimado estudiante te damos la bienvenida a la unidad

Administrativos,

Procesos

la cual tiene como objetivo Distinguir el proceso administrativo

como un todo armnico indivisible, distinguiendo sus funciones bsicas.. Se conforma por
los temas: 1. Procesos Administrativos y 2. Pasos del Proceso Administrativo. El tema
1, tiene como objetivo Reconocer la naturaleza del proceso administrativo y los pasos
fundamentales que la constituyen. El tema 2, tiene como objetivo: Reconocer los pasos
fundamentales en administracin.
A continuacin se presenta un cuaderno con la informacin necesaria de los dos
temas de la unidad, le invitamos a estudiarlo, revisar la bibliografa y vnculos de inters.
Al finalizar de estudiar la unidad con este cuaderno y la sntesis multimedia, tendr la
preparacin para realizar y aprobar las evaluaciones.
Recuerda que en Valle Online Tu educacin es nuestra prioridad!

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 4/28

Introduccin a la unidad
Procesos Administrativos
Los Procesos Administrativos en cualquier institucin o empresa, son vitales para el
desarrollo y la toma decisiones de las distintas acciones a ejecutar en el desenvolvimiento
que a diario tienen cada una de ellas, pudiendo ser hasta implementados en lo personal de
cada uno de los seres que conformamos este grandioso universo.
Con el pasar de los tiempos, las instituciones y empresas han creado la necesidad de
vincular y coordinar ms y ms cada uno de los distintos procesos administrativos que son
ejecutados, ya que la eficacia y eficiencia de uno depende inevitable del otro, dejando claro
que si uno de ellos no es llevado a cabo o no es desarrollado de la manera ms ptima, no
es posible la obtencin del beneficio de la institucin o empresa.
La administracin estratgica de empresas es una disciplina que estudia la forma en
que las empresas u organizaciones obtienen y utilizan los recursos que tienen a disposicin
para el logro de determinados fines y objetivos.
Para llevar a cabo el proceso administrativo, es muy importante recordar que es uno
de los mtodos cuyas fases son la planificacin, la organizacin, la direccin y el control ya
que de acuerdo a su orden se lleva una excelente administracin. Se puede reflejar en una
empresa que tenga xito, tanto en lo personal como en los recursos materiales, si se sabe
desarrollar habilidades en saber llevar un proceso en la vida diaria.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 5/28

Tema 1. Procesos Administrativos

Naturaleza del Proceso Administrativo
En todas y cada una de las actividades cotidianas que realizamos los seres humanos,
necesitamos establecer una planificacin y metodologa a seguir, estableciendo un punto de
partida del cual surge o se plantea un posible objetivo a cumplir. Este desarrollo desde esa
iniciativa hasta el logro de la meta trazada, requiere de un sistema que ofrezca y coordine
las distintas actividades a ejecutar de manera ordenada y progresiva.
Para ello, es de total importancia, tomar en cuenta una serie de bienes y recursos
humanos, fsicos, materiales, que se puedan utilizar durante la ejecucin de las distintas
actividades, mismos que deben ser empleados de forma correcta y en concordancia con las
acciones dispuestas para lograr el cumplimento de la meta propuesta. Todo este proceso es
referido como administracin.
Se puede decir entonces que la Administracin es un arte que permite a travs de
una serie de herramientas, teoras y acciones, utilizar unos recursos para que por medio de
unas funciones se alcancen objetivos. Se basa en tcnicas viendo a futuro, coordinando
cosas, personas y sistemas para lograr un objetivo con eficacia y eficiencia, pudindose
aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas polticos existentes.
Daft (2004) define a la administracin como la consecucin de metas
organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando dirigiendo y
controlando los recursos. Esta definicin contiene dos ideas importantes:1) Las cuatro
funciones: planear, organizar dirigir y controlar; 2) La consecucin de las metas

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 6/28

organizacionales en forma adecuada y eficiente. Los ejecutivos usan muchas habilidades

para cumplir las funciones anteriores
Todo proceso puede bien definirse como una forma sistemtica de ejecutar una serie
de acciones que nos permitan lograr un fin. En lo que se refiere a la parte administrativa,
dicho proceso viene dado por un conjunto de fases o etapas que les permite a los gerentes o
directivos de una institucin o empresa, realizar actividades interrelacionadas entre ellas
con el propsito primordial de alcanzar el beneficio para la organizacin.
Henri Fayol (1841-1925) fue uno de los principales estudiosos en el campo
administrativo, mismo que realiz sus invesigaciones con fines exclusivamente prcticos y
de aplicacin personal; no obstante al cabo de varios aos de experimentacin, observacin
y control constantes, estos le sirvieron no solo para alcanzar un xito sin precedentes sino
que tambin le permitieron postular el cuerpo doctrinal de los principios de la ciencia de la
administracin.
Las investigaciones de Fayol se enfocaron hacia todas las empresas y hacia el
Estado. Poco a poco se convenci de que los principios administrativos eran aplicables a
todas las empresas, cualesquiera fuese su naturaleza, objetivos y magnitud. No hay una
doctrina administrativa para la industria y una doctrina administrativa para el Estado; no
hay ms que una sola doctrina administrativa. Los principios y las reglas que valen para la
industria valen para el Estado y viceversa. Es considerado como uno de los padres de la
administracin moderna y creador de los procesos administrativos, que con el pasar de los
aos se han venido consolidando en cuatro grandes fases.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 7/28

Freeman (1995), seala que el proceso administrativo consta de "planificar,

organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organizacin y el
empleo de todos los recursos organizacionales, con el propsito de alcanzar las metas
establecidas para la organizacin".
La base de funcionamiento de toda institucin o empresa se centra en las tareas
administrativas que realizan los distintos empleados de la misma, constituyendo este
proceso, su motor de orden y crecimiento. El proceso administrativo se ejecuta a travs de
reas especficas las cuales no pueden funcionar por si solas sino que deben desarrollarse de
manera conjunta las unas con las otras para lograr el objetivo de la organizacin.
Cada una de estas reas, debe contar con una persona a su cargo, quien debe
asegurarse de velar porque las actividades se desarrollen de la manera ms ptima posible,
con los menores mrgenes de error y siempre procurando que exista u una total armona
entre el trabajo de su sector y el de los otros sectores.
La eficacia con la que una organizacin es administrada, se reconoce generalmente
como el factor de su xito a largo plazo, midindose por el logro de sus metas. En el
proceso de la administracin, el fijar las metas de la empresa y el implemento de las
distintas actividades para alcanzarlas, se hace mediante el empleo eficiente de los recursos
humanos, materiales y el capital. La responsabilidad de la administracin, respecto a
especificar y coordinar las metas y objetivos, es igual independiente del tipo de empresa de
que se trate, ya sea de servicios, comercial, industrial, con fines de lucro o sin fines de
lucro.
La importancia del proceso administrativo radica en la previsin de los fenmenos
futuros, as como, en el control de los recursos de una manera sistemtica y ordenada. Es

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 8/28

imprescindible que las acciones de cada proceso administrativo sean aplicadas de forma
efectiva y en concordancia con los objetivos de la empresa, para as mantener la eficiencia
del sistema y cumplir con los objetivos definidos.
El proceso administrativo es una secuencia cclica, pues se encuentran relacionadas
en una interaccin dinmica. La interactividad de los procesos es la vinculacin permanente
entre los distintos subprocesos que conforman el proceso administrativo, la cual se logra a
travs de los administradores en conjunto con el personal en los distintos niveles de la
organizacin, a travs del cumplimiento de sus funciones para el alcance del objetivo de la
empresa.
Es as, que todos aquellos que se vinculan de alguna manera para lograr esa
intencin comn, aplican la accin de administrar, son administradores y son aquellos que
hacen uso y aplicacin de los procesos administrativos en cada organizacin.
El proceso administrativo empleado en cada organizacin, ofrece un marco de
trabajo conceptual, proporcionando fundamentos para el estudio de la administracin y
promoviendo su entendimiento. Ello permite obtener flexibilidad, ya que se da el margen
necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
Se proporciona una genuina ayuda a los administradores ya que con el proceso se
hace posible al anlisis de los problemas, las alternativas a considerar y las acciones a
tomar que lleven a determinar los medios para alcanzar los objetivos. Cada una de las fases
de aplicacin del proceso requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el
entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 9/28

Todo lo antes expuesto, permite considerar que la naturaleza del proceso

administrativo se basa en cuatro (4) grandes pasos fundamentales bien delimitados como
los son la Planificacin, la Organizacin, la Direccin y el Control.
Fases del proceso administrativo
Las fases

del proceso administrativo son conocidas con las siglas PODP de

Planificacin, Organizacin, Direccin y Control. Estas cuatro fases que se muestran el

Figura 1, son fundamentales son cclicas y repetidas por cada objetivo establecido por la
empresa u organizacin y generalmente, estn divididas en dos grandes fases:
1. Fase mecnica: Planificacin (qu hacer) y Organizacin (cmo hacer).
2. Fase dinmica: Direccin (cmo se est haciendo) y Control (cmo se hizo).

Figura 1. Fases del Proceso Administrativo

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 10/28

La Planificacin:
Planificar es definir los objetivos y escoger anticipadamente el mejor curso de
accin para alcanzarlos. Con ella se pretende saber a dnde llegar, lo que debe hacerse,
cundo, cmo y en qu secuencia.
Segn Chiavenato (1998) seala que la planificacin o planeacin es la funcin
administrativa que determina anticipadamente cules son los objetivos que deben
alcanzarse y qu debe hacerse para alcanzarlos. Se trata entonces de un modelo terico para
la accin futura. Empieza por la determinacin de los objetivos y detalla los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible."
Son muchas las definiciones que en cuanto a la planificacin, que se muestra en la
Figura 2, han dado algunos estudios del tema:
Harold Kantz y Cyril ODonnel (2007): Decidir en forma anticipada que hacer,
como hacerlo, cuando hacerlo y quin lo hace.
Stoner (1996): El proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas
metas.
Sisk (1999): El proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos
futuros probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 11/28

Figura 2. Planificacin

La planificacin, bajo el enfoque estratgico, es concebida como un proceso

mediante la cual los administradores o gerentes en una organizacin, analizan y procesan
informacin de su entorno interno y externo, evaluando las diferentes situaciones
vinculadas a la ejecutoria organizacional para prever y decidir sobre la direccionalidad
futura.
Planificar significa organizar los factores productivos a futuro para obtener
resultados previamente definidos. Quien planifica traza entonces un plan donde, se fijan los
recursos que sern necesarios para el logro de las metas parciales y globales trazadas.
Se define entonces como planificacin, al proceso para la toma de decisiones que
lleva a prever el futuro de cualquier organizacin, usando los recursos necesarios tanto
humanos como materiales para el logro de los objetivos que se desean alcanzar de una
manera ms eficiente y econmicamente posible.
Referente al propsito y la naturaleza de la planificacin Koontz y Weihrich (2007)
sealan los siguientes principios:

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 12/28

"1) Principio de contribucin al objetivo. El propsito de cada plan y de todos los

planes de apoyo consiste en promover el logro de los objetivos de la empresa.
2) Principio de objetivos. Si se desea que los objetivos sean significativos para las
personas deben ser claros, alcanzables y verificables.
3) Principio de primaca de la planeacin. La planeacin lgica precede a todas las
otras funciones administrativas.
4) Principio de eficiencia de los planes. La eficiencia de un plan se mide por cunto
contribuye al propsito y a los objetivos, compensado por los costos requeridos para
formularlo y operarlo, y por las consecuencias imprevistas."
La planificacin produce como resultado el plan y existen distintos tipos segn su
ndole. Al respecto Chiavenato (1998) seala "Un plan es un curso determinado de accin
sobre un periodo especfico que representa una respuesta y una anticipacin al tiempo, con
el fin de alcanzar un objetivo formulado. Como un plan describe un curso de accin,
necesita proporcionar respuestas a las preguntas qu, cundo, cmo, dnde, y por quin.
Existen cuatro tipos diferentes de planes:
1. Planes relacionados con el mtodo, denominados procedimientos;
2. Planes relacionados con dinero, denominados presupuestos;
3. Planes relacionados con el tiempo, denominados programas o programaciones;
4. Planes relacionados con comportamientos, denominados normas o reglamentos."

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 13/28

Principios de la planificacin:
La planificacin tienes los siguientes principios:
1.

Racionalidad: Establecimiento de objetivos claros y precisos encuadrados en

el contexto de la realidad, utilizacin de recursos para alcanzar no slo una buena

efectividad, sino una mxima eficiencia.
2.

Previsin: Definicin de lapsos de ejecucin para los planes as como prever

y jerarquizar los recursos necesarios para su realizacin.

3.

Utilidad: Los planes deben formar una integracin orgnica, armnica y

coherente a objeto de obviar la duplicidad de esfuerzos y el mal gasto de los recursos.

4.

Flexibilidad: Los planes deben confeccionarse de manera tal que permitan su

adaptabilidad a cualquier cambio que se suscite en el transcurso de su ejecucin y ms aun

tratndose de planes relacionados con el hecho educativo, el cual se caracteriza por su
intenso dinamismo.
5.

Continuidad: Las metas jams deben ser abandonadas, cumplidas unas, se

perseguirn otras, de lo contrario iramos en contra de los principios de racionalidad,

eficiencia y planificacin misma.
6.

Inherencia: La planificacin es inherente al hecho educativo. Se hace

necesaria para alcanzar los fines, objetivos y metas de la educacin. Una buena
planificacin nos permitir el incremento de la calidad y la eficiencia de la educacin
desvindola definitivamente del camino del empirismo y de la improvisacin.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 14/28

Elementos de la planificacin
Objetivos (Qu?)
Problema que se resuelve con un objetivo (Para qu?)
Las actividades (Cmo?)
Recursos o medios para los ejecutores (Con qu?)
Cronologa, secuencia y tiempo (Cundo o en cuanto tiempo?)
En qu cantidad, la meta (Cunto?)
Responsables y ejecutores (Quines?)
En qu lugar (Dnde?)

Pasos para la planificacin

El proceso de planificacin incluye cinco pasos principales segn Corts (1998):
1. Definicin de los objetivos organizacionales
2. Determinar donde se est en relacin a los objetivos
3. Desarrollar premisas considerando situaciones futuras
4. Identificar y escoger entre cursos alternativos de accin
5. Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 15/28

En definitiva, una buena planificacin comienza en el momento en que todos saben

hacia donde se dirigen. Ella proporciona el orden requerido para ser eficaces y con la que se
puede llegar al xito, tanto para conseguirlo, como para mantenerlo.

Se debe evaluar cada uno de los factores y proyectarlos con el fin de determinar las
perspectivas del futuro. Tener objetivos cualitativos y cuantitativos, y un programa de
accin para lograrlos, son los principales elementos para que una empresa sea eficiente.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 16/28

Tema 2. Pasos de los procesos administrativos.

Definicin de los pasos Fundamentales de la Administracin: Organizacin, Direccin
y Control
Continuando con los procesos administrativos, es justo mencionar que adicional a la
planificacin, desarrollada en el tema anterior, se deben vincular los pasos fundamentales
de la organizacin, la direccin y el control.
La Organizacin
La organizacin es la parte de la administracin que supone es establecimiento de
una estructura intencionada de los papeles que los individuos debern desempear en una
empresa. Es la segunda fase de los procesos administrativos y naci de la necesidad
humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines
personales.
La estructura de la organizacin es intencionada en el sentido de que debe garantizar
la asignacin de todas las tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignacin
que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esa tarea. Significa integrar
y coordinar los recursos humanos, materiales y financieros de que se dispone, con la
finalidad de cumplimentar un objetivo dado con la mxima eficiencia, considerando como
sus elementos esenciales las metas, el mtodo para alcanzarlas, los recursos necesarios para
conseguirlas, el entorno o ambiente, la responsabilidad y la tica social y los
administradores o lderes.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 17/28

Organizar, como se ve en la Figura 3, se refiere a identificar y clasificar las

actividades requeridas de manera que se agrupen para dar respuesta a los objetivos, as
como coordinar la estructura de la empresa asignando a cada grupo un directivo con
autoridad necesaria para supervisarlo y que pueda llevar a cabo las acciones pertinentes
para la consecucin de las metas.

Figura 3. La Organizacin

La organizacin como fase del proceso administrativo se puede definir entonces el

acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros)
en base al personal que lleva a su cargo la ejecucin de las distintas acciones para el logro
de las metas trazadas. Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas
para estos propsitos.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 18/28

La importancia de la organizacin, radica por ser elemento final del aspecto terico,
recoge completamente y llega hasta sus ltimos detalles todo lo que la planeacin ha
sealado respecto a cmo debe ser una empresa. Con ella, se permite constituir el punto de
enlace entre los aspectos tericos del procedimiento administrativo y de los aspectos
prcticos que vienen enmarcados entre "lo que debe ser", y "lo que es".

La Direccin:
La direccin como etapa del proceso administrativo, comprende la influencia del
administrador en la realizacin de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus
empleados mediante la comunicacin, la supervisin y la motivacin.
Los principales elementos de la Direccin son:
1.

La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

2.

La motivacin.

3.

La gua o conduccin de los esfuerzos de los subordinados.

4.

La comunicacin.

5.

La supervisin.

6.

El alcance de las metas de la organizacin.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 19/28

Esta fase compromete para al administrador en habilidades tcnicas, de liderazgo y

motivacionales para lograr el mejor resultado de su grupo dirigido. Segn Daft (2004) la
direccin consiste en usar la influencia para motivar a los empleados para que alcancen las
metas organizacionales. Dirigir significa crear una cultura y valores compartidos,
comunicar las metas a los empleados de la empresa e infundirles el deseo de un desempeo
excelente. Al dirigir se motiva a los departamentos y divisiones enteras, lo mismo que a
quienes colaboran directamente con el jefe. En una era de incertidumbre, de competencia
internacional y de creciente diversidad de la fuerza de trabajo, la capacidad de moldear la
cultura, de comunicar metas y de motivar es indispensable para el xito".
Koontz y Weihrich (2007) sealan para la funcin administrativa de Direccin,
varios principios:
1. Principio de la Armona de los Objetivos. A mayor armona establecida por los
administradores entre los objetivos personales de los individuos y las metas de la empresa,
mayores sern la eficacia y la eficiencia de la organizacin.
2. Principio de la Motivacin. Puesto que la motivacin no es un simple asunto de
causa efecto, entre ms cuidadosamente evalen los administradores una estructura de
recompensas, la contemplen desde el punto de vista situacional y de contingencia, y la
integren al sistema total de la administracin, ms efectivo ser un programa de
motivacin.
3. Principio del Liderazgo. Puesto que la gente tiende seguir a aquellos que, desde
su punto de vista, le ofrecen los medios para satisfacer sus objetivos personales, habr una
mayor comprensin por parte de los administradores sobre aquello que motiva a los
subordinados y la forma en que estos motivadores operan; y entre ms reflejen esta

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 20/28

comprensin al llevarse a cabo sus acciones administrativas, mayor probabilidad habr de

que sean efectivos como lderes.

4. Principio de la claridad en la comunicacin. La comunicacin tiende a ser clara

cuando se expresa en un lenguaje y se transmite en una forma que puedan ser entendidos
por el receptor. La responsabilidad del emisor consiste en formular el mensaje para que sea
comprensible al receptor.
5. Principio de la integridad en la comunicacin. Entre mayor sea la integridad y
congruencia de los mensajes escritos, orales o no verbales, as como la credibilidad moral
del emisor, mayor ser la aceptacin del mensaje por parte del receptor.
6. Principio del uso complementario de la organizacin informal. La comunicacin
tiende a ser ms eficaz cuando los administradores utilizan la organizacin informal para
complementar los canales de comunicacin propios de la organizacin formal.
La Direccin es la fase del proceso administrativo en donde se logra la realizacin
efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones. Por este medio se trata de obtener los resultados que se hayan previsto y
planificado.
Es importante destacar dos (2) estratos para obtener stos resultados:
1. En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de hacer
"ejecutar", "llevar a cabo", aqullas actividades que habrn de ser productivas.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 21/28

2. En el nivel administrativo, o sea, el de todo aqul que es jefe, y precisamente en

cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe en como tal, no ejecuta sino hace
que otros ejecuten. Tienen no obstante su "hacer propio". Este consiste precisamente en
dirigir.
La Direccin, Figura 4, implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen las tareas esenciales que se les encomienden. Llega al fondo de las relaciones de
los gerentes con cada uno de su personal, a los que busca tratar de convencer siempre que
deben lograr establecer un ambiente adecuado, armnico para poder ejecutar las acciones
pertinentes de esta fase del proceso administrativo.

Figura 4. Direccin

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 22/28

El Control
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa
cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin
eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los
objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico. En este
sentido, Henry Fayol (1920) asume que el control consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e
impedir que se produzcan nuevamente.
Son tomadas en cuenta otras connotaciones para la palabra control como lo son:
Comprobar o verificar.
Regular.
Comparar con un patrn.
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar).
Frenar o impedir.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 23/28

Segn Anzola (2002) "la funcin de control consiste en la medicin y correccin del
rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los
objetivos y los planes ideados para su logro."

Para Daft (2004) "control significa vigilar las actividades de los empleados,
determinar si la empresa se dirige a la consecucin de las metas y tomar las acciones
correctivas que vayan necesitndose. Los directivos deben asegurarse que la empresa se
dirija a la obtencin de sus metas. Las tendencias recientes al empowerment (delegar el
poder o facultar) y dar confianza a los empleados han hecho que muchas compaas den
ahora menos importancia al control de arriba abajo y ms a capacitar a sus empleados para
que vigilen y se corrijan ellos mismos."
Segn Chiavenato (1998) el control es un proceso cclico compuesto por cuatro (4)
fases:
Fase 1. Establecimiento de estndares o criterios. Los estndares representan el
desempeo deseado. Los criterios representan las normas que guan las decisiones.
Son disposiciones que proporcionan medios para establecer lo que deber hacerse y
cul es el desempeo o resultado que se aceptar como normal o deseable.
Constituyen los objetivos que el control deber asegurar o mantener, los estndares
pueden estar expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades fsicas, costos, o por
medio de ndices. El costo estndar, los estndares de calidad, los estndares de
volumen de produccin, son ejemplos de estndares o criterios.
Fase 2. Observacin del desempeo. Para controlar un desempeo se debe, por lo
menos, conocer algo respecto de l. El proceso de control acta con el fin de ajustar

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 24/28

las operaciones a determinados estndares previamente establecidos y funciona de

acuerdo con la informacin que recibe. La observacin o verificacin del
desempeo o del resultado busca obtener informacin precisa sobre aquello que se
est controlando.
Fase 3. Comparacin del desempeo con el estndar establecido. Toda actividad
sufre algn tipo de variacin, error o desviacin. Es importante determinar los
lmites dentro de los cuales esa variacin podr aceptarse como normal o deseable.
No toda variacin exige correcciones, slo aquellas que sobrepasan los lmites de lo
normal."
Fase 4. Accin correctiva. El objetivo del control es mantener las operaciones
dentro de los estndares establecidos, para que se alcancen los objetivos de la mejor
manera. As, las variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las
operaciones se normalicen. La accin correctiva busca lograr que lo que se realice,
se haga exactamente de acuerdo con lo que se pretenda realizar.

Figura 5. Fases del Control

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 25/28

El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las

actividades de administracin. Es la nica forma como los gerentes saben si las metas
organizacionales se estn cumpliendo o no y por qu s o por qu no.
Este proceso permite que la organizacin vaya en la va correcta sin permitir que se
desve de sus metas. Las normas y pautas se utilizan como un medio de controlar las
acciones de los empleados, pero el establecimiento de normas tambin es parte inherente
del proceso. Y las medidas correctivas suponen un ajuste en los planes. En la prctica, el
proceso administrativo no incluye los elementos aislados mencionados, sino un grupo de
funciones interrelacionadas.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 26/28

IV. Bibliografa
Chiavenato, Idalberto (1998) "Introduccin a la Teora General de la Administracin".
McGraw-Hill Interamericana s.a., Colombia.
Draf, R (2004) "Administracin. Cengage Learning Editors, Mxico.
Koontz, H y Weihrich, H (2007) "Elementos de Administracin, un Enfoque
Internacional". McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. Mxico.
Melinkoff, Ramn V. (1990) Los procesos administrativos Editorial Panapo, Caracas,
Venezuela.
Stoner y Otros. (1999). Administracin. Mc Graw Hill (6 Edicin). Mxico.
Welsch, Hilton & Gordon (1990) El proceso Administrativo, Primera lectura. Editorial
Prentice Hall, Mxico.

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 27/28

ndice de Figuras
Figura 1. Fases del Proceso Administrativo ............................................................. 10
Figura 2. Planificacin .............................................................................................. 12
Figura 3. La Organizacin ........................................................................................ 18
Figura 4. Direccin ................................................................................................... 22
Figura 5. Fases del Control ....................................................................................... 25

Cuaderno de Aprendizaje. Procesos Administrativos 28/28