Abusus non tollit usum

La pratique de laudit interne

Lexercice nest pas aussi simple quil peut paratre. Nombre de titulaires dun DU qualit acquis la hte
etsans trop de difcults (en gnral) se sont arrog des comptences laudit quils ne possdent pas en fait
le terme possder incluant bien sr la notion de matrise .
Ce constat peut paratre surprenant voire prsomptueux et pourtant, les valuateurs qualiticiens proposent
souvent des ches dcart ce propos. Les rponses fates aux questions suivantes permettent au qualiticien
dvaluer rapidement le niveau de laudit auquel il prte attention.
t
-BVEJUFVS
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MB
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TPOU
RVFMRVF
QFV
FSSBUJRVFTy

Dnitions
Aprs quelques recherches infructueuses parmi les rfrences
francophones, le Petit Larousse Illustr 2001 rvle que lorigine
anglaise (internal auditor) a pour dfinition une procdure de
contrle de la comptabilit et de la gestion dune entreprise et
de lexcution de ses objectifs .
LISO 9000 :2005 indique quil sagit :
r dun processus mthodique : cela implique lexistence dune
procdure daudit,
r indpendant : cela implique labsence de conit dintrt,
r et document : cela implique un compte rendu daudit,
r permettant dobtenir des preuves : cela implique lexistence
denregistrements,
r et de les valuer de manire objective pour dterminer dans
quelle mesure les critres daudit : cela implique lvaluation
de la conformit et de lefcacit, sont satisfaits.
Par hypothse, les expressions ci-dessus excution des objectifs et les critres daudit sont satisfaits seront considres
comme identiques (voir gure 1).

Philosophie de laudit
Lobjectif dun audit est de donner confiance en interne. Ce nest
donc pas un outil de jugement des personnes, il faut sans cesse

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// REVUE FRANCOPHONE DES LABORATOIRES - JANVIER 2013 - N448

le rpter et mettre en confiance les oprateurs en charge des

fonctions et activits audites. Laudit sert uniquement donner un avis (diagnostic) sur le systme en question. De moins
en moins souvent, mais encore formules, les justifications
suivantes tentent dexpliquer labsence daudit ou une pratique
non rgulire de celui-ci.
a. a prend trop de temps et de toutes faons rien ne
change !
b. a fait des annes que je suis ce poste, alors
c. a ne sert rien, on na jamais de rclamation
d. Tous nos contrles internes sont bons et nos rsultats dEEQ
sont toujours corrects
e. et bien dautres encore ! .
Ces pseudo arguments mritent la rponse suivante : laudit est
un outil de communication interne, un investissement dans une
dmarche damlioration continue.
La frquence-type dun audit est annuelle ; en cas de survenue
dune non conformit un audit cibl peut tre dclench (fonction de la gravit de la NC).
Les audits doivent intresser lensemble des processus du
laboratoire ; la cartographie des processus doit donc tre
prtablie (cf. manuel qualit) et chacun doit tre identifi
laide dune fiche processus (audit de conformit) ; les
enregistrements associs sont consults (audit defficacit). Les moyens mis en uvre peuvent galement tre
examins (efficience).

Pdagogie & cart

Chaque audit doit tre prpar en tenant
compte de la disponibilit des oprateurs concerns, du champ de laudit,
de lhistorique. Si des variations saisonnires dactivit intressent un processus, le moment de laudit ne devra pas
les perturber.

Caractristiques
de laudit
Elles se rsument comme suit.
r Planification (cellule qualit) fonction de
limportance des processus, du champ
de laudit, des rsultats des audits antrieurs et dinformation des oprateurs.
r Procdure daudit rdige.
r Identification du rfrentiel.
r Mthodologie de laudit : conformit
au rfrentiel, aux exigences internes,
choix des auditeurs (habilitation, impartialit), rdaction du rapport, validation
et diffusion.
r Gestion des non conformits dtectes :
- identification, consquence et risque
induit,
- enregistrement,
- analyse des causes, analyse dimpact,
- proposition(s) de correction et validation par le RQ,
- choix de lindicateur de suivi,
- engagement de mise en uvre dans
les dlais fixs,
- audit (cibl) de la pertinence des
actions entreprises et du respect des
dlais,
- compte rendu de cette vrification et
clture (voir gure 2).

Les tapes de laudit

1. La planication
Un audit ne simprovise pas. Le programme des audits est planifier en
revue de direction ; ce programme fait
suite aux conclusions des audits antrieurs. Des audits cibls seront ventuellement dcids soit en cas doccurrence
dune NC le justifiant soit dans le cadre
dun processus complexe dclin en
sous-processus.

2. Linformation
Un audit nest pas une dmarche par surprise : les oprateurs concerns doivent
tre prvenus de la date prvisionnelle
(vrification de compatibilit) et avoir t
sensibiliss lexercice daudit.

Figure 1 Le Chops de laudit.

 



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Figure 2 La roue tourne.

REVUE FRANCOPHONE DES LABORATOIRES - JANVIER 2013 - N448 //

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3. La prparation
delaudit
Le choix du rfrentiel, les procdures impliques, la mthode
dchantillonnage, les essais de traabilit effectuer, les preuves
obtenir constituent le dossier pr-audit . Une liste de questions simples (ouvertes et/ou cibles) et enchanement logique
vient judicieusement complter le dossier.
r Exemple de question ouverte :
Quel programme de CIQ appliquez-vous ?
r Exemple de question cible :
Disposez-vous dune che dinstruction
en cas de dfaillance du CIQ ?
Afin dviter toute prcipitation (la montre est lennemi de laudit)
ou abandon dune fraction de laudit, il est conseill de dfinir
le temps accord aux diffrentes parties de laudit.

4. Lexcution de laudit
Laudit commence par une runion douverture qui a pour but
de rappeler (confirmer) le champ de laudit, les horaires, le
programme et ses diffrentes tapes ainsi que la dsignation
des personnes dont la prsence est souhaite. Les entretiens
sont conduits par lauditeur (viter les drives chronophages
et inutiles).
Il est souhaitable de sattacher dans un premier temps la
conformit (au rfrentiel, aux procdures et instructions) puis
dans un deuxime temps lobtention des preuves affrentes.
Les preuves fournies sont rpertories par lauditeur et enregistres au niveau des diffrents paragraphes de la prise de notes
concernant chacun des lments du processus audit. Cest
plus facile pour la rdaction du compte rendu !
Chaque fois quun cart est observ, il doit tre signal aux
audits. Il sen suit en gnral (et cest souhaitable) une discussion argumente des deux parties. Ce temps de discussion,
utile, reste limit. En fin daudit, lauditeur se rserve un temps
de rdaction des fiches dcart proposes. Cette rdaction

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// REVUE FRANCOPHONE DES LABORATOIRES - JANVIER 2013 - N448

comporte ncessairement la rfrence au paragraphe normatif

concern, le lieu du constat, sa description claire et prcise, la
criticit de lcart, la preuve ventuelle du dfaut.
Laudit se termine par une runion de clture o les objectifs
de laudit sont rappels, les rsultats prsents (points forts,
points amliorer et fiches dcart). Ces dernires doivent tre
valides par lquipe audite.

5. La rdaction du compte rendu daudit

Elle doit tre effectue dans la foule de laudit et transmise
au biologiste-responsable et au RQ. Il leur appartiendra, aprs
validation, daccorder ce document la diffusion ad hoc.

6. Le suivi de laudit
Il appartient au secteur audit de faire une rponse adapte
chacune des fiches dcart. Cette rponse comportera une
analyse des causes et une analyse de ltendue de lcart
ainsi que les propositions dattitude correctives et leurs dlais
dexcution. La pertinence de lensemble est valide par le RQ
et un audit cibl est programm afin de vrifier lefficacit des
dispositions prises et deffectuer la clture de la fiche dcart.
Lensemble est enregistr et sera prsent la prochaine revue
de direction.

Cest ainsi quil convient de conduire un audit

interne. Il est vrai que le temps pass est
signicatif. Cest toutefois et uniquement ce
prix que la dmarche damlioration continue est
valorise. Il sagit bien dun investissement.
&OmO
DFTU
KVTUF
NPO
BWJT
Claude Naudin
clnaudin@numericable.fr