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Dompter les

achats sauvages
un enjeu majeur de comptitivit
pour les entreprises franaises

Xavier Guichard
Directeur Gnral

Brigitte Auffret

Pierre-Olivier Brial

Directrice Gnrale
Dlgue

Directeur Gnral
Dlgu

La Direction Gnrale de Manutan vous propose


son point de vue sur la gestion des achats sauvages

Dompter les achats sauvages


un enjeu majeur de comptitivit pour les entreprises franaises
Aprs avoir optimis leurs achats stratgiques, les entreprises se focalisent depuis ces dix
dernires annes sur les achats non stratgiques ou autrement appels achats indirects.
Il sagit de tous les produits et services dont elles ont besoin pour fonctionner mais qui
nentrent pas directement dans le coeur de leur prestation.
Au sein de cette vaste catgorie, il existe une famille dachats encore vierge de toute
optimisation : les achats ad-hoc qui reprsentent 20% du volume des achats
indirects. Leur gestion est tellement dstructure quon les qualifie souvent dachats
sauvages . Pourtant ils regorgent dconomies potentielles sils sont organiss avec une
dmarche approprie

LES ACHATS INDIRECTS


L E S ACHA T S I N DI RE CT S

20%

TS
S
HA
AC AGE
UV
A
S

du volume des achats indirects


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achats
rcurrents

s
tre

au

Une mine dor cache dans les achats indirects


Les socits ayant un dpartement Achats ont bien
souvent rationalis la partie rcurrente de leurs
achats indirects, qui regroupent notamment les
prestations de voyage, les services de nettoyage, de
restauration ou encore loutillage, les quipements
de protection individuelle, les quipements informatiques et les fournitures de bureau.

Ces volumes ont t concentrs auprs de


quelques fournisseurs, des appels doffres ont
t organiss et des procdures internes ont t
mises en place pour diminuer les cots. On peut
donc considrer que ces achats sont matriss.
Nanmoins, il reste un vrai gisement dconomies
encore trs peu exploit que nous appellerons ici

les achats ad-hoc ou sauvages . Il sagit de


tous les produits dont les entreprises ont besoin
de faon ponctuelle et irrgulire pour faire
face des vnements du quotidien. Il peut sagir,
par exemple, de sel pour le parking sil neige,
dquipements supplmentaires pour des intrimaires ou du rayonnage additionnel urgent pour
stocker une commande importante dans un en-

trept. Ces achats ad-hoc concernent tous les


services dune entreprise (bureau, entrept, services gnraux, usines) et regroupent aussi bien
des fournitures que du matriel dinvestissement.
Leur approvisionnement se fait gnralement
dans lurgence, ils chappent rgulirement au
contrle des dpartements. Cest pourquoi on les
qualifie souvent dachats sauvages.

L A R PA RT I TI O N DE S A CHA T S I N DI RE CT S

80%

20%

20%

des cots
administratifs

du volume
dachat

80%
des cots
administratifs

du volume
dachat

ACHATS RCURRENTS

ACHATS SAUVAGES

Forte prvisibilit
Nombre relativement faible de rfrences

Faible rcurrence
Multiplicit de rfrences

Des conomies potentielles considrables


On peut penser que ce type dachat est anodin
par rapport aux achats de produits rcurrents et
fort volume tels que les fournitures de bureaux.
Pourtant, sils ne reprsentent que 20% du
volume total, ils concentrent eux seuls 80%
des cots de gestion associs aux achats
indirects.

ces enjeux et souhaitent agir. Mais on leur


oppose souvent en interne que la rduction des
cots lis ces achats sauvages est complique
et fastidieuse. Elle ncessite llaboration de
processus de validation et de contrle incompatibles
avec la ractivit ncessaire pour faire face aux
imprvus.

Derrire ces nombreux produits commands


sporadiquement, il y a des dizaines de fournisseurs
crer et grer, des centaines de factures
traiter, des milliers de livraisons recevoir. On
constate que la gestion dun fournisseur cote
prs de 2 000 euros et celle dune facture entre
75 et 150 euros. Par exemple, une entreprise de
200 millions deuros de chiffre daffaires, ayant
quatre sites en France, peut avoir jusqu 1 000
fournisseurs pour moins de 10 transactions
effectues par fournisseur !

Selon notre exprience, moins de 10% des


entreprises franaises ont mis en place une
dmarche doptimisation de ces achats sauvages.
Dans la plupart des cas, aucune organisation
spcifique ne sen charge. A chaque besoin produit
correspond la cration dun nouveau fournisseur,
un processus dachat diffrent (pouvant mme aller
jusqu lachat dans une grande surface rembours
sur note de frais). Ces achats chappent ainsi
totalement au contrle des Directions des
Achats surtout dans les entreprises multi-sites.
Cela reprsente une perte trs importante de
temps et dargent et donc de comptitivit.

De nombreux acheteurs ont conscience de

Les solutions possibles


La bonne nouvelle est quil existe maintenant
des solutions qui changent compltement la
donne. Nous avons constat chez Manutan que
les clients ayant mis en oeuvre des solutions ont
en moyenne pu conomiser 30 50% du cot
de leurs achats sauvages . Si lensemble des
entreprises franaises de plus de 250 salaris

entreprenait une telle dmarche, ce sont


plusieurs millions deuros qui pourraient tre
conomiss. Chaque euro conomis sur les
achats indirects a un impact direct sur le rsultat
net. Ces conomies considrables pourraient tre
directement injectes dans la comptitivit de
lconomie nationale !

Une conomie de 30 50%


peut tre ralise sur le cot des achats sauvages

- 30%
- 50%

Gain de temps

Baisse des cots

Lquation gagnante :
des outils digitaux ports par une stratgie relationnelle
Ces solutions sappuient principalement sur la force et la flexibilit du digital associes une
stratgie relationnelle efficiente pour susciter ladhsion.

La force et la flexibilit du digital


Le digital permet de mettre en place des catalogues
avec un nombre de produits quasi-illimits.
Cest la premire condition si lon veut pouvoir
matriser les achats indirects et ainsi remplacer de
multiples fournisseurs par un fournisseur de
rfrence, auprs duquel on peut concentrer les
volumes et donc ngocier une remise densemble.
Pour viter de faire appel un fournisseur par
besoin, il est ncessaire que les utilisateurs
puissent trouver en un seul endroit tous les
produits souhaits.

de rfrences. Il permet galement dassurer la


livraison rapide de ces produits qui, rappelons-le,
sont souvent commands dans lurgence ! Grce
Internet, les distributeurs ont pu mettre en place, ces
dernires annes, des plateformes de connexion
automatique avec leurs fournisseurs.

Le digital, en liminant la contrainte dun magasin


ou dun catalogue, permet de proposer des millions

La rvolution apporte par ces solutions rside


galement dans la gestion interne du processus

Ces systmes permettent non seulement un


rapprovisionnement plus rapide de leurs stocks,
mais aussi une livraison directe et matrise par les
fournisseurs des produits trs encombrants ou
plus faible rotation.

de commande. De la prise de commande jusqu


la facturation, tout peut tre maintenant
dmatrialis. Des systmes simples et souples
de gestion des autorisations permettent de dlguer
la prise de commande directement aux utilisateurs,
tout en les encadrant. Lutilisateur gagne ainsi
en ractivit et les acheteurs peuvent enfin
avoir un vrai contrle sur ces achats. Ils
accdent notamment un systme complet de
reporting, leur offrant une visibilit totale sur la
consommation. Ils peuvent ainsi savoir ce qui est

rellement command et entreprendre un travail


doptimisation, ce qui est sans conteste source de
gains additionnels.
On observe que le reporting des consommations
de lensemble des sites permet aux acheteurs de
raliser que certains produits sont finalement
achets de faon assez rgulire. Ils peuvent ds lors
normaliser certaines rfrences et ngocier de
meilleurs tarifs. Ils peuvent galement travailler
sur les processus dapprovisionnement.

Multiples fournisseurs
de gestion
Multiples processus de commande = cots administratifs levs

fournisseur 3

fournisseur 1

Client
fournisseur 2

ou autre canal
de commande

fournisseur ...

1 fournisseur de rfrence
1 fournisseur + Processus digital = gain conomique et administratif

E-procurement
Distributeur
automatique
Factures
dmatrialises

Client

Fournisseur de rfrence

Ces dernires annes ont merg des Vending


Machines qui, linstar des distributeurs automatiques
de boissons, mettent disposition des utilisateurs
directement sur leur lieu de production les
produits dont ils ont le plus frquemment besoin. Ils
nont qu slectionner avec leur carte magntique
personnalise le produit souhait.
On constate tout dabord une baisse de la
consommation de 30 % lie un meilleur

contrle. Vient sajouter ensuite un gain de temps


car il nest plus ncessaire de se dplacer pour
aller chercher le produit dans un magasin central.
Enfin, on remarque une amlioration du Besoin
en Fonds de Roulement grce la diminution
du stock, la machine tant connecte au
systme informatique du fournisseur qui peut la
rapprovisionner la journe ou la semaine.

... associes une stratgie relationnelle pour susciter ladhsion


Malgr leur puissance et simplicit dutilisation, il ne
suffit pas de dployer ces solutions digitales pour
que la rationalisation des achats sauvages soit
effective. Il est ncessaire daccompagner en
interne leur mise en place. Comme dans toute
centralisation, des rsistances au changement
mergent. Une introduction trop brutale peut
gnrer un rejet de la part des utilisateurs
qui multiplient alors les raisons pour ne pas sen
servir (mise en avant dun produit achet moins
cher localement, dune relation privilgie avec un
fournisseur local).

CLIENT

Cest pourquoi les Directions des Achats ont besoin


non seulement du support de leur Direction Gnrale
mais surtout dun partenaire distributeur capable
de visiter et dinformer lensemble des sites de
lentreprise (usine, sige, centre de logistique) et des
interlocuteurs (achats, approvisionneurs, utilisateurs...)
sur la nature des accords et les bnfices associs. Un
partenaire dveloppant une vraie proximit avec
les utilisateurs locaux et leur donnant de relles garanties
de service. Ces derniers ralisent alors quils conservent
une qualit de relation, tout en ayant des processus
allgs qui leur font gagner normment de temps.

FOURNISSEUR DE REFERENCE

Directeur achat

Responsable Grand Compte

Directeur financier
E-procurement
Distributeur
Commercial
automatique

Responsable dachat / site


Approvisionneur

Rgional

Factures
dmatrialises

Commercial Sdentaire

Utilisateur
Client

Fournisseur de rfrence

Client

Support E-procurement /
Solutions lectroniques

Directeur informatique

Fournisseur de rfrence

Exemple dune stratgie relationnelle

Au final, un triple gain :


conomique, environnemental et social
Depuis plus de dix ans, Manutan aide les entreprises
diminuer les cots lis ces achats sauvages. Les
solutions digitales, encore complexes il y a quelque
temps, sont maintenant souples et peu onreuses. Elles
deviennent accessibles tout type dentreprise.
Associes une stratgie relationnelle de terrain,
les gains sont considrables en terme conomique
puisque lon constate une baisse moyenne des
cots lis ces achats de 30 50%.

Les bnfices sont galement environnementaux


car le digital rduit drastiquement lusage du
papier et optimise bien souvent les livraisons. Enfin,
les avantages sont galement sociaux puisque ces
conomies de cots et de temps peuvent tre
rinvesties dans des tches plus forte valeur
ajoute pour les acheteurs et/ou dans lachat
de produits de meilleure qualit pour les
utilisateurs.

Brigitte Auffret

Xavier Guichard

Pierre-Olivier Brial

Directrice Gnrale
Dlgue

Directeur Gnral

Directeur Gnral
Dlgu

tude dun cas client


Industriel 15 000 salaris
50 fournisseurs en achats sauvages
3870 commandes cot de 366 430

1 Rationalisation du nombre de fournisseurs

Dmatrialisation des commandes

Passage de 50 6 fournisseurs

90%

des commandes
dmatrialises

conomie de

conomie de

150 976

26 260

BILAN

Dmatrialisation des factures

90%

des factures
dmatrialises

facture

Cot initial pour le client :

366 430

Cot final aprs


rationalisation
et intgration
E-procurement :

170 819

CONOMIE
RALISE :

=
conomie de

18 375

195 611

Nous contacter
Si vous souhaitez connatre les conomies que vous pourriez
raliser sur vos achats sauvages grce aux solutions de Manutan,
contactez :

Anne-Marie Rodrigues
01 34 53 36 31

Retrouvez tous les astuces & conseils dexperts entre professionnels sur : manutan.fr/blog

propos du groupe Manutan


Le groupe Manutan est un acteur majeur de la distribution BtoB multicanal en Europe.
Lentreprise familiale, fonde en 1966 et pionnire dans la vente par correspondance,
compte 2000 collaborateurs en Europe, rpartis dans 18 pays et 25 filiales. Lentreprise
met la disposition de son million de clients europens une offre dynamique couvrant
lensemble des besoins des entreprises et des collectivits, une surface de stockage de
160 000 m2, des services valeur ajoute et des solutions e-business de pointe. En
2014/2015, le groupe Manutan a ralis un chiffre daffaires de 624 millions deuros,
dont prs de 40 % hors de France.

PDV Manutan, Mars 2016

anne-marie.rodrigues@manutan.fr