EL CONTROL

ADMINISTRATIVO
Licda Margarita Ponce

QUE ES EL CONTROL ?

Proceso de supervisar las actividades para

garantizar que se realicen conforme a lo
planeado y corregir cualquier desviacin
significativa.

Es el proceso que permite que las actividades

reales se ajusten a las actividades proyectadas.
Es el proceso de vigilar las actividades para
cerciorarse de que se desarrollan conforme se
planearon
y
para
corregir
cualquier
desviacin evidente.

PROPOSITOS DEL CONTROL

Asegurar

que
las
actividades
se
completen, de tal manera que conduzcan
al logro de las metas organizacionales
Fayol menciona:"Consiste en verificar si
todo
se
realiza
conforme
al programa adoptado, a las ordenes
impartidas
y
a
los principios administrativosTiene la
finalidad de sealar las faltas y los
errores a fin de que se pueda repararlos
y evitar su repeticin

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Contribuye

a medir y corregir la
labor ejecutada por los colaboradores
a fin de lograr los objetivos.
Permite el anlisis de lo realizado
con lo planeado.
Las tcnicas y los sistemas de control
son aplicables a cualquier actividad
administrativa

 Se

constituye para los jefes en una

herramienta, a travs de la cual se
comprueba si los objetivos de la
empresa son alcanzados conforme a
la planificacin.
Como vinculo final del proceso
administrativo, verificar si las metas
y planes se estn cumpliendo y las
acciones correctivas para el futuro.

A QUE AYUDA EL PROCESO DE

CONTROL
Medicin del rendimiento actual.
Comparacin del desempeo actual contra
el estndar.
Tomar accin para corregir desviaciones o
estndares inadecuados.

AREAS ESTRATEGICAS DE CONTROL

Produccin
Mercadeo
Recursos Humanos
Finanzas
Contabilidad
Inventarios
todas las reas de la
Organizacin

CONTROL EFICAZ
Controlar
las
actividades
adecuadas
(equilibrio en la frecuencia).
Oportuno.
Verificar
y
comprobar
costos
vrs.
Beneficios.
Debe ser preciso.
Debe ser aceptado

REGLAS DEL CONTROL

REGLAS DEL PROCESO DE CONTROL
Establecimiento de los medios de
control.
Operaciones de recoleccin de
datos.
Interpretacin y valoracin de los resultados.
Utilizacin de los mismos resultados.

ELEMENTOS Y TECNICAS
El control es un ciclo repetitivo,

los 4 elementos son:

Establecimiento de Estndares
Evaluacin del desempeo
Comparacin del Desempeo con Estndares
Accin Correctiva

TECNICAS DE CONTROL
Auditoria,
Presupuestos, Reportes, Informes,
Graficas, Diagramas, procesos , procedimientos
Grficos de Gantt, datos estadsticos, clculos
probabilsticos.

TECNICAS DE CONTROL
Presupuestos: Son planes numricos para
asignar recursos a actividades especficas,
que representan las expectativas para un
perodo futuro expresadas en trminos
cuantitativos
Pronsticos:
Son conjeturas sobre una
situacin futura, considerando que se
presentan ciertos datos conocidos

TECNICAS DEL CONTROL

Procedimientos.
Tienen
como
condicin
esencial, la determinacin de una secuencia
sucesiva de las actividades a ejecutar,
mostrando el detalle de las acciones y
representando la mejor forma de hacer las cosas
para lograr minimizar los costos, esfuerzos y
tiempo. Se utilizan para ello Grficos de Gantt ,
Flujogramas, etc.

ALGUNAS TECNICAS A UTILIZAR

Qu es el punto de equilibrio?

Es el nivel de ventas que permite cubrir los costos,

tanto fijos como variables. Dicho de manera ms
simple, es el punto en el cual la empresa no gana ni
pierde, es decir, su beneficio es igual a cero.

PARA QUE SIRVE EL PUNTO DE EQUILIBRIO

Si el punto de equilibrio determina el momento en el
que las ventas cubren exactamente los costos,
entonces, un aumento en el nivel de ventas por
encima del nivel del punto de equilibrio, nos dar
como resultado algn tipo de beneficio positivo. Y
as, una disminucin ocasionar prdidas.
Este clculo es til, al comienzo, para conocer el
nivel mnimo de ventas a fin de obtener beneficios y
recuperar la inversin. Una vez en marcha el
emprendimiento, vas a poder saber si el nivel de
ventas alcanza para cubrir costos, y de no ser as,
podras realizar cualquier modificacin que sea
conveneniente.

COSTOS: elemento importante para las proyecciones o

planeaciones del negocio

COSTOS VARIABLES

Materia
Prima
Costos
indirectos de
fabricacin

COSTOS FIJOS

Gastos Adm.
Gastos finan.

COSTOS
EGRESOS

PUNTO DE EQUILIBRIO
El punto de equilibrio es una herramienta financiera que permite
determinar el nivel en el cual las ventas cubrirn exactamente los costos,
expresndose en valores, porcentaje y/o unidades.
Muestra la magnitud de las utilidades o prdidas de la empresa cuando
las ventas excedan o caen por debajo de este punto.

Si no podemos calcular el punto de equilibrio, no podremos saber

nuestra rentabilidad.
Para poder calcular el punto de equilibrio debemos conocer:
Costos fijos Totales
Costos Variables unitarios
Precio de venta por producto

PUN TO DE EQUILIBRIO

Una empresa dedicada a la comercializacin de camisas vende camisas a un precio de

US$40, el costo de cada camisa es de US$24, se paga una comisin de ventas por US$2, y
sus gastos fijos (alquiler, salarios, servicios, etc.) ascienden a US$3 500.

DATOS:

PVU = 40

CVU: 24 + 2 = 26
CF = 3500

FRMULA:

PE = CF / (PVU CVU)

PE = 3500 / (40 26)

PE = 250 unidades

PE en unidades monetarias= 250 x 40 = US$10 000

COMPROBACIN:

Ventas (PVU x Q): 40 x 250 10.000

(-) CV (CVU x Q): 26 x 250
6.500
(-) CF
3.500
Utilidad Neta:
0

CONCLUSIN
El punto de equilibrio es de 250 unidades,
es decir, se necesita vender 250 camisas
para que los ingresos sean iguales a los
costos; por tanto, a partir de la venta de
251 camisas, recin se estara empezando
a generar utilidades, mientras que la venta
de 249 camisas o de un nmero menor
significara perdidas.

EJERCICIO
Una empresa la cual vende crema para
adelgazar el tarro lo venden a publico en $45
teniendo un margen de ganancia sobre el
costo de un 40% se paga comisin por venta
un 3% y los costos fijos mensuales de la
empresa son de $ 4,800

PUNTO DE EQUILIBRIO
donde:

Derivacin de la frmula bsica

El equilibrio se expresa as:

IT = CT

Si:

IT = P * PE

IT CT = 0

CT = CFT + CVT

(P * PE) CFT (Cvu * PE) = 0

IT = Ingreso Total
CT = Costo total
P = Precio unitario
PE = Cantidad (eq.) PE
CFT= Costo fijo total
Cvu= Costo variable unitario
mc = Margen de contribucin

(CVT= Cvu * PE)

(P * PE) (Cvu * PE) = CFT

PE (P Cvu) = CFT

Q=

PUNTO DE
EQUILIBRIO

CFT
(P Cvu)

PE =

Si: (P Cvu) = Margen de contribucin (mc)

CFT
mc

PUNTO DE EQUILIBRIO
ejercicio

aplicacin de la frmula:

Datos iniciales

Precio Venta
Coste Unitario
Gastos Fijos Mes

Pto. Equilibrio
$ Ventas Equilibrio

PE=

58
30
3.000
107
6.214

$ Ventas

12
696

$ 3,000
($58 $30)

Datos para el grfico

Q Ventas

CFT
(P Cvu)
PE =

107,14 UNIDADES

PE =

$ 6,214 DOLARES

10,000

54
107
3.132 6.214

161
9.338

8,000
6,000

Costo Fijo
Costo Total
Beneficio

$ Ventas

360
3.000
3.360
-2.664

1.620 3.214 4.830

3.000 3.000 3.000
4.620 6.214 7.830
-1.488
0 1.508

Ventas ($)

Costo
Variable

Costo Variable

4,000

Costo Fijo

2,000

Costo Total
Beneficio

12

54

107

161

-2,000

Para alcanzar el punto de equilibrio debes vender 107

unidades mes

-4,000

Cantidad (Q)

25

PRECIOS
Margen de Contribucin (m.c.):
Es la diferencia entre el Precio menos los Costos
Variables. Ese valor es el que debe cubrir los costos
fijos y las expectativas de utilidad.

Importancia:
El m.c. permite determinar cuanto est
contribuyendo un determinado producto a la
empresa. Permite identificar en que medida es
rentable seguir con la produccin de ese artculo.

Presupuestos
Los presupuestos se suelen relacionar
exclusivamente con los ingresos o egresos que
realizar una empresa, sin embargo, podemos
hacer uso de estas herramientas para cuantificar
pronsticos o previsiones de cualquiera de los
elementos de un negocio, por ejemplo, podemos
presupuestar los cobros que realizaremos, los
pagos de nuestras de deudas, los productos que
fabricaremos, los materiales que requeriremos
para producir dichos productos, etc.

 Los presupuestos son herramientas fundamentales para un

negocio ya que nos permiten planificar, coordinar y
controlar nuestras operaciones:
PLANEACIN: los presupuestos nos permiten planificar
actividades, planificar objetivos, recursos, estrategias,
cursos a seguir; anticipndose a los hechos y, por tanto,
ayudndonos a reducir la incertidumbre y los cambios.
COORDINACIN: los presupuestos sirven como gua
para coordinar actividades, permitindonos armonizar e
integrar todas las secciones o reas del negocio, tanto entre
stas, como con los objetivos de la empresa.
CONTROL: los presupuestos sirven como instrumento
de control y evaluacin, nos permiten comparar los
resultados obtenidos con los presupuestados para que, de
ese modo, por ejemplo, saber en qu reas o actividades
existen desviaciones o variaciones (diferencias entre lo
obtenido y lo presupuestado).

Sistema Presupuestal
Para un mejor uso de los presupuestos, stos se
suelen usar conjunto, en donde todos ellos
estn relacionados.
Este conjunto de presupuestos denominado
sistema presupuestal o presupuesto maestro,
debe empezar siempre con el presupuesto de
ventas, que es el presupuesto base a partir del
cual se realizarn los dems, en este
presupuesto pronosticamos nuestras futuras
ventas en trminos monetarios.

Sistema presupuestal
Luego del presupuesto de ventas, podemos
continuar con el presupuesto de cobros, en
donde sealaremos los importes a cobrar en las
fechas que correspondan; luego, el presupuesto
de produccin (en el caso de una empresa
industrial o productora) o el presupuesto de
compras (en el caso de una empresa
comercializadora o de servicios); luego, el
presupuesto de requerimiento de materia
prima, el presupuesto de pagos, de gastos, de
pago de la deuda, etc

Sistema Presupuestal
Hasta culminar con el presupuesto de
efectivo (flujo de caja proyectado), el
presupuesto operativo (estado de ganancias
y prdidas proyectado o estado de resultados
proyectado), y el presupuesto del balance
(balance proyectado).

 PASO PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO

Primero hacer un listado de todos los ingresos
que se poseen Luego otro donde se
especifiquen todos los gastos que se tengan..
ESQUEMA DE UN PRESUPUESTO GENERAL
Personal
Ingresos
Menos
Egresos
Excedente
Menos
Ahorro
Excedente
real

 Registro de Ingresos
Listar todos los ingresos como: sueldo
mensual, comisiones, bonos , ayuda familiar,
mesada, negocios propios, otros.
Registro de Gastos
Detalle de gastos mensuales Vivienda:
alquiler o hipoteca, seguro, impuesto sobre la
propiedad, Servicios (agua, luz, telfono, etc),
reparaciones, compras de muebles ,
electrodomsticos, etc.

 Gastos alimenticios: supermercado, mercado,

tienda, restaurantes, cafetn , compra de pan o
tortillas, etc.
Gastos de transporte: gasolina y otros, seguro
de vehculo, reparaciones, transporte pblico,
estacionamiento.
Gastos de salud: Seguro medico, pagos
mdicos, medicamentos, atencin dental, etc.

 Gastos personales: compra de ropa, zapatos,

accesorios, perfumes, cuidado personal.
Gastos financieros: pagos de prstamos, tarjetas
de crdito, cuotas de muebles,
electrodomsticos, pago de compra de vehculo,
Etc.

Otros gastos: actividades recreativas, cine,

paseos, vacaciones, etc.
Ahorro: cuota de ahorro mensual.