GESTION ELECTRNICA DE DOCUMENTOS JURDICOS

Autor: Lic. Jos Luis Franco Soto

La Informtica jurdica es una ciencia que estudia la utilizacin de aparatos o
elementos fsicos electrnicos, como la computadora, para el desarrollo y aplicacin
del Derecho; tuvo su comienzo en los aos cincuenta, en la Universidad de
Pittsburg, Pennsylvania donde se desarrollan las primeras investigaciones para
buscar la recuperacin de documentos jurdicos en forma automatizada.
La evolucin de la tecnologa informtica est permitiendo desplazar los medios
tradicionales de registro en la actividad social e intelectual humana. Las
computadoras sern las bibliotecas, archivos y cuadernos en la nueva era de la
informacin. Las oficinas orientan sus esfuerzos a lograr ser unidades sin celulosa,
ya que el envo de cartas en papel ha sido prcticamente reemplazado por el correo
electrnico y la Internet e Intranets permiten la difusin de publicaciones virtuales,
verstiles y a bajo costo.
En el futuro, como resultado de la introduccin de las nuevas tecnologas a los
Tribunales o Juzgados, se podr permitir el conocimiento de los juicios a travs de
las redes informticas. Evitndose el hacinamiento en los tribunales y procurndose
una mejor gestin en casos concretos, por parte de los abogados y pblico en
general, por lo que es indispensable desde hoy poner en marcha en nuestro pas
tecnologa informtica jurdica de vanguardia para lograr ser eficientes, competitivos
y modernos.
Las mayor parte de las empresas de la iniciativa privada que requieren procesar
gran nmero de documentos han reemplazado sus archivos de expedientes fsicos
por medios de almacenamiento y proceso digitales. Ejemplos de ello son SEARS,
AVIS (renta de autos), Kenwood, la Universidad de UCLA que incrementan su
competitividad a travs de la Gestin Electrnica de Documentos.

Lo antes expuesto, no deja duda de que incluso los hechos jurdicos pueden ser
claramente ubicados en estos nuevos soportes electrnicos digitales, para
posteriormente procesarlos a conveniencia.
Los procedimientos administrativos jurdicos en Mxico tradicionalmente basan su
actuar sobre expedientes fsicos. La mayora de los procedimientos administrativos
jurdicos obligan al manejo de expedientes en papel, con los numerosos
inconvenientes que esto significa: lenta gestin, riesgo de prdida o deterioro de los
expedientes, gastos en mensajera y fotocopiado, entre otros.
No obstante, son perceptibles, an por quienes carecen de inters en el asunto, los
avances conseguidos en la capacidad de almacenamiento de informacin y a la
velocidad de respuesta en su recuperacin utilizando computadoras (sus discos
duros o unidades de CD ROM). Lo anterior, aunado al avance en la Informtica
Jurdica y en particular en la Informtica Forense han sentado bases slidas
permitiendo as que Dependencias Federales y Estatales hayan empezado a
evolucionar para sustituir los archivos y expedientes en papel por medios de
almacenamiento electrnico digitales.
A lo largo del proceso se han roto paradigmas logrando una apertura y venciendo el
temor a estos temas, se ha venido adaptando tecnologa a pesar de la
infraestructura heterognea prevaleciente en la regin. Ejemplo de ello es la
automatizacin de la gestin documental en la Procuradura Fiscal Federal, la
modernizacin del archivo municipal en Monterrey, archivo de las Oficinas
Federales de Registro de la Propiedad, la digitalizacin de sentencias en la
Procuradura General de Justicia, entre otros.
El hecho de digitalizar y almacenar documentos en medios electrnicos resulta
poco prctico si no van acompaados de los mecanismos inteligentes que permitan
organizarlos para una expedita recuperacin.

El proceso de digitalizacin de documentos consiste en capturarlos mediante un

dispositivo denominado escner y generar un archivo de imagen reflejo del mismo,
que puede ser almacenado, compartido y visualizado por varias personas incluso
de forma simultnea. Si se trata de un expediente jurdico compuesto de varias
hojas estaramos hablando de una generacin masiva de documentos de imagen,
almacenados en algn medio magntico en principio sin ordenar y sin clasificacin
alguna. Si el proceso de digitalizacin es de calidad, las imgenes correspondientes
a los documentos son sorprendemente legibles desde los monitores de
computadora y, en ocasiones, se supera la calidad de los documentos originales.
De considerarse necesario, existen procedimientos automatizados de limpia de
imgenes consisten en hacer ms ntida la imagen; quitando bordes negros,
aclarando zonas obscuras, quitando manchas, etc. Lo que permite que la totalidad
de los documentos digitalizados sean legibles. El proceso de limpieza de imgenes
constituye un gran beneficio para los documentos que ya pasaron anteriormente por
el escner. Debido a que el costo ms alto de la digitalizacin lo conforman los
costos de mano de obra; el costo de reescanear una imagen resulta muy alto. Por
este motivo, el limpiar una imagen ya escaneada es un excelente medio para
evitar

este

problema,

aunque

implica

por

supuesto,

mayor

tiempo

de

procesamiento.
Existen empresas que realizan el servicio de digitalizacin. Algunas instituciones
concesionan tales procesos, despreocupndose de la adquisicin de equipos o redistribucin de personal. Se presentan distintas alternativas para que cualquier
institucin, sea grande o pequea, pueda optar por la ms viable de acuerdo a sus
requerimientos.
Los escners realizan el proceso de digitalizacin, bsicamente funcionan como
una fotocopiadora que en vez de copiar a papel transforma el contenido del
documento ledo en un archivo electrnico conteniendo la imagen del documento

fsico. Un archivo de imagen puede contener varias hojas dependiendo de cmo se

quiera explotar posteriormente el archivo digital. Existen escners orientados a
brindar distintas soluciones, desde los que admiten slo alimentacin manual, hasta
los de alta velocidad con alimentacin automtica y escaneo en el orden de 160
pginas por minuto o ms, entre ellos existen alternativas intermedias que cubren
una amplia gama de prestaciones. El precio de los escners vara segn la
velocidad, calidad y funcionalidad de su software. Un escner de alta velocidad con
software para procesamiento electrnico de documentos tiene un costo aproximado
a $30,000 dlares.
La gestin electrnica de documentos jurdicos implica no slo el reemplazo de los
archivos fsicos por la digitalizacin de expedientes para ser depositados en medios
electrnicos de almacenamiento.
Luego de la digitalizacin tenemos las imgenes correspondientes a los
documentos sin ordenar y sin clasificar. Los escners de alimentacin continua
almacenan los archivos de imgenes con nombres numricos correlativos, los de
alimentacin manual a lo sumo el operador puede guardar el archivo nemotcnico
que ayude a asociarlo posteriormente. Pero esta tarea manual es en la prctica muy
limitada. Los atributos o datos referenciales son claves para la bsqueda y
localizacin de los documentos digitales. No es muy prctico realizar el esfuerzo
que demanda el proceso de digitalizar para slo tener una gran coleccin de
archivos digitales a los cuales no se les pueda acceder por ningn criterio de
bsqueda, ni realizar explotacin alguno de los datos que contienen.
El Electronic Document Managment (EDM) o la gestin electrnica de documentos
(GED) surge a raz de la aparicin de las tecnologas pticas para la captura de la
informacin y ha ido evolucionando rpidamente desde los aos 80. En esas
primeras etapas el EDM se defina bsicamente como el sistema de tratamiento de
la documentacin de una

organizacin que combina la digitalizacin en imagen con informacin de texto

asociada a ella para su posterior bsqueda y recuperacin.
Los documentos en papel eran digitalizados a travs de escneres producindose
una imagen electrnica de dicho documento; al momento de grabar en la base de
datos el registro que contena la imagen del expediente, era necesario asociar en
ese mismo registro uno o ms campos de tipo texto o numricos que funcionaban
como ndices para la bsqueda y recuperacin.

En la actualidad la gestin documental es entendida como un proceso global,

corporativo e integral del proceso documental de una organizacin. Es por ello ms
acertado hablar de Sistemas de Gestin Integrada de la Documentacin, los cuales
controlan la produccin, la circulacin, el almacenamiento y la recuperacin de
cualquier tipo de informacin.
Las caractersticas principales de estos sistemas de gestin integral de la
informacin son:
1. Responder de forma global a las necesidades y problemas de la gestin de
la informacin dentro de las organizaciones.
2. Tienen un carcter abierto y dinmico, evolucionando junto a la trayectoria
de la organizacin.
3. Aportan soluciones que incluyen todo el ciclo de vida de los documentos.
4. Contemplan y gestionan los diferentes soportes documentales existentes en
la organizacin.
Hoy en da existen diversos tipos de software para administrar documentos
electrnicos, desde simples visualizadores, aplicaciones que slo almacenan
imgenes con la propiedad de combinar algunos datos. Un punto importante para

comprender la potencia de un software administrador de documentos digitales es

que sus "hojas" se permitan agrupar.
COMPONENTES DE UN SISTEMA EDM
En la actualidad, las herramientas EDM han incorporado gran variedad de
tecnologas que abarcan principalmente los siguientes campos:
Gestin de imgenes: utilizacin de la tecnologa que permite la captura digital a
travs del escner de los documentos impresos. Normalmente se suele distinguir
entre digitalizacin grfica y digitalizacin del texto , segn sea el propsito final
de dicha digitalizacin del documento.
Tecnologas de reconocimiento ptico de caracteres: la digitalizacin del texto
tiene como finalidad poder interpretar y tratar electrnicamente ese texto a travs
de programas OCR (Optical Character Recognition). El OCR es citado con
frecuencia como la alternativa ms rpida, econmica y segura para la entrada
automtica del contenido de los documentos impresos en papel a soportes
electrnicos.
Tecnologas de almacenamiento ptico: para el almacenamiento de los
documentos electrnicos, y ms an en el caso de imgenes digitales, es necesario
disponer de sistemas de almacenamiento masivo. El sistema de almacenamiento
ptico ms conocido es el CD-ROM, pero dado que se trata de un disco pregrabado
y slo de lectura, se suelen utilizar por ello los discos WROM (Write Once Read
Many) pues permiten grabar datos varias veces para su posterior recuperacin.

En la actualidad se est investigando en una serie de nuevos soportes que

prometen incrementar drsticamente la capacidad de almacenamiento de la
informacin electrnica. Se trata de la holografa, los nano-CDs y el papel
electrnico.

Gestin electrnica de documentos: se trata de los mdulos clsicos de la

gestin documental pero aplicados a los documentos electrnicos donde los ndices
de los atributos son factores esenciales para la recuperacin de informacin. De la
correcta definicin del ndice o ndices depender el xito y en cierta medida la
velocidad que se tengan al tratar de recuperar un expediente digital. La utilizacin
de varios ndices proporcionar mayor versatilidad en la consulta y, por ende, mayor
probabilidad de encontrar el expediente digital que se desea.

Trabajo en grupo (groupware): que est conformado por las herramientas de

software como correo electrnico, bases de datos compartidas, gestin de flujos de
trabajo, etc. que permiten trabajar de forma coordinada e integrada a un equipo u
organizacin.
Flujos de trabajo (workflow): permite establecer una serie de reglas y pautas en
las que se especifican las tareas y pasos que se han de seguir para la consecucin
de un proceso de negocio. En estos procesos se suele generar abundante
informacin y es ah donde entra en juego el servicio de informacin y
documentacin para la captura, almacenamiento, procesamiento y gestin del
conocimiento que se est generando de forma continua.

Los sistemas de gestin electrnica de documentos no deben constituir una

finalidad en s mismos, pues no son ms que una herramienta informtica que
ayuda a mejorar notablemente los flujos de informacin y la gestin de sta que se
produce dentro de una organizacin. An as, es un hecho que una buena eleccin
de un sistema EDM y su correcta implantacin pueden aportar numerosos
beneficios a la organizacin.
Los beneficios que se obtienen de implantar un sistema EDM suelen ser:

Beneficios estratgicos: mejora en los tiempos de produccin o atencin de

asuntos, incremento de la ventaja competitiva de la organizacin, ahorro de tiempo
de ejecutivos, incremento de la moral y satisfaccin del personal.
Beneficios financieros: ahorro en espacio fsico y equipamiento para el
almacenamiento de documentos, reduccin de costos administrativos al evitar el
uso de servicios de mensajera convencionales y de los derivados del uso del
papel.
Beneficios tcnicos: rpida localizacin de los documentos por mltiples claves de
acceso, evitando realizar viajes o hacer bsquedas tardadas y tediosas para
encontrar un documento, utilizarlo y nuevamente archivarlo en su lugar;
establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines; mejores niveles de
seguridad en el acceso a los documentos; los expedientes se transmiten o
intercambian rpidamente; visualizacin simultnea de documentos desde varios
puestos de trabajo, evitando fotocopiar la documentacin; estadsticas de
contenidos segn parametrizacin; impresin de documentos (parcial o total) y
disponibilidad de imgenes en la web.
Por otro lado, el uso de software EDM tiene tambin algunos inconvenientes o
problemas que a veces hacen inviable su utilizacin en algunos servicios.
Principalmente estas herramientas suelen tener problemas en la gestin
documental de archivos histricos de gran valor, derivado de la relativamente breve
longevidad de los soportes de almacenamiento ptico o magntico (dcadas),
ciertos aspectos relacionados con la legalidad de los documentos electrnicos, y,
principalmente, al hecho que supone para muchos empleados pasar de la cultura
del papel a la utilizacin de las herramientas informticas y lectura de documentos
electrnicos en su labor cotidiana.

Si consideramos que la informacin, tanto la interna como la externa, es un

elemento clave y estratgico dentro de las organizaciones y un elemento de
competitividad, las diversas formas por las que se producen los documentos
electrnicos y la adecuacin de las actuales herramientas informticas para la
gestin integral de la documentacin circulante, sern factores esenciales que se
deben de analizar detenidamente por parte de los servicios de informacin y
documentacin a la hora del diseo de un sistema gestin electrnica de la
informacin.
El Servicio de Administracin Tributaria, tiene como objetivo: lograr durante el ao
2004 una oficina prcticamente sin papel, convirtiendo a formato digital los datos
de fuentes externas, para facilitar su manejo, consulta e integracin con sistemas
de informacin.
Se establecer un sistema de gestin electrnica de documentos, previendo la
realizacin de las siguientes actividades generales que podran ser de beneficio a
cualquier organismo que pretenda implantar esta tecnologa:
1. Elaborar un documento en el que se describa el marco legal que se tiene
establecido en cuanto a la consulta y almacenamiento de los documentos.
2. Elaborar el diagrama y la descripcin del flujo de trabajo de digitalizacin que
se requiere implantar para llevar a cabo la estrategia de digitalizacin tanto
de los documentos que forman parte del histrico como los que se generan
da a da.
3. Determinar la infraestructura de hardware y software que se requiere para

implantar la estrategia de digitalizacin de los documentos que forman parte

del histrico. De acuerdo a las restricciones legales que se impongan al
manejo de los documentos se deber establecer en qu reas se va a
digitalizar mediante outsourcing y en cuales la digitalizacin se har con
recursos humanos propios.

4. Determinar la infraestructura de hardware y software que se requiere para

implantar la estrategia de digitalizacin de los documentos que se generan
da a da, y se debe integrar a la infraestructura que se tenga actualmente en
la Institucin. Adems debe ser compatible con la arquitectura tecnolgica
con que se vena trabajando.
5. Identificar el uso final que se va a dar a los documentos: consultas va Web,
integrarlos a un workflow, a control de gestin, al portal y a aplicaciones
existentes la Institucin. De esta forma entre las caractersticas del software
que se va a proponer, se debe considerar como se va a comunicar con las
aplicaciones con las que interactuar.
6. Establecer una metodologa que permita medir la calidad de la informacin
digitalizada y los niveles de servicio requeridos por los usuarios tales como:
consulta de documentos, publicacin de los mismos, entre otros que se irn
definiendo durante la ejecucin de la consultora.
7. Metodologa de seguimiento del proyecto.
8. Establecer una metodologa que permita que la informacin digitalizada
cumpla con las especificaciones de normas nacionales e internacional
referentes a la conservacin de mensajes de datos.
9. Establecer una metodologa de administracin del cambio donde se indique
qu hacer para que los recursos humanos de la organizacin que estn
involucrados en la ejecucin de la estrategia de digitalizacin, se sensibilicen
a la necesidad de enfrentar ajustes en la forma en la que trabajarn; como se
va a resaltar la importancia del trabajo en equipo para orientar y promover el
cambio como alternativa para el logro de objetivos comunes, con lo cual se
va a contribuir a mejorar los niveles de servicio en las tareas que requieren
de manejo de documentos como parte de su operacin cotidiana.
10. Definir la metodologa con la cual se realizarn las bsquedas sobre la
informacin digitalizada.
11. Definir los roles, responsabilidades y

los planes de capacitacin del

10

personal en la organizacin requerido para ejecutar la estrategia de

digitalizacin de los documentos que se generan da a da y de los que
formen parte del archivo histrico.
12. Elaborar los planes de trabajo de implantacin y ejecucin para la estrategia
de digitalizacin de los documentos que forman parte de histrico y de los
que se genera da a da en cada una de las reas de la organizacin.
13. Realizar un estudio costo-beneficio de la implantacin y ejecucin de la
estrategia de digitalizacin de los documentos que forman parte de histrico
y de los que se genera da a da en cada una de las reas involucradas. Se
debe entregar al menos tres propuestas que consideren: la compra de toda
la infraestructura de hardware y software, el arrendamiento de toda la
infraestructura de hardware y software y finalmente, considerar un enfoque
mixto en el cual parte de la infraestructura de hardware y software se
arrendar y otra parte se adquirir.
14. En todas las propuestas se debe establecer qu reas digitalizarn su
archivo histrico a travs de un outsourcing.
Los beneficios de contemplar estas actividades durante la planeacin son: conocer
la infraestructura de hardware y software que se requiere para mejorar los niveles
de servicio, integrar los documentos a un workflow, verificar los tiempos de
respuesta en la consulta de los documentos, contar con una metodologa de control
de la calidad de las imgenes, contar con una metodologa que permita medir los
niveles de servicio.
Del anlisis de la situacin actual en la organizacin se conocern tambin los
volmenes de documentos a digitalizar en histrico y documentos generados
diariamente, tamao de los documentos y estado fsico de los mismos, necesidades
de consulta, uso final de los documentos (flujo de trabajos, control de gestin, etc.),
crecimiento futuro, restricciones por confidencialidad y por

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legislacin, grado de urgencia de implantacin, tiempo de almacenamiento

requerido por los documentos, espacios fsicos y personal disponible para realizar la
digitalizacin.
Los servicios que se pretenden brindar a futuro dentro de la Institucin mediante el
uso de esta tecnologa son:
1. Escaneo, tomando en cuenta el nmero de documentos que se van a
digitalizar, la velocidad requerida de escaneo, el estado de los documentos
y el tiempo disponible para la digitalizacin.
2.- Limpieza o transformacin.- Las imgenes que se obtienen despus de
digitalizar el documento en papel pueden ser limpiadas o transformadas
mediante operaciones de: contraste y/o brillantez; cambio de escala y/o
rotacin; OCR donde puede ser necesario la verificacin/correccin visual de
ciertos campos, con el apoyo de capturistas; procesos de edicin. Este
procesamiento de imgenes puede ser realizado automticamente por el
software del escner o bien a travs de un editor de imgenes, requiriendo la
intervencin de un operador humano.
3. Almacenamiento.-el documento escaneado se almacena en forma digital en
dos posibles tipos de archivos: archivo de imagen, en formato .BMP,
.GIF, .TIF, .JPG, etc. y archivo de texto en formato .txt, .doc, .html, etc.
Pueden ser almacenados en CDs o almacenamiento externo.
4. Administracin de documentos, consistente en: organizar y clasificar
electrnicamente los documentos integrndolos a una base de datos, para
su fcil consulta y convivencia con los sistemas existentes, o bien,
integrndolos a la web o en flujos de informacin (va groupware o workflow).
5. Implementar un sistema que: indexe las imgenes de acuerdo a las
necesidades del usuario, permita consulta de las imgenes, realizar otras
operaciones definidas por el usuario y definir perfiles para el manejo del
sistema.

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Finalmente, es importante reflexionar que los notables avances de la tcnica y la

computacin continuarn apareciendo, tal y como estamos acostumbrados hoy, y
que es posible que nuevos y mejores productos puedan apartarnos del uso de los
que hasta hoy creemos que son las herramientas ms eficaces. La aparicin de la
Firma Electrnica Avanzada y los futuros cambios que se requieren en la legislacin
para regular las transacciones y servicios electrnicos, hacen perceptible que el uso
del papel ir reducindose en todos los mbitos de la vida cotidiana. Sin embargo,
es evidente que la eliminacin del papel ser gradual y tardar an varios aos, por
lo que sera un error desaprovechar la tecnologa que actualmente est a nuestro
alcance y que perdurar por algn tiempo brindndonos ventajas competitivas que
faciliten y mejoren los servicios hacia el interior de las organizaciones y hacia la
ciudadana en general.

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