301308 - Anlisis de sistemas

Actividad 10 Trabajo Colaborativo 2 - Grupo 63

Actividad 10 Trabajo Colaborativo 2

301308 - Anlisis de Sistemas

Autor:
Oscar Jos Ramrez Cardona
Grupo 63

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Escuela de Ciencias Bsicas, Tecnologa e Ingeniera

Abril de 2012

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Actividad 10 Trabajo Colaborativo 2 - Grupo 63

Introduccin
A continuacin se presenta un anlisis de una situacin problema en cuanto al diseo de un nuevo
sistema de informacin, y como debemos nosotros enfrentar dicha situacin asumiendo los diferentes
roles del analista como son el de consultor, de soporte tcnico y el de agente de cambio.
Durante esta unidad se estudiaron cuales son los papeles del analista de sistema, y como debe
observar los requerimientos del usuario e incluir caractersticas en el sistema diseado; determinar los
limites y objetivos del sistema analizado, plantear su estructura y funcionamiento marcando las
directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar su funcionalidad.

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Objetivos

Entender la importancia del anlisis de sistemas.

Identificar el papel del analista.
Identificar que es la determinacin de requerimientos.
Identificar las tcnicas utilizadas para encontrar hechos.
Entender la importancia del uso de herramientas para documentar procedimientos y
decisiones.

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Descripcin de la situacin problema:

Sistema de Seguimiento de trabajos programados

El encargado de construccin de un conjunto residencial de varios cientos de apartamentos, desea

desarrollar un sistema de informacin para el seguimiento de los trabajos programados en cada uno
de los apartamentos y, cuando stos se llevan a cabo, determinar los costos presupuestados y el
monto real de lo gastado. Varios supervisores se harn cargo de la vigilancia del proceso de
construccin y elaborarn informes semanales sobre el trabajo realizado. En la actualidad, los
supervisores llevan a cabo este trabajo en forma manual por medio de informes escritos. Por otra
parte, el encargado desea incorporar al sistema el procesamiento de la recepcin de materiales y los
pagos a trabajadores y subcontratistas, labores que en este momento se realizan por separado. En la
actualidad solo se tiene sistematizado las funciones de contabilidad.
El encargado no est seguro de todos los aspectos que pueden surgir en este proceso dado que
nunca se ha intentado la integracin de todas estas actividades.
Qu papel se debe cumplir como analista en el proceso?
Como analistas de sistemas debemos auditar, de forma sistemtica, el funcionamiento de la
empresa al examinar las funciones de captura y procesamiento de datos, as como la emisin de
resultados, lo cual nos permitir mejorar los procesos a la organizacin. Al mejorar el soporte que
proporcionan los sistemas de informacin computarizados, obtenemos importantes avances en las
funciones empresariales. Estas definiciones recalcan el uso de enfoques sistemticos y metdicos
para analizar y lograr mejorar las operaciones que ocurren en el contexto particular de una
empresa.
Como analista de sistemas debemos tener la habilidad de tratar a cualquier tipo de persona, as
como tambin, tener la debida experiencia en el manejo de computadores; desempeamos
numerosos papeles, y en ocasiones, nos vemos obligados a mantener un equilibrio, al asumir
simultneamente ms de uno. Los tres papeles principales que como analista de sistemas
debemos cubrir son: el de consultor, el de especialista de apoyo o soporte y el de agente de
cambio.
Determinacin de requerimientos
La determinacin de los requerimientos es el estudio del sistema actual del negocio a fin de
encontrar como trabaja y donde debe mejorase. Los estudios del sistema son el resultado de una
evaluacin para conocer como funcionan los mtodos actuales o si son necesarios o posibles
algunos ajustes; elaborar preguntas en relacin con los sistemas manuales y los computarizados.
Dado que los analistas de sistemas no trabajan como gerentes o empleados en los
departamentos para usuarios (como mercadotecnia, contabilidad, venta, compra o produccin),

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no tienen los mismos conocimientos sobre hechos y datos que los gerentes y usuarios de esas
reas; por lo tanto un paso inicial en la investigacin es entender la situacin.
Existen ciertos tipos de requerimientos tan fundamentales que son comunes a todas las
situaciones. Contestar los grupos especficos de preguntas que analizan esta secciones, permitir
comprender estos requerimientos bsicos.
Estructuraremos nuestra investigacin y buscaremos respuestas a las siguientes 4 preguntas
principales, lo cual nos dar una idea de hacia donde vamos a apuntar el diseo del sistema
necesario.

Cules son los procesos bsicos?

Seguimiento de los trabajos en los apartamentos.
Control de materiales.
Control de pagos a empleados y contratistas.

Qu datos se utilizan o se producen durante este proceso?

Tarea a realizar, dentro de la cual se deben contemplar, el encargado, los materiales
usados, el tiempo empleado y los costos que esto gener.
Loas datos completos del empleado y/o contratista para generar el pago.

Cuales son los lmites impuestos por el tiempo y cantidad de trabajo?

No nos dan un lmite de tiempo exacto, debe ser un tiempo bien prudente ya que el texto
dice El encargado no est seguro de todos los aspectos que pueden surgir en este
proceso dado que nunca se ha intentado la integracin de todas estas actividades.

Qu controles de rendimientos se utilizan?

Los controles que se utilizan actualmente estn basados en los informes semanales que se
obtienen segn los que ejercen los supervisores en caso de los trabajos programados en
los apartamentos; y de otro lado, el informe que arroja el software de contabilidad.

Anticipacin de Requerimientos

Identifique quin o quienes estn o estaran involucrados en el proceso y quin le pueden suministrar
informacin para el levantamiento o ampliacin de informacin (Justifique).
Como analistas utilizamos una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una
situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, revisin de registros en sitio y observacin.
Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente se utilizan dos o tres para complementar el
trabajo de cada una y ayudar asegurar una investigacin completa.

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La forma ms atinada para la realizacin de entrevistas es aplicarlas de arriba hacia abajo, es

decir, comenzar por los niveles gerenciales y terminar con los trabajadores operacionales que
participen en el sistema que se est estudiando.
Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que
propone el analista, quien responde puede ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios
actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que
proporcionaran datos sern afectados por la aplicacin propuesta.
Las entrevistas pueden ser de forma individual o en forma de grupo; es una forma de
conversacin no de interrogacin, en las investigaciones de sistemas las formas cualitativas y
cuantitativas de la informacin son importantes.
A continuacin el listado de los posibles entrevistados:
Encargado de construccin: Es el actor principal y usuario final del sistema que nosotros
diseemos, pues es el que lleva el control de la informacin recopilada.
Supervisores: Son los que recopilan actualmente la informacin y entregan los informes
escritos, por medio de la observacin ellos obtienen de primera mano todos los datos sobre el
trabajo realizado.
Trabajadores: Por ser el realizador directo de la tarea, nos puede dar informacin detallada del
material usado, como gestiona la salida de la bodega, tiempo invertido en cada tarea.
Encargado de Contabilidad: Nos puede indicar como funciona el sistema que tiene
actualmente para hacer los informes de pagos a empleados, contratistas y costos de los
materiales; con el podremos determinar si es posible complementar y mejorar el software actual,
o definitivamente es necesario implementar uno nuevo sistema.

Identifique las caractersticas actuales del sistema

Podemos inferir que en el sitio hay un computador que contiene la informacin de suministros y
materiales disponibles para la construccin de los proyectos de la compaa, datos y pagos de
empleados y contratistas.
Del mismo modo encontramos que se puede producir perdida de las planillas que llenan los
supervisores a cerca de los trabajos de construccin de los apartamentos y deterioro de las
mismas por el medio en el que se encuentran.
Es decir que por el momento solo tenemos un software que solo hace la parte contable del
proyecto.

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Investigacin de requerimientos

El encargado de construccin, los contratarn como analistas de sistemas y acuerdan reunirse con
ustedes para discutir el sistema deseado. Ustedes reciben la informacin antes mencionada en el caso
y deben prepararse para su primera reunin con el dueo.
Que tcnicas de recoleccin de informacin utilizaran para la recopilacin y ampliacin del proceso
descrito. Justifique cada tcnica seleccionada. De acuerdo a la tcnica seleccionada.
Las entrevistas proveen informacin con fuentes directas y con ellas se logra tener una visin ms
clara del funcionamiento actual del sistema, as como tambin indagar sobre las necesidades de
empleados y clientes.
Determinacin del tipo de entrevista
Entrevistas no estructuradas: Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir informacin
general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructuras, con una sesin de
preguntas y respuestas libres.
Entrevistas estructuradas: Sin embargo cuando necesitamos adquirir datos ms especficos
sobre las operaciones o deseamos asegurar una alta confiabilidad en las respuestas a las
preguntas que hemos propuesto al entrevistado, las entrevistas estructuradas son mejores.
Otra tcnica que sera de gran utilidad es la observacin directa, que se aplicara en el punto de
construccin, ya que permite tener una visin de primera mano sobre lo que est ocurriendo y
determinar los aspectos benficos y perjudiciales que se presentarn al momento de elaborar el
diseo del sistema.
Plasmen en un instrumento mnimo cinco (5) preguntas que deben formular para averiguar ms
detalles relacionados con el encargado de construccin, sus clientes, los subcontratistas y los
procedimientos actuales del sistema.
Quin ser el encargado de introducir los datos al sistema? (esto con el fin de definir el tipo de
aplicacin a usar y el nivel de conocimiento de la empresa y de manejo del computador de
esta persona).
Cules son las tareas de la construccin del apartamento? (para establecer grupos y definirlas
en la base de datos).
Me puede dar un listado de materiales usados en cada tarea la construccin? (con esto logro
alimentar tanto el inventario como el costo por tarea).
Cul es el costo presupuestado para cada tarea? (as podr compararse con el costo real de la
tarea elaborada y hacer presupuestos ms ajustados en prximas ocasiones).
Cuntas personas se asignan por tarea? (as se completa el costo por tarea).

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Tiempo de ejecucin por tarea. (complementado con las personas asignadas, evitar que se
asigne la misma persona a varias tareas al mismo tiempo).
Solicito un listado de datos de empleados, clientes y subcontratistas. (estos datos encuentro
identificacin, nombre, direccin, telfono, cargo, pago en efectivo o consignacin y todo lo
que el encargado crea que es necesario tener de cada uno; para llevar el control de pagos y
gastos).
Salario por cargos o por tareas? (con esto el sistema definir automticamente un informe con
el pago al final de cada periodo laboral).

Desarrolle una descripcin del proceso mediante la utilizacin de las siguientes herramientas para
documentar procedimientos:
Un rbol de decisin: que describa el proceso para programar un trabajo en un
determinado apartamento.

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Especificacin de requerimientos
Realice un anlisis e identificacin de datos descritos en el ejercicio (nombre, tipo de datos, longitud)
y los que cree hacen falta.

TABLA

EMPLEADOS

CLIENTES

SUBCONTRATISTA

MATERIALES

TRABAJO A REALIZAR

NOMBRE DEL CAMPO

TIPO DE
DATO

LONGITUD

ID Empleado
Nombre empleado
Cargo
Telfono empleado
Direccin empleado
Tipo de pago
Sueldo
ID Cliente
Nombre cliente
Telfono cliente

Numrico
Texto
Texto
Numrico
Texto
Texto
Moneda
Numrico
Texto
Numrico

12
50
30
12
20
15
10
15
50
12

Direccin cliente
ID Subcontratista
Nombre subcontratista
Telfono subcontratista
Direccin subcontratista
Nmero de Factura
Valor de la factura
ID Material
Nombre material
Unidad de medida
Cantidad existente

Texto
Numrico
Texto
Numrico
Texto
Numrico
Moneda
Texto
Texto
Texto
Numrico

20
15
50
12
20
8
15
12
20
10
5

Costo por unidad

Tipo de trabajo
ID Empleado
ID Material
Cantidad de material
Costo por unidad
Costo total

Moneda
Texto
Numrico
Texto
Numrico
Moneda
Moneda

15
30
12
12
8
15
15

Duracin de la tarea

Fecha/Hora

10

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Identifique los siguientes requerimientos: (mnimo 2 para cada uno)

Bsicos
Informacin detallada y precisa de las tareas de construccin.
Ingreso al sistema por usuario y contrasea para los supervisores.
Cantidad mxima y mnima de materiales que deben haber en bodega.
Transacciones de los usuarios
Consulta de materiales disponibles para las tareas de construccin.
Registro de pagos a empleados, proveedores y contratistas.
Consulta de datos de empleados, proveedores y contratistas.
Toda la organizacin
Inventario de materiales por tarea de construccin y/o por proyecto.
Consultas diarias del estado de las tareas de construccin.
Registro de pagos de clientes para adquisicin de un apartamento.

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Conclusiones
La determinacin de requerimientos dentro del anlisis de sistemas es la parte ms importante, ya
que le permite al analista verificar la situacin actual (problema), la situacin deseada (ideal) e
identificar los medios y mtodos para pasar de la primera a la segunda, con optimizacin de recursos.
Cualquier sistema implementado en una organizacin es susceptible de mejora, pero es necesario
realizar un profundo anlisis de los factores internos y externos que lo afectan, para visualizar las
condiciones que se requiere cumplir y los resultados que se espera lograr.
El analista de sistemas en el desarrollo de su labor, adems de su conocimiento, debe aplicar el
sentido comn para resolver situaciones conflictivas que se presentan en el interior de las empresas,
con el fin de detectar fallas y plantear soluciones alternativas.

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Bibliografa
Gonzlez Sanabria, Yina Alexandra. Bogot, 2011. Contenido Didctico del Curso: 301308 Anlisis
de Sistemas. Universidad Nacional Abierta y a Distancia. Escuela de Ciencias Bsicas, Tecnologa
e Ingeniera.
Jardines, Gloria. (2004).Teora General de Sistemas Informticos. www.mailxmail.com. Recuperado el
25
de
abril
de
2012
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http://www.mailxmail.com/curso-teoria-general-sistemasinformaticos/determinacion-requerimientos
Estrategia Magazn. (2011). La Tcnica del rbol para la toma de decisiones.
www.estrategiamagazine.com.
Recuperado
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http://www.estrategiamagazine.com/administracion/la-tecnica-del-arbol-para-la-toma-dedecisiones-efectivas-herramientas/