INVENTARIOS

Los inventarios o existencias son aquellos bienes tangibles que tiene la empresa bien sea para la venta a corto plazo,
como para su transformacin en bienes o servicios para su posterior comercializacin.
En la cuenta de inventarios segn sea el caso, esta puede contener materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de
bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito.
El inventario es una partida de alta importancia para la gestin administrativa, sobre todo si la empresa es
comercializadora o manufacturera, de aqu la importancia en el manejo del inventario por parte de la misma. El manejo
contable exige el tener un control oportunamente sobre esta partida, as como tambin el instaurar los sistemas y
mtodos que permitan el conocer al final del perodo contable el saldo de los inventarios y el costo de ventas.

A. Diferencia entre sistema de inventarios y mtodos de valuacin

Una de las confusiones ms comunes inclusive en algunos colegas, tiene que ver con referirse de forma
indistinta a los sistemas de inventarios y a los mtodos de valuacin de inventarios.
Un sistema de inventarios es muy diferente a un mtodo de valuacin; cada uno tiene sus objetivos que
difieren mucho del uno al otro. El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos,
mientras que el mtodo de valuacin de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el
de valorar o valuar el inventario final.
Una cosa es controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la determinacin del costo de
cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final de un periodo.
Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario peridico e inventario permanente. En cambio
existen mltiples mtodos de valuacin de inventarios. Peps, Upes, Promedio ponderado, Retail, entre otros.
Los mtodos de valuacin de inventarios determinan el costo de venta y el valor del inventario final en el
sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que si hablamos de mtodos de valuacin de
inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de inventarios permanente.
La determinacin del costo de venta en el sistema de inventarios peridico no se hace con los mtodos de
valuacin de inventarios, sino mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que tomar el
inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario final.
Como vemos son claras las diferencias entre un concepto y otro.
B. Sistemas de inventarios
Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema peridico y Sistema permanente o perpetuo.

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CARLOS FELIPE CHAVES C.

a) Sistema de inventarios peridico

El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o
periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de
inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede
saber en determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cunto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un
conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de
inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en
compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la prdida
del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen
los conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilizacin en el inventario peridico:
En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se contabilizan en el activo
(Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el
valor all acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de
mercancas compradas se contabilizan tambin en la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo mismo que la
devolucin en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina el inventario final, ste
inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).
Aspectos tributarios:
El decreto 187 de 1975, en su artculo 27, establece que cuando el costo de venta se determine mediante el
juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancas en trnsito, ni las mercancas recibidas en
consignacin.
En el caso de las mercancas en trnsito, si se llegare a vender esas mercancas estando en trnsito, el costo de
venta que se considera provisional, se contabilizar como diferido. La utilidad o prdida por esas ventas, se
determinar e incluir en la renta del ao en que se liquide definitivamente el respectivo costo.

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Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario peridico para los contribuyentes que
de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaracin tributaria firmada por contador pblico. (Vea:
Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador pblico).
Fiscalmente se acepta la disminucin del inventario final hasta en un 3%. Esta disminucin bien puede ser por
deterioro o por prdida, obsolescencia, etc.
Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por cualquier otro motivo
que la empresa considere prudente provisionar algn valor, no son aceptadas fiscalmente. La nica
disminucin permitida es la del inventario final slo en el 3%.
b) Sistema de inventarios permanente
El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo, permite un control constante de los
inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante
tarjetas llamada Cardes, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de
adquisicin, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en
todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinacin del costo al
momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.
Valuacin de los inventarios en el sistema permanente
La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de venta por el sistema permanente, tiene el
inconveniente con los valores de las mercancas, puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con
precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancas
compradas.
Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza mediante diferentes mtodos que buscan
determinar el costo de la forma ms real, dependiendo del tipo de empresa.
Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio ponderado, Mtodo Peps, Mtodo Ueps,
Mtodo retail, etc.
Contabilizacin de los inventarios en el sistema permanente
En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia prima se contabilizan en un debito a la
cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la cuenta de inventarios, es decir, se
contabiliza como un crdito a la respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez se contabiliza el
costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina tambin su costo.
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C. Mtodos de evaluacin de los inventarios:

Los mtodos de evaluacin de los inventarios se aplican para determinar el costo de ventas de los productos
producidos o comercializados.
a) Costo de venta:
El costo de venta es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio. Es el
valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende.
Cuando se hace una venta, por ejemplo de $100.000, todo no es utilidad para el vendedor, puesto que para
poder vender ese valor, debi haberse comprado un bien, para lo cual indudablemente hubo necesidad de
incurrir en un costo, costo que se conoce como costo de venta. Quizs el vendedor compro una camisa en
$60.000 y luego la vendi en $100.000, por lo que su costo de venta viene a ser $60.000, para poder hacer una
venta de $100.000.
Determinar el costo de venta, en principio es algo muy sencillo, pues todo lo que se debe hacer es restar al
valor de la venta, el valor que se invirti en el producto vendido. Pero cuando se venden grandes cantidades y
se manejan multitud de productos, el proceso de determinacin del costo de venta es mucho ms complejo.
Los inventarios son controlados mediante dos sistemas (Sistema de inventarios permanente y Sistema de
inventarios peridico). Cada sistema tiene su propio mecanismo o procedimiento para determinar el costo de
venta. En el caso del sistema permanente se utilizan los diferentes mtodos de valuacin de Inventarios
(Mtodo Peps, Mtodo Ueps, Mtodo del promedio ponderado, Mtodo retail, etc.). En el sistema peridico
se utiliza el Juego de inventarios.
Cada uno de estos mtodos y/o sistemas, busca determinar el costo de la mercanca vendida para luego
determinar la utilidad bruta, puesto que como ya se ha mencionado, el valor de la venta tiene incluido un
costo que se debe determinar para saber cul es el porcentaje de utilidad que se est manejando.
El precio de venta est compuesto por el costo (Costo de venta) del producto ms el porcentaje de utilidad
deseado por el vendedor. De aqu se puede observar la importancia que tiene el costo de ventas, pues de l
depende en buena parte el porcentaje de utilidad, puesto que no siempre se puede tener control absoluto
sobre el precio de venta.
Supongamos que una empresa vende un producto A, el cual tiene un precio en el mercado de $1.000. El costo
de venta de ese producto es de $900, por lo que se puede decir que el porcentaje de utilidad de la venta es de
un 10%. Qu pasara si el vendedor quiere incrementar su porcentaje de utilidad a un 20%, pero no puede
subir el precio de venta por que la competencia sigue vendiendo el mismo producto en $1.000? la nica
alternativa es disminuir el costo de venta a $800, y esa es la realidad de muchas empresas en un mundo
globalizado y competitivo, donde se requiere ser ms productivo y efectivo para poder sobrevivir a la
competencia.

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b) Mtodo de valuacin de inventarios promedio ponderado

Existen dos sistemas de inventarios: El sistema peridico y el sistema permanente. Cuando la empresa utiliza
el sistema permanente, debe recurrir a diferentes mtodos de valuacin de inventarios, entre los que
tenemos el Mtodo Ueps, Mtodo Ueps, Mtodo del Promedio ponderado y Mtodo retail, siendo estos los
ms utilizados y ms desarrollados.
Promedio ponderado
Con este mtodo lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario
con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el nmero de unidades existentes en el
inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este mtodo, es similar o igual que los otros, la devolucin se
hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo
del producto ms el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las
devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de
la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderacin.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurri al
momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderacin.
Ejemplo Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo Contado
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo Contado

Solucin. La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Cardes) de la siguiente manera

Fecha

Concepto

01-01
03-01
04-01
15-01
28-01
31-01

Saldo inicial
Compras
Ventas
Compras
Compras
Ventas

Entradas
Cantidad Valor Valor
unitario Total
500
600
500

$12
15
18

Salidas
Cantidad Valor Valor
unitario Total

$6.000
1.100

$10.67 $11.737

1.000

14.84

9.000
9.000

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17.808

Saldo
Cantidad
1.000
1.500
400
1000
1.500
300

Valor unitario
$10
10.67
10.67
13.26
14.84
14.84

CARLOS FELIPE CHAVES C.

Valor
Total
$10.000
16.000
4.263
13.263
22.263
4.455

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de
enero se efecta una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta informacin se coloca en la columna de
entradas sumando las unidades del inventario con las unidades de la compra, y los valores del saldo con los
valores de la nueva compra. Para hallar el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del saldo por
el nmero total de unidades. Cada vez que se realice una compra habr que hacer el mismo procedimiento. El
4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces, en la columna de salidas se coloca el nmero de
unidades vendidas, en la columna de valor unitario se coloca el costo promedio calculado. El producto es el
costo total de las unidades vendidas.
Para hallar el saldo se efectan diferencias entre las unidades y valores totales del inventario con las unidades
y valores totales de la venta, dando como resultado el valor de las unidades que quedaron despus de la
venta. El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades. Cada vez que se realice una venta, habr que
hacer este procedimiento.
Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades valorizadas a un costo de $14.84
para un total de $4.455.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del perodo, las cuales ascendieron
a $29.545.oo.
Ntese, que cada vez que hay una transaccin, cualquiera que sea, en el saldo se va colocado un subrayado
simple. El promedio ponderado es quizs el mtodo ms objetivo, ya que por el hecho de promediar todos los
valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa.
Por el hecho de promediar valores, el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja
mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado.
Recordemos que al utilizar el mtodo PEPS el costo de venta queda subvalorado porque se calcula con base a
precios antiguos que son por lo general ms econmicos, lo que significa que las ltimas compras que entran,
que entran a un mayor valor, son las que van a quedar en el inventario final, por lo que este queda
sobrevalorado afectando directamente el balance general. Adems por tener un costo de venta menor, las
utilidades se inflaran y estas ingresaran al balance general como utilidades del ejercicio por lo que el efecto
sobre el balance es doble, al igual que sucede con el mtodo UEPS.
En cuanto a este ltimo mtodo, sucede todo lo contrario al mtodo PEPS, ya que al costear con base a las
ltimas compras que por regla general son ms costosas, el costo de venta se elevara afectando la utilidad del
ejercicio. Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor costos, quiere decir que en e inventario final solo
quedan unidades anteriores con un menor costo, por lo que el inventario final estar subvalorado, teniendo
efecto sobre el Balance general y sobre el Estado de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en
vista a que la base para el impuesto al patrimonio se ver disminuida tanto por un menor valor de los
inventarios como por un patrimonio afectado en menor grado por unos resultados del ejercicio tambin
menores por el efecto de los costos de venta determinados por este mtodo.

c) PEPS; Mtodo de valuacin de inventarios

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Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron
primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos productos comprados ms recientemente.
En cualquiera de los mtodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario
por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno.
En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la
operacin, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra.
Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el
valor en que se vendi, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de
salida segn el mtodo de valuacin de inventarios manejado por la empresa.
Ejemplo: Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:
El 2 de enero de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo contado
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo contado
Solucin.
La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Cardes) de la siguiente manera:
Entradas
Salidas
Cantidad Valor
Valor Cantidad Valor
Valor
unitario Total
unitario Total

Fecha

Concepto

01-01
03-01

Saldo inicial
Compras 500
Salida a
produccin

04-01
15-01
28-01
31-01

Compras 600
Compras 500
Salida a
produccin

$12

15
18

$6.000
1.000

$10

$10.000

100

12

1.200

400

12

4.800

600
200

15
18

9.000
3.600

9.000
9.000

Saldo
Cantidad Valor
unitario
1.000
$10
500
12

Valor
Total
$10.000
6.000

400
600
500

12
15
18

4.800
9.000
9.000

300

18

5.400

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de
enero se efecta una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta informacin se coloca en la columna de
entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las
primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a $10.oo cada una. Como estas
unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de $12.oo cada una,
completndose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al ltimo costo, que es de
$12.oo. Esta accin se repite cada vez que hay una venta.

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CARLOS FELIPE CHAVES C.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $18.oo para un total de
$5.400.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del perodo, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo
Ntese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para
separar la situacin anterior de la nueva.
Al utilizar este mtodo de valuacin de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la
empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien sabemos que
al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las ltimas
unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta
al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron ms econmicas, se
tiene un costo de venta relativamente ms bajo, lo que significa que tendr menor efecto sobre la utilidad,
resultando como consecuencia que esta sea ms elevada que si se utilizaran otros mtodos de valuacin de
inventarios.
Como se puede ver en forma general, este mtodo hace que la utilidad sea menor y que el Balance general se
sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancas un tanto ms costoso. Igualmente se afecta
el Estado de resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta producto de costear con
las primeras unidades de materias primas compradas.
d) UEPS; Mtodo de valuacin de inventarios
En este mtodo lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el
objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un
mtodo muy til cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy comn en
los pases con tendencias inflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el mtodo PEPS, es
decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisicin, esto debido a que como es apenas lgico, el
producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo. Debemos recordar adems que los
diferentes mtodos de valuacin tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen
un costo identificado que es el valor pagado por ellas.
En el caso de la devolucin en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que
salieron al momento de hacer la venta.
Ejemplo: Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2001 haba en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo.
El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.
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Solucin.
La informacin anterior se registra en la tarjeta de control (Cardes) de la siguiente manera:

Fecha Concepto
01-01
03-01
04-01
15-01
28-01
31-01

Entradas
Cantidad Valor
unitario

Saldo inicial
Compras
500
Salida a
produccin
Compras
600
Compras
500
Salida a
produccin

$12

15
18

Valor
Total

Cantidad

Salidas
Valor
unitario

Valor
Total

$6.000
500

$12

$6.000

600

10

6.000

500

18

9.000

600
100

15
10

9.000
1.000

9.000
9.000

1.000
500

Saldo
Valor
unitario
$10
12

Valor
Total
$10.000
6.000

400
600
500

10
15
18

4.000
9.000
9.000

300

10

3.000

Cantidad

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a $10.oo cada una. El 3 de
enero se efecta una compra de 500 unidades a $12.oo cada una. Esta informacin se coloca en la columna de
entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las
ltimas que entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a $12.oo cada una.
Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que estn en el inventario inicial, a un costo de
$10.oo cada una, completndose el total de unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer
costo, que es de $10.oo. Esta accin se repite cada vez que hay una venta.
Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de $10.oo para un total de
$3.000.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del perodo, las cuales ascendieron a $ 28.600.oo
Ntese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para
separar la situacin anterior de la nueva.
Financieramente la utilizacin de este mtodo, implica un mayor valor del costo de venta debido a que es
determinado con base a las ltimas unidades adquiridas que por lo general son ms costosas; igualmente al
costera con base a las ultimas unidades compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras
unidades que en la mayora de los casos son mas econmicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor.
En conclusin se puede decir que este mtodo es utilizado por empresas en pases donde la inflacin es alta,
con el objetivo de reconocer tales incrementos en el Estado de resultados, ya que con el UEPS la utilidad
resulta menor al tener unos costos de ventas ms elevados, y otro efecto se ve en el Balance general al estar
un tanto subvalorado por tener el inventario final con precios antiguos.

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