Manual de Tablas Dinamicas

ILCOMP
Instituto Latinoamericano de Computacin
INDICE DE CONTENIDO
Tablas Dinmicas. ............................................................................................................................................3
I.
CREAR UNA TABLA DINMICA .......................................................................................................................... 3
II.
ELIMINAR UNA TABLA DINMICA. ................................................................................................................... 5
III.
APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA ............................................................................................. 5
IV.
OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA. .................................................................................. 5
V.
GRFICOS CON TABLAS DINMICAS. .............................................................................................................. 6
VI.
AGREGAR CAMPOS CALCULADOS A LA TABLA DINMICA: .................................................................. 6
VII.
ACTUALIZACIN DE LA TABLA DINMICA. ............................................................................................... 7
VIII.
CAMPOS PERSONALIZADOS EN UNA TABLA DINMICA. ........................................................................ 7
IX.
ORDENAR DATOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA O DE GRFICO DINMICO. ................... 8
Ordenar datos en rtulos de columna o de fila........................................................................................................ 8

Ordenar datos en el rea de valores. ....................................................................................................................... 9
CAMPOS DE SUBTOTALES Y DE TOTALES EN UNA TABLA DINMICA. ................................................... 9
X.
Calcular subtotales para campos de fila y columna:............................................................................................... 9

Calcular el subtotal de un rtulo de fila o columna interior .................................................................................. 10
Quitar subtotales........................................................................................................................................................ 10
Mostrar u ocultar totales generales para todo el informe. .................................................................................... 10
Establecer el comportamiento predeterminado para mostrar u ocultar totales generales. ............................. 11
XI.
AGRUPAR ELEMENTOS EN UNA TABLA DINMICA................................................................................ 11

Agrupar elementos numricos ............................................................................................................................. 11
Agrupar elementos seleccionados ...................................................................................................................... 11
Desagrupar elementos .......................................................................................................................................... 11
XII.
OPCIONES DE LA TABLA DINMICA. .......................................................................................................... 12

Diseo y formato .................................................................................................................................................... 12
Seccin Totales generales ................................................................................................................................... 12
XIII.
ESPECIFICACIONES Y LMITES DE TABLAS DINMICAS Y GRFICOS DINMICOS. ....................... 14
XIV.
MACROS. ........................................................................................................................................................ 15
Grabar una macro.................................................................................................................................................. 15
MANUAL DE EXCEL TABLAS DINAMICAS
PGINA 1
ILCOMP
Ejecutar una macro................................................................................................................................................ 16
Asignar una macro a un objeto, grfico o control. ............................................................................................. 16
Eliminar una macro................................................................................................................................................ 16
Descripcin general de la seguridad de macros. .............................................................................................. 16
Configuracin de seguridad de macros y sus efectos ...................................................................................... 16
XV.
ANEXO: EJERCICIOS APLICADOS A TABLAS DINMICAS...................................................................... 17
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ILCOMP
Tablas Dinmicas.
Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto
de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc.
Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.
Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir

de unos datos que ya tenemos.
I. CREAR UNA TABLA DINMICA

Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las
tablas y grficos dinmicos.
Supongamos que tenemos una coleccin de datos de
los artculos del almacn con el nmero de referencia y el
mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el
importe del mismo.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los

datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una
hoja de clculo nueva.
Podramos crear una conexin con otra aplicacin para
obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla
o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a
participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos
para poder examinar mejor las ventas de cada artculo en
cada mes.
Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en

Tabla dinmica (tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un grfico
dinmico).
PGINA 3
ILCOMP
En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a
,
la seccin
el
campo
MES
a
y finalmente el campo IMPORTE a
.
Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.
Desde este panel podemos personalizar la forma en que

van a verse los datos en la tabla dinmica.
Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:
- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido

anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el
campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla
las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la pestaa
Opciones:
El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en

cualquier momento podremos quitar un campo de un zona
arrastrndolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al
pie del panel.
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y

total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con
ms informacin:
PGINA 4
ILCOMP
Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al

aadir varios campos en la seccin Valores el rtulo
aparecer en una las secciones de rtulos, si te
aparece en Rtulos de columna despliega la lista asociada a
l y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.
II. ELIMINAR UNA TABLA DINMICA.

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos
seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr.
III. APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir
filtrar los resultados y as visualizar nicamente los que nos
interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre
todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rtulos en la tabla estn acompaados, en su parte derecha, de una flecha
indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rtulo Rtulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una
casilla de verificacin en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, ms una opcin para marcar todas las
opciones en este caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros
meses desaparecern de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar
la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba.
Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms complejas, por ejemplo podemos
seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de Abril.
IV. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA

DINMICA.
Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera
unos totales con sumatoria, puede interesarnos modificar esas
frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el
mnimo, el promedio, etc.
PGINA 5
ILCOMP
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de
la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botn
derecho del ratn, nos aparece un men contextual con diferen-
200
Junio - Suma de CANTIDAD
180
tes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de
160
campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como

el que vemos en la imagen.
140
Junio - Suma de IMPORTE

Mayo - Suma de CANTIDAD
120
Mayo - Suma de IMPORTE
100
80
Abril - Suma de CANTIDAD

60
40
Abril - Suma de IMPORTE
20
Marzo - Suma de CANTIDAD

0
1235 1236 1245 1258 1265 1267 1269 1278
VI. AGREGAR CAMPOS CALCULADOS A

LA TABLA DINMICA:
En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio,
etc.
Los campos calculados permiten realizar clculos usando

frmulas personalizadas con campos de la tabla dinmica.
Para agregar un campo calculado deber seleccionar cualquier
celda de la tabla creada y en la cinta Opciones dar clic en la
herramienta Frmulas, luego dar clic en Campo calculado
Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn

de la pestaa Opciones.
V. GRFICOS CON TABLAS DINMICAS.

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico dinmico de la pestaa Opciones.
Aparecer la caja de dialogo mostrada en la imagen a continuacin:
Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico

que nos agrade ms o nos convenga ms segn los datos que
tenemos.
Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el grfico que ms nos
convenga.
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ILCOMP
VIII. CAMPOS PERSONALIZADOS EN UNA

TABLA DINMICA.
Para realizar clculos personalizados (Un clculo personalizado es un mtodo para resumir valores del rea de datos de
una tabla dinmica utilizando los valores de otras celdas del
rea de datos.) en campos de valores dispone de las siguientes
funciones:
Funcin
Diferencia de
Entonces se debe escribir el nombre del campo calculado
en la casilla Nombre y la frmula a emplear para calcular
dicho campo en la casilla Frmula. Para usar en la frmula
cualquiera de los campos existentes en la tabla solo tiene que
seleccionarlo de la lista Campos y dar clic en Insertar Campo.
Para agregar el nuevo campo calculado a la lista de campos de
clic en Sumar. Si lo que desea es modificar o eliminar un
campo calculado existente, despliegue la lista Nombre, seleccione el campo a modificar o eliminar; si desea eliminarlo de
clic en Eliminar o realice la modificacin deseada a la frmula.
% de
% de la diferencia
de
Cuando la informacin del origen de datos en el que est

basada la tabla ha sufrido cambios, o sea se han hecho modificaciones a los datos, ser necesario realizar una actualizacin
de la tabla dinmica, para hacerlo se debe dar clic derecho
sobre la tabla y en el men de contexto que aparece dar clic en
Actualizar.
Muestra los valores como un porcentaje del valor de Elemento base en

Campo base.
Muestra los valores como la diferencia de porcentaje del valor de
Elemento base en Campo base.
Total en
% de la fila
Muestra el valor de cada fila o categora como un porcentaje del total

de la fila o categora.
% de la columna
Muestra todos los valores de cada

columna o serie como un porcentaje
del total de la columna o serie.
% del total
Muestra los valores como un porcentaje del total general de todos los
valores o puntos de datos en el informe.
Calcula los valores como se indica a
continuacin:
ndice
Muestra los valores como la diferencia del valor de Elemento base

en Campo base.
Muestra los valores de elementos (elemento: subcategora de un

campo en informes de tabla dinmica y de grfico dinmico. Por ejemplo, el campo "Mes" podra tener los
elementos "Enero", "Febrero", etc.)
sucesivos en Campo base como un
total.
Si se ha dado clic en Aceptar Excel habr incorporado a la

tabla los campos calculados creados, si se da clic en Cerrar,
luego puede agregar los campos calculados que se crearon.
VII. ACTUALIZACIN DE LA TABLA DINMICA.
Resultado
((valor en celda) x (Suma total de

sumas totales)) / ((Suma total de
fila) x (Suma total de columna))
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ILCOMP
Utilice la lista Mostrar datos como del cuadro de dilogo
Campo de tabla dinmica para un campo de datos con el fin
de crear clculos personalizados.
IX. ORDENAR DATOS EN UN INFORME DE

TABLA DINMICA O DE GRFICO DINMICO.
Fechas y horas
Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, haga

clic en Ordenar de ms antiguos a ms recientes.

clic en Ordenar de ms recientes a ms antiguos.
3.
Opcionalmente, para personalizar la operacin de ordenacin, en la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, haga
clic en Ordenar.
En el cuadro de dilogo Ordenar <nombre de campo>,
seleccione el tipo de ordenacin que desea siguiendo uno
de estos procedimientos:
Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden
alfabtico o compilar niveles de inventario de una lista de
productos de mayor a menor. Ordenar los datos le permite ver
con rapidez y comprender mejor sus datos, organizar y encontrar los datos que busca y, finalmente, tomar decisiones ms
eficaces.
Para devolver a los elementos su orden original, haga

clic en Orden del origen de datos. Esta opcin slo
est disponible para los datos de origen OLAP.
Para arrastrar y arreglar elementos del modo que

desee, haga clic en Manual.
Para seleccionar un campo para ordenar en orden ascendente, seleccione Ascendente (A a Z) y, a continuacin, seleccione el campo en la lista desplegable.
Para seleccionar un campo para ordenar en orden descendente, seleccione Descendente (A a Z) y, a continuacin, seleccione el campo en la lista desplegable.
Ordenar datos en rtulos de columna o de fila.

1.
Seleccione un campo de columna o de fila de la tabla

dinmica o de grfico dinmico. Seleccione un rtulo de
fila o columna de la tabla dinmica.
En un grfico dinmico, haga clic en el campo de la tabla
dinmica asociado. Para ordenar los elementos de un
campo de serie, haga clic en el rtulo de columna correspondiente. Para ordenar los elementos de un campo
de categora, haga clic en el rtulo de fila correspondiente.
En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, realice uno
de los siguientes procedimientos:
2.
4.
Opcionalmente, para seguir personalizando la operacin

de ordenacin, haga clic en Ms opciones.
En el cuadro de dilogo Ms opciones de ordenacin,
siga uno o varios de estos procedimientos:
Para habilitar o deshabilitar la operacin de ordenacin cada vez que el informe de tabla dinmica se actualiza, dentro de la seccin Autoordenar, active o
desactive la casilla de verificacin Ordenar automticamente cada vez que se actualice el informe.
Para ordenar segn un criterio de ordenacin definido

por el usuario mediante una lista personalizada, en la
parte inferior de la seccin Primer criterio de ordenacin, seleccione la lista personalizada en la lista
desplegable. Esta opcin slo est disponible si no se
ha seleccionado la casilla de verificacin de la parte
inferior de la seccin Autoordenar.
Texto

clic en Ordenar de A a Z.
Para ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.

Nmeros

clic en Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar de mayor a menor.
Microsoft Office Excel ofrece listas personalizadas

integradas de das de la semana y de meses del ao, y
puede adems crear sus propias listas. Para obtener
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ILCOMP
ms informacin, vea Ordenar datos en un rango o tabla.
3.
Opcionalmente, para personalizar la operacin de ordenacin, en la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, haga
clic en Ordenar.
Notas
En el cuadro de dilogo Ordenar por valor, siga uno o

varios de estos procedimientos:
Para habilitar o deshabilitar las listas personalizadas, active o desactive la casilla de verificacin
Usar listas personalizadas al ordenar en la ficha
Totales y filtros del cuadro de dilogo Opciones de
tabla dinmica. Si desactiva esta casilla de verificacin mejorar el rendimiento al ordenar grandes
cantidades de datos.
El criterio de ordenacin de la lista personalizada

no se conservar si actualiza (actualizar: renovar el
contenido de un informe de tabla dinmica o grfico dinmico para reflejar los cambios realizados en
el origen de datos subyacente. Si el informe est
basado en datos externos, la actualizacin ejecuta
la consulta subyacente para recuperar los datos
nuevos o modificados.) el informe.
Para cambiar el tipo de ordenacin, realice uno de

estos procedimientos:
Para ordenar por valores totales generales, haga

clic en Total general.
Para cambiar la fila o la columna, seleccione Valores de la fila seleccionada o Valores de la columna
seleccionada y, a continuacin, escriba una referencia a una celda en la fila o columna con los valores por los que desea ordenar en el cuadro.
Dentro de Opciones de ordenacin, realice uno de estos procedimientos:
Para ordenar nmeros en orden ascendente, seleccione De menor a mayor.
Para ordenar nmeros en orden descendente, seleccione De mayor a menor.
Dentro de Direccin del orden, realice uno de estos

procedimientos:
Para ordenar valores verticalmente, seleccione De

arriba a abajo.
Para ordenar valores horizontalmente, seleccione

De izquierda a derecha.
X. CAMPOS DE SUBTOTALES Y DE TOTALES EN UNA TABLA DINMICA.
Como alternativa, para seleccionar una fila o una columna,
Al trabajar con una tabla dinmica, puede mostrar u ocultar

los subtotales de campos de columnas y de filas individuales,
mostrar u ocultar los totales generales de columnas y filas
para la tabla completa, y calcular los subtotales y totales generales con o sin elementos filtrados.
haga clic en Contraer dilogo

para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccione la fila o la columna y, a
Calcular subtotales para campos de fila y columna:
continuacin, presione Expandir dilogo
Ordenar datos en el rea de valores.

1.
Seleccione un campo de valor de un informe de tabla

dinmica.
En la ficha Opciones, en el grupo Ordenar, realice uno
de los siguientes procedimientos:
2.

clic en Ordenar de menor a mayor.
Para ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar de mayor a menor.
1.
Seleccione un elemento de un campo de fila o de columna de la tabla dinmica.

2. En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga
clic en Configuracin de campo. Se muestra el cuadro
de dilogo Configuracin de campo.
3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Calcular el subtotal de un rtulo de fila o columna exterior
1. Para calcular el subtotal con la funcin de resumen
predeterminada, dentro de Subtotales, haga clic en
Automticos.
2. De manera opcional, para utilizar una funcin diferente o para mostrar varios tipos de subtotales, haga
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ILCOMP
clic en Personalizados y, a continuacin, seleccione

una funcin.
Seleccione Mostrar todos los subtotales en la

parte superior del grupo.
Funciones que pueden utilizarse como subtotales:

Funcin
3.
Descripcin
Suma
La suma de los valores. Esta es la funcin

predeterminada para datos numricos.
Contar
El nmero de los valores de datos. La

funcin de resumen Contar funciona del
mismo modo que la funcin de la hoja de
clculo CONTARA. Contar es la funcin
predeterminada para datos no numricos.
Promedio
El promedio de los valores.
Mx
El valor mximo.
Mn
El valor mnimo.
Producto
El producto de los valores.
Contar
nmeros
El nmero de valores de datos que son

nmeros. La funcin de resumen Contar
nm funciona del mismo modo que la
funcin de la hoja de clculo CONTAR.
DesvEst
Un clculo de la desviacin estndar de

una poblacin, donde la muestra es un
subconjunto de toda la poblacin.
DesvEstP
Un clculo de la desviacin estndar de

una poblacin, donde la poblacin son
todos los datos que van a resumirse.
Var
Un clculo de la varianza de una poblacin, donde la muestra es un subconjunto

de toda la poblacin.
Varp
La varianza de una poblacin, donde la

poblacin son todos los datos que van a
resumirse.
Para los rtulos exteriores en formulario compacto o

esquemtico, puede mostrar los subtotales encima o
debajo de sus elementos, o bien ocultar los subtotales
haciendo lo siguiente:
a)
En la ficha Diseo, en el grupo Diseo, haga clic

en Subtotales.
b) Siga uno de los procedimientos siguientes:
Seleccione No mostrar subtotales.
Seleccione Mostrar todos los subtotales en la
parte inferior del grupo.
Calcular el subtotal de un rtulo de fila o columna

interior
Para seleccionar una funcin, en Subtotales, haga clic

en Personalizados, si est disponible esta funcin y,
a continuacin, seleccione una funcin.
Quitar subtotales
Haga clic en Ninguno en Subtotales.
Nota Si un campo contiene un elemento calculado, no

es posible cambiar la funcin de resumen de subtotales.
Sugerencia Para mostrar u ocultar rpidamente el subtotal actual, haga clic con el botn secundario del mouse
(ratn) en el elemento del campo y, a continuacin, seleccione Calcular el subtotal de "<nombre de rtulo>".
Mostrar u ocultar totales generales para todo el informe.

Puede mostrar u ocultar los totales de la tabla dinmica actual.
Mostrar u ocultar totales generales
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Diseo, haga clic en
Totales generales y, a continuacin, seleccione una de
las siguientes opciones:
Desactivado para filas y columnas

Activado para filas y columnas
Desactivado slo para filas
Activado slo para columnas
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ILCOMP
Establecer el comportamiento predeterminado para
mostrar u ocultar totales generales.
1.
2.
Haga clic en la tabla dinmica.

En la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinmica,
haga clic en Opciones.
Se muestra el cuadro de dilogo Opciones de tabla
dinmica.
Haga clic en la ficha Totales y filtros.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
3.
4.
Mostrar totales generales
Agrupar fechas u horas

1.
Seleccione el campo de fecha u hora en la tabla dinmica

que desea agrupar.
2.
En la ficha Opciones, en el grupo Grupo, haga clic en

Agrupar campos.
3.
Escriba la primera hora o fecha que desee agrupar en el

cuadro Comenzar en y la ltima en el cuadro Terminar
en.
4.
En el cuadro Por, haga clic en uno o ms perodos de

tiempo para los grupos.
Para agrupar los elementos por semanas, haga clic en
Das en el cuadro Por, asegrese de que Das es el nico
perodo de tiempo seleccionado y, despus, haga clic en
7 en el cuadro Nmero de das. A continuacin, puede
hacer clic en otros perodos de tiempo por los que desee
agrupar, como Mes.
Active la casilla de verificacin Totales generales de

las columnas, Mostrar totales generales de las filas o
ambas.
Ocultar totales generales
Desactive la casilla de verificacin Mostrar totales

generales de las columnas, Mostrar totales generales
de las filas o ambas.
Agrupar elementos seleccionados

1.
XI. AGRUPAR ELEMENTOS EN UNA TABLA

DINMICA.
Puede agrupar los elementos de un campo de forma personalizada con el fin de aislar el subconjunto de los datos que
necesita para trabajar y que no puede agrupar de otro modo,
por ejemplo, con las opciones de ordenacin y filtrado.
2.
Seleccione los elementos de la tabla dinmica que desea

agrupar; para ello, haga clic en los elementos y arrstrelos o presione la tecla CTRL o MAYS mientras hace
clic en los elementos.
Agrupar seleccin.
Agrupar elementos numricos
Nota Para los campos organizados en niveles, slo pueden

agruparse los elementos que tengan el mismo elemento en el
siguiente nivel. Por ejemplo, si el campo tiene los niveles
Pas y Ciudad, no podr agrupar ciudades de pases diferentes.
1.
Seleccione el campo numrico en la tabla dinmica que

desea agrupar.
Desagrupar elementos
2.

Agrupar campos.
3.
En el cuadro Comenzar en, escriba el primer elemento

que desee agrupar.
4.
En el cuadro Terminar en, escriba el ltimo elemento

que desee agrupar.
5.
En el cuadro Por, escriba un nmero que represente el

intervalo incluido en cada grupo.
1.
2.
Seleccione los elementos que desea desagrupar.

Desagrupar.
En una seleccin de grupo, slo se desagrupan los elementos.
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ILCOMP
XII.
CA.
OPCIONES DE LA TABLA DINMI-
Utilice el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica

para controlar los distintos ajustes de un informe de tabla
dinmica.
Nombre Muestra el nombre de la tabla dinmica. Para cambiarlo, haga clic en el texto del cuadro y modifique el nombre.
Diseo y formato
Seccin Diseo
Combinar y centrar celdas con etiquetas: Active esta casilla
de verificacin para combinar celdas de elementos de columna y fila externos de manera que pueda centrar los elementos
horizontal y verticalmente. Desactvela para justificar a la
izquierda los elementos de los campos de columna y fila externos al principio del grupo de elementos.
Sangra de etiquetas de filas en forma compacta: Para
aplicar una sangra al rea de rtulos de filas si el informe de
tabla dinmica tiene un formato compacto, seleccione un nivel
de sangra de 0 a 127.
Mostrar campos en rea de filtro de informe: Seleccione
Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los
campos del rea del filtro del informe de arriba a abajo, segn
se agregan los campos, antes de mostrar otra columna. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el rea de filtro de informe de izquierda a
derecha, segn se agregan a l los campos, antes de continuar
con otra fila.
Campos de filtro de informe por columna: Escriba o seleccione el nmero de campos que desea mostrar antes de mostrar otra columna o fila en funcin del valor en Mostrar campos en rea de filtro de informe.
Seccin de formato
Para valores errneos, mostrar: Active esta casilla de verificacin y escriba el texto, como por ejemplo, "No vlido", que
desea que aparezca en la celda en lugar de un mensaje de
error. Desactive esta casilla de verificacin para mostrar el
mensaje de error.
"Vaca", que desea que aparezca en la celda en lugar de la

celda en blanco.
Autoajustar anchos de columnas al actualizar: Active esta
casilla de verificacin para ajustar las columnas de la tabla
dinmica automticamente al tamao del texto o valor de
nmero ms extenso. Desactvela para conservar el ancho de
columna actual de la tabla dinmica.
Mantener el formato de la celda al actualizar: Active esta
casilla de verificacin para guardar el formato y el diseo del
informe de la tabla dinmica de manera que se utilice cada vez
que realice una operacin en la tabla dinmica. Desactvela
para no guardar el formato y el diseo del informe de tabla
dinmica con el libro y utilizar el formato y el diseo predeterminados cada vez que realice una operacin en la tabla
dinmica.
Totales y filtros
Seccin Totales generales
Mostrar totales generales de las filas: Active o desactive
esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar la columna
Total general situada junto a la ltima columna.
Mostrar totales generales de las columnas: Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar la fila
Total general situada en la parte inferior del informe de la
tabla dinmica.
Seccin Filtros
Subtotales de elementos filtrados de pgina: Active o desactive esta casilla de verificacin para incluir o excluir elementos filtrados de informes en subtotales.
Marcar totales con el signo *: Active o desactive esta casilla
de verificacin para mostrar u ocultar un asterisco junto a los
totales. Este asterisco indica que los valores visibles que se
muestran y utilizan cuando Excel calcula el total, no son los
nicos valores que se utilizan en el clculo.
Permitir varios filtros por campo: Active esta casilla de
verificacin para insertar todos los valores, incluidos los que
estn ocultos por un filtro, cuando Microsoft Office Excel
calcula los subtotales y el total general. Desactvela para incluir slo los elementos mostrados cuando Excel calcula los
subtotales y el total general.
Seccin Ordenar
Para celdas vacas, mostrar: Active esta casilla de verificacin y, a continuacin, escriba un texto, como por ejemplo,
Usar listas personalizadas al ordenar: Active o desactive

esta casilla de verificacin para habilitar o deshabilitar el uso
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ILCOMP
de listas personalizadas cuando Excel ordena listas. Si desactiva esta casilla de verificacin mejorar el rendimiento al
ordenar grandes cantidades de datos.
Mostrar
Seccin Presentacin
Mostrar botones para expandir y contraer: Active esta
casilla de verificacin para mostrar el botn ms (+) o el botn menos (-) que utiliza para expandir o contraer rtulos de
filas o columnas. Desactvela para ocultar estos botones. Por
ejemplo, puede ocultar estos botones al imprimir un informe
de tabla dinmica o al consultarlo.
Mostrar informacin contextual sobre herramientas: Active esta casilla de verificacin para que aparezca la
informacin contextual sobre herramientas que muestra informacin sobre el valor, fila o columna de un campo o valor
de datos. Desactvela para ocultar la informacin contextual
sobre herramientas.
Mostrar propiedades en informacin sobre herramientas: Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar la informacin contextual sobre herramientas
que muestra informacin sobre las propiedades de un elemento.
Mostrar ttulos de campo y filtrar listas desplegables: Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u ocultar ttulos de tabla dinmica al principio del informe
de tabla dinmica y filtrar flechas desplegables en rtulos de
filas y columnas.
Diseo de tabla dinmica clsica: Active o desactive
esta casilla de verificacin para habilitar o deshabilitar la
opcin de arrastrar campos dentro y fuera del informe de tabla
dinmica.
Mostrar elementos sin datos en las filas: Active o desactive
para mostrar u ocultar los elementos de fila que no tienen
valores.
Nota Esta configuracin slo est disponible para un origen
de datos OLAP.
Mostrar elementos sin datos en las columnas: Active o
desactive para mostrar u ocultar los elementos de columna que
no tienen valores.
de datos OLAP.
Mostrar rtulos de elementos cuando no hay campos en

las reas de valores: Activar o desactivar para mostrar u
ocultar rtulos de elementos cuando no hay campos en el rea
de valores.
Nota Esta casilla de verificacin slo se utiliza en los informes de tabla dinmica creados con versiones anteriores a
Office Excel 2007.
Mostrar miembros calculados desde el servidor OLAP:
Active o desactive esta casilla de verificacin para mostrar u
ocultar los miembros calculados en una dimensin. Esta casilla de verificacin no afecta a las medidas calculadas.
de datos OLAP.
Seccin Lista de campos
Las dos opciones siguientes se excluyen mutuamente.
Ordenar de A a Z: Active esta casilla de verificacin para
ordenar los campos de una lista de campos de tabla dinmica
por criterio de ordenacin alfabtico.
Nota Esta configuracin no est disponible para un origen
de datos OLAP.
Ordenar segn origen de datos: Active esta casilla de verificacin para ordenar los campos de una lista de campos de
tabla dinmica segn el orden especificado en el origen de
datos externo.
de datos OLAP.
Impresin
Imprimir botones para expandir o contraer al mostrarlos
en una tabla dinmica: Active o desactive esta casilla de
verificacin para mostrar u ocultar los botones para expandir y
contraer al imprimir un informe de tabla dinmica. Esta casilla
de verificacin no est disponible si la casilla de verificacin
Mostrar Aumentar botones est desactivada en la ficha
Presentacin de este cuadro de dilogo.
Repetir etiquetas de fila en cada pgina impresa: Active o
desactive esta casilla de verificacin para repetir los rtulos
del elemento actual del rea de rtulos de fila en todas las
pginas de un informe de tabla dinmica impreso.
Establecer ttulos a imprimir: Active o desactive esta casilla
de verificacin para habilitar o deshabilitar la repeticin de
encabezados de campos de filas y columnas y de rtulos de
PGINA 13
ILCOMP
elementos de columna en todas las pginas impresas de un
informe de tabla dinmica.
Nota Para poder imprimir los rtulos, todava necesita
especificar los valores de los cuadros Repetir filas en extremo
superior o Repetir columnas a la izquierda, en la seccin Imprimir ttulos, en la ficha Hoja del cuadro de dilogo Configurar pgina (en la ficha Diseo de pgina, en el grupo Configurar pgina, haga clic en la opcin Imprimir ttulos).
XIII. ESPECIFICACIONES Y LMITES DE

TABLAS DINMICAS Y GRFICOS DINMICOS.
Lmite
mximo
Caracterstica
Informes de tabla dinmica (informe de

tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y
analiza datos, como registros de una
base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.)
en una hoja
En funcin
de la memoria disponible
Nmero de elementos nicos por cada

campo.
1.048.576
En funcin
Actualizar al abrir el archivo: Active o desactive esta casilla

de verificacin para actualizar los datos al abrir el libro de
Excel que contiene este informe de tabla dinmica.
Campos de fila (campo de fila: campo

asignado a una orientacin de fila en un
informe de tabla dinmica. Los elementos asociados a un campo de fila se
muestran como rtulos de fila.) o columna (campo de columna: campo
asignado a una orientacin de columna
en un informe de tabla dinmica. Los
elementos asociados a un campo de
columna se muestran como rtulos de
columna.) en un informe de tabla dinmica

de datos OLAP.
Filtros de informe en un informe de

tabla dinmica
256 (puede
estar
en
funcin de
la memoria
disponible)
Campos de valores en un informe de

tabla dinmica
256
Frmulas de elementos calculados (elemento calculado: elemento de

un campo de tabla dinmica o grfico
dinmico que utiliza una frmula que
usted cree. Los elementos calculados
pueden realizar clculos utilizando el
contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinmica o grfico dinmico.) en un informe
de tabla dinmica
En funcin
Filtros de informe en un informe de

grfico dinmico (informe de grfico
dinmico: grfico que proporciona an-
256 (puede
estar
en
funcin de
Datos
Seccin Datos de tabla dinmica
Guardar datos de origen con el archivo: Active o desactive
esta casilla de verificacin para guardar los datos del origen
de datos externo con el libro.
de datos OLAP.
Habilitar informacin detallada: Active o desactive esta
casilla de verificacin para habilitar la informacin detallada
del origen de datos y, a continuacin, mostrar los datos en una
nueva hoja de clculo.
de datos OLAP.
Seccin Mantener los elementos eliminados del

origen de datos.
Nmero de elementos que se van a recuperar por campo: Para especificar el nmero de elementos de cada campo
que se almacenarn temporalmente con el libro en la cach,
seleccione una de estas opciones:
Automtico El nmero predeterminado de elementos

nicos para cada campo.
Ninguno Ningn elemento nico para cada campo.
Mx El nmero mximo de elementos nicos para

cada campo. Puede especificar hasta un mximo de
1.048.576 elementos.
PGINA 14
ILCOMP
lisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinmica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles
de detalle diferentes o reorganizar el
diseo del grfico arrastrando campos y
mostrando u ocultando elementos de los
mismos.)
la memoria
disponible)
Campos de valores en un informe de

grfico dinmico
256
Frmulas de elementos calculados en

un informe de grfico dinmico
En funcin
Longitud del nombre MDX para un

elemento de tabla dinmica
32.767
Longitud de una cadena de tabla dinmica relacional
32.767
verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta

de opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
2.
Para automatizar tareas repetitivas, puede grabar rpidamente

una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados
para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje
de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.) en Microsoft Office Excel. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botn de barra de herramientas, un
grfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic
en ese objeto. Si ya no es necesario utilizar una macro, puede
eliminarla.
En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga

clic en Seguridad de macros.
2.
En Configuracin de macros, haga clic en Habilitar

todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse cdigo posiblemente peligroso) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
3.
En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic

en Grabar macro.
4.
En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre

para la macro.
NOTA El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los caracteres siguientes pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten
espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de palabras. Si utiliza un nombre de macro que tambin es una referencia de
celda, puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es vlido.
Grabar una macro.

Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos
los pasos necesarios para completar las acciones que desea
grabar. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento
por la cinta de opciones.
Si la ficha Programador no est disponible, haga lo
siguiente para mostrarla:
1.
Haga clic en el Botn Microsoft Office

continuacin, haga clic en Opciones de Excel.
2.
En la categora Ms frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de
1.
NOTA Para ayudar a evitar que se ejecute cdigo potencialmente peligroso, recomendamos que vuelva a
cualquiera de las configuraciones que deshabilitan todas
las macros cuando termine de trabajar con las macros.
XIV. MACROS.
1.
Para establecer el nivel de seguridad de manera que estn

habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:
y, a
5.
Para asignar una combinacin de tecla de mtodo abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro
Tecla de mtodo abreviado, escriba cualquier letra en
maysculas o minsculas que desee utilizar.
NOTA La tecla de mtodo abreviado suplantar a
cualquier tecla de mtodo abreviado predeterminada
equivalente en Excel mientras est abierto el libro que
contiene la macro. Para obtener una lista de teclas de mtodo abreviado que utilicen la tecla CTRL que ya est
asignada en Excel, vea Teclas de funcin y de mtodo
abreviado de Excel.
PGINA 15
ILCOMP
6.
En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el

que desea almacenar la macro.
Asignar una macro a un objeto, grfico o

control.
SUGERENCIA Si desea que la macro est disponible

siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal
(Personal.xlsb), si no existe todava, y guarda la macro
en este libro. En Microsoft Windows XP, este libro se
guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre
de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart
para que se pueda cargar automticamente cada vez que
se inicia Excel. En Microsoft Windows Vista, este libro
se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Si
desea que se ejecute automticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, tambin debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos
libros se abran cuando se inicie Excel.
1.
En una hoja de clculo, haga clic con el botn secundario del mouse en el objeto, grfico o control al que desea
asignar una macro existente y, a continuacin, haga clic
en Asignar macro en el men contextual.
2.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.
Eliminar una macro.

1.
Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar.
2.

en Macros.
Para incluir una descripcin de la macro, escriba el texto

que desee en el cuadro Descripcin.
3.
En la lista Macros en, seleccione Este libro.
8.
Haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin.
4.
9.
Realice las acciones que desee grabar.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar.
5.
Haga clic en Eliminar.
7.
10. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic

en Detener grabacin
SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Detener

grabacin
en el lado izquierdo de la barra de estado.
Ejecutar una macro

1.
Abra el libro que contiene la macro.
2.

en Macros.
3.
En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar.
4.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga

clic en Ejecutar.
SUGERENCIA Tambin
puede
presionar
CTRL+F8 para ejecutar la macro. Puede interrumpir
la ejecucin de la macro presionando ESC.
Descripcin general de la seguridad de macros.

En Microsoft Office Excel puede elegir la configuracin de
seguridad de macros para controlar qu ocurre cuando se abre
un libro que contiene macros. Por ejemplo, puede elegir ejecutar macros en funcin de si estn firmadas digitalmente por un
programador incluido en su lista de fuentes de confianza.
Configuracin de seguridad de macros y

sus efectos
La informacin de la tabla siguiente resume cmo funciona la
proteccin antivirus en macros en cada configuracin. En
todas las configuraciones, si se tiene instalado software antivirus que funciona con 2007 Microsoft Office System y si el
libro contiene macros, el libro se analiza para buscar virus
conocidos antes de abrirlo.
La configuracin de seguridad de macros se puede cambiar en
el Centro de confianza (botn de Microsoft Office
,
botn Opciones de Excel, categora Centro de confianza,
PGINA 16
ILCOMP
botn Configuracin del Centro de confianza, categora
Configuracin de macros. O bien, en la ficha Programador,
en el grupo Cdigo, botn Seguridad de macros). Sin embargo, si trabaja en una organizacin, puede que el administrador del sistema haya cambiado la configuracin predeterminada e impida que los usuarios modifiquen la configuracin.
NOTA Cualquier cambio de configuracin de macros que
realice en Excel, dentro de la categora Configuracin de
macros, slo se aplicar a Excel y no afectar a los dems
programas de Office.
Utilice esta configuracin de macros
Con este objetivo
Deshabilitar todas
las macros sin notificacin
Utilice este ajuste si no confa en

las macros. Se deshabilitan todas
las macros contenidas en los documentos, as como todos los avisos de seguridad que informan de
que las macros estn deshabilitadas. Si hay documentos con macros sin firmar que considera de
confianza, puede colocar esos documentos en una ubicacin de
confianza. Se permite la ejecucin
de los documentos situados en
ubicaciones de confianza sin que
los compruebe el sistema de seguridad del Centro de confianza.
Deshabilitar todas
las macros con
notificacin
sta es la configuracin predeterminada. Utilcela si desea deshabilitar las macros pero desea recibir
avisos de seguridad si existen macros. De esta manera, puede elegir
cundo habilitar las macros caso
por caso.
Deshabilitar todas
las macros excepto
las firmadas digitalmente
Este ajuste es el mismo que el de

la opcin Deshabilitar todas las
macros con notificacin, a excepcin de que, si la macro est
firmada digitalmente por un editor
de confianza, podr ejecutarse si
ya confa en el editor. Si el editor
no es de confianza, se le notifica
este hecho para que, de esa manera, pueda elegir si desea habilitar
las macros firmadas o confiar en el
editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se deshabilitan
sin ninguna notificacin.
Habilitar todas las
macros (no recomendado, puede
ejecutarse cdigo
posiblemente peligroso)
Confiar en el acceso al modelo de
objeto de proyectos de VBA
Utilice esta configuracin para

permitir temporalmente la ejecucin de todas las macros. Puesto
que con este ajuste el equipo es
vulnerable a cdigo posiblemente
peligroso, no es recomendable
utilizarlo de manera permanente.
Esta configuracin est dirigida
slo a los programadores.
XV. ANEXO: EJERCICIOS APLICADOS A

TABLAS DINMICAS.
PGINA 17

Manual de Tablas Dinamicas

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Instituto Latinoamericano de Computacin

CREAR UNA TABLA DINMICA .......................................................................................................................... 3

ELIMINAR UNA TABLA DINMICA. ................................................................................................................... 5

APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA ............................................................................................. 5

OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA. .................................................................................. 5

GRFICOS CON TABLAS DINMICAS. .............................................................................................................. 6

AGREGAR CAMPOS CALCULADOS A LA TABLA DINMICA: .................................................................. 6

ACTUALIZACIN DE LA TABLA DINMICA. ............................................................................................... 7

CAMPOS PERSONALIZADOS EN UNA TABLA DINMICA. ........................................................................ 7

ORDENAR DATOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA O DE GRFICO DINMICO. ................... 8

Ordenar datos en rtulos de columna o de fila........................................................................................................ 8

Calcular subtotales para campos de fila y columna:............................................................................................... 9

AGRUPAR ELEMENTOS EN UNA TABLA DINMICA................................................................................ 11

OPCIONES DE LA TABLA DINMICA. .......................................................................................................... 12

ESPECIFICACIONES Y LMITES DE TABLAS DINMICAS Y GRFICOS DINMICOS. ....................... 14

MANUAL DE EXCEL TABLAS DINAMICAS

ANEXO: EJERCICIOS APLICADOS A TABLAS DINMICAS...................................................................... 17

MANUAL DE EXCEL TABLAS DINAMICAS

Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir

I. CREAR UNA TABLA DINMICA

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los

Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Para ello vamos a la pestaa Insertar y hacemos clic en

MANUAL DE EXCEL TABLAS DINAMICAS

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Desde este panel podemos personalizar la forma en que

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido

El panel lateral seguir pudindose utilizar, as que en

MANUAL DE EXCEL TABLAS DINAMICAS

Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al

II. ELIMINAR UNA TABLA DINMICA.

III. APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA

IV. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA

MANUAL DE EXCEL TABLAS DINAMICAS

Junio - Suma de CANTIDAD

tes opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de

campo de valor... y nos aparece un cuadro de dilogo como

Junio - Suma de IMPORTE

Abril - Suma de CANTIDAD

Abril - Suma de IMPORTE

Marzo - Suma de CANTIDAD

VI. AGREGAR CAMPOS CALCULADOS A

Los campos calculados permiten realizar clculos usando

Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn

V. GRFICOS CON TABLAS DINMICAS.

Aparecer la caja de dialogo mostrada en la imagen a continuacin:

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico

MANUAL DE EXCEL TABLAS DINAMICAS

VIII. CAMPOS PERSONALIZADOS EN UNA

Cuando la informacin del origen de datos en el que est

Muestra los valores como un porcentaje del valor de Elemento base en

Muestra el valor de cada fila o categora como un porcentaje del total

Muestra todos los valores de cada

MANUAL DE EXCEL TABLAS DINAMICAS

Muestra los valores como la diferencia del valor de Elemento base

Muestra los valores de elementos (elemento: subcategora de un

Si se ha dado clic en Aceptar Excel habr incorporado a la

VII. ACTUALIZACIN DE LA TABLA DINMICA.

((valor en celda) x (Suma total de

IX. ORDENAR DATOS EN UN INFORME DE

Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, haga