Ao de la Diversificacin productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION Y SISTEMAS

TEMA:

DOCUEMENTOS DE GESTION (ROF, MOF, CAP, PAP Y

TUPA)
CTEDRA

Lic. Adm. MAYOR PALACIOS, Mara

CURSO

PRACTICAS PRE PROFECIONAL I

ALUMNO

HERRERA CAMPOS, Carito

SEMESTRE

IX-A1

HUANCAYO - PER - 2016

DEDICATORIA
Este trabajo en primer lugar a Dios por
ser el eje principal que gua nuestras vidas, por darnos
la fuerza, paciencia, y ganas de seguir adelante
ante cualquier obstculo que se presente.
A nuestros padres por su amor incondicional, por su
apoyo y por ser el pilar fundamental de nuestra
Existencia.

INDICE

CAPITULO I

DOCUEMENTOS DE GESTION (ROF)

1. Reglamento De Organizacin y Funciones (ROF):

El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) es un
instrumento tcnico normativo de gestin que determina la
naturaleza, finalidad, competencia, estructura orgnica y
relaciones de una entidad Pblica, las funciones y la composicin
de cada una de sus dependencias; las atribuciones, jerarquas de
decisin y mbito.
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que
formaliza la estructura orgnica de la entidad, orientada al
esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos.
Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones
especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus
relaciones y responsabilidades.
El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de
gobierno, han decidido que debe formularse la organizacin de
una entidad. As al ROF establecer:
Que es un instrumento normativo institucional que contiene
disposiciones tcnico-administrativas que completan, regulan y
fijan la estructura orgnica de una entidad.
En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales,
y atribuciones de las Unidades Orgnicas y sus relaciones, de
acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones
complementarias.
Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias
hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de
los cargos directivos especificndose la capacidad de decisin y
jerarqua as como el mbito de supervisin en la institucin.
1. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad
y que cosas las encargara a terceros.
2. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas
deben existir para desarrollar el modelo de gestin.
3. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica,
que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la
organizacin.

4. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de

trabajo que se establecen.
5. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de
las unidades orgnicas.

1.2.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin
administrativa,
para
establecer
campos
funcionales
y
responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de
direccin y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del
rgano o unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los
Manuales de Organizacin y funciones (MOF), los cuales llegan
hasta el nivel de cargo.

1.3. LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF

La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos
siguientes:
a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y
competencias de cada unidad orgnica.
b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y
responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento
de empoderamiento.
c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y
objetivos de la institucin y orientada a reforzar a la
presentacin de los servicios pblicos.
d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con
delegacin y buscando generar valor en los procesos.
e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a
los cambios polticos, econmicos y tecnolgicos.
f. Contener informacin por lo menos sobre:
Unidades Orgnicas.
Cadena de mando.
Funciones de las unidades orgnicas.
Relaciones funcionales previstas.
Atribuciones especficas.
g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de
Organizacin y Funciones corresponde a las Oficinas de
Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.
6

h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la

Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces.
i. La Oficina de Racionalizacin es responsable de la
actualizacin del ROF. En general, procede la modificacin
del ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que
afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones,
atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una
cadena de mando corta y facultacin o empoderamiento,
con pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel
organizacional.

CAPITULO II

DOCUEMENTOS DE GESTION (MOF)

2. DEFINICION
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento
normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o
puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura
orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de
Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos
de cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal.

2.1. Qu es el MOF?
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento
normativo donde se describe las funciones, objetivos,
caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo
que se desarrolla en una organizacin, as tambin un
conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo
del ente en la sociedad. El MOF proporciona informacin a los
servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y
ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin.
2.2. OBJETIVO
El Manual de Organizacin y Funciones tiene por
objetivos:
Describir las funciones principales de cada de
dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo
de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y
las funciones que le competen.
Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales
internas y externas de la dependencia.
Describir
los
procedimientos
administrativos
racionalizados.
2.3.

IMPORTANCIA

Facilita el proceso de induccin del personal y permite el

perfeccionamiento y/o orientacin de las funciones y

responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as

como aplicar programas de capacitacin.
Determina las funciones especficas, responsabilidad y
autoridad de los cargos dentro de la estructura orgnica de
cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre
sus funciones especficas, su dependencia
jerrquica y
coordinacin para el cumplimiento de sus funciones.
2.4. UTILIDADES:

Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF

tenemos las siguientes:
Determina las funciones especficas, responsabilidades,
autoridad y requisitos mnimos de los cargos dentro de la
estructura orgnica de cada dependencia.
Proporciona informacin a los funcionarios y servidores
pblicos sobre sus funciones y ubicacin dentro de la
estructura general de la organizacin, as como sobre las
interrelaciones formales que corresponda.
Ayuda a institucionalizar la Simplificacin Administrativa
proporcionando informacin sobre las funciones que le
corresponde desempear al personal al ocupar los cargos
que constituyen los puntos de trmite en el flujo de los
procedimientos.
Facilita el proceso de induccin de personal nuevo y el de
adiestramiento y orientacin del personal en servicio,
permitindoles conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades del cargo a que han sido asignados as
como aplicar programas de capacitacin.

2.5. POR QU ES IMPORTANTE EL MOF?

A modo de conclusin podemos decir que el MOF es
importante porque:
Permite superar la duplicidad, las superposiciones e
interferencias orientando a la eficiencia y eficacia. Desarrolla
los perfiles de los cargos considerados en el CAP, as el personal

10

conoce su ubicacin, dependencia, jerarqua, responsabilidad y

requisitos mnimos para el cargo especfico.
Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control
de las actividades de cada rgano.
Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los
elementos que integran cada puesto.
Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad
sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones
que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien.
Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos
humanos de la INSTITUCION.

2.6. CULES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEO

DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

Que su elaboracin obedezca solo al cumplimiento de la

norma y formalidades.
Que sea un documento
desconocido por el personal en general.

Que no guarde relacin con el plan de desarrollo de

capacidades, o en ausencia de ste con el plan de
capacitacin.

Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean

maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el
presupuesto disponible

11

CAPITULOIII

12

EL CAP: CUADRO DE ASIGNACIN DE PERSONAL

3. DEFINICIN:
El CAP es un documento de gestin que contiene los cargos
clasificados en base a la estructura orgnica prevista en su
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) y a los objetivos y
metas establecidos en su Plan Estratgico.
La conduccin del proceso de elaboracin y formulacin del CAP de
las Empresas es responsabilidad del Gerente General de la Empresa.
Esta facultad puede ser delegada en otros cargos de la Empresa.
3.1. MARCO NORMATIVO

Decreto Supremo N 002-83-PCM que aprueba la Directiva N

004-82-INAP/DNR.
Decreto Supremo N 043-2004-PCM-Aprueban Lineamientos
para la Elaboracin y
Aprobacin del Cuadro para Asignacin de Personal-CAP de las
Entidades de la Administracin Pblica.
Decreto Supremo N 067-2003-PCM.
Resolucin Jefatura N 109-95-INAP-DNR que aprueba la
Directiva N 002-95-INAP/DNR.

3.2. CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DEL CAP

Para la elaboracin del CAP las Empresas e INSTITUCIONES
EDUCATIVAS debern seguir los criterios y disposiciones que se
detallan a continuacin:

Se formula a partir de la estructura orgnica debidamente

aprobada en el ROF de la Empresa.

Se podr incluir cargos sin presupuesto hasta un lmite del

10% del total de cargos ocupados.

Deber consignar los cargos de confianza, de acuerdo a lo

dispuesto en el rgimen laboral de la actividad privada.

13

La clasificacin y nmero de los cargos asignados al rgano

de Control Institucional son determinados por el Gerente
General, con opinin de la Contralora General de la
Repblica en caso de variacin.

Deben incluirse todos los cargos de las sedes y sucursales

de la Empresa

3.3. NORMAS APLICABLES PARA ELABORACIN Y APROBACIN

DEL CUADRO PARA ASIGNACIN DE PERSONAL-CAP
El Decreto Supremo N 043-2004-PCM de fecha 18 de junio de
2004, que aprueba los Lineamientos para la Elaboracin y
Aprobacin del Cuadro para Asignacin de Personal-CAP. En el
artculo 1 de esta norma se establece que todas las entidades del
Sector Pblico sean del Gobierno Nacional, Regional o Local,
deben seguir estos lineamientos para la elaboracin y aprobacin
del CAP.
3.4. ENTIDAD U RGANO QUE DEBE EMITIR INFORME PREVIO
PARA LA APROBACIN DEL CAP.
El proyecto de CAP, debidamente visado por el rgano
responsable de su elaboracin, as como por el rgano de
asesora jurdica, adjuntndose los informes tcnico y legal
respectivos, el Reglamento de Organizacin y Funciones y su
organigrama; debe ser remitido para informe previo:

A la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del

Consejo de Ministros, en el caso de Ministerios y
Organismos Pblicos Descentralizados que constituyen
pliego presupuestal.

A la Oficina de Presupuesto y Planificacin del respectivo

sector, en el caso de Entidades de Tratamiento Empresarial.

A la oficina de Presupuesto y Planificacin de la propia

entidad en el caso de:
Poder Judicial, Ministerio Pblico, Jurado Nacional de Elecciones,
Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de
Identificacin y Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura,
Defensora del Pueblo, Contralora General de la Repblica,

14

Tribunal Constitucional, Universidades Pblicas, Superintendencia

de Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Per.
Gobiernos Regionales.
Gobiernos Locales.
Empresas Municipales y Organismos Pblicos Descentralizados de
Gobiernos Locales.
En este supuesto el informe previo favorable no ser necesario en
caso la oficina de presupuesto y planificacin de la entidad
hubiese sido el rgano responsable de la elaboracin del CAP.
En el caso de las Direcciones Regionales Sectoriales y dems
entidades que mantienen dependencia funcional y tcnica con los
Ministerios, el proyecto de CAP se elabora de conformidad con las
disposiciones complementarias que establezca el respectivo
Ministerio, debiendo el rgano encargado de dicho Ministerio
emitir opinin previa.

De existir opinin favorable corresponde la remisin a la Gerencia

Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento
Territorial, la que debe emitir un informe previo y elevar el
proyecto de CAP para la aprobacin por parte del Gobierno
Regional.
El rgano encargado de emitir informe previo de acuerdo con los
incisos anteriores, podr solicitar a las Entidades la remisin de un
detalle sobre los contratos de locacin de servicios y/o contratos
sujetos a modalidad.
3.5. FORMAS DE APROBACIN DEL CAP EN LAS ENTIDADES
PBLICAS:
La aprobacin del CAP de las entidades se efectuar como sigue:

Por Resolucin Suprema refrendada por el Titular del Sector

Gobierno Nacional, Ministerios, Organismos Pblicos
Descentralizados, Entidades de Tratamiento Empresarial.

Por Resolucin de Titular del pliego Poder Judicial, Ministerio

Pblico, Jurado Nacional de Elecciones, Oficina Nacional de
Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificacin y
Estado Civil, Consejo Nacional de la Magistratura, Defensora

15

del Pueblo, Contralora General de la Repblica, Tribunal

Constitucional, Universidades Pblicas, Superintendencia de
Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Per.

Por Ordenanza Regional Gobierno Regional

Por Ordenanza Municipal Gobierno Municipal
Por Resolucin del Titular de la Entidad Empresas
Municipales, Organismos Pblicos Descentralizados de
Gobiernos Locales.
Por Acuerdo de Directorio de FONAFE FONAFE y las empresas
bajo su mbito
Por Ordenanza Regional Direcciones Regionales Sectoriales

3.6. CATEGORAS
DE
FUNCIONARIOS
INCLUIDAS EN EL CAP?

QUE

DEBEN

SER

El Formato de CAP incluye una columna N 4, en la cual las

entidades clasifican los cargos contenidos en el CAP, sobre la
base de las siguientes denominaciones:
o Funcionario Pblico (Ministro, Vice Ministro, Director ,Gerente
,etc)
o Empleado de Confianza
o Servidor Pblico Directivo Superior
o Servidor Pblico Ejecutivo.
o Servidor Pblico Especialista
o Servidor Pblico Apoyo.
o Rgimen Especial

16

CAPITULO IV

17

PRESUPUESTO ANALTICO DE PERSONAL ( P.A.P)

4. CONCEPTO:
El Presupuesto Analtico de Personal (PAP) es el documento de
gestin institucional interno, en el cual se considera el presupuesto
que corresponde a la realizacin de los servicios especficos que va a
desempear el personal permanente como eventual, en base a la
disponibilidad presupuestal que se ha asignado para estos efectos.

4.1. Lineamientos para su Formulacin:

Personal a ser considerado:

Empleado Nombrado
Empleado Eventual
Obrero Permanente
Obrero Eventual

Utilidad del Presupuesto Analtico de Personal:

En la etapa de formulacin de presupuesto.

En la etapa de ejecucin de presupuesto
En la etapa de proyecto de presupuesto
Es la base donde se sustenta la planilla de pago de
remuneracin.
Sirve como fuente informativa para datos del gasto pblico.

18

4.2. Vigencia del PAP

Tiene una vigencia concordante con la Ley de Presupuesto, quiere
decir que deber renovarse de manera anual o cuando se
produzca variaciones en el Reglamento de Organizacin y
Funciones y Cuadro para Asignacin de Personal.
4.3. Formulacin del PAP
Se formula utilizando dos formularios:

Formulario detalle:
Incluye
personal
empleado
nombrado,
empleado
contratado permanente y eventual, como al obrero
permanente y eventual y, contiene la distribucin de
cargos, plazas y remuneraciones; se sigue el orden de la
estructura orgnica que est fijado en el CAP.

4.4. Aprobacin del PAP

Ser aprobado mediante Resolucin del titular de la

institucin.
La aprobacin considera los formularios detalle y resumen.
El formulario detalle es pasible de modificacin por que
concuerda con las necesidades de la institucin.
El formulario resumen se modifican por ley expresa ya que
los montos contenidos tienen relacin directa con el
Presupuesto Institucional Aprobado.
Las Oficinas de Personal son las encargadas de formular el
proyecto del PAP, el titular lo revisa y aprueba.
El PAP y la resolucin que lo aprueba deben hacerse de
conocimiento a las instancias respectivas.
La cobertura de plazas vacantes deben realizarse cuando
se cuente con el PAP debidamente aprobado.

4.5. Modificacin del PAP

Cuando se modifica la estructura orgnica del ROF y afecte

al CAP.

19

Cuando existe variacin del monto de las remuneraciones

bsicas o principales, generadas por normas de
categorizacin.

Cuando se realice supresin, fusin, modificacin o

reconversin de plazas vacantes debidamente autorizadas.

CAPITULO V

20

TEXTO NICOS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

(TUPA)

5. CONCEPTO
El TUPA es un documento de gestin que contiene toda la informacin
relacionada a la tramitacin de procedimientos que los administrados realizan
ante sus distintas dependencias.
5.1. OBJETIVO DEL TUPA
Sin lugar a dudas el objetivo principal del TUPA es que cada
administrado sepa, que tipo de trmites se hacen en cada institucin,
que requisitos son exigidos para la realizacin completa de cada
trmite la indicacin y el monto de los pagos por concepto de
derecho de trmite.

5.2. CONTENIDO DEL TEXTO

ADMINISTRATIVOS

UNICO

DE

PROCEDIMIENTOS

El Texto nico de Procedimientos Administrativos, deber

comprender:
1. Todos los procedimientos de iniciativa de parte requeridos por
los administrados para satisfacer sus intereses o derechos
mediante el pronunciamiento de cualquier rgano de la
entidad, siempre que esa exigencia cuente con respaldo legal,
el cual deber consignarse expresamente en el TUPA con
indicacin de la fecha de publicacin en el Diario Oficial.
2. La descripcin clara y taxativa de todos los requisitos exigidos
para la realizacin completa de cada procedimiento.

21

3. La calificacin de cada procedimiento segn corresponda entre

procedimientos de evaluacin previa o de aprobacin
automtica.
4. En el caso de procedimientos de evaluacin previa si el silencio
administrativo aplicable es negativo o positivo.
5. Los supuestos en que procede el pago de derechos de
tramitacin, con indicacin de su monto y forma de pago. El
monto de los derechos se expresar con relacin a la UIT,
publicndose en las entidades en moneda de curso legal.
6. Las vas de recepcin adecuadas para acceder a los
procedimientos contenidos en el TUPA, de acuerdo a la
normatividad que regula la acumulacin de solicitudes,
recepcin
documental,
presentacin
mediante
correo
certificado, etc.
7. La autoridad competente para resolver en cada instancia del
procedimiento y los recursos a interponerse para acceder a
ellas.
8. Los formularios que sean empleados durante la tramitacin del
respectivo procedimiento administrativo.
El TUPA tambin incluir la relacin de aquellos servicios
prestados en exclusividad por las entidades, cuando el
administrado no tiene posibilidad de obtenerlos acudiendo a otro
lugar o dependencia.

Del requisito de la aprobacin y difusin del texto nico

administrativo

Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) es

aprobado por Decreto Supremo del sector, por la norma de
mximo nivel de las autoridades regionales, por Ordenanza
Municipal, o por Resolucin del Titular de organismo
constitucionalmente autnomo, segn el nivel de gobierno
respectivo.

QUE ENTIDADES DEBEN CONTAR CON EL TUPA?

Los Ministerios
22

Los Organismos Pblicos Descentralizados OPDs.

Las dems entidades, organismos, proyectos y programas

del Estado cuyas actividades se realizan en virtud de
potestades administrativas, siempre que tengan personera
jurdica propia.

El Poder Legislativo.

El Poder Judicial.

Los Organismos Constitucionales Autnomos OCAS.

Los Gobiernos Regionales.

Los Gobiernos Municipales provinciales y distritales.

QUE VENTAJAS TIENE EL TUPA DEBIDAMENTE ACTUALIZADO

Evitan cuestionamientos pblicos de la legalidad de lo

cobrado y de los requisitos solicitados a los administrados.

Evitan que los administrados pretendan no pagar tasas

porque la entidad no tiene su TUPA actualizado.

Cuentan con orden interno y pueden medir la eficiencia,

pues la autoridad superior puede examinar si los
procedimientos se han tramitado y resuelto en los plazos
sealados en el TUPA.

Tener claridad en el costo real en tiempo y dinero de cada

procedimiento, para lo cual se requiere previamente el
anlisis de costos

Qu entidades deben contar con el TUPA?

Los Gobiernos Municipales provinciales y distritales.

Los Organismos Pblicos Descentralizad os- OPDs.

El Poder Legislativo.

El Poder Judicial.

Los Gobiernos Regionales.

Los Organismos Constitucionales Autnomos- OCAS.

23

Los Ministerios

Las dems entidades y organismos cuyas actividades se realizan

en virtud de potestades administrativas, siempre que tengan
personera jurdica propia. Por ejemplo, las universidades pblicas.
5.3. Modificacin del TUPA
De ser necesario realizar modificaciones en el TUPA, el proceso
para su modificacin ser el mismo que para su aprobacin. Pero
adems en este caso, la unidad orgnica responsable de su
preparacin elaborar adicionalmente un cuadro comparativo que
evidencie las diferencias entre el TUPA vigente y el proyecto de
modificacin, el cual ser presentado con el proyecto de TUPA

BIBLIOGRAFA

https://www.google.com.pe/search?sclient=psyhttps://es.scribd.com/doc/37461267/Presupuest
o-Analitico-de-Personal
https://www.google.com.pe/webhp?
sourceid=chromeinstant&ion=1&espv=2&ie=UTF8#q=tupa+concepto

24

CONCLUSIONES

Los Archivos son unidades administrativas encargadas de un

servicio pblico, cuyas funciones estn determinadas por la
asignacin de unas competencias y el ejercicio de determinadas
potestades.
Los Archivos de titularidad estatal se constituyen como servicio
pblico cuya principal finalidad es la conservacin de los
documentos, en aras a determinar los derechos y obligaciones
que vinculan a la Administracin con el ciudadano. Y no cabe otra
posibilidad que su gestin directa por la Administracin Pblica,
estando encomendados a un cuerpo especial de funcionarios: los
archiveros del Estado.
Los documentos de los archivos pblicos son calificados como
bienes de dominio pblico, lo que significa que el Estado no
puede disponer libremente de ellos y, en consecuencia, no puede
delegar la responsabilidad de la custodia de esa documentacin.

25

La organizacin y la custodia de dicha documentacin son las

manifestaciones del ejercicio de autoridad de un servicio de
archivo y, por lo tanto no pueden ser traspasadas a una empresa
privada.

26