PORTAL WEB DE PROVEEDORES

INGRESO DE FACTURAS ELECTRNICAS

www.cenconlineb2b.cl

Estimado Proveedor
Como hemos comunicado con anteriormente, Ud. deber acceder al Portal
Web de Ingreso Centralizado de Facturas (Portal ICF) www.cenconlineb2b.cl
para ingresar sus Facturas y realizar el seguimiento del estado de las mismas.
En el presente documento Ud. podr encontrar las instrucciones necesarias
para poder registrar sus facturas y efectuar el seguimiento de las mismas.
Responderemos todas sus consultas va e-mail a travs de nuestro canal de
contacto icfweb_proveedores@cencosud.cl
Aprovechamos la ocasin para saludarlo muy atentamente.
Subgerencia de Proveedores
CENCOSUD S.A.

IMPORTANTE
Estimado Proveedor emisor de Facturas Electrnicas.
Recordamos a usted que debe ingresar al Portal ICF en forma
peridica, esto es con el propsito de revisar el estado de sus
documentos electrnicos.
En el caso particular de documentos que estn en estado
PENDIENTE, usted deber seguir los pasos indicados en el Captulo
2 de este instructivo, para que su factura pendiente sea contabilizada:
Los motivos para que su factura quede en estado pendiente son los
siguientes:
- NO se incluy el nro. de OC en la factura electrnica.
- El nro. de OC no est en la ubicacin definida por el SII, dentro
del archivo .XML de la factura electrnica.
- La factura electrnica no cuadra con la recepcin. En este caso
usted deber asociar la correspondiente NC electrnica o
manual y generar el lote fsico para entrega en Of. de Partes
ICF.

ndice de Contenidos
CAPTULOS:
(Puede ir directamente a los captulos haciendo click en ellos)
1. INGRESO AL PORTAL ICF

05

2. GESTIN DE PROVEEDOR SOBRE FACTURAS EN ESTADO PENDIENTE

07

3. ASOCIACIN DE NOTA DE CRDITO ELECTRNICA A UNA FACTURA

19

4. GENERAR LOTE

24

5. REVISIN DEL LOTE O ACTA DE ENTREGA Y CUADRATURA

27

6. REPORTES

28

7. ANEXOS

32

1. INGRESO AL PORTAL ICF

Acceda al Portal de Proveedores a travs de nuestra pgina http://www.cenconlineb2b.cl/ y
seleccione la sociedad de la cual Ud. es Proveedor.

Seguidamente ingrese su usuario y clave personal previamente otorgada por la Compaa.

Ingreso al Portal ICF

Seguidamente, debe dirigirse al mdulo financiero de B2B, pinchando en la opcin Cuenta
Corriente y luego Portal ICF

Mdulo Financiero > Cuenta Corriente > Portal ICF

Figura 1 Ingreso al Portal

En caso de no contar con su clave de acceso al B2B Mdulo Finanzas, podr solicitarla
completando el formulario de inscripcin gratuita que se encuentra en el siguiente link:
www.cenconlineb2b.cl/b2b/CenconlineB2BModuloFinanzas.doc
y luego enviarlo a nuestra Central de Atencin a Proveedores al e-mail:
icfweb_proveedores@cencosud.cl

2. Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

IMPORTANTE:

EL PORTAL ICF NO PERMITE INGRESAR MS DE UNA FACTURA ASOCIADA A LA

MISMA RECEPCIN.

Si usted presenta este problema, tiene las siguientes alternativas:

a) Solicitar OC ms pequeas para que la cantidad de tems no exceda la capacidad

en lneas de la factura del Proveedor.
b) Puede entregar con Guas, luego hacer una sola factura que haga referencia a
todas las guas, en este caso los tems sern los nros. de guas y se pueden
escribir hacia el lado en la descripcin de la factura.
c) El local o CD puede generar recepciones por cada factura.
Le informamos adems que la forma de operar con el portal y sus reglas, se ajustan a un
modelo estndar de Cencosud aplicado a nivel corporativo, en donde no se concibe, a
nivel de contabilizacin, que exista ms de una factura por documento recepcin.

Recordamos a usted que debe ingresar al Portal ICF en forma peridica, esto es con el propsito
de revisar el estado de sus documentos electrnicos.
En el caso particular de documentos que estn en estado PENDIENTE, usted deber seguir los
pasos indicados a continuacin:

2
3

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

En este ejemplo el proveedor si incluye el Nmero

de OC, pero no est en el campo definido por el
Servicio de Impuestos Internos.

10

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

3
4

11

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

Al presionar este botn el documento cambia de

estado Pendiente a Preliminar, quedando
disponible para formar parte de un lote.

12

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

13

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

14

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

15

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

El proceso concluir cuando el proveedor haya generado el Lote manualmente, e impreso el

Acta de Entrega y Cuadratura correspondientes, envindolo a la Oficina de Partes de
Cencosud. Con esto, el material es revisado y validado, siendo contabilizado por los
sistemas de Cencosud.

16

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

Este proceso debe realizarlo por cada Factura Electrnica en estado Pendiente.
Los motivos para que su factura quede en estado pendiente son los siguientes:
-

NO se incluy el nro. de OC en la factura electrnica.

El nro. de OC no est en la ubicacin definida por el SII, dentro del archivo .XML
de la factura electrnica.

La factura electrnica no cuadra con la recepcin. En este caso usted deber

asociar la correspondiente NC electrnica o manual y generar el lote fsico para
entrega en Of. de Partes ICF.

Existe adems, un reporte que le permitir visualizar los documentos pendientes:

17

Gestin sobre Facturas en Estado Pendiente

El estado de los documentos emitidos es el indicado en la tabla siguiente:
ESTADO

DESCRIPCION

PENDIENTE

Facturas Electrnicas ingresada pero en espera asociar recepcin.

PRELIMINAR

Facturas Ingresada, pero no agregada a ningn Lote.

ELIMINACION FISICA

Factura Borrada sin haber generado un Lote.

BORRADOR

Factura dentro de un lote no generado y sin proceso de cuadratura.

A RECIBIR

Factura dentro de un lote generado, listo para entrega en Oficina de

Partes ICF.

RECIBIDO

Factura dentro de un lote generado, recibido por Oficina de Partes ICF

y aprobado.

RECHAZADO

Factura dentro de un lote generado, rechazada en Oficina de Partes

ICF

REGISTRADO

Factura dentro de un lote generado, recibido por Oficina de Partes ICF

y contabilizada.

18

3. Asociacin de Nota de Crdito Electrnica a una

Factura
En caso que usted genere Notas de Crdito Electrnica, ests viajarn al Portal ICF quedando
visibles dentro de la opcin del men Registro de Documento, luego seleccione IngresarModificar Documentos tipo Nota de Crdito.

Figura 6 Men Registro de Documento Tipo Nota de Crdito

19

En primera instancia, seleccione la Unidad de Negocios:

Paris
Supermercados
INFOR

Selecciones el tipo de documento:

Nota de Crdito (60)

Seleccione el rubro del documento emitido:

Servicio
Mercadera

En caso que la Nota de Crdito est asociada a una factura tiene la opcin de realizar una bsqueda
a travs del reporte de Asociacin de Facturas (Ver punto 7)

Una vez que el Portal verifica la existencia de la Factura, se habilitarn los campos para el ingreso
de la Nota de Crdito. Ingrese los datos solicitados, y haga un clic en la opcin Ingresar
Documento.

4
5
6

Figura 7 Ingresar Datos de la Nota de Crdito Factura

A continuacin, detallamos la descripcin de los campos para el registro del documento:

20

DATO SOLICITADO
Tipo de Documento Legal
Fecha Documento Legal

DESCRIPCION
Corresponde a los distintos tipos de documentos legales
que se debern ingresar.
Fecha correspondiente a la emisin de la Nota de Crdito
Factura.

Nro. Documento Legal

Corresponde al nmero de la Nota de Crdito Factura.

IVA crdito Fiscal

IVA crdito Fiscal importaciones
IVA crdito Fiscal Activo Fijo
IVA crdito Fiscal Activo Fijo Importaciones
IVA crdito Zona Franca S.R.F.

Impuesto al Valor Agregado

Impuesto de retencin de Harina

Petrleo Diesel uso industrial

Impuesto especfico

ILA Crdito Fiscal 27%

ILA Crdito Fiscal 15%
ILA Crdito Fiscal 13%

Impuesto especfico

Figura 8 Lista de documentos en Estado Preliminar

21

Si los datos ingresados son correctos, el Sistema le confirmar el registro con el mensaje Los datos
fueron ingresados correctamente y la factura quedar registrada en el Portal en estado
Preliminar.
ESTADO

DESCRIPCION

PENDIENTE

Nota de Crdito Facturas Electrnicas ingresada pero en espera de

recepciones.

PRELIMINAR

Nota de Crdito Facturas Ingresada, pero no agregada a ningn Lote.

ELIMINACION FISICA

Nota de Crdito Factura Borrada sin haber generado un Lote.

BORRADOR

Nota de Crdito Factura dentro de un lote no generado y sin proceso

de cuadratura.

A RECIBIR

Nota de Crdito Factura dentro de un lote generado, listo para entrega

en Oficina de Partes ICF.

RECIBIDO

Nota de Crdito Factura dentro de un lote generado, recibido por

Oficina de Partes ICF y aprobado.

RECHAZADO

Nota de Crdito Factura dentro de un lote generado, rechazada en

Oficina de Partes ICF

REGISTRADO

Nota de Crdito Factura dentro de un lote generado, recibido por

Oficina de Partes ICF y contabilizada.

El documento ingresado puede modificarse si se encuentra en estado Preliminar (ingresado sin

lote asociado); para ello, marque el documento y haga clic en la opcin Modificar. El nico
campo que no podr modificarse es el de Nro. Documento Legal. En el caso que sea necesario
modificarlo, se deber borrar el documento y volver a ingresarlo.
Una vez registradas correctamente el documento, es necesario generar el lote. (Ver punto 5)

Junto con lo anterior, podr asociar la Nota de Crdito ingresada a una factura especfica, o a un
Lote generado al pinchar Asociacin de Facturas.

22

23

4. Generar Lote
Una vez ingresadas las Facturas correctamente, genere e imprima el Acta de Entrega y
Cuadratura, del Lote de facturas a entregar a la Compaa (conjunto de Facturas correspondientes
a una Sociedad ingresadas al Portal). Para ello, ingrese en la opcin Registro de Documentos y
selecciones la opcin Generar Nuevo Lote.
Seleccione la Sociedad a la cual ha facturado, se desplegar un listado con las facturas registradas
en estado Preliminar, en condiciones de ser incluidas en un lote de envo.

A travs de esta opcin Ud. podr seleccionar todas las facturas que se encuentran en estado
Preliminar o marcar individualmente las que Ud. quiera incluir en el lote.

1- Indicar la sociedad de las facturas en Estado

Preliminar

Al Figura 16 Generar Lote

2- Indique las Facturas y Notas de Crdito, y

Genere el Lote

Al presionar el botn Generar Lote, el sistema validar que el total de sus facturas y notas de
crdito cuadren con el total de las recepciones, actualizando el estado de dichas facturas a A
recibir. Adems se genera el nmero de lote, y el Acta de Entrega y Cuadratura estar disponible
para su impresin. Haga un clic en Imprimir Lote e imprima el archivo generado.

Figura 17 Cartula del Lote de Documentos Ingresados

Impreso el Acta de Entrega y Cuadratura, adjunte las facturas que lo componen en el orden
generado, y enve el mismo ensobrado a los puntos receptores de facturas mencionados a
continuacin.
Importante: el sobre enviado a Oficina de Partes ICF Cencosud S.A. debe indicar correctamente el
destinatario y la sociedad.

Av. Kennedy 9001, 5 piso, Mall Alto Las Condes

Comuna Las Condes
Santiago
Horario de Atencin: Lunes a Viernes de 09:00 a 18:00 hrs.

25

En regiones, podrn depositar la documentacin en los buzones habilitados en los siguientes

locales:

Ciudad
Arica
Iquique
Calama
Antofagasta
Copiap
La Serena
Coquimbo
Valparaso
Rancagua
Talca
Concepcin
Temuco
Valdivia
Osorno
Puerto Montt

Local
Sisa
Sisa
Paris
Jumbo
Jumbo
Jumbo
Sisa
Jumbo
Jumbo
Jumbo
Sisa
Jumbo
Sisa
Jumbo
Jumbo

Direccin
P. Aguirre Cerda 1010
Tarapac N 465 al 495
Balmaceda N 3242
Pedro A.Cerda N 9400
Copayapu N 2406
Ruta 5 Parcela 69 Vega sur
Anbal Pinto N 1551
Av. Argentina N 51
Av. Pte Frei Montalva N 750
El Arenal N 411
Barros Arana 883 Block 899
Av. Alemania N 633
Chacabuco N 555
Pza. Yungay N 645
Av. Ejercito N 470

Toda consulta relacionada al Ingreso de Facturas en el Portal ICF debe ser dirigida a nuestro canal
de contacto: icfweb_proveedores@cencosud.cl
El envo de documentacin a las Administraciones mencionadas anteriormente, deber realizarse
de la manera ms gil posible a fin de recibirla dentro de los 10 das corridos de entregada la
mercadera o servicio, ya sea enviado por correo o entregado personalmente.
Importante: La documentacin enviada en sobre o depositada en los buzones habilitados debe
contener lo siguiente:
Facturas y/o Notas de Crdito
Acta de Entrega y Cuadratura
Debe indicar en el sobre el remitente con todos los datos de contacto (Nombre, fono, mail,
direccin completa), para devoluciones o consultas.

26

5. Revisin del Lote o Acta de Entrega y Cuadratura

Los lotes se generan en estado A Recibir a la espera de la verificacin por parte de la Oficina de
Partes ICF. Posterior a la recepcin y revisin del mismo, el lote podr contener los siguientes
estados:
BORRADOR: Lote en construccin, guardado pero no generado.
A RECIBIR: Lote generado, listo para entrega en Oficina de Partes ICF.
RECIBIDO: Lote generado, recibido por Oficina de Partes ICF y aprobado.
RECIBIDO CON OBSERVACIONES: Lote generado, recibido por Oficina de Partes ICF
y aprobado con modificaciones por parte de nuestro Back Office.

Podr indicar el Documento y haciendo un clic en la opcin Modificar podr corregir alguno de
los datos observados, en caso que el Documento pueda ser reprocesado y no sea necesaria la
emisin de uno nuevo.
El nico campo que no podr modificarse es el de Nro. Documento Legal. En el caso que sea
necesario modificarlo, se deber borrar el Documento y volver a ingresarlo.

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6. Reportes
A travs de esta opcin del men Reportes, podr acceder a informacin til para el ingreso de
sus Facturas:

Los reportes a obtener son los siguientes:

Consulta de Documentos de Recepcin

Consulta de Lotes
Consulta de Documentos Ingresados
Consulta de Estados de Documentos Electrnicos
Consulta de Proceso Off Line

Consulta de Documentos de Recepcin

Este reporte brinda la posibilidad de consultar los nmeros de Documento de Recepcin o Remitos
para poder ingresar sus Facturas, pudiendo realizar la consulta por: Numero de Recepcin y ao,
Nmero de Documento de Entrega, Nmero de Orden de compra, entre otros.

Figura 19 Consulta de Documentos de Recepcin

Consulta de Lotes

Este reporte brinda la posibilidad de consultar los Lotes generados dentro de un rango de fecha de
recepcin y as verificar el estado de los mismos y el detalle de los Documentos que lo componen e
imprimir el Lote completo cuantas veces sea necesario, haciendo clic en el botn Consultar, Para
ello, deber posicionarse sobre el link que se habilita en la columna de Nmero de Lote la opcin
Ver detalle.

Figura 20 Consulta de Recepciones por Lote

29

Consulta de Documentos Ingresados

Este reporte brinda la posibilidad de consultar sus documentos ingresados (Facturas, Boletas y
Notas de Crdito) dentro de un rango de fecha, verificando el estado de cada uno de los
documentos.
Puede filtrar por sociedad, tipo de documento o estado del documento, teniendo la opcin de
exportar el resultado de la bsqueda en Excel o PDF.

Figura 21 Consulta de Documentos Ingresados

Consulta de Estados de Documentos Electrnicos

Este reporte brinda la posibilidad de consultar los documentos electrnicos ingresados, dentro de
un rango de fecha, sociedad o Estado de Documento.

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Consulta de Proceso Off Line

Este reporte brinda la posibilidad de consultar el estado de la carga masiva de documentos realizo
de manera Off Line.
Podr visualizar el estado de cada documento cargado, teniendo la opcin de visualizar el Excel
cargado.

Figura 22 Consulta de Proceso Off Line

Finalmente, toda consulta relacionada al Ingreso de Facturas en el Portal ICF debe ser dirigida a
nuestro canal de contacto: icfweb_proveedores@cencosud.cl

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7. Anexos
Se detallan a continuacin las impresiones de los documentos que se necesitan para cumplir
correctamente el Ingreso Centralizado de Facturas (ICF)
7.1 ROC INFOR

32

7.2 Recepcin de Servicios

7.3 Recepcin de Mercadera Easy

7.4 Orden de Compra Servicios

7.5 Orden de Compra Mercadera EASY

7.6 Orden de Compra INFOR