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TEMA 8: GESTIN ADMINISTRATIVA DE UNA EMPRESA

8.1 El proceso bsico de documentacin de una compraventa


El proceso bsico de documentacin que se produce cuando un cliente solicita nuestros bienes o servicios es
el siguiente:
COMPRADOR

PEDIDO

VENDEDOR

ENTREGA DE MERCANCIAS

ALBARN

PAGO

FACTURA

CHEQUE

LETRA DE CAMBIO

8.1.1 El pedido
El pedido servir para que la empresa sepa que mercancas se van a servir. Lo puede realizar el propio cliente
(fax) o en vendedor. No existe una regulacin legal que obligue a seguir un modelo nico de pedido, aunque
suelen aparecer los siguientes elementos esenciales:
- los datos que identifican a la empresa que efecta el pedido
- los datos que identifican a la empresa que proporciona el producto
- fecha en que se ha efectuado el pedido
- detalle del pedido, identificando las mercancas con su nombre comercial, y sealando la cantidad que se
solicita
- domicilio de entrega
- nmero de pedido
- precio de los productos
- plazo de entrega
- condiciones de la compraventa: forma de pago, transporte,
8.2 Los documentos expedidos por el vendedor
Una vez que se realiza el pedido y se confirma por ambas partes los productos que se desean, su
disponibilidad, las condiciones y su precio, se procede a la entrega de las mercancas y su cobro. Para ello se
usan varios documentos:
8.2.1 El albarn
Documento mercantil con el cual queda acreditada la entrega de un pedido o la prestacin de un servicio
realizado. El receptor cuando firma el alabarn deja constancia de que ha recibido dicho bien o que le ha
sido prestado el servicio, naciendo en ese momento el derecho a cobro del vendedor o prestador del
servicio. No es de uso obligatorio, pero nos permite emitir una factura posteriormente. Es realizado por la
empresa vendedora y al igual que el pedido, carece de una norma legal que obligue a seguir un modelo. El
contenido bsico suele ser:
- nmero de albarn, nmero de pedido con el que se relaciona, datos que identifican a la empresa que
efecta el pedido, datos que identifican a la empresa que proporciona el producto, domicilio de entrega,
fecha en la que se ha emitido, empresa de transportes, portes, nmero de paquetes, detalles de las

mercancas, firma del cliente como acreditacin de la entrega de mercancas y la de recepcin,


observaciones.
8.2.2 La factura
Es el documento que acredita legalmente la entrega de los bienes o servicios cuando se ha efectuado el pago
total del servicio o de la adquisicin. Tiene su propia normativa y debe especificar al menos los siguientes
apartados:
- nmero de factura: debe ser correlativa, datos del profesional o del establecimiento vendedor, fecha y
localidad de emisin de la factura, el producto adquirido o el servicio prestado, el precio satisfecho, el
importe bruto, envo y tramitacin, descuento aplicado, el impuesto aplicado, importe del impuesto, total de
la factura, referencia del alabarn y/o pedido con el que se relacionan, forma del pedido, forma del pago,
fecha de envo, forma de envo, portes, empresa que realiza el envo, observaciones,
8.2.3 La factura electrnica
Es un documento tributario generado por medios informticos, que reemplaza a la factura en papel, pero
que conserva su mismo valor legal. Entre sus ventajas destacan:
- econmico, ecolgico y simplifica el almacenamiento de papel.
Las desventajas: dificultas de las pequeas y medianas empresas de adaptarse al cambio del sistema de
facturacin, la resistencia de los consumidores a confiar en los documentos realizados a travs de la red, o la
dificultad para algunos ciudadanos para acceder a internet.
8.2.4 El recibo
Es aquel documento que el acreedor de una deuda reconoce expresamente haber recibido del deudor el
importe de la misma. Aunque no existe un modelo legal, suele contener:
- datos identificativos del emisor y del pagador, nmero del recibo que deber ser correlativo, fecha y
localidad donde se expide el recibo, importe en cifras, importe en letras, fundamento de pago y firma y sello.
8.3 Los documentos de pago
Por su importancia jurdica nos centraremos en la cumplimentacin de los cheques y las letras de cambio.
8.3.1 El cheque
Es un documento mercantil por el que un banco, caja o entidad se obliga al pago de una determinada
cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria. El cheque deber contener:
- la denominacin de cheque inserta en el propio ttulo, el nombre del banco o entidad financiera que ha de
pagar, cantidad a pagar, lugar de pago, fecha y emisin del cheque, firma del librador o del que emite el
cheque.
Si no se indica alguno de los requisitos anteriores, se entender que no estamos ante un cheque vlido.
Existen diferentes tipos, entre los cules podemos distinguir:
- nominativos o emitidos a favor de una empresa determinada.
- emitidos al portador, en los que no se designa persona alguna por lo que cualquiera podr acceder a su
cobro.
- cheque conformado: el banco garantiza la autenticidad de la firma del que lo emite y la existencia de
fondos en la cuanta indicada en el cheque.
- cheque cruzado: slo podr ser abonado mediante ingreso en la cuenta del beneficiario. Se formaliza
cruzando dos barras paralelas al anverso. Con este cheque se evita que en caso de prdida un tercero pueda
cobrar el cheque.
Los cheques son siempre a la vista, es decir, que nos e tienen que esperar a una fecha para su cobro como
ocurre con las letras de cambio. El banco est obligado a hacer efectivo el cheque el da en que se presenta
al cobro. Sin embargo, los cheques caducan. As, existen unos tiempos de presentacin del cheque de pago:

- 15 das para los cheques emitidos y pagaderos en Espaa


- 20 das para los cheques emitidos en Europa y pagaderos en Espaa
- 60 das para los cheques emitidos en el extranjero y pagaderos en Espaa
Estos cheques se computan en das hbiles, sin contar domingos ni festivos, a partir del da que consta en el
cheque como fecha de emisin. Contando 6 meses desde el momento en que se intent el cobro y no se
logr, es la fecha marcada para iniciar las acciones judiciales oportunas.
8.3.2 La letra de cambio
Es un documento mercantil pro que una persona, librador, ordena a otra, librado, el pago de una
determinada cantidad de dinero, en una fecha determinada o vencimiento. Sirve como medio de pago y
garantiza un pago aplazado. Se extienden en efecto timbrado, y en su emisin y circulacin intervienen las
siguientes personas:
- el librador: es la persona a la que le deben una cantidad monetaria y que emite la letra de cambio para que
el librado (deudor) la acepte y se haga cargo del pago del importe de misma.
- el librado: es el deudor.
- el tomador o portador: es la persona que tiene en su poder la letra de cambio y a quien se le debe abonar.
- el endosante: el que endosa, transmite, una letra a un tercero.
- el endosatario: es la persona en cuyo favor se endosa la letra, el que recibe la letra.
- el avalista: es la persona que garantiza el pago de la letra qy que sume junto al librado la responsabilidad
del pago de letra de cambio.
Debe tener obligatoriamente los siguientes campos:
- la denominacin letra de cambio en el mismo texto del ttulo y expresado en el mismo idioma dela
redaccin del documento.
- la orden a pagar una suma determinada
- nombre y apellido y direccin del librado, y su aceptacin.
- la fecha de vencimiento. Dependiendo de su vencimiento, la letra puede emitirse:
- a fecha fija
- a un plazo desde la fecha
- a la vista: la letra ser pagadera en el momento de su presentacin al cobro.
- a un plazo desde la vista
- lugar donde el pago debe efectuarse, sino se indica, deber realizarse en el domicilio del librado
- nombre y apellidos de la persona a quin debe hacerse el pago o a cuya orden debe realizarse
- lugar y fecha en la que se emiti la letra
- la firma del que emite la letra: librador
Adems puede incluir otras clusulas como por ejemplo:
- clusula no endosable o no la orden: en este caso no podr transmitirse por endoso.
- clusula de intereses: el librado deber abonar el importe de la letra y , adems, los intereses que se
devenguen desde la fecha de emisin de la letra hasta su pago.
- clusula sin gastos o sin protesto: en este caso, no ser necesario levantar protesto para ir a juicio en caso
de impago o no aceptacin.