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Livre Blanc

dition publique

margement et signature
lectronique pour la
dmatrialisation dans les
centres de formation
Digitalisation des entreprises
Edition 2016

Version intgrale disponible


sur www.jesuisencours.com

Sommaire
La dmatrialisation

P.4

La signature lectronique

Les chiffres cls

P.5

P.6

Le glossaire
La lgislation et
dmatrialisation
des contrats

P.7

P.8

La dmatrialisation
dans les centres de formation
La dmatrialisation
pour tous

P.9

P.10

Vers une
dmatrialisation totale
La lgislation
OPCA et FSE

Le tmoignage

P.11

P.12

( Version
intgrale )

P.13

( Version
intgrale )

Introduction

Plus ergonomiques, plus cologiques et moins coteuses, les solutions


numriques sont au cur de lactualit des entreprises. De la rception de
documents la signature numrique en passant par les factures, la
dmatrialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles
solutions prsentes sur le march permettent de runir sur une interface
tous les intervenants quils soient proximit ou distance. Le contact se
fait de plus en plus facile et rapide grce la gestion documentaire qui
permet un gain de productivit non ngligeable. Cest dans ce cadre que les
experts JDS Conseil et Scanpoint Software se sont associs pour vous parler
de ce quils savent faire de mieux : la dmatrialisation.

Organismes
de formation

Entreprises

coles

La dmatrialisation, cest quoi ?


La dmatrialisation dsigne
tout un processus
permettant de passer
des conventions, feuilles
dmargements, factures,
contrats, courriers ou tout
autre document physique,
un format entirement numrique.
Ce systme dsigne galement tout fichier cr numriquement dans un
systme qui permet larchivage lectronique natif des donnes.
En bref, la dmatrialisation permet un classement informatique et un
archivage de toutes vos informations entrantes et sortantes. Ce systme
permet : un gain de place dans les bureaux, un gain de temps pour les
personnes en charge des dossiers, un gain dargent pour toute entit
(frais dimpression, frais daffranchissement, frais de stockage, etc.) et
forcment, un gain de productivit !
De nombreux prestataires de services proposent aujourdhui des
solutions de Gestion Electronique des Documents qui permettent :
Lacquisition de documents papiers numriss, de documents
lectroniques natifs et lchange de documents lectroniques entre
deux entits (e-mails).
Lindexation des fichiers permettant une recherche facile et rapide.
Le stockage et larchivage des donns selon les besoins dune entit.
La diffusion des donnes auprs de personnes internes ou externes.
Ces solutions impactent lensemble de lentreprise de manire positive
en optimisant le temps de traitement des demandes dinformation que
ce soit avec les stagiaires, les apprenants, les clients, les fournisseurs, les
collaborateurs, les partenaires, les formateurs et mme les prestataires.
Pour les services administratifs des organismes de formation, cest la fin
de longues heures de formalits et de paperasse lies aux dossiers
entreprises, stagiaires, apprenants, financements

La signature lectronique
Signature lectronique, signature numrique, quelle diffrence ?
La signature lectronique est une signature mme valeur que la signature
manuscrite papier, elle assure lintgrit dun document numrique (elle le scelle).
Elle garantit lauthenticit du document en identifiant la personne physique ou
morale et est reconnue par ltat Franais.
La signature lectronique avance permet la signature de documents non soumis
des rgles formelles lgales et peut sappliquer pour une personne physique, morale,
ou mme un serveur.
La signature lectronique qualifie est une signature scurise partir dun certificat
valide pour une personne spcifique. Ce certificat doit venir dun fournisseur
homologu et est destination dune personne physique uniquement.
La signature numrique est la mise en uvre technique de la signature lectronique
avec : un certificat pour le titulaire, une cl prive ainsi quun document signer.

Pourquoi les utilisateurs sont-ils rticents ?

Le manque de connaissance de la dmatrialisation


Le manque de temps pour sen proccuper
Le volume faible de documents traiter
Le cadre juridique peu familier de ces processus
La rsistance humaine au changement

Quels en sont les points forts ?


La rduction des dpenses en temps (collecte, circulation, photocopies, diffusion ).
La rduction des dpenses en cots (stockage, impressions, affranchissement).
Des solutions disponibles en mode Saas avec un ROI court terme : pas
dinvestissement lourd linstallation, gain de temps immdiat ds la mise en place,
peu de sollicitations des ressources internes).
Une traabilit des documents fortement amliore.
Un archivage long terme 3 ou 10 ans facilit.
Des documents mme valeur probante que le papier.
Une image de lentreprise modernise et amliore :
Signature sur tablette, affichage interactif, modernit,
mobilit, innovation, ergonomie, etc.).
Lamlioration globale des processus de traitement des documents.

Les chiffres cls

28
%
35

45
%
90

85
h
275

des organisations ont besoin de plus dun


mois pour fournir des documents dans le
cadre dune procdure judiciaire

des documents dune entreprise


restent introuvables ou sont
inutilisables

par an en moyenne par employ


est ddie uniquement la
recherche de documents papiers

En moyenne par tudiant par an pour


la gestion des dossiers de facturation
dans les centres de formation

des donnes des entreprises


sont sous format papier

des factures fournisseurs


sont encore papier

des entreprises ont une utilisation


du papier qui augmente

5,2

des 16-25 ans effectuent leur scolarit en


alternance, soit 402 144 alternants en 2013

Glossaire

SaaS : est l'acronyme pour Software as a Service. Le mode SaaS est un mode
d'utilisation d'une solution logicielle, sa particularit est de faire fonctionner
lapplication distance en tant hberge par des tiers.
RAD : La Reconnaissance Automatique des Documents est un systme qui permet
de reconnatre un document. Grce une expression, la RAD analyse le document
et peut dfinir de quel type de document il sagit.
LAD : La Lecture Automatique des Documents est un ensemble de technologies
utilises pour lire, indexer et stocker les donnes contenues dans un support
physique.
OCR : La Reconnaissance Optique des Caractres est un matriel ou logiciel de
conversion dun document image en un document texte avec ou sans
enrichissement typographique et conservation de la structure du document
associe, exploitable par des programmes informatiques.

GED : La Gestion Electronique des Documents est un procd faisant intervenir


des moyens lectroniques (logiciels ou matriels) pour prendre en charge la
gestion des documents. savoir : les oprations et actions destines traiter et
exploiter les documents, par exemple la capture, lacquisition, la numrisation, la
validation, la diffusion, le classement, lindexation et larchivage de documents.
OPCA : Les Organismes Paritaires Collecteurs Agrs sont chargs de collecter,
mutualiser et redistribuer les obligations financires des entreprises en matire
de formation professionnelle. Ils sont agrs et contrls par l'tat.
FSE : Le Fond Social Europen est un fond structurel communautaire ddi aux
projets locaux, rgionaux et nationaux. Il fonctionne sur le principe de la
redistribution et soutiennent lemploi dans les tats europens.

La lgislation et la
dmatrialisation
des contrats
Lcrit sous forme lectronique est admis en preuve au mme titre que lcrit sur
support papier, sous rserve que puisse tre dment identifie la personne dont il
mane et quil soit tabli et conserv dans des conditions de nature en garantir
lintgrit. (article 1316-1 du Code Civil du 13 Mars 2000).
Selon larticle D6325-1 du Code du Travail : Lorsquun employeur et un salari
dbutent un contrat de professionnalisation, celui-ci doit tre adress dans les 5 jours
lOPCA. Son document annexe avec toutes les mentions obligatoires portant sur les
objectifs, les modalits dorganisation, dvaluation et de sanction de la formation doit
tre joint au contrat.
Le dcret n2015-1093 du 28 Aot 2015 relatif aux modalits de dpt du contrat de
professionnalisation autorise les entreprises effectuer la dmarche en ligne.
A compter du 1er Septembre 2016, la transmission des contrats de professionnalisation
auprs des OPCA devra se faire de manire dmatrialise directement sur le portail
Internet de lalternance. Les dcisions daccord ou de refus de financement par les OPCA
seront alors notifies lemployeur par lintermdiaire de ce portail. LOPCA transmettra
galement ces dcisions l a DIRECCTE de la mme manire. Si le contrat est
interrompu de manire anticipe, lemployeur devra dans les 30 jours notifier cette
dcision par le biais du portail.

Attention cependant veiller aux bonnes pratiques :

Un document dorigine numrique et sign avec un certificat RGS 1* ou 2* a une


valeur doriginal probant sil est conserv de manire scurise et traable.

Le document papier numris na quune valeur de copie (mme si le PDF obtenu est
ensuite sign laide dun certificat numrique).

La dmatrialisation dans les


centres de formation

Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier dun apprenant ou dun
stagiaire prend un temps considrable et cote en moyenne 45 par an par tudiant
dans le cadre de la formation initiale du secondaire.
La gestion de prsences (margement, suivi, rappels, facturation) reprsente elle
seule les 3/4 du temps pass et du cot administratif des apprenants :
Edition et distribution des feuilles de prsence.
Collecte des feuilles quotidiennes, problmes de retour, dexhaustivit.
Vrification de la prsence et de la qualit des signatures (distinguer une signature
dune autre et que la qualit soit acceptable pour la constitution dun justificatif).
Stockage des feuilles jusqu ldition des factures.
Photocopies, duplicatas ou attestations pour lenvoi aux OPCA et aux entreprises.
Rapprochement des attestations de prsence avec les factures (sans erreur et avec
des justificatifs joints si ncessaire).
Rejet possible des dossiers qui entrainent parfois des retards de paiement.
Archivage des feuilles de prsence pour contrle DIRECCTE, OPCA, Rgion ou FSE

Perte ou garement de certains documents par les tudiants, les formateurs, les
intervenants externes
Autant de tches qui sont significativement simplifies par la dmatrialisation des
feuilles de prsence : le gain de temps peut aller jusqu 75% des tches papiers.

La dmatrialisation
pour tous

De la collecte des signatures larchivage des margements : tous


concerns

Le service financier qui constate les cots lis la gestion des feuilles
dmargement.

Les services administratifs passent un temps non ngligeable rgler les formalits
et paperasses, au lieu de suivre les absences des apprenants.

Les stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles dmargement


papier 2 5 fois par jour, alors que le cours est projet sur un tableau numrique

Les formateurs sont retards par lappel et la circulation des feuilles dmargement
pendant les cours, avant de devoir la rcuprer, la contrler et la ramener au
secrtariat.

Le service comptabilit reporte des erreurs dues aux difficults de gestion du papier.

Les Organismes de Formation ont besoin doptimiser lorganisation interne :


quils soient des PME ou des grands groupes, privs ou publics, des solutions adaptes
existent afin de dmatrialiser les documents spcifiques la formation.
Ces solutions mtiers permettent de simplifier les dmarches administratives et les
contraintes lgislatives. Le dveloppement rcent des offres SaaS permet souplesse et
adaptabilit, car il ny a plus de contrainte gographiques ni temporelle : elles sont
accessibles tout moment et de nimporte o. Leur dploiement est dautant plus
rapide et facile puisquelles ne ncessitent pas dinvestissement dinfrastructure et peu
de ressources informatiques.
Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vrifications de
scurit ne sont plus la charge de lOrganisme de Formation, mais sous la
responsabilit du prestataire qui hberge les donnes sensibles et scurises du centre
de formation : il doit tre agr, scuris et doit galement acter comme un tiers de
confiance.

Vers une dmatrialisation totale


La dmatrialisation des documents touche tous les services administratifs :
Les factures fournisseurs restent pour linstant les documents les plus dmatrialiss,
cependant, la tendance semble se diriger vers les factures clients, les contrats, les bons
de commande, le courrier entrant, etc.
La dmatrialisation des signatures en rgle gnrale, est galement un enjeu majeur
que ce soit pour les commerciaux, les banques, les assurances, les transporteurs, et
mme les centres de formation, comme toutes les entreprises qui font le choix daller
de lavant.
Il existe depuis peu des solutions cls en main pour bnficier des services de
signature numrique en mode SaaS et sur tablette, proposant des tarifs raisonnables et
une intgration forte avec les autres logiciels de gestion administrative.

Le suivi et larchivage
Les documents traits grce la GED sont analyss par des procds OCR, RAD et LAD
qui permettent didentifier les documents automatiquement, de les indexer, de les
classer, puis ensuite deffectuer des recherches rapides au sein de la base
documentaire. Des fichiers de suivi sont attachs chaque document afin de garantir
une traabilit intgrale de toutes les modifications et consultations dun document.

Les documents archivs doivent tre stocks de manire scurise pendant 3 10 ans
sur des serveurs Web localiss en France, et fortement redondants afin dassurer la
sauvegarde fiable des donnes hberges. Ce qui permet aux entreprises concernes
daccder toutes leurs donnes archives dont elles auraient besoin avec une
disponibilit de 99,98% lanne.

Le 1er Tiers de Confiance pour la dmatrialisation


des feuilles dmargement dans les centres de formation.

JeSuisEnCours
La fin des feuilles dmargement

Signature sur tablettes, calcul des heures de prsence, rapprochement


automatique des feuilles dmargement, signature en ligne des contrats et
conventions, transmission lectronique des factures et justificatifs vers les
OPCAs, Rgions, Dpartements, Ple Emploi, Apprenants et Entreprises.

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Denis SCHIRRA
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