Material de la material de anlisis de sistemas II

John William Marin Pineda

Captulo 4

- Muestreo e Investigacin de Datos

Impresos

4.1 Planeacin y control de actividades

El anlisis y diseo de sistemas involucran muchos tipos de actividades diferentes que juntos
forman un proyecto. El analista de sistemas debe administrar el proyecto cuidadosamente
para que llegue a ser un proyecto exitoso. La administracin de proyectos involucra tareas
generales de plantacin y control.
La planeacin involucra todas las actividades para seleccionar un equipo para anlisis de
sistemas, la estimacin del tiempo requerido para completar cada tarea y calendarizacin del
proyecto para que las tareas sean terminadas en forma ordenada. El control significa usar la
retroalimentacin para monitorear el proyecto, como tambin tomar decisiones para agilizar o
recalendarizar las actividades para que se terminen a tiempo.

Estimacin del tiempo requerido

La primera decisin del analista de sistemas es determinar la cantidad de detalle que se
necesita para la definicin de actividades. El nivel de detalle menor es el ciclo de vida de
desarrollo del sistema mismo y el extremo mas alto es incluir cada paso detallado. La respuesta
mas optima para la plantacin y calendarizacin se encuentra en el punto intermedio.

Enfoque estructurado

Anlisis

Diseo

Implementacin

Recoleccin de datos.
Anlisis del flujo de datos y
decisiones.
Preparacin de la propuesta.
Diseo de la captura de datos.
Diseo de la entrada.
Diseo de la salida.
Organizacin de los datos.
Implementacin.
Evaluacin.

Un buen analista divide el proyecto en tres partes principales y luego cada parte se divide en
pasos ms pequeos, donde cada paso se puede subdividir en tareas ms pequeas que hagan
ms manejable el proyecto, esto depende del tamao de este.
En el siguiente cuadro de muestra como se subdividi la etapa de anlisis, en tareas mas cortas.
Fase

Actividad detallada

Semanas
requeridas
1

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Recoleccin de datos

Realizacin de entrevistas
Administracin de
cuestionarios
Lecturas de reportes de la
compaa
Presentacin del prototipo
Observacin de las
reacciones ante el prototipo
Anlisis del flujo de datos Anlisis del flujo de datos
y decisiones
Preparacin
de
la
Realizacin
del
anlisis
propuesta
beneficio/costo
Preparacin de la propuesta
Presentacin de la propuesta

3
4
4
5
3
8
3
2
2

El analista puede subdividir incluso mas los pasos. Por ejemplo, el analista podra especificar
cada una de las personas a ser entrevistar.
La cantidad de detalle necesaria depende del
proyecto, pero es necesario que en los planes aparezcan todos los pasos crticos.
Algunas veces la parte ms difcil de la plantacin del proyecto es el paso crucial de la
estimacin del tiempo que se lleva terminar cada tarea o actividad. No hay nada que sustituya
a la experiencia en la estimacin de los requerimientos de tiempo.

Graficas de gantt
Una grafica de gantt es una forma fcil de calendarizar tareas. Es esencialmente una grafica
en donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa
la longitud relativa de la tarea.
En la figura de la siguiente pgina se manejan dos dimensiones, donde el tiempo esta indicado
en la dimensin horizontal y en la dimensin vertical se encuentra la descripcin de las
actividades.

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Otro ejemplo de cronograma de actividades, igualmente utilizable y de fcil diseo utilizando el

computador es el siguiente.

En el cual se especifican las actividades por semana, teniendo en cuenta las tareas ya realizadas
y las faltantes. Es importante realizar este cronograma peridicamente, para ver si se estn
cumpliendo los tiempos pre-establecidos. Con este anlisis se pueden tomar decisiones, como
redistribuir el personal en actividades que estn con buen flujo de tiempo a otras que se estn
atrasando demasiado y en ultima instancia para sustentar la adicin de tiempo, que seria lo
peor que podra suceder.

4.2 Tcnicas de investigacin

Para realizar un buen preanalisis de un sistema de informacin, debemos tener en cuenta los
diferentes mtodos para recopilar informacin, mas comunes. Entre los cuales estn:
1. Muestreo e investigacin de datos impresos
2. entrevistas.
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3. uso de cuestionarios.
4. observacin del comportamiento de los tomadores de decisiones y ambiente de oficina.

4.2.1 Muestreo
El muestreo es el proceso de seleccionar sistemticamente elementos representativos de una
poblacin, cuando estos elementos son examinados de cerca, se supone que el anlisis revelara
informacin til de toda la poblacin.
En la mayora de los casos es demasiado complejo realizar un anlisis con toda la poblacin
bien sea por tiempo o costo.
Una analista de sistemas debe seleccionar una muestra representativa de los datos a examinar o
personas representativas a entrevistar porque:

Los costos.
Agilizacin de recoleccin de datos
Mejora la efectividad

Para realizar una buena seleccin de la muestra se debe tener en cuenta:

1. Determinar los datos a ser recolectados o descritos
2. Determinar la poblacin muestreada
3. Seleccionar el tipo de muestra
4. Decidir el tamao de la muestra
Pg. 79 87 del libro gua (ampliar el tema referirse)

Es importante saber que se har con la informacin recolectada, ya que si no se hace, se

desperdiciara tiempo valioso. Se debe de una forma acertada identificar las variables,
atributos y conceptos de datos asociados que necesitan ser recolectados en la muestra, se
deben considerar los objetivos del estudio, como tambin el mtodo a utilizar como es la
recoleccin de datos, entrevistas, cuestionarios u observacin.
Para determinar la poblacin a ser muestreada es necesario analizar si los datos de uno
o varios periodos son suficientes o si solo una seccin de la empresa ser entrevistada o
incluir personal externo a la empresa a ser entrevistado.
La muestra estractificada es la preferida por los analistas ya que en el se realiza un
proceso de identificacin de las subpoblaciones o estratos y luego la seleccin de objetos
o personas a muestrear dentro de de esas subpoblaciones, esto nos permite una buena
muestra con datos que resumen informacin de diferentes mbitos de trabajo.
El tamao de la muestra es importante ya que debe ser representativo de la poblacin, la
cantidad precisa se halla utilizando uno de los muchos mtodos existentes, pero depende
de muchos factores, unos dados por el analista, otros por lo que se sabe de la poblacin
misma y otros factores imperantes

4.2.2 Investigacin de datos impresos

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El analista busca hechos cifras, informacin financiera mediante el muestreo de datos
relevantes, siendo esta la nica forma de estudiarlos, no por cuestionario o entrevistas.
Con el anlisis de estos datos se sabe de donde viene la empresa y hacia donde va segn los
miembros de la organizacin, con esto se conoce mas a fondo la empresa, como funciona
internamente y lo problemas mas comunes que en ella se dan. Entre los datos impresos que se
pueden analizar tenemos:
Informes para tomas de decisiones.
Reportes de desempeo y diversas formas).
Registros de lo que esta sucediendo (memorando, consignas en un tablero de noticias o reas de
trabajo, manuales).
Formas para captura de datos.

4.2.3 Entrevistas
Una entrevista para recoleccin de informacin es una conversacin dirigida con un propsito
especfico, que usa un formato de preguntas y respuestas. En ella se quiere obtener la opinin
del entrevistado y sus sentimientos acerca del estado actual del sistema, los objetivos de la
empresa, los personales y los procedimientos informales.
Antes que nada observe las opiniones de la persona a la que esta entrevistando, esta pueden ser
mas importantes y mas reveladoras que los hechos, adems se debe tratar de capturar los
sentimientos del entrevistado, recuerde que el entrevistado conoce la organizacin mejor que
usted., con una entrevista se puede conocer mas a fondo la cultura de la organizacin y el
grado de optimismo existente.
Para planear una entrevista debemos tener en cuenta cinco aspectos:
1. Lectura del material de fondo: Lea y comprenda tanta informacin de fondo acerca del
entrevistado y su organizacin como le sea posible para construir un vocabulario comn
que eventualmente le permita construir las preguntas de la entrevista de una forma que
sea comprensible por el entrevistado.
2. Establecimiento de los objetivos de la entrevista: Use la informacin de fondo que
recopilo as como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista en
reas como fuentes de informacin, formatos, frecuencias de la toma de decisiones,
cualidades de la informacin y estilo de la toma de decisiones.
3. Decidir a quien entrevistar: se deben incluir a personas clave de todos los niveles que
sern afectados por el sistema en alguna forma
4. Prepare al entrevistado: Llamndolo por anticipado y permitindole que tenga tiempo
para pensar acerca de la entrevista. Las entrevistas deben durar de 45 minutos a una
hora a lo mucho sin importar que tan deseoso este el entrevistado para extender la
entrevista mas all de este limite, recuerde que cuando ellos gastan tiempo con usted no
estn haciendo su trabajo.

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5. Tipos de preguntas y estructura: Escriba preguntas para tratar las ares principales de la
toma de decisiones descubiertas cuando se averiguo los objetivos de la entrevista. Las
preguntas tienen dos formas bsicas:
a. Abiertas (opiniones del entrevistado):

Esto pone conforme al entrevistado

Permite recoger el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educacin,
valores y creencias
Revela caminos para posteriores preguntas
Hace que sea ms interesante para el entrevistado
Es ms espontneo
La construccin de frases por parte del entrevistado es ms fcil.

b. Cerradas (respuestas posibles con un numero finito)

Con esto se ahorra tiempo
Facilita la comparacin de las entrevistas
Se llega al punto
Se tratan temas rpidamente
Se obtienen datos relevantes.
Registro de la entrevista
Registre los aspectos mas importantes de la entrevista, puede usar una grabadora de cinta o
lpiz y papel para tomar nota, pero es importante hacer un registro permanente durante la
entrevista. El que se tome nota s o se use una grabadora de cinta depende, en parte de a quien
se esta entrevistando y de lo que se har con la informacin una vez que haya pasado la
entrevista.
El uso de grabadora esta sujeto a indicarle al entrevistado que lo va ha hacer y que va a hacer
con la cinta confrmele la confidencialidad de cualquier comentario que el haga y si se rehsa
acepte esta restriccin amablemente. Las ventajas de usar cinta son:

proporciona un registro completamente preciso de lo que cada persona dijo.

libera al entrevistador para escuchar y preguntar mas rpidamente.
permite mejor contacto visual y por consecuencia, mejor desarrollo de una relacin
armnica entre ambos.
Permite la reproduccin de la entrevista para otros miembros del equipo.

Desventajas
Le hace posiblemente inquietante la entrevista y menos apta para responder libremente.
En entrevistador posiblemente es menos apto para escuchar, pues todo esta siendo
grabado.
Dificultad de encontrar pasajes importantes en una cinta larga.
Incremento del costo de recoleccin de datos.
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El uso de toma de notas puede ser la nica manera para registrar la entrevista si el entrevistado
se rehsa a ser grabado, es importante registrar la entrevista conforme sucede.
Ventajas:
Mantiene alerta al entrevistador.
Ayuda a recordar preguntas importantes.
Muestran el inters del entrevistador en la entrevista.
Demuestran la preparacin del entrevistador.
Desventajas:
Perdida del contacto visual entre el entrevistador y el entrevistado
Perdida del hilo de la conversacin.
Hace que el entrevistador tema hablar, cuando se esta tomando nota.
Hace que se ponga excesiva atencin a los hechos y poca atencin a los sentimientos y
opiniones.
Antes de la entrevista pongase en contacto con el entrevistado, por ejemplo el da anterior,
coordine la hora y lugar de la entrevista. Cuando desarrolle la entrevista vistase
adecuadamente, la falla del vestir adecuadamente puede dar como resultado una recopilacin
de datos pobre, las respuestas del entrevistado estn orientadas por su percepcin inicial.
Llegue temprano a la entrevista, puede usar el tiempo adicional para revisar sus notas,
confirme con el entrevistado que usted esta presente y listo para comenzar la entrevista
Al iniciar la entrevista salude de mano y con firmeza al entrevistado, esto es aplicado si es
hombre o mujer, ayuda a establecer credibilidad y confianza, recuerde al entrevistado su
nombre y describa brevemente nuevamente el porque esta ah y el porque lo escogi para
entrevistarlo.
Las primeras respuestas abiertas pueden revelar actitudes morales y creencias del entrevistado
que le ayudaran a comprender la manera en que usa la informacin y como se siente hacia los
dems en la organizacin.
Conforma avanza en la entrevista puede indicarle al entrevistado cual es el grado de detalle que
desea en las respuestas, si siente la necesidad de profundizar en la respuesta o si desea una
respuesta corta de un si o no simplemente
Luego de la entrevista se debe realizar un reporte por escrito de ella, destacando las respuestas
del entrevistado anotando inicialmente los temas mas importantes tratados y luego pasando a
copiar con mas detalle cada uno de ellos.
Ejemplos de entrevistas (Pg. 134 146 libro gua)

4.2.4 Cuestionarios
Son una tcnica de recopilacin de informacin que permite que los analistas estudien
actitudes, creencias, comportamientos y caractersticas de varias personas principales en la
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organizacin, que pueden ser afectadas por los sistemas actuales y el propuesto; Las creencias
son lo que las personas piensan que es, de hecho cierto, el comportamiento es lo que hacen los
miembros de la organizacin y las caractersticas son las propiedades de las personas y las
cosas.
Las respuestas obtenidas mediante cuestionarios usando preguntas cerradas pueden ser
cuantificadas. Las respuestas a cuestionarios que usan respuestas abiertas son analizadas e
interpretadas de otras formas.
Mediante el uso de cuestionarios el analista puede estar buscando cuantificar lo que ha
encontrado en las entrevistas. Adicionalmente, los cuestionarios pueden ser usados para
determinar qu tan amplio o limitado es en realidad un sentimiento expresado en una
entrevista. En forma inversa, los cuestionarios pueden ser usados para investigar a una gran
muestra de usuarios de sistemas, para tratar de encontrar problemas o recoger cosas
importantes antes de que las entrevistas sean realizadas.

PLANEACION PARA EL USO DE CUESTIONARIOS

A primera vista los cuestionarios pueden parecer una forma rpida para recolectar grandes
cantidades de datos acerca de la manera en que los usuarios valoran el sistema actual, que
problemas estn teniendo con su trabajo y lo que la gente espera de un sistema nuevo o
modificado.
Para decidir si el cuestionario es la tcnica correcta se tiene:
1. Las personas a la que necesita preguntarles estn ampliamente dispersas.
2. En el proyecto est involucrada una gran cantidad de personas y tiene sentido saber que
proporcin aprueba o no, una caracterstica particular del sistema propuesto.
3. Se est haciendo un estudio exploratorio y se quiere medir la opinin general antes de
darle al proyecto una direccin especfica.
4. Se desea asegurarse de que cualquier problema con el sistema actual este identificado y
atacado en las entrevistas de averiguacin.
Definicion de preguntas:
La principal diferencia con las preguntas en una entrevista es que en ella se puede
direccionarlas, segn se va dando, siendo esto imposible en el cuestionario, por lo tanto estas
deben ser claras, con un flujo coherente y preciso. Estas deben ser de tipo abierto y cerrado.
Preguntas Abiertas: Recuerde que estas son aquellas que dejan abiertas todas las posibles
opciones de respuestas del interlocutor. Por ejemplo: Describa cualquier problema que este
teniendo actualmente con los reportes de salida o en su opinin, Qu tan tiles son los
manuales de usuarios del sistema actual?. A pesar de que son abiertas se debe asegurar de que
la respuesta se pueda analizar de una forma fcil, ejemplo: Que sisente acerca del sistema?, la
respuesta a esta pregunta es demasiado amplia por lo tanto su interpretacin seria poco
precisa.
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Las preguntas abiertas son ideales para situaciones en las cuales se quiere obtener la opinin
acerca de algn aspecto del sistema.
Preguntas cerradas: Son enunciados que limitan las opciones de respuestas. Por ejemplo, A
continuacin estas seis paquetes de software disponibles actualmente. Por favor marque el
paquete que usted usa ms frecuentemente. Observe que no se la pregunta porque lo prefiere,
ya que esta sera una pregunta abierta, siendo ms difcil de interpretar cuando se trata de
muchos encuestados.
Las preguntas cerradas se utilizan cuando las respuestas son mutuamente excluyentes.
La utilidad de una pregunta cerrada es que se puede tabular, y graficar, mientras que con una
pregunta abierta el anlisis es ms tedioso e imposible de graficar.
Par ampliar ms el tema referirse a las paginas 152 164 del libro gua