406-09 Control de vehculos oficiales

Los vehculos del sector pblico y de las entidades de derecho privado que disponen de
recursos pblicos estn destinados para uso oficial es decir para el desempeo de funciones
pblicas, en los das y horas laborables, y no podrn ser utilizados para fines personales, ni
familiares, ajenos al servicio pblico, ni en actividades electorales y polticas.
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de
una entidad del sector pblico.
Los vehculos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de
una entidad del sector pblico. Su cuidado y conservacin ser una preocupacin constante
de la administracin, siendo necesario que se establezcan los controles internos que
garanticen el buen uso de tales unidades.
Las unidades responsables de la administracin de los vehculos, llevarn un registro diario
de la movilizacin de cada vehculo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilizacin,
hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.
Los vehculos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o areos, (buses,
busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos,
veleros, aviones, avionetas, helicpteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser
utilizados durante o fuera de los das y horas laborables, requieren la autorizacin expresa del
nivel superior.
Con el propsito de disminuir la posibilidad de que los vehculos sean utilizados en
actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarn con la respectiva
orden de movilizacin, la misma que tendr una vigencia no mayor de cinco das laborables.
Los vehculos del Estado llevarn placas oficiales y el logotipo que identifique la institucin a
la que pertenecen.
La mxima autoridad de cada entidad dispondr que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehculos de la entidad que constan en
el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administracin de Bienes del Sector
Pblico y dems disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contralora General del
Estado.
406-10 Constatacin fsica de existencias y bienes de larga duracin

La administracin de cada entidad emitir los procedimientos necesarios a fin de realizar

constataciones fsicas peridicas de las existencias y bienes de larga duracin.
Se efectuarn constataciones fsicas de las existencias y bienes de larga duracin por lo
menos una vez al ao. El personal que interviene en la toma fsica, ser independiente de
aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos sealados.
Los procedimientos para la toma fsica de los bienes, se emitirn por escrito y sern
formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fcilmente por el personal
que participa en este proceso.
Se elaborar un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatacin
fsica y conciliacin con la informacin contable, sern investigadas y luego se registrarn los
ajustes respectivos, previa autorizacin del servidor responsable; tambin se identificarn los
bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donacin o remate segn
corresponda.
Cuando la entidad pblica contrate servicios privados para llevar a cabo la toma fsica de las
existencias y bienes de larga duracin, el informe final presentado as como la base de datos,
tendr la conformidad del rea contable en forma previa a la cancelacin de dichos servicios.
La contratacin de estos servicios se har estrictamente cuando las circunstancias as lo
exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente para
efectuar dichos gastos.
El auditor interno participar en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicacin
de los procedimientos establecidos.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, prdida, robo o hurto
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo
de prdida, robo o hurto, sern dados de baja de manera oportuna.
Se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que sealen las
disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y
su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservacin, obsolescencia, prdida,
robo o hurto, se observarn las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el
Manejo y Administracin de Bienes del Sector Pblico.

Si la prdida de un bien que fue debidamente denunciada es declarada por el Juez competente
como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantar el acta de baja correspondiente y se
proceder a la exclusin de los registros contables disminuyendo del inventario respectivo.
Si la baja se diera por una prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable se le
aplicar la sancin administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigir
adems la restitucin del bien con otro de igual naturaleza o la reposicin de su valor a precio
de mercado.
406-12 Venta de bienes y servicios
Las ventas ocasionales de bienes se realizarn de acuerdo con los procedimientos fijados en
las leyes y reglamentos sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y dems
procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalos de ventas y adjudicar los
bienes, cumplirn sus funciones resguardando los intereses institucionales.
Las entidades pblicas que vendan regularmente mercaderas, bienes o servicios, emitirn su
propia reglamentacin que asegure la recuperacin al menos de sus costos actualizados, el
cobro de los importes correspondientes a las mercaderas vendidas.