Definición y Construcción de Indicadores de Gestion - Anexo J.

SENADO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA
DGA- DIVISIN DE PLANEACIN Y SISTEMAS

SEMINARIO - TALLER INDICADORES DE GESTIN
Anexo J.
SEMINARIO TALLER
DEFINICIN Y
CONSTRUCCIN
DE INDICADORES
Stella Mrquez Catalina Rodrguez

PARA REFLEXIONAR
Ha notado usted que en muchas entidades del Estado se declaran una serie de
objetivos y en realidad en las actividades diarias de la organizacin se trabaja en
otra cosa?
Que muchos planes estratgicos son elaborados con intenciones muy serias de
mejorar la entidad y se obtienen resultados notoriamente diferentes a los
planeados?
Hay muchas explicaciones y una de ellas es el efecto que tiene la medicin
institucional en la consecucin de los objetivos de la empresa.
Algunas entidades harn que las cosas pasen, otras mirarn como pasan las cosas y
muchas se preguntarn: Qu habr pasado?
La gerencia pblica debe orientar su accin hacia resultados. Visualizar a un mayor
plazo sus planes y polticas.
No accionar sin ajustar es un ejercicio que puede traer nefastas consecuencias para el
desarrollo y crecimiento de una
institucin .

OBJETIVO
Construir y documentar los indicadores
de gestin para los planes, procesos y
reas
de
la
Direccin
General
Administrativa del Sena de la Repblica,
como instrumentos de control de la
Gestin Institucional.

METODOLOGA
Primera Fase: Realizacin de un seminario, en el cual se

presentarn: marco normativo, conceptual e institucional
para la identificacin y construccin de indicadores de
gestin.
Segunda Fase: Realizacin de un taller de aplicacin de los
conceptos y metodologa impartida. Este ser realizado por
los responsables de planes, procesos y dos funcionarios de
las respectivas Dependencias, con mirar a la identificacin y
construccin de indicadores de gestin.
Tercera Fase: Consolidacin de la informacin por parte de
la Divisin de Planeacin y Oficina de Control Interno

CUL ES EL CONTEXTO DE LOS INDICADORES?
QU SON LOS INDICADORES?
3
4
QU ES CONTROL DE GESTIN?
CUL ES LA METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DE

INDICADORES DE GESTIN?
CMO SE ESTABLECEN INDICADORES EN UN PROCESO?
EN LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD SE

ADOPT GUA PARA EL MANEJO DE INDICADORES ?
TALLER DE APLICACIN
QU SON INDICADORES DE GESTIN?

CUL ES EL CONTEXTO DE LOS INDICADORES?
SENADO DE LA REPBLICA
Debe consolidar
SISTEMA DE CONTROL
Parte de la autoevaluacin, en otras palabras, tanto el seguimiento de los procesos, como la evaluacin
de los resultados deben ser asuntos en los que participen las personas involucradas en los mismos,
quienes deben retroalimentarse a partir de los resultados arrojados.
Que responda a dos mbitos
CONTROL INTERNO
CONTROL DE GESTIN
Hace seguimiento a los procesos, determinando si se acta

dentro de las normas establecidas, verifica si las diferentes
estancias estn haciendo lo que les corresponde, De
acuerdo a la Ley 87 de 1993, se debe realizar por cada una
de las entidades pblicas, articulado a su ciclo
administrativo, mediante procedimientos ajustados a la
naturaleza de cada institucin.
Relacionado con el control interno, pero

enfocado a evaluar los resultados de la
entidad.
Confluyen en
Un solo sistema el cual permite evaluar y monitorear los resultados, en una relacin de subsistemas
interdependientes.

SISTEMA DE CONTROL
Tiene una herramienta
Los indicadores
Tienen como objetivo brindar informacin permanente y oportuna a cada
uno de los integrantes de una organizacin, sobre su desempeo, de tal
manera que permita evaluar y tomar los correctivos del caso.
CONTROL
Herramienta sistmica que permite concentrar el esfuerzo gerencial en
procesos primordiales y en variables fundamentales sin perder de vista el
desarrollo ni el desempeo integral de la organizacin.

QU SON LOS INDICADORES?
MEDICIONES PARA EL CONTROL

Lo que no se puede medir, no se
puede controlar; lo que no se
puede controlar, no se puede
administrar; lo que no se puede
administrar es un caos.

DEFINICIONES:
Representacin cuantitativa o cualitativa
de una variante, utilizando como
aproximacin para medir, a partir de la
conjugacin de variables, el logro de un
objetivo, reflejar los cambios vinculados
con una intervencin o ayudar a evaluar
los resultados de un organismos de
desarrollo.
Senado de la Repblica. Gua para manejo de indicadores de gestin, Octubre de 2005.

CONCEPTOS BSICOS
Son medidas especficas, verificables objetivamente, sobre
los cambios o resultados de una actividad.
Son variables o relaciones entre variables que ayudan a
caracterizar una situacin o a medir los cambios
presentados en ella despes de una actividad.
Son un elemento de Control, conformado por el conjunto
de mecanismos necesarios para la evaluacin de la gestin
de toda entidad pblica.
Son
mecanismos
que
permiten
controlar
el
comportamiento de factores crticos en la ejecucin de los
planes y de los procesos de la entidad.

Es necesario tener en cuenta que para lograr que un

indicador se caracterice por:
Pertinencia,
Oportunidad,
Confianza,
Actualizacin
Precisin,
Es indispensable contar con un sistema de informacin de

calidad. Por ello se hace necesario un sistema de informacin
institucional; con caractersticas y requisitos de homologacin
de variables, criterios y procedimientos de validacin; sin ello
no hay un modelo de indicadores de gestin que pueda servir
como garanta o que ofrezca verdadero soporte a la gestin.



PROPSITO: ALCANZAR LOS OBJETIVOS Y METAS PREVIAMENTE

ESTABLECIDAS MEDIANTE UN PROCESO DE PLANEACIN.
PERMITE DESARROLLAR
INSTITUCIONAL.
LA
MISIN
LOGRAR
LA
VISIN

QU ES CONTROL DE GESTIN?
CONTROL DE GESTIN
Instrumento gerencial, integral y estratgico que, apoyado en
indicadores, ndices y cuadros producidos en forma sistemtica,
peridica y objetiva, permite que la organizacin sea efectiva para
captar recursos, eficiente para transformarlos y eficaz para
canalizarlos (Abad, Daro, 1996)
Sistema de informacin estadstica, financiera, administrativa y
operativa que puesta al servicio de la directiva de la organizacin, le
permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas
correctivas que correspondan y controlar la evolucin en el tiempo de
las principales variables y procesos (Beltrn, Jess,2006)

CONTEXTO LEGAL
CONSTITUCIN POLTICA DE
1991
LEY 87 DE 1993.
Artculo 209: establece el control interno

Artculo 267: Elimina el control previo,
haciendo nfasis en el control posterior y
selectivo
Artculos 268-269: Facultades al
Contralor General a conceptual sobre
control fiscal interno de las entidades y
organismos del Estado y obligatoriedad de
stas ltimas a disear y aplicar mtodos
y procedimientos de control interno (CI).
Normas bsicas para el

ejercicio del CI en las
entidades y organismos del
Estado.
DECRETOS
REGLAMENTARIOS DE LA
LEY 87 Y DIRECTIVAS
PRESIDENCIALES
SISTEMA
NACIONAL DE
EVALUACIN DE
RESULTADOS
SINERGIA-
Cumplimiento
lineamientos C.P.

FUNCIONES BSICAS DE LA ADMINISTRACIN
PLANEACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
FASES DEL CONTROL

Recopilacin de la informacin acerca del valor de las variables vitales
Anlisis de la informacin recolectada
Toma de decisin de la accin correspondiente
Ejecucin de la accin
Verificacin del efecto de la accin
Mantenimiento de las condiciones resultantes de la accin
INDICADORES DE
GESTIN
<SIGNOS VITALES DE LA ORGANIZACIN>
CONTROL

QU SON INDICADORES DE GESTIN?

Se define un indicador como la relacin entre las variables cuantitativas o
cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio

generadas en el objeto o fenmenos observado, respecto de objetivos y metas
previstos e influencias esperadas. Estos indicadores pueden ser valores,
unidades, ndices, series estadsticas, etc.
Son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misin, objetivos y
metas de un determinado proceso (Beltrn, Jess, 2006)
Son parte de dos sistemas de informacin fundamental para la gerencia de las
organizaciones:
1.
Sistema de informacin para la administracin o sistema de informacin

gerencial
2.
Sistema de apoyo para la desicin. (Senn, James, 1990)


DEFINICIONES (1)
Son la expresin cuantitativa del comportamiento o el
desempeo de toda una organizacin o una de sus
partes, cuya magnitud al ser comparada con algn
nivel de referencia, puede estar sealando una
desviacin sobre la cual se tomaran acciones
correctivas o preventivas segn el caso.
Son una unidad de medida gerencial que permite
evaluar el desempeo de una organizacin frente a
sus metas, objetivos y responsabilidades con los
grupos de referencia. En otras palabras es la relacin
entre las metas u objetivos y los resultados.

DEFINICIONES (2)
Es la relacin entre las metas u objetivos y los
resultados.
Son instrumentos de direccionamiento de los
esfuerzos de la gestin y, especialmente, de la
evaluacin de la gestin y forman parte integral del
sistema de control interno.
Son instrumentos para medir, no solo, la utilizacin de
los recursos financieros, sino el resultado obtenido
con la investigacin, la capacitacin, la asesora y
consultora, por medio de las cuales la Entidad
interacta en y con su entorno.

Atributos
- Fciles de entender
- Accesibles para no especialistas
- Consistentes
- Oportunos
Llamados tambin factores
crticos
de
xito,
o
- Pertinentes
dimensiones; es decir que son
los aspectos que es necesario
- Eficientes
mantener bajo control para
lograr el xito de la gestin.
- Confiables

PERMITEN ANALIZAR

NIVELES
ESTRATGICOS
INDICADOR
OBJETIVOS
EFICIENCIA
EFICACIA
PLAN DE
DESARROLLO
PROGRAMA
SUBPROGRAMA
PROYECTO
EFECTIVIDAD
IMPACTO

REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES PARA IMPLEMENTAR EL

SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIN
Participacin activa y de manera decidida del equipo directivo de la
organizacin de tal manera que contribuya al desarrollo y
fortalecimiento de la entidad.
Cultura de la Planeacin: es prioritario que la entidad en cada una de
sus dependencias se rija por la planeacin, orientada desde el nivel
corporativo de la misma. De esta manera se podr evaluar los
resultados con lo planeado, lo que permitir tener una medicin de la
gestin institucional.
Plan Operativo: el cual permite saber hacia dnde van orientados los
recursos de inversin asignados a la entidad en el cumplimiento de su
misin, a la vez que nos permite hacer una comparacin entre lo
programado y lo ejecutado, determinando el grado de impacto de los
proyectos.
Sistema de Informacin: contar con un sistema de informacin es
fundamental, ya que de su calidad depende que se puedan formular los
indicadores.

CRITERIOS GENERALES PARA LA

FORMULACIN DE LOS INDICADORES.
Los indicadores tienen como parmetro de medida al 100%, a excepcin que
existan estndares que permitan su convertibilidad en ese porcentaje que
haga las veces de parmetro.
La evaluacin con indicadores debe tener una lnea de base.
Los indicadores miden solamente las actividades o funciones que dependan
de la gestin del rea cuando son los indicadores por Dependencia.
Los indicadores miden la gestin de la Institucin cuando son los indicadores
Corporativos
Los indicadores deben soportarse en fuentes de informacin confiable y

verificable.
Los indicadores deben permitir la construccin de un sistema de seguimiento
y evaluacin a la gestin de la Entidad; es decir que no sean slo aplicables
para un periodo determinado.

HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR

INDICADORES DE GESTION
Su
cliente
externo es decir,
su objetivo y
quienes
adquieren
sus
servicios.
Clima
organizacional
Objetivos
financieros de
la entidad y
su
presupuesto.
Planeacin
estratgica
Conocido tambin como direccionamiento estratgico, es importante

que la empresa desarrolle e implemente indicadores de gestin.
Lo que no se mide, no se mejora


PATRONES PARA LA
ESPECIFICACIN DE INDICADORES
COMPOSICIN:
9 Nombre: debe definir claramente su objetivo y utilidad
9 Forma de clculo: formula matemtica para el clculo de su
valor, implica la identificacin exacta de los factores y la manera

como ellos se relacionan
9 Unidades: la manera como se expresa el valor de determinado
indicador cuando esta dado por unidades.
9 Glosario: Es fundamental que el indicador se encuentre
documentado en trminos de especficar de manera precisa los
factores que se relacionan en su clculo.

EJEMPLO:
9 Nombre: Eficacia mensual de ventas
9 Formula:
Eficacia mensual de ventas = Total clientes que compraron
X 100
Total clientes visitados
9 Unidad: Porcentaje
9 Glosario:
Indicador de eficacia mensual de ventas: mide porcentualmente la eficacia
del vendedor, relacionado con el total de clientes que efectan la compra, con el
total de clientes que visit durante un mes determinado.
Total de clientes que compraron:

Total de clientes visitados:

VENTAJAS DE CONTAR CON

INDICADORES DE GESTIN
Motivacin para alcanzar las metas
Estimular y promover el trabajo en equipo
Generar procesos de innovacin
Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades
Disponer de una herramienta de informacin
Identificar oportunidades de mejoramiento en actividades
Establecer gerencia basada en datos y hechos
Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las
actividades clave de la organizacin.
9 Reorientar polticas y estrategias, con respecto a la gestin de la
organizacin
9
9
9
9
9
9
9
9

CARACTERSTICAS DE UN BUEN
INDICADOR
1.
1. SIMPLEZA:
SIMPLEZA: Que
Que sea
sea entendible
entendible yy aplicable
aplicable
por
por los
los interesados.
interesados.
2.
2. VALIDEZ:
VALIDEZ: Que
Que mida
mida lo
lo que
que dice
dice medir.
medir. De
De
ah
ah que
que es
es importante
importante validarlo
validarlo yy ajustarlo.
ajustarlo.
3.
3. DISPONIBILIDAD:
DISPONIBILIDAD: Que
Que se
se pueda
pueda conseguir
conseguir
informacin
informacin fcilmente
fcilmente para
para medirlo.
medirlo.

4.
4. REPLICABILIDAD:
REPLICABILIDAD: Que
Que permita
permita medir
medir el
el
fenmeno
fenmeno no
no solo
solo en
en un
un tiempo
tiempo yy lugar
lugar
especfico
especfico sino
sino tambin
tambin en
en otros
otros tiempos
tiempos yy
espacios.
espacios.
5.
5. COMPARABILIDAD:
COMPARABILIDAD: Que
Que sea
sea comparable
comparable por
por
municipios
municipios yy con
con otros
otros pases,
pases, para
para permitir
permitir
aprender
aprender de
de la
la experiencia
experiencia internacional.
internacional.
DNP.
DNP. Hacia
Hacia una
una Gestin
Gestin Pblica
Pblica Orientada
Orientada aa Resultados,
Resultados, 1996
1996..

La
La relacin
relacin Resultados
Resultados Programados
Programados vs.
vs.
Resultados
Resultados Alcanzados,
Alcanzados, permitir
permitir calcular
calcular
indicadores
evaluacin de
de
indicadores complejos
complejos de
de evaluacin
gestin
gestin que
que juzguen
juzguen la
la gestin
gestin en
en el
el
cumplimiento
cumplimiento de
de las
las acciones
acciones realizadas
realizadas
al
al compararlas
compararlas con
con las
las planeadas.
planeadas.

El
El indicador
indicador de
de gestin
gestin siempre
siempre est
est
referido
referido aa una
una meta
meta programada
programada yy mide
mide el
el
avance
avance alcanzado
alcanzado en
en su
su implementacin.
implementacin.
Relaciona
Relaciona el
el esfuerzo
esfuerzo relativo,
relativo, medido
medido en
en
utilizacin
utilizacin de
de recursos
recursos humanos,
humanos, fsicos,
fsicos,
naturales,
naturales, financieros,
financieros, con
con el
el resultado
resultado
logrado.
logrado.

Los
Los indicadores
indicadores de
de gestin
gestin se
se pueden
pueden
clasificar
clasificar en
en indicadores
indicadores de
de eficacia,
eficacia,
eficiencia
eficiencia yy efectividad,
efectividad, segn
segn midan,
midan,
respectivamente,
respectivamente, el
el avance
avance alcanzado
alcanzado en
en la
la
implementacin
implementacin de
de una
una accin,
accin, el
el costo
costo en
en
recursos
recursos utilizados
utilizados para
para llevarla
llevarla aa cabo
cabo o
o el
el
momento
momento en
en el
el cual
cual se
se ejecuta.
ejecuta.
DNP.
DNP. Hacia
Hacia una
una Gestin
Gestin Pblica
Pblica Orientada
Orientada aa Resultados,
Resultados, 1996
1996

TIPOS DE INDICADORES
En armona con la Ley 872 de 2003 y del Decreto 4110 de
2004, las entidades debern disear indicadores de eficiencia,
eficacia y efectividad:
Indicadores de gestin o eficiencia:

Establecen la relacin entre los costos de los insumos y los
productos de proceso; determinan la productividad con la
cual se administran los recursos, para la obtencin de los
resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos.
Conocidos como: indicadores de seguimiento, de control,
de monitoreo, de actividades, de administracin o de
tareas..

TIPOS DE INDICADORES
Indicadores de
logro o eficacia:
Conocidos como
indicadores de xito
externos, de impacto o de
objetivos miden el grado
de cumplimiento de los
objetivos definidos en el
Modelo de Operacin.
Indicadores de
Efectividad
(impacto):
Miden la satisfaccin
de las necesidades de
la ciudadana o las
partes interesadas.

CLASIFICACIN DE INDICADORES
DE LOGRO O EFICACIA
Indicadores de impacto
Indicadores de efecto
Indicadores de resultado
Indicadores de producto

LOS INDICADORES SEGN SU FUNCIN

SE PUEDEN CLASIFICAR EN:
Indicadores de insumo:
Indicadores de proceso:
Se refieren a los recursos humanos, financieros y

fsicos que se destinan al logro de las metas.
Cuantifican acciones o procesos
Indicadores de efecto o resultado:

Indicadores de acceso:
Captan la salida o resultado de

programas y proyectos.
Se refiere a los determinantes que condicionan

el acceso a medios para satisfacer necesidades
bsicas algn servicio social.
Si se realiza un anlisis simultneo de algunos indicadores, se pueden obtener

relaciones interesantes:
Procesos vs insumos genera el indicador de eficiencia. Resultados vs insumos, el
de eficacia
Impacto vs insumos, el de costo efectividad.

CUL ES LA METODOLOGA PARA LA ELABORACIN DE

INDICADORES DE GESTIN?
8..
Estandarizar y
formalizar
1.
Contar con
objetivos y
estrategias
2.
Identificar los
factores clave de
xito
3.
9.
Mantener en uso y
mejorar continuamente
7.
Medir y ajustar
6.
Determinar y
asignar
recursos
Definir los
Indicadores para los
factores clave de
xito
4.
5.
Disear la
medicin
Determinar estado,
umbral y rango de
gestin
METODOLOGA GENERAL PARA EL ESTABLECIMIENTO DE

INDICADORES DE GESTIN (Beltrn, J, 2006, adaptada en la gua metodolgica
del SGC-DGA-SENADO)

1. CONTAR CON OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

Es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener
establecidas la o las estrategias que se emplearn para lograr los objetivos.
Se entiende por cuantificar, establecer patrones, as:
Atributo: es el que identifica la meta
Escala: corresponde a las unidades de medida en que se especificar la meta
Status: es el valor actual de la escala, es el punto de partida
Umbral: es el valor de la escala que se desea alcanzar
Horizonte: perodo en el cual se espera alcanzar el umbral
Fecha de iniciacin: cuando se inicia el horizonte
Fecha de terminacin: Finalizacin programada para el logro de la meta
Responsable: Persona que tendr a cargo la ejecucin de la estrategia o

logro de la meta

2. IDENTIFICAR LOS FACTORES CLAVE DE XITO
RECURSO
EFICICENCIA
PROCESO
PRODUCTO
PRODUCTIVIDAD
EFECTIVIDAD
CLIENTES
EFICACIA

3. DEFINIR LOS INDICADORES PARA LOS FACTORES

CLAVE DE XITO
Una vez identificados los factores crticos de xito, asociados a la
eficacia, la eficiencia, la productividad, etc., es necesario definir unos
indicadores que permitan monitorear antes, durante y despus de la
ejecucin del proceso respectivo. Por ejemplo:
Nivel de aprobacin de pruebas = Total de personas que aprobaron las
pruebas
Total de personas capacitadas
4. DETERMINAR ESTADO, UMBRAL Y RANGO DE

GESTIN
Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador.
Umbral: se refiere al valor del indicador que se quiere lograr o mantener
Rango de gestin: Espacio entre los valores mnimo y mximo que el
indicador puede tomar, para efectos del seguimiento.

5. DISEAR LA MEDICIN
MXIMO
C
A
N
T
I
D
A
D
SOBRESALIENTE
SATISFACTORIO
AUTONOMA
ACEPTABLE
ALARMA!
MNIMO
TIEMPO
Cuando lo conveniente es que el valor del indicador se incremente o sea cada vez mayor

DISEAR LA MEDICIN
ALARMA!
MXIMO
C
A
N
T
I
D
A
D
SOBRESALIENTE
SATISFACTORIO
AUTONOMA
ACEPTABLE
MNIMO
TIEMPO
Cuando lo conveniente es que el valor del indicador se reduzca o sea cada vez menor

6. DETERMINAR y ASIGNAR RECURSOS

Lo ideal es que:
La medicin se incluya e integre al desarrollo del trabajo,
sea realizada por quien ejecuta el trabajo y esta persona
sea el primer usuario y beneficiario de la informacin.
Los recursos que se utilicen en la medicin sean parte de
los recursos que se emplean en el desarrollo del proceso.

7. MEDIR, PROBAR Y AJUSTAR EL

SISTEMA DE INDICADORES DE
GESTIN
Pertinencia del indicador
Valores y rangos establecidos
Fuentes de informacin seleccionadas
Proceso de toma y presentacin de la informacin
Frecuencia en la toma de la informacin
Destinatario de la informacin

8. ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR
Consiste en el proceso
de especificacin completa,
documentacin, divulgacin e inclusin entre los sistemas de
operacin del proceso de los indicadores de gestin. Es en esta fase
que se desarrollan las cartillas o manuales de indicadores del
proceso.
9. MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE

Mantener: darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del
permanente monitoreo del sistema, empresa y de su entorno.
Mejorar continuamente: Incrementar el valor que el sistema de indicadores de
gestin agrega a las personas usuarias; es hacerlo cada vez ms preciso, gil,
oportuno, confiable y sencillo.

CMO SE ESTABLECEN INDICADORES EN UN PROCESO?
La herramienta ms eficaz est dada por un conjunto de indicadores adecuado e integral

que permita saber en todo momento en que condiciones se estn desarrollando los
procesos, entendiendo como proceso una sucesin de etapas lgicamente organizadas
que tienen como resultado un producto que alguien usa.
INSUMOS
I
PRODUCTO
Esquema general de un proceso


CATEGORAS GENERALES DE LOS PROCESOS

PROCESOGERENCIALES
7
PROCESO 8
PROCESOS
Se refieren a la direccin de la organizacin para proyectarla haca el futuro, mantener y mejorar la
competitividad
PROCESO 1
PROCESO 2
PROCESO 3
PROCESO 4
PROCESOS ESENCIALES
PROCESO 5
Son aquellos cuyo producto o resultado son recibidos por los clientes externos a la organizacin. Son
actividades que constituyen la razn de ser de la empresa.
PROCESO 4
PROCESO 5
PROCESO 6
PROCESOS DE APOY0
Son consecuencia de los anteriores, generando apoyo al desarrollo del esquema de gestin

EJEMPLO DE ESTABLECIMIENTO
DE INDICADORES PARA UN
PROCESO

1. CONTAR CON OBJETIVOS

Proceso: Contratacin de personal nuevo
Inicio: Presentacin de la solicitud de contratacin por parte del gerente
que tiene la necesidad de llenar vacantes.
Termina: Con la firma del contrato por parte de la persona vinculada.

Objetivo: Vincular a la empresa a las personas que cumplan con el
perfil del cargo correspondiente, realizando la contratacin en un

tiempo razonable y al costo ms econmico posible.

2. DEFINIR LOS INDICADORES PARA

LOS FACTORES CLAVE DE XITO
NECESIDADES
ESPECIFICACIONES
Cumplimiento del perfil del cargo
85% o ms del cumplimiento
Rapidez (agilidad)
Mximo dos semanas despus de

presentar
la
solicitud
de
contratacin
Economa
Costos incurrido en el proceso de

contratacin igual o inferior al costo
presupuestado.

2. ESTABLECER INDICADORES PARA

LOS FACTORES CRTICOS DE XITO
INDICADOR
FORMA DE CLCULO
Nivel de
cumplimiento del
perfil
Puntos obtenidos por el candidato

Puntos requeridos por el perfil
Oportunidad de la
contratacin
Tiempo real utilizado

Tiempo estndar
x 100
Control de costo de
contratacin
Costo real incurrido

Costo Presupuestado
x 100
UNIDAD
x 100

EN LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD SE

ADOPT GUA PARA EL MANEJO DE INDICADORES ?
PROCESOS GERENCIALES
PROCESO
ESTRATGICO
PROCESO
ADMINISTRACIN
DE PROYECTOS
SUBPROCESOS
Diagnstico
Organizacional
Formulacin
Estratgica
Despliegue
Estratgico
Seguimiento
Direccionamiento
Estratgico
Documento de referencia
GUA PARA MANEJO DE

INDICADORES
Control de la
Gestin
Mejoramiento de
Procesos

BIBLIOGRAFIA
BELTRN JARAMILLO, Jess Mauricio.(2006).Indicadores
de gestin: Herramienta clave para el logro de la
competitividad. Segunda Edicin, 3M. Bogot.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (2005).
Manual de Implementacin: Modelo Estndar de Control
Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. DAFP,
Bogot.
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA.
Sistema de Indicadores para el Anlisis de la Gestin. ESAP,
Bogot

TALLER DE APLICACIN
SEMINARIO TALLER: DEFINICIN Y CONSTRUCCIN

DE INDICADORES DE GESTIN
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL: documentar los indicadores de gestin para los
planes y procesos del Sistema de Gestin de Calidad aprobados para la
Direccin General Administrativa del Senado de la Repblica.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Capacitar a los responsables de planes y procesos en las diferentes
dependencias de la Entidad.
Identificar los indicadores de gestin para los diferentes planes y
procesos.
Diligenciar la hoja metodolgica para cada un de los indicadores
identificados.
Consolidar la informacin obtenida en el formato para la documentacin
de indicadores de gestin.

METODOLOGA:
Se realizar en primer lugar un seminario, en el cual se presentarn:
marco normativo, conceptual e institucional para la identificacin y
construccin de indicadores de gestin. En segundo lugar se realizar un
taller de aplicacin de los conceptos y metodologa impartida. Este ser
realizado por los responsables de planes y procesos y dos funcionarios de
las respectivas Dependencias.
DURACIN: 6 horas
FECHA: Jueves 28 de Agosto y Lunes 1 de Septiembre de 2008
LUGAR: Biblioteca del Congreso
FACILITADORES: Stella Mrquez Verbel y Diana Catalina Rodrguez
Rojas

HO J A DE V I DA DE L IN DI CAD O R
I-A A -E -0 1
C di g o
No m b re de l In di c a do r:
No m br e d e l P l a n o P r oc e s o :
P ro p s ito u O bj e tiv o d e l I nd ic a d or :
E fic a c ia
Ti po d e In di c a do r (M a rq u e c o n u n a X )
E f e ct ivid a d
E f ici e n cia
F o rm a de E je c u c i n (M a rq u e c o n u n a X )
P la n
P ro ye c to
P ro g ra m a
P ro ce s o
O tro
Cu l
Co m o s e m id e e l IN DI CAD O R ?
D e fin i c i n
O p e r a c io na l (f o rm a d e ca l cu la rlo V a ria b le s a m e d ir)
D e fin i c i n
V a ri a bl e s (V a ri a b le s a m e d ir)
U n id a d de M e di da :
Fu e nte s de In fo rm a c i n :
T rim e s tra l
F r e c ue n c ia de C lc u lo :
F r e c ue n c ia de l An l is i s :
Ca te g or iz a c i n d e l Re s ul ta do
Anu al
O t ro
S e m e s t ra l
Cu l:
T rim e s tra l
S e m e s t ra l
Anu al
O t ro
Cu l:
E xc e le n t e
R e g u la r
D e fic ie n te
R e s po ns a b l e d e l a M e d ic i n : (Ca rg o y
d e p e n d e n c ia )
Re s p on s a bl e d e l An li s i s : (C a rg o y
d e p e n d e n c ia )
C on v e n c io ne s C d ig o:
I: I n d ic a d o r
E : E f ica c ia
I : E f e ct ivid a d
A -A : In ic ia le s
p ro c e s o o p la n
F: E f ic ie n cia
# : N m e ro co n s e c u tiv o
FE C HA DE
E L AB O RAC I N

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA

HOJA METODOLGICA DEL INDICADOR
Cdigo: Conjunto de letras y nmeros, que se usa para identificar el indicador.
Nombre del Indicador: Identifica el indicador que evala el cumplimiento de los objetivos o metas
establecidos para un plan, proceso, rea o dependencia de la Entidad.
Nombre del plan, proceso o dependencia: identifica el instrumento o rea sobre el cul se realiza la
evaluacin o medicin de resultados.
Propsito del indicador: establece que mide el indicador, para que se requiere, la variable a la cual se
le realiza seguimiento o una combinacin de las anteriores.
Tipo de indicador: establece si el indicador es de eficacia (resultados), eficiencia (proceso) o de
efectividad (impacto) u otro de acuerdo a la evaluacin o medicin a realizar.
Forma de ejecucin: hace referencia a la herramienta de la planeacin a la cual se le realiza
seguimiento y evaluacin.
Definicin operacional: identifica las variables objeto de medicin y su respectiva formula o forma
empleada para calcular el indicador previamente identificado.
Definicin de Variables: identifica el nombre de una o ms variables objeto de medicin en el
indicador.

Unidad de medida: hace referencia a la cantidad estandarizada de una determinada magnitud fsica. En
general, toma su valor a partir de un patrn o de una composicin de otras unidades definidas
previamente; por ejemplo: porcentaje (%), precio ($), horas/hombre, nmero de eventos o elementos,
entre otros.
Fuentes de Informacin: Personas, documentos o aplicativos de donde proceden los datos que sirven de
base o soporte a las variables definidas para el calculo de indicadores.
Frecuencia de clculo: establece la frecuencia para realizar el control de avance en el tiempo al objeto
evaluado que pueden ser: bimestral, trimestral, semestral, anual, entre otros.
Frecuencia del Anlisis: establece la frecuencia para realizar los clculos y/o mediciones al indicador, en
el tiempo, al objeto evaluado que puede ser: bimestral, trimestral, semestral, anual, entre otros.
Categorizacin del resultado: escala numrica o porcentual, establecida por la Entidad, que permite
calificar el resultado de la medicin como excelente, regular o deficiente.
Responsable de la medicin: establece el cargo responsable de realizar el clculo y
informacin del indicador (hoja metodolgica).
presentar la
Responsable del anlisis: establece el cargo responsable de realizar el anlisis de los datos que genera
el indicador en el perodo en el perodo establecido, as como la definicin de acciones correctivas o
preventivas derivadas de su anlisis.
Fecha de Elaboracin: tiempo en que se construye o disea el indicador.

TABLA PARA LA DOCUMENTACIN DE

INDICADORES DE GESTIN
Nombre del
Indicador
Nombre del
Proceso
Propsito
Tipo de
Indicador
Unidad de
Medida
Frecuencia
de Clculo
Forma de
Calcularlo
Responsable
del Calculo
Responsable
del Anlisis
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)

(1) Establece el nombre o la denominacin que se da al indicador en la Entidad.
(2) Establece el nombre del proceso con el cual se relaciona el indicador, ya sea porque permite evaluar el
resultado obtenido (eficacia) o el resultado del proceso (eficiencia) o la efectividad del mismo.
(3) Establece para qu se requiere el indicador, que permite medir, la variable a la cual se le realiza
seguimiento una combinacin de las anteriores.
(4) Establece si el indicador es de eficacia (resultado), eficiencia (proceso) o de efectividad de acuerdo con
los lineamientos definidos en esta gua.
(5) Establece las unidades de medida empleadas para el indicador, por ejemplo, %, $, Horas-hombre, entre
otros.
(6) Establece la frecuencia para presentar la informacin, por ejemplo diario, semanal, quincenal, mensual,
bimensual, trimestral, semanal, anual, entre otras.
(7) Establece la formula, el mtodo o una descripcin de la forma empleada para calcularlo.
(8) Establece el cargo responsable de presentar la informacin y por lo tanto de realizar el calculo del
indicador utilizando la formula o mtodo que presenta la columna anterior.
(9) Establece el cargo responsable de realizar el anlisis de los datos que genera el indicador en el periodo
y/o los datos acumulados hasta el momento, as como la definicin de acciones correctivas o preventivas
derivadas de su anlisis.


Definición y Construcción de Indicadores de Gestion - Anexo J.

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