Pemrosesan Transaksi dan Dokumentasi Sistem

PEMROSESAN TRANSAKSI:
SIKLUS PENGOLAHAN DATA
Akuntan memainkan peran penting dalam pemrosesan data. Mereka menjawab
pertanyaan seperti:
Data apa yang seharusnya dimasukkan dan disimpan?
Siapa yang seharusnya dapat mengakses data?
Bagaimana seharusnya data diorganisasi, di-update, disimpan, diakses, dan diretrieve?
Bagaiamana cara memenuhi kebutuhan informasi yang terjadwal dan informasi
yang tidak terjadual?
Untuk menjawab pertanyaan ini, Saudara harus memahami konsep-konsep
pengolahan data.
PEMROSESAN TRANSAKSI:
SIKLUS PENGOLAHAN DATA
Fungsi utama SIA adalah memproses data transaksi perusahaan secara efisien
dan efektif.
Dalam sistem manual, data dicatat dalam buku jurnal dan buku besar.
Dalam sistem computer-based, serangkaian kegiatan dilaksanakan terhadap
data yang disebut dengan siklus pengolahan data.
PEMROSESAN TRANSAKSI:
SIKLUS PENGOLAHAN DATA
Siklus pengolahan data mencakup 4 aktivitas yaitu:
Memasukkan data (Data input)
Menyimpan data (Data storage)
Mengolah data (Data processing)
Mengoutputkan informasi (Information output)
DATA INPUT
Tahap pertama dalam pengolahan data adalah menangkap data.
Biasanya dipicu oleh sebuah aktivitas bisnis.
Data yang ditangkap mencakup:
Kejadian (event) yang terjadi

Sumberdaya (resources) yang terpengaruh oleh kejadian tersebut

Pelaku (agents) yang berpartisipasi
DATA INPUT
Semula semua kegiatan bisnis menggunakan dokumen sumber kertas utk
mengumpulkan data ttg aktivitas binis. Saat ini banyak yg melakukan input data
dg menggunakan layar komputer secara langsung.
Turnaround documents
TURN AROUND DOCUMENT
Untuk mengurangi pekerjaan menyalin data dari dokumen sumber ke
komputer dapat digunakan turn around document.
TURN AROUND DOCUMENT adalah dokumen yang dibuat perusahaan
dikirimkan kepada pihak luar dan dikembalikan oleh pihak luar dimana
dokumen ini akan digunakan untuk input data secara langsung ke
dalam komputer dengan menggunakan OCR (Optical Character
Recognation) devices yang merupakan alat untuk meng input data ke
komputer mengguna-kan scanner
DATA INPUT
Serangkaian tindakan dapat dilakukan untuk memperbaiki akurasi dan efisiensi
pemasukan data:
Turnaround documents
Source data automation
Dokumen sumber yang well-designed dan layar entri data
Penggunaan dokumen pre-numbered
Verifikasi transaksi
DATA STORAGE
Data perlu diorganisasi untuk memudahkan dan mengefisienkan akses.
Beberapa istilah penyimpanan data.
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
Coding techniques

Chart of accounts
Journals
Audit trail
DATA STORAGE
Ledger
DATA STORAGE
Ledger
Contoh rekening buku besar piutang dagang:
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
Coding techniques
DATA STORAGE

Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
Coding techniques
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
Coding techniques
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
Coding techniques
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
Coding techniques
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
Coding techniques
Chart of accounts
DATA STORAGE
Ledger
General ledger

Subsidiary ledger
Coding techniques
Chart of accounts
Journals
DATA STORAGE
Ledger
General ledger
Subsidiary ledger
Coding techniques
Chart of accounts
Journals
Audit trail
DATA STORAGE
PROSES PENYIMPANAN:.
Setelah data direkam dalam bukti transaksi, tahap berikutnya adalah mencatat
data dalam sebuah jurnal.
Pencatatan dalam jurnal dilakukan untuk setiap transaksi yang menunjukkan
rekening dan jumlah rupiah.
DATA STORAGE
Buat penyesuaian akhir periode.
Catat dalam jurnal
Posting ke rekening yang bersangkutan
Susun neraca saldo setelah disesuaikan.
Susun laporan laba/rugi.
Buat jurnal penutup.
Susun:
Neraca
Laporan arus kas
Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer

Konsep dasar:
Entity
Attribute
Record
Data Value
Field
File
Master File
Transaction File
Database
Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer
Entity adalah sesuatu yang informasinya disimpan.
Contoh:
Persediaan
Pemasok
Pelanggan
Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer
Attributes adalah karakteristik yang melekat dalam entity.
Contoh atribut dalam data mahasiswa
Nomor mahasiswa
Nomor telepon
Alamat
Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer
field adalah ruang fisik tempat penyimpanan atribut.
.
Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer
record adalah serangkaian atribut yang disimpan.
Kumpulan field yang memiliki arti yang utuh.

Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer

data value adalah interseksi baris dan kolom.
.
Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer
file adalah kumpulan record yang sejenis.

Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer

master file adalah sebuah file yang menyimpan informasi kumulatif tentang
entity sebuah organisasi
Sama dengan rekening dalam sistem manual:
Bersifat permanen
Selalu ada sepanjang periode fiskal
Perubahan dilakukan terhadap file ini merefleksikan adanya transaksi baru.
Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer
transaction file adalah sebuah file yang berisi record transaksi yang terjadi
selama periode fiskal.
Sama dengan jurnal dalam sistem manual:
Bersifat temporer
File biasanya hanya di-maintain untuk 1 periode fiskal.
Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer
database adalah kumpulan file yang saling berhubungan, dan dikoordinasi
secara terpusat.

DATA PROCESSING
Ada 4 jenis pemrosesan file
Updating data yaitu memperbarui data.
Changing data, yaitu mengubah data (misalnya alamat)
Adding data, yaitu menambah data (pelanggan baru).
Deleting data, yaitu menghapus data yang ada (misalnya pelanggan yang sudah
lebih dari 5 tahun tidak melakukan transaksi)

DATA PROCESSING

Updating dapat dilakukan dengan cara:

Batch processing

DATA PROCESSING
Batch processing:
Dokumen sumber dikelompokkan ke dalam kelompok-kelompok(batches), dan
control totals dihitung.
Secara periodik, batch-batch tersebut dimasukkan ke dalam sistem komputer,
diedit, disortir, dan disimpan dalam sebuah file temporer.
File transaksi diproses untuk memperbarui data pada file induk (master file).
Output dicetak atau didisplay, demikian pula laporan error, laporan transaksi,
dan control total.
DATA PROCESSING

Updating can be done through several approaches:

Batch processing

On-line Batch Processing

DATA PROCESSING
On-line batch processing:
Transaksi dimasukkan ke dalam sistem komputer ketika transaksi terjadi dan
disimpan sementara dalam file temporer.
Secara periodik, file transaksi diproses untuk mengupdate file induk.
Output dicetak dan didisplay.
DATA PROCESSING

Updating can be done through several approaches:

Batch processing

On-line Batch Processing

On-line, Real-time Processing

DATA PROCESSING
On-line, Real-time Processing
Transaksi dimasukkan ke dalam sistem komputer ketika transaksi terjadi.

File induk diupdate segera dengan menggunakan data transaksi.

Output dicetak dan didisplay.
MENGOUTPUTKAN INFORMASI

Tahap terakhir dalam pemrosesan informasi adalah mengoutputkan

informasi

Outputnya dapat berupa

Dokumen

Laporan

Query

MENGOUTPUTKAN INFORMASI

Tahap terakhir dalam pemrosesan informasi adalah mengoutputkan

informasi

Outputnya dapat berupa

Dokumen

MENGOUTPUTKAN INFORMASI

Tahap terakhir dalam pemrosesan informasi adalah mengoutputkan

informasi

Outputnya dapat berupa

Dokumen

Laporan

MENGOUTPUTKAN INFORMASI

Tahap terakhir dalam pemrosesan informasi adalah mengoutputkan

informasi

Outputnya dapat berupa

Dokumen

Laporan

Query

MENGOUTPUTKAN INFORMASI

Output dapat melayani berbagai tujuan:

Laporan keuangan dapat diberikan kepada pengguna intern dan

pengguna ekstern. .

Beberapa output digunakan untuk penggunaan intern:

Untuk perencanaan

MENGOUTPUTKAN INFORMASI

Output dapat melayani berbagai tujuan:

Laporan keuangan dapat diberikan kepada pengguna intern dan

pengguna ekstern. .

Beberapa output digunakan untuk penggunaan intern:

Untuk perencanaan

Untuk operasi sehari-hari

MENGOUTPUTKAN INFORMASI

Output dapat melayani berbagai tujuan:

Laporan keuangan dapat diberikan kepada pengguna intern dan

pengguna ekstern. .

Beberapa output digunakan untuk penggunaan intern:

Untuk perencanaan

Untuk operasi sehari-hari

Untuk pengendalian

MENGOUTPUTKAN INFORMASI

Output dapat melayani berbagai tujuan:

Laporan keuangan dapat diberikan kepada pengguna intern dan

pengguna ekstern. .

Beberapa output digunakan untuk penggunaan intern:

Untuk perencanaan

Untuk operasi sehari-hari

Untuk pengendalian

Untuk evaluasi

Dokumentasi
Dokumentasi mencakup alat-alat sebagai berikut:

Narasi (uraian tertulis)

Flowchart
Diagram
Bahan tertulis lainnya
Dokumentasi
Dokumentasi mencakup who, what, when, where, why, and how of:
Data entry (pemasukan data ke sistem)
Processing (pemrosesan)
Storage (penyimpanan)
Information output (mengoutputkan informasi)
System controls (pengendalian sistem)
Manfaat dokumentasi bagi akuntan
Manfaat dokumentasi bagi akuntan
Minimum akuntan harus membaca dokumentasi untuk memahami cara kerja
sistem.
Akuntan harus mengevaluasi kelebihan dan kelemahan pengendalian intern
sebuah entitas.
Sangat bergantung pada dokumentasi.
Akuntan menggunakan dokumentasi untuk menentukan apakah sistem yang
diusulkan memenuhi kebutuhan pemakai.
Akuntan bisa membuat dokumentasi untuk:
Menunjukkan bagaimana cara kerja sistem
Menunjukkan pemahaman mereka terhadap SPI
Jenis Dokumentasi
Jenis-jenis dokumentasi yang akan dibahas dalam bab ini adalah:
Data flow diagram
Jenis-jenis dokumentasi yang akan dibahas dalam bab ini adalah:
Data flow diagram
Flowchart

Teknik dokumentasi merupakan alat yang sangat penting bagi akuntan:

SAS-94 mensyaratkan bahwa auditor memahami prosedur manual dan
computerized yang digunakan oleh entity.
Pemahaman ini dapat diperoleh melalui pendokumentasian SPI sebuah proses
yang secara efektif mengekspos kekuatan dan kelemahan sistem.
SOX (2002) secara efektif menghendaki bahwa perusahaan publik dan
auditornya mendokumentasi dan menguji SPI perusahaan.
Auditing Standard No. 2 menghendaki bahwa auditor ekstern memberikan
opini tentang SPI klien.
Alat dokumentasi membantu akuntan dengan cara:
Mengorganisasi sistem yang sangat kompleks ke dalam bentuk yang dapat lebih
mudah dipahami
Membantu anggota baru tim pengembang memahami sistem yang sekarang
digunakan.
DATA FLOW DIAGRAMS
Sebuah DFD secara grafis menguraikan arus data di dalam sebuah organisasi.
DFD digunakan untuk:
Mendokumentasi sistem yang ada
Merencanakan dan merancang sistem baru
Tidak ada pendekatan black-and-white untuk membuat sebuah DFD.
DATA FLOW DIAGRAMS
DATA FLOW DIAGRAMS
Sebuah DFD terdiri atas 4 elemen dasar:
Sumber dan tujuan data
Arus data
Proses transformasi
Penyimpanan data
DATA FLOW DIAGRAMS
Sumber dan tujuan data
Berbentuk kotak

Menggambarkan organisasi atau individu yang mengirimkan atau menerima data

yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem
Sebuah kotak dapat berfungsi sebagai sumber dan tujuan data sekaligus
DATA FLOW DIAGRAMS
DATA FLOW DIAGRAMS
Arus Data
Disimbolkan sebagai panah
Menggambarkan arus data antara sumber dan tujuan, proses, dan penyimpanan
data.
DATA FLOW DIAGRAMS
DATA FLOW DIAGRAMS
DATA FLOW DIAGRAMS
Jika data mengalir dua arah, gunakan panah dua arah (bi-directional arrow).
DATA FLOW DIAGRAMS
Jika dua elemen data mengalir bersama-sama, gunakan satu garis arus data
saja.
DATA FLOW DIAGRAMS
Jika elemen data tidak selalu mengalir bersama-sama, gunakan garis arus biaya
terpisah.
DATA FLOW DIAGRAMS
Proses
Disimbolkan sebagai lingkaran
Menggambarkan transformasi data
DATA FLOW DIAGRAMS
DATA FLOW DIAGRAMS
Penyimpanan data
Disimbolkan sebagai garis paralel
Menggambarkan sebuah tempat penyimpanan data sementara atau permanen
DATA FLOW DIAGRAMS
DATA FLOW DIAGRAMS

Kamus Data (Data dictionary):

Arus data dan penyimpanan data merupakan kumpulan elemen data.
CONTOH: sebuah arus data berlabel informasi mahasiswa bisa berisi elemen
seperti nama mahasiswa, tanggal lahir, nomor ID, alamat, nomor telepon.
Kamus data berisi uraian seluruh elemen data, penyimpanan data, dan arus
data dalam sebuah sistem.
DATA FLOW DIAGRAMS
Perincian DFD:
Jarang ada sebuah sistem yang dapat digambarkan dalam selembar kertas, dan
para pengguna membutuhkan perincian.
OKI, DFD harus dibagi ke dalam jenjang yang lebih rendah agar bisa menjelaskan
rincian sistem secara lengkap.
DATA FLOW DIAGRAMS
Jenjang tertinggi DFD disebut diagram konteks (context diagram)
Menggambarkan sistem secara ringkas.
Juga menggambarkan sebuah sistem pemrosesan data dan entitas eksternal
yang:
Merupakan sumber input
Merupakan tujuan output
DATA FLOW DIAGRAMS
DATA FLOW DIAGRAMS
DATA FLOW DIAGRAMS
FLOWCHARTS
Flowchart adalah teknik analitis yang mengurai-kan beberapa aspek sebuah
sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
Flowchart menggunakan serangkaian simbol untuk menguraikan prosedur
pemrosesan dan arus data.
FLOWCHARTS
Setiap bentuk dalam flowchart menggambarkan sebuah kegiatan, input, aktivitas
pemrosesan, atau medium penyimpanan yang unik.
Dulu, flowchart umumnya digambar dengan menggunakan templates.

Sekarang, tersedia software seperti Visio.

Microsoft-word dan Power Point dapat juga digunakan
Software menggunakan bentuk yang sudah baku, dan perancang menggambar
bentuk ke bidang yang telah ditentukan.
FLOWCHARTS
Ada 4 kelompok simbol flowchart:
Simbol input/output
FLOWCHARTS
Ada 4 kelompok simbol flowchart:
Simbol input/output
Simbol pemrosesan
FLOWCHARTS
Ada 4 kelompok simbol flowchart:
Simbol input/output
Simbol pemrosesan
Simbol penyimpanan
FLOWCHARTS
Ada 4 kelompok simbol flowchart:
Simbol input/output
Simbol pemrosesan
Simbol penyimpanan
Simbol arus data dan lain-lain
FLOWCHARTS
Klik tombol di bawah ini untuk melihat rincian setiap kelompok simbol.
INPUT/OUTPUT
Simbol Dokumen
Menggambarkan sebuah dokumen atau laporan yang dibuat secara manual atau
dengan menggunakan komputer.
INPUT/OUTPUT

Dokumen Rangkap
Menunjukkan dokumen atau laporan rangkap.
Setiap tembusan harus diberi nomor di sebelah kanan atas.
INPUT/OUTPUT
Input/Output; Jurnal/Rekening
Dapat menggambarkan input atau output pada sebuah flowchart program.
Juga menggambarkan catatan akuntansi (jurnal dan rekening) dalam sebuah
flowchart dokumen.
INPUT/OUTPUT
Display
Menggambarkan informasi yang ditayangkan (display) oleh sebuah alat output
online seperti terminal, monitor, atau layar.
INPUT/OUTPUT
Online Keying
Menggambarkan entry data dengan menggunakan alat online seperti terminal
atau personal computer.
INPUT/OUTPUT
Terminal atau Personal Computer
Menggabungkan simbol display dan keying online untuk menggambarkan
terminal dan personal computer.
INPUT/OUTPUT SYMBOLS
Transmittal Tape
Represents manually prepared control totals which are to be compared to
computer totals for control purposes.
PROCESSING
Pemrosesan Komputer
Menggambarkan sebuah proses yang dilaksanakan dengan sebuah komputer,
yang biasanya menghasilkan perubahan data atau informasi.
PROCESSING
Pemrosesan Manual

Menggambarkan sebuah kegiatan pemrosesan yang dilaksanakan secara

manual.
PROCESSING
Pemrosesan tambahan (Auxiliary)
Menggambarkan sebuah pemrosesan yang dilakukan dengan sebuah alat selain
komputer, misal menggunakan optical character scanner.
PROCESSING SYMBOLS
Off-line Keying Operation
Represents an operation that uses an off-line keying device, such as a cash
register or keying to a disk.
STORAGE
Magnetic disk
Menggambarkan data yang disimpan secara permanen dalam sebuah disk
magnetis.
Biasanya digunakan untuk menggambarkan file induk (master file) dan
database.
STORAGE
Magnetic Tape
Menggambarkan data yang disimpan dalam seuah pita magnetis.
Kadang-kadang menggambarkan file transaksi (transaction file).
STORAGE
Diskette
Menggambarkan data yang disimpan dalam sebuah floppy disk atau zip disk.
STORAGE
Penyimpanan Online
Menggambarkan data yang disimpan dalam sebuah file online dalam sebuah
medium direct-access seperti magnetic disk.
STORAGE SYMBOLS
File
Represents a file of documents that are manually stored and retrieved.
Letter indicates the ordering sequence:

A = Alphabetic order
D = Date order
N = Numeric order
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Arus Dokumen atau Pemrosesan
Menggambarkan arah aliran dokumen atau pemrosesan.
Aliran normalnya adalah dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Arus Data/Informasi
Menggambarkan arah aliran data/informasi
Sering digunakan untuk menunjukkan data yang dikopi dari sebuah dokumen ke
dokumen lainnya.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Hubungan Komunikasi (Communication Link)
Menggambarkan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain via saluran
komunikasi.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Penghubung di halaman sama (On-page connector)
Menghubungkan pemrosesan dari satu lokasi ke lokasi lain di halaman yang
sama.
Digunakan untuk menghindari garis melintang yang semrawut.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Penghubung di halaman lain (Off-page connector)
Menghubungkan arus pemrosesan pada dua halaman yang berbeda.
Sinyal keluar dari sebuah halaman dan sinyal masuk ke halaman berikutnya.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Terminal
Menggambarkan titik mulainya, berakhirnya, atau berhentinya sebuah proses
atau program.
Juga digunakan untuk menunjukkan pihak eksternal.

FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

Keputusan (Decision)
Menggambarkan tahap pembuatan keputusan.
Digunakan dalam flowchart program untuk menunjukkan cabang ke alternatif
lain.
FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Annotation
Provides for the addition of descriptive comments or explanatory notes as
clarification.
DOCUMENT FLOWCHARTS
Flowchart dokumen menunjukkan arus dokumen dan informasi diantara area
pertanggung jawaban dalam sebuah organisasi.
Flowchart ini menelusur sebuah dokumen dari awal sampai akhir dan
menunjukkan:
Sumber dokumen (dari bagian mana)
Ke mana didistribusikan
Bagaimana penggunaanya (digunakan untuk apa)
Disposisi
Berbagai hal yang terjadi ketika dokumen tersebut mengalir melalui sistem
DOCUMENT FLOWCHARTS
Flowchart pengendalian intern adalah flowchart dokumen yang digunakan untuk
mengevaluasi kecukupan pengendalian intern, seperti pemisahan tugas atau
pengecekan ntern.
Flowchart ini dapat mengungkan kelemahan atau inefisiensi seperti:
Tidak memadainya arus komunikasi
Arus dokumen yang kompleks dan tidak perlu
Prosedur yang menyebabkan penundaan yang tidak perlu
Flowchart dokumen juga dibuat dalam proses perancangan sistem.
SYSTEM FLOWCHARTS
Flowchart sistem menjelaskan hubungan antara input, proses, dan output
sebuah SIA.

Flowchart sistem dimulai dengan meng- identifikasi input sistem.

SYSTEM FLOWCHARTS
Flowchart sistem menjelaskan hubungan antara input, proses, dan output
sebuah SIA.
Flowchart sistem dimulai dengan meng- identifikasi input sistem
Setiap input diikuti oleh sebuah proses.
SYSTEM FLOWCHARTS
Flowchart sistem menjelaskan hubungan antara input, proses, dan output
sebuah SIA.
Flowchart sistem dimulai dengan meng- identifikasi input sistem
Setiap input diikuti oleh sebuah proses
Proses diikuti oleh outputmenghasilkan informasi baru.
Contoh flowchart sistem
Manakah pola input proses output?
PROGRAM FLOWCHARTS
Flowchart program menggambarkan urutan logika operasi yang dilaksanakan
oleh sebuah komputer dalam mengeksekusi sebuah program komputer.
Juga mengikuti pola input proses output.