1.pro Cal Ge 01 Documentos

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
CDIGO: PRO-CAL-GE-01
PAGINA: 1 de 17

Cdigo: PRO-CAL-GE-01
Total de pginas: 17
REV N 01
Fecha de emisin: 20 de Octubre 2011
DOCUMENTO CONTROLADO SOLO SI ESTA PGINA TIENE EL SELLO DE IDENTIFICACIN DE TRANSMORCA. COLOR AZUL.
PROCEDIMIENTO
PAGINA: 2 de 17
CONTROL DE REVISIONES Y CAMBIOS
REVISADO POR
REV.
FECHA
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
APROBADO POR
PAG.
CARGO
INICIALES CARGO INICIALES
20-10-2011
Adecuacin segn la NVC ISO

9001:2008
8,9,10,11
COORD.DE LA
CALIDAD
K.B
GTE.
GRAL.
T.M
20-10-2011
Se adecuo la disciplina
INSTRUMENTACION en el nivel 3 de
la codificacin
COORD.DE LA
CALIDAD
K.B
GTE.
GRAL.
T.M
20-10-2011
Se Cambi DIRECCION POR GERENCIA

GENERAL para la codificacin en el nivel 2
COORD.DE LA
CALIDAD
K.B
GTE.
GRAL.
T.M
20-10-2011
COORD.DE LA
CALIDAD
K.B
GTE.
GRAL.
T.M
20-10-2011
COORD.DE LA
CALIDAD
K.B
GTE.
GRAL.
T.M
20-10-2011
Cuadro de Revisiones y Cambios, se

sustituye la firma por las iniciales
COORD.DE LA
CALIDAD
K.B
GTE.
GRAL.
T.M
20-10-2011
Portada: ttulo en el recuadro superior, Rev.,

fecha de emisin
COORD.DE LA
CALIDAD
K.B
GTE.
GRAL.
T.M
10/05/2007
TODAS
COORD.DE
LA CALIDAD
K.B
GTE.
GRAL.
T.M
Se cambi la numeracin de los tems por

literales. Se cambi fecha de revisin por
fecha de emisin.
Propsito: adecuacin segn la norma NVC
ISO 9001:2008. Alcance: se incluy la
palabra documento en la primera lnea
EMISIN
INICIAL
PROCEDIMIENTO
PAGINA: 3 de 17
1. PROPSITO.
Establecer los requisitos necesarios para elaborar, aprobar antes de su emisin, revisar,
actualizar cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, asegurar la identificacin de
los cambios, el estado de la versin vigente, la disponibilidad en los puntos de uso y la
distribucin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, incluyendo la
identificacin y control de la distribucin de los documentos de origen externo (normas,
leyes, otros).
2. ALCANCE.
Aplica a todos los documentos que soportan el Sistema de Gestin de la Calidad,
incluyendo
los
de
procedencia
externa, tales
como normas,
leyes, etc. Este
procedimiento involucra a todas las reas que tienen bajo su responsabilidad la

elaboracin, revisin, y aprobacin de cambios de los documentos del Sistema de
Gestin de la Calidad.
3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.
Coordinador de Gestin de la Calidad:
a) Hacer cumplir, controlar y mantener este procedimiento.
b) Elaborar los procedimientos requeridos en el Manual de la Calidad cubriendo los
requisitos de la NVC ISO 9001:2008.
c) Controlar los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad en cuanto a la versin
vigente, fecha emisin, asignacin de cdigos, identificacin de cambios y
distribucin.
d) Identificar y controlar la distribucin de los documentos externos (Normas, leyes,
planos del cliente, otros).
PROCEDIMIENTO
PAGINA: 4 de 17
Coordinadores de todas reas:

a) Participar en la elaboracin los documentos de su rea respectiva segn los
lineamientos establecidos en este procedimiento y proponer los cambios en los
mismos.
b) Proponer los formularios requeridos en su rea (con sencillez y claridad).
c) Sugerir modificaciones en los documentos de su rea especfica o del Sistema de la
Calidad.
d) Divulgar al personal bajo su cargo los documentos del rea respectiva y asegurar su
implementacin.
Gerente General
a) Aprobar los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, incluyendo los
cambios, antes de su emisin.
4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO.
a) Todos los
documentos (procedimientos,
instrucciones de trabajo, manuales
planes), excepto los formularios, tienen:

PORTADA en la cual se coloca la siguiente informacin: Encabezado y pie de
pgina segn lo establecido en este procedimiento.
En el centro de la portada el NOMBRE DEL DOCUMENTO, Cdigo, Total de
pginas (incluyendo la portada y los anexos), Revisin y Fecha de Emisin.
En la parte inferior, un recuadro con la siguiente informacin:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
CARGO:
NOMBRE:
FIRMA:
b) Los procedimientos, instrucciones de trabajo, manuales y documentos de trabajo,

que se generen llevarn, en todas sus pginas, un encabezado y un pi de pgina.
c) El encabezado es un recuadro de tres divisiones: en la primera llevar el logotipo de
identificacin de la empresa, en la del centro el nombre del documento y en la ltima
PROCEDIMIENTO
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el cdigo y el nmero de pgina con respecto a la totalidad de pginas incluyendo la

portada del documento en cuestin.
d) En cuanto al pi de pgina, est formado por un recuadro con la siguiente
informacin:
DOCUMENTO CONTROLADO SOLO SI ESTA PAGINA TIENE EL SELLO DE IDENTIFICACIN DE TRANSMORCA.

COLOR AZUL
Niveles de codificacin.
Niveles:
Significado de los Niveles
XXX XXX XX XX
1
2
3
4
Nivel 1: Tipo de documento, segn la siguiente tabla:

Tipo de Documento
Manual
Cdigo
MAN
Plan
PLA
Diagrama de Proceso
DPR
Procedimiento
PRO
Instruccin de Trabajo
INS
Formulario
FOR
Nivel 2: Se refiere a las Coordinaciones o reas de la empresa, segn la siguiente

tabla:
Coordinacin o rea
Gerencia General
Calidad
Operaciones
Logstica
Administracin
Recursos humanos
Seguridad
Planificacin
Cdigo
GEG
CAL
OPE
LOG
ADM
REH
SIAHO
PLAN
Nivel 3: Disciplina /aplicacin, Coordinacin/ rea de la empresa, segn las siguientes

tablas:
Coordinacin / rea
Cdigo
Gerencia General
Calidad
Operaciones
Logstica
Administracin
Recursos humanos
Seguridad
Mantenimiento
Planificacin
GEG
CAL
OPE
LOG
ADM
REH
SIAHO
MTTO
PLAN
Disciplina / aplicacin
Cdigo
Mecnica
ME
Civil
Elctrica
Metalmecnica
Instrumentacin
General
CI
EL
MM
IN
GE
PROCEDIMIENTO
PAGINA: 6 de 17
Nivel 4: Nmero de identificacin

El nmero de identificacin se asigna a un nico documento segn la estructura
establecida, por ejemplo: FOR-CAL-GE-01 corresponde nicamente al Formulario
Liberacin de Elementos, independientemente que se generen varios registros
empleando el mismo formulario se mantendr el nmero de identificacin.
Ejemplo 1 de codificacin: PRO-CAL-GE-01
Tipo de documento: Procedimiento (PRO)
Coordinacin /rea: Calidad (CAL)
Disciplina/aplicacin: General (GE)
Nmero de identificacin: 01
Ejemplo 2 de codificacin: PLA-CAL-GE-01
Tipo de documento: Plan (PLA)
Coordinacin /rea: Calidad (CAL)
Ejemplo 3 de codificacin: FOR-LOG-GE-01
Tipo de documento: Formulario (FOR)
Coordinacin /rea: Logstica (LOG)
e) Estructura Modelo: segn el tipo de documento, tendrn la siguiente estructura:

Manual de Gestin de la Calidad:
Alcance.
Tabla de contenido.
Pginas introductorias.
Poltica y Objetivos de la Calidad.
Organizacin, responsabilidad y autoridad.
Referencias.
Descripcin del Sistema de Gestin de la Calidad.
Anexos.
PROCEDIMIENTO
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Plan de la Calidad: Los planes de la calidad constituyen un tipo de documento especfico

de acuerdo al tipo de proyecto a ejecutar, los mismos tendrn la siguiente estructura:
Generalidades
Alcance.
Objetivos de la Calidad.
Responsabilidad de la Direccin.
Gestin de los Recursos.
Comunicacin con el Cliente.
Realizacin del Producto.
Medicin, Anlisis y Mejora.
Anexos.
En caso de que el cliente sugiera o exija la presentacin de un Plan de la Calidad con una
estructura particular la empresa adoptara la misma ntegramente para el caso especfico.
Procedimientos:
Propsito.
Alcance.
Responsabilidad y autoridad.
Descripcin del procedimiento.
Referencias.
Registros.
Anexos: incluir los formularios relacionados.
Instrucciones de Trabajo:
Propsito.
Alcance.
Responsabilidad y autoridad.
Equipos, materiales y herramientas.
Descripcin de Actividades.
Criterio de Aceptacin.
Registros. Anexos: incluir los formularios relacionados.
PROCEDIMIENTO
PAGINA: 8 de 17
Formularios: Sencillos, claros y completos en cuanto a la informacin que se necesita

registrar. El encabezado consta de tres cuadros: el superior izquierdo contiene el logo de
la empresa, al centro el nombre del formulario y en el cuadro superior derecho el
CODIGO, REV Y FECHA DE EMISION, PAGINA REFERIDA AL TOTAL; a menos que
sean formularios del cliente, los cuales se reconocen ntegramente. En estos casos, el
cliente puede requerir la inclusin de su logotipo de identificacin y otros aspectos, los
cuales se adaptan a los formularios de la empresa utilizados en el proyecto en particular.
Diagrama de Procesos: cumplirn con el siguiente esquema:
Propsito:
Dueo del Proceso:
NOMBRE DEL INDICADOR
Elementos de entrada del

proceso: informacin,
requisiciones, requisitos del
cliente, normas, leyes y
regulaciones
gubernamentales, entre
otros, necesarios para la
ejecucin del proceso.
Coordinaciones /
proveedores del proceso:
Lista de proveedores
internos y externos del
proceso.
INDICADORES DE GESTION
OBJETIVO
FRECUENCIA DE MEDICION
Proceso de transformacin:
Lista de procedimientos, instrucciones de
trabajo, planes, entre otros, necesarios
para ejecutar el proceso.
Recursos necesarios para la ejecucin

del proceso: Lista de recursos materiales,
equipos, maquinaria, vehculos, mobiliario,
otros necesarios para la ejecucin del
proceso.
Procesos relacionados en
la entrada.
Elementos de salida del

proceso: Registros de las
actividades
ejecutadas,
minutas
de
reunin,
comunicaciones,
entre
otras evidencias de la
ejecucin del proceso.
Coordinaciones / clientes
del proceso: Lista de
clientes internos y externos
del proceso.
Procesos relacionados
en la salida.
f) Aprobacin de los Documentos.

Los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de la Calidad y los
sealados por la NVC ISO 9001:2008 son aprobados por la Gerente General de la
Empresa tanto en su emisin original como en sus revisiones.
La Coordinacin de Gestin de la Calidad una vez que ha revisado y discutido la
propuesta de cambios en los documentos presentada por los usuarios de los
PROCEDIMIENTO
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mismos, aprueba las adecuaciones (en caso de que apliquen) y procede a realizar
las modificaciones y revisiones pertinentes y las presenta a la Gerencia General
para su aprobacin antes de su emisin.
La Gerencia General aprueba las revisiones y modificaciones (en caso de que
apliquen) dejando evidencia de la aprobacin al firmar la portada del documento
en revisin en el recuadro sealado en el literal a) del punto nmero 4 del presente
documento.
Cuando se emite un documento en versin inicial, es elaborado por la Coordinacin
de la Calidad segn los requerimientos particulares de la actividad y es presentado
a la Gerente General para su respectiva aprobacin antes de su emisin.
g) Revisin y actualizacin de los documentos.

Para que se genere la revisin de uno de los documentos del Sistema de Gestin
de la Calidad los usuarios, Coordinadores de las diferentes reas o la Gerente
General deben proponer los cambios de los documentos a travs del formulario
Propuesta de Cambios en los Documentos (FOR-CAL-GE-16), la cual deben
entregar al Coordinador de Gestin de la Calidad para su revisin y aprobacin.
Los cambios en los documentos los hace efectivos y los controla la Coordinacin
de Gestin de la Calidad. Este control incluye la actualizacin del estado de
revisin y fecha de revisin en el documento cambiado (en la portada), en la Lista
Maestra de Documentos (FOR-CAL-GE-04), la identificacin de los cambios en
el formulario Control de Revisiones y Cambios (FOR-CAL-GE-17) en el caso
de los formularios y en cuadro incluido en el documento en la pgina nmero 2 en
el caso de: Manuales, Planes, Procedimientos e Instrucciones.
control de revisin y cambios del documento incluye todas sus pginas (desde la
portada hasta los anexos).
h) Identificacin de los cambios y el estado de la versin vigente.

La identificacin de los cambios en los documentos es llevada a cabo por la
Coordinacin de Gestin de la Calidad.
PROCEDIMIENTO
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La Coordinacin de Gestin de la Calidad se asegura que se identifican los

cambios en los documentos a travs de lo siguiente: haciendo efectivos los
cambios segn formulario Propuesta de Cambios en los Documentos
(FOR-CAL-GE-16), actualizacin del estado de revisin y fecha de emisin en el
documento cambiado (en la portada), en la Lista
Maestra de Documentos
(FOR-CAL-GE-04), la identificacin de los cambios en el formulario Control de

Revisiones y Cambios (FOR-CAL-GE-17) en el caso de los formularios y en
cuadro incluido en el documento en la pgina nmero 2 en el caso de: Manuales,
Planes, Procedimientos e Instrucciones. El control de revisin y cambios del
documento incluye todas sus pginas (desde la portada hasta los anexos).
i) Disponibilidad de las versiones vigentes pertinentes de los documentos

aplicables en los puntos de uso.
Para asegurarse que las versiones vigentes de los documentos (bien sea en fsico
y/o electrnico) estn disponibles en los puntos de uso La Coordinacin de Gestin
de la Calidad de Transporte Y Servicios Morillo C.A. TRANSMORCA ha
Establecido las siguientes estrategias:
Los documentos originales se encuentran bajo el resguardo de la Coordinacin de
la Calidad. (En fsico y/o electrnico).
La distribucin en los sitios de uso de las copias controladas de las versiones
vigentes de los documentos de Sistema de Gestin de la Calidad, se realiza
mediante copias controladas de los documentos
selladas y anotadas
en
originales, posteriormente
la Matriz de Distribucin de Documentos
(FOR-CAL-GE-24).
Una vez entregada la copia controlada a los usuarios de las mismas, estos deben
firmar la Matriz de Distribucin de Documentos (FOR-CAL-GE-24). Esto
permite a la Coordinacin del Sistema de Gestin de la Calidad contar con un
registro de a quienes les fue entregada la copia controlada y en caso de generarse
una revisin proceder a retirar la versin obsoleta de los puntos de uso segn lo
indicado por la Matriz de Distribucin de Documentos (FOR-CAL-GE-24).
PROCEDIMIENTO
PAGINA: 11 de 17
Se considera copia controlada todos aquellos documentos del Sistema de Gestin

de la Calidad que tengan el sello de Transmorca en color azul en todas sus
pginas y el de copia controlada en la portada.
Los documentos de origen externo como planos y normas, se encuentran
registrados en Lista Maestra de Documentos (FOR-CAL-GE-04), en el cual
designa la ubicacin de los mismos y el cargo responsable del documento. La
distribucin de los documentos de origen externo se realiza mediante fotocopias
de los documentos (originales o copias) resguardados por la Coordinacin del
Sistema de Gestin de la calidad, posteriormente selladas y anotadas
en
la
Matriz de Distribucin de Documentos (FOR-CAL-GE-24).

j) Permanencia de documentos legibles y fcilmente identificables
Legibilidad: Los documentos se guardan en lugares libres de humedad y
deterioro, para garantizar que se mantengan legibles.
Identificacin: Los documentos impresos, se identifican con el nombre y cdigo
y se
archivan
en carpetas identificadas como Manuales de
Procesos,
Procedimientos e Instrucciones de Trabajo en el lomo y en la cartula, e

internamente identificados con separadores con el nombre del proceso,
procedimiento e instruccin de trabajo en particular.
En el caso de documentos en electrnico (digital) los mismos se deben almacenar
en carpetas identificadas externamente y en formato pdf para evitar su modificacin
no intencional en los puntos de uso. La Coordinacin de Gestin de la Calidad
resguarda los documentos en electrnico en formato pdf y Word.
y
se
registran
en
el
formulario
Lista
Maestra
de
Documentos
(FOR-CAL-GE-04).
k) Identificacin y control de la distribucin de los documentos externos.
Los documentos de origen externo (normas, leyes, documentos tcnicos del
cliente, planos suministrados por el cliente) se identifican con el sello Documento
Externo
se
registran
en
la
Lista
Maestra
de
Documentos
(FOR-CAL-GE-04) para controlar su distribucin.
PROCEDIMIENTO
PAGINA: 12 de 17
l) Prevencin del uso no intencionado e identificacin de los documentos

obsoletos.
La Coordinacin de Gestin de la Calidad en la encargada del retiro y/o destruccin
de la versin obsoleta de los documento cambiados (tanto el original como las
copias) y la distribucin a las funciones relacionadas de la versin vigente.
Con el fin de evitar el uso de documentos OBSOLETOS, cada Coordinacin y
la Coordinacin de Gestin de la Calidad disponen de una Lista Maestra de
Documentos (FOR-CAL-GE-04), en la cual se registran los todos documentos
relacionados en cada rea, en ella se identifica la versin vigente de todos los
documentos y la asignacin o ubicacin de los mismos.
La Poltica de la Calidad y Objetivos de la Calidad estn incluidos en el Manual de
la Calidad y su control se lleva a cabo a travs del control de revisin y cambios del
Manual de la Calidad.
En caso de generarse revisiones en los documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad, versin o emisin anterior ser considerada como documento obsoleto,
para evitar el uso no intencionado, la coordinacin de la calidad actualizara la
Lista Maestra de Documentos (FOR-CAL-GE-04), y proceder a recoger la
versin anterior de dicho documento, tomando como referencia la informacin
contenida en la matriz de distribucin de documentos.
Los documentos obsoletos del Sistema de Gestin de la Calidad (incluyendo los
formularios relacionados) sern resguardados en carpetas tres aros (en fsico) y en
carpeta electrnica; identificando la portada con el ttulo de DOCUMENTO
OBSOLETO; adems EN FISICO se le colocara transversalmente lo siguiente:
DOCUMENTO OBSOLETO.
En el caso de ser necesario replanificaciones para la ejecucin de los proyectos,
las planificaciones anteriores sern consideradas documentos obsoletos y las
mismas sern almacenadas por el planificador.
PROCEDIMIENTO
PAGINA: 13 de 17
5.0 REFERENCIAS
Norma ISO 9001:2008, requisito Control de los Documentos.
6.0 REGISTROS
Lista Maestra de los Documentos, Control de Revisiones y Cambios, Proposiciones de
Cambios en los documentos y Matriz de Distribucin de Documentos.
7.0 ANEXOS
Lista Maestra de Documentos (FOR-CAL-GE-04).
Propuesta de Cambios en los Documentos (FOR-CAL-GE-16).
Control de Revisiones y Cambios (FOR-CAL-GE-17).
Matriz de Distribucin de Documentos (FOR-CAL-GE-24).

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DESCRIPCIN DEL CAMBIO

INICIALES CARGO INICIALES

Adecuacin segn la NVC ISO

Se Cambi DIRECCION POR GERENCIA

Cuadro de Revisiones y Cambios, se

Portada: ttulo en el recuadro superior, Rev.,

Se cambi la numeracin de los tems por

leyes, etc. Este

procedimiento involucra a todas las reas que tienen bajo su responsabilidad la

Coordinadores de todas reas:

instrucciones de trabajo, manuales

planes), excepto los formularios, tienen:

b) Los procedimientos, instrucciones de trabajo, manuales y documentos de trabajo,

el cdigo y el nmero de pgina con respecto a la totalidad de pginas incluyendo la

DOCUMENTO CONTROLADO SOLO SI ESTA PAGINA TIENE EL SELLO DE IDENTIFICACIN DE TRANSMORCA.

Nivel 1: Tipo de documento, segn la siguiente tabla:

Nivel 2: Se refiere a las Coordinaciones o reas de la empresa, segn la siguiente

Nivel 3: Disciplina /aplicacin, Coordinacin/ rea de la empresa, segn las siguientes

Nivel 4: Nmero de identificacin

e) Estructura Modelo: segn el tipo de documento, tendrn la siguiente estructura:

Plan de la Calidad: Los planes de la calidad constituyen un tipo de documento especfico

Formularios: Sencillos, claros y completos en cuanto a la informacin que se necesita

NOMBRE DEL INDICADOR

Elementos de entrada del

Recursos necesarios para la ejecucin

Elementos de salida del

f) Aprobacin de los Documentos.

g) Revisin y actualizacin de los documentos.

h) Identificacin de los cambios y el estado de la versin vigente.

La Coordinacin de Gestin de la Calidad se asegura que se identifican los

(FOR-CAL-GE-04), la identificacin de los cambios en el formulario Control de

i) Disponibilidad de las versiones vigentes pertinentes de los documentos

la Matriz de Distribucin de Documentos

Se considera copia controlada todos aquellos documentos del Sistema de Gestin

Matriz de Distribucin de Documentos (FOR-CAL-GE-24).

en carpetas identificadas como Manuales de

Procedimientos e Instrucciones de Trabajo en el lomo y en la cartula, e

(FOR-CAL-GE-04) para controlar su distribucin.

l) Prevencin del uso no intencionado e identificacin de los documentos

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