ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

DIDIER HERNANDO RODRIGUEZ OROS

Tutor:
GUSTAVO ADOLFO ARIZA CHARRIS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CURSOS VIRTUALES
EL YOPAL-COLOMBIA
2014

TABLA DE CONTENIDO

1. Escribir la reflexin realizada acerca del video acuerdo 060.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad
de contextualizacin.
3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de trabajo o
una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.
3.1.
determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
3.2. teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su
destino?
3.3. Mapa conceptual.
4. Los aportes realizados en el foro temtico.
4.1. Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones
internas y externas?
4.2. En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas
sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que
claramente no se cumplan en la empresa que selecciono en la actividad de
apropiacin.

1. Reflexin del video acuerdo 060.

Este video representa los pasos a seguir en la recepcin interna de los documentos
donde se puede evidenciar que se cuenta con personal debidamente capacitado para
esta actividad, se conocen las normas y procedimientos a seguir, se cuenta con la
infraestructura fsica y tecnolgica para el manejo de las comunicaciones de manera
sistematizada y fsica de la empresa como lo es la universidad del cauca que cumple
con las normas que se establecen para la administracin documental, como se
evidencio el proceso del manejo de la documentacin de manera interna y externa y se
clasifico de manera correcta como se evidencio en el video.
2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la actividad de
contextualizacin.
Las firmas en los documentos deben ser de las personas autorizadas.
En cuanto al control que se debe llevar es por medio de planillas totalmente
fundamentadas por las normas tcnicas, donde se deben conservar la integridad
de los documento para tener un buen fluido en las comunicaciones.
La correspondencia no debe ser registrada y ser entregada a la persona
correspondiente con la que llega ya que se trata de un documento privada.
Se muestra el proceso de la gestin documental, en una ventanilla nica
obteniendo una radicacin en la recepcin.
Como establecer los lineamientos que permitan a las unidades de
correspondencia de las entidades pblicas y privadas, que cumplan funciones
pblicas, para el cumplimiento de los programas de gestin documental como
tener un horario establecido para la atencin al pblico.
3. Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana que tuviera acceso o conociera.
La empresa que escog fue el EJERCITO NACIONAL lugar donde laboro:
Se verifica el documento de manera detallada revisando los datos ms
importantes como la fecha, el nmero del documento, anexos y las respectivas
copias para el recibido.
Despus de haber de realizado la revisin, se procede a recepcionar el
documento, donde se consigna en una planilla de recepcin donde se registran
los datos ms relevantes y contemplados tanto para la comunicacin interna y
externa de la institucin.
Por ltimo se entrega el recibido de la documentacin a la persona que trajo el
documento.

Luego la persona encargada de la recepcin de los documentos procede a

clasificarla en los casilleros, para luego hacerla llegar a las secciones u oficinas
correspondientes al documento.
3.1. Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
La comunicacin se genera de las dos maneras tanto interna como externa ya que se
reciben los documentos de la entidad se clasifican y se envan a las respectivas
dependencias con el fin de dar trmite dentro de la misma institucin, esta se hace de
manera individual o electrnica.
La comunicacin externa se realiza en este caso cuando se enva y se recibe
documentacin y correspondencias a otras entidades, tambin se puede hacer por
intermedio de correos.
3.2. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?
El procedimiento de distribucin interno se realiza por medio de un mensajero o
comnmente en la institucin ejrcito nacional se le conoce con el nombre de estafeta
de la seccin de gestin documental o se utilizan los correos institucionales por medio
de intranet, todo basado en el seguimiento teniendo en cuenta los registros pertinentes.
3.3. Mapa conceptual
COMUNICACIN EN UNA EMPRESA
EJRCITO NACIONAL

INTERNA

Carcter oficial de
entidades pblicas
y privadas

Producidas por
entidades en ejercicio
de funciones

A travs de

A travs de

Correo

Envi y confirmacin
del
recibido
destinatario

EXTERNA

Destinadas
personas
naturales o
jurdicas

Correspondencia

Revisin: anexos, radicacin fecha etc...

Recepcin: plantilla de recepcin

Carta de recibo documentacin

Almacenamiento

4. Aporte al foro.
4.1. Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones
internas y externas?
La importancia de este proceso es fundamental ya que contamos con una verificacin
exhaustivas de la comunicacin que sale e ingresa en una institucin o empresa por la
cual podemos saber q tipo de clasificacin vamos hacer y luego desarrollar lo pertinente
a cada seccin u oficina de la empresa a la cual se dirige la informacin ya que existe la
comunicacin oficial y la personal y a cada una se debe dar un manejo distinto para
as, mejorar en nuestro proceso de gestin documental, en la oficial se debe hacer
registro respectivo de la documentacin y al personal a la cual va dirigida como la
persona que se contempla desde su origen
4.2. En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas sugeridas
en la actividad de contextualizacin, mencione dos aspectos que claramente no se
cumplan en la empresa que selecciono en la actividad de apropiacin.
La empresa que verifique es a la cual donde laboro y es la empresa ms grande del
pas como lo es el EJRCITO NACIONAL.

Los documentos electrnicos de archivos, es un procedimiento por el cual esta

entidad no emplea como tal ya que no existe un registro total de la informacin
que se genera y se recibe, y la que se almacena comunicada por mtodos
electrnicos, estos procesos se desarrollan ms que todo en medios fsicos.
La estructura empleada para desarrollar esta importante actividad de registro no
est equipada con las respectivas adecuaciones para generar un lugar aceptable
para la ejecucin de estos procesos, ya que solo se observan libros de registros
y fechadores, almohadillas y nada ms.