TABLA DE CONTENIDO

1.

Reflexin video acuerdo 060

2. Ideas claves para las lecturas de contextualizacin

3.

Informacin tramite de archivo empresa

4. Aportes de foro temtico

REFLEXIN VIDEO ACUERDO 060

VENTANILLA UNICA: Es importante mediante la radicacin de los documentos, deben ser

revisados con el fin de ubicar los parmetros del documento, siendo muy importante que
el documento se firme, adems de esto se puede observar un horario establecido y
debidamente informado a la comunidad, debemos tener una aplicacin para radicar en el
sistema el documento, as mismo se establece si el documento es interno o externo.

Se establecen unos formatos controlados donde se relacionan fechas, origen,

destinatarios entre otros, con el fin de llevar un control de la documentacin, adems
tambin debe contar con el espacio donde se relacionan los anexos y posterior a esto se
realiza la entrega con un correspondiente recibido a satisfaccin por parte del receptor.

IDEAS CLAVES PARA LAS LECTURAS DE CONTEXTUALIZACIN

Las ventanillas nicas de recepcin de documentos deben ser aplicadas en el desarrollo

del proceso de archivo segn el acuerdo 060
Cada elemento ubicado en la ventanilla nica debe estar estandarizado segn los
preceptos de la normatividad que lo precede.
Los formatos controlados por cada entidad se encuentran diseados para la correcta
recepcin y posterior distribucin de los documentos recibidos
Al trabajar mediante la aplicacin de la ley 594 de 2000, debemos aplicar los elementos
presentes en las guas de documentacin.
Debemos trabajar mediante la implementacin de un aplicativo que nos permita
sistematizar de manera adecuada la documentacin que la entidad recepciona.
Cuando una persona externa realiza la entrega de un documento dirigido a la entidad
debemos trabajar en el proceso, certificando que se realizara el correspondiente
seguimiento y trazabilidad en la entrega del destinatario final.
Es importante trabajar de la mano con la capacitacin y correcto cumplimiento de los
procesos de gestin documental al momento de realizar trabajos de traslado o transporte
de la documentacin por parte de los mensajeros o estafetas.
Segn el acuerdo 060 se debe informar a la comunidad en general sobre los horarios de
recepcin de documentos.

APORTES DE FORO TEMTICO

1. Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones

internas y externas.

La comunicacin interna est centrada en el capital humano, trabajadores es un

proceso comunicacional donde se integran los dirigentes de una organizacin con
todos los niveles jerrquicos de la misma. Nace como respuesta a las nuevas
necesidades de la empresa u organizacin de informar y motivar a su equipo
humano. Mantener buenas relaciones con y entre sus miembros, mediante el uso de
diferentes medios de comunicacin para alcanzar las metas y objetivos establecidos.
La Comunicacin interna se encuentra a nivel formal e informal. Puede ser
ascendente se realiza desde abajo hacia arriba en la jerarqua, ejemplo cuando un
operario se comunica con su jefe inmediato. Descendente es el que realiza desde
arriba hacia abajo en la jerarqua, ejemplo el gerente se comunica con el jefe de
divisin u oficina horizontal se realiza entre los miembros de una misma jerarqua
ejemplo los operarios se comunican entre s.

La comunicacin externa es la transicin y recepcin de datos, pautas, imgenes

referidas a la organizacin y su contexto que se dirige a diferentes pblicos externos
(accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, autoridades gubernamentales,
medios de comunicacin, competencia, etc, encaminados a mantener o mejorar sus
relaciones con ellos, permite crear y proyectar la imagen corporativa, promueve sus
actividades productos y servicios.
Es muy importante tener claro cules son las comunicaciones internas y externas ya
que esto genera un orden que es vital en el desarrollo de las empresas.