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OECCA-BENIN

GESTION DE LA PAIE

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Canevas du Manuel des procdures des cabinets membres de lOECCA

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SOMMAIRE

PRSENTATION..........................................................................................................................................3
1.1
1.2
1.3

OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................3
RGLES DE GESTION...............................................................................................................................3
TRAITEMENT DE LA PAIE........................................................................................................................3

CONTRLE DU TRAITEMENT DE LA PAIE........................................................................................4

TRAITEMENT DES AVANCES AU PERSONNEL..................................................................................4


3.1
3.2
3.3

OBJECTIFS POURSUIVIS...........................................................................................................................4
RGLE DE GESTION.................................................................................................................................4
PROCDURES DE TRAITEMENT DES AVANCES AU PERSONNEL................................................................5

ANNEXE........................................................................................................................................................6

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1 Prsentation
1.1 Objectifs poursuivis

Sassurer que tous les lments variables de salaire, dment autoriss et seulement ceuxl, sont pris en compte dans le calcul de la Paie.

Sassurer que les calculs sont corrects et que la comptabilisation des lments de salaire
est exhaustive.

1.2 Rgles de gestion

Le traitement de tout lment de salaire ou avantages divers relve du Directeur/Grant,


ou de tout autre Collaborateur quil aura choisi cet effet

Les lments constitutifs de la paie se prsentent comme suit :

Salaire de base : il est quasiment fix par la convention collective que lOrdre aura
rdiger et est contrl par rapprochement du bulletin de paie au dossier du personnel.

Heures Supplmentaires : La ralisation dheures supplmentaires doit tre approuve


par la Direction/Grant. Un tat rcapitulatif des heures supplmentaires ralises par
chaque agent du Cabinet et devra tre prpar partir des autorisations individuelles et
approuv par la Direction.

Primes et Indemnits : Elles correspondent aux primes et indemnits dont bnficie


chaque agent compte tenu de sa catgorie.

Les prlvements la source doivent tre autoriss par la Direction du Cabinet.

Les heures supplmentaires effectues au cours dun mois sont payes le mois suivant.

1.3 Traitement de la paie


Les diffrentes tapes du traitement de la paie se prsentent comme suit :

Prparer les lments variables du salaire


-

Etablir avant la fin du mois de paiement :


Ltat de salaire du personnel (qui prend en compte : le salaire de
base, les primes et indemnits, le salaire brut imposable, IPTS, la
part ouvrire, autres retenues et le salaire net)
Les bulletins de paie ;

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Collecter les autres donnes variables de salaire (les retenus au titre davance
et de prt, les oppositions et saisies arrt, etc. ;
Soumettre les tats ci-dessus au Directeur/Grant pour vrification et signature.

Payer les salaires par chque ou par virement bancaire ;

Dclarer les charges fiscales et sociales dans les dlais lgaux ;

2 Contrle du traitement de la paie

Aprs que la paie ait t tablie :


-

Recalculer quelques bulletins de salaire ;

Comparer les salaires dun mois lautre afin de dceler et/ou dexpliquer les
fluctuations anormales ;

Vrifier les salaires de base avec les grilles salariales ou le barme officiel ;

Soumettre les observations au Directeur/Grant

Procder aux corrections ncessaires.

Toutes ces vrifications doivent tre matrialises par un visa sur les tats contrls ou
faire lobjet dun procs verbal si ncessaire.

Priodiquement, la fin de chaque trimestre, procder au rapprochement des tats de


paie (surtout les dclarations sociales et fiscales) et des donnes comptables lies la
paie du mois.

3 Traitement des avances au personnel


3.1 Objectifs poursuivis

Les avances faites au personnel du Cabinet doivent tre autorises par le


Directeur/Grant et imprativement apures la fin du mois par retenue sur le salaire.

Suivre de faon efficace lencours des avances au personnel et viter ainsi des pertes
de trsorerie loccasion des dparts (dmission, licenciement) de personnes ayant
contract des avances envers le Cabinet.

3.2 Rgle de gestion

Tout avance devra tre autorise par le Directeur/Grant.


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Toute demande davance doit tre transmise la direction du Cabinet accompagne


systmatiquement de la fiche financire pour sassurer que lavance pourra tre
accorde en fonction de lencours de crdit et par rapport au plafond autoris.

Au moment de son dpart (dmission, licenciement), le reliquat non rembours de


chaque prt devra tre imput sur le "solde de tout compte" de lemploy.

Le montant des avances au personnel est plafonn X FCFA et dans la limite du 1/3
du salaire net remboursable dans le mois suivant celui de lavance.

Aucun agent ne peut bnficier dune avance si le niveau de son endettement ne lui
permet pas de toucher les 2/3 de son salaire net mensuel aprs remboursement.

3.3 Procdures de traitement des avances au personnel


Les procdures de traitement des avances au personnel se prsentent comme suit :

Demande davance sur salaire ;

Autorisation de lavance.

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4 Documents concevoir

Modles linitiative du cabinet

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