INTRODUCCIÓN

La presente investigación se refiere al planteamiento de soluciones a un problema

de sistemas ERP (Enterprise resource planning) en el contexto nacional.
Podemos definir el ERP como un sistema integral de gestión empresarial que está
diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área
de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la
planificación de todos los recursos de la empresa.

La característica principal de este tema es que muchas empresas se ven

estancadas o en déficit por el mal manejo o no contar con esta herramienta.

Para analizar esta problemática es necesario mencionar sus causas. Una de ellas,
para el caso de las empresas que no cuentan con un sistema ERP, es que si el
software no es costoso lo es la orientación. Otra causa es el manejo de la
información, donde encontramos bases de datos erradas perdiendo la
confiabilidad de la información como también es el diseño de la aplicación que
usa estándares y en muchas ocasiones la empresa necesita un diseño especial
donde manejan sus propios procesos, debemos ser claros que el software se debe
adaptar a la compañía no al contrario.
 MARCO TEÓRICO

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en ingles ERP, Enterprise Resource
Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las
prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar
compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de
diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos),
gestión de proyectos, Gis (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes,
pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo
contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple
hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre
un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los
procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se
integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la
necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

 Optimización de los procesos empresariales.

 Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
 La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
 Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos
de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma
oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben
de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que
todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un
proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un
pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de
control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus
respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios
programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar
integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre
todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el
operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la
información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus
procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se
encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos
del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra
por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se
necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa
necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen
incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos
procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para
adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

 Base de datos centralizada.

 Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
 En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos
y comunes.

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos
con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniería de procesos, aunque no
siempre es necesario.

Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de cada usuario, es un
todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad de bibliotecas, eso sí) con acceso a
una base de datos centralizada. No debemos confundir en este punto la definición de un ERP con
la de una suite de gestión.

La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas empresas. Es lo

que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales especialmente indicadas o
preparadas para determinados procesos de negocio de un sector (los más utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un
desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización inicial de la
aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa
requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los
procesos de negocio de la vida real en la aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se
desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.
No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien
realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de
implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función. Por ello, antes, durante y después de
la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

 Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

 Definición del modelo de negocio.
 Definición del modelo de gestión.
 Definición de la estrategia de implantación.
 Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
 Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
 Análisis del cambio organizativo.
 Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
 Implantación del sistema.
 Controles de calidad.
 Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
 Benchmarking de la implantació n.

Ventajas

Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funció n de sus necesidades, puede
encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y
no se optimizan para su negocio. Diseñ o de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento
del cliente desde la aceptació n hasta la satisfacció n completa, una compleja administració n de
interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo
real, de los cambios de la ingeniería y de la revisió n y la mejora, y la necesidad de elaborar
materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y má s, está integrado.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será
hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde
una versió n anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la
efectividad y algunos van a la suspensió n del mismo. Parte del cambio puede incluir la
etiqueta para identificar el nú mero de la versió n (có digo de barras).

La seguridad de las computadoras está incluida dentro del ERP, para proteger a la
organizació n en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen
interno, tal como malversació n. Una falsificació n en el escenario de los datos puede involucrar
terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los
productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relació n administrativa con
los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañ ía para satisfacer las necesidades
de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas
no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacció n con los
proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque
algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que
integre todo esto, puede ser complicado para la administració n de la manufactura.

Desventajas

Muchos de los problemas que tienen las compañ ías con el ERP son debido a la inversió n
inadecuada para la educació n continua del personal relevante, incluyendo los cambios de
implementació n y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a có mo se
obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

Limitaciones y obstá culos del ERP incluyen:

El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo la

educació n y como hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañ ías reducen
costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios de pequeñ as empresas está n menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado por personal que no
está capacitado para el manejo del mismo.

Cambio de personal, las compañ ías pueden emplear administradores que no está n
capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañ ía empleadora, proponiendo
cambios en las prá cticas de los negocios que no está n sincronizados con el sistema.

La instalació n del sistema ERP es muy costosa.

Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovació n de sus licencias
anuales, que no está relacionado con el tamañ o del ERP de la compañ ía o sus ganancias.

El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la

estructura corporativa.

Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de
los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañ ías, este punto se cita como una
de las principales causas de falla.

Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.

Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de los
departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.

Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar
efectivamente. Una compañ ía puede lograr está ndares mínimos, y luego de un tiempo los
"datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirá n la confiabilidad de algunas
aplicaciones.

Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo
la flexibilidad y las estrategias de control).
La mala imagen de unió n de la compañ ía puede causar problemas en su contabilidad, la moral
de sus empleados y las líneas de responsabilidad.

La resistencia en compartir la informació n interna entre departamentos puede reducir la

eficiencia del software.

Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.

Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del
consumidor.

DESDE UNA PERSPECTIVA EVOLUTIVA

Para entender mejor el proceso de transformación de los sistemas ERP es necesario remontarse a
los orígenes de la producción industrial, donde se implementaron los primeros MRP o
Planificadores de requerimiento de Materiales, en inglés Material Requirements Planning. Todo el
proceso de las E.R.P ha implicado unos cambios y transformaciones permanentes, que se han
alimentado de dos grandes evoluciones, por un lado la evolución de los sistemas de Planificación y
la evolución de las aplicaciones de Negocio por otro lado.

Evolución de los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales.

El proceso de evolución de los sistemas de planeación se sustentan en 4 grandes etapas, que

marcaron el proceso de entrada a las E.R.P, ellos son: W.I.P., M.R.P., Ciclo Cerrado M.R.P., M.R.P.
II.

W.I.P.

Este proceso de gestación inicia en la revolución industrial con Schonberger, que dio lugar a la
necesidad de manejar inventarios de proceso de trabajo (W.I.P.), que controlase materia prima e
inventario final.

Ya para este siglo se dio inicio a la Administración Científica ideada por Taylor y a la medición de
tiempos y movimientos de Frank y Lillian Gilbreth.

M.R.P.

Los sistemas MRP y MRP II se asociaron en un inicio solamente a las grandes computadoras,
computadoras centrales y minicomputadores .Esta perspectiva ha ido cambiando porque en la
actualidad se encuentra con gama amplia de software que incluye varios sistemas operativos,
redes con todas sus topologías y plataformas arquitectónicas que permitieron a los pequeños
fabricantes, adquirir este tipo de sistemas porque en un inicio fue demasiado complejo implantar
una MRP, porque sus costos eran demasiado altos.

Al aumentar vertiginosamente el rendimiento de las máquinas, se logro aumentar el

procesamiento de los cálculos de las MRP que significo en los usuarios ser más experimentales.

Las personas que se encargaban de planear la producción se encontraban bastante limitados

porque planeaban su semana con base en los resultados ofrecidos por la MRP y como la velocidad
de cómputo hace 10 años duraba horas y en algunos casos días, era bastante complicado poder
realizar una toma de decisiones eficiente. En la actualidad lo que tardaba horas o días hoy se
realiza en pocos minutos.

Este cambio fue revolucionado por la arquitectura Cliente/Servidor que permitió que parte de la
aplicación se refiriera al cliente y parte al servidor. Dada esta división la transmisión de los datos
disminuyó notoriamente porque solamente se transfería la información necesaria, mejorando el
desempeño de las redes y en últimas el desempeño de la aplicación.

Los Planificadores de requerimientos de materiales o MRP se han instalado casi universalmente en

las empresas del sector industrial, incluso en aquellas que se consideraban pequeñas. El objetivo o
la razón de las MRP, fue utilizar un enfoque lógico y de fácil comprensión del problema, que ayudo
a determinar el número de partes, componentes y materiales necesarios para producir cualquier
producto; asimismo, los programas que utilizaban MRP fueron capaces de proveer los tiempos de
cuando se debía ordenar o producir cada uno de los materiales o materia prima.

La MRP original solo planeaba los materiales, sin embargo en la medida en que fue creciendo, el
poderío de las máquinas computacionales también fue posible para las MRP. Pronto se considero
que los recursos al igual que los materiales y el crecimiento computacional se cambio de MRP a
denominarse MRP II que significa Planeación de Recursos de Manufactura. Actualmente, la MRP
tiene un impacto sobre la totalidad del sistema e incluye el JIT, el Kanban y las manufacturas
integradas por computador o CIM.

La MRP logro extenderse hasta los archivos que manejaban la lista de materiales y el archivo de
registro del inventario, para crear una programación del tiempo y del número de unidades
necesarias en cada etapa de los procesos.

Este programa podía incluir 20 o más módulos para controlar todo el sistema, desde la entrada del
pedido hasta el manejo de la finanzas, contabilidad, cuentas por pagar entre otros.

Por ejemplo las MRP están basadas en la demanda dependiente. La demanda dependiente es
aquella que es causada por la demanda de un artículo de más alto nivel. Las llantas, los rines y los
motores son artículos de demanda dependiente porque dependen de la demanda de automóviles.

Utilización de los MRP.

Los MRP se utilizan en una extensa variedad de industrias con un ambiente de trabajo basado en
la fabricación por lotes utilizando el mismo equipó de producción. Las MRP son muy valiosas para
aquellas compañías involucradas en operaciones de ensamblaje y menos valiosa para las
compañías involucradas a la fabricación. Por otra parte, las MRP no ofrecen tanta ventaja
competitiva en compañías que producen un bajo número de unidades por año, especialmente en
compañías que fabrican productos complejos y costosos que requieren investigación y diseños
avanzados.

Con base en el plan de producción, un sistema de Planeación de Requerimiento de Materiales crea

programas que identifican partes y materiales específicos requeridos para producir artículos
finales.

Los sistemas de MRP utilizan un programa de computador para llevar a cabo estas operaciones. La
mayoría de firmas han utilizado sistemas de inventarios computarizados durante años, pero estos
eran independientes del sistema de programación, por lo cual las MRP lograron enlazar estas dos
partes.

Propósito de un sistema MRP.

Los principales objetivos de la implantación de un MRP son controlar los niveles de inventario,
asignar prioridades operativas a los artículos y planificar la capacidad de carga del sistema de
2producción. Esto puede ampliarse brevemente de la manera siguiente:

Inventarios: Ordenar las partes correctas, ordenar la cantidad correcta y ordenar en el momento
correcto.

Prioridades: Ordenar con la fecha de vencimiento correcta y mantener válida la fecha de

vencimiento.

Capacidad: Planear una carga completa, planear una carga exacta y planear un momento
adecuado para mirar la carga futura.

Los objetivos del manejo del inventario bajo un sistema de MRP son los mismos que bajo cualquier
sistema del manejo del inventario: Mejorar el servicio al cliente, minimizar la inversión en el
inventario y maximizar la eficiencia operativa de la producción.
La filosofía de la Planificación de Requerimientos de Materiales está basada en la filosofía JIT o Just
in Time, los materiales deben de adquirirse justo antes de que la falta de ellos pueda retrasar el
programa de producción general.

Es preferible no acumular materias primas ni trabajo en proceso antes de que aparezca la

necesidad real por cuanto los inventarios paralizan las finanzas, trastornan los depósitos, prohíben
los cambios de diseño e impiden la cancelación o el aplazamiento de pedidos.

Ventajas De Las MRP.

Entre las ventajas de un sistema MRP se pueden considerar los siguientes puntos:

Capacidad para fijar los precios de una manera más competente.

Reducción de los precios de venta.

Reducción del inventario.

Mejor servicio al cliente.

Mejor respuesta a las demandas del mercado.

Capacidad para cambiar el programa maestro.

Reducción de los costos de preparación y desmonte.

Reducción del tiempo de inactividad.

Suministrar información por anticipado, de manera que los gerentes puedan ver el programa
planeado antes de la expedición real de los pedidos.

Indicar cuándo demorar y cuando agilizar.

Demorar o cancelar pedidos.

Cambiar las cantidades de los pedidos.

Agilizar o retardar la fecha de los pedidos.

Ayudar en la capacidad de planeación.

Reducción hasta el 40% en las inversiones de inventario.

Desventajas De Las MRP.

Los principales problemas de las MRP se encuentran basados en las fallas del proceso de
instalación. Los principales factores son a nivel organizacional y de comportamiento. Se han
identificado tres causas principales: La falta de compromiso de la alta gerencia, el hecho de no
reconocer que la MRP es solo una herramienta de software que no genera toma de decisiones y la
integración de la MRP y el JIT.

Parte de la queja relacionada con la falta de compromiso de la alta gerencia puede ser la imagen
de la MRP, ya que da la impresión de ser un sistema de fabricación en lugar de un plan
empresarial. Sin embargo, un sistema de MRP se utiliza para planear los recursos y desarrollar los
programas. La MRP debe ser aceptada por la alta gerencia como una herramienta de planeación
con referencia específica a los resultados de las utilidades. Por lo cual es necesaria una educación
del área ejecutiva sobre el énfasis de la importancia de la MRP como instrumento de planeación
estratégica, integrado y de ciclo cerrado.

La segunda causal de problemas, es que las MRP se presentaron y se percibieron como un sistema
completo y único para manejar una compañía y no como una parte del sistema total.

Otro de los puntos que presenta grandes quejas por parte de los usuarios es que las MRP
requieren de una gran exactitud para funcionar correctamente.

MRP De Ciclo Cerrado.

De esta forma, se difundía a gran escala el MRP, que dio como resultado la necesidad de obtener
más beneficios y mejorar en la técnica. Gran parte de este desarrollo se dio mediante Prueba –
Error.

Es así como en los años 70´s, cuando el sistema de Planeación de Requerimientos de Materiales
(MRP) tienen retroalimentación de la información proveniente de los resultados de su módulo,
esto se denominan MRP de ciclo cerrado. La sociedad americana de control de inventarios y de
producción define la MRP de ciclo cerrado como:

"Un sistema creado alrededor de los requerimientos de materiales que incluye funciones
adicionales como la planeación de ventas y operaciones (planeación de la producción,
programación maestra de la producción y planeación de los requerimientos de capacidad), genera
una vez completada la fase de planeación y aceptado los planes como realistas y asequibles, las
funciones de ejecución. Estas incluyen las funciones de control de fabricación, medición de insumo
producto (capacidad), la programación y despachos detallados, al igual que los informes
anticipados sobre retraso tanto de la planta como de proveedores. El término "ciclo cerrado"
implica que no solo se incluye cada uno de estos elementos en el sistema global sino también las
funciones de ejecución que proveen una retroalimentación de manera tal que se puede mantener
valida la planeación en todo momento".

En resumen, el ciclo cerrado significa que las cuestiones y los datos resultantes se ingresan de
nuevo al sistema para su verificación y de ser necesaria su modificación.

MRP II (Planificación de los Recursos de Manufactura).

Una expansión del sistema de Planeación de Requerimientos de Materiales, para incluir otras
porciones del sistema productivo era natural y se preveía. Uno de los primeros elementos en
incluirse era la función de compras, al mismo tiempo, había una inclusión más detallada del
sistema productivo mismo, es decir, la planta, el despacho y el control detallado de la
programación. La MRP había incluido ya las limitaciones de capacidad con respecto al centro de
trabajo, así que era obvio que el término de Planeación de Requerimiento de Materiales, ya no era
adecuado para describir el sistema expandido. Por tal motivo, probablemente "Ollie Wight", en
1980, introdujo el término de planeación de recursos de manufactura (MRP II), para reflejar la idea
de que una mayor parte de la firma se está involucrando en el programa.

El intento inicial para la MRP II fue planear y monitorear todos los recursos de una firma
manufacturera, entre ellos se incluía el mercadeo, la manufactura, las finanzas e ingeniería de
procesos, a través de un sistema de ciclo cerrado que generaba cifras financieras. El segundo
intento importante del concepto de MRP II fue que este simulará el sistema de fabricación.

Sistemas de tipos MRP avanzados.

Durante más de dos décadas, los sistemas MRP fueron la primera elección para las firmas
enfocadas en el nivel de producción de la planta. Durante este tiempo, el mundo fue cambiando
con nueva competencia, multiplantas en lugares internacionales, amplia demanda mundial de
productos, subcontratación internacional, mercados monetarios variados, fueron los causales de
que los programas de software de MRP existentes no cumplieran de forma estandarizada y
tampoco podrían estas nuevas aplicaciones manejar las características anteriormente descritas.

En el medio actual, los usuarios de la MRP desean acceso instantáneo a la información sobre las
necesidades de los clientes y sobre los niveles de inventario de toda la compañía, como también
tener la capacidad suficiente de suministro.
De esta forma, para satisfacer estas necesidades las empresas que ofrecen soluciones MRP se
acomodaron a los nuevos requerimientos y generaron un desarrollo de nuevos sistemas
avanzados basados en la lógica de la MRP.

A esta nueva generación de MRP se le han dado diferentes nombres entre ellos se les llamo la
nueva MRP como Planeación de Recursos Empresariales (E.R.P), todo con el propósito de operar
totalmente en sentido de la empresa.

Pre - E.R.P.

Como ningún sistema surge de la nada, las E.R.P. se basaron de los sistemas y métodos
anteriormente mencionados, es por ello que la necesidad de evolucionar tecnológica y
empresarialmente, dan origen a las preERP.

De esta forma, se mezclan dos tipos de administración como son la Administración de

manufactura por lotes (E.E.U.U) y la manufactura repetitiva, usada por el sistema "Just In Time" en
el Japón.

Al unificar estas dos corrientes el MRP II, recibe el JIT (Just in Time), CMI (Integración de
Manufactura Computarizada), EDI (Intercambio de Datos Electrónicos) y arquitectura Cliente –
Servidor. No obstante con estas modificaciones se sigue llamando MRP II, hasta que analistas de la
Gartner Group y AMR, se lanzan a definir la nueva generación de sistemas de Administración de
Recursos [CAMACHO, 1997: 2].

Los sistemas avanzados de MRP, también llamados como siguiente generación de MRP II o
simplemente E.R.P incluyen entre sus características básicas:

Arquitectura Cliente/Servidor.

Base de datos centralizada, con consultas SQL y generación de informes.

Interface gráfica de usuario, con manejo de ventanas.

Soporte de base de datos distribuida.

Sistemas iniciales para soporte de decisiones.

Manejo electrónico de datos e intercambio de los mismos.

Interoperabilidad con múltiples plataformas, entre las que se pueden incluir Windows NT y Unix
Manejo de interfaces de programación con interoperabilidad con otras aplicaciones de otros
programas.

Intercambio de datos utilizando Internet.

Comunicación entre clientes y proveedores.

Evolución De Las Aplicaciones De Negocio

En la evolución en los niveles Gerenciales encontramos 4 etapas, que se describen como: M.I.S,
I.I.S., E.I.S y C.I.S.

M.I.S.

El Sistema de Información M.I.S. no soporta el manejo de decisiones, su fundamento se encuentra

en el manejo de la información desde un jefe o Directivo que toma todas las decisiones, sin
importar o analizar la información de las diferentes áreas y departamentos. Por otra parte, está
sustentado en una estructura absolutamente jerárquica.

I.I.S.

El sistema de Información I.I.S. tampoco soportaba el manejo de decisiones, su estructura se basa

en la información de las áreas de producción y finanzas, de las cuales el jefe o Director determina
las directrices a seguir, aunque incluye cierta información de dos áreas importantes, las decisiones
aun no son totalmente unificadas para tener una visión holística.

E.I.S.

El sistema de Información E.I.S. ya soporta el manejo de decisiones y lo hace teniendo en cuenta

todas las áreas y también involucrando un grupo de asesores, que se compone básicamente de
todos los directores de área o departamento para determinar de esta manera, las decisiones a
seguir con el jefe o Director de la misma. Adicionalmente la información recolectada es obtenida
de los sistemas de la organización de manera aislada o con búsquedas definidas.
C.I.S.

Los Sistemas de Información Corporativos son totalmente decisorios y se fundamenta de la

información clave de sus áreas o Departamentos, que ha sido alimentada con sus históricos y
también fundamentada con sistemas estadísticos que obtienen la información más relevante para
la junta directiva de la organización. Adicionalmente, el sistema provee la capacidad de comparar
y proponer soluciones.

Con la evolución de estas dos áreas, se da inicio al génesis de las E.R.P, totalmente alimentadas y
enriquecidas por estas dos evoluciones.

A partir de este momento surge la necesidad de madurar plenamente el desarrollo de aplicaciones

de sistemas integrados E.R.P, para tal motivo surgen las primeras aproximaciones al tema.

Para lograr dar una verdadera definición de las E.R.P, debemos conocer y entender las definiciones
dadas hasta el momento por expertos y analistas del tema.

Definiciones de ERP

"ERP representa un amplio espectro de funciones que intenta abarcar todas las entidades de una
empresa. Requiere de la profundidad organizacional y funcional de una gran variedad de empresas
de manera que se pueda examinar y modificar un concepto de empresa único" [GARTNER
GROUP].

"Solución de software que se enfoca a las necesidades de la empresa, tomando una visión de los
procesos para cumplir todos los objetivos corporativos, buscando integrar todas las funciones de
la empresa." [Hernández, 1999: 7]

Cuando una empresa decide adoptar una ERP, toda su información queda integrada en el sistema,
por medio de los módulos: Logística, distribución, inventarios, compras, ventas, recursos humanos,
producción entre otros. [Revista Dinero, Octubre de 1999: 90]
Los beneficios aportados por una solución ERP están basados en mayor productividad,
información integrada y a tiempo para una mejor toma de decisiones. [PC MAGAZINE, Noviembre
de 1999: 22]

Por otra parte, Glovia International describe una ERP como:

"Un Sistema de planeación diseñado para reducir el tiempo de respuesta, ciclo de producción,
optimizar calidad, mejorar el manejo de activos, reducir los costos, optimizando la comunicación"
[GLOVIA, citado por CAMACHO, 1997: 6].

Por último, el entendimiento de lo que es E.R.P, desde la visión del grupo investigador de la
Universidad Javeriana, lo define como:

"...Conjunto de Aplicaciones empresariales para compañías manufactureras, que permiten

balancear funciones operacionales dispersas, como lo son finanzas, manufactura y producción...
De esta manera, E.R.P es visto como un sistema para la planeación, control y operación total de
una empresa..." [Torres, Nieto y Silva, 2001: 6]

Después de analizar cada una de las definiciones encontramos como elementos comunes:
Solución, necesidades de la empresa, Visión y optimización de los procesos, integrar, planear,
reducir tiempo, toma de decisiones y control, que son rasgos preponderantes en este tipo de
soluciones.

E.R.P

La Planificación de Recursos Empresarial (ERP), es mucho más que simplemente "Software de

gestión", permite la integración y optimización de todos los procesos y recursos de la organización.

Las ERP se inician en los años 70, cuando Gartner Group y AMR dan el primer paso para definir las
bases de las E.R.P. En un comienzo las organizaciones estaban orientadas a las funciones y solo se
cubría las áreas de manufactura y finanzas. La información generada por las empresas era
procesada por medio de Mainframe´s.

Posteriormente, en los años 80, se cambio el paradigma de estar orientados a funciones y se

orientó hacia los procesos, por medio del cual se identificaron los procesos críticos de las
empresas y su integración entre sí. La información comenzó a utilizar el modelo Cliente - Servidor.
[Puerto, 2000: 9-11]
Una de las mayores fortalezas de las soluciones E.R.P es su poder integrador de diferentes
procesos como son: Logística, Inventarios, Compras, Ventas, Distribución, Producción, Recursos
Humanos, entre otros.

Asimismo, existen varios autores que explican que una E.R.P. no es un proceso evolutivo de dicha
metodología, tal es el caso de Don Ralston y David Turbide que explican respectivamente:

"El E.R.P. no es un paso mayor, pero si una expansión del MRP II, con nuevas aplicaciones a través
de la incorporación de tecnología moderna a la empresa, como el concepto Cliente-Servidor y EDI
(Intercambio de Información Electrónica), que han provisto de mayor alcance al uso de la misma
filosofía." [RALSTON, citado por CAMACHO, 1997: 2]

"… es un intento por renombrar al MRP II sin ningún cambio real en su naturaleza, mas bien, es
una extensión que incorpora tecnología moderna." [TURBIDE, citado por CAMACHO, 1997: 2]

Con lo planteado anteriormente, se aclara el entorno y se entiende con claridad las implicaciones
de implantar en una organización un proyecto de Planeación de Recursos Empresariales (E.R.P.),
como también las empresas grandes que manipulan un gran volumen de datos, usuarios y
complejidad de transacciones escogen este tipo de soluciones, porque establecen que el aumento
en el rendimiento de las actividades corporativas y mejora en el servicio al cliente, calidad de la
producción, provocan una mejora en la imagen corporativa, manejo de la integración de procesos
y calidad de los mismos.
 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Una empresa dedicada a la venta de ropa, está compuesta por 27

establecimientos, y en 8 departamentos: Mercadeo, Impuestos, Gestión humana,
Sistemas, Financiero, Logística, Compras.

El proceso comienza en el análisis de la información, luego planeación pasa un

informe estadístico al departamento de compras, según los datos presupuestan la
venta y así mismo hacen efectivo el abastecimiento de la mercancía.

La compañía además de tener poco crecimiento en ventas tiene un inventario de

90 días lo cual es catastrófico para ellos ya que el inventario ideal es de 30 días,
pues deben contar con la moda y variedad en su producto. En general el sistema
ERP que implementaron, no ha dado los resultados esperados ya que los
procesos han aumentado junto con el personal sin obtener lo deseado.

CRECIMIENTO EN VENTAS

25%

20%

15%
2007
10% 2008
2009
5%

0%
VENTAS
ESTADO INVENTARIOS

90
80
70
60
50 2007
40 2008
2009
30
20
10
0
INVENTARIOS

PERSONAL

2007
2008
2009
 “Datos sucios”
Mal uso de la información (Datos inexactos o no
verificados)

Flujo de la No existe estandarización

información para el manejo de los datos

Desconocimiento de Cuenta con poco personal

conceptos básicos para la cantidad de datos INVENTARIOS
ALTOS Y BAJO
CRECIEMIENTO EN
VENTAS
Bajo presupuesto para
Mala comunicación
actualización o soporte Inadecuada
entre departamentos
del software educación para el
personal

Difícil adaptación Excesiva Ingeniería.

al cambio (El software debe adaptarse a
la necesidad de la empresa no
al contrario)

Reingeniería de la Empresa Difícil uso del software

 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Como implementar el sistema ERP en esta empresa, para que produzca los resultados
esperados?
 PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

El presente proyecto pretende mejorar los problemas de la empresa y así mismo consolidar el
sistema ERP como una principal herramienta en esta. Primero haremos un levantamiento de
procesos, estructuración de la compañía y seguido realizaremos un diagnostico donde
obtendremos el nivel de eficiencia de las actividades en las áreas de interés. Luego revisaremos las
funciones para automatizar aquellas que lo requieran. Teniendo en cuenta que el software es
propio de la compañía y cuenta con un departamento de sistemas, se solicitara el desarrollo y las
modificaciones de módulos importantes como lo son compras y reportes.

ERP es una de las herramientas que se han convertido en una especie de condición para dar
soluciones. La implementación de este sistema da un profundo impacto en los procesos de la
empresa, sobre todo en el sector humano.

Debemos seguir con la idea que el software no debe ser un problema o una incomodidad para la
compañía, por el contrario debe optimizar los procesos, incluyendo la automatización de ellos en
lo máximo para que brinde éxitos demostrables.

TENDREMOS ENCUENTA:

 Base de datos centralizada.

 Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones.
 En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes, completos
y comunes.
 Definición del modelo de negocio.
 Definición del modelo de gestión.
 Definición de la estrategia de implantación.
 Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.
 Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.
 Análisis del cambio organizativo.
 Entrega de una visión completa de la solución a implantar.
 Implantación del sistema.
 Controles de calidad.
 Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.
 Benchmarking de la implantació n.
 OBJETIVO GENERAL

 Implementar el sistema ERP en la empresa produciendo los resultados esperados.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Mejorar la comunicación entre departamentos.

 Dejar el software amigable al usuario.
 Mejorar el flujo de la información.
 Optimizar inventarios a los ideales según la empresa.
 Obtener un mayor crecimiento en ventas.
 METAS

MAGNITUD
PROCESO UNIDAD DE DESCRIPCIÓN TIEMPO EN SEMANAS
MEDIDA
1 2 3 4 5 6

Mejorar procesos
Saber lo que hace cada
a nivel de 8 Jefaturas de los Levantamiento de los procesos de Análisis Presentación de lo Finalización y
empresa Departamentos de departamento y así mismo mejorar la cada departamento estandarización, realizado a todos los ejecución de los
la empresa calidad de cada proceso mejoras y/o departamentos, nuevos procesos
optimizándolo con el sistema ERP implementación de prestos a opiniones y
procesos modificaciones que
se realizaran
inmediatamente

Optimizar el software teniendo en Análisis software Requerimientos Análisis y ejecución Presentación y

Contar con un cuenta los nuevos procesos de mejoras y de lo requerido auditoria de lo Implementación
software optimo Software de la
en todos los 1 compañía
acomodándolo a la compañía para desarrollos realizado
procesos su buen funcionamiento

Personal tanto de Programar charlas donde Programar cursos Dar a conocer los Enseñar las bases Periodo de prueba Exigir su perfecto
los departamentos educaremos y mostraremos lo y crear manuales nuevos procesos del sistemas y por donde optimizaremos uso
Tener un personal
capacitado para 1 como la de los realizado, la estandarización y nuevo del software que se seguirán módulos paso a paso lo estandarizado y
las funciones establecimientos diseño de software para su mejor mejorado mediante una explicar el sentido de aprendido
respectivas manejo minuta cada opción
 INDICADORES

VALO PERI
METAS NOMBRE DEL FORMULA DEL ESTADO INICIAL R ESPERADO ODO
INDICADOR INDICADOR

1 Mejorar procesos a
nivel de empresa
Estado y calidad de los
proceso Procesos regulares Procesos óptimos y de garantía para
6 semanas
excelentes resultados

Software dentro de los procesos de

Contar con un software 6 semanas
la compañía sin excesiva ingeniería
optimo en todos los ayuda del software para el Software poco amigable que
2 procesos buen funcionamiento de la estanca la empresa y fuera de
innecesaria, adaptable para el
usuario, que automatice y mejore las
empresa lo requerido por la empresa
actividades

Estado del personal en Desorden y desconocimientos Un personal competente y funcional

3 Tener un personal
capacitado para las
conocimientos de opciones del software y para la compañía que de la mano a 6 semanas
procesos constituidos como los procesos y el sistema ERP
funciones respectivas
empresa optimizados le den a la empresa los
mejores resultados
 Centralización DIAGRAMA DE SISTEMAS
de la
información

Promocionar
Generación de Facturar
mercancía
Historia Planeaci los datos
Inventario ón
Verificación y
calidad de la
Surtir
información
mercancía
Indicadores
Contabilización Gerenciales

Compras Logística Inventari Despach Ventas

os os

Requerimientos Análisis de la Estudio del

directos de los información mercadeo
puntos de venta Recepción de Indicadores Hacer efectivo los
mercancía ABC pedidos hacia los
almacenes

Laco Moda

Entradas Rotación de
Orden de remisiones inventarios
compra factura

Contacto con el proveedor Reporte de Códigos Identificación de

y hacer la compra efectiva inconsistencias inactivos problemas en los datos
salidas – entradas
 DIAGRAMA DE GANTT

Mejorar
procesos a
nivel de
empresa

Contar con un
software
optimo en
todos los
procesos
Tener un
personal
capacitado para
las funciones
respectivas

JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

2010
 SOLUCIÓN ÓPTIMA

Con tres puntos que van relacionados entre sí y siendo consecuentes con lo hecho hasta el momento podemos dar como solución óptima la
integración de una mejora de procesos, una optimización del software y una formación continua para el personal de planta y el que mantiene en
una rotación frecuente ya que la estabilidad no es algo garantizado en ninguna empresa.
 CONCLUSIÓN

Podemos concluir nuestro proyecto primero, haciendo énfasis en lo importante que es un sistema ERP para una empresa ya que podemos
afirmar que es mucho más que una aplicación para llevar nomina, facturación o inventario en forma integrada, ya que influye también en la
cadena de abastecimiento, en el servicio al cliente y en el análisis de la información estratégica para la toma de decisiones.

Referente al problema de la empresa, no es un caso hipotético, es real, algo vivido por uno de los integrantes del grupo, en unas de las empresas
que se están consolidando a nivel nacional y que producen además de empleo, beneficios para sus clientes y que cada vez más, por medio de
procesos CRM, ERP etc. Ganancias de miles de millones de pesos y podemos ver que aun tienen inconvenientes, pero algo muy importante y es
que saben que la solución es la optimización de estos procesos y trabajan en ello.

El mensaje no es solo para esta empresa, es para todas, desde la más consolidada, hasta la que está iniciando, no podemos seguir con el manejo
mecánico de entrada y salida, no es así de simple, lo pudimos observar y el costo lo debemos ver como beneficio y esta comprobado que es así.

Y no olvidemos que el dueño del mercado es aquel que es dueño de la información, información que la ofrece un SISTEMA ERP.