Gua

de Seguimiento y Monitoreo
Tesis para optar por el Ttulo Profesional

2016-I

CONTENIDO

Contenido
CAPITULO I: INTRODUCCIN ........................................................................................... 3
CAPITULO II: PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO .................................................. 4
2.1 Duracin del Contrato ........................................................................................................ 4
2.2 Duracin del Proyecto ....................................................................................................... 4
2.3 Sobre las comunicaciones relacionadas a proyecto ..................................................... 4
CAPITULO III: DEL SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROYECTOS ................. 4
3.1 Seguimiento y monitoreo del cofinanciamiento otorgado ............................................ 4
3.2. Etapas del monitoreo de Proyectos ............................................................................... 5
a) Taller de induccin ............................................................................................................ 5
b) Taller de Supervisin & Elaboracin del Plan Operativo del Proyecto (POP) ......... 5
c) Visitas de monitoreo segn la programacin de hitos ................................................. 5
d) Presentacin de ITF ......................................................................................................... 6
e) Calificacin de los proyectos ........................................................................................... 6
3.3. Documentos de Gestin ................................................................................................... 7
a)

El Plan Operativo del Proyecto (POP) ........................................................................... 7

b) Informes Tcnico-Financieros (ITF) ............................................................................... 7

c)

Informe Final de Resultados (IFR) ................................................................................. 7

d) Informe del Reporte Final de Resultados (IRFR) ......................................................... 7

3.4 Aspectos generales ........................................................................................................... 8
a) Manejo de los aspectos financieros del proyecto ........................................................ 8
b) Cambios en la ejecucin del proyecto ........................................................................... 8
c) Desembolsos ..................................................................................................................... 8
CAPITULO IV: CIERRE DEL PROYECTO ......................................................................... 9
4.1 Transferencia de equipos y bienes duraderos ............................................................... 9
4.2 Propiedad intelectual y derechos de autor ..................................................................... 9
4.3 Resolucin del contrato ..................................................................................................... 9
ANEXOS .............................................................................................................................. 10
ANEXO I - FORMATO PARA EL PLAN OPERATIVO DEL PROYECTO -POP ............ 10
ANEXO II: FORMATO 1 - INFORME TECNICO DE AVANCE ........................................ 12
ANEXO III: FORMATO 2 - INFORME FINANCIERO ....................................................... 13
ANEXO IV: FORMATO 3 - INFORME FINAL DE RESULTADOS .................................. 14

CAPITULO I: INTRODUCCIN

El presente documento tiene la finalidad de orientar a los seleccionados en los

procedimientos de seguimiento y monitoreo que implementar el FONDECYT en el
marco del contrato especfico de cooperacin suscrito con la Universidad Nacional de
San Agustn de Arequipa (UNSA) para el acompaamiento durante el proyecto de tesis.
El proceso de seguimiento y monitoreo de proyectos de tesis tiene por objeto verificar el
cumplimiento del avance de la ejecucin del proyecto, lo planificado en los hitos, el
avance de los indicadores del proyecto as como la pertinencia de gasto en los recursos
monetarios de acuerdo al Plan Operativo del Proyecto (POP)
Esta gua contiene los formatos que deber utilizar el tesista para la presentacin de los
documentos de gestin durante la ejecucin del proyecto de tesis y al finalizar el mismo,
los cuales son:


Plan Operativo del Proyecto (POP), el cual incluye Cronograma de Actividades,
Cuadro de Hitos y Programacin monetaria - Anexo I.
Informes Tcnicos y Financieros (ITF) - Anexo II y Anexo III.
Informe Final de Resultados (IFR) - Anexo IV

CAPITULO II: PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO

2.1 Duracin del Contrato
El inicio del contrato se da a partir del primer da posterior a su suscripcin y termina con
la aprobacin del Informe Final de Resultados (IFR), mediante el Reporte del Informe
Final de Resultados (RIFR), el cual es emitido por el MP. A partir de su suscripcin se
reconocern los gastos presupuestados por el proyecto.
2.2 Duracin del Proyecto
La duracin de la ejecucin del proyecto inicia a la fecha del primer desembolso y
culmina como mximo a los 12 meses de desde la suscripcin del contrato. Si el tesista
requiere una ampliacin del plazo para la ejecucin del proyecto, deber solicitarlo
formalmente con el debido sustento tcnico y financiero, el cual ser evaluado por la
Unidad de Seguimiento y Monitoreo (USM) y/o UNSA, para determinar su pertinencia.
La USM podr solicitar informacin complementaria para su evaluacin. Esta ampliacin
deber ser solicitada con por lo menos 20 das antes de la fecha de trmino del contrato.
2.3 Sobre las comunicaciones relacionadas al proyecto
Toda comunicacin remitida a FONDECYT relacionada a la tesis, deber ser dirigida a la
responsable de la USM con atencin al MP, quin representa al FONDECYT en todas las
coordinaciones y actividades relacionadas al seguimiento de la tesis. Asimismo, el tesista
ser el responsable para cualquier comunicacin referida a la tesis ante el FONDECYT.

CAPITULO III: DEL SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS

PROYECTOS
3.1 Seguimiento y monitoreo del cofinanciamiento otorgado
El proceso de seguimiento y monitoreo del proyecto tiene por objetivo verificar el
cumplimiento del avance de la ejecucin del proyecto, lo planificado a los hitos, el
avance de los indicadores del proyecto as como el uso de los recursos monetarios de
acuerdo a lo planteado en la propuesta del proyecto que forma parte del Contrato firmado
con la UNSA, as como dems documentos que formen parte del mismo.
La metodologa de monitoreo que realiza el FONDECYT diferencia tres (3) niveles de
objetivos con sus respectivos indicadores:
1. El Propsito u objetivo general del proyecto que evidencia a travs de sus
indicadores los resultados que se lograrn al finalizar la ejecucin del proyecto.
2. Los objetivos especficos que a travs de los indicadores de producto evidencian
los logros que se buscan alcanzar con los diversos componentes del proyecto.
3. Las actividades que se llevarn a cabo a lo largo del proyecto y sus respectivos
indicadores al hito, o momentos en la ejecucin del proyecto que permiten
verificar los avances en la ejecucin del mismo.
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3.2. Etapas del monitoreo de Proyectos

a) Taller de induccin
En el taller de induccin se reunir a los diversos ganadores de cada uno de los
concursos. Dicho taller es informativo y permitir establecer un contacto directo entre el
seleccionado y los funcionarios del FONDECYT. Su objetivo es informar sobre los
lineamientos de la gestin tcnica y financiera para la ejecucin del proyecto, a fin de
facilitar y agilizar el proceso de ejecucin y monitoreo tcnico-financiero y responder a
las consultas de los proyectos. En el Taller de Induccin es obligatoria la participacin
del Seleccionado. Esta actividad es obligatoria para todos los proyectos y podr ser
presencial o no presencial.
b) Taller de Supervisin & Elaboracin del Plan Operativo del Proyecto
(POP)
En el primer taller de supervisin se realizar las asesoras y guas a cada uno de los
tesistas a fin de elaborar de forma conjunta la planificacin de su proyecto de tesis en
el Plan Operativo del Proyecto (POP). La misma se realizar hasta mximo 30 das
luego de firmado el contrato y ser coordinado por el MP. Esta actividad es obligatoria
para todos los proyectos y podr ser presencial o no presencial.
Si por alguna razn y de manera no justificada el seleccionado no se presentara o no
respondiera a los requerimientos para participar del Primer taller de Supervisin, ser
considerado falta grave y podr ser causa de Resolucin del contrato tal como se
seala en las bases.
De requerirse realizar in situ la programacin del taller con uno o ms tesistas, el MP
coordinar previamente con los mismos a fin de comprobar las instalaciones y
capacidades necesarias para desarrollar el proyecto de tesis.
c) Visitas de monitoreo segn la programacin de hitos
Las visitas de monitoreo al proyecto ser realizada por el MP u otro personal que la
USM designe, est se desarrollar en las instalaciones del seleccionado o donde USM
designe. El monitoreo del proyecto podr ser dirigido a un aspecto especfico de la
ejecucin del proyecto o para verificar in situ los avances reportados por el
seleccionado. De ser necesario el FONDECYT contratar un experto en el tema para
acompaar en la revisin tcnica del proyecto de tesis.
El seleccionado debe brindar facilidades de acceso e informacin necesaria para el
monitoreo del proyecto de tesis. El no brindar las facilidades y/o acceso se entender
como falta grave y llevar a una calificacin desaprobatoria.
El FONDECYT podr realizar visitas de monitoreo al proyecto anunciadas y no
anunciadas para verificar los avances del proyecto. En ambos casos se elaborar el
Acta de la visita, con las observaciones o recomendaciones respectivas, que debe ser
firmada por los participantes del monitoreo.
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Las visitas de monitoreo incluirn los siguientes aspectos:

1. Revisin de los avances tcnicos y financieros del proyecto con la verificacin
de avance de los indicadores correspondientes al hito en ejecucin.
2. Evaluar el nivel de participacin de los involucrados en la ejecucin de los
proyectos.
3. Revisar aleatoriamente la documentacin contable original de los gastos
realizados por el proyecto.
4. Elaborar y firmar el Acta de visita incluyendo las recomendaciones a ser
implementadas de carcter obligatorio.
d) Presentacin de ITF
Para la ejecucin del proyecto el seleccionado deber presentar un Informe Tcnico y
Financiero (ITF) al llegar al primer hito elaborado en el POP. El mismo se compone de
dos partes: el informe tcnico (IT) y el informe financiero (IF). La descripcin de ambos
informes se define en el captulo 3.3 del presente.
e) Calificacin de los proyectos
En la Calificacin de los proyectos el MP elaborar un Reporte al Informe Tcnico y
Financiero (RITF), en base al resultado del ITF presentado por el tesista y los resultados
de evaluacin tcnica del proyecto. Dicho informe tendr el anlisis de los avances del
proyecto, observaciones y recomendaciones e incluir una calificacin del desempeo del
proyecto. Las calificaciones emitidas por el MP en el RITF sern de tres tipos:
! Aprobado cuando se ha tenido un cumplimiento mayor al 70% de los indicadores
planificados al hito en el POP.
! Aprobado con reserva, cuando ha habido alguna demora sustantiva y no se ha
cumplido con algunos indicadores programados al hito de acuerdo a las metas e
hitos planificados en el POP, que significan un cumplimiento mayor al 50% y
menor al 70%.
! Desaprobado cuando el cumplimiento de los indicadores programados al hito es
menor al 50%, o se evidencia uso indebido de los fondos del proyecto.
El porcentaje de cumplimiento del proyecto de tesis se calcular de acuerdo al nmero de
indicadores establecidos en cada hito, considerando todos los indicadores programados
con un mismo peso.
Cabe sealar que en los casos necesarios el MP har la visita con un auditor tcnico y
financiero, cuyos insumos sern tomados para la realizacin del RITF respectivo.
El incumplimiento de algn indicador planificado deber ser subsanado obligatoriamente
en el plazo establecido por el monitor.
La no presentacin o una desaprobacin de un ITF ser informada por FONDECYT a la
UNSA, dando lugar a un incumplimiento y por consiguiente el tesista ser declarado no
apto en cualquier concurso gestionado por CONCYTEC, FONDECYT o la UNSA por
los siguientes cinco (5) aos.
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3.3. Documentos de Gestin

a) El Plan Operativo del Proyecto (POP)
El Plan Operativo del Proyecto constituye el principal instrumento de gestin del
Proyecto de tesis y comprender un cronograma de actividades durante toda la ejecucin.
El POP detalla las metas fsicas por actividades dentro de cada componente, precisando
los costos y los indicadores de propsito, producto e hito.
En el POP se identificar hitos segn la naturaleza del proyecto de tesis (alcance y
duracin). Un hito es un momento en el tiempo en el que el seleccionado reportar los
avances tcnicos programados en el POP del proyecto.
El POP debe ser enviado por el seleccionado al FONDECYT, en el formato que figura en
el Anexo I de la presente gua, y deber estar firmado por el mismo y por el MP del
FONDECYT.
b) Informe Tcnico y Financiero (ITF)
El Informe Tcnico y Financiero (ITF) representa el documento de reporte del tesista
hacia el FONDECYT. El mismo se compone de dos partes: el informe tcnico (IT) y el
informe financiero (IF). Cada uno contiene distintos elementos claves:

El IT precisa el cumplimiento de los indicadores al hito programados, de los

indicadores de producto y propsito (Anexo II). Acompaando al IT, debe ir el
reporte del becario sobre el porcentaje de avance de su tesis el cual debe ser
elaborado por el mismo y con la firma del Asesor de Tesis.
El IF contendr una declaracin jurada de los gastos realizados para el desarrollo
del proyecto de tesis considerando los rubros financiables establecidos en las
bases (Anexo III)

c) Informe Final de Resultados (IFR)

Corresponde al informe del tesista sobre los resultados logreados en el proyecto. sta
deber ser elaborada en el ltimo hito del proyecto. Su formato de registro ser como el
descrito en el (Anexo IV) y deber ser entregado al FONDECYT hasta mximo 45 das
calendarios de la fecha de finalizacin del ltimo hito programado.
Adicionalmente al IFR se deber adjuntar la entrega de la copia legalizada del acta de
sustentacin, la cual ser requisito para que se autorice la segunda armada
correspondiente al 30% del presupuesto aprobado.
d) Reporte al Informe Final de Resultados (IRFR)
Corresponde al documento de evaluacin del IFR. El mismo ser emitido por la USM
hacia el tesista y tomando como base la informacin proporcionada por el mismo. Dicho
documento servir para calificar la gestin tcnica y financiera del proyecto, el cual es
requisito para solicitar el ltimo desembolso correspondiente al 30% del monto
financiado por FONDECYT. En el caso de una evaluacin satisfactoria se dar a al tesista
una Constancia de la ejecucin del proyecto hasta 30 das despus de la remisin del
RIFR o en la presentacin pblica del proyecto.
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3.4 Aspectos generales

a) Manejo de los aspectos financieros del proyecto

Los recursos monetarios que aporta el UNSA slo podrn ser utilizados para financiar
actividades y acciones de la tesis, sujetndose al cumplimiento de las obligaciones
estipuladas en el contrato suscrito y en concordancia con los objetivos y su respectivo
POP aprobado por FONDECYT, as como lo establecidos en esta gua.
Todos los comprobantes de pago que se rindan como gasto en el marco de la ejecucin
de la tesis, debern ser emitidos a nombre del seleccionado.
Es obligacin del tesista mantener los originales de los comprobantes de pago y
documentos de los procesos para la adquisicin de bienes y servicios que sustenten los
gastos reportados, hasta el cierre del Proyecto y por un perodo adicional no menor a 10
aos. Estos podrn ser requeridos en cualquier momento por FONDECYT y/o UNSA o
alguna forma auditora asignada. Para ello, cada proyecto deber contar con un archivo
interno que contenga copia de los documentos de sustento para fines de auditora externa.
b) Cambios en la ejecucin del proyecto
Todos los cambios que requiera solicitar el seleccionado durante la ejecucin del
proyecto que coadyuven al cumplimiento de los resultados del proyecto deben
solicitarse por escrito con la debida anticipacin y tendrn que ser aprobados por el
FONDECYT y/o UNSA a travs de una comunicacin escrita.
Todo cambio en los gastos planificados en el POP podrn realizarse siempre y cuando
corresponda a los rubros financiables establecidos en las bases.
c) Desembolsos
El primer desembolso del cofinanciamiento lo establece el contrato con el seleccionado,
cuya primera armada asciende al 70% del presupuesto aprobado. Por otro lado, el
segundo desembolso se realizar una vez aprobado la sustentacin de tesis con la
presentacin de la copia legalizada del acta de sustentacin y de acuerdo a lo establecido
en el POP. La subvencin ser otorgada a travs de un cheque emitido por la
administracin de la UNSA al tesista.

CAPITULO IV: CIERRE DEL PROYECTO

El cierre de la ejecucin proyecto ser realizado por parte de la USM con la remisin del
RIFR dando conformidad al IFR, documento que ser remitido al seleccionado mediante
oficio emitido por la USM.
4.1 Transferencia de equipos y bienes duraderos
Al cierre del Proyecto el tesista deber adjuntar el documento legal de transferencia de
los equipos y bienes duraderos. El documento legal de transferencia formar parte del
expediente de cierre del Proyecto.
4.2 Propiedad intelectual y derechos de autor
El seleccionado deber regirse por las polticas que la Universidad. Asimismo, el
FONDECYT se reserva el derecho de publicar los resultados de las investigaciones
realizadas de acuerdo a la Ley de Repositorio N 30035.
4.3 Resolucin del contrato
FONDECYT podr resolver el contrato de pleno derecho antes que haya finalizado el
plazo de duracin del mismo, por lo siguiente:
"
"
"

Si se constata el incumplimiento de las obligaciones que se establecen en el

contrato.
A solicitud del seleccionado siempre y cuando devuelva el ntegro del monto
otorgado como subvencin.
Ante la falsedad de cualquier documento presentado durante
la postulacin
an si se descubriera durante la ejecucin del proyecto.

ANEXOS
ANEXO I - FORMATO PARA EL PLAN OPERATIVO DEL PROYECTO -POP

PLAN OPERATIVO DEL PROYECTO - POP

INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO

Cdigo de Proyecto

Nombre del Tesista

103

2015

Departamento / Provincia / Distrito

Fecha inicio del Proyecto

Nombre del coordinador del proyecto

Correo elctrnico , N celular

Nombre del Representante Legal

Estructura de prepupuesto

Lima

Lima

Santiago de Surco

Duracin meses:

Fecha Trmino :

Equipo Tcnico

Co financiamiento

Nombre de la fuente

Fuente 1

Monetario S/.

No Monetario S/.

UNSA

TOTAL S/.
Presupuesto del Proyecto

Co financiamiento
UNSA
TOTAL S/.

Presupuesto S/.
-

Fecha de primer desembolso

Calculado en base a mes de 30 das calendario

_________________________________________________
Tesista

___________________________________________________________________
FONDECYT

PROGRAMACION TCNICA MENSUAL

Nombre del proyecto

Propsito/Objetivo general/ Resultados

Componente 1/ Objetivo especfico

Meta fsica
Actividades

Cantidad

Unidad de
medida

Meses
1

Indicadores de Producto
8

10

11

12

10

CUADRO DE HITOS (CH)

Fechas
Hito

Inicio

Indicadores y Resultados al Hito

Fin

00/01/1900

30/07/1900

31/07/1900

30/01/1901

_____________________________________

______________________________________________

Tesista

FONDECYT

PROGRAMACIN MONETARIA POR PARTIDAS DE GASTO

PARTIDA PRESUPUESTAL 1- HONORARIOS
PRESUPUESTO APROBADO DEL PROYECTO
DESCRIPCION

Mes 1

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

Mes 6

Mes 7

Mes 8

Mes 9

Mes 10

Mes 11

Mes 12

TOTAL:

COSTO TOTAL

0.00

11

ANEXO II: FORMATO 1 - INFORME TCNICO DE AVANCE

12

ANEXO III: FORMATO 2 - INFORME FINANCIERO

PLANILLA DE GASTOS
Entidad Ejecutora
Contrato/Convenio
Monto Desembolsado
RUBROS DE SUBVENCION

DESCRIPCION Y/0 OBJETO EL GASTO

TOTAL S/.

1. Equipos y Bienes Duraderos

0.00

2.Materiales e Insumos

0.00

3. Servicios de Terceros

0.00

4. Pasajes y Viticos

0.00

5. Otros Gastos

0.00

TOTAL EN NUEVOS SOLES:

Firma y Sello del Contador de la Institucin

0.00

Firma del Tesista

Declaramos que la informacin contenida en el presente documento es veraz, en caso contrario nos
sometemos al procedimiento regular en el Art.32 de la Ley 27444-Ley del procedimiento Administrativo

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ANEXO IV: FORMATO 3 - INFORME FINAL DE RESULTADOS

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