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Universidad Panamericana

Licenciatura en Auditoria y Contadura Publica


Egreso I

Sistema Contable en una Empresa Hotelera

Iris Osbelia Rosales Colindres


Carne 201302360
Saln 206

Guatemala 29 de Septiembre del 2,016

I.

Introduccin

El turismo como actividad econmica es fuente de empleo, que obviamente significa ocupacin
de personas desde los capacitados hasta aquellos en que se exige cierta especializacin como
traducciones o intrpretes, agencia de viajes, etc. colateralmente el turismo estimula otros
sectores de la economa como es: la construccin de hoteles, rehabilitacin y mantenimiento de
caminos, las artes, el trabajo folklrico.
La industria hotelera contribuye con los ingresos fiscales del gobierno, cobrando el 10% sobre la
tarifa por concepto de alojamiento (impuesto de turismo).
Para que el funcionamiento de una empresa hotelera de cinco estrellas sea ptimo o el ms
adecuado, es necesario que en ellos se encuentren manuales de normas y procedimientos basados
en la organizacin y sistematizacin, que demuestren una clara visin sobre la historia de la
empresa, los objetivos de la empresa y departamentos, que identifique los niveles de jerarqua, y
que principalmente den al empleado o colaborador una gua de como ejecutar las atribuciones
que desempear en el puesto asignado dentro de la empresa hotelera.
Dentro del campo contable el uso de manuales y normas de procedimientos es vital, porque en un
departamento de contabilidad se registran y procesan, todas aquellas operaciones o transacciones
econmicas realizadas por la empresa hotelera, para que la entrega de informacin financiera a la
direccin de la administracin sea confiable y oportuna, para que la toma de decisiones se haga
sobre bases slidas y apegadas a la realidad econmica que atraviesa la empresa hotelera.

1. Contabilidad
Es el arte, la ciencia y la tcnica de registrar, analizar y reportar cronolgicamente hechos
econmicos suscitados en la actividad cotidiana dentro de una empresa, as como de interpretar
los resultados obtenidos dentro del ejercicio econmico financiero.
1.1.

Tipos de Contabilidad

1.1.1. Contabilidad Financiera


La funcin principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histrica la vida econmica
de una empresa, tambin proporciona los estados financieros que son sujetos al anlisis e
interpretacin, informando a los administradores, a terceras personas y a entes estatales del
desarrollo de las operaciones de la empresa.

1.1.2. Contabilidad Administrativa


La contabilidad administrativa se refiere a la informacin dirigida a personas que deben tomar
decisiones con respecto a la administracin de la entidad, esto es directores, gerentes, etc.

1.1.3. Contabilidad Fiscal


Se fundamenta en los criterios fiscales establecidos legalmente en cada pas, donde se define
como se debe llevar la contabilidad a nivel fiscal, ya que comprende el registro y la preparacin
de informes tendientes a la presentacin de declaraciones y el pago de impuestos.
1.2.

Ciclo Contable

El ciclo contable es el conjunto de pasos de la contabilidad que se repiten en cada perodo


contable, se inicia con:

Balance general al inicio del perodo


Transacciones
Mayorizacin

1.3.

Balance de Comprobacin
Ajuste de Cuentas
Estados Financieros
Flujo de Caja
Anlisis Financiero

Sistema de contabilidad

Un sistema contable es un software de aplicacin de uso especfico que permite el ingreso de


datos con la finalidad de emitir varios informes tales como: libro diario, mayor, anlisis de
movimientos por cuenta, balances con diferentes niveles, entre otros, que sern analizados por
usuarios internos de la organizacin.
La eleccin de un sistema contable adecuado para una determinada organizacin debe
comprender el anlisis de las necesidades de informacin y el cumplimiento de ciertos requisitos
para que su utilizacin sea segura, eficiente y los informes que emita resulten confiables tanto
para los usuarios internos como externos.
Los estados e informes emitidos por un sistema contable, para que sean vlidos ante terceros y a
la vez comprensibles por sus usuarios deben elaborarse y presentarse de acuerdo a normativa
vigente y a principios de contabilidad generalmente aceptados. Los estados contables de los
establecimientos hoteleros deben prepararse atendiendo al cumplimiento de las normas contables
adecuadas legales vigentes.
La contabilidad se ha dejado de considerarse como una tcnica que permite el cumplimiento de
decisiones legales para considerarse una funcin de apoyo a la organizacin que permite la
obtencin de informacin til para la toma de decisiones, planificacin y control. Se necesita
informacin en todos los niveles de una organizacin para manejar el negocio y moverse hacia el
logro de los objetivos de la entidad en todas las categoras: operaciones, elaboracin de
informacin contable y de cumplimiento.

1.4.

Contabilidad de Servicios Hoteleros

1.4.1. Principales Actividades Hoteleras

La actividad Hotelera, es una actividad comercial de venta de servicios de alojamiento y


gastronoma fundamentalmente, tiene caractersticas generales y econmico financieras
especiales que la diferencian de otras actividades comerciales e industriales. Algunas de las
caractersticas generales de este sector son: gran diversidad y complejidad, rigidez de la oferta,
condicionamiento a factores del entorno, demanda elstica y elevada inversin. El producto
ofrecido por el hotel es muy diferente al ofrecido por otras actividades comerciales e industriales.
Podemos destacar de la actividad hotelera la variabilidad de su ciclo de operaciones provocada
por las distintas temporadas determinadas segn las condiciones climatolgicas o los eventos
econmicos sociales (estaciones del ao, ferias y eventos internacionales de prestigio, etc.) que se
producen, tanto por parte de la empresa hotelera, como por parte de los huspedes. Esta
estructura de operacin, con altibajos cclicos da lugar a las denominadas temporadas altas o de
mximo nivel de produccin y a las temporadas bajas con escaso o ningn nivel de ingresos, lo
que produce en muchos casos la necesidad del cierre total o parcial de la instalacin hotelera
durante la misma.
Se deben buscar soluciones al aumento del volumen total de ventas en pocas de baja temporada,
a la estructura de las ventas, a los mrgenes de utilidad, a los niveles de ocupacin, a los sistemas
de precios, etc.
Para ello es necesario contar con un buen sistema contable que proporcione la informacin
necesaria, oportuna y eficaz que haga posible conducir y controlar el negocio. Para lograr una
buena administracin y gestin del negocio hotelero es necesario contar con tres tipos de
informacin: operativa, financiero-contable y de cumplimiento.

1.4.2. ESTRUCTURA DE COSTOS DE UN HOTEL

El costo de operacin de un hotel, es decir el costo de produccin o prestacin de sus servicios


puede definirse: como la expresin monetaria de los recursos de todo tipo empleados en el
proceso de atencin a los huspedes y usuarios de los servicios del hotel; incluye los gastos por
conceptos de comestibles, bebidas, materiales de todo tipo, combustibles, energa y otros objetos
de trabajo consumidos en el proceso, as como los gastos por la remuneracin del trabajo, de la
depreciacin de equipos, edificios y otros medios, la promocin y el marketing, el mantenimiento
de las instalaciones, los impuestos y otros gastos que se origine como resultado de las actividades
que desarrolle la entidad hotelera.
Los costos de un hotel pueden ser directos o indirectos.
a) Un costo directo, es aqul que puede identificarse directamente con un proceso,'
producto, trabajo, o servicio. Como ejemplo de costos directos puede citarse el costo
de los comestibles que se consumen en un restaurante o la remuneracin de los
camareros.
b) Un costo indirecto es aqul que no puede atribuirse directamente a una produccin o
servicio, como por ejemplo el salario del director del hotel o la depreciacin del
edificio; los costos indirectos se pueden distribuir a las producciones, servicios o
puntos de venta del hotel de acuerdo con una base o ndice que refleje la manera en
que se supone que se utilizan o aplican esos elementos indirectos en las producciones
o servicios a los que se distribuye.
Como gastos variables pueden sealarse el lavado de la lencera, los artculos para los huspedes
y otros gastos eventuales, constituyendo estos gastos un porcentaje relativamente pequeo de la
produccin de alojamiento. (El consumo de agua y electricidad tiene una parte fija y otra
variable).

1.4.3. Principales Operaciones Contables en una Empresa Hotelera


Libro Diario:
P#1

Debe

Haber

Capital
Acciones Ordinarias no Emitidas
Capital Autorizado

600,000.00

Para registrar la autorizacin de 4,000


acciones ordinarias Q250.00 c/u, segn
escritura de constitucin.

600,000.00

P#2

600,000.00

Debe

Capital
Accionistas Ordinarios
Acciones Ordinarias No Emitidas
Para registrar la suscripcin de 4,000
acciones ordinarias Q250.00 C/U
P#3

600,000.00
600,000.00
Debe

600,000.00
Haber

125,000.00
70,000.00
130,000.00
275,000.00
600,000.00

Por el pago de 4,000 de acciones


ordinarias Q250.00 c/u
Ingresos
Ingresos de Renta de Habitacin
Ingresos Alimentos y Bebidas
Venta de Bares, Restaurante y
Banquetes
Venta de Alimentos
Bancos
Depsitos Monetarios

Haber
600,000.00

Bancos
Depsitos Monetarios
Propiedad, Planta y Equipo
Mobiliario y Equipo
Vehculos
Edificios
Capital
Accionistas Ordinarios

P#4

600,000.00

600,000.00
Debe

600,000.00
Haber
70,875.00

7,500.00
15,456.00
93,831.00

Ingresos del mes por concepto de


alimentos y renta de habitaciones
P#5
Costos de operacin
Costos de Operacin General
Bancos
Depsitos Monetarios
Materia Prima por Renta de
Habitaciones
P#5
Costos de operacin
Costo de Bares, Restaurante y
Banquetes
Bancos
Depsitos Monetarios
Materia Prima por Cafetera
P#6
Costos de operacin
Costo de Alimentos
Bancos
Depsitos Monetarios
Materia Prima por Restaurante
P#7
Costos de operacin
Gastos Funcionales
Bancos
Depsitos Monetarios
Gastos funcionales de Departamentos
P#8
Costos Mano de Obra
Mano de Obra
Otros Gastos de Operacin
Depredaciones y Amortizaciones
Bancos
Depsitos Monetarios
Costos fijos Directos de funcionamiento

P#9

93,831.00

93,831.00

10,222.00
10,222.00
10,222.00

10,222.00

7,143.00

7,143.00

7,143.00
7,143.00

19,925.00

19,925.00

19,925.00
19,925.00

3,000.00

3,000.00

3,000.00
3,000.00

8,160.00
1,200.00

9,360.00

9,360.00
9,360.00

Costos Mano de Obra


Mano de Obra
Servicios Bsicos
Energa Elctrica
Gas
Agua y Drenaje
Gastos Diversos
Telfono
Otros Gastos de Operacin
Depredaciones y Amortizaciones
Bancos
Depsitos Monetarios
Costos fijos Indirectos de
funcionamiento

8,180.00
560.00
160.00
100.00
80.00
270.00
500.00
9,850.00
9,850.00

9,850.00