Alessandro Fontes

Gerente de Mercado
Macei/AL set/11

Resumo Executivo
Com o objetivo de organizar os procedimentos da Acom na Extrajet, eliminando a disperso
observada devido ao armazenamento da documentao em locais diferentes e no padronizados,
foi aprovada pela diretoria a abertura de um plano de trabalho a ser coordenado pelo gerente de
mercado Alessandro Fontes.
Assim, foi criado um grupo de trabalho, tendo como coordenador o Alessandro e como
membros: Ranire, Tatiane, Wagner e Sergio Ribeiro. O objetivo desse grupo analisar a situao
atual e propor aes para a organizao dos procedimentos na ExtraJet, alm de criar padres
para a manuteno e para outros futuros procedimentos a serem criados.
A cooperao das reas da empresa, em especial dos donos dos processos, para organizar e
seguir o manual de processos da empresa ser fundamental para o sucesso desse trabalho.
Para termos a certeza de que as aes a serem implantadas seguiro os procedimentos definidos
pelo grupo de trabalho, durante um perodo a ser definido, nenhum procedimento poder ser
divulgado na empresa sem que antes o grupo criado faa a sua homologao. Portanto, o
trabalho desse grupo no se encerra com o fim do projeto!

Participantes
Participantes do Planejamento e estruturao do projeto
Coordenador:
Alessandro Fontes - Gerente de Mercado Macei/AL
Membros:
Raniere Castro - Gerente Operacional (Apoio nas definies e aes junto as
reas)
Wagner Vieira Marketing (Apoio Web designer e marketing)
Tatiane Costa Analista Administrativo (Apoio nas definies e aes junto as
reas)
Sergio Ribeiro - Diretor (Apoio nas definies e aes junto as reas)

No h previso de dispndios de recursos financeiros para o trabalho proposto.

Os recursos necessrios sero recursos de pessoal j existentes na empresa.

Cenrio Atual
Hoje existe um cenrio de oportunidades no que tange a disponibilidade dos procedimentos
existentes das reas da empresa, em funo dos seguintes pontos levantados por Alessandro
Fontes:
1. A rea reservada para procedimentos na ExtraJet no tem uma estrutura definida e
padronizada para a forma de disponibilizao da informao;
2. Os procedimentos no esto corretamente alocados na estrutura atualmente criada e est
desvinculado da rea fim;
3. Faltam ser inseridos pelas respectivas reas os procedimentos existentes na empresa e que
ainda no foram divulgados na Extrajet;
4. A divulgao dos procedimentos ainda no est totalmente centralizada no espao destinado
aos procedimentos da empresa na Extrajet;
5. O procedimento orientador PO.PRO.01 precisa de alguns ajustes, como exemplo acrscimos
de siglas de novas reas;
6. Grande parte dos procedimentos encontrados na Extrajet e na rede no esto seguindo as
normas estabelecidas no PO.PRO.01;
7. No existe uma padronizao sobre a disposio do procedimento e descrio na Extrajet;
8. No existe uma definio junto a equipe que analisa os procedimentos existentes e os novos
que por ventura possam surgir antes de inclu-lo na Extrajet. Visto que na Acom no tem uma
rea de Processos para este fim, pois foi desativada para reduzir custos;
9. No existe uma ferramenta para passar informaes mais detalhadas sobre os
procedimentos existentes e obter um status da situao com registro das informaes.

Fluxo das fases do projeto

Anlise

Nesta fase ser analisada a situao atual da disposio dos procedimentos na Extrajet e rede,
bem como ajustes necessrios no PO.PRO.01, de forma a permitir o mapeamento dos
procedimentos para as reas responsveis corrigirem o que for necessrio e a consequente
disponibilizao dos procedimentos ainda no divulgados, ou armazenados em local no
adequado.

Revisar o Manual de Processos da Acom e o PO.PRO.01, para propor um padro na

seguimentao dos diretrios das reas dentro do espao destinado aos procedimentos, a
Padronizaes descrio dos procedimentos e o fluxo para atualizao dos procedimentos na Extrajet.

Adequao

Adequar junto s reas a disponibilizao dos procedimentos existentes ,conforme a

seguimentao de diretrio idealizada, a movimentao de arquivos para pastas devidas na
Extrajet e no pertencentes a rea de procedimentos. Tambm sero apontadas as falhas nos
procedimentos j existentes para sua imediata correo pelas reas responsveis.

Acompanhamento

Aps as padronizaes definidas, estruturas revisadas e ajustes realizados, caber ao grupo de

trabalho acompanhar junto as reas responsveis as atualizaes dos procedimentos em
conformidade com o que foi definido, bem como validar a divulgao de alteraes e/ou
incluso de novos procedimentos.

Cronograma das atividades 2011

Obs.: A fase de acompanhamento e monitoramento dever ser contnua e a cada

alterao de um determinado procedimento este dever estar atualizado na Extrajet aps
a sua publicao aos colaboradores diretamente envolvidos. Pelo menos uma vez ao ms
os donos de processos devero revisar seus procedimentos .

Padronizao da estrutura de diretrios

Aps a anlise da estrutura atual foi verificado que a estrutura por rea ainda a melhor soluo
para que os colaboradores envolvidos com os processos identifiquem mais rapidamente os
procedimentos de determinada rea da empresa. Contudo, a disposio da estrutura no ficar
aleatria e as sub-pastas s sero criadas conforme necessidade e aprovao da equipe do
projeto. Vamos implementar uma estrutura, conforme exemplo abaixo, em formato de rvore de
diretrios para evitar que se esconda ou se oculte a informao a ser buscada. Desta forma, os
procedimentos ficaro dentro da pasta da rea pertencente e qualquer contedo adicional ser
considerado anexo, e cada anexo dever ser relacionado no procedimento, como tambm
disponibilizado conforme a rea correspondente.
Ex.:

ZOOM

Estrutura de diretrios atual

Na
anlise
atual,
verificamos
claramente como a formao
heterognea e cada rea cria sua
cascata de sub-pastas da forma que
pretende, dificultando a obteno da
informao de forma mais rpida, no
modelo atual.

Estrutura de diretrios proposta

Esta estrutura ser entregue ao Wagner para ajuste da rea atual na Extrajet, conforme
aprovao da diretoria, aps apresentao do projeto.

Ajuste necessrio PO.PRO.01

No decorrer das anlises e levantamentos junto a algumas reas, foi verificado e apontado por
algumas delas informaes que nos levaram a revisar o PO.PRO.01. Assim, constatamos apenas a
necessidade de incluso do cdigo de algumas reas novas da empresa como exemplo: SUP Suprimentos, TRN- Treinamento, SEP- Suporte EPS;
As reas podem continuar tomando por base o PO.PRO.01 para atualizarem e elaborarem os
procedimentos, sem nenhum impedimento. Em breve o PO.PRO.01 verso 02 orientar a
atualizao referente aos cdigos inseridos.

CDIGOS ATUAIS

Descrio do procedimento na pasta

Ficou definido que a forma de disponibilizar o procedimento dentro da pasta de cada rea ser a
utilizada como padro para toda a rea do repositrio na Extrajet.
A sintaxe abaixo que contempla CDIGO DE IDENTIFICAO DO PROCEDIMENTO + NOME DO
PROCEDIMENTO + OBJETIVO DO PROCEDIMENTO foi a escolhida:

Desta forma, entendemos que no s a localizao ser facilitada, como tambm o

simples resumo do objetivo pode esclarecer ainda mais para o colaborador se de fato
aquele o procedimento procurado.

Sugesto de ferramentas para

acompanhamento
Para acompanhar e monitorar os procedimentos foi elaborada a planilha de mapeamento, que
aps um trabalho de anlise de cada procedimento individualmente, conforme PO.PRO.01,
pontuamos as caractersticas e dados de cada um dos procedimentos que estava disponvel na
Extrajet e na rede.
Alessandro e Wagner vo trabalhar a idia sobre a ativao de uma ferramenta de
acompanhamento na prpria Extrajet, semelhante com a tabela abaixo, para que a cada alterao
do procedimento as informaes sejam preenchidas j no ato do upload do arquivo. Em uma
tabela de status de todos os procedimentos disponveis ser possvel monitorar pelo cdigo de
identificao, a data de atualizao, autor da modificao, rea relacionada.

Planilha de mapeamento inicial dos procedimentos,

para apoio as reas e atividades da equipe do projeto

Obs.: A planilha ser enviada em anexo para verificao da diretoria e envolvidos no projeto, bem
como se faz necessrio seguir as orientaes sobre ativao das macros e resoluo da tela para
facilitar o trabalho com a ferramenta.

Resultados pretendidos

Adequar o espao destinado aos procedimentos com
nova rvore de diretrios, facilitando o acesso,
identificao do procedimento procurado e documentos
relacionados;

Padronizar a forma de divulgao do procedimento com
sntese sobre o objetivo do procedimento;

Disponibilizar as reas dos procedimentos ainda no
depositados na Extrajet e atualizar os que esto fora dos
padres PO.PRO.01;

Obter maior controle sobre os procedimentos da
empresa, podendo identificar uma srie de informaes
do procedimento;

Ter procedimentos revisados e atualizados;

Despertar nos colaboradores a idia de que o espao da
Extrajet, reservado para os procedimentos, foi criado
para centralizar, facilitar a comunicao e informao
sobre os procedimentos que devero estar sempre
atualizados.

Identificar

Padronizar

Organizar

Procedimentos

Informar

Armazenar

Consideraes finais
Apesar de todo o empenho no projeto apresentado pelo Alessandro, e sugestes para melhorar
no s a organizao, como a disposio, acesso e identificao dos procedimentos na Extrajet
devemos ressaltar que o trabalho e colaborao de cada rea responsvel em seguir a orientao
do grupo de trabalho e o procedimento necessrio PO.PRO.01 de fundamental importncia
para se obter os resultados almejados.
Contamos com o apoio de todos para que o projeto possa de fato trazer os resultados esperados.
Alessandro Fontes

Obrigado!
Alessandro Fontes
Ranire Castro
Wagner Vieira
Tatiane Costa
Sergio Ribeiro