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O ABC

das Apostilas
Como garantir o
reconhecimento de
seus documentos
pblicos no
exterior?

Este folheto oferece respostas objetivas s


perguntas frequentes sobre a Conveno
da Apostila:
1 > O que a Apostila e quando preciso dela?
2 > Em quais pases aplicase a Conveno da Apostila?
3 > O que fao se o pas onde foi expedido (pas emissor)
o documento pblico ou pas em que tenho que
utilizlo (pas destinatrio) no for signatrio/parte
daConvenoda Apostila?
4 > A quais documentos aplicase a Conveno daApostila?
5 > Onde consigo a Apostila?
6 > O que tenho que saber antes de solicitar aApostila?
7 > Quanto custa a Apostila?
8 > Todas as apostilas possuem a mesma aparncia?
9 > Como se apensam as Apostilas aos documentos pblicos?
10 > Quais so os efeitos das Apostilas?
11 > Uma vez com a Apostila, preciso fazer algo a mais
parademonstrar a autenticidade do documento pblico?
12 > Caso o destinatrio (pas de destino) deseje verificar
aautenticidade da Apostila, o que devo sugerir?
13 > As Apostilas podem ser recusadas no pas
emqueseroutilizadas (destino)?
14 > Sobre as Apostilas eletrnicas e os registros
eletrnicosdeApostilas?

Modelo de Apostila

APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Country: ..................................................................................
This public document
2. has been signed by ..................................................................
3. acting in the capacity of ..........................................................
4. bears the seal/stamp of ...........................................................
.................................................................................................
Certified
5. at .......................................

6. the ........................................

7. by ............................................................................................
.................................................................................................
8. No .....................................
9. Seal/stamp:
...........................................

10. Signature:
..................................................

Os documentos pblicos, tais como: certido de


nascimento, sentena judicial, patente ou o reconhecimento
de firma, frequentemente precisam ser utilizados no
exterior. No entanto, antes de que o documento pblico
possa ser usado no pas onde ser apresentado (pas de
destino/destinatrio), devese autenticlo no pas de
origem / emissor. O mtodo tradicional para autenticar
documentos pblicos no exterior chamado de legalizao
e consiste em uma cadeia de autenticaes individuais do
documento. Esse processo envolve os funcionrios do pas
onde o documento foi emitido (pas de origem/emissor)
e a embaixada ou o consulado do pas onde o documento
ser apresentado (pas de destino/destinatrio). Devido
burocracia, o processo de legalizao frequentemente
lento, complicado e dispendioso.

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Um grande nmero de pases ao redor do mundo aderiu


a um Tratado que simplifica, sobremaneira, a autenticao
de documentos a serem usados no exterior. Este tratado
conhecido como Conveno da Haia de 05 de outubro
de 1961, para a Abolio da Exigncia da Legalizao de
Documentos Pblicos Estrangeiros. A Conveno, quando
aplicvel, simplifica o processo de autenticao a uma s
formalidade: a emisso do certificado de autenticidade
por autoridade designada pelo pas em que se emitiu o
documento (pas de origem/emissor). Esse certificado
chamado de Apostila.

A Conveno da Apostila provou ser muito til e


aplicada milhes de vezes, a cada ano, em todo o mundo.
A Conveno facilita a circulao de documentos pblicos
emitidos em um dos Estados Partcipes da conveno
e que sero utilizados em outro Pas, tambm parte da
Conveno.
Este folheto oferece informao bsica
acerca da Conveno da Apostila.
Explica quando, onde e como se aplica.
Quem emite, quais so seus efeitos
e oque se deve ser feito antes de
solicitaraApostila.

Para mais informaes, consulte o site da Conferncia da


Haia sobre Direito Internacional Privado (Conferncia
da Haia), a Organizao que elaborou a Conveno da
Apostila, (ver informaes no final deste folheto) no site:
www.hcch.net. Informaes relevantes sobre a Conveno
da Apostila encontramse atualizadas na Seo Apostila do
site da Conferncia da Haia Veja o link:
Seo da Apostila.

Pergunta 1

O que a
Apostila
e quando
preciso dela?

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Pergunta 1 O que a Apostila e quando preciso dela?


A Apostila o certificado que autentica a origem de
documento pblico (Exemplo: certido de nascimento,
de casamento, de bito, sentena judicial, certificado
de registro e autenticao). O Modelo de Apostila
apresentado no incio desse folheto.
As Apostilas podem, somente, serem expedidas para
documentos emitidos em pases que so integrantes da
Conveno da Apostila, que sejam utilizadas em outro
Pas membro da Conveno.

Voc precisar da Apostila caso cumpra todos os


seguintes requisitos:
O Pas onde foi emitido o documento (origem) seja
parte da Conveno da Apostila;
O Pas onde o documento ser utilizado (destino) seja
parte da Conveno da Apostila;
O documento em questo seja considerado
documento pblico, de acordo com a legislao do
Pas em que foi emitido;
O Pas onde o documento ser utilizado requeira
a Apostila para ser reconhecido como documento
pblico estrangeiro.
A Apostila nunca poder ser utilizada para o
reconhecimento de documento no Pas onde foi emitido
(origem). As Apostilas so, exclusivamente, para uso
desses documentos no exterior!
A Apostila no pode ser requerida quando a legislao,
os regulamentos ou prticas vigentes no Pas onde
ser utilizado tenham abolido ou simplificado o
requerimento da Apostila, ou tenham excetuado o
documento de qualquer requerimento de legalizao. Tal
simplificao ou exceo pode decorrer de outro tratado
ou acordo que tenha entrado em vigor entre o pais onde
o documento ser utilizado e o pais que o emitiu (por
exemplo, outra Conveno de Haia que tenha dispensado
o documento de legalizao ou formalidade anloga,
incluindo a Apostila).
Caso tenha alguma dvida, entre em contato com o pas
destinatrio, sobre a necessidade da Apostila.

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Pergunta 2

Em quais pases
aplicase a
Conveno
da Apostila?

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Pergunta 2 Em quais pases aplicase a Conveno da Apostila?


A Conveno da Apostila somente se aplica se/
quando o pas onde o documento pblico foi emitido
(origem) e o Pas em que o documento seja utilizado
(destino), forem partes da Conveno. Na Seo
Apostila do site da Conveno da Haia podese
encontrar uma lista completa e atualizada dos pases
em que a Conveno aplicada ou ser em breve Veja
o link: Tabela atualizada de membros da Conveno
da Apostila.
A tabela atualizada de membros da Conveno da
Apostila possui duas partes. A primeira enumera os
pases que so parte da Conveno da Apostila, e, ao
mesmo tempo, da Conferncia da Haia); a segunda parte
enumera os pases que foram incorporados Conveno
da Apostila, mas que no so membros da Conferncia
da Haia. Ou seja, determinado pas no precisa ser
membro da Conferncia da Haia para ser parte da
Conveno da Apostila.
Ao consultar no site sobre o Tabela atualizada de
membros da Conveno da Apostila lembrese,
sempre, do seguinte:
1 Verifique se o pas da emisso do documento pblico
(origem) e aquele no qual esse documento ser utilizado
(destino) so membros da Conveno.
2 No importa se determinado pas aparea na primeira
ou na segunda parte da tabela atualizada a Conveno
aplicase da mesma forma aos membros e nomembros
da Organizao.
3 Verifique a data de entrada em vigor (VIG) da Conveno
para ambos os pases. Localize a coluna denominada
VIG e somente aps essa data que o pas de referncia
poder expedir (origem) e receber (destino) Apostilas.
4 Os pases podem ser membros da Conveno de diferentes
modos (ratificao, adeso, sucesso ou continuao),
mas essas diferenas no tm impacto no modo em que a
Conveno aplicada em determinado pas.
5 Se um dos pases aderiu Conveno, devese saber se o
outro pas no tenha sido contrrio a essa adeso. Para isso,
ver a coluna Tipo, perto do nome do pas membro, e
descobrir se h o link denominado A**. Nesse caso, d
um clique e saiba se o outro pas est na lista.
6 Para saber se a Conveno se aplica a todo o territrio
nacional do pas de destino ou s a algumas regies,
consulte se h link nas colunas denominadas Ext
e Res/D/N. Nesse caso, d um clique e leia as
informaes disponveis.

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No se deve confundir a
Tabela atualizada de membros
da Conveno da Apostila
com outras listas de pases
contidas no site da Conferncia
da Haia, tais como: as listas
de Estados membros da
Conferncia da Haia sobre
Direito Internacional Privado
ou as tabelas de assinaturas
e ratificaes de outras
Convenes. Determinado
pas pode ser parte de uma ou
vrias Convenes, mas no
da Conveno da Apostila ou
pode ser parte da Conveno
da Apostila sem ser parte de
outras Convenes da Haia.

Pergunta 3
O que fao se o
pas onde foi
expedido (pas
emissor) o
documento pblico
ou pas em que
tenho que utilizlo
(pas destinatrio)
no for signatrio/
parte da Conveno
da Apostila?
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Pergunta 3 O que fao se o pas onde foi expedido (pas emissor)


o documento pblico ou pas em que tenho que utilizlo (pas
destinatrio) no for signatrio/ parte da Conveno da Apostila?
Caso seu documento pblico tenha sido emitido ou ser
utilizado em um pas no qual no se aplica a Conveno
da Apostila, procure a embaixada ou o consulado do
pas em que deseja apresentar o documento (destino)
para saber quais so as outras opes. O Secretariado
Permanente est disposio para auxiliar nesses casos.

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Pergunta 4

A quais
documentos
aplicase a
Conveno da
Apostila?

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Pergunta 4 A quais documentos aplicase a Conveno da Apostila?


A Conveno aplicase somente a documentos
pblicos. A legislao local que determinar se o
documento ou no pblico. Os pases aplicam,
geralmente, a Conveno a diversos tipos de
documentos. A maioria das Apostilas expedida
para documentos de natureza administrativa,
como: certides de nascimento, de casamento e de
bito; documentos provenientes de autoridade ou
funcionrio de determinado Tribunal ou Comisso;
registros comerciais e outros registros; patentes;
atas e reconhecimento de firma, alm de diplomas
escolares, universitrios e outros diplomas acadmicos
expedidos por instituies pblicas.
A Conveno da Apostila no se aplica a documentos
expedidos por agentes diplomticos ou consulares. Alm
disso, exclui do seu mbito de atuao determinados
documentos administrativos relacionados s operaes
mercantis ou alfandegrias.

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Caso esteja em dvida


se seu documento ou no
pblico, entre em contato
com a Autoridade Competente
do pas que o emitiu (como
ser esclarecido na prxima
pergunta).

Pergunta 5

Onde consigo a
Apostila?

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Pergunta 5 Onde consigo a Apostila?


Cada pas membro da Conveno deve designar uma ou
vrias autoridades habilitadas para expedir Apostilas,
chamadas de Autoridades Competentes, e somente elas
so autorizadas a emitir tal documento pblico.
A lista de Autoridades Competentes designadas
por cada pas membro da Conveno da Apostila
encontrase disponvel na Seo Apostila.
Alguns pases designam somente uma Autoridade
Competente. Outros pases designam vrias. Seja para
assegurar que existem vrias Autoridades Competentes
em diferentes regies do pas ou porque diferentes
instituies do governo so responsveis por distintos
tipos de documentos pblicos. Em alguns sistemas
federais, o governo federal pode ser responsvel por
determinados documentos, enquanto que cada estado ou
governo local podem ser responsveis por outros.
Caso algum pas tenha designado vrias Autoridades
Competentes, certifiquese de que determinada
Autoridade Competente seja a responsvel por sua
solicitao.
A maioria das Apostilas so expedidas no mesmo dia em
que so solicitadas.
A Seo Apostila do site da Conferncia da Haia
disponibiliza o contato da maioria das Autoridades,
incluindo links aos seus sites, caso estejam disponveis.

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O documento pblico
somente pode ser apostilado
por Autoridade Competente
responsvel do pas em que
o documento tenha sido
expedido. O Secretariado
Permanente) oferece
diversos servios de apoio
aos Estados contratantes na
efetiva implementao e no
funcionamento prtico da
Conveno da Apostila. No
entanto, no expede Apostilas,
no mantm nenhum registro
de Apostilas e no possui cpia
desses documentos.

Pergunta 6

O que tenho
que saber antes
de solicitar a
Apostila?

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Pergunta 6 O que tenho que saber antes de solicitar a Apostila?

Considere as seguintes questes antes de dirigirse


Autoridade Competente para solicitar a expedio da
Apostila:
A Conveno da Apostila aplicase tanto no pas que
emitiu o documento pblico (pas de origem), como
no pas em que ser utilizado o documento (pas
destinatrio)?
Caso o pas que tenha emitido o documento pblico
tenha designado vrias Autoridades Competentes, quais
dessas Autoridades ser a responsvel para expedir minha
Apostila?
Posso obter a Apostila para meu documento pblico?
(Exemplo: Meu documento considerado documento
pblico, segundo a legislao do pas emissor/origem?)
Posso solicitar a Apostila por correio ou devo
apresentarme pessoalmente para obtla? (Essa
informao importante, caso more em pas diferente
de onde foi emitido o documento pblico).
Caso tenha vrios documentos, precisarei de vrias
Apostilas?
H outros documentos (alm do documento pblico)
ou informaes adicionais que preciso informar para
obter a Apostila? (Exemplo: A carteira de identidade ou
carta registrada, em caso de solicitao por correio?)
Quanto custa a Apostila e quais as formas de pagamento
Caso no encontre
disponveis?
respostas s perguntas deste
Qual o tempo necessrio para obter a Apostila?
folheto, consulte a Seo
Apostila do site da Conferncia
da Haia ou entre em contato
com a Autoridade Competente
responsvel.
A Seo Apostila disponibiliza
o contato da maioria das
Autoridades Competentes,
incluindo links aos seus sites,
caso estejam disponveis.

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Pergunta 7

Quanto custa
a Apostila?

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Pergunta 7 Quanto custa a Apostila?


A Conveno da Apostila no aborda a questo de
custos. Diversas Autoridades Competentes cobram
pelas Apostilas. Nesses casos, os preos variam.
Para mais informaes sobre os valores cobrados por
cada pas, consulte a Seo Apostila.

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Pergunta 8

Todas as apostilas
possuem a mesma
aparncia?

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Pergunta 8 Todas as apostilas possuem a mesma aparncia?


No. Mas o anexo da Conveno da Apostila apresenta
um modelo, que deve ao mximo, ser seguido. A
Apostila deve:
Ser identificada como tal com o termo em francs
Apostille;
Apresentar o ttulo da Conveno em francs
Convention de La Haye du 5 octobre 1961;
Incluir, no modelo de Apostila, os 10 termos padres
(de pas at assinatura)

Alm disso, a Apostila pode incluir informaes


adicionais:
Disponibilizar mais informaes sobre o documento
pblico;
Lembrar o efeito limitado da Apostila (por exemplo: ela
somente certifica a origem do documento ao qual se
refere);
Disponibilizar a verificao eletrnica (site) da origem da
Apostila;
Especificar que a Apostila no pode ser utilizada no pas
que a emitiu (origem).
No entanto, essas informaes devem estar fora do
modelo de Apostila, que contm os 10 termos padres.

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Por mais que a Apostila


deva, dentro do possvel,
enquadrarse ao modelo
da Conveno, as Apostilas
expedidas por diferentes
Autoridades Competentes
variam. Tais variaes
esto presentes no design,
tamanho e cor, assim como na
referncia de algum elemento
adicional fora do modelo. As
modificaes na aparncia
no podem ser causa de recusa
da Apostila por parte do pas
destinatrio (destino).

Pergunta 9

Como se apensam
as Apostilas aos
documentos
pblicos?

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Pergunta 9 Como se apensam as Apostilas aos documentos


pblicos?
A Apostila deve ser colocada sobre o documento ou em
um apenso ao documento pblico. As Apostilas podem
ser apensadas ao documento de diversas formas, entre
elas: selos, etiquetas adesivas, carimbos etc.
Caso a Apostila utilize o apenso, esse pode ser apensado
ao documento pblico por diversos meios, como: cola,
grampos, fitas, lacres etc. Por mais que esses mtodos
de anexao ao documento sejam permitidos pela
Conveno, recomendase s Autoridades Competentes
que utilizem mtodos mais seguros de fixao, para
garantir a integridade da Apostila.
O fato de que a Apostila no esteja apensada/anexada
ao documento pblico, no motivo de recusa por
parte do pas destinatrio (destino).

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Nunca se deve separar ou


descolar a Apostila, mesmo que
esteja colocada no documento
pblico ou no apenso.

Pergunta 10

Quais so os
efeitos das
Apostilas?

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Pergunta 10 Quais so os efeitos das Apostilas?


A Apostila apenas certifica a origem do documento
pblico, ou seja, certifica a autenticidade da assinatura
(reconhecimento de firma) da pessoa ou autoridade
que assinou ou carimbou o documento e se
competente para realizar tal ato.
A Apostila no certifica o contedo do documento
pblico e nunca deve ser usada para o reconhecimento
de documento no pas em que foi emitida. Ou seja,
as Apostilas devem ser utilizadas, exclusivamente, em
documentos pblicos no exterior. Depende do pas em
que ser utilizada a Apostila decidir sobre a relevncia de
documentos adjacentes.

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As Apostilas somente
certificam a origem e no
o contedo do documento
pblico.

Pergunta 11
Uma vez com a
Apostila, preciso
fazer algo a mais
para demonstrar
a autenticidade
do documento
pblico?
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Pergunta 11 Uma vez com a Apostila, preciso fazer algo a mais


parademonstrar a autenticidade do documento pblico?
No. A Apostila expedida por Autoridade Competente
suficiente para estabelecer a autenticidade do
documento pblico.

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Pergunta 12
Caso o
destinatrio
(pas de destino)
deseje verificar a
autenticidade da
Apostila, o que
devo sugerir?
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Pergunta 12 Caso o destinatrio (pas de destino) deseje verificar


aautenticidade da Apostila, o que devo sugerir?
Solicitase que cada Autoridade Competente
mantenha registro no qual conste a data e o nmero
de cada Apostila emitida, assim como informaes
relativas pessoa ou Autoridade que assinou ou
carimbou o documento pblico.
O pas destinatrio (destino) poder questionar a
Autoridade Competente que emitiu a Apostila se as
informaes da Apostila conferem com a do pas emissor
(origem). Na Seo Apostila est o contato das
Autoridades, incluindo telefone e site, assim como o
registro eletrnico online.
Diversas Autoridades utilizam os registros eletrnicos
online (eRegistros). Esses registros permitem verificar
a origem da Apostila por meio de uma simples busca,
agilizando o trabalho de responder emails e telefonemas
sobre o assunto. Caso a Autoridade Competente utilize o
eRegistros, o site ser mencionado na Apostila.
O Secretariado Permanente oferece diversos
servios de apoio aos Estados contratantes na efetiva
implementao e no funcionamento prtico da
Conveno da Apostila. No entanto, no expede
No caso de dvidas
Apostilas, no mantm nenhum registro de Apostilas e relativas origem da Apostila,
no possui cpia desses documentos.
devese sugerir que entrem
em contato com a Autoridade
Competente mencionada na
Apostila ou que seja verificada,
se estiver disponvel, por
meio de registro eletrnico
(eRegistros).

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Pergunta 13
As Apostilas
podem ser
recusadas no
pas em que
sero utilizadas
(destino)?
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Pergunta 13 As Apostilas podem ser recusadas no pas


emqueseroutilizadas (destino)?
As Apostilas que cumpram os requisitos da Conveno
devem ser reconhecidas pelo pas em que sero
utilizadas (destino).
As Apostilas somente podem ser recusadas quando:
Sua origem no pode for comprovada, ou seja, quando
a informao constante na Apostila no se encontra
nos registros da Autoridade que, supostamente,
expediu o documento; ou
O documento apresentado for muito diferente do
modelo anexo Conveno.
Por mais que a Apostila deva, dentro do possvel,
enquadrarse ao modelo da Conveno, as Apostilas
expedidas por diferentes Autoridades Competentes
variam. Tais variaes esto presentes no design,
tamanho e cor, assim como na referncia de algum
elemento adicional fora do modelo. As modificaes na
aparncia no so causas de recusa da Apostila por parte
do pas destinatrio (destino).
Os Certificados de Apostilas expedidos por outros
pases, que no so parte da Conveno da Apostila,
devem ser recusados em todos os Estados, por serem
contrrios Conveno.

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Pergunta 14
Sobre as Apostilas
eletrnicas e
os registros
eletrnicos de
Apostilas?
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Pergunta 14 Sobre as Apostilas eletrnicas e os


registroseletrnicosde Apostilas?
A Conveno permite que as Autoridades Competentes
emitam Apostilas de forma eletrnica (eApostilas) e
que mantenham registros eletrnicos (eRegistros).
Diversas Autoridades Competentes esto desenvolvendo
e implementando Apostilas eletrnicas (eApostilas) e
registros eletrnicos (eRegistros) como tem sugerido o
Secretariado Permanente, em virtude do Programa Piloto
de Apostilas Eletrnicas (eAPP). Para mais informaes
sobre o eAPP e se determinada a Autoridade
Competente emite Apostilas eletrnicas e/ou possui
registro eletrnico, consulte o site eAPP.

www.hcch.net > Seo da Apostila

Sobre a Conferncia da Haia sobre


Direito Internacional Privado
A Conferncia da Haia sobre Direito Internacional
Privado foi criada em 1893 e converteuse em
organizao intergovernamental permanente em
1955. Atualmente, a Conferncia a principal
Organizao Mundial para assuntos jurdicos
transfronteirios em matria civil e comercial. Sua
misso trabalhar por um mundo em que indivduos
e empresas possam ter alto grau de segurana jurdica
em situaes transfronteirias.
Em resposta s necessidades da comunidade
internacional, a Conferncia da Haia tem
desenvolvido Convenes multilaterais (45 desde
1893) e oferece apoio em sua implementao e
seu funcionamento prtico. Essas Convenes da
Haia referemse a diversos temas, como Apostilas,
processo no exterior, obteno de provas em processo,
aes, ttulos e seguros, subtrao de menores,
adoo internacional, penses alimentcias, etc.
Essas Convenes servem para criar pontes entre
os diferentes sistemas jurdicos, respeitando sua
diversidade. A Secretaria da Conferncia da Haia
chamada de Secretariado Permanente.
CONFERNCIA DA HAIA SOBRE DIREITO
INTERNACIONAL PRIVADO
SECRETARIADO PERMANENTE
6 Scheveningseweg
2517 KT La Haya
Holanda
Telefone: +31 (70) 363 3303
Fax: +31 (70) 360 4867
Email: secretariat@hcch.net
Site: www.hcch.net

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