ELEMENTOS DE LA GESTIN DE PROYECTOS EDUCATIVOS

Dada la importancia y concurrente utilizacin de proyectos como estrategia para solucionar

problemas, a continuacin se aborda el tema de las etapas ms importantes necesarias para el
desarrollo de proyectos educativos.
Un proyecto educativo es la respuesta a un problema identificado, requiere identificar sus causas y
consecuencias y con base en ello planear los procesos necesarios que contribuyan a su solucin.
El xito en el desarrollo de un proyecto educativo depende en gran medida de conocer y aplicar
todas y cada una de las fases que integran la planeacin y ejecucin de proyectos.
Al desarrollar un proyecto educativo se integran diferentes elementos que es necesario abordar y
controlar, previamente, con miras a la consecucin de los objetivos planteados, lo que requiere de
planificacin, ejecucin, seguimiento y control en cada una de las fases que se deben abordar,
esto es, en la integracin, el alcance, los tiempos y costos que se involucran y relacionan en un
proyecto.
Durante los procesos, se llevan a cabo mltiples actividades, las cuales deben estar debidamente
planificadas y sincronizadas, para lograr una verdadera integracin de esfuerzos conducentes al
xito del proyecto, esto se logra mediante la fase de planificacin de la integracin, donde se
debe analizar la forma de administrar de manera efectiva todos los procesos y actividades,
teniendo en cuenta aspectos tan importantes como el alcance del proyecto, los recursos
necesarios, la estimacin de tiempos, calidad y riesgos.
En muchos casos el fracaso de un proyecto educativo se debe, justamente, a la omisin en el
anlisis de algn aspecto, durante la etapa de planeacin, lo que genera una descoordinacin o
desfase durante la ejecucin, por eso es importante iniciar con el acta de constitucin del proyecto,
donde se establecen las funciones del director del proyecto, junto con los requisitos que se deben
cumplir, los objetivos, cronogramas, compromisos econmicos, responsabilidades y aspectos
relevantes que comprometan a los interesados y que permitan tener claridad en todos los procesos
a desarrollar. Es vital que este documento sea consensuado con todos los interesados y
participantes y que le brinden al administrador o gerente del proyecto el suficiente respaldo para
actuar de manera eficiente en la direccin, supervisin y control de los procesos.
Otra de las fases necesarias para el desarrollo de proyectos es la gestin del alcance. Segn
Romano & Yacuzzi (2011) Delimitar claramente lo que est y lo que no est incluido en el
proyecto, es un factor determinante para alcanzar el xito, y esto es muy cierto porque si se tienen
claros los objetivos, requisitos y lmites del proyecto, se puede atender con mayor precisin las
actividades y procesos necesarios.
Si se aplicar esta fase en un proyecto de diseo y elaboracin de un software multimedial que
apoye el aprendizaje de programacin estructurada, se debera tener claro qu objetivos se
persiguen, qu temticas se cubren, cmo se verificar el aprendizaje y a la luz de estos
conceptos, subdividir los procesos para: nombrar los responsables, establecer las actividades,
planificar las pruebas y mecanismos de control. Para el caso en mencin ser necesario:
seleccionar los recursos didcticos que apoyen el tema, disear la aplicacin acorde con los
estndares de desarrollo de software y las caractersticas de los estudiantes, desarrollar el
aplicativo teniendo en cuenta las herramientas y tecnologa a aplicar, realizar diferentes prototipos
con las correcciones que el sistema de control vaya necesitando, efectuar pruebas que permitan su
depuracin, para posteriormente aplicar el software resultado y medir los resultados para posibles
mejoras.
Cada subproceso requiere tener responsables con actividades previamente definidas y tiempos
establecidos para su cumplimiento.

Como se puede evidenciar, se ha mencionado otro factor importante que es la gestin de

tiempos, si bien es cierto que previamente se ha establecido el tiempo general en el que se llevar
a cabo el proyecto, para que esta informacin sea correcta se deben revisar las actividades a
desarrollar, su orden, indicar el tiempo que llevar cada actividad y una excelente forma de
administrar el tiempo es utilizando un cronograma de actividades, donde se describa de manera
clara y precisa los aspectos ya mencionados.
Ahora bien, qu sucede si por diversas circunstancias ajenas al desarrollo del proyecto, hay
tiempos que no se cumplen de acuerdo a lo planeado? Esto tambin se debe tener resuelto, y
cmo se logra?, anticipndose a lo que puede pasar, teniendo caminos alternos cuya duracin
tambin se encuentre estimada en el cronograma, de tal manera que permita avanzar con mayor
seguridad en la ruta que se ha establecido. Se debe garantizar que existir tiempo para realizar
ajustes y desarrollar el proyecto en el tiempo registrado en la planeacin. Un cronograma de
actividades se enriquece con diagramas de red, rutas crticas y herramientas grficas que facilitan
el diseo, regulacin y comprensin de actividades y tiempos.
Todo proyecto, incluidos los educativos, requieren de la utilizacin de recursos para su desarrollo,
por lo tanto no es menos importante que las fases expuestas anteriormente, la gestin del costo,
y en muchas ocasiones este constituye un tema lgido porque puede ser el punto clave para que
un proyecto tenga o no va libre; as que es necesario que la planificacin de costos sea el
resultado de un anlisis exhaustivo de cada una de las actividades a desarrollar y sus
requerimientos; de esta manera se pueden establecer la estimacin de costos, definicin de
presupuesto y el control necesario para su correcta utilizacin.
Volviendo al caso del software multimedial se requiere estimar los costos de los recursos a utilizar,
si se tienen o hay que adquirirlos, el recurso humano necesario para el diseo, elaboracin y
control del desarrollo del software, costos de pruebas e implementacin. La suma de ellos y de los
imprevistos que se pueden suceder, debe generar el costo total del proyecto para su presentacin
y correspondiente aprobacin del presupuesto.
A manera de conclusin se puede decir que la preparacin y ejecucin de un proyecto educativo
requiere de la planificacin acertada de cuatro fases fundamentales: gestin de la integracin,
gestin del alcance, gestin del tiempo y gestin de costos. Todas ellas estn ntimamente
relacionadas, interactan entre s, dependen unas de otras y requieren de personal capacitado,
dispuesto a asumir riesgos, rodeados de un equipo de trabajo comprometido, que tenga una visin
clara de lo que se pretende lograr y con la seguridad de que el producto final traer beneficios para
todos los involucrados.
Cabe anotar que a las cuatro fases principales mencionadas se suman, para enriquecer el
proyecto, las gestiones de calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones,
que de una u otra manera estn implcitas en el desarrollo de cada etapa del proyecto.

Autora: Mirian Benavides Ruano