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Fiche actualise le 27/02/2015

La conservation des documents au sein


dune association
Prambule
Comme toute personne physique ou morale, une association se doit de conserver un certain
nombre de documents sur des dures plus ou moins longues.
Ladministration bnficie, lgard des associations, dun droit de communication qui autorise les
agents des impts prendre connaissance et, ventuellement, copie de documents que dtiennent
certaines personnes ou organismes ; il leur permet dobtenir des renseignements susceptibles
dtre utiliss pour contrler la situation fiscale de tiers ou, le cas chant, du contribuable luimme. Lexercice de ce droit nest soumis aucune formalit particulire (mais les agents des
impts adressent souvent un avis de passage).
La prsente fiche fait donc un tat des lieux non exhaustif de la dure de conservation des
documents quune association peut tre amene dtenir au cours de son existence.

Les documents conserver toute la dure de vie de lassociation


1 - La tenue dun registre spcial
Les modifications apportes aux statuts doivent tre consignes sur un registre spcial cot et paraph par la
personne habilite reprsenter lassociation. Lusage veut quil sagisse dun registre au sens matriel, cest-dire dun document comportant des pages relies de faon indissociable. Il ne semble pas possible dutiliser des
feuilles volantes, mme regroupes dans un classeur.
Ce registre doit tre tenu, au sige du groupement, aussi longtemps que lassociation existe. Les modifications
et changements doivent y tre ports de suite et sans aucun blanc , avec indication de la date des
rcpisss de dclaration modificative.
Doivent, aussi, tre ports sur ce registre :
Les changements de dirigeants ;
Les nouveaux tablissements fonds ;
Le changement dadresse du sige social ;
Les acquisitions ou alinations des immeubles de lassociation.
Ce registre devra tre prsent aux autorits administratives ou judiciaires chaque fois quelles en feront la
demande, cette prsentation se faisant au sige de lassociation.
Il ne faut surtout pas confondre ce registre obligatoire avec ceux dans lesquels lassociation peut, sans que ce
soit une obligation, reporter les dlibrations de ses organes collgiaux (assemble gnrale, conseil
dadministration).
2 - Les autres documents conserver
En plus de la tenue et de la conservation du registre spcial, lassociation doit conserver, pendant toute la
dure de sa vie, diffrents documents :
Les statuts, les statuts modifis, le rglement intrieur ;
Les coordonnes des membres lus ;
. Les bulletins dadhsion ;
Lextrait du Journal Officiel dans lequel a t publi la dclaration de constitution ;
Tous les rcpisss de dclaration, dlivrs par les services prfectoraux lors de chaque dpt ;
Le registre des procs-verbaux des dlibrations des assembles gnrales, du conseil dadministration ou du
bureau, sil existe ;
Les baux, les factures de travaux ou rparations importantes.

14 rue Scandicci 93508 PANTIN Cedex


Tl. 01 41 83 87 70 Fax. 01 41 83 87 69
E-mail : ffn@ffnatation.fr

La FFN met tout en uvre pour rdiger des documents conformes


au droit en vigueur. Ils ne constituent pas eux seuls un avis
professionnel ou juridique. Lutilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilit de la FFN.

Les dlais de conservation des documents dans lassociation


1 - Document civil et commercial
Type de document

Dure de
conservation

Texte de rfrence

Contrat conclu dans le cadre


d'une relation commerciale

5 ans

Art. L.110-4 du Code de Commerce

Garantie pour les biens ou


services fournis au
consommateur

2 ans

Art. L.137-2 du Code de la


Consommation

Contrat conclu par voie


lectronique ( partir de 120
)

10 ans partir
de la livraison
ou de la
prestation

Art. L.134-2 du Code de la


Consommation

Contrat d'acquisition ou de
cession de biens immobiliers
et fonciers

30 ans

Art. 2227 du Code Civil

Correspondance commerciale

5 ans

Art. L.110-4 du Code de Commerce

Document bancaire (talon de


chque, relev bancaire...)

5 ans

Art. L.110-4 du Code de Commerce

Document de transport de
marchandises

5 ans

Art. L.110-4 du Code de Commerce

Dclaration en douane

3 ans

Police dassurance

2 ans partir
de la
rsiliation du
contrat
5 ans partir
de la fin de la
protection

Art. 16 du rglement europen


n2913/92 du Conseil du 12 octobre
1992
Art. L.114-1 du code des assurances

Document relatif la
proprit intellectuelle (dpt
de brevet, marque, dessin et
modle)
Dossier dun avocat

5 ans partir
de la fin du
mandat

Art. 2224 du code civil

Art. 2225 du code civil

2 Pice comptable
Type de document

Dure de
conservation

Texte de rfrence

Livre et registre comptable


(livre journal, grand livre,
livre d'inventaire...)

10 ans partir
de la clture de
l'exercice

Art. L.123-22 du Code de Commerce

Pice justificative : bon de


commande, bon de livraison
ou de rception, facture
client et fournisseur...

10 ans partir
de la clture de
l'exercice

Art. L.123-22 du Code de Commerce

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saurait engager la responsabilit de la FFN.

3 - Documents fiscaux

Type d'impt

Dure de conservation

Impt sur le revenu et


sur les socits

6 ans

Bnfices industriels et
commerciaux (BIC),
bnfices non
commerciaux (BNC) et
bnfices agricoles (BA)
en rgime rel
Impts sur les socits
pour lEIRL, des socits
responsabilit limite
(exploitations agricoles,
socits dexercice
libral)
Impts directs locaux
(taxes foncires,
contribution
l'audiovisuel public)

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

Cotisation foncire des


entreprises (CFE) et
cotisation sur la valeur
ajoute des entreprises
(CVAE)

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

Taxes sur le chiffre


d'affaires (TVA et taxes
assimiles, impt sur
les spectacles, taxe sur
les conventions
d'assurance...)

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

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Texte de
rfrence
art. L.102 B du livre
des procdures
fiscales

La FFN met tout en uvre pour rdiger des documents conformes


au droit en vigueur. Ils ne constituent pas eux seuls un avis
professionnel ou juridique. Lutilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilit de la FFN.

4 - Gestion du personnel

Type de document
Bulletin de paie (double
papier ou sous forme
lectronique)
Registre unique du personnel
Document concernant les
contrats de travail, les
salaires, primes, indemnits
et soldes de tout compte,
rgime de retraite
Document relatif aux charges
sociales et la taxe sur les
salaires
Comptabilisation des jours
de travail des salaris sous
convention de forfait
Comptabilisation des
horaires des salaris, des
heures d'astreinte et de leur
compensation
Observation ou mise en
demeure de l'inspection du
travail. Vrification et
contrle au titre de l'hygine,
de la scurit et des
conditions de travail
(CHSCT). Dclaration
d'accident du travail auprs
de la caisse primaire
d'assurance maladie

Dure de
conservation
5 ans

Texte de rfrence
Art. L.3243-4 du Code du
Travail

5 ans partir du
dpart du salari
5 ans

Art. R.1221-26 du Code du


Travail
Art. 2224 du Code Civil

3 ans

Art. L.244-3 du Code de la


Scurit Sociale et art. L.169
A du livre des procdures
fiscales
Art. D.3171-16 du Code du
Travail

3 ans

1 an

Art. D.3171-16 du Code du


Travail

5 ans

Art. D.4711-3 du Code du


Travail

Source
Cette fiche a t ralise avec laide du site du service public : www.service-public.fr

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professionnel ou juridique. Lutilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilit de la FFN.

INFO PRATIQUE N V :
LES DOCUMENTS A CONSERVER
LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS

A LES DOCUMENTS A CONSERVER


Prambule :
Comme toute personne physique ou morale, une
association se doit de conserver un certain nombre
de documents sur des dures plus ou moins longues.
La prsente fiche fait donc un tat des lieux non
exhaustif de la dure de conservation des
documents quune association peut tre amene
dtenir au cours de son existence.
I Les documents conserver toute la dure de
la vie de lassociation
- Les statuts, les statuts modifis, le rglement
intrieur,
- Les coordonnes des membres lus,
- Lextrait du Journal Officiel dans lequel a t
publie la dclaration de constitution
- Le registre spcial ou le classeur dont la tenue
est obligatoire pour la transcription des
modifications statutaires, ainsi que les changements
de ladministration de lassociation,
- Tous les rcpisss de dclaration, dlivrs par
les servies prfectoraux lors de chaque dpt,
- Le registre des procs-verbaux des
dlibrations des assembles gnrales, du conseil
dadministration ou du bureau, sil existe,
- Les baux, les factures de travaux ou rparations
importantes.

II Les documents conserver au moins


pendant 10 ans
Larticle L123-22 du Code du Commerce
mentionne que les documents comptables et les
pices justificatives sont conserves pendant 10 ans
Si lassociation ralise des oprations de nature
commerciale de faon rgulire ou non, ou emploie
du personnel, ladministration peut alors vrifier sa
comptabilit dans les mmes conditions que sil
sagissait dune socit commerciale.
Le droit commercial impose lobligation de
conservation pendant dix ans des livres de commerce
(livre-journal, livre des inventaires), du livre du
personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L
143-5 du Code du travail), ainsi que toutes pices
justificatives.
Il est par consquent conseill aux associations de
conserver les dossiers dinscriptions des adhrents
durant au moins 10 ans car ces derniers constituent
des pices justificatives pour la comptabilit de
lassociation.
Autre exemple, dans lhypothse o lassociation
a effectu des travaux (gros ouvrages), par exemple,
construction dun local, quipements sportifs, elle
doit conserver les factures des travaux afin de pouvoir
revendiquer la garantie dcennale auprs de
larchitecte, de lentrepreneur et de toute personne
lie au matre duvre (art. 1792 et 2270 du Code
civil et loi n 78-12 du 4 janvier 1978)

III Les documents conserver pendant au


moins six ans
Le dlai de 6 ans est celui pendant lequel les
services fiscaux ont un droit de communication sur :
- toutes les pices comptables et dclarations
faites loccasion des activits de lassociation
soumises limpt sur les socits, les avis
dimposition, les feuilles dimpts locaux,
- les souches de billetterie, les factures de
limprimerie.

B LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS


1 Le registre obligatoire

A noter quen cas de crdit de TVA (TVA


pouvant tre rembourse par lEtat), les services
fiscaux peuvent vrifier les exercices comptables
depuis lorigine du crdit, qui peut tre suprieur
six ans.
Cette obligation de conservation est applicable
quel que soit le support utilis pour la conservation
des documents, y compris lorsquil est magntique.

IV- Les documents conserver au moins


pendant 5 ans

Toute association dclare, quel que soit son


domaine dactivit, a lobligation de tenir un registre
que la loi du 1er juillet 1901 dnomme registre
spcial (loi du 1er juillet 1901, art. 5 dcret du 16
aot 1901, art. 6). Les associations doivent y
consigner les modifications statutaires et les
changements dadministrateurs.
Selon le terme utilis par la loi, il doit sagir dun
registre cest--dire dun document dont les
feuillets sont relis de faon indissociable. Chaque
feuillet du registre doit tre cot et paraph par le (la)
prsident(e).
Remarque :

Ces principaux documents sont :


- Le livre de paie qui doit tre conserv par
lemployeur pendant 5 ans dater de sa clture,
- Le double des bulletins de paie,
- Les quittances de loyer,
- Les factures de gaz et dlectricit

V Les documents conserver au moins


pendant 3 ans
Il sagit notamment :
- Des factures deau
- Des factures de tlphones
- Les souches de chquiers bancaires et postaux

Malgr lvolution des techniques de saisie et


traitement de textes informatiques, une association ne
saurait utiliser comme registre spcial, des
feuillets mobiles, mme enliasss par la suite dans un
classeur. Toutefois, en pratique, il est admis que le
texte des informations transcrire soit dabord
dactylographi sur des feuilles volantes, lesquelles
sont ensuite colles sur le registre.
Aucune dcision na formellement condamn, ni
expressment admis, cette mthode, quil semble
nanmoins prfrable dcarter. Ces restrictions, en
apparence surannes, sont dictes par le souci de
confrer ce registre une pleine valeur probante et
dviter toute substitution de document.
Le contenu :
Sur ce registre doivent figurer :
- le procs verbal de lassemble gnrale
constitutive,
- les statuts,
- le rcpiss de dclaration de cration tabli par
la Prfecture ou la Sous-prfecture.
- linsertion au Journal Officiel

B LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS


Suite
1 Le registre obligatoire suite
- les changements de personnes charges de
ladministration
de
lassociation
(Conseil
dAdministration, bureau)
- les modifications apportes aux statuts
- le changement dadresse du sige social
- les rcpisss dlivrs par la Prfecture et/ou la
Sous-prfecture lors du dpt des dclarations
modificatives.
2- Le registre des dlibrations
Ce document nest pas obligatoire, il est
ncessaire. En effet, en pratique, pour toute
association dclare, il permet, dans les relations
ave les tiers (administrations, collectivits
publiques, organismes bancaires ) de justifier de
la ralit et de la rgularit des dcisions prises par
des organes collgiaux (assemble gnrale, conseil
dadministration, bureau) en produisant des extraits
de dlibrations.
Par ailleurs, la tenue des procs-verbaux
prsente un intrt vident pour la gestion interne de
lassociation : dune part, ils constituent sa
mmoire , dautre part, il sagit dun moyen de
preuve fondamental permettant dapprcier la
ralit du fonctionnement statutaire de lassociation,
la rgularit formelle des runions et la lgalit des
dcisions des organes collgiaux.
Remarque :
1. En labsence de tout document, une association
est dans limpossibilit de prouver la rgularit de
ses assembles et de ses dcisions ; sur ce constat,
certains tribunaux, saisis par des membres qui
sestimaient lss par des dcisions prises en
assembles sans consignation par des procsverbaux, nont pas hsit annuler plusieurs
assembles gnrales.
2. Aucune obligation nexiste quant au support
matriel de ce registre. Et en labsence
dinformations prcises ce sujet dans les statuts, il
est possible dutiliser des classeurs feuillets
mobiles, sous rserve que ceux-ci soient tenus de
faon chronologique, sans blanc ni rature ni
surcharge. Par ailleurs, ces procs-verbaux doivent
tre localis, dats et signs par le prsident et
ventuellement un autre membre de lassociation,
attestant ainsi de leur rgularit.

3. Il nest pas ncessaire de retranscrire in extenso


lensemble des propos qui ont pu tre tenus pendant la
runion. Le contenu du procs-verbal sera le suivant :
- nom de lassociation,
- nom de lorgane appel dlibrer (assemble
gnrale, conseil dadministration, bureau)
- lieu de la runion
- date et heure
- mode de convocation et sa date denvoi
-indication
des
membres
prsents
et
ventuellement des mandats dont ils disposent et donc
des membres reprsents, cette indication permet
dindiquer que le quorum des membres a t atteint
ou non et donc si la runion a pu dlibrer
valablement
- nom du (de la) prsident(e) de sance,
- rsum des dbats et des inventions
- les rsolutions soumises au vote
- le rsultat des votes faisant apparatre les votes
positifs, les ngatifs, les abstentions, les bulletins
blancs et les bulletins nuls,
- lheure de clture de la sance,
- le nom et la qualit des personnes signant le
procs-verbal.

ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents
ADMINISTRATION ET ORGANISATION
Cration de lassociation :
Procs-verbal de lassemble gnrale constitutive
Lettre de convocation
Liste des dirigeants nomms titre provisoire
Statuts de lassociation
Statuts modifis par ordre chronologique (une collection)
Dclaration de lassociation (copie du dossier dpos en
prfecture) :
Copie de la demande dinsertion au Journal officiel
Rcpiss de la dclaration
Exemplaire du Journal officiel o figure la dclaration de lassociation
Registre des modifications statutaires
Assembles gnrales :
Registre des procs-verbaux
Comptes rendus dassemble gnrale, intervention de membres,
feuilles dmargement, rapport moral, rapport financier, projet de
budget, avis du commissaire aux comptes, vrification du quorum pour
les votes, envois de pouvoirs
Conseil dadministration :
Un exemplaire de chaque convocation
Listes successives des membres par ordre chronologique
Procs-verbaux des sances (1 exemplaire)
Rapports prsents (1 exemplaire)
Feuilles de prsence
Le bureau ou lexcutif :
Liste des membres lus au bureau avec leur fiche dtat civil, leur date
de nomination et des spcimens de leur signature

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C
C
C
C
C

0
0
0
0
0
0

Loi de 1901, article 5 ; dcret du 16 aot 1901, articles 3 et 6

C
C
C
C

0
0
0
0

Dcret du 16 aot 1901, article 6

C
C

0 ou 50*
0 ou 50*

C
C
C
C
C

0
0
0 ou 50*
0 ou 50*
0
0
50

Observations / rfrences des textes lgaux

* Si informations relatives la vie prive


* Si informations relatives la vie prive

* Si informations relatives la vie prive


* Si informations relatives la vie prive
Peut tre confondu avec le conseil dadministration

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents

Courrier :
Collection chronologique du courrier arrive et dpart
Rglement intrieur : un exemplaire de chaque rglement
Rglements successifs (un exemplaire)
Membres :
Listes annuelles des membres ou listes des membres tenues jour
Registre dadhsion (sil existe)
FINANCES
Cotisations et droits dentre :
Barmes successifs des cotisations (un exemplaire)
Circulaires dappel cotisation, de rappel aux adhrents
Liste des adhrents ayant vers un droit dentre (quand celui-ci existe)
Apports (dons, donations, legs)
Dons manuels :
Liste des dons manuels reus
Demandes dautorisations prfectorales pour qute sur la voie publique
Courriers dappel gnrosit et leur rponse ou rsultat
(1 exemplaire)
Double des reus pour dduction fiscale
Donations et legs :
Acte notari
Dossier dautorisation administrative
Dons dentreprise (parrainage, mcnat)
Parrainage :
Contrat stipulant les obligations des deux parties
Trace du paiement de la TVA
Dossiers de demandes de parrainage restes infructueuses

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C

0
0

C
C

0
0

C
3+E
3+E

0
NC
NC

C
C
C

0
0
0

3+E

NC

C
C

75
0

C
C
3+E

0
0
NC

Observations / rfrences des textes lgaux

Pas obligatoire

Peut ntre quun simple courrier

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents
Mcnat :
Convention entre le mcne et lassociation
Dossier prparatoire de la convention
Manifestations de soutien : ftes, kermesses, spectacles, repas,
voyages, etc. :
Budget prvisionnel complet de la manifestation (1 exemplaire)
Compte de rsultat
Autorisations administratives
Spectacles : dclaration et paiement des droits dauteurs la SACEM
ou la SACD
Spectacles : autorisation de la DDASS pour la participation de mineurs
de moins de 16 ans au spectacle
Vide-greniers : registre cot et paraph par le commissaire de police ou
le maire indiquant le nom et les coordonnes des exposants
Lotos (valeur suprieure 2500 F) : formulaire spcial remplir la
prfecture
Affiches, cartons dinvitation (quelques exemplaires de chaque)
Subventions :
Double de la lettre de demande de subvention
Pices jointes en appui de la demande :
- Budget prvisionnel
- Comptes de rsultat
- Bilan
- Statuts

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
10 + E

0
NC

C
C
C
C

0
0
0
0

10 + E

NC

10 + E

NC

3 + E*
3 + E*
3 + E*
3 + E*

NC
NC
NC
NC

Observations / rfrences des textes lgaux

* Conserver si ces documents ne sont pas archivs en tant que tels


* Conserver si ces documents ne sont pas archivs en tant que tels
* Conserver si ces documents ne sont pas archivs en tant que tels
* Conserver si ces documents ne sont pas archivs en tant que tels

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents
Pices annexes la demande de subvention et renseignant sur
lactivit de lassociation :
- articles de presse
- listes des partenaires
- recommandations
Prestations en nature :
Convention passe avec la collectivit pour loccupation de locaux,
lemploi de matriel, de personnes

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C
C

0
0
0

0
Loi du 1er mars 1984, dcret dapplication du 1er mars 1985 ; approbation par le
Conseil national de la comptabilit de lextension du plan comptable gnral aux
associations.

COMPTABILITE
Bilan, compte de rsultat laccompagnant, documents prsents
lapprobation des membres de lassociation lors de lassemble
gnrale
Projets du budget pour les annes venir
Livre journal (enregistrement dans lordre chronologique des recettes et
des dpenses)
Biens meubles : factures
Notes de frais, factures, reus, relevs bancaires, relevs de comptes,
factures de cartes bancaires, avis dopration
Soldes doprations mensuels
Plans de trsorerie tablis mensuellement et annuellement
LOCAUX
Associations ne possdant pas de local :
Listes successives des siges sociaux avec adresse de lun des
membres qui en tient lieu

Observations / rfrences des textes lgaux

10 + E
10 + E

NC
NC

30 + E
10 + E

NC
NC

10 +E
10 + E

NC
NC

Dlais de conservation fournis par des organismes bancaires

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Typologie de documents

Sort final

Communicabilit

Dossier de demandes de prt de salle titre gracieux ou payant ayant


abouti
Dossier de demandes de prt de salle titre gracieux ou payant nayant
pas abouti
Association possdant un local prt, lou ou achet :
Convention de prt dune salle ou de mise disposition dune salle par
les collectivits
Contrat de location
Acte dachat (acte notari)
Amnagement et entretien du local :
Factures dacquisition du mobilier
Contrats dentretien des appareils
Contrat dentretien avec la socit de nettoyage ou la personne
assurant lentretien

5+E

NC

1+E

NC

C
C

0
75

10 + E
10 + E
Dure
du
contrat
+E
30 + E
5+E
C

NC
NC
NC

C
30 + E
C

75
NC
0

C
30 + E
5+E

0
NC
NC

Dossier dassurance du local


Pices comptables en rapport avec le dossier dassurance
Expertises lies au renouvellement du contrat dassurance, rapports
ventuels de la commission de scurit
Sinistres et contentieux
Grosses factures dentretien
Dossiers dinstallation de la ligne tlphonique
Paiement des taxes :
Taxe payes lors de laccession la proprit
Taxes foncires et locatives
Double des avis dimposition

Observations / rfrences des textes lgaux

Code civil, article 1286 (responsabilit du fait des btiments)


A liminer aprs la rforme des appareils

NC
NC
0

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents
ASSURANCES
Contrats dassurance
Paiement annuel de la prime dassurance
Dclaration de sinistre et copie du dpt de plainte en cas de vol
PERSONNEL
Bnvoles :
Justificatifs pour remboursement de frais
Salaris :

Etats du personnel
Contrats de travail dans le cadre de mesures relatives lemploi (TUC,
CES, TIL, emplois jeunes, etc.)
Contrats de travail
Dclaration unique dembauche
Dossiers individuels de personnel : documents dtat civil (extraits),
diplmes (copies), formation, contrat de travail, DUE, inscription la
caisse de retraite complmentaire, accidents de travail
Livre de paie
Dclaration annuelle des donnes sociales (DADS)
Etat rcapitulatif annuel des cotisations sociales lURSSAF,
lASSEDIC et la caisse de retraite complmentaire
Etat rcapitulatif de la taxe sur les salaires, la participation au
financement de la formation professionnelle continue, (associations
employant plus de 10 salaris), paiement de la taxe dapprentissage
(associations passibles de limpt sur les socits)

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C
C

0
0
0

10 + E

NC

Observations / rfrences des textes lgaux

Pour associations comportant beaucoup de salaris se reporter pour


renseignements complmentaires : instruction interministrielle daot 1993 pour
le tri et la conservation aux archives communales des documents postrieurs
1982 produits par les services et tablissements publics des communes ;
circulaire FP 13n1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le tri et
la conservation des dossiers de personnel

C
C

0
50

C
C
C

50
50
50

C
C
C

50
50
50

50

Communicabilit : 120 ans compter de la date de naissance de lemploy

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

Documents relatifs la paie : bulletins de salaire, heures


supplmentaires, avantages en nature
Indemnits ayant le caractre de dommages et intrts

5+E

NC

30 + E

NC

CONTROLES FINANCIERS
Commissaire aux comptes : rapports et pices annexes

Chambres rgionales des comptes ou de la Cour des comptes :


rapports et pices annexes

Commission nationale de campagne et des financements publics :


rapports et pices annexes

30 + E

NC

COMMUNICATION
Plaquette de prsentation de lassociation (1 exemplaire)
Journal de lassociation (1 collection)
Communiqus de presse
Affiches et des tracts (3 exemplaires)
Revue de presse

C
C
C
C
C

0
0
0
0
0

RELATIONS AVEC DAUTRES ASSOCIATIONS


Correspondance
Production en cas de publication, dexposition (3 exemplaires)
Rcompenses en cas de concours

C
C
C

0
0
0

IMPOTS
Avis dimposition aux impts commerciaux
Taxes : voir LOCAUX

Observations / rfrences des textes lgaux

Associations concernes : associations habilites recevoir des donations ou des


legs, associations para-administratives
Concerne associations cites ci-dessus. Ces contrles concernent en principe
plusieurs exercices (3 gnralement) et peuvent remonter jusqu 5 ans en arrire.
Texte de rfrence : Code des juridictions financires, dcret du 11 fvrier 1985,
article 38.
Concerne uniquement associations lies des partis politiques lors des
campagnes lectorales.
Texte de rfrence : loi 88-277 du 11 mars 1988.

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents

DISSOLUTION
Dossier de lassemble gnrale extraordinaire de dissolution
Rcpiss de la prfecture
Dossier de fermeture des comptes
Dossier de rsiliation des contrats

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C
C
C

0
0
0
0

Observations / rfrences des textes lgaux

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
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