ANALISE DE IMPACTOS DO GERENCIAMENTO DO TEMPO DE PROJETOS

SOBRE OS RECURSOS HUMANOS, MATERIAIS E FINANCEIROS

Felipe Albuquerque Bhler1

RESUMO

O presente artigo visa realizar uma analise acadmica sobre os impactos que a varivel
tempo causa a gesto de projetos e sua importncia. Utilizou-se Guia PMBOK (PMI,
2004) como ponto de partida- na primeira parte do estudo- para conceituar o tema e
evidenciar as fases principais que o gestor de projetos deve realizar afim de que se
tenha uma gesto eficaz do tempo em um projeto. Na fase seguinte, observou-se a
relao que a varivel tempo tem com os recursos humanos. Posteriormente essa
relao foi feita com os recursos financeiros e materiais. Em seguida, buscou-se trazer
proposies de publicaes do Jornal Internacional de Gesto de Projetos de praticas
que possam ser seguidas por gestores de projetos atuais e que no constam no Guia
PMBOK (PMI, 2004). A ltima parte do estudo composta pelas concluses e
referncias bibliogrficas.

Palavras chave: Gesto do tempo, administrao de projetos, recursos humanos,

recursos financeiros e materiais

ABSTRACT

This article is about an academical analysis on the impacts that variable time causes to
the project management and its importance. The PMBOK Guide (PMI, 2004) was used
as a start point- in the first part of the article- to conceptualize the topic and to evidence
the principal phases that the project manager have to achieve in order to have an
effective time management in a project. In the sequence, the relationship that variable
time has with human resources was observated. After that, this relationship was done
with the material and financial resources. Then proposals from publications of the
International Journal of Project Management - that could be practiced for project
managers and that are not included in the PMBOK Guide (PMI, 2004) - were brought.
The last part of the article is the conclusion and the bibliographic references.

Key words: Time management, projects management, human resources, material

and financial resources
1

1
Estudante do stimo semestre do curso de Administrao do Centro Universitrio de Braslia (UniCEUB)
E-mail: fabuhler@gmail.com
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1. INTRODUO

A gesto de projetos uma vertente da administrao que vem ganhando

importncia constantemente nos diversos setores produtivos, em setores de alta
representatividade como, por exemplo, a construo civil que costuma atuar muito com
gesto por projetos como dito por Correa (2008) ou o setor de tecnologia de informao
onde os profissionais qualificados para atuar por projetos vm sendo cada vez mais
requisitados, evidenciando a crescente importncia dos projetos nas organizaes.

Todos os projetos possuem pelo menos uma caracterstica em comum: O

desafio de gerir de maneira eficaz o tempo, varivel esta que afeta diretamente todas
as demais envolvidas no projeto, inclusive nos recursos que so consumidos. Ao
observar este cenrio fica novos na disciplina de gesto do tempo na rea de projetos.
O enfoque do presente artigo ser em evidenciar a importncia da gesto do tempo em
projetos e algumas de suas implicaes gerenciais.

Os objetivos do presente estudo so primeiramente conceituar a gesto de

tempo em projetos e suas variveis, evidenciar com exemplos grficos de estudos e
anteriores os impactos que a varivel tempo pode vir a causar aos recursos de um
projeto (humanos, fsicos e materiais), verificar em peridicos internacionais novas
tendncias desta disciplina da administrao de projetos. Quanto aos aspectos
metodolgicos, salienta-se que esta uma pesquisa de cunho exploratrio qualitativo
sendo o mtodo utilizado o de reviso bibliogrfica sendo as principais fontes, livros,
teses e artigos acadmicos de autores e instituies com renome no estudo de temas
relacionados a administrao de projetos.

2. A GESTO DO TEMPO EM PROJETOS

O gerenciamento do tempo uma das disciplinas que compem a administrao

de projetos, sendo esta a que lida com uma varivel que como enfatiza Barcaui et
al (2006, p.15) "uma das mais imponderveis e implacveis de todas: o tempo". O
Guia PMBOK (PMI, 2004, p. 8) salienta que a varivel tempo um dos fatores chave
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para o sucesso de um projeto e que juntamente com custo, escopo e qualidade,

variveis estas interdependentes e altamente relacionadas.

Barcaui et al (2006, p.15) enfatiza que atrasos em projetos existem e que o custo
advindo de atrasos de difcil mensurao sendo que ainda esses atrasos podem vir a
gerar insatisfaes na cadeia de stakeholders organizacionais ocasionando fatos em
que a organizao possa perder oportunidades ou ainda participao no mercado onde
atua.

O conceito adotado para gesto do tempo em um projeto foi o que enfatiza que
gerir o tempo em projetos a "definio de atividades, seqenciamento, definio de
recursos por atividade, estimativa de durao e montagem at controle do cronograma"
(BARCAUI et al, 2006, p. 17), que justamente so os passos que o Guia PMOK (PMI,
2004) sugerem para o gerenciamento eficaz do tempo em projetos

Na primeira parte desse conceito adotado, a definio de atividades engloba

ainda a definio do escopo, a estrutura analtica do projeto (EAP), a decomposio
das atividades, a lista de atividades e o planejamento em ondas sucessivas. O Guia
PMBOK (PMI, 2004, p. 127), define essa fase como sendo a "subdiviso dos pacotes
de trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciveis", nesta
fase a definio detalhada das fases do projeto um fator chave de sucesso, pois com
esse detalhamento o gestor ter uma viso ampla e completa das atividades,
permitindo com que se tenha maior preciso nas estimativas de tempo e possibilitando
assim maior acompanhamento e controle do projeto e ainda uma melhor gesto de
futuros atrasos ou adiantamentos.

A segunda parte corresponde fase de seqenciamento das atividades,

utilizando as j prontas declarao de escopo e lista de atividades obtida por meio da
confeco da EAP. Nessa fase do projeto definem-se o mtodo de diagramao, as
possveis dependncias e por fim, antecipaes e/ou atrasos que podem vir a ocorrer.

No terceiro passo que a publicao do PMI (2004, p. 136) sugere que sejam
feitas as estimativas de recursos, nesta fase o gestor de projetos deve estimar os
recursos com base no tempo e quantidade de trabalho em horas necessrios para
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execuo da tarefa, Barcaui et. al (2006, p. 53) salienta que a incluso de calendrios
possu grande valia, pois permite uma visualizao correta do nmero de dias e horas
uteis.

Em seqncia deve-se definir a estimativa de durao das atividades, que o

Guia PMBOK, (PMI, 2004, p. 139) disserta que "obter avaliaes quantitativas do
nmero provvel de perodos de trabalho necessrios para a concluso de uma
atividade do cronograma", as estimativas de durao das atividades devem ser feitas,
como enfatiza Barcaui et. al (2006, p. 68) que no se deseja "saber quanto tempo ir
durar o projeto ou cada uma das fases, mas sim fazer uma estimativa de cada atividade
de forma independente", as estimativas devem ser feitas com estimativas de varincias,
para que o gestor de projetos possa ter em mos j os cenrios de eventuais
discrepncias na execuo do planejamento. Nesta fase a utilizao de histricos e de
experincias da equipe de alta relevncia para um planejamento eficaz do tempo.

O planejamento da gesto do tempo em um projeto se encerra com a ultima fase

que corresponde ao desenvolvimento e controle do cronograma, com a utilizao de
ferramentas como a Curva S que ser melhor elucidada no decorrer do artigo.

Todas estas fases sugeridas pelo Guia PMBOK (PMI, 2004) como sendo as
melhores para esta disciplina de gesto de projetos, tais fases consistem em um
planejamento de como ser utilizado o recurso intangvel tempo no projeto. As prticas
sugeridas pela publicao para a gesto do tempo permitem com que o gerente de
projetos possa conhecer os eventuais cenrios com os quais ir lidar, porm o guia no
contempla com certos aspectos sobre o impacto que a varivel tempo causa nos
recursos utilizados nos projetos em geral. Barcaui et. al (2006, p. 50) disserta que "os
recursos se enquadram em trs grandes grupos: recursos humanos, financeiros e
materiais", sendo todos eles afetados de uma forma ou de outra pela disciplina de
gerenciamento de tempo de projetos. Na seqncia, dissertar-se- nesse artigo sobre
os impactos que variaes temporais no projeto causam a esses recursos.
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3. GESTO DO TEMPO E RECURSOS HUMANOS

Os recursos humanos, como em qualquer empreendimento ou projeto, so fator

de extrema relevncia e que merecem ateno especial, no caso da relao entre a
gesto do tempo com a gesto de recursos humanos em projetos, no estudo de
Estrada et. al (2008) enfatizada a importncia que possuem em relao aos impactos
no gerenciamento de tempo do projeto, "sendo normalmente responsveis pelos
impactos positivos e negativos nos projetos em termo de prazo, de custo, de qualidade
e demais fatores".

Dentre as variveis que afetam fortemente os recursos humanos na gesto do

tempo em projetos est o fato de que estes esto sujeitos principalmente a variaes
de stress, motivao e satisfao, fatores estes que impactam diretamente na
produtividade do projeto com eventuais atrasos ou adiantamentos, essas possveis
alteraes afetam diretamente no esforo empreendido pelos recursos humanos no
espao de tempo definido previamente no planejamento e diversos estudos evidenciam
tal fato, como bem colocado no estudo de Nascimento (2008) onde exemplificado
graficamente o exemplo de duas empresas que esto trabalhando em um projeto de
lanamento de um produto onde na empresa "A" o lanamento de um produto foi
adiantado, destoando o planejamento da execuo e na empresa "B" a execuo feita
dentro do tempo e segue o planejamento:

Figura 01 - Grfico Esforo x Tempo da empresa "A"

Fonte: Nascimento (2008)
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Figura 02 - Grfico Esforo x Tempo da empresa "B"

Fonte: Nascimento (2008)

O grfico evidencia claramente que com o encurtamento do tempo do projeto

altera o esforo, ou seja, um adiantamento no projeto fez com que o esforo realizado
pela equipe fosse extremamente elevado, causando por conseqncia maiores ndices
de stress e insatisfao, possveis alteraes na produtividade por parte da equipe
quando se fala em fatores humanos e elevao nos custos e alteraes na qualidade
quando se fala nos fatores de sucesso do projeto.

Quando se fala em motivao da equipe de projetos, normalmente os gestores

no enxergam a gesto do tempo como fator preponderante no processo, porm alguns
autores enxergam de maneira diferente como na proposio de Chapman (2001) em
que proposto o "Triangulo motivacional", onde o autor enfatiza como sendo o
essenciais para a motivao de uma equipe os seguintes pontos: Tarefa relevante,
ferramentas e treinamento, feedback temporal, como explicitado na figura 03 abaixo:

Figura 03 O triangulo motivacional

Fonte: Adaptado de Chapman (2001)
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Ao aplicar este conceito a gesto de tempo em projetos, tendo em mos bem

definidas a estrutura analtica do projeto com as divises das atividades e tarefas j
com estimativas de tempo traadas, ferramentas estas que podem servir muito mais do
que uma funo meramente de controle do projeto, podendo ser utilizada no
fornecimento de feedback aos colaboradores que munidos de ferramentas e
treinamento adequados e trabalhando com tarefas relevantes e com as quais tenham
aptido, evidenciando a relao da disciplina gesto do tempo at com fatores
motivacionais da equipe.

4. GESTO DO TEMPO E O CONSUMO DE RECURSOS FINANCEIROS E

MATERIAIS

Alm da varivel humana, o gestor de projetos tem que lidar com o

gerenciamento do tempo considerando os recursos financeiros e materiais inclusive. As
variveis custos e materiais esto diretamente ligadas varivel tempo e isso
evidenciado nas fases de estimativas de recursos e estimativa de custos de um projeto,
onde o gestor sabendo o tempo que ir gastar com as atividades faz a estimativa de
custos e recursos materiais principalmente pautado principalmente em ndices de
produtividade previamente estudados. Ainda importante salientar que a definio de
recursos financeiros e materiais deve ser feita, como enfatiza Frame (2003), de maneira
cuidadosa, sendo preferencialmente realizada tarefa por tarefa para que se evitem
erros ou distores de planejamento.

Uma das ferramentas mais utilizadas para o planejamento e controle dos

recursos financeiros e materiais a Curva S. Barcaui et. al (2006, p. 138) disserta sobre
a abrangncia e utilizao da curva S:

[ uma ferramenta que] representa graficamente o resultado da acumulao

das distribuies percentuais, parciais, relativas alocao de determinado
fator de produo (mo-de-obra, equipamentos e materiais) ao longo do tempo.
Por conseguinte, a curva S pode ser tambm denominada curva de distribuio
ou agregao acumulada. Basicamente a curva pode ser empregada como
tcnica de planejamento, programao ou tcnica de controle.
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A representao grfica do andamento do projeto e alocao dos recursos

uma das formas de se verificar se o cronograma planejado est sendo seguido e os
eventuais impactos gerados pela falta de conformidade entre o planejamento e a
execuo. Utilizar-se- a figura 04 para melhor exemplificao:

Figura 04: Curva S de um projeto

Fonte: Frame (2003)

Ao analisar o grfico exemplo, verifica-se que o planejamento no foi feito de

maneira adequada e a execuo vem fazendo com que as despesas estejam acima do
planejado naquele momento especifico do tempo em que o andamento do projeto se
encontra. A curva S nesse caso, sendo utilizada como ferramenta de controle, permite
com que sejam visualizados e mensurados os impactos financeiros e materiais, para
que o gestor de projetos possa agir no sentido de que sejam tomadas aes corretivas,
que de acordo com o Guia PMOK (PMI, 2004, p. 155) so todos e quaisquer atos
realizados para que o desempenho se adqe novamente ao cronograma. Erros no
planejamento temporal do projeto incorrem em aumento de custos para que sejam
reverter esses erros, o autor Vargas (2005, p. 31), ao dissertar sobre uma das
caractersticas que os projetos tem em comum, enfatiza que o custo de promover
mudanas no projeto pequeno nas fases iniciais, crescendo exponencialmente com o
progresso do projeto.

de grande importncia salientar que na relao entre o gerenciamento do

tempo e os recursos financeiros e materiais, a grande importncia de se buscar o
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equilbrio entre o planejamento e execuo do projeto em tempo correto, como

mostrado na figura 05:

Figura 05 Evoluo do custo do projeto com sua durao

Fonte: Vargas (2005, p. 38)

Os custos do projeto em relao ao tempo vo sendo decrescentes at

chegarem em uma relao tima de custo-durao, onde a alocao de todos os
recursos feita de forma adequada com as necessidades do projeto. Vargas (2005, p.
39) faz uma colocao interessante sobre tal fato:

Em projetos realizados em um prazo reduzido, o custo do projeto torna-se

elevado devido a quantidade de horas extras, pessoal e controle. Quando o
tempo destinado ao projeto adequado ele atinge seu ponto mais baixo [...].
Aps esse perodo o custo volta a subir devido a ineficincia no projeto e perda
de produtividade.

As estimativas de tempo e recursos evidenciam-se portanto como fases

fundamentais para que se tenha esta melhor relao custo-durao do projeto,
permitindo que o mesmo seja executado de forma mais eficiente no decorrer de sua
execuo.

5. PROPOSIES EM GERENCIAMENTO DE TEMPO EM PROJETOS

Toda essa estrutura que o Guia PMBOK (PMI, 2004) sugere como sendo as
melhores prticas para gesto do tempo em projetos, ainda no abordam tpicos
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sugeridos por tericos que dissertam sobre administrao de projetos com na disciplina
de gerenciamento do tempo.

Dentre os estudos tericos publicados em peridicos internacionais que vem

trazendo tpicos de inteligncia organizacional para a gesto de tempo em projetos que
podem vir a agregar diferenciais as organizaes que os adotarem, pode-se citar
primeiramente o estudo de Ham (2002) que sugere que os gestores de projetos no
lidem com a varivel tempo com uma viso meramente focada no quesito cronolgico e
quantitativo do tempo, o autor ao fazer um paralelo entre as vises cronolgicas e no-
cronolgicas de tempo, a viso de Peter Drucker de eficincia e eficcia com a gesto
de projetos, onde mostrou que no basta o gestor de projetos ter uma viso quantitativa
do tempo, ter uma viso qualitativa faz com que uma organizao que trabalha com
projetos v alm e no s saiba o que fazer, mas que o faa em momento correto e
oportuno a fim de maximizar recursos e resultados do projeto.

Quando se fala em fatores crticos de sucesso, os elementos que sempre so

considerados como principais so custo, tempo e qualidade. Estes fatores formam o
chamado "triangulo de ferro" de acordo com Aktinson (1999) guiam a viso que
perdurou desde a dcada de 50 em que estes trs fatores, ou seja, os melhores
projetos os que gastam menos, so feitos no tempo ideal e com a percepo esperada
de qualidade do cliente, porm o mesmo autor transforma esses trs fatores como uma
das variveis que compem a "Raiz quadrada" (Traduo do ingls "The root square"),
incluindo nas outras pontas do quadrado os sistemas de informao, os benefcios que
o projeto traz para a comunidade e os benefcios que o projeto trar para a
organizao.

Nesse contexto, os impactos que a varivel tempo pode vir a causar passam a
ser mais amplos, dado que afetar outros fatores que no so intrnsecos unicamente
ao projeto em questo, mas com a incluso de fatores intrnsecos a organizao
executora e extrnsecos a ela, j que o projeto afeta a cadeia de stakeholders, tornando
o estudo destes impactos mais complexos devido maior quantidade de variveis que
podem ser afetadas.
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6. CONCLUSES

A gesto do tempo uma das disciplinas da administrao de projetos que

necessitam de novos estudos, pois a quantidade de produo acadmica mostrou-se
baixa no momento em que se buscou bibliografia para o presente artigo, principalmente
em mbito nacional.

Os estudos sobre esta disciplina da administrao de projetos, principalmente

nas publicaes de livros e peridicos nacionais, em sua maioria procuram evidenciar e
salientar que esta disciplina trata meramente de planejar cronogramas e estimativas,
como sugere o Guia PMBOK (PMI, 2004), que em sua maioria visam entender as
variaes principalmente de custos financeiros, estes de mais fcil visualizao e
mensurao na ocorrncia de variaes no tempo de execuo do projeto. Muitas
vezes os gestores no enxergam que existem tambm os custos relacionados ao
capital humano como foi salientado nos estudos de Aktinson (1999) e Nascimento
(2008) que evidenciaram que esta varivel no afeta to somente os custos, mas
tambm a equipe em seus aspectos motivacionais e isso pode vir a trazer efeitos na
qualidade do produto ou servio advindo do projeto.

O gerenciamento de tempo em projetos uma disciplina indispensvel e

preponderante no sucesso na entrega do produto ou servio final, visto que lida com
uma varivel que impacta todas as demais reas e os fatores chave de sucesso do
projeto. indispensvel para que se assegure a eficcia na realizao do projeto em si
e at qualidade de vida no trabalho para os recursos humanos.

No presente artigo pode-se visualizar que gerenciar o tempo de um projeto

uma tarefa quase que em sua totalidade baseada em estimativas, que normalmente
so baseadas em projetos ou estudos anteriores. A preciso das estimativas fator
chave para que o projeto atinja sempre sua melhor relao custo-durao e em caso de
eventuais falhas das estimativas, as aes corretivas devem ser no sentido de trazer a
execuo do projeto de volta ao patamar planejado no intuito de manter esta relao.
Deste fato se denota a importncia de se identificar as causas e conseqncias de
eventuais falhas nas estimativas, tanto de tempo como de recursos, para que a
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organizao possa entender e aprender futuramente a fim de conseguir diferenciais

competitivos advindos da experincia organizacional com projetos realizados, dentre
elas a reduo de custos com falhas de planejamento.

O Guia PMBOK (PMI, 2004), que ressalta as melhores prticas em gesto de

projetos, fornece inegavelmente um vasto e completo conhecimento deve ser adequado
a cada organizao no necessariamente devendo ser seguido risca pelos gestores
de projetos. A adaptabilidade do Guia PMBOK (PMI, 2004) ao tipo especfico de projeto
em questo deve ser sempre levada em considerao pelo gestor de projetos, pois o
uso em situaes inadequadas de todas as ferramentas nele sugeridas, pode acarretar
na elevao dos custos do projeto e desperdcio de tempo em no desenvolvimento de
tarefas que podem ser desnecessrias.

Os gestores de projetos tambm devem ponderar que existem outras idias de

como devem ser geridos os fatores chave de sucesso como evidenciado por Aktinson
(1999), por exemplo. Devem atentar igualmente para as noes cronolgicas e no
cronolgicas de tempo, como props Ham (2002), deve ser enfatizado que o
pensamento de fazer as coisas certas no tempo, s vezes pensar o cronograma de
forma no to engessada pode ser ousado, mas esta ousadia como salientou o autor
pode trazer novas idias e inovaes, entretanto existe um risco igual de falhas que
podem acarretar em prejuzos para o projeto.

O presente estudo contribuiu para que sejam elucidados conceitos utilizados no

gerenciamento de tempo em projetos e que se fossem explorados alguns aspectos
pouco levados em considerao pela literatura acadmica sobre o tema. Novos estudos
devem ser feitos no sentido de entender e mensurar melhor os impactos da varivel
tempo sobre os projetos, com nfase em recursos humanos, dado que a literatura sobre
o tema gesto do tempo com o referido enfoque no se mostrou suficientemente vasta,
seja em mbito nacional, bem como no internacional.
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