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Fiche actualise le 27/02/2015

La conservation des documents au sein


dune association
Prambule
Comme toute personne physique ou morale, une association se doit de conserver un certain
nombre de documents sur des dures plus ou moins longues.
Ladministration bnficie, lgard des associations, dun droit de communication qui autorise les
agents des impts prendre connaissance et, ventuellement, copie de documents que dtiennent
certaines personnes ou organismes ; il leur permet dobtenir des renseignements susceptibles
dtre utiliss pour contrler la situation fiscale de tiers ou, le cas chant, du contribuable luimme. Lexercice de ce droit nest soumis aucune formalit particulire (mais les agents des
impts adressent souvent un avis de passage).
La prsente fiche fait donc un tat des lieux non exhaustif de la dure de conservation des
documents quune association peut tre amene dtenir au cours de son existence.

Les documents conserver toute la dure de vie de lassociation


1 - La tenue dun registre spcial
Les modifications apportes aux statuts doivent tre consignes sur un registre spcial cot et paraph par la
personne habilite reprsenter lassociation. Lusage veut quil sagisse dun registre au sens matriel, cest-dire dun document comportant des pages relies de faon indissociable. Il ne semble pas possible dutiliser des
feuilles volantes, mme regroupes dans un classeur.
Ce registre doit tre tenu, au sige du groupement, aussi longtemps que lassociation existe. Les modifications
et changements doivent y tre ports de suite et sans aucun blanc , avec indication de la date des
rcpisss de dclaration modificative.
Doivent, aussi, tre ports sur ce registre :
Les changements de dirigeants ;
Les nouveaux tablissements fonds ;
Le changement dadresse du sige social ;
Les acquisitions ou alinations des immeubles de lassociation.
Ce registre devra tre prsent aux autorits administratives ou judiciaires chaque fois quelles en feront la
demande, cette prsentation se faisant au sige de lassociation.
Il ne faut surtout pas confondre ce registre obligatoire avec ceux dans lesquels lassociation peut, sans que ce
soit une obligation, reporter les dlibrations de ses organes collgiaux (assemble gnrale, conseil
dadministration).
2 - Les autres documents conserver
En plus de la tenue et de la conservation du registre spcial, lassociation doit conserver, pendant toute la
dure de sa vie, diffrents documents :
Les statuts, les statuts modifis, le rglement intrieur ;
Les coordonnes des membres lus ;
. Les bulletins dadhsion ;
Lextrait du Journal Officiel dans lequel a t publi la dclaration de constitution ;
Tous les rcpisss de dclaration, dlivrs par les services prfectoraux lors de chaque dpt ;
Le registre des procs-verbaux des dlibrations des assembles gnrales, du conseil dadministration ou du
bureau, sil existe ;
Les baux, les factures de travaux ou rparations importantes.

14 rue Scandicci 93508 PANTIN Cedex


Tl. 01 41 83 87 70 Fax. 01 41 83 87 69
E-mail : ffn@ffnatation.fr

La FFN met tout en uvre pour rdiger des documents conformes


au droit en vigueur. Ils ne constituent pas eux seuls un avis
professionnel ou juridique. Lutilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilit de la FFN.

Les dlais de conservation des documents dans lassociation


1 - Document civil et commercial
Type de document

Dure de
conservation

Texte de rfrence

Contrat conclu dans le cadre


d'une relation commerciale

5 ans

Art. L.110-4 du Code de Commerce

Garantie pour les biens ou


services fournis au
consommateur

2 ans

Art. L.137-2 du Code de la


Consommation

Contrat conclu par voie


lectronique ( partir de 120
)

10 ans partir
de la livraison
ou de la
prestation

Art. L.134-2 du Code de la


Consommation

Contrat d'acquisition ou de
cession de biens immobiliers
et fonciers

30 ans

Art. 2227 du Code Civil

Correspondance commerciale

5 ans

Art. L.110-4 du Code de Commerce

Document bancaire (talon de


chque, relev bancaire...)

5 ans

Art. L.110-4 du Code de Commerce

Document de transport de
marchandises

5 ans

Art. L.110-4 du Code de Commerce

Dclaration en douane

3 ans

Police dassurance

2 ans partir
de la
rsiliation du
contrat
5 ans partir
de la fin de la
protection

Art. 16 du rglement europen


n2913/92 du Conseil du 12 octobre
1992
Art. L.114-1 du code des assurances

Document relatif la
proprit intellectuelle (dpt
de brevet, marque, dessin et
modle)
Dossier dun avocat

5 ans partir
de la fin du
mandat

Art. 2224 du code civil

Art. 2225 du code civil

2 Pice comptable
Type de document

Dure de
conservation

Texte de rfrence

Livre et registre comptable


(livre journal, grand livre,
livre d'inventaire...)

10 ans partir
de la clture de
l'exercice

Art. L.123-22 du Code de Commerce

Pice justificative : bon de


commande, bon de livraison
ou de rception, facture
client et fournisseur...

10 ans partir
de la clture de
l'exercice

Art. L.123-22 du Code de Commerce

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saurait engager la responsabilit de la FFN.

3 - Documents fiscaux

Type d'impt

Dure de conservation

Impt sur le revenu et


sur les socits

6 ans

Bnfices industriels et
commerciaux (BIC),
bnfices non
commerciaux (BNC) et
bnfices agricoles (BA)
en rgime rel
Impts sur les socits
pour lEIRL, des socits
responsabilit limite
(exploitations agricoles,
socits dexercice
libral)
Impts directs locaux
(taxes foncires,
contribution
l'audiovisuel public)

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

Cotisation foncire des


entreprises (CFE) et
cotisation sur la valeur
ajoute des entreprises
(CVAE)

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

Taxes sur le chiffre


d'affaires (TVA et taxes
assimiles, impt sur
les spectacles, taxe sur
les conventions
d'assurance...)

6 ans

art. L.102 B du livre


des procdures
fiscales

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Texte de
rfrence
art. L.102 B du livre
des procdures
fiscales

La FFN met tout en uvre pour rdiger des documents conformes


au droit en vigueur. Ils ne constituent pas eux seuls un avis
professionnel ou juridique. Lutilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilit de la FFN.

4 - Gestion du personnel

Type de document
Bulletin de paie (double
papier ou sous forme
lectronique)
Registre unique du personnel
Document concernant les
contrats de travail, les
salaires, primes, indemnits
et soldes de tout compte,
rgime de retraite
Document relatif aux charges
sociales et la taxe sur les
salaires
Comptabilisation des jours
de travail des salaris sous
convention de forfait
Comptabilisation des
horaires des salaris, des
heures d'astreinte et de leur
compensation
Observation ou mise en
demeure de l'inspection du
travail. Vrification et
contrle au titre de l'hygine,
de la scurit et des
conditions de travail
(CHSCT). Dclaration
d'accident du travail auprs
de la caisse primaire
d'assurance maladie

Dure de
conservation
5 ans

Texte de rfrence
Art. L.3243-4 du Code du
Travail

5 ans partir du
dpart du salari
5 ans

Art. R.1221-26 du Code du


Travail
Art. 2224 du Code Civil

3 ans

Art. L.244-3 du Code de la


Scurit Sociale et art. L.169
A du livre des procdures
fiscales
Art. D.3171-16 du Code du
Travail

3 ans

1 an

Art. D.3171-16 du Code du


Travail

5 ans

Art. D.4711-3 du Code du


Travail

Source
Cette fiche a t ralise avec laide du site du service public : www.service-public.fr

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professionnel ou juridique. Lutilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilit de la FFN.

INFO PRATIQUE N V :
LES DOCUMENTS A CONSERVER
LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS

A LES DOCUMENTS A CONSERVER


Prambule :
Comme toute personne physique ou morale, une
association se doit de conserver un certain nombre
de documents sur des dures plus ou moins longues.
La prsente fiche fait donc un tat des lieux non
exhaustif de la dure de conservation des
documents quune association peut tre amene
dtenir au cours de son existence.
I Les documents conserver toute la dure de
la vie de lassociation
- Les statuts, les statuts modifis, le rglement
intrieur,
- Les coordonnes des membres lus,
- Lextrait du Journal Officiel dans lequel a t
publie la dclaration de constitution
- Le registre spcial ou le classeur dont la tenue
est obligatoire pour la transcription des
modifications statutaires, ainsi que les changements
de ladministration de lassociation,
- Tous les rcpisss de dclaration, dlivrs par
les servies prfectoraux lors de chaque dpt,
- Le registre des procs-verbaux des
dlibrations des assembles gnrales, du conseil
dadministration ou du bureau, sil existe,
- Les baux, les factures de travaux ou rparations
importantes.

II Les documents conserver au moins


pendant 10 ans
Larticle L123-22 du Code du Commerce
mentionne que les documents comptables et les
pices justificatives sont conserves pendant 10 ans
Si lassociation ralise des oprations de nature
commerciale de faon rgulire ou non, ou emploie
du personnel, ladministration peut alors vrifier sa
comptabilit dans les mmes conditions que sil
sagissait dune socit commerciale.
Le droit commercial impose lobligation de
conservation pendant dix ans des livres de commerce
(livre-journal, livre des inventaires), du livre du
personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L
143-5 du Code du travail), ainsi que toutes pices
justificatives.
Il est par consquent conseill aux associations de
conserver les dossiers dinscriptions des adhrents
durant au moins 10 ans car ces derniers constituent
des pices justificatives pour la comptabilit de
lassociation.
Autre exemple, dans lhypothse o lassociation
a effectu des travaux (gros ouvrages), par exemple,
construction dun local, quipements sportifs, elle
doit conserver les factures des travaux afin de pouvoir
revendiquer la garantie dcennale auprs de
larchitecte, de lentrepreneur et de toute personne
lie au matre duvre (art. 1792 et 2270 du Code
civil et loi n 78-12 du 4 janvier 1978)

III Les documents conserver pendant au


moins six ans
Le dlai de 6 ans est celui pendant lequel les
services fiscaux ont un droit de communication sur :
- toutes les pices comptables et dclarations
faites loccasion des activits de lassociation
soumises limpt sur les socits, les avis
dimposition, les feuilles dimpts locaux,
- les souches de billetterie, les factures de
limprimerie.

B LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS


1 Le registre obligatoire

A noter quen cas de crdit de TVA (TVA


pouvant tre rembourse par lEtat), les services
fiscaux peuvent vrifier les exercices comptables
depuis lorigine du crdit, qui peut tre suprieur
six ans.
Cette obligation de conservation est applicable
quel que soit le support utilis pour la conservation
des documents, y compris lorsquil est magntique.

IV- Les documents conserver au moins


pendant 5 ans

Toute association dclare, quel que soit son


domaine dactivit, a lobligation de tenir un registre
que la loi du 1er juillet 1901 dnomme registre
spcial (loi du 1er juillet 1901, art. 5 dcret du 16
aot 1901, art. 6). Les associations doivent y
consigner les modifications statutaires et les
changements dadministrateurs.
Selon le terme utilis par la loi, il doit sagir dun
registre cest--dire dun document dont les
feuillets sont relis de faon indissociable. Chaque
feuillet du registre doit tre cot et paraph par le (la)
prsident(e).
Remarque :

Ces principaux documents sont :


- Le livre de paie qui doit tre conserv par
lemployeur pendant 5 ans dater de sa clture,
- Le double des bulletins de paie,
- Les quittances de loyer,
- Les factures de gaz et dlectricit

V Les documents conserver au moins


pendant 3 ans
Il sagit notamment :
- Des factures deau
- Des factures de tlphones
- Les souches de chquiers bancaires et postaux

Malgr lvolution des techniques de saisie et


traitement de textes informatiques, une association ne
saurait utiliser comme registre spcial, des
feuillets mobiles, mme enliasss par la suite dans un
classeur. Toutefois, en pratique, il est admis que le
texte des informations transcrire soit dabord
dactylographi sur des feuilles volantes, lesquelles
sont ensuite colles sur le registre.
Aucune dcision na formellement condamn, ni
expressment admis, cette mthode, quil semble
nanmoins prfrable dcarter. Ces restrictions, en
apparence surannes, sont dictes par le souci de
confrer ce registre une pleine valeur probante et
dviter toute substitution de document.
Le contenu :
Sur ce registre doivent figurer :
- le procs verbal de lassemble gnrale
constitutive,
- les statuts,
- le rcpiss de dclaration de cration tabli par
la Prfecture ou la Sous-prfecture.
- linsertion au Journal Officiel

B LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS


Suite
1 Le registre obligatoire suite
- les changements de personnes charges de
ladministration
de
lassociation
(Conseil
dAdministration, bureau)
- les modifications apportes aux statuts
- le changement dadresse du sige social
- les rcpisss dlivrs par la Prfecture et/ou la
Sous-prfecture lors du dpt des dclarations
modificatives.
2- Le registre des dlibrations
Ce document nest pas obligatoire, il est
ncessaire. En effet, en pratique, pour toute
association dclare, il permet, dans les relations
ave les tiers (administrations, collectivits
publiques, organismes bancaires ) de justifier de
la ralit et de la rgularit des dcisions prises par
des organes collgiaux (assemble gnrale, conseil
dadministration, bureau) en produisant des extraits
de dlibrations.
Par ailleurs, la tenue des procs-verbaux
prsente un intrt vident pour la gestion interne de
lassociation : dune part, ils constituent sa
mmoire , dautre part, il sagit dun moyen de
preuve fondamental permettant dapprcier la
ralit du fonctionnement statutaire de lassociation,
la rgularit formelle des runions et la lgalit des
dcisions des organes collgiaux.
Remarque :
1. En labsence de tout document, une association
est dans limpossibilit de prouver la rgularit de
ses assembles et de ses dcisions ; sur ce constat,
certains tribunaux, saisis par des membres qui
sestimaient lss par des dcisions prises en
assembles sans consignation par des procsverbaux, nont pas hsit annuler plusieurs
assembles gnrales.
2. Aucune obligation nexiste quant au support
matriel de ce registre. Et en labsence
dinformations prcises ce sujet dans les statuts, il
est possible dutiliser des classeurs feuillets
mobiles, sous rserve que ceux-ci soient tenus de
faon chronologique, sans blanc ni rature ni
surcharge. Par ailleurs, ces procs-verbaux doivent
tre localis, dats et signs par le prsident et
ventuellement un autre membre de lassociation,
attestant ainsi de leur rgularit.

3. Il nest pas ncessaire de retranscrire in extenso


lensemble des propos qui ont pu tre tenus pendant la
runion. Le contenu du procs-verbal sera le suivant :
- nom de lassociation,
- nom de lorgane appel dlibrer (assemble
gnrale, conseil dadministration, bureau)
- lieu de la runion
- date et heure
- mode de convocation et sa date denvoi
-indication
des
membres
prsents
et
ventuellement des mandats dont ils disposent et donc
des membres reprsents, cette indication permet
dindiquer que le quorum des membres a t atteint
ou non et donc si la runion a pu dlibrer
valablement
- nom du (de la) prsident(e) de sance,
- rsum des dbats et des inventions
- les rsolutions soumises au vote
- le rsultat des votes faisant apparatre les votes
positifs, les ngatifs, les abstentions, les bulletins
blancs et les bulletins nuls,
- lheure de clture de la sance,
- le nom et la qualit des personnes signant le
procs-verbal.

ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents
ADMINISTRATION ET ORGANISATION
Cration de lassociation :
Procs-verbal de lassemble gnrale constitutive
Lettre de convocation
Liste des dirigeants nomms titre provisoire
Statuts de lassociation
Statuts modifis par ordre chronologique (une collection)
Dclaration de lassociation (copie du dossier dpos en
prfecture) :
Copie de la demande dinsertion au Journal officiel
Rcpiss de la dclaration
Exemplaire du Journal officiel o figure la dclaration de lassociation
Registre des modifications statutaires
Assembles gnrales :
Registre des procs-verbaux
Comptes rendus dassemble gnrale, intervention de membres,
feuilles dmargement, rapport moral, rapport financier, projet de
budget, avis du commissaire aux comptes, vrification du quorum pour
les votes, envois de pouvoirs
Conseil dadministration :
Un exemplaire de chaque convocation
Listes successives des membres par ordre chronologique
Procs-verbaux des sances (1 exemplaire)
Rapports prsents (1 exemplaire)
Feuilles de prsence
Le bureau ou lexcutif :
Liste des membres lus au bureau avec leur fiche dtat civil, leur date
de nomination et des spcimens de leur signature

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C
C
C
C
C

0
0
0
0
0
0

Loi de 1901, article 5 ; dcret du 16 aot 1901, articles 3 et 6

C
C
C
C

0
0
0
0

Dcret du 16 aot 1901, article 6

C
C

0 ou 50*
0 ou 50*

C
C
C
C
C

0
0
0 ou 50*
0 ou 50*
0
0
50

Observations / rfrences des textes lgaux

* Si informations relatives la vie prive


* Si informations relatives la vie prive

* Si informations relatives la vie prive


* Si informations relatives la vie prive
Peut tre confondu avec le conseil dadministration

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents

Courrier :
Collection chronologique du courrier arrive et dpart
Rglement intrieur : un exemplaire de chaque rglement
Rglements successifs (un exemplaire)
Membres :
Listes annuelles des membres ou listes des membres tenues jour
Registre dadhsion (sil existe)
FINANCES
Cotisations et droits dentre :
Barmes successifs des cotisations (un exemplaire)
Circulaires dappel cotisation, de rappel aux adhrents
Liste des adhrents ayant vers un droit dentre (quand celui-ci existe)
Apports (dons, donations, legs)
Dons manuels :
Liste des dons manuels reus
Demandes dautorisations prfectorales pour qute sur la voie publique
Courriers dappel gnrosit et leur rponse ou rsultat
(1 exemplaire)
Double des reus pour dduction fiscale
Donations et legs :
Acte notari
Dossier dautorisation administrative
Dons dentreprise (parrainage, mcnat)
Parrainage :
Contrat stipulant les obligations des deux parties
Trace du paiement de la TVA
Dossiers de demandes de parrainage restes infructueuses

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C

0
0

C
C

0
0

C
3+E
3+E

0
NC
NC

C
C
C

0
0
0

3+E

NC

C
C

75
0

C
C
3+E

0
0
NC

Observations / rfrences des textes lgaux

Pas obligatoire

Peut ntre quun simple courrier

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents
Mcnat :
Convention entre le mcne et lassociation
Dossier prparatoire de la convention
Manifestations de soutien : ftes, kermesses, spectacles, repas,
voyages, etc. :
Budget prvisionnel complet de la manifestation (1 exemplaire)
Compte de rsultat
Autorisations administratives
Spectacles : dclaration et paiement des droits dauteurs la SACEM
ou la SACD
Spectacles : autorisation de la DDASS pour la participation de mineurs
de moins de 16 ans au spectacle
Vide-greniers : registre cot et paraph par le commissaire de police ou
le maire indiquant le nom et les coordonnes des exposants
Lotos (valeur suprieure 2500 F) : formulaire spcial remplir la
prfecture
Affiches, cartons dinvitation (quelques exemplaires de chaque)
Subventions :
Double de la lettre de demande de subvention
Pices jointes en appui de la demande :
- Budget prvisionnel
- Comptes de rsultat
- Bilan
- Statuts

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
10 + E

0
NC

C
C
C
C

0
0
0
0

10 + E

NC

10 + E

NC

3 + E*
3 + E*
3 + E*
3 + E*

NC
NC
NC
NC

Observations / rfrences des textes lgaux

* Conserver si ces documents ne sont pas archivs en tant que tels


* Conserver si ces documents ne sont pas archivs en tant que tels
* Conserver si ces documents ne sont pas archivs en tant que tels
* Conserver si ces documents ne sont pas archivs en tant que tels

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents
Pices annexes la demande de subvention et renseignant sur
lactivit de lassociation :
- articles de presse
- listes des partenaires
- recommandations
Prestations en nature :
Convention passe avec la collectivit pour loccupation de locaux,
lemploi de matriel, de personnes

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C
C

0
0
0

0
Loi du 1er mars 1984, dcret dapplication du 1er mars 1985 ; approbation par le
Conseil national de la comptabilit de lextension du plan comptable gnral aux
associations.

COMPTABILITE
Bilan, compte de rsultat laccompagnant, documents prsents
lapprobation des membres de lassociation lors de lassemble
gnrale
Projets du budget pour les annes venir
Livre journal (enregistrement dans lordre chronologique des recettes et
des dpenses)
Biens meubles : factures
Notes de frais, factures, reus, relevs bancaires, relevs de comptes,
factures de cartes bancaires, avis dopration
Soldes doprations mensuels
Plans de trsorerie tablis mensuellement et annuellement
LOCAUX
Associations ne possdant pas de local :
Listes successives des siges sociaux avec adresse de lun des
membres qui en tient lieu

Observations / rfrences des textes lgaux

10 + E
10 + E

NC
NC

30 + E
10 + E

NC
NC

10 +E
10 + E

NC
NC

Dlais de conservation fournis par des organismes bancaires

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Typologie de documents

Sort final

Communicabilit

Dossier de demandes de prt de salle titre gracieux ou payant ayant


abouti
Dossier de demandes de prt de salle titre gracieux ou payant nayant
pas abouti
Association possdant un local prt, lou ou achet :
Convention de prt dune salle ou de mise disposition dune salle par
les collectivits
Contrat de location
Acte dachat (acte notari)
Amnagement et entretien du local :
Factures dacquisition du mobilier
Contrats dentretien des appareils
Contrat dentretien avec la socit de nettoyage ou la personne
assurant lentretien

5+E

NC

1+E

NC

C
C

0
75

10 + E
10 + E
Dure
du
contrat
+E
30 + E
5+E
C

NC
NC
NC

C
30 + E
C

75
NC
0

C
30 + E
5+E

0
NC
NC

Dossier dassurance du local


Pices comptables en rapport avec le dossier dassurance
Expertises lies au renouvellement du contrat dassurance, rapports
ventuels de la commission de scurit
Sinistres et contentieux
Grosses factures dentretien
Dossiers dinstallation de la ligne tlphonique
Paiement des taxes :
Taxe payes lors de laccession la proprit
Taxes foncires et locatives
Double des avis dimposition

Observations / rfrences des textes lgaux

Code civil, article 1286 (responsabilit du fait des btiments)


A liminer aprs la rforme des appareils

NC
NC
0

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

5/8

ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents
ASSURANCES
Contrats dassurance
Paiement annuel de la prime dassurance
Dclaration de sinistre et copie du dpt de plainte en cas de vol
PERSONNEL
Bnvoles :
Justificatifs pour remboursement de frais
Salaris :

Etats du personnel
Contrats de travail dans le cadre de mesures relatives lemploi (TUC,
CES, TIL, emplois jeunes, etc.)
Contrats de travail
Dclaration unique dembauche
Dossiers individuels de personnel : documents dtat civil (extraits),
diplmes (copies), formation, contrat de travail, DUE, inscription la
caisse de retraite complmentaire, accidents de travail
Livre de paie
Dclaration annuelle des donnes sociales (DADS)
Etat rcapitulatif annuel des cotisations sociales lURSSAF,
lASSEDIC et la caisse de retraite complmentaire
Etat rcapitulatif de la taxe sur les salaires, la participation au
financement de la formation professionnelle continue, (associations
employant plus de 10 salaris), paiement de la taxe dapprentissage
(associations passibles de limpt sur les socits)

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C
C

0
0
0

10 + E

NC

Observations / rfrences des textes lgaux

Pour associations comportant beaucoup de salaris se reporter pour


renseignements complmentaires : instruction interministrielle daot 1993 pour
le tri et la conservation aux archives communales des documents postrieurs
1982 produits par les services et tablissements publics des communes ;
circulaire FP 13n1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le tri et
la conservation des dossiers de personnel

C
C

0
50

C
C
C

50
50
50

C
C
C

50
50
50

50

Communicabilit : 120 ans compter de la date de naissance de lemploy

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

Documents relatifs la paie : bulletins de salaire, heures


supplmentaires, avantages en nature
Indemnits ayant le caractre de dommages et intrts

5+E

NC

30 + E

NC

CONTROLES FINANCIERS
Commissaire aux comptes : rapports et pices annexes

Chambres rgionales des comptes ou de la Cour des comptes :


rapports et pices annexes

Commission nationale de campagne et des financements publics :


rapports et pices annexes

30 + E

NC

COMMUNICATION
Plaquette de prsentation de lassociation (1 exemplaire)
Journal de lassociation (1 collection)
Communiqus de presse
Affiches et des tracts (3 exemplaires)
Revue de presse

C
C
C
C
C

0
0
0
0
0

RELATIONS AVEC DAUTRES ASSOCIATIONS


Correspondance
Production en cas de publication, dexposition (3 exemplaires)
Rcompenses en cas de concours

C
C
C

0
0
0

IMPOTS
Avis dimposition aux impts commerciaux
Taxes : voir LOCAUX

Observations / rfrences des textes lgaux

Associations concernes : associations habilites recevoir des donations ou des


legs, associations para-administratives
Concerne associations cites ci-dessus. Ces contrles concernent en principe
plusieurs exercices (3 gnralement) et peuvent remonter jusqu 5 ans en arrire.
Texte de rfrence : Code des juridictions financires, dcret du 11 fvrier 1985,
article 38.
Concerne uniquement associations lies des partis politiques lors des
campagnes lectorales.
Texte de rfrence : loi 88-277 du 11 mars 1988.

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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ARCHIVES DASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS

Typologie de documents

DISSOLUTION
Dossier de lassemble gnrale extraordinaire de dissolution
Rcpiss de la prfecture
Dossier de fermeture des comptes
Dossier de rsiliation des contrats

Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /


Direction des Archives de France, Paris, La Documentation franaise, 2001.

Sort final

Communicabilit

C
C
C
C

0
0
0
0

Observations / rfrences des textes lgaux

Sort final : choix de conservation ou dlimination - (C : Conserver ; E : Eliminer).


Communicabilit recommande par les Archives municipales de Lyon : application des dlais rglementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable immdiatement , 50, 75, 100, : nombre dannes au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents liminables terme).
Lassociation peut toutefois faire un autre choix de communicabilit.
Archives municipales de Lyon

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FICHE MEMO
Association loi 1901

Une association loi 1901 doit remplir plusieurs conditions :

tre compose d'au moins deux personnes ;


doit avoir un autre but que de partager des bnfices. De plus, l'activit de l'association
ne doit pas enrichir directement ou indirectement l'un de ses membres.

Rgime juridique
Selon l'article premier de la loi du 1er juillet 1901 :
L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en
commun, d'une faon permanente, leurs connaissances ou leur activit dans un but
autre que de partager des bnfices. Elle est rgie, quant sa validit, par les principes
gnraux du droit applicable aux contrats et obligations.
La loi de 1901 dfinit en fait trs peu de choses. L'association est un contrat de droit priv.
Cette loi laisse aux crateurs et membres d'association la libert :

de s'organiser (dans le respect des lois en vigueur) ;


de choisir le but de l'association : pratiquement tous les domaines d'activit et de la vie
sociale sont possibles condition qu'ils soient licites ;
de dcider du mode d'organisation et des procdures internes de fonctionnement et de
les introduire dans les statuts, et ventuellement un rglement intrieur ;
de modifier aussi souvent que voulu ou ncessaire son but, son mode d'organisation et
son fonctionnement ;
de dclarer la cration de l'association, ou non, et d'en faire la publicit dans le Journal
officiel afin que l'association devienne une personne morale dote de capacit
juridique, ce qui lui donne :
o la possibilit d'accepter ou de crer diffrents moyens de financement de son
fonctionnement comme les cotisations de ses membres, les subventions de
l'tat ou des collectivits territoriales, les dons manuels, les aides provenant du
partenariat ou du mcnat,
o la possibilit de signer des actes juridiques (ouverture de compte bancaire,
souscription de contrats d'assurances, contrat de prestation de services),
o la possibilit d'employer des salaris,
o la possibilit d'agir en justice en tant que personne morale (assez strictement
encadre par diffrentes dispositions).

La capacit juridique d'une association ordinaire est dite rduite par rapport la pleine
capacit juridique des socits commerciales. Par exemple :

une association ne peut s'inscrire la chambre des mtiers ou la chambre du


commerce ;
ne peut pas obtenir un bail commercial ;
ne peut pas rpartir ses biens et bnfices entre ses membres et dirigeants ;
doit donner ses biens et son actif une autre personne (morale ou physique) lorsqu'elle
se dissout (interdiction de les rpartir entre les membres ou personnes ayant un lien
avec ceux ci ainsi qu' des parents ou relations proches) en dehors de la reprise des
apports.

Les personnes qui adhrent l'association peuvent tre des personnes physiques (individus)
ou bien des personnes morales. Il suffit du consentement chang entre deux personnes
(nombre minimal) pour crer une association. Pour certaines catgories d'associations, des
dispositions lgislatives ou rglementaires imposent un nombre plus lev.
Contrairement aux croyances, un mineur non mancip peut adhrer une association si cette
adhsion n'engage qu'une faible somme (de l'ordre de son argent de poche). Mais sa
responsabilit civile continue engager celle de ses parents ou des personnes ayant le pouvoir
parental.
Un mineur peut crer et administrer une association. Mais n'ayant pas la capacit d'effectuer
des actes juridiques, ceux-ci doivent alors tre raliss par un majeur ou par les personnes
dotes de la puissance parentale, qui engagent leur responsabilit civile.
Il existe une forme d'association pouvant tre cre et gre par des mineurs : les juniors
associations.

Qui sont les membres de l'association:


Les membres sont toutes les personnes physiques ou morales qui participent l'association.
On distingue plusieurs types de membres:

les membres fondateurs ou membre du bureau tiennent la direction gnrale de


l'association

Les membres actifs sont ceux qui entrent dans l'association moyennant une cotisation,
participent aux activits et peuvent bnficier des services et des prestations de
l'association

les membres adhrents paient une cotisation pour bnficier des services et prestations
offertes par l'association

les membres d'honneur et membres bienfaiteurs sont des distinctions honorifiques sans
pour autant avoir une prsence effective. Ils sont des appuis de srieux et d'intrt.

Les membres donateurs sont ceux qui font des dons, ils sont pour autant bienfaiteurs

Qu'est ce que le bureau?


C'est l'instance de direction de l'association, elle dtient le pouvoir dcisionnel; compose de
membres appels membre du bureau ou membre de droit et ils font aussi partie du Conseil
d'administration.
Il se compose d'au minimum deux personnes qualifies pour un ou deux mandats
-un prsident, dirigeant et reprsentant de l'association
Son mandat de droit: il reprsente de plein droit l'association devant la justice et dirige
l'administration
-un secrtaire, charg du fonctionnement administratif
Son mandat de droit: assure les tches adminstratives en gnral, la correspondance de
l'association, tablissant les comptes rendus, il est responsable de la tenue des registres et des
archives
-un trsorier, charg de la gestion financire
Son mandat de droit: il mne la gestion de l'association et tient la comptabilit, peroit les
versements, effectue les paiements et les placements, prpare le bilan annuel. Fait aussi la
prparation des comptes de l'association lors des Ags.
Ces membres de droit sont ventuellement accompagns d'adjoints. Les statuts dfinissent
l'tendue des pouvoirs, la dure des mandats et le mode de dsignation de chacun.

Qu'est ce que le conseil d'administration?


Il est compos de membres qui seront administrateurs, lus lors des assembles gnrales. Ce
sont les reprsentants de l'association dans tous les actes de la vie civile. Les membres de
droit ou membre du bureau peuvent en faire partie. Ils sont chargs d'assurer le bon
fonctionnement de l'association et l'application des dcisions prises lors des assembles
gnrales. Les statuts stipulent leurs nombres, la dure des mandats et leur mode de
renouvellement. Le conseil d'adminstration peut se runir plusieurs fois par an et il est
souhaitable d'tablir un procs-verbal lors des runions.

Qu'est ce que l'Assemble Gnrale?


L'assemble gnrale ordinaire se tient au moins une fois par an. C'est la runion de
l'ensemble des membres, les statuts ou un rglement intrieur dterminent le type de membres
appel aux AG, les droits de vote ventuels et stipulent les conditions ou dispositions diverses
tels que les convocations.
Les administrateurs y informent les adhrents de la gestion de l'association (bilan de l'anne
coule, budget prvisionnel de l'anne venir, etc) et les membres y sont invits voter et
dbattre des questions l'ordre du jour.
- L'objet des assembles:
- l'approbation ou la dsapprobation de la gestion de l'anne coule sur les activits ralises,
rsultat de l'exercice financier, sur prsentation d'un compte rendu des dirigeants
- Le vote d'un budget de l'anne venir
- le vote d'un rapport d'orientation contenant les projets de l'association pour l'anne venir et
les directives suivre pour les administrateurs.

Quels sont les livres juridiques tenir?


Le livre des assembles gnrales ou registre des assembles n'est pas obligatoire mais sa
tenue permettra d'apprcier le fonctionnement de l'association dans toutes ses dmarches
entreprises savoir: tenue des assembles rgulires, dressant les procs verbaux,
modifications statutaires de tout ordre. L'article 5 de la loi d 1er juillet 1901 prcise que les
modifications et changements seront, en outre, consigns sur un registre spcial qui devra tre
prsent aux autorits adminstratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en font la demande.

Obligations comptables de l'association:


La loi de 1901 ne prcise pas d'obligation ou de conditions quant la tenue d'une comptabilit
de l'association.
Cette libert est relative l'tendue de ses activits. Toutefois, suivre l'activit de
l'association, c'est tenir sa gestion avec soin qui, pour le moins, ncessitera une gestion
conomique rigoureuse.
Une association de petite taille n'ayant que peu de mouvements financiers peut tenir une
comptabilit manuelle partie simple (main courante).
Elle permet de suivre au fur et mesure de la vie de l'association, sa sant financire et de
prvoir, l'avance les besoins de financement pour la ralisation d'un projet, d'un achat, etc et
notamment les besoins de trsorerie (rglement des loyers, des charges sociales, des salaires,
etc)
L'association devra donc tenir une comptabilit par rapport ses activits et aux obligations
sociales, fiscales qui lui sont propres.
Les associations tenues d'tablir et de produire des comptes annuels (si subventions, salaris,
etc) doivent appliquer le nouveau plan comptable des associations.

Catgories d'associations
Il existe un grand nombre de catgories d'associations. Beaucoup de ces catgories font l'objet
de conditions particulires de cration, de fonctionnement ou d'adhsion imposes par des
textes lgislatifs ou rglementaires. Quelques exemples parmi ces catgories :

Les associations d'intrt gnral, qui garantissent certains critres : organisation


dmocratique, but non lucratif, activit conforme l'objet et aux statuts de
l'organisation ;
les associations reconnues d'utilit publique (articles 8 13 de la loi de 1901). Cette
qualit est attribue la personne morale par dcision du gouvernement aprs avis du
Conseil d'tat.
les associations sportives affilies des fdrations sportives agres. On distingue ces
fdrations sportives agres qui peuvent avoir dlgation de mission de service public
leur confiant l'tablissement des rgles techniques et dontologiques sous dlgation
du ministre de tutelle (gnralement Jeunesse et Sports). De telles rgles sont
transmises aux associations agres et rendues obligatoires aux professionnels
exerant toute activit rgie par la Fdration (initiations, encadrement, prparation
physique) ;
les associations de dfense de l'environnement et les associations de consommateurs ;
Les fdrations, gnralement composes d'associations et de personnes physiques.
L'appellation union est plutt rserve pour les regroupements de personnes
morales exclusivement.

Statuts

Les statuts, c'est le contrat qui lie les membres de l'association. Il a donc la mme force que
les autres contrats vis--vis du Code civil franais. Les statuts comportent obligatoirement :

le sige social, lieu o est consultable le registre spcial, relev des dcisions
importantes (choix des dirigeants, dlgations de pouvoirs) ;
le but, ou objet, de l'association ; les moyens mis en uvre (entre autres la collecte de
fonds) doivent servir atteindre ce but ;
d'une manire gnrale toutes les informations requises pour le dpt en prfecture.

Pour permettre un bon fonctionnement, les statuts doivent permettre le fonctionnement au


jour le jour, mais aussi la gestion de crise : dfinir qui a le pouvoir de dcision, qui peut
dissoudre l'association, comment rsoudre une situation de blocage, comment reprendre
l'association si personne ne s'en occupe pendant plusieurs annes, qui peut adhrer, comment
on perd sa qualit de membre L'association peut avoir un rglement interne, qui peut se
modifier plus facilement que les statuts et permet de s'adapter plus rapidement des situations
nouvelles.
La prfecture du dpartement o est domicilie l'association enregistre la cration de
l'association et les modifications de statuts, des membres dirigeants Mais elle n'a aucun
pouvoir de contrle.
Tout adhrent a le droit d'avoir un exemplaire des statuts, avant l'adhsion ou mme aprs.

Rgime fiscal
Le rgime fiscal des associations est un rgime de non lucrativit entranant l'exonration des
impts commerciaux (TVA, impt sur les socits, taxe professionnelle). Toutefois il existe
de nombreuses situations d'exception cette non imposition.
A priori, une association est but non lucratif. Mais son rgime fiscal peut tre requalifi par
l'administration fiscale, ou un tribunal, en association but lucratif. Elle perd alors ses
avantages fiscaux, se retrouve pratiquement avec les astreintes fiscales des socits
commerciales mais conserve le statut juridique d'association et donc la capacit juridique
restreinte.
S'il ne concurrence pas le secteur commercial et que sa gestion est dsintresse, l'organisme
n'est pas imposable.
S'il concurrence le secteur commercial, examiner si l'organisme exerce son activit selon des
modalits de gestion similaires celles des entreprises commerciales (chapitre premier section 2 - B). Pour cela, quatre lments doivent tre pris en compte, mais leur importance
dans l'apprciation de la commercialit n'est pas la mme. Ainsi, il convient d'tudier dans
l'ordre dcroissant : le Produit propos par l'organisme, le Public qui est vis, les
Prix qu'il pratique et la Publicit qu'il fait (rgle des 4 P ).

produits : les produits (biens ou services) ne sont pas disponibles auprs d'entreprises
lucratives ou le sont de faon non satisfaisante ;
public : les services ou les biens vendus doivent toucher un public qui ne peut
normalement pas obtenir le mme service ou bien, par exemple des personnes
indigentes, chmeurs, familles monoparentales ou personnes dpendantes ;
prix : les prix sont infrieurs ceux du march (mais on peut toujours invoquer un
motif de diffrenciation relle ou fictive de la prestation) ;
publicit : l'association n'a pas recours la publicit (La distinction entre publicit et
information du public expression en principe synonyme est relativement floue.).

Ce n'est que s'il exerce son activit selon des mthodes similaires celles des entreprises
commerciales, que l'organisme sera soumis aux impts commerciaux de droit commun.
Attention, les associations qui exercent leur activit au profit d'entreprises sont, dans tous les
cas, imposables sur les bnfices commerciaux.
Une association ayant un employ se voit automatiquement inscrite au registre Sirene (tenu
par l'Insee) par le Centre de formation des entreprises (CFE) des Impts, et se voit donc
attribuer un numro Siren ; les associations payant des impts ou recevant des subventions de
l'tat doivent demander cette inscription auprs du CFE. terme, il est probable que toutes
les associations reoivent un numro Siren en raison de la mise en place du fichier national
informatique Waldec.

Obligations dclaratives
Les obligations dclaratives sont relatives au rgisme fiscal de l'association et de ses activits.
Une association qui emploie du personnel est en principe redevable de la taxe sur les salaires
et de la participation la formation professionnelle continue. Lorsqu'une association emploie
des salaris, elle doit rpondre aux mmes obligations qu'un employeur dont les droits et les
devoirs sont dfinis par le code du travail. Outre l'emploi de salaris, l'association peut faire
appel des travailleurs indpendants rmunrs en honoraires.
Quelle que soit la situation fiscale des associations, des obligations communes leur
incombent:
-dclaration des honoraires, commissions, etc (les commissions, honoraires et vacations
verses un tiers doivent tre dclares ds ors qu'elle dpasse 75 par an et par bnficiaire)
-dclaration annuelle des salaires
-dclaration des droits d'auteurs

Pour les assurances (cf. fiche mmo Assurer son asso)


- Assurances responsabilits civiles
- Assurances activits
- Assurances activits exceptionnelles (soire, bal)
- Assurances spcifiques aux sports
- Assurances biens fonciers
-Assurances matriel

Les documents conserver


Que faire des documents qui s'entassent depuis plusieurs annes? Avant de faire le tri,
consulter le tableau ci-dessous:
A tout moment, vous pourriez tre amen en avoir besoin lors d'une rclamation ou un
contrle de l'administration: inspection du travail, fisc, etc
DELAI DE CONSERVATION

Documents

3 ans

Factures de tlphone, quittance de gaz et


d'lectricit
garanties
rcpisss d'envoi de lettre et de
recommands

6 ans

Dclaration de TVA, de taxe pro, de taxe sur


les salaires
certificat de travail, solde de tout compte,
bordereaux de dclaration de cotisations
sociales
quittance de loyer
contrat d'assurance (aprs expiration)

10 ans

Documents comptables
livre de paie, registre du personnel, bulletin
de paie
factures des travaux
reconnaissance de dettes commerciales
relevs bancaires et souches de chquiers
contrats commerciaux

Pendant toute la dure de vie de l'association Statuts, rcpisss des dclarations la


prfecture, rglement intrieur, extraits du
journal officiel
rapport des commissaires aux comptes
registre spcial obligatoire (modifications des
statuts, et changements d'adminsitrateurs)
procs verbaux des assembles gnrales et
des C.A., feuilles de prsence et de pouvoir
contrat de bail, titre de proprit et actes de
vente

Responsabilit juridique
L'association peut tre condamne en tant que personne morale, tant au niveau civil (paiement
de dommages-intrts) qu'au niveau pnal (paiement d'une amende, dissolution). Mme si un
dirigeant reprsente l'association au tribunal, c'est bien l'association elle-mme qui est
condamne. Mais les membres de l'association peuvent eux aussi tre condamns, par
exemple pour mauvaise gestion. Par ailleurs, une association peut se retourner contre un ou
plusieurs de ses membres, se dsolidariser d'eux, et demander ce que des adhrents soient
condamns la place de l'association. En ce qui concerne les dirigeants, leur responsabilit est
apprcie par le tribunal en fonction des faits ; ils peuvent ventuellement tre condamns
pour des actes faits par d'autres personnes (article 1384 du code civil : On est responsable non
seulement du dommage que l'on cause par son propre fait, mais encore de celui qui est caus
par le fait des personnes dont on doit rpondre, ou des choses que l'on a sous sa garde). La
notion de responsabilit est une notion complexe ; une association ne peut reprocher un de

ses membres d'avoir manqu ses fonctions (par exemple mauvaise gestion) que si cette
personne avait un mandat clair de la part de l'association (par exemple dcrit dans les statuts
ou bien dans une dcision du conseil d'administration) et si cette personne avait les moyens
(matriels, financiers, formation, exprience) pour mener bien son mandat.

Les subventions
Il faut faire une disctinction entre d'une part les subventions qui sont des aides publiques et
d'autre part le parrainage et le mcnat qui sont des aides prives.
Il n'y a pas de recette miracle pour obtenir des subventions. Toute aide reste l'apprciation
de l'organisme qui recevra votre demande au jug du contenu de votre projet.
Les collectivits locales (mairie, dpartement, rgions, ministres), les services dconcentrs
de l'tat, les organismes parapublics (caisse de retraites, etc) sont habilits verser des
subventions.
Les subventions peuvent tre financires ou en nature (prt de locaux, de matriel).
Avant d'adresser une demande de subvention une collectivit territoriale, il faut se
renseigner sur ses comptences
En ce qui concerne les demandes de subvention, suivant l'organisme, n'hsitez pas leur
demander un dossier type. La plupart des collectivits territoriales ont des dossiers types.
Pour le mcenat et le parrainage, il n'y en a pas. Il faut donc essayer de rendre votre dossier le
plus complet possible:
coordonnes exactes de l'association
statuts
renseignements concernant le bureau
personnel de l'association
comapgnie d'assurances
bailleur de l'association
activits de l'association
rcapitulatif des manifestations organises par l'association pendant l'anne coule
nouveaux projets avec rcapitulatif
bilan de l'anne coule
budget prvisionnel des projets

Associations en France
1) Association de loi 1901
1.1)

Ides reues
Contrairement ce qu'on entend souvent :

une association peut se composer de deux personnes seulement ;


une association n'est pas ncessairement dclare ;
il n'est pas obligatoire que l'association soit administre par un bureau et/ou
par un conseil d'administration ;
un mineur non-mancip peut adhrer une association et mme en crer
une.

2) Rgime juridique
Selon l'article premier de la loi du 1er juillet 1901 :
L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent
en commun, d'une faon permanente, leurs connaissances ou leur activit dans un
but autre que de partager des bnfices. Elle est rgie, quant sa validit, par les
principes gnraux du droit applicable aux contrats et obligations.
La loi de 1901 dfinit en fait trs peu de choses. L'association est un contrat de droit
priv.
Cette loi laisse aux crateurs et membres d'association :

la libert de s'organiser (dans le respect des lois en vigueur),


de choisir le but de l'association : pratiquement tous les domaines d'activit et
de la vie sociale sont possibles condition qu'ils soient licites ;
de dcider du mode d'organisation et des procdures internes de
fonctionnement et de les introduire dans les statuts, et ventuellement un
rglement intrieur ;
de modifier aussi souvent que voulu ou ncessaire son but, son mode
d'organisation et son fonctionnement ;
de dclarer la cration de l'association, ou non, et d'en faire la publicit dans
le Journal officiel afin que l'association devienne une personne morale dote
de capacit juridique, ce qui lui donne :

la possibilit d'accepter ou de crer diffrents moyens de financement


de son fonctionnement comme les cotisations de ses membres, les
subventions de l'tat ou des collectivits territoriales, les dons manuels,
les aides provenant du partenariat ou du mcnat

o
o

la possibilit de signer des actes juridiques (ouverture de compte


bancaire, souscription de contrats d'assurances, contrat de prestation
de services) ;
la possibilit d'employer des salaris.
la possibilit d'agir en justice en tant que personne morale (assez
strictement encadre par diffrentes dispositions).

Une association non dclare est une association de fait, sans personnalit morale
ni capacit juridique. C'est--dire que le regroupement de personnes dans un lieu
quelconque est autoris, ce qui n'est pas une vidence en soi (dans certaines
dictatures, le regroupement de plusieurs personnes est considr comme un atteinte
la sret de l'tat).
La capacit juridique d'une association ordinaire est dite rduite par rapport la
pleine capacit juridique des socits commerciales. Par exemple

une association ne peut s'inscrire la chambre des mtiers ou la chambre


du commerce;
obtenir un bail commercial;
rpartir ses biens et bnfices entre ses membres et dirigeants;
doit donner ses biens et son actif une autre personne (morale ou physique)
lorsqu'elle se dissout (interdiction de les rpartir entre les membres ou
personnes ayant un lien avec ceux ci ainsi qu' des parents ou relations
proches).

Les personnes qui adhrent l'association peuvent tre des personnes physiques
(individus) ou bien des personnes morales. Il suffit du consentement chang entre
deux personnes (nombre minimal) pour crer une association. Pour certaines
catgories d'associations, des dispositions lgislatives ou rglementaires imposent
un nombre plus lev.
Ce consentement n'est pas valable s'il est obtenu par erreur, violence ou dol (Code
civil article 1109 et suivants) :

erreur : cette erreur doit tenir dans le contenu objectif de la convention, par
exemple erreur sur l'objet de celle ci ;
violence : l'adhsion la convention ne peut tre obtenue par la force, la
menace ou le chantage ;
dol : manuvre destine cacher ou omettre certains aspect de la convention
d'association afin d'obtenir l'adhsion ; ce dernier risque est vit si
l'association fourni, avant son adhsion, les informations au candidat
l'adhsion (au minimum les statuts et le rglement intrieur s'il en existe un) et
si elle peut ultrieurement en apporter la preuve (ce qui ncessite que la
remise des documents se fasse contre dcharge signe par le candidat puis
archiv et conserve).

Contrairement aux croyances, un mineur non mancip peut adhrer une


association si cette adhsion n'engage qu'une faible somme (de l'ordre de son argent
de poche). Mais sa responsabilit civile continue engager celle des ses parents ou
des personnes ayant le pouvoir parental

Un mineur peut crer et administrer une association. Mais n'ayant pas la capacit
d'effectuer des actes juridiques, ceux-ci doivent alors tre raliss par un majeur ou
par les personnes dotes de la puissance parentale, qui engagent leur responsabilit
civile.
Il existe une forme d'association pouvant tre cre et gre par des mineurs : les
juniors associations. Il s'agit en fait d'une association nationale, cre par 5
fdrations ou associations uvrant pour les jeunes, et qui accorde son agrment et
son aide des associations composes de jeunes de 12 18 ans. Ces associations
sont en fait des sections de l'association nationale ayant une grande libert d'action
et de gestion.
Contrairement au droit local d'Alsace et de Moselle, aucune administration ou
organisme public n'a le pouvoir de contrler la dclaration de cration d'une
association. Cette dclaration, ainsi que les dclarations modificatrices, le sont sous
la responsabilit de ceux qui signent les documents. Le rcpiss dlivr par la
prfecture, ou la sous-prfecture, n'est que le constat de la prsence des lments
prvues par la loi et le dcret de 1901. Il n'attribue pas de valeur juridique prcise
ces dclarations.
3) Catgories d'associations
Il existe un grand nombre de catgories d'associations. Beaucoup de ces catgories
font l'objet de conditions particulires de cration, de fonctionnement ou d'adhsion
imposes par des textes lgislatifs ou rglementaires. Quelques exemples parmi ces
catgories :

les associations Reconnues d'Utilit Publique. Cette qualit est attribue la


personne morale par dcision du gouvernement aprs avis du Conseil d'Etat.
Il existerait actuellement moins de 4000 associations reconnues d'Utilit
Publique.
les associations sportives, et particulirement les fdrations sportives
agres, dont l'une a la dlgation de service public lui confiant
l'tablissement des rgles techniques ceux ci est rendue obligatoire aux
professionnels exerant cette activit);
les associations de dfense de l'environnement et les associations de
consommateurs;

Les fdrations sont gnralement composes d'associations et de personnes


physiques. L' appelation union est plutt rserve pour les regroupements de
personnes morales exclusivement.
4) Statuts
Les statuts, c'est le contrat qui lie les membres de l'association. Il a donc la mme
force que les autres contrats vis--vis du code civil (il doit notamment tre excut de
bonne foi, cf. art. 1134 du code civil). Les statuts comportent obligatoirement :

le sige social, lieu o est consultable le registre spcial, relev des


dcisions importantes (choix des dirigeants, dlgations de pouvoirs...)

le but, ou objet, de l'association ; les moyens mis en uvre (entre autres la


collecte de fonds) doivent servir atteindre ce but ;
d'une manire gnrale toutes les informations requises pour le dpt en
prfecture.

Il peut y avoir d'autres mentions obligatoires si l'association veut tre reconnue


d'utilit publique (les donateurs peuvent alors dduire une partie de leur dons de leur
dclaration de revenus, loi Coluche), si c'est une association sportive ou organisant
des activits de jeunesse, ou bien si l'association veut adhrer une fdration (voir
alors les statuts de la fdration).
Pour permettre un bon fonctionnement, les statuts doivent permettre le
fonctionnement au jour le jour, mais aussi la gestion de crise : dfinir qui a le pouvoir
de dcision, qui peut dissoudre l'association, comment rsoudre une situation de
blocage, comment reprendre l'association si personne ne s'en occupe pendant
plusieurs annes, qui peut adhrer, comment on perd sa qualit de membre...
L'association peut avoir un rglement interne, qui peut se modifier plus facilement
que les statuts et permet de s'adapter plus rapidement des situations nouvelles.
La prfecture du dpartement o est domicilie l'association enregistre la cration de
l'association et les modifications de statuts, des membres dirigeants... Mais elle n'a
aucun pouvoir de contrle. Elle propose parfois des statuts-type pouvant servir
d'inspiration pour la rdaction des statuts de l'association, mais les lments ne sont
en aucun cas obligatoires : il n'est pas obligatoire d'avoir un bureau, un conseil
d'administration, d'avoir un mode de dcision dmocratique...
Mme si par exprience ce sont les solutions les plus prennes, notamment en cas
de conflit au sein de l'association, ceci n'est nullement obligatoire. Notez que si une
personne dpose une modification de statuts, une liste de dirigeants ou un compterendu d'assemble gnrale la prfecture, celle-ci doit l'enregistrer mais n'a pas le
pouvoir de vrifier que la personne est habilite faire cet enregistrement ; en cas de
fraude, l'association doit donc avoir recours un tribunal, qui s'appuiera notamment
sur les statuts pour annuler l'enregistrement et le cas chant condamner
l'usurpateur.
Tout adhrent a le droit d'avoir un exemplaire des statuts, avant l'adhsion (on lit un
contrat avant de le signer...) ou mme aprs.
5) Rgime fiscal
Le rgime fiscal des associations est un rgime de non lucrativit entranant
l'exonration des impts commerciaux (TVA, impt sur les socits, taxe
professionnelle). Toutefois il existe de nombreuses situations d'exception cette non
imposition.
A priori, une association est but non lucratif. Mais son rgime fiscal peut tre
requalifi par l'administration fiscale, ou un tribunal, en association but lucratif. Elle
perd alors ses avantages fiscaux, se retrouve pratiquement avec les astreintes
fiscales des socits commerciales mais conserve le statut juridique d'association et
donc la capacit juridique restreinte.

La non-imposition est subordonne au fait que les activits payantes pouvant tre en
concurrence avec des entreprises prives doivent notamment respecter la rgle des
quatre P :

public : les services ou les biens vendus doivent toucher un public qui ne peut
normalement pas obtenir le mme service ou bien, par exemple des
personnes indigentes, chmeurs, familles monoparentales ou personnes
dpendantes ;
produits : les produits (biens ou services) ne sont pas disponibles auprs
d'entreprises prives ;
prix : les prix sont infrieurs ceux du march (mais on peut toujours invoquer
un motif de diffrenciation relle ou fictive de la prestation ;
publicit : l'association n'a pas recours la publicit (la distinction entre
publicit et information du public expression en principe synonyme ! est
pour le moins floue, cela dit)

Une association qui ne rpondrait pas cette rgle des 4 P se verrait requalifie par
l'administration fiscale d'organisme but lucratif, et aurait payer les mmes impts
que les socits. Certaines personnes (y compris dans des administrations charges
de conseiller les particuliers) croient tort que la constitution d'une association
permet de tester une activit avant de fonder une entreprise (l'association serait
donc un ballon d'essai ) ; cela est faux, l'association serait probablement soumise
aux mmes charges que les entreprises (donc aucun intrt financier), et l'entreprise
cre ultrieurement ne pourrait pas rcuprer de faon simple - lgalement l'activit de l'association (et notamment pas le matriel).
Une association ne fait pas de bnfice; elle a tout au plus un rsultat d'exploitation
positif. La diffrence importante est que celui-ci ne peut en aucun cas tre distribu
l'ensemble ou une partie de ses membres.
Les dons une association reconnue d'intrt gnral sont dductibles du revenu
imposable dans la limite d'un pourcentage de ce revenu fix par la loi fiscale de
chaque anne.
Une association ayant un employ se voient automatiquement inscrite au registre
Sirene (tenu par l'Insee) par le Centre de formation des entreprises (CFE) des
Impts, et se voient donc attribuer un numro Siren ; les associations payant des
impts ou recevant des subvention de l'tat doivent demander cette inscription
auprs du CFE. terme, il est probable que toutes les associations reoivent un
numro Siren en raison de la mise en place du fichier national informatique Waldec.
6) Responsabilit juridique
L'association peut tre condamne en tant que personne morale, tant au niveau civil
(paiement de dommages-intrts) qu'au niveau pnal (paiement d'une amende,
dissolution). Mme si un dirigeant reprsente l'association au tribunal, c'est bien
l'association elle-mme qui est condamne. Mais les membres de l'association
peuvent eux aussi tre condamns, par exemple pour mauvaise gestion. Par ailleurs,
une association peut se retourner contre un ou plusieurs de ses membres, se
dsolidariser d'eux, et demander ce que des adhrents soient condamn la place

de l'association. En ce qui concerne les dirigeants, leur responsabilit est apprcie


par le tribunal en fonction des faits ; ils peuvent ventuellement tre condamn pour
des actes faits par d'autres personnes (article 1384 du code civil : On est
responsable non seulement du dommage que l'on cause par son propre fait, mais
encore de celui qui est caus par le fait des personnes dont on doit rpondre, ou des
choses que l'on a sous sa garde). La notion de responsabilit est une notion
complexe ; une association ne peut reprocher un de ses membres d'avoir manqu
ses fonctions (par exemple mauvaise gestion) que si cette personne avait un
mandat clair de la part de l'association (par exemple dcrit dans les statuts ou bien
dans une dcision du conseil d'administration) et si cette personne avait les moyens
(matriels, financiers, formation, exprience) pour mener bien son mandat.
Bien sr, dans tous les cas, chaque adhrent (responsable de l'association ou pas)
doit rpondre de ses propres actes selon l'article L121-1 du code pnal (Nul n'est
responsable pnalement que de son propre fait) et des articles du code civil 1382
(Tout fait quelconque de l'homme, qui cause autrui un dommage, oblige celui par la
faute duquel il est arriv, le rparer) et 1383 (Chacun est responsable du dommage
qu'il a caus non seulement par son fait, mais encore par sa ngligence ou par son
imprudence).
7) Extrait du texte de la loi de 1901
Article 1
L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes
mettent en commun d'une faon permanente leurs connaissances ou leur
activit dans un but autre que de partager des bnfices. Elle est rgie quant
sa validit, par les principes gnraux du droit applicable aux contrats et
obligations.
Article 2
Les associations de personnes pourront se former librement sans autorisation
ni dclaration pralable, mais elles ne jouiront de la capacit juridique que si
elles se sont conformes aux dispositions de l'article 5.
Article 3
Toute association fonde sur une cause ou en vue d'un objet illicite, contraire
aux lois, aux bonnes murs, ou qui aurait pour but de porter atteinte
l'intgrit du territoire national et la forme rpublicaine du Gouvernement est
nulle et de nul effet.
Article 4
Tout membre d'une association qui n'est pas forme pour un temps dtermin
peut s'en retirer en tout temps, aprs paiement des cotisations chues et de
l'anne courante, nonobstant toute clause contraire.
Article 5
Toute association qui voudra obtenir la capacit juridique prvue par l'article 6
devra tre rendue publique par les soins de ses fondateurs.

Fiche pratique

CREATION DUNE STRUCTURE DUTILITE SOCIALE // CHOISIR LA FORME JURIDIQUE

ASSOCIATION LOI 1901


L'association de loi 1901 est, selon larticle 1er,
une convention par laquelle deux ou
plusieurs personnes mettent en commun, dune
faon permanente, leurs connaissances ou leur
activit, dans un but autre que de partager des
bnfices .
L'association de loi 1901 repose sur deux principes
gnraux :
La libert dassociation
Chacun est libre de crer une association et de
sen retirer.
La libert de contrat
Chaque association est libre dorganiser son
fonctionnement comme elle lentend.
Trois lments constituent l'association :
L'accord contractuel
Un accord contractuel est labor. Il relve du droit
civil. Il doit avoir une cause licite.
La mise en commun
Tout comme dans le cadre du droit des socits,
un apport est mis en commun. Dans le cas dune
association, il sagit dun apport en connaissance et
non en capital social.
Le but dsintress
Il est interdit de partager les bnfices dune
association. Le non-partage caractrise le but non
lucratif dune association. Sil est interdit de
redistribuer les bnfices, il nest nanmoins pas
interdit den gnrer.

Fondements juridiques
Le droit des associations est rgi par le code civil et
se soumet au droit des contrats. En effet, une
association est un contrat de droit priv. Son objet doit
tre licite.
Il existe des associations de droit public, cres
en application dune loi pour exercer une mission
de service public. Dans ce cas de figure, les
recours contre leurs dcisions se font auprs du
tribunal administratif.
Une association ayant son sige social dans le
dpartement du Bas-Rhin, du Haut-Rhin ou de
Moselle ne relve pas de la loi du 1er juillet 1901
mais du droit civil local de 1908 (articles 21 79III). On parle alors d'association loi 1908,
d'association de droit local ou d'associations
d'Alsace-Moselle.
Il est possible de ne pas dclarer lassociation. Il sagit
alors dune association de fait.
Le fait de dclarer lassociation auprs de la
prfecture et de demander une publication dans le
journal officiel lui permet de devenir une personne
morale. Elle est dote dune capacit juridique,
cependant restreinte aux actes ncessaires la
ralisation de lobjet. Elle peut ainsi :
employer des salaris ;
accepter des moyens pour financer son
fonctionnement (cotisation des membres,
subventions, etc.) ;
possder un patrimoine ;
signer des actes juridiques (compte bancaire,
assurance, prestation de service, etc.) ;
agir en justice ;
raliser, titre exceptionnel, des actes de commerce.

ASSOCIATION LOI 1901

Cependant, contrairement une socit commerciale,


elle ne peut pas sinscrire la chambre des mtiers ou
la chambre du commerce. Elle na pas de
possibilit de rpartir les bnfices entre ses
membres.
Une association dclare peut largir sa capacit
juridique en changeant de catgorie. Il existe en effet
de nombreuses catgories dassociations (association
dintrt gnral, association reconnue dutilit publique,
association agre, association habilite, etc.). Tout
changement fait cependant lobjet de conditions
particulires (cration, fonctionnement, adhsion)
imposes par des textes lgislatifs ou rglementaires.

Organisation de la gouvernance
Un des principes de lassociation est la libert de choix
quant au mode de gestion. Si lassociation est dclare,
les membres doivent rdiger des statuts. Il sagit du
contrat qui lie les membres de lassociation. Les statuts
ont force de loi pour les membres de l'association.
Seuls trois lments doivent imprativement figurer
dans les statuts : le nom de lassociation, son objet et
son adresse. Au-del, la rdaction du document est
la libre initiative des membres. Afin que lassociation
puisse fonctionner, il est nanmoins prfrable d'y
apporter dautres prcisions : fonctionnement de la
gouvernance, dfinition de lorganisation, modalits
dadhsion
On peut se contenter d'tablir dans les statuts des
principes de fonctionnement. Les points de dtail
peuvent tre prciss dans un rglement intrieur
qui pourrait se modifier plus facilement afin de
permettre une adaptation des nouvelles
situations.
Une association compte deux membres au
minimum. Ceux-ci peuvent tre des personnes
physiques ou morales.
La dnomination des participants est laisse la
discrtion des rdacteurs des statuts. Sils sont
gnralement appels membres ou adhrents
tout type de dnomination est permise, mme les
plus farfelues.

ses conditions dadhsion tout en respectant le principe


de non-discrimination.
En devenant membre de lassociation, on acquiert
des droits mais galement des obligations. Le nonrespect des obligations, si les statuts le prcisent, peut
entraner lexclusion. Lassociation peut demander
ses membres de payer une cotisation. Le montant de
celle-ci est dfinitivement acquis lassociation. Il est
possible de crer des catgories de membres qui auront
des droits et des obligations diffrents.
Mme si ce mode de gouvernance est courant, la loi
noblige pas ce que la gouvernance dune
association soit structure de manire hirarchise
(ex : prsident, secrtaire, trsorier). Une association na
pas lobligation de se doter dun bureau ou dun conseil
dadministration, ou dune assemble gnrale. Il nest
pas prcis que les dcisions se prennent selon la rgle
une personne, une voix .
La loi napportant pas les dfinitions des fonctions
cls dans la gouvernance, il est recommand de
les prciser dans les statuts. Par exemple, si les
statuts ne le spcifient pas, un prsident
dassociation na pas le pouvoir de reprsenter
lassociation en justice sans mandat spcifique.
Si la loi ne la rend pas obligatoire, linstauration
dune assemble gnrale (AG) est fortement
recommande. Elle savre tre un prrequis
lobtention de subventions et est obligatoire pour
certaines catgories dassociations.
Gnralement, cest par son intermdiaire que la
volont de lassociation sexprime. Elle est
communment compose de lensemble des
membres de lassociation. Souvent annuelle,
lassemble gnrale ordinaire examine lactivit,
le bilan de lanne coule, le budget prvisionnel
pour lanne venir, dsigne les dirigeants. Les
statuts peuvent prvoir galement la tenue dAG
extraordinaires, convoques nimporte quel
moment de lanne pour statuer sur des questions
urgentes et essentielles (changement de statuts,
nouvelles orientations, dcisions financires
importantes, dissolution, etc.).

Comme pour tout contrat, prendre part une association


ncessite un consentement mutuel. En effet, personne
ne peut tre oblig dadhrer une association et
inversement une association nest pas oblige
daccepter des membres. Lassociation fixe librement
Avise Dcembre 2014 - Tous droits rservs

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ASSOCIATION LOI 1901

Place des dirigeants

Ressources financires

Une association dclare doit avoir un responsable


lgal et tre administre. Les dirigeants sont dsigns
selon les modalits prvues dans les statuts.

Il existe plusieurs sources possibles de financement


pour une association :

En cas de manquement, la responsabilit civile des


dirigeants peut tre remise en cause. Cependant,
celle-ci est apprcie par le tribunal en fonction des
faits. Il nest pas possible de reprocher un membre
davoir manqu ses fonctions si cette personne navait
pas de mandat clairement dfini ou sil navait pas les
moyens de le mener bien.
Si la loi ne linterdit pas, sauf pour certaines
catgories dassociations, rmunrer les dirigeants
dune association au titre de leur mandat social peut
avoir certaines consquences. Cela peut remettre en
question loctroi de subventions ou dagrments mais
galement le caractre dsintress de la gestion de
lassociation et donc son rgime fiscal particulier. La
rmunration verse aux dirigeants d'associations
loi 1901 doit respecter certaines limites. Il existe deux
types de plafonds fiscaux diffrents :
rmunration dans la limite des trois quarts du SMIC
annuel brut ;
ou
rmunration dans la limite de trois fois un plafond
annuel dfini par la scurit sociale. Ce plafond ne
peut sappliquer que si lassociation dispose dun
montant minimal de ressources propres, calcul sur
la moyenne des ressources perues (hors
subventions publiques), au cours des trois derniers
exercices savoir 200 k pour pouvoir rmunrer un
dirigeant, 500 k pour deux dirigeants et 1 M pour
trois dirigeants.

Limitation de la lucrativit
L'article premier de la loi du 1er juillet 1901 interdit
le partage des bnfices raliss par une
association entre ses membres. Il nest cependant
pas interdit pour lassociation de gnrer des bnfices.
Une association na pas de capital social. Les
membres effectuant des apports en nature peuvent
nanmoins en demander la restitution la dissolution de
lassociation, sils ont pris la prcaution, lors de la
constitution de celle-ci, de faire enregistrer leur acte
dapport aux services des impts. En cas de liquidation
de lassociation, le potentiel actif restant ne peut pas
tre attribu aux membres. Les statuts de lassociation
ou lassemble gnrale peuvent prvoir qui revient ce
boni de liquidation.
Avise Dcembre 2014 - Tous droits rservs

Les subventions aux associations


Les subventions sont gnralement octroyes par les
collectivits publiques. Lassociation doit dmontrer le
bien-fond de son projet et doit pouvoir justifier de la
bonne utilisation des fonds a postriori. Si le projet
subventionn rpond une demande prcise de la
collectivit, il sagit dune commande publique. La
collectivit doit alors passer par un appel doffres.
Les dons, donations et legs
Les dons, donations et legs doivent tre totalement
dsintresss et ne correspondre aucune contrepartie.
Ils sont intgrs dans le patrimoine de l'association de
faon irrversible. Les dons spontans peuvent
permettre au donateur de bnficier dune dduction
fiscale sous certaines conditions. Les dons sollicits
(qute sur la voie publique l'chelon local, appel la
gnrosit publique l'chelon national, manifestations
de bienfaisance, souscriptions) sont possibles mais
encadrs. Les actes de donation et de legs impliquent,
eux, ncessairement des actes notaris. Seules
certaines catgories dassociations loi 1901, comme les
associations reconnues dutilit publique, peuvent en
recevoir. Le mcnat, sapparente un don. Il sagit dun
soutien matriel direct apport sans contrepartie par un
particulier ou une entreprise.
Les recettes propres aux associations
Pour se financer, lassociation peut exiger une cotisation
auprs de ses membres. Celle-ci ne doit pas donner lieu
une contrepartie. Les associations peuvent galement
exercer des activits lucratives sous rserve de les avoir
prvues dans les statuts. Les bnfices sont
susceptibles dtre assujettis aux impts commerciaux,
sous certaines conditions. Le sponsoring, contrairement
au mcnat, est considr comme une activit lucrative.
Les fondations et appels projets
Les associations peuvent galement rpondre des
concours ou des appels projet. Elles peuvent
trouver des financements auprs de fondations
(fondations reconnues dutilit publique, fondation
dentreprise, fonds de dotation) en fonction de la cause
quelles soutiennent. Une association peut elle-mme
crer un fonds de dotation pour diversifier ses
financements. Il est possible galement de crer un
fonds mutualis avec dautres associations pour obtenir
une plus grande visibilit auprs des mcnes.

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ASSOCIATION LOI 1901

Rgime fiscal

Modalits de cration

Les associations sont soumises un rgime fiscal


particulier leur permettant une exonration des
impts commerciaux (TVA, Impts sur les socits,
Contribution conomique territoriale), lexception des
revenus patrimoniaux. Elles peuvent bnficier dun
abattement spcial sur la taxe sur les salaires

Cette partie concerne les associations dclares :

Seules les associations dpassant un seuil de


60 000 euros de recettes lucratives annuelles sont
assujetties aux impts commerciaux. La nature
lucrative est reconnue si la gestion de lassociation
nest pas dsintresse ou si lactivit entre en
concurrence avec les entreprises commerciales
dans des conditions similaires dexercice.
Le caractre dsintress de la gestion dune
association sapprcie selon trois conditions
cumulatives :
la gestion et ladministration titre bnvole (ou
rmunration plafonne)
labsence de partage des bnfices
la non-distribution de lactif
La situation de concurrence sapprcie par rapport des
entreprises ou organismes lucratifs exerant la mme
activit sur la mme zone gographique. Les conditions
similaires dexercice sont, elles, examines selon la
rgle des 4 P (produit quelle propose, public cible, prix
pratiqu, publicit faite).
Sectoriser ou filialiser (cration dune filiale
commerciale) les activits en fonction de leur
nature lucrative peut permettre de limiter
lexposition la fiscalisation (taxation des seules
activits lucratives au lieu de lensemble des
activits).
Le caractre lucratif est galement reconnu pour
toute activit exerce au profit dune entreprise.

La dclaration est effectue en ligne ou par courrier


adress la prfecture ou sous-prfecture du sige
social de lassociation. Elle doit comporter :
le nom de lassociation
lobjet
ladresse du sige social
ltat civil des personnes charges de ladministration
une attestation justifiant de ltablissement du sige
social
exemplaire des statuts dats et signs
une demande dinsertion au journal officiel (JO)
Ladministration na pas de pouvoir discrtionnaire lors
de la dclaration. Elle remet un rcpiss de dclaration
constitutive. Elle a ensuite un mois pour publier la
dclaration au JO. La capacit juridique de lassociation
devient alors fonctionnelle.
O se renseigner sur cette forme juridique ?
Association Mode dEmploi est un portail d'aide aux
associations et responsables d'association loi 1901.
www.ame1901.fr
Le gouvernement franais a mis en place un portail en
direction des associations.
http://www.associations.gouv.fr/

Textes de loi de rfrence


Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat
d'association.
Instruction n170 du 15 septembre 1998 - DGI
Instruction fiscale du 18 dcembre 2006 sur les
organismes sans but lucratif

Avantages de cette forme juridique


La notion de lucrativit tant soumise
interprtation, il est possible dinterroger
ladministration fiscale, via la procdure dite de
rescrit fiscal. Si celle dernire nest pas
obligatoire, elle permet de connatre la position de
ladministration fiscale au regard de la situation de
lassociation. La rponse a valeur dengagement
de ladministration.

Avise Dcembre 2014 - Tous droits rservs

Libert de fonctionnement
Simplicit de constitution
Sappuie sur un collectif fort avec recours au
bnvolat
Permet dassocier des mineurs
Peut recevoir, sous certaines conditions, des dons,
legs subventions
Compatibilit avec les financements publics

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Association loi 1901


Rgime juridique

Ides reues
Contrairement ce qu'on entend souvent :

une association peut ntre compose que de


deux personnes ;
une association n'est pas ncessairement
dclare ;
il n'est pas obligatoire que l'association soit
administre par un bureau ou par un conseil
d'administration ;
une association peut gnrer des bnfices,
mais la finalit de ces bnfices est rglemente
- une association na pas obligation davoir une
structure hirarchise :(prsident/trsorier/secrtaire)

Rgime juridique

Selon l'article premier de la loi du 1er juillet


1901 :
L'association est la convention par laquelle deux ou
plusieurs personnes mettent en commun, d'une faon
permanente, leurs connaissances ou leur activit dans
un but autre que de partager des bnfices. Elle est
rgie, quant sa validit, par les principes gnraux
du droit applicable aux contrats et obligations.

La loi de 1901 dfinit en fait trs peu de choses.


L'association est un contrat de droit priv.

Rgime juridique - suite

Les personnes qui adhrent l'association peuvent tre des personnes


physiques (individus) ou bien des personnes morales. Il suffit du
consentement chang entre deux personnes (nombre minimal) pour
crer une association. Pour certaines catgories d'associations, des
dispositions lgislatives ou rglementaires imposent un nombre plus
lev.
Ce consentement n'est pas valable s'il est obtenu par erreur,
violence ou dol (Code civil franais article 1109 et suivants) :
erreur : cette erreur doit tenir dans le contenu objectif de la convention,
par exemple erreur sur l'objet de celle ci ;
violence : l'adhsion la convention ne peut tre obtenue par la force, la
menace ou le chantage ;
dol : manuvre destine cacher ou omettre certains aspect de la
convention d'association afin d'obtenir l'adhsion ; ce dernier risque est
vit si l'association fournit, avant son adhsion, les informations au
candidat l'adhsion (au minimum les statuts et le rglement intrieur
s'il en existe un) et si elle peut ultrieurement en apporter la preuve (ce
qui ncessite que la remise des documents se fasse contre dcharge
signe par le candidat puis archiv et conserve).

Une grande libert dorganisation


la libert de s'organiser (dans le respect des lois
en vigueur),
de choisir le but de l'association : pratiquement
tous les domaines d'activit et de la vie sociale
sont possibles condition qu'ils soient licites ;
de dcider du mode d'organisation et des
procdures internes de fonctionnement et de les
introduire dans les statuts, et ventuellement
dans un rglement intrieur ;
de modifier aussi souvent que voulu ou
ncessaire son but, son mode d'organisation et
son fonctionnement ;

Libert dorganisation - suite

de dclarer la cration de l'association, ou non, et d'en faire


la publicit dans le Journal officiel afin que l'association
devienne une personne morale dote de capacit juridique,
ce qui lui donne :
la possibilit d'accepter ou de crer diffrents moyens de
financement de son fonctionnement comme les cotisations
de ses membres, les subventions de l'tat ou des
collectivits territoriales, les dons manuels, les aides
provenant du partenariat ou du mcnat
la possibilit de signer des actes juridiques (ouverture de
compte bancaire, souscription de contrats d'assurances,
contrat de prestation de services) ;
la possibilit d'employer des salaris.
la possibilit d'agir en justice en tant que personne morale

Les statuts
Les statuts sont obligatoires et ont force
de loi : seuls les statuts dfinissent le
fonctionnement de lassociation
La loi 1901 nimpose pas de statuts types
obligatoires
Seules trois informations doivent
imprativement figurer dans les statuts :
le titre, lobjet et le sige social

Les litiges
Comme dans tout contrat, les litiges se
rglent devant le juge du tribunal de
grande instance gographiquement
comptent.
Selon lart. 1315 du Code civil, celui qui
rclame lexcution dune obligation doit la
prouver
Autrement dit : la charge de la preuve
pse sur le demandeur

LA GESTION ORGANIQUE DUNE ASSOCIATION

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Tl. 04 72 85 63 45 fax 04 72 85 63 49 email contact@clymats.com
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SOMMAIRE

1.

INTRODUCTION............................................................................................................................................................................................. 4
1.1.

2.

LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901 .............................................................................................................................................................. 4

LES ACTEURS DE LASSOCIATION ......................................................................................................................................................... 5


2.1.
LES ADHERENTS ......................................................................................................................................................................................... 5
2.2.
LE BENEVOLE ............................................................................................................................................................................................. 5
2.2.1.
Les caractristiques dun bnvole .................................................................................................................................................. 5
2.2.2.
Les obligations dun bnvole .......................................................................................................................................................... 5
2.3.
LE SALARIE ................................................................................................................................................................................................. 5
2.3.1.
Les caractristiques du salari ........................................................................................................................................................ 5
2.3.2.
Les obligations de salari ................................................................................................................................................................ 5

3.

REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS ..................................................................................................................................... 5


3.1.
3.2.

4.

LE REGLEMENT INTERIEUR..................................................................................................................................................................... 7
4.1.

5.

CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR ......................................................................................................................................................... 7

LES ORGANES DE DIRECTION DUNE ASSOCIATION ....................................................................................................................... 8


5.1.
5.2.
5.3.
5.4.

6.

CONTENU DES STATUTS .............................................................................................................................................................................. 5


LA MODIFICATION DES STATUTS ................................................................................................................................................................. 6

LASSEMBLEE GENERALE ........................................................................................................................................................................... 8


LE CONSEIL DADMINISTRATION ................................................................................................................................................................. 9
LE BUREAU ................................................................................................................................................................................................. 9
LA SECTION ............................................................................................................................................................................................... 10

CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE GENERALE ...................................................................................................... 10


6.1.
6.2.
6.3.
6.4.

LES FORMALITES PRECEDANT LASSEMBLEE GENERALE : ......................................................................................................................... 10


LA TENUE DE LASSEMBLEE GENERALE ................................................................................................................................................... 11
LE DEROULEMENT DE LASSEMBLEE GENERALE ....................................................................................................................................... 12
LE PROCES VERBAL................................................................................................................................................................................... 14

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7.

LES REGISTRES OBLIGATOIRES ........................................................................................................................................................... 14


7.1.
DROIT DU TRAVAIL ................................................................................................................................................................................... 14
7.1.1.
Registre unique du personnel ......................................................................................................................................................... 14
7.1.2.
Document unique dvaluation des risques professionnels ........................................................................................................... 14
7.2.
COMPTABILITE ......................................................................................................................................................................................... 15
7.2.1.
Livre Journal .................................................................................................................................................................................. 15
7.2.2.
Grand Livre .................................................................................................................................................................................... 15
7.2.3.
Livre dinventaire ........................................................................................................................................................................... 15
7.2.4.
Le Plan Comptable Associatif ........................................................................................................................................................ 15
7.3.
JURIDIQUE ................................................................................................................................................................................................ 16
7.3.1.
Registre Spcial .............................................................................................................................................................................. 16
7.3.2.
Registre des dlibrations .............................................................................................................................................................. 17
7.4.
FICHIER DES ADHERENTS .......................................................................................................................................................................... 18
7.4.1.
Informatique ou papier ?................................................................................................................................................................ 19
7.4.2.
Fichiers informatiss : la dclaration simpose ............................................................................................................................. 19
7.4.3.
Prsentation du fichier ................................................................................................................................................................... 21
7.4.4.
La collecte des informations .......................................................................................................................................................... 22

8.

QUESTIONS DIVERSES .............................................................................................................................................................................. 23


8.1.
8.2.

ADHESIONS / COTISATIONS, QUELLE DISTINCTION .................................................................................................................................... 23


TOUT LE MONDE PEUT-IL ADHERER ET COMMENT ? .................................................................................................................................. 24

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1.

Les diffrents types dassociations

INTRODUCTION

La loi de 1901 en donne trois :

1.1.

LES FONDEMENTS DE LA LOI 1901

Les associations non dclares

La Loi de 1901 dfinit lassociation comme "la convention par laquelle deux ou

plusieurs personnes mettent en commun, dune faon permanente, leurs


connaissances ou leur activit dans un but autre que de partager des
bnfices".

La formation dune association est, donc, domine par un principe de libert.


Chacun peut, librement, avec un tiers consentant, constituer une association. En
outre, une grande libert est laisse lassociation pour rdiger ses statuts.
Les caractristiques principales sont :
lassociation est une convention, un contrat de droit priv entre
adhrents.
Le texte de rfrence, ce sont les statuts ;

Rien noblige les dirigeants dune association procder aux formalits de dclaration
la prfecture. Des associations non dclares peuvent exister. Cependant,
lassociation na pas de capacit juridique et agit sous la responsabilit personnelle
de chacun de ses membres.
Les associations dclares
Cest la structure la plus courante. Plus de un million six cent mille associations ont
t dclares en France depuis 1901. Le simple fait de dclarer une association cre
une personnalit morale et permet dacqurir une capacit juridique. Elle peut alors :
-

pas dobligation de dclarer lassociation, mais dans ce cas, pas de


capacit juridique ;
lassociation est un groupement permanent, cest dire que mme si les
membres changent, lassociation poursuit son fonctionnement (les contrats
restent valides, on ne rcrit pas tous les contrats) ;
non lucrativit : lobjet principal de lassociation nest pas la recherche du
profit ;
non partage des bnfices : les gains que lassociation ralise ne doivent
pas permettre lenrichissement personnel de ses membres, ni pendant la
vie de lassociation, ni la dissolution ;

Exercer une action en justice, tant en demande quen dfense,


Recevoir des cotisations, des dons, des subventions,
Acheter, possder, administrer des biens, ds lors que ces biens servent
directement lobjet social de lassociation,
Sengager par contrat : convention, affiliation, contrat de travail pour le
personnel, ouverture dun compte en banque, emprunt, contrat
dassurance...
les associations reconnues dutilit publique

Lagrment de reconnaissance dutilit publique sobtient aprs une procdure assez


longue et ne concerne que quelques "grandes associations" qui doivent faire preuve
de leur capacit remplir une mission dintrt gnral. On en dnombre un peu plus
de deux mille en France actuellement. Il faut quelles appliquent des statuts types et
les conditions remplir sont trs strictes. Leur principal avantage, outre la notorit,
sont de pouvoir recevoir des legs.

lobjet est sans limite : libert totale de lobjet associatif, sauf porter
atteinte lordre public et tre contraire aux bonnes murs ;
lassociation dclare obtient le statut de personne morale lors de la parution
au Journal Officiel.

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2.

2.3.

LES ACTEURS DE LASSOCIATION

Il exerce son activit dans les conditions gnrales de larticle L.311-2 du code de la
Scurit Sociale. Le salari est soumis un lien de subordination, il ne supporte
aucune forme de risque conomique, il bnficie dune convention sociale et
peroit un salaire en lien avec les conventions collectives.

Les acteurs dune association sont au nombre de trois :


Les adhrents,
Les bnvoles,
Les salaris.

2.1.

2.3.1.

LES ADHERENTS

Un adhrent adhre la vocation de lassociation ainsi il paye sa cotisation


chaque anne. Il a un devoir moral auprs de lassociation, il se doit de participer
la vie associative. Il a le droit sil le souhaite de devenir administrateur.

2.2.

Le bnvole est une personne qui adhre la vocation de lassociation ainsi il


sengage librement pour mener bien une action non salariale en direction
dautrui. Le bnvole ralise ses actions en dehors de son temps professionnel et
familial. Le bnvole agit sans obligation et titre gracieux.

Le salari peroit un salaire pour son travail rendu, il peut tre sanctionn car il a
une hirarchie officielle, il bnficie dune couverture sociale et son employeur
est son conseil dadministration.

2.3.2.

3.

LES OBLIGATIONS DE SALARIE

REDACTION ET CONFORMITE DES STATUTS

LES CARACTERISTIQUES DUN BENEVOLE

Le bnvole nest pas soumis aux sanctions car il na pas de hirarchie officielle,
il ne peroit pas de salaire, ne bnficie pas de couverture, il na pas dhoraire et
ne bnficie pas dun plan de carrire.

2.2.2.

LES CARACTERISTIQUES DU SALARIE

Le salari se doit daccepter son lien de subordination avec sa hirarchie, il a des


horaires et il se doit de les respecter. Il doit excuter consciensement son travail.
Il a lobligation de loyaut et de respect envers son employeur.

LE BENEVOLE

2.2.1.

LE SALARIE

LES OBLIGATIONS DUN BENEVOLE

Le bnvole a tout de mme des obligations respecter.


Le bnvole se doit de respecter les statuts de lassociation ainsi que son
rglement intrieur. Il doit payer sa cotisation chaque anne. Le bnvole doit
respecter les normes de scurit dans son activit.

3.1.

CONTENU DES STATUTS

La premire fonction des statuts est daffirmer la raison dtre de lassociation. La


deuxime, cest de rguler le fonctionnement de lassociation : en cas de
dsaccords, voire de conflits, cest le texte de rfrence qui doit permettre de dpasser
ces difficults. Chaque association a un objet, un but qui leur sont propres. Et seuls
des statuts propres cette association peuvent fournir des rgles adquates de
fonctionnement

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En principe, le contenu des statuts est totalement libre, la loi 1901 nimpose que
les articles suivants : titre, buts et sige social. Mais sur le fond ils doivent :
rappeler lobjet de lassociation,
prciser les moyens daction de lassociation,
indiquer les diffrentes catgories de ses membres,
faire tat du versement des cotisations,
respecter la libert dadhsion et de retrait,
prvoir llection des administrateurs par lassemble des membres
composant le groupement.

Les statuts-types ntant quun guide de rdaction, il est recommand de ne pas se


contenter de les reproduire, mais de les rdiger en fonction des besoins de
lassociation.
Les statuts peuvent tre courts ou longs :
trop brefs, ils risquent de laisser la porte ouverte des contestations,
trop prcis, ils obligent procder des modifications statutaires trop
frquentes.
Aussi, il est conseill de ny faire figurer que les grands traits de lassociation, et
de renvoyer pour le reste, un rglement intrieur plus aisment modifiable.

les modifications apportes aux statuts,


les nouveaux tablissements fonds,
les changements dadresse du sige social.
La dclaration est tablie par crit, sur papier libre, et signe par le Prsident et le
Secrtaire.
Doivent tre annexs la dclaration :
deux exemplaires des nouveaux statuts,
un extrait du procs-verbal.
Les associations ont trois mois pour faire connatre les modifications apportes
leurs statuts. Elles ne sont pas tenues de les insrer au Journal Officiel.
Lautorit administrative doit dlivrer un rcpiss de cette dclaration ds lors
quelle est accompagne des pices requises.
Les modifications apportes aux statuts doivent tre consignes sur un registre
spcial cot et paraph, qui doit tre tenu au sige du groupement, aussi
longtemps que lassociation existe.
Sont sanctionns dune amende de 1.500,00 au plus, les personnes charges de
ladministration ou de la direction de lassociation, pour :

Cf statuts comments en annexe

3.2.

Doivent tre dclars :

LA MODIFICATION DES STATUTS

Les statuts fixent librement les conditions dans lesquelles peuvent tre prises les
dcisions modificatives. A dfaut, cette dcision est de la comptence de
lassemble gnrale.
Les associations sont tenues de faire connatre les modifications apportes leurs
statuts.

labsence de dclaration modificative,


toute dclaration modificative irrgulire ou incomplte,
le dfaut de consignation des modifications sur le registre spcial,
toute consignation irrgulire ou incomplte sur le registre spcial,
la non-prsentation de ce registre spcial aux autorits administratives
ou judiciaires en ayant fait la demande.
Ladministration peut sanctionner labsence de dclaration, ou une dclaration
incomplte, par la suppression dune subvention.

La dclaration modificative incombe ceux qui sont chargs de


ladministration ou de la direction de lassociation, et doit tre opre auprs de la
Prfecture.

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4.

LE REGLEMENT INTERIEUR

4.1.

les diffrentes catgories de membres et leurs conditions dadhsion,


le fonctionnement des assembles gnrales et des organes de direction,
les conditions dexercice de lactivit de lassociation,
la procdure disciplinaire et les sanctions possibles.

Le rglement intrieur a pour objet de complter et prciser les statuts. Il ne doit,


donc, ni les modifier, ni les contredire.
Un rglement intrieur ne fait lobjet ni de dclaration, ni de publication.
En labsence de dispositions statutaires, cest lorgane qui a labor le rglement
intrieur qui est comptent pour le modifier.

Modle type de rglement intrieur


1-

COMPOSITION DE LASSOCIATION

Quelles seront les diffrentes catgories de membres ?


Quelles sont les conditions ncessaires pour quune personne puisse tre
membre dhonneur ou bienfaiteur ?
Quelles conditions doivent tre remplies pour quun membre puisse tre
admis (souscription dun bulletin dadhsion, doit dentre, parrainage) ?

COTISATION

Comment sera tabli, chaque anne, le montant de la cotisation ?


Comment sera-t-elle calcule lorsque plusieurs membres de la mme famille
sont adhrents ?

3-

MOYEN DACTION DE LASSOCIATION

CONTENU DU REGLEMENT INTERIEUR

Les statuts peuvent tre complts par un ou plusieurs rglements intrieurs


portant sur les modalits de fonctionnement interne de lassociation, comme par
exemple :

2-

Il peut tre prvu un article pour chaque type dactivits, o le rglement se bornera
une numration des diverses activits et renvoyer, pour chacune, delles une
note de service tablie par le prsident de lassociation ou le responsable dlgu.

4-

RADIATION

Si les statuts ne prcisent pas, dans le dtail, la procdure suivre, le rglement


intrieur aura indiquer :
- comment sera avis ladhrent fautif de sa comparution devant le conseil,
- quel dlai devra lui tre laiss pour prparer sa dfense,
- sil pourra ou non se faire assister dun autre associ ou de toute autre
personne,
- la notification de la dcision,
- le dlai imparti pour former un recours devant lassemble gnrale,
- la forme de ce recours, etc.
5-

LE CONSEIL DADMINISTRATION

Il pourra tre donn des prcision de dtail concernant la priodicit des runions,
leur lieu, la fixation de lordre du jour, les discussions, le vote, la rdaction des procsverbaux, les frais de mission.

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6-

ORGANISATION DU SECRETARIAT

5.

Des prcisions pourront tre apportes concernant le personnel salari employer et


les tches de chacun, les registres tenir, limputation des frais de bureau, de
correspondance de tlphone.
7-

COMPTES

Comment sera tenue la comptabilit ?


Quels registres seront ouverts, qui aura la signature des chques ?
Comment seront mandates les dpenses ?

8-

ASSEMBLEES GENERALES

LES
ORGANES
ASSOCIATION

DIRECTION

DUNE

La loi de 1901 ne donne pas dindication sur le fonctionnement et lorganisation des


associations. Elle ne prconise aucune rgle particulire concernant la
composition, le fonctionnement des pouvoirs des organes de lassociation. La
seule exigence, cest quil faut des dirigeants dont un sera le reprsentant lgal de
lassociation.

5.1.

Etc.

LASSEMBLEE GENERALE

Cest linstance souveraine de lassociation. Elle runit tous les membres dont la
prsence est prvue par les statuts. On distingue principalement deux sortes
dassembles gnrales.

Il pourra tre apport des prcisions concernant :


-

DE

la fixation de lordre du jour,


les modalits de convocations,
les votes par correspondance,
le dlai denvoi des convocations,
la forme des pouvoirs,
la computation des voix,
la reprsentation possible,
la rdaction des procs-verbaux, le tout condition de ne pas se mettre en
contradiction avec les statuts.

A noter que, outre le rglement intrieur, qui a une porte gnrale et sapplique
tous les membres, le bureau ou son prsident peut rdiger des notes de service
applicables des questions nettement dtermines et nintressant quun secteur de
lactivit de lassociation.

Lassemble gnrale ordinaire


Elle se runit habituellement une fois par an. Elle fait le bilan de lanne coule et
se prononce sur les projets.
Les points abords le plus souvent sont :
-

lapprobation (ou la dsapprobation) de la gestion de lanne coule


sur prsentation dun rapport moral (relatif la vocation de lassociation),
dun rapport dactivit (ensemble des activits ralises) et dun rapport
financier (rsultat financier et patrimoine) ;

le vote dun rapport dorientation contenant les projets de lassociation


pour la nouvelle anne et les directives suivre par toutes les instances de
lassociation,

le vote du budget de lanne venir quand ce pouvoir nest pas attribu au


conseil dadministration, ce qui est gnralement le cas ;

le renouvellement ventuel, par lection, des membres du conseil


dadministration ;

parfois lassemble gnrale ordinaire lit directement le prsident de


lassociation ;

le montant des cotisations.

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mais aussi dans la limite des missions que lui a confi lassemble gnrale et
dans le respect du budget adopt par celle-ci.

Lassemble gnrale extraordinaire


Une assemble gnrale extraordinaire peut tre convoque par le conseil
dadministration ou exceptionnellement la demande dun certain nombre
dadhrents dtermin par les statuts, nimporte quel moment de lanne.
Elle peut dailleurs tre runie en mme temps que lassemble ordinaire. Le plus
souvent, il sagit de dcider de modifications dans les statuts, voire de se prononcer
sur la dissolution de lassociation. Cependant, certaines associations convoquent des
assembles gnrales extraordinaires pour des situations exceptionnelles. En absence
de dispositions statutaires spcifiques, elles fonctionnent comme des assembles
gnrales ordinaires.

5.2.

LE CONSEIL DADMINISTRATION

Cest linstance dirigeante de lassociation. Cest un lieu de rflexion, de


proposition, de dcision. Les membres du conseil dadministration reoivent une
dlgation de lassemble gnrale pour grer les affaires courantes et le bon
fonctionnement de lassociation. Le conseil dadministration rend compte de son
mandat lors de lassemble gnrale suivante.
Il est compos de membres de lassociation, gnralement lus par
lassemble gnrale. Tout membre du conseil dadministration est considr
comme dirigeant de lassociation et peut voir sa responsabilit personnelle
mise en cause.
Des salaris de lassociation peuvent faire partie du conseil dadministration.
Toutefois, le caractre non lucratif exige, sur le plan du droit, que les salaris ne
puissent avoir une part prpondrante (exclure les postes cls et une reprsentation
majoritaire) la direction de lassociation. Lusage le plus courant est leur
prsence titre consultatif.
Le nombre des administrateurs est variable. Le conseil dadministration se runit
plusieurs fois par an. Son bureau prpare lordre du jour de la runion. Ce sont
gnralement les statuts qui fixent ltendue des pouvoirs des administrateurs.
Le rle du conseil dadministration est avant tout dorganiser et de veiller
lanimation des activits de lassociation. Il prend toutes les dcisions utiles la bonne
marche de lassociation, dans le cadre des statuts et de lobjet de lassociation,

Les comptences habituelles du conseil dadministration sont les suivantes :


- Programmation et suivi des activits ;
- Prparation de lassemble gnrale, du budget annuel ;
- Embauche et licenciement des salaris ;
- Avis sur les admissions et les exclusions des membres.

5.3.

LE BUREAU

Le bureau est lorgane permanent de lassociation. Il peut se composer dun


prsident, dun secrtaire, dun trsorier, ventuellement dadjoints, lus parmi les
membres du conseil dadministration. Ces postes ne sont toutefois pas
obligatoires, la loi nexigeant quun reprsentant lgal.
Le rle du prsident ou de la prsidente
o animer lassociation, coordonner les activits ;
o assurer les relations publiques, internes et externes ;
o reprsenter de plein droit lassociation devant la justice ;
o diriger ladministration de lassociation : signature des contrats, embauche
du personnel, reprsentation de lassociation pour tous les actes engageant
lassociation lgard des tiers ;
o faire le rapport moral annuel lassemble gnrale.
Le rle du vice-prsident ou de la vice-prsidente Il ou elle supple au
prsident ou la prsidente en cas dabsence de celui-ci ou de celle-ci.
Le rle du trsorier ou de la trsorire Le trsorier a la responsabilit de grer le
patrimoine financier de lassociation. Il effectue les paiements, peroit les
sommes dues lassociation, encaisse les cotisations, prpare le compte de
rsultat et le bilan prsents lassemble gnrale annuelle o il rendra compte
de sa mission.
Le rle du secrtaire ou de la secrtaire Le secrtaire tient la correspondance
de lassociation. Il est responsable des archives, tablit les procs-verbaux des
runions, tient le registre rglementaire (modification des statuts et changement
de composition du conseil dadministration). Il peut jouer un rle cl dans la

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communication interne et externe de lassociation, par exemple en tenant jour


les fichiers des adhrents, des partenaires, des mdias, des fournisseurs...

5.4.

Par exemple les membres honoraires, les membres ayant adhr depuis trop
peu de temps lassociation, les membres qui ne sont pas jour de leurs
cotisations,
Si les statuts ne prcisent rien, les assembles gnrales doivent tre composes
de tous les membres de lassociation, cest dire ;

LA SECTION

La section est un mode dorganisation interne lassociation. La section nexiste


pas juridiquement : on ne dpose pas de statuts de la section la prfecture, il ny a
pas de publication au Journal officiel. Elle na donc aucune capacit en son nom
propre, sinon celle que lui accorde lassociation "mre".

Ainsi, toute dcision prise lintrieur de la section engage lassociation, et


celle-ci doit tre informe de ces dcisions. Dans certains cas, cest lassociation ellemme qui approuvera les dcisions de la section et qui les mettra en uvre : signature
de contrat, ouverture de compte en banque.

Fixation de lordre du jour ?

6.

CONDUIRE ET ADMINISTRER UNE ASSEMBLEE


GENERALE

les membres jour de leurs cotisations,


les membres dispenss den verser (membres honoraires),
les membres nayant pas encore vers leur cotisation et nayant pas
encore dmissionn.

La convocation doit indiquer lordre du jour de la runion.

Lordre du jour = ce dont il sera dbattu.


La fixation de lordre du jour est primordiale, car le dbat ne portera que sur ces
seules questions lors de lassemble gnrale.

6.1.

LES FORMALITES PRECEDANT LASSEMBLEE


GENERALE :

Modalits de la convocation ?
dlai

Qui peut convoquer une Assemble Gnrale ?


En principe, les statuts ou le rglement intrieur prcisent qui a le pouvoir de
prendre linitiative de convoquer une assemble.

par exemple, le conseil dadministration, un certain nombre de membres,

Le dlai minimum lgal de convocation est de 15 jours francs : on ne compte pas


le jour de la prsentation de la lettre de convocation et le jour de lassemble
gnrale, sinon, la convocation serait nulle.

Ex : une assemble gnrale, se tenant le 30 septembre, doit tre convoque


au plus tard le 14 septembre, les 15 jours scoulant du 15 au 29 septembre.

Les personnes convoquer ?


priodicit
Les statuts fixent la composition des assembles. Ils peuvent exclurent certaines
catgories de socitaires :

Lassemble gnrale doit se runir au moins une fois par an, dans les six mois
de la clture de lexercice en vue, notamment de lapprobation des comptes
annuels et du vote du budget.
Cest ce que lon appelle une assemble gnrale ordinaire.

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Lieu de la runion

Pralable la tenue de lassemble

Les statuts ou un rglement intrieur fixent le lieu de la runion.


En gnral, il sagit du sige de lassociation.

signature de la feuille de prsence

pouvoirs

Modes de convocation

6.2.

Les statuts ou un rglement intrieur fixent le mode de convocation de lassemble,


en stipulant par exemple :
-

Une convocation individuelle, formule verbalement ou par crit (lettre


simple ou recommande)
Une convocation collective par annonce dans la presse, ou par affichage dans
les locaux du groupement, la mairie, etc

Pour viter toute contestation, nous conseillons donc :


-

LA TENUE DE LASSEMBLEE GENERALE


le bureau

Les statuts ou un rglement intrieur dterminent la personne charge


dassurer la Prsidence de lAssemble.
En pratique, il sagit le plus souvent du prsident de lassociation.
Ils peuvent lui adjoindre un secrtaire de sance.

de prciser dans les statuts ou un rglement intrieur le ou les modes de


convocation des assembles ;
de ne pas retenir la convocation verbale (ne permet pas dapporter la
preuve irrfutable que tous les membres ont bien t convoqus) ;
dutiliser un procd permettant dtre sr de respecter un dlai raisonnable
entre la convocation et la tenue de lassemble.

Il est dusage que le bureau de lassemble soit celui du conseil.


A dfaut de prcisions, toute assemble doit lire son Prsident et son bureau : cest
un moment cl de lassemble, on donne le ton de ce qui va se passer par la
suite.
Fonctions du prsident, du secrtaire :

Contenu de la convocation

Le prsident a un rle primordial :

La convocation doit indiquer :


- le jour,
- lheure,
- le lieu de lassemble,
- les questions inscrites lordre du jour,
- les conditions dans lesquelles les membres peuvent se faire
reprsenter(si prvu dans les statuts),
- les conditions dans lesquelles le rapport sur la situation financire, de
lexercice en cours peut tre consult au sige de lassociation jusqu la
tenue de lassemble gnrale

il vrifie les pouvoirs qui ont t donns,


il certifie la feuille de prsence,
il fait procder la nomination du secrtaire,
il ouvre la sance et prsente les points inscrits lordre du jour,
il dirige la discussion avant le vote dune dcision,
il soumet les rsolutions au vote,
il proclame les rsultats,
il authentifie le Procs-Verbal en le signant.

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11

Le prsident doit tre organisateur, agent de cohsion.


Il devra, en rsum, essayer de dvelopper les changes en vitant les
digressions.
Le secrtaire a galement un rle important, puisquil est en charge de rdiger le
Procs-Verbal.

6.3. LE DEROULEMENT DE LASSEMBLEE


GENERALE

LE RAPPORT MORAL
Ce rapport fait le bilan des objectifs passs et introduit le dbat des adhrents
sur les orientations futures. Cest un bilan politique qui exprime les diffrentes
orientations proposes par les dirigeants de lassociation et soumises aux adhrents.
Le prsident prsente souvent ce rapport qui sattache plus la vie de lassociation
dans ses objectifs gnraux, passs et venir, quaux activits ralises. Synthtique,
il doit aller lessentiel et dgager les ides fortes de lanne coule.
Plusieurs questions peuvent tre voques :
-

la poursuite du projet associatif dans le contexte local : un bref aperu


conomique et social pour resituer le projet (besoin de la population,
mise en place dun nouveau service par la mairie, nouveaux
financements du dpartement, etc.) ;

le climat social et la culture associative : lambiance au sein de


lassociation, les relations avec les ventuels salaris, le nombre de
bnvoles, leurs remarques et demandes, etc. ;

lvocation des nouveaux projets ;

le choix et lvolution des partenaires, institutionnels, privs ou


associatifs,

les difficults apparues ;

les dparts, les arrives.

Lassemble gnrale se droule gnralement en plusieurs tapes :


Prsentation de lordre du jour
Lassemble doit statuer sur toutes les questions portes lordre du jour.
Elle ne peut pas prendre une dcision sur une question qui ny figurerait pas.
Il convient, donc, lors de louverture de lassemble gnrale, de prsenter
lordre du jour dfinitif, qui est en fait lordre du jour initial ainsi que les questions
complmentaires ventuellement apportes.

LE RAPPORT DACTIVITE

Rapports moraux et financiers


Les dirigeants prsentent devant lassemble un compte rendu de la gestion
de lanne coule en sappuyant sur le rapport dactivits, le rapport financier,
ainsi que les projets de budget pour lanne venir.
Il nexiste aucune obligation lgale quant la forme ou au fond de ces
rapports. Mais trs souvent les statuts prcisent que lassemble gnrale les
approuve et les valide par un vote dont le rsultat est mentionn dans le procsverbal de la sance. Et mme si vos statuts ne le prvoient pas, il est toujours
intressant de prsenter aux adhrents le bilan de lanne de cette faon et ainsi de
leur donner loccasion de sexprimer.

Ce rapport ne doit pas tre long. Il sagit de dcrire les projets, les actions
menes tout au long de lanne coule. Celles qui ont bien march, celles qui ont
d tre abandonnes. Au-del de la simple description des activits ralises, qui reste
nanmoins un bon indicateur, il faut aussi analyser leur impact. Cette valuation doit
tre faite aussi bien en termes concrets (financiers, nombre de participants, etc.) que
symboliques (articles de journaux, soutiens exprims).
-

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Lanalyse permettra aux adhrents de mieux ragir aux projets.


Par ailleurs, elle montrera aux financeurs comment ont t utiliss les fonds
reus et ce que la structure a produit au cours de lanne.

12

Les supports explicatifs doivent tre adapts au public et aux diffrentes


actions menes.
Une petite prsentation synthtique est ncessaire mais ne ngligez pas
dautres modes de prsentation complmentaires : transparents projets avec
tableaux et graphiques - expositions photos pour donner un aperu plus vivant
des activits tmoignages

Dans tous les cas, pensez vos supports pour quils soient le plus informatifs possible
et quils suscitent le dbat.

A dfaut de prcision dans les statuts, chaque membre de lassociation


dispose dune voix.
Le mode de scrutin :
-

vote main leve (cas le plus frquent),


vote par appel nominal, bulletins de vote, etc.

A dfaut de prcision dans les statuts, lassemble doit dcider du mode de


scrutin.

RAPPORT FINANCIER
Noubliez pas que linformation comptable est illisible pour la majorit des
participants. Aussi pensez commenter le bilan ou le budget, en insistant sur les
grands quilibres, lordre de grandeur des chiffres tant plus important ici que
lexactitude comptable.

Mandats et mandataires
Quand un membre ne peut lui-mme se rendre une assemble gnrale, il peut
donner un pouvoir ou un mandat une personne de son choix mme trangre
lassociation.
Le mandat peut tre crit ou verbal.

Dlibration
Le prsident donne la parole aux diffrents membres de lassemble qui
dsirent exprimer leur opinion sur la question dbattue.

Toutefois, en cas de ncessit de prouver son existence, il convient dtablir un


document crit et sign du mandant indiquant lassociation concerne, le lieu et la
date de la runion.

Quand il estime que la discussion napporte plus dlment nouveau, il dcide de


passer au vote sur chaque question.
Qui peut voter ? Comment voter ?
les modalits du vote.
1- la loi du 1er juillet 1901 nimpose aucun quorum (cest dire aucun nombre
minimum de membres prsents ou reprsents) pour que lassemble puisse
dlibrer.

Les rgles de majorit


Elles sont au nombre de 4 :
- la majorit simple (ou relative). Les votes favorables devant tre plus
nombreux que les votes dfavorables ;
- la majorit absolue (la moiti des voix plus une) ;
- une majorit qualifie (2/3, 3/4, etc.) ;
- lunanimit.

2- les statuts ou un rglement intrieur fixent le nombre de voix reconnues


chaque membre ; ils peuvent ainsi accorder des voix supplmentaires certaines
catgories dadhrents.

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13

La clture de lassemble gnrale


Une fois tous les points de lordre du jour puis, le prsident de lassemble
lve la sance.

6.4.

Pour servir pleinement de preuve, le procs-verbal doit tre tabli avec une
grande rigueur formelle, sans blancs ni ratures, sur des feuillets ou un registre
numrots et conservs au sige de lassociation.
CONTENU CF ANNEXE

LE PROCES VERBAL

la fin de lassemble gnrale, ltablissement dun procs-verbal est vivement


conseill, mme sil nest pas obligatoire (sauf pour les associations soumises des
conditions particulires) de le rdiger et de le conserver. Mais cela apparatrait fort
utile pour viter toute contestation par la suite. Ce compte rendu de la runion sera
dautant plus facile rdiger que des notes auront t prises au cours de la runion.
partir de cette prise de note, le secrtaire labore un procs-verbal quil soumet au
prsident. Tous deux doivent le signer conjointement.

Ils doivent prciser :


-

FORME

Nous conseillons dtablir un procs-verbal et de la conserver de faon


systmatique pour pouvoir apporter la preuve de la rgularit des dlibrations de
lassemble et de ladoption des rsolutions qui seraient ventuellement contestes.

7.

la dnomination de lassociation,
la date et le lieu de lassemble,
le mode de convocation et son auteur,
les membres prsents et reprsents,
les autres personnes assistant ventuellement la runion,
lventuel quorum,
les documents et rapports ventuellement mis la disposition des
membres,
lordre du jour de la runion,
le texte des dlibrations mises aux voix,
le rsultat des votes dlibration par dlibration.

Ce registre est tenu au sige de lassociation (si lassociation a des tablissements,


chacun dentre eux doit tenir un registre du personnel).

LES REGISTRES OBLIGATOIRES

Il est conserv pendant cinq ans compter de la date de dpart des salaris.

7.1.

DROIT DU TRAVAIL

7.1.2. DOCUMENT UNIQUE DEVALUATION DES RISQUES


PROFESSIONNELS

7.1.1.

REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL

Il doit tre tenu par les associations qui emploient du personnel salari.
Sont ports de manire indlbile dans ce registre tous les salaris dans lordre
chronologique de leur embauche. Pour chaque salari sont consignes,
notamment, les informations suivantes : la nationalit, la date de naissance, le sexe,
lemploi, la qualification, la date dentre (et, le cas chant, de sortie), la date
dautorisation dembauche ou de licenciement (ou dautorisation de licenciement).

Issue du dcret de novembre 2001, applicable depuis novembre 2002, le Document


unique constitue un inventaire dtaill des risques lis chaque poste de travail
de ltablissement : choix des procds de fabrication, des matriels et quipements
de travail, produits, amnagement des locaux, etc

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14

Ce document doit :

7.2.1.

LIVRE JOURNAL

tre mis jour au moins une fois par an et systmatiquement rvis


loccasion de chaque vnement modifiant les conditions dhygine et de
scurit ou les conditions de travail.
tre tenu la disposition du CHSCT, des dlgus du personnel ou,
dfaut, des personnes soumises un risque pour leur scurit ou leur sant.
Il doit galement tre tenu la disposition des inspecteurs du travail ou
des agents des services de prvention des organismes de scurit
sociale.

Il enregistre chronologiquement pour chaque recette et chaque dpense, sa


date, son libell, son montant et la rfrence de la pice justificative qui sy rattache.
Pour les associations qui tiennent une comptabilit en partie double (par opposition
la comptabilit en partie simple ou recette - dpense), plusieurs types de journaux
sont tenus : journal des achats, journal des ventes, journal de banque, journal de
caisse, journal des oprations diverses (OD).

Il sagit ainsi dassurer la traabilit des rsultats de lvaluation des risques que
lemployeur est dans lobligation de mener, sous peine de sanctions pnales.

Il centralise les oprations du livre-journal (ou des diffrents journaux) par


oprations de mme nature dans chacun des comptes prvus par le plan comptable
des associations et fondations.

Il nexiste pas de format impos pour sa ralisation. Vous trouverez en annexe


un modle.

7.2.3.

SANCTIONS
-

Contravention de 1500 pour labsence de ralisation du Document


Unique.

Dlit dentrave laction de linspecteur du travail, puni dune amende


de 450 .
La responsabilit du prsident en cas daccident du travail et la faute
inexcusable peuvent tre retenues. Les peines demprisonnement et les
consquences financires (responsabilit sur les biens propres du chef
dentreprise) risquent alors dtre extrmement importantes.

7.2.

7.2.2.

COMPTABILITE

Toute association soumise au plan comptable doit obligatoirement tenir un


livre-journal, un grand livre et un livre inventaire. Pour les autres associations, la
tenue de ces documents est donc facultative, bien que fortement recommande.

GRAND LIVRE

LIVRE DINVENTAIRE

Il regroupe les comptes annuels cest--dire le compte de rsultat, le bilan et


lannexe ainsi que les donnes dinventaire.

7.2.4.

LE PLAN COMPTABLE ASSOCIATIF

Depuis 2000, la tenue des comptes dune association selon le Plan Comptable
Associatif est Obligatoire. Cette dmarche a la particularit, dimposer :
- la valorisation financire du bnvolat
- la valorisation des dons et mises disposition en nature.
La tenue dun registre du bnvolat est donc conseille.

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15

7.3.

CONTENU

JURIDIQUE
7.3.1.

REGISTRE SPECIAL

Toute association simplement dclare ou reconnue dutilit publique, quelle que soit
son objet ou sa activit, a lobligation de tenir un registre spcial .

FORME
Le lgislateur emploie lexpression registre : on peut en conclure quil sagit bien
dun registre au sens matriel du terme, cest--dire dun document contenant des
feuillets blancs relis de faon indissociable. Idalement, le registre comporte une
pagination. Comme lcrit M. Robert Brichet, ce registre peut tre un simple
cahier . En tout cas, il ne semble pas possible une association dutiliser comme
registre spcial des feuilles mobiles et indpendantes mme enliasses par la suite
dans un classeur ou dans tout autre systme de reliure mcanique.
Ce registre spcial doit tre cot et paraph sur chaque feuille par la personne
habilite reprsenter lassociation. Cest donc gnralement au prsident de
lassociation quincombe cette formalit.

TENUE
Le registre spcial doit tre tenu au sige de lassociation. Les mentions qui y sont
portes doivent ltre de faon chronologique et sans aucun blanc. Il faut ajouter
que pour conserver ce registre sa valeur probante, il convient dviter toute rature
et toute surcharge. La tenue dun vritable registre rend impossible lutilisation de
linformatique ; cette consquence rsulte galement de lemploi du terme
inscription qui laisse penser qu les mentions doivent tre manuscrites.
La pratique utilise parfois le procd qui consiste saisir dabord le texte sur
informatique puis coller ldition papier sur le registre lui-mme. Aucun
texte, aucune rponse ministrielle ni aucune dcision judiciaire na, notre
connaissance, interdit ce procd. Signalons toutefois quen matire de
socits ce procd (en fait son quivalent dactylographi de lpoque) a t
condamn. Il convient donc de se mfier dune telle pratique dautant que le
contenu de ce registre la rend le plus souvent inutile.

En effet, et contrairement ce que croient et font de nombreux dirigeants


dassociations, il nest aucunement obligatoire de transcrire sur le registre spcial les
dlibrations intgrales des organes de direction (bureau, comit, conseil
dadministration) et des assembles gnrales, ni systmatiquement toutes les
dlibrations. Seuls sont transcrire les changements survenus dans
ladministration ou la direction de lassociation et les modifications apportes
aux statuts. Concrtement, il suffit donc de porter dans le registre spcial la mention
selon laquelle, aux termes de la runion du conseil dadministration en date du
Monsieur X a t nomm prsident en remplacement de Monsieur Y, ou celle
indiquent qua la suite du vote de lassemble gnrale du , la rdaction de larticle
ndes statut t modifie. Ces mentions tiennent en quelques lignes seulement.
Doivent galement tre ports sur le registre spcial : la fondation de nouveaux
tablissements, le changement dadresse du sige social, lachat et la vente
dimmeubles de lassociation, ladhsion de nouvelles associations au sein
dune union dassociations.
Outre le fait que la reproduction de lintgralit des procs-verbaux nest pas
obligatoire, celle-ci ne nous parat pas opportune. En effet, ce registre peut faire
lobjet dun contrle de la part de lautorit administrative ou judiciaire.
Ds lors, mme si lassociation na rien cacher, pourquoi soumettre un contrle ventuel des
informations et des dcisions qui nont pas ltre et qui peuvent tre compltement trangres au
changement de dirigeants ou la modification des statuts (approbation des comptes par exemple).
Contrle et libert dassociation ne font pas bon mnage : pourquoi tendre volontairement le premier
au dtriment de la seconde ?
Notons enfin que doivent tre mentionnes obligatoirement dans ce registre
spcial, au regard des modifications transcrites, les dates des rcpisss
dlivrs par les prfectures ou sous-prfectures la suite des dclarations
desdites modifications. Rappelons cet gard que le lgislateur impose aux
associations de dclarer la prfecture ou sous-prfecture, dans les trois mois, tous
les changements survenus dans leur administration ou direction ainsi que toutes les
modifications apportes leurs statuts.

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16

RLE

administratives et judiciaires. Linfraction tant une contravention de police, la bonne


foi de lauteur est indiffrente.

Ce registre spcial a essentiellement pour rle de permettre un contrle des


autorits administratives ou judiciaires sur les principales modifications
concernant le fonctionnement de lassociation. Il doit tre prsent aux autorits
administratives ou judiciaires chaque fois quelles en font la demande, et cette
prsentation seffectue sans dplacement, au sige social.
On remarquera que la tenue du registre spcial fait double emploi avec les
dclarations modificatives la prfecture ou sous-prfecture puisque les mentions
transcrites et les mentions dclares sont les mmes. Le contrle pourrait donc
sexercer uniquement sur les dclarations modificatives. Deux prcautions valent
mieux quune mais les contrles de registres sont, pour linstant, relativement rares.
Par ailleurs, la tenue du registre spcial peut constituer une mesure de publicit
interne. Le socitaire fera ainsi lconomie dune dmarche la prfecture ou sousprfecture en consultant le registre spcial de son association. Encore faudra-t-il que
les dirigeants veuillent bien lui en donner une copie.

Sanctions administratives :
Le non - -respect des obligations relatives au registre spcial peut justifier la
suppression de la subvention accorde par les pouvoirs publics ou son non
renouvellement. La tenue du registre spcial permet dexercer un contrle sur le bon
fonctionnement de lassociation, contrle dautant plus important lorsque celle-ci
reoit des fonds publics. Si ce contrle ne peut plus sexercer, les pouvoirs publics
peuvent alors retirer leur appui financier.

7.3.2.

REGISTRE DES DELIBERATIONS

Ce document, linstar des registres uniques du personnel et du registre


spcial nest pas obligatoire.
Nanmoins, il est recommand aux associations de tenir un registre sur lequel
elles consigneront les dlibrations de leurs divers organes collgiaux. Mais
mme si la tenue de cet outil nest pas encadre lgalement, elle garantit une
gestion saine et transparente de lassociation.

SANCTIONS
Linobservation des obligations concernant le registre spcial peut donner lieu a trois
types de sanctions : civiles, pnales et administratives.
Sanctions civiles :
La dissolution peut tre prononce le requte de tout intress ou du ministre
public pour dfaut de consignation des changements et modifications sur le
registre spcial. Il sagit ici dune dissolution judiciaire facultative. Cest l la seule
sanction civile prvue par les textes.
En consquence, labsence de registre, labsence de cotation ou de paraphe ou la
non-reproduction dun procs verbal sur le registre ne saurait entraner la nullit de la
dlibration prise par un conseil dadministration ou par une assemble.

FORME
Comme il nexiste aucune obligation lgale, les associations peuvent donc utiliser
le support matriel de leur choix : vritable registre mais aussi, de faon plus pratique,
un classeur feuilles mobiles dans lequel sont insres et numrotes les ditions
informatiques des procs-verbaux. Il est possible galement de reproduire par
photocopie sur les feuilles mobiles dj pagines du registre les procs-verbaux saisis
sur informatique. Pour confrer ce registre une valeur probante, il convient
quil soit cot et paraph, comme le registre spcial, par la personne habilite
reprsenter lassociation, le plus souvent son prsident.

Sanctions pnales :
Sont punies dune amende de 1500 , double en cas de rcidive, labsence de registre
spcial, sa tenue irrgulire ou incomplte et sa non-production aux autorits

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17

TENUE

RLE

On ne saurait trop conseiller aux dirigeants dassociations dadopter, pour la tenue


du registre des dlibrations, les mmes rgles que celles imposes par la
tenue du registre spcial : la valeur probante de ce registre en sera renforce.
A quoi servirait-il de tenir un registre facultatif ne pouvant jouer aucun rle en cas de
contestation interne ou judiciaire ?
Ce registre doit donc tre tenu au sige de lassociation. Les dlibrations qui y
sont reproduites doivent ltre de faon chronologique, sans aucun blanc, sans
rature ni surcharge.

Le registre des dlibrations est certes facultatif mais il rend de tels services et
peut tre amen jouer un rle si dterminant en cas de litige quil est
indispensable.
Ce registre constitue dune part la mmoire de lassociation ; cest son
fonctionnement, son volution, sa vie qui sont ainsi retracs page par page. Les
socitaires peuvent ventuellement en prendre communication et mme copie, leurs
frais : il est souhaitable que ce droit leur soit reconnu dans les statuts ou dans le
rglement intrieur.

CONTENU
Seront consignes sur ce registre, sous forme de procs verbaux, toutes les
dlibrations des assembles gnrales et il sera prudent dy mentionner le jour,
lheure et le lieu de la runion, les noms et prnoms des membres du bureau de
lassemble, les questions soumises au vote et le rsultat obtenu pour chacune delles.
Le procs-verbal sera sign par le prsident et un membre du bureau faisant
office de secrtaire pour attester de lexactitude des mentions portes.
Si les socitaires sont peu nombreux, il conviendra dnumrer directement sur le
procs-verbal les prsents, les reprsents et absents, avec le nombre de voix possd
par chacun deux. Dans le cas contraire, il est souhaitable dutiliser une feuille de
prsence qui sera annexe au procs-verbal.
Il faut conseiller aux associations de faire mme pour les comptes rendus des
runions de leurs organes de direction : bureau, comit, conseil
dadministration. Elles peuvent le faire sur le mme registre ds lors que ce
dernier est tenu jour de faon chronologique. Il nest ni utile ni souhaitable
douvrir par exemple un registre des dlibrations pour le conseil
dadministration et un autre pour les assembles gnrales : temps et argent
sont ainsi conomiss sans dommage juridique.

Ce registre constitue dautre part un moyen de preuve fondamental. Un socitaire


conteste-t-il le rgularit formelle de telle ou telle dcision de lassemble ou du
conseil ? Le registre peut lui tre oppos et fera foi jusqu preuve du contraire. Il
arrive de plus en plus frquemment que les dcisions des assembles gnrales ou des
organes de direction soient attaques en justice. Comment lassociation pourra-t-elle
se dfendre si elle ne prsente pas aux juges la preuve matrielle de la ralit de la
runion litigieuse et de sa rgularit formelle ?

SANCTIONS
Ce registre ntant pas impos par la loi, aucune sanction nest envisageable. Il
existe cependant une sanction importante qui rsulte de limpossibilit pour
lassociation de prouver la rgularit dune runion du conseil ou de
lassemble gnrale en cas de litige judiciaire.
Un minimum de formalisme assure donc la fois scurit juridique pour lassociation
et tranquillit desprit pour les dirigeants.

7.4.

FICHIER DES ADHERENTS

Toute association ayant un nombre quelque peu important de membres peut avoir
recours des traitements informatiss pour grer les adhsions, ses cotisations ou les
dons de ses membres. La constitution bet lutilisation dun fichier informatique
comportant des informations nominatives sont rglementes.

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18

7.4.1.

INFORMATIQUE OU PAPIER ?

Un registre des adhrents sous la forme dun simple cahier peut suffire lister les
noms des adhrents. Mais il sera toujours beaucoup plus lourd utiliser quun fichier
quun fichier informatique de type tableur, base de donnes ou service Internet. En
effet, la souplesse du traitement informatique vous permettra deffectuer plus
aisment les mises jour et corrections (changements dadresse ou de tlphone)

Cest seulement partir de la rception dun rcpiss de la CNIL que vous pourrez
mettre en uvre votre fichier dadhrents. Par ailleurs, vous tes tenus dinformer les
personnes figurant dans ce fichier de leur droit consulter et corriger les
informations les concernant.
Nouveaut ! Depuis mai 2004

Cette dclaration consiste prciser les conditions dutilisation du fichier (finalit,


type dinformations, personnes y ayant accs, dure de conservation, etc.) afin dviter
les atteintes la vie prive ou aux liberts.

La loi du 6 janvier 1978 dite "informatique, fichiers et liberts" est en cours de


modification devant le Parlement.
Dans un souci de simplification administrative, ce nouveau texte permettra la CNIL
de dispenser de dclaration les fichiers les plus courants et qui ne sont pas
susceptibles de porter atteinte la vie prive ou aux liberts. Il ne fait pas de
doute que des traitements aussi courants et standardiss que ceux permettant la
gestion des oprations de paie auront vocation bnficier dune telle dispense.
Dans lattente de ladoption dfinitive de ce texte, la Commission nationale de
linformatique et des liberts a dcid, lors de sa sance plnire du 27 mai 2004, la
suspension de lobligation dadresser la CNIL une dclaration de conformit la
norme simplifie n 28 ou n 36 concernant, respectivement pour le secteur priv et
le secteur public :
- la gestion de la paie,
- la gestion des dclarations sociales et fiscales obligatoires,
- ainsi que la tenue informatise des registres obligatoires (registre
unique du personnel notamment).
Ainsi, les fichiers mis en uvre dans le respect de lune de ces deux normes ne
ncessitent plus dadresser pralablement la CNIL une dclaration (ou une
tldclaration) de conformit.
Bien entendu, la CNIL nengagera, compter de cette date, aucune action
lencontre des responsables de fichiers de paie respectant les normes n28 ou 36 du
simple fait de leur non- dclaration.

Les associations doivent donc effectuer une dclaration auprs de la CNIL pour leurs
fichiers dadhrents informatiss. Un formulaire de dclaration simplifie, CERFA
n99001, est leur disposition. Vous pouvez le retirer gratuitement auprs de la
CNIL (21 rue Saint-Guillaume 75340 Paris Cedex 07, Tl. : 01 53 73 22 22, Fax : 01
53 73 22 00) et le retourner en recommand avec accus de rception ou effectuer
une dclaration en ligne sur www.cnil.fr.

Ce premier pas vers la suppression de certaines formalits dclaratives auprs de la


CNIL ne remet nullement en cause les garanties existantes pour les salaris et les
agents publics concerns : lensemble des droits de ces employs (droit
dopposition, daccs et de rectification) et des autres obligations des responsables de
fichiers (respect de la finalit du fichier, information des employs, confidentialit des
donnes, conservation limite des donnes, etc.) restent pleinement applicables.

Surtout, elle permet dautomatiser un certain nombre doprations : tri et


classement, consultation simplifie, dition dtiquettes pour le courrier, envoi
automatis de courriers lectroniques pour certains systmes, etc. Si vous vous
limitez une ou deux convocations par an et que vous tes peu nombreux, il
peut tre prfrable dadopter une formule papier, avec inscription manuscrite
des noms, car vous naurez pas effectuer de dclaration la CNIL.

7.4.2.
FICHIERS INFORMATISES : LA DECLARATION
SIMPOSE
De manire gnrale, tout fichier informatique, contenant des informations
normatives, permettant lidentification de personnes physiques (la simple
consignation du nom, du prnom et de ladresse des personnes est considre comme
suffisante) y compris lenregistrement dun fichier dans un logiciel de messagerie
doit tre dclar auprs de la Commission nationale de linformatique et des liberts.

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19

Qui gre le fichier ?


Cest la personne qui signe le formulaire de dclaration
qui est juridiquement responsable du fichier. Il sagit gnralement du prsident
de lassociation, mais il peut tout fait dsigner dautres personnes, salaris, bnvoles
ou mme une commission spciale, pour administrer concrtement le fichier. Dans ce
cas, cela doit tre notifi dans la dclaration. Prenez garde galement ce que vos
statuts autorisent bien cette dlgation de gestion des adhrents.
Le responsable doit, dans tous les cas, sassurer que le traitement informatique
respecte les dispositions lgales : le fichier ne doit pas servir autre chose qu
ladministration des membres, la collecte dinformations doit saccompagner dune
bonne information des personnes, les informations ne doivent pas tre
communiques des personnes non autorises, le dlai de conservation des donnes
doit tre respect. Par ailleurs, les diffrents responsables doivent avoir le souci
deffectuer une mise jour rgulire du fichier.
Le fichier des adhrents peut-il tre cd, lou ou chang des fins
commerciales ?
La loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative linformatique, aux fichiers et aux liberts
ninterdit pas de le faire. Mais il faut au pralable en avoir averti les adhrents qui
doivent pouvoir tre en mesure de sy opposer avant toute cession, location ou
change, par exemple au moyen dune case cocher figurant sur le bulletin
dadhsion (voir page suivante).

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20

7.4.3.

PRESENTATION DU FICHIER

Ce quil faut y mettre : exemple de fichier :


Adresse

Tlphone

E-mail

Fonction

Bnvole

Prsidente

Activits

Abadia Claude

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Ski

Abadia Laurence

Domicile :
Mobile

Domicile :
Professionnel :

Bronx Valrie

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Ptris Joseph

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Trsorier

Disponible
vhicule

Razoute Maud

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Commission
communication

Disponible

Ski
Randonne

Vortek Rgis

Domicile :
Mobile :

Domicile :
Professionnel :

Responsable section Disponible


ski
vhicule

avec Ski
Randonne

Disponible
vhicule

avec Randonne

Cotisations
2004
A jour
A venir
A venir

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avec Balisage sentier

A jour
A venir
A jour

21

7.4.4.

LA COLLECTE DES INFORMATIONS

ATTENTION !

Le plus souvent, la collecte des informations se fait au moment de ladhsion


ou loccasion de lenvoi dun questionnaire aux membres. Sachez que ladhrent
est en droit de demander lassociation de lui communiquer toutes les
informations du fichier le concernant. Ce droit lui permet de vrifier les
informations enregistres et, le cas chant, de faire rectifier les informations
errones. Vous devez informer les personnes dont les coordonnes vont tre
enregistres, de lexistence du fichier, de lusage qui en sera fait et du lieu o sexerce
le droit daccs et de rectification. Une mention sur le bulletin dadhsion ou le
questionnaire est alors ncessaire.

Exemple de mention dinformation


Les informations recueillies sont ncessaires pour votre adhsion. Elles font lobjet dun traitement
informatique et sont destines au secrtariat de lassociation. En application de larticle 34 de la loi
du 6 janvier 1978, vous bnficiez dun droit daccs et de rectification aux informations qui vous
concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous
concernant, veuillez vous adresser . (Indiquer le service). Vos coordonnes pourront tre cdes
des partenaires commerciaux. Si vous ne le souhaitez pas, veuillez cocher la case ci-contre .

Votre fichier dadhrent ne doit pas, en principe, comporter dinformations


sensibles, cest--dire susceptibles de faire apparatre, directement ou
indirectement, les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques
ou religieuses, les appartenances syndicales ou les murs des personnes
(article 31 de la loi du 6 janvier 1978). De telles donnes ne peuvent en effet tre
recueillies que si elles sont justifies au regard de lobjet statutaire de lassociation et
avec laccord exprs (cest--dire crit) des personnes concernes.
En rgle gnrale, le fichier des adhrents ne peut pas non plus contenir
dinformations concernant les infractions, condamnations ou mesures de sret
(article 30 de la loi), ni dinformations relatives la sant des personnes concernes,
ou aux difficults sociales et conomiques des personnes ni le numro de Scurit
sociale des personnes (article 18 de la loi).
Classement et archivage des documents
Pendant toute la dure de vie de lassociation

Un des atouts de linformatisation est de pouvoir crer des catgories utiles non
seulement pour contacter les membres de manire slective (on ne convoque pas les
mmes personnes une AG ou la runion dune commission spcifique) mais aussi
pour raliser des statistiques ou des listes thmatiques. Vous pouvez aussi dfinir des
catgories pour reprer par exemple les bnvoles actifs, ceux qui ont un vhicule,
etc. joindre en cas de mobilisation des bonnes volonts. Si vous avez diffrents
statuts de membres au sein de lassociation cest aussi loccasion de les lister.
Distinguer les diffrentes activits de lassociation auxquelles participe
chacun des adhrents permet aussi danalyser leur succs et denvoyer des
informations spcifiques chaque activit et aux intrts de chaque membre
ou de donner chaque responsable dactivit les contacts des personnes
intresses.

les statuts, les statuts modifis, le rglement intrieur (sil existe).

les coordonnes des membres du conseil dadministration.

lextrait du Journal Officiel dans lequel a t publi la dclaration de


constitution.

le registre spcial dont la tenue est obligatoire pour la transcription


des modifications statutaires, ainsi que les changements dans
ladministration de lassociation.

tous les rcpisss de dclaration, dlivrs par les services


prfectoraux lors de chaque dpt.

le registre des procs-verbaux des dlibrations des assembles


gnrales, du conseil dadministration ou du bureau, sil existe.

les baux, les factures de travaux ou rparations importantes.

Le paiement ou non de la cotisation est une information importante et bien


utile au moment des relances ou des problmes de trsorerie.

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22

Pendant dix ans


o

Article 16 (loi n 89-353, art. 2-11) "... les documents comptables et les pices
justificatives sont conservs pendant 10 ans..."
si lassociation ralise des oprations de nature commerciale de faon
rgulire ou non, ou emploie du personnel, ladministration peut alors vrifier
sa comptabilit dans les mmes conditions que sil sagissait dune socit
commerciale.
Le droit commercial impose lobligation de conservation pendant dix ans des
livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires), du livre du
personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L 143-5 du code du travail),
ainsi que toutes pices justificatives.

si lassociation a effectu des travaux (gros ouvrages), par exemple, construction


dun local, quipement sportif..., elle devra conserver les factures des travaux afin
de pouvoir revendiquer la garantie dcennale auprs de larchitecte, de
lentrepreneur et de toute personne lie au matre duvre (art. 1792 et 2270 du
code civil et loi n 78-12 du 4 janvier 1978) ;

Pendant six ans


Dlai de six ans pendant lequel les services fiscaux ont un droit de communication
(art. 2002 bis du code gnral des impts et livre des procdures fiscales - LPF. art.
82) :
o

8.

Pendant trois ans


les souches de chquiers, bancaires et postaux

QUESTIONS DIVERSES

8.1.

ADHESIONS

COTISATIONS,

QUELLE

DISTINCTION
Adhsion et cotisation dsignent en gnral la mme chose. Ladhsion et la
cotisation, avec le temps, se sont fondues dans un acte unique.
Il nen a pas toujours t ainsi. Ladhsion dsignait un acte sans limitation de
dure. On adhrait, souvent par un droit dentre, une association, jusquau
moment o lon en repartait. On payait tous les ans sa cotisation pour financer
lassociation.

lassociation devra garder les quittances de gaz et dlectricit.

Pendant cinq ans


les quittances de loyer.

toutes les pices comptables et dclarations faites loccasion des activits


de lassociation soumises limpt sur les socits, les avis dimposition, les
feuilles dimpts locaux ;

Actuellement lusage est de renouveler son adhsion tous les ans, par le
paiement de la cotisation.
La cotisation constitue une source de financement pour lassociation et sert
matrialiser lacte dadhsion.
Toute association peut demander ses membres le versement dune cotisation. La
cotisation est obligatoire si cela est prcis dans les statuts.

souches de billetterie, factures de limprimerie.

A noter quen cas de crdit de TVA (TVA pouvant tre rembourse par lEtat), les
services fiscaux peuvent vrifier les exercices comptables depuis lorigine du crdit,
qui peut tre suprieure six ans.

Il existe des associations qui nexigent pas de cotiser, ce qui est tout fait possible. Il
faudra quand mme prvoir de fournir une carte dadhrent tous ceux qui sont
membres de lassociation, pour matrialiser le contrat qui les lie les uns aux autres, et
prvoir un fichier des adhrents tenu jour.

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Le montant de la cotisation peut varier en fonction du type de membre : actif, de


droit, bienfaiteur... Son prix est gnralement fix lors de lassemble gnrale. Dans
le prix de cette cotisation sont souvent inclues les publications de lassociation ou de
la fdration sil y a lieu, et lassurance pour les activits. Il est bon den informer les
adhrents. Dans le milieu sportif, la cotisation sappelle licence et comprend
galement une affiliation la fdration ; elle permet laccs aux comptitions ( la
condition de prsenter galement un certificat mdical).

8.2.

TOUT

COMMENT

LE

MONDE PEUT-IL

ADHERER

ET

La libert dassociation est un principe constitutionnel. Cela implique


ncessairement le droit pour chacun dadhrer ou non une association. Mais en
contrepartie, cela donne la possibilit pour toute association de choisir ses
adhrents.
Libert dadhsion Chacun est libre de choisir son association et on ne peut forcer
quiconque adhrer une association. Par exemple, un lycen ne peut pas tre oblig
dadhrer au foyer socio-ducatif.
Ladhsion
Le nouveau membre peut signer une carte dadhrent ou remplir un bulletin
dadhsion, dans lequel il sollicite son admission lassociation et sengage respecter
les stipulations des statuts et du rglement intrieur, sil existe. Ces documents
doivent tre ports la connaissance de ladhrent. Il peut tout moment cesser
dtre adhrent en signifiant sa dmission, mais il devra solder sa situation vis vis de
lassociation.
Libert pour lassociation de choisir ses membres Ladmission de nouveaux
membres est habituellement prvue par les statuts. Il ny a aucune rgle prcise
dfinissant les conditions remplir pour tre admis. Par ailleurs, lassociation tant un
contrat, laccord des associs est souvent ncessaire, celui-ci est gnralement donn
par le conseil dadministration ou le bureau conformment aux dispositions
statutaires sil y en a. Les statuts peuvent prvoir plusieurs catgories de membres aux
droits et obligations diffrents.

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