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Proyecto Socio Integrador como requisito parcial para obtener la aprobacin del
Trayecto III en administracin
Equipo
Investigador
Berbec Nuvia
C.I. 14.188.467
Daz Roberto
C.I. 11.659.776
Lewis Pamela
C.I. 12.013.442
Marn Marianny
C.I. 19.143.679
Martnez Aurilis
C.I. 17.870.365
Montao Nohelis
C.I. 16.078.532
Tutor Metodolgico:
Tutor Tcnico:
Lic.
Proyecto Socio Integrador como requisito parcial para obtener la aprobacin del
Trayecto III en administracin
Equipo
Investigador
Berbec Nuvia
C.I. 14.188.467
Daz Roberto
C.I. 11.659.776
Lewis Pamela
C.I. 12.013.442
Lista Carlaura
Tutor Tcnico:
Tutor
Metodolgico:
En nuestro carcter de Jurado Evaluador del Proyecto Socio Integrador y/o Socio
Tecnolgico del Programa Nacional de Formacin en Administracin titulado:
EVALUCIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
APLICADO EN LA FERRETERIA Y MATERIALES KODIAK, C.A,
presentado como requisito parcial para optar al Ttulo de Licenciado en
Administracin, obtuvo una calificacin aprobatoria de __________, presentado en la
ciudad de El Tigre, a los ______das del mes de _________del ao 2016.
Firman Conforme:
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTOS.
4
ndice General
PORTADA.i
CONTRAPORTADA...
.ii
ACTA DE APROBACION DE JURADOS iii
DEDICATORIA
..
iv
AGRADECIMIENTO
....
..v
RESUMEN
....
..vi
INDICE GENERAL...............vii
INDICE DE TABLAS Y GRAFICAS ...........ix
INTRODUCCION
FASE I Diagnostico
Exploracin inicial...13
Diagnstico integral.17
Fase II El Problema
Planteamiento del problema........................................................................................22
Objetivos......................................................................................................................23
Justificacin.................................................................................................................24
Problemas vinculado con el plan de la patria y el PNFA ...25
Alcances y limitaciones...25
Fase III Marco Terico Referencial
Antecedentes................................................................................................................27
Fundamentacin terica...............................................................................................29
Fundamentacin legal..................................................................................................42
Graficos
Grafico N1 Dimensiones demogrficas .... 15
Gafico N2 Caractersticas del Personal .....16
Grafico N3 Arbol del Problema 19
Grafico N4 Grupo de trabajo .56
INTRODUCCIN
Venezuela cuenta con una amplia diversidad de empresas ferreteras que estn
dedicadas a la comercializacin de materiales de construccin y de ferreteras en
general, siendo nuestra ciudad muy comercial se ha visto en la necesidad de darle un
aporte econmico, por lo que ser en benefici del ramo de la construccin.
Si se observa alrededor a medida que se avanza en el tiempo, las exigencias de los
clientes van aumentando. Por ello, el tiempo forma parte de una de las premisas con
ms importancia dentro de la gama de necesidades. Esto ha sido un punto
determinante de partida para desarrollar cualquier idea de negocio que se quiera
iniciar con xito en el futuro.
La empresa FERRETERIA Y MATERIALES KODIAK C.A, se encarga de esta
actividad para el beneficio de la comunidad, ofreciendo un buen servicio de calidad y
precios accesibles, la meta de la compaa es posicionarse en mercado como empresa
lder en el ramo de la comercializacin y distribucin de materiales ferreteros y de
construccin.
La estructura organizativa de la Ferreteria y Materiales Kodiak en su momento de
su iniciacin en el mercado no haba logrado organizarse en la constitucin en su
departamento administrativo, realizando su trabajo manualmente debido a que no
posea sistema reglamentario que facilitara la labor administrativa tales como un
sistema automatizado para la facturacin, inventario, compras, ventas entre otros, no
posea una maquina fiscal como lo exige el Servicio Nacional Integrado de
Administracin Aduanera y Tributaria (SENIAT) y tampoco contaba con el personal
calificado para asumir los cargos correspondiente a cada uno de los departamentos,
de all parti la idea de disear un Manual de Procedimiento Administrativo que
optimizara el trabajo dentro de la Ferreteria para lograr el xito empresarial.
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FASE I
DIAGNSTICO
Exploracin inicial
Resea histrica
En Diciembre del ao 1994 fue fundada la empresa LE CAR IMPORT CA, por su
propietario Ernesto Ramrez, como empresa familiar, laboraba todos los das para
cubrir las necesidades del cliente en el ramo automotriz, esta empresa se dedicaba a la
compra y venta de repuestos importados de Brasil, el cliente reciba cotizaciones
gratuitas, asesora del repuesto que necesitaba y contaba con ms de 50 distribuidores
a nivel nacional. El 10 de diciembre del ao 2004 deciden cambiar su nombre para
expandir su negocio y lo registran con el nombre de SERVICIOS TRANSPORTE Y
CONSTRUCCIONES KODIAK, siguiendo en el ramo de los repuestos pero
incorporaron ventas de materiales de construccin.
Luego de 10 aos la empresa decide cerrar debido a los problemas de las divisas
en el pas, motivado a esto les fue problemtico seguir comprando repuestos
importados, decidiendo cambiar totalmente de ramo, luego de ejercer 20 aos,
concluyen registrar el 21 de febrero del 2014, la FERRETERIA Y MATERIALES
KODIAK CA, la cual ofrece productos en el rea de ferretera y materiales de
construccin; siendo su objetivo principal consolidarse como empresa
comercializadora, brindndoles a su distinguida clientela asesoras, calidad y
productos accesibles en el mercado.
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Nombre de la Empresa
FERRETERIA Y MATERIALES KODIAK C.A.
Misin
Ofrecer productos de ferretera en general y material para la construccin, a
precios justos a clientes constructores en el mercado para su comodidad y en poco
tiempo.
Visin
Consolidarse como productora y comercializadora de nuestros productos a nivel
nacional, ofreciendo un servicio rpido y eficiente.
Dimensiones y Potencialidades
Dimensiones Fsico Espaciales
Esta empresa privada se encuentra ubicada, en la Carretera Vea, sector las Cuatro
Vas, El Tigre Estado Anzotegui.
Sus lmites son: Por el norte limita con la carretera nacional del Sector Vea, por el sur
Limita con la calle Menegrande, por el este limita con la calle Petra Manzanares y el
oeste limita con la calle Jess Subero del sector Oficina Uno
Punto de referencia (frente de la Ferretera PRECA).
Dimensiones Demogrficas
La ferretera posee un equipo de trabajo constituidos por (5) empleados los cuales
(4) representan el sexo masculino y 1 al sexo femenino.
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Masculino
Femenino
Dimensiones Ambientales
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Nmeros de
Total de Trabajadores
trabajadores Integrales
5 Empleados
29
2.5
2
1.5
1
Caractersticas Demogrficas
0.5
0
30
31
Descripcin
Problema
Arqueo de Informacin
Entrevistas no estructuradas
misma.
Tabla N2 Herramientas de Priorizacin de Problemas
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Criterio Criterio
3
4
Apoyo Impact
de la
o sobre
comuni
otros
dad
proble
mas
Total
DDP
25%
20%
15%
20%
80%
15%
10%
10%
20%
55%
10%
5%
5%
20%
40%
DECISI
N
No Elegible
Medianamente no Elegible
Altamente
Elegible
DPP
Menor del 50%
Mayor e igual de 50% y menor de 75%
Mayor e igual de 75%
Sobrecarga de trabajo
y Duplicacin de
actividades en algunas
reas
Anulacin y
devolucin de facturas en
el sistema
Desconocimiento de
lneas de mando
34
El personal de nuevo
ingreso desconoce las
responsabilidades y
funciones asignadas por
cargo descritas en el
manual.
Falta de capacitacin
del personal en el manejo
del sistema
administrativos de la
Ferretera,
especficamente en los
mdulos de facturacin e
inventario.
No todo el personal
conoce el organigrama de
la empresa identificado
en el manual,
especficamente el
personal de nuevo
ingreso.
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Administrativos.
Identificar las desviaciones en el cumplimiento de los procesos administrativos
contenidos en el Manual.
Describir los elementos para evaluar el rendimiento y la efectividad del Manual de
Procedimientos Administrativos.
Elaborar un taller de difusin y uso del manual de normas de procedimientos
administrativos para el personal de nuevo ingreso y para refrescar los
conocimientos en el personal permanente.
Justificacin
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Por lo tanto, este proyecto socio integrador se justifica debido a que el mismo es
una herramienta administrativa que permite establecer los parmetros y normas
necesarias para mejorar la gestin administrativa, con participacin del personal
laboral, generando una visin integradora de todos los actores sociales. Adems
permite mejorar el desenvolvimiento de todas las personas que laboran en la
Ferretera y Materiales Kodiak, C.A.
De acuerdo con las lneas de investigacin establecidas, el proyecto est
enmarcado en la Lnea de investigacin N 1 que lleva por nombre: Participacin
social en la gestin de las organizaciones. Esta lnea de investigacin busca estimular
la participacin organizada para identificar nuevas formas de produccin y
mecanismos para la construccin de las polticas pblicas; esta trata de la
consolidacin del ser humano como pilar fundamental de las nuevas formas para la
satisfaccin de las necesidades, ya que pretende estimular la cooperacin de todos los
miembros de una organizacin en estudio, motivndolos a que participen de manera
organizada, y puedan desarrollar con mayor eficiencia las actividades dictaminadas.
Por otra parte se encuentra vinculado con el segundo Plan Socialista 2013-2019,
con el objetivo histrico nmero II y III ya que se pretende seguir contribuyendo el
Socialismo Bolivariano del Siglo XXI en Venezuela, y al mismo tiempo de construir
a Venezuela en un pas potencia en lo Social, en lo Econmico y en lo Poltico.
Finalmente el Programa Nacional de Formacin en Administracin (PNFA),
surgen en el contexto de una intensa reflexin y transformacin de una verdadera
Revolucin, constituyndose en una prioridad mxima para el Estado Venezolano, al
permitir la interaccin de los saberes populares y conocimientos adquiridos en la
carrera de Administracin, basados en una concepcin ms humanista e integral que
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permita a las personas estar a la altura de nuevos retos y exigencias de una sociedad
en constante cambio.
Alcance y Limitaciones
Alcance
La elaboracin de este contexto de investigacin, permite estimar la evaluacin del
Manual de Procedimientos Administrativos que proporcione a la Ferretera y
Materiales Kodiak, CA., indicadores de cumplimiento de los procesos y pautas
administrativas plasmados en el manual con la finalidad de identificar desviaciones y
hacer los ajustes y correcciones pertinentes para optimizar los procesos medulares de
la Ferretera.
Esta propuesta busca extenderse, utilizando todos los recursos, bienes y servicios
que ofrece la Ferretera y Materiales Kodiak, CA, por medio de una va que permite
relacionar la organizacin con personas ajenas, aspirando un punto de encuentro con
otras organizaciones en el rea ferretera, que contribuyan a la produccin social para
la satisfaccin del cliente y cumplimiento de los objetivos requeridos por la
Ferretera.
De igual manera contribuye con la formacin prolongada, en el desarrollo
profesional de los estudiantes pertenecientes al Programa Nacional de Formacin en
Administracin (PNFA), en lo que respecta a los procesos de evaluacin, direccin y
control de la gestin administrativa en el rea laboral, elevando sus conocimientos y
razonamientos en el rea.
El tiempo invertido en evaluar el manual de procedimientos administrativos,
depende del compromiso de la alta direccin y del personal de la misma.
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Limitaciones
La principal limitacin presentada durante el desarrollo del proyecto fue el acceso
a las instalaciones de la Ferretera ya que no existe una lnea urbana de transporte
pblico que funcione de manera fluida, esto aunado a que la zona donde est ubicada
la ferretera es considerada de alta peligrosidad. Lo anterior dificulto el acceso fcil y
oportuno a las instalaciones.
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FASE III
MARCO REFERENCIAL.
Antecedentes
Luego de una revisin preliminar se pudo encontrar informacin sobre trabajos de
investigaciones donde diferentes autores han abordado el tema de los manuales de
normas y procedimientos, estos datos brindaron un aporte importante para la
realizacin de este contexto de investigacin, ya que guardan relacin con el tema, y
sirvieron para sustentar el desarrollo del mismo, entre los que se pueden mencionar:
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Manuales
Segn Amador J (2007), Los manuales administrativos son documentos que
sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin
Rodrguez, J. (2004) Los Manuales de Procedimientos, como instrumento
administrativo que apoyan al que hacer institucional, se consideran elementos bsicos
para la coordinacin, direccin y control administrativo, ya que facilita la adecuada
relacin entre las distintas unidades administrativas de la organizacin (Pag.100)
Gmez, (1997), Manual de procedimientos Son documentos que registran y
trasmiten, sin distorsiones, la informacin bsica referente al funcionamiento de las
unidades administrativas, adems facilitan la actuacin de los elementos humanos que
colaboran en la obtencin de los objetivos, y el desarrollo de sus funciones. Pag.11)
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Procedimientos
Seala que los procedimientos son una serie de labores concatenadas que
constituye una consecucin cronolgica, y es modo de ejecutar un trabajo,
encaminado al logro de un fin determinado.
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Posibilidades y Limitaciones
Para Rodrguez, J. (2004), La importancia de los manuales administrativos radica
en la serie de posibilidades que ofrecen, sin embargo, tienen ciertas limitaciones, las
cuales de ninguna manera le restan importancia (Pag.58).
A continuacin se presentan las posibilidades y limitaciones de los manuales
administrativos:
Posibilidades:
32
Limitaciones
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Manual de Ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.)
.
Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas
instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el
manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.
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procedimientos omitir esta instruccin y comenzara con el primer paso activo del
proceso.
El manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje
o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del
contenido por el usuario. Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos
se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de
aplicacin; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.
General
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
Manuales Generales de Organizacin: Este es producto de la planeacin
organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y
definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es
tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades
orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de
operar.
Manual General de Polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud
de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen
lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a
condiciones generales.
Especfico
Manual Especfico de Reclutamiento y Seleccin: Se refiere a una parte de una
rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al
reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.
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37
38
39
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Fundamentacin legal
Las bases legales de este contexto de investigacin sern las conformadas por los
fundamentos jurdico-legales que rigen los manuales de normas y procedimientos
administrativos.
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En tal sentido este artculo expresa que el apoyo que se pueda brindar a la sociedad
por parte de la administracin pblica est totalmente permitido y ayuda a promover
y agilizar procesos administrativos que brinden nuevas ideas que desarrollen y lleven
beneficios a la colectividad en general y por ende a la sociedad venezolana
.
Artculo 299, establece
El rgimen socioeconmico de la Repblica Bolivariana de Venezuela se
fundamenta en los principios de justicia social, democracia, eficiencia, libre
competencia, proteccin del ambiente, productividad y solidaridad, a los fines
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Objeto de la ley
Artculo 30, establece
La actividad administrativa se desarrollar con arreglo a principios de economa,
eficacia, celeridad e imparcialidad. Las autoridades superiores de cada organismo
velarn por el cumplimiento de estos preceptos cuando deban resolver cuestiones
relativas a las normas de procedimiento.
Artculo 31, establece
De cada asunto se formar expediente y se mantendr la unidad de ste y de la
decisin respectiva, aunque deban intervenir en el procedimiento oficinas de distintos
ministerios o institutos autnomos.
Todos los organismos y entidades pblicas del pas estn sujetos al control de la
Contralora General de la Repblica, as como tambin los organismos particulares
que manejan bienes o fondos del Estado o realizan contratos con ste.
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La aprobacin del manual debe pasar por el nivel de jerarqua ms alto para su
estudio y anlisis en cumplimiento del artculo 8 y 37 y as evitar entrar en
concurrencia con el artculo 92, de esta manera se mantiene un adecuado control y
una eficacia fluidez en la realizacin de las actividades generales dentro de la
organizacin.
Por otra parte de acuerdo al Proyecto Nacional Simn Bolvar en un tercer
lineamiento llamado Democracia Protagnica Revolucionaria brinda una
referencia a consolidar la organizacin social, tal de transformar su debilidad
individual en fuerza colectiva, reforzando la independencia, libertada e informacin
dentro de las organizaciones comunitarias y su proyeccin hacia la sociedad.
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FASE IV
MARCO METODOLOGICO
En el presente captulo, se abordarn los aspectos metodolgicos utilizados con la
finalidad de alcanzar los objetivos planteados en este proyecto de investigacin, los
cuales se describen a continuacin:
Tipo de investigacin
Considerando que para realizar la investigacin, es fundamental que la comunidad,
empresas u otras entidades se involucren en la misma, el estudio es de accin
participativa, en relacin a ello Bru y Basagoiti, (2010), afirman que:
Todos son sujetos y objetos de investigacin, lo cual implica que la verdad ciencia
teora se va logrando en la accin participativa comunitaria. La teora va a ser
resultado del aporte popular, ledo, justificado, convalidado, orientado por los
mtodos cientficos ; desde ese punto de vista, todos aportan : el pueblo - miembros
de una comunidad, los tcnicos, los expertos. (pag.4)
De acuerdo con su propsito, la presente investigacin se enmarcar en una
modalidad aplicada, debido a que busca establecer una solucin al problema que
existe en el desfase que presenta la ferretera en cuanto manejo de los procedimientos
administrativos,, lo cual implica una aplicacin de conocimientos a problemas reales.
En tal sentido Tamayo y Tamayo, (2009), seala que la investigacin aplicada es
el estudio de problemas concretos, en circunstancias concretas, dirigido a su
aplicacin inmediata (p.58)
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El autor Arias (2006)seala: Que se trata de una propuesta de accin para resolver
un problema practico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha
propuesta se acompae de una investigacin, que demuestre su factibilidad o
posibilidad de realizacin. (pag.134)
Se denota que es un proyecto factible debido a que los autores del mismo buscan
soluciones viables a las necesidades y problemticas presente en la Ferretera y
Materiales Kodiak, CA; mediante el diseo de un manual de procedimientos
administrativos, que se programara y ejecutara una vez obtenido los resultados del
proyecto.
Diseo de Investigacin
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Poblacin y muestra.
Poblacin
Se refiere al conjunto para el cual ser vlida la conclusin que se obtenga. En una
investigacin pueden considerarse varias poblaciones.
Segn (Arias 2006) Se entiende por poblacin el conjunto finito o infinito de
elementos con caractersticas comunes, para los cuales sern extensivas las
conclusiones de la investigacin. Esta queda limitada por el problema y por los
objetivos del estudio" (pag.81).
En base a lo citado la poblacin de esta investigacin estuvo representada por 05
empleados que laboran la Ferretera y Materiales Kodiak, CA.
Muestra
Segn Balestrini (2006)una muestra es una parte representativa de una poblacin,
cuyas caractersticas deben producirse en ella, lo ms exactamente posible (p.141)
Para el efecto del contexto de investigacin la muestra corresponde a la Ferretera
y Materiales Kodiak, CA. En general, por presentar con mayor frecuencia fallas en
los procedimientos administrativos.
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Entrevista no Estructurada:
52
53
Objetivo General: Disear un manual de procedimientos administrativos para que optimice el trabajo en la Ferreteria y
Materiales Kodiak, CA.
Objetivos especficos
Diagnosticar los
procedimientos
administrativos existentes
en la Ferretera y
Materiales Kodiak, CA.
Determinar las
condiciones en las que se
presentan los procesos
Metodologas
Reunin programada del
grupo de trabajo.
Visitas a la ferretera.
Anlisis situacional
Actividades
Conformar grupo de trabajo.
Inspeccin visual
Anlisis de criticidad
Revisin bibliogrficas
funcionamiento
administrativo
dentro de la
administrativos existentes
en la Ferretera y
Lluvias
de
ideas
los cargos, o se definan
Verificacin de documentos
las funciones y las
y formatos
responsabilidades
inherentes para cada uno.
Disear la estructura
organizacional para la
definicin de cargos,
orden jerrquico y flujo de
Producto
Conocer el
informacin.
Evaluar el impacto del
Ferretera.
Anlisis de criticidad
de las condiciones
ms frecuente los
procesos
administrativos.
Lograr un plan
organizativo para la
descripcin de los
cargos.
Conocer pasos a
seguir para la
elaboracin de una
estructura
organizacional.
Conocer El impacto
del manual de
procedimientos
administrativos
propuesto en la
Ferretera y
Materiales Kodiak,
CA.
Tabla n 4 Planificacin integral de los objetivos (PIO)
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FASE V
Desarrollo Integral de los Objetivos
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Grupo de Trabajo
T.S.U
Funcin
Orienta a los T.S.U en todas las fases del proyecto
para el desarrollo del mismo, enfocndose en la parte
de la factibilidad tcnica.
Orienta a los T.S.U en todas las fases del
proyecto, brindndole las tcnicas necesarias para la
presentacin y fundamentacin terica del mismo.
Encargado de llevar a cabo la planificacin y
ejecucin de las Actividades administrativas y
organizativas dentro de la Ferretera y Materiales
Kodiak, CA.
Encargado de la bsqueda de la informacin para
el desarrollo del proyecto y as presentar a la
Ferretera y Materiales Kodiak, CA. Un manual de
procedimientos administrativos que optimice el
trabajo dentro de la misma.
56
DISEO DE UN
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS QUE
OPTIMICE EL TRABAJO EN
LA FERRETERIA Y
Berbec Nuvia
Daz Roberto
Lewis Pamela
Lista
Carlaura
Marn Marianny
Aurilis
GraficoMartnez
3 Grupo de
trabajo
57
Procesos
A. Diversificacin: La variedad de productos que vende y de mercados
potenciales que atiende (industrial, domstico y otros) le confiere una gran
estabilidad.
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60
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Planeacin.
La funcin de la planeacin en la Ferretera y Materiales Kodiak busca influir
en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lgicas en el presente, por lo que
representan la esencia de una operacin efectiva. Las actividades bsicas que
involucra la planeacin son.
a) Elaboracin de la planeacin prospectiva.
b) Determinacin de objetivos y metas generales y particulares para cada
rea.
c) Preparacin de mtodos, estrategia.
d) Opciones, polticas y procedimientos.
e) Formulacin de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los
objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo.
El proceso de planeacin prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco
metodolgico que son:
Normativa.
En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la
definicin de la situacin de la empresa si se continuase en la misma direccin actual.
Definicional.
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Organizacin.
La organizacin contribuye a ordenar los medios para hacer que empleados
trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y
especficos de la empresa. La organizacin conlleva una estructura que debe
considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la
empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden.
La planeacin y la organizacin son funciones mediante las cuales no se logra
materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la
estructura adecuada y la posicin relativa a las actividades que la empresa habr de
desarrollar. La organizacin relaciona entre s las actividades necesarias y asigna
responsabilidades a quienes deben desempearlas.
Direccin
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Control
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los
plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la
medida de la desviacin que los resultados puedan tener respecto a lo planeado.
Dicho proceso de control consta de cuatro pasos bsicos:
A. Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
produccin de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de produccin
para los operarios y ventas para los vendedores.
B. Verificar el desempeo a intervalos regulares (da, semana, mes).
Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios reales respecto a los
establecidos.
64
Algunas de las herramientas que estn utilizando las empresas para mejorar su
desempeo son:
a) Administracin de la Calidad Total
b) Reingeniera de Procesos de Negocios
Estas dos herramientas contienen una fuerte orientacin hacia los procesos, ello
implica la bsqueda por:
1. Mejorar la calidad del producto.
2. Reducir el tiempo del ciclo de produccin
3. Reducir los costos.
La administracin de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear: Un clima
armnico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez.
a) Prevenir la generacin de errores en lugar de su correccin.
b) Crear una cultura de servicio al cliente.
c) Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevencin y
evaluacin) y por incumplimiento (por fallas internas y externas).
La reingeniera de procesos de negocios, es un enfoque sistemtico para mejorar
radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se
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Esta ferretera tiene una organizacin formal, es cierto con pocas divisiones pues
es una pequea empresa, est debidamente categorizada por departamentos y con
tramos estrechos como lo son gerencia, atencin al cliente, compras y ventas.
La comunicacin y el control de esta organizacin es perfecta entre los superiores
e inferiores no hay ningn tipo de inconveniente.
La departamentalizacin por funcin de la empresa es utilizada en la ferretera
siguiendo el principio de la especializacin ocupacional, y dado el caso que la
amplitud de la organizacin es tan reducida, no hay mayor distancia entre las partes.
El objetivo general es claro que es: cumplir con la actividad propuesta, siempre
ofreciendo una ptima calidad y que la respuesta del cliente sea satisfactoria frente
al desempeo realizado.
El poder tambin es utilizado en esta empresa, no solo el gerente opina, tambin
los dems, los mismos empleados aportan ideas y se encargan de ellas.
Este es un claro ejemplo de que existe el empoderamiento o EMPOWERMENT
desde que la persona tenga las capacidades se le brinda esta funcin, hacerse cargo de
la idea planteada, sea una estrategia de venta o un mecanismo de desempeo
remunerado y la idea es plasmada en el funcionamiento empresarial.
Adems la comunicacin y el buen contexto es algo que prima en las labores
diarias demostrando esto un mejor funcionamiento de la misma, mejores y ms
satisfactorios resultados.
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Todo organigrama debe contener los siguientes datos: ttulo o descripcin condensada
de las actividades, fecha de formulacin, nombre del responsable de elaboracin,
aprobacin, explicacin de lneas y smbolos especiales.
Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:
a) Contenido
b) mbito de
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72
todos se llevan bien y cumplen con las rdenes pautadas. Sin embargo existen otras
debilidades internas lo cual no es positivo para la comunicacin que es llevada a
cabo entre el resto del personal de la empresa. lo que ocasiona el aumento de
conflictos y la falta de informacin acerca de los problemas de la empresa.
3. El control de las actividades.
Anlisis: Segn la encuesta aplicada al personal de la empresa al tener un control
de actividades asignadas cada trabajador puede cumplir con los objetivos y metas
planteados por la empresa a la hora de ofrecer un buen servicio. Las empresas deben
presentar un plan de actividades con la finalidad de poder determinar posibles
debilidades en su gestin.
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74
Fase VI
Propuesta
La presente propuesta es la elaboracin de un manual de procedimientos para la
optimizacin del servicio a travs de una serie de herramientas de Administracin que
permitan direccionar efectivamente alcanzar la meta planteada por empresa en
estudio en cuanto a funcionamiento efectivo de todas las reas. La misma se inicia
con su presentacin, seguido por la justificacin, objetivos generales y especficos,
beneficios, ventajas, factibilidad tcnica, factibilidad econmica, factibilidad
operativa y su estructura.
Presentacin de la Propuesta:
La propuesta tiene como objetivo principal el diseo de un manual de
procedimientos administrativos que optimice el trabajo en la ferretera y materiales
Kodiak CA.
La propuesta consiste bsicamente en plantear estrategias y mtodos conformados
por actividades que debe implementar la gerencia de la ferretera, tomando en cuenta
todas las herramientas diagnosticadas adems con la consiguiente propuesta se
abarcara la situacin interna y externa de la misma.
Justificacin de la Propuesta:
La clave fundamental para que toda empresa tenga xito debe enfocarse
directamente en las necesidades de los clientes, toda organizacin debe estar
orientada hacia una meta que involucre la satisfaccin del cliente, razn por la cual se
presenta esta propuesta basada en orientar a los trabajadores de la Ferretera a travs
de procedimientos administrativos ya que es una necesidad para muchos conocer el
trato a los clientes y mejorar su calidad de vida.
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Objetivos de la Propuesta.
Objetivo General:
Optimizar el Funcionamiento de la Ferretera y Materiales Kodiak C.A.
Objetivos Especficos:
Ventajas de la Propuesta:
La presente propuesta del manual de procedimientos le permitir al departamento
de administracin de la ferretera:
Beneficios de la Propuesta:
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Factibilidad Tcnica:
Tcnicamente la propuesta se considera factible debido a que la ferretera cuenta
con los equipos tecnolgicos bsicos y necesarios para su implementacin; sin
embargo los recursos tecnolgicos para hacer la nueva publicidad y difundir el
mensaje de los cursos son de agencias publicitarias externas.
Adems de que la ferretera puede adquirir nuevos mobiliarios y nuevos equipos
tecnolgicos para el personal administrativo.
Factibilidad Econmica:
La ferretera debe disponer del capital econmico necesario para proceder a la
realizacin de la propuesta, la empresa debe considerar el uso de la publicidad y la
promocin de sus productos como una inversin y no un gasto, ya que se podr
aumentar el nmero ventas al ao y as recuperar la inversin en publicidad, dndole
publicidad promocional a la ferretera y a los sitios donde se encuentra ubicada,
ventajas competitivas en cuanto a tcnicas de captacin de nuevos clientes as como
herramientas modernas de promocin.
Factibilidad Operativa:
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Estructura de la Propuesta:
La estructura de la propuesta para disear implementar y evaluar estrategias del
plan de accin y se divide en 3 puntos importantes:
1. La planificacin estratgica: bsqueda de la mejor estrategia utilizando los
aspectos internos y externos de la empresa.
2. La implementacin de las estrategias: costos, recursos humanos, recursos
materiales y agentes externos.
3. Seguimiento: realizar seguimiento del cumplimiento de todas las metas
propuestas dentro del presente plan estratgico para la optimizacin de
servicios.
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Conclusiones
La revisin bibliogrfica en torno al tema central de esta investigacin, fue de gran
importancia debido a que est relacionada directamente con el objetivo general de
este proyecto basado en disear un manual de procedimientos administrativos que
permita optimizar el trabajo en la Ferretera y Materiales Kodiak, CA, diagnosticando
as la situacin actual que presenta la Antes mencionada.
A travs de la aplicacin de los instrumentos seleccionados en este caso Encuestas,
y visitas guiadas se utilizaron para reforzar los conocimientos previos del tema
tratado; donde se pudo probar que los empleados de la ferretera, posean escaza
informacin sobre el manejo de procedimientos administrativos, y como debe llevarse
a cabo en una organizacin. Una vez identificadas las estrategias se procedi a
Disear un manual de procedimientos administrativos que optimice el trabajo en la
misma, todo esto con la finalidad de lograr a futuro los objetivos estratgicos
propuestos y as cumplir la visin de la Ferretera y las expectativas de la del grupo
integrador.
Se identificaron las fortalezas y las debilidades de la comuna donde se utiliz
como instrumento una matriz FODA que permiti analizar la informacin y elaborar
estrategias para solventar las debilidades y afrontar las amenazas que afectan al
colectivo. Cabe destacar que para afrontar las debilidades y amenazas a las que est
expuesta la Ferretera de que no llevan un buen control y manejo administrativo, es
necesario poner en prctica las estrategias extradas de la matriz FODA debido a que
es de gran importancia mejorar los procesos; para la construccin de la sociedad
socialista respondiendo a las lneas del plan nacional simn bolvar.
Es de vital importancia recalcar que un manual de procedimientos administrativos
produce beneficios con la capacidad de realizar una gestin de las necesidades
bsicas dentro de las organizaciones sin perder de vista el objetivo general de la
misma, teniendo como resultado ganancias y no un gasto en lugar de una inversin.
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Recomendaciones
Cuando se logra involucrar a grupos y organizaciones locales es posible llegar a la
poblacin de forma ms rpida y efectiva, estas organizaciones tambin aportan
credibilidad al proceso de desarrollo social.
El empoderamiento de las comunidades, organizaciones u otras entidades y la
creacin de conciencia con respecto de sus derechos los habita para participar en el
dialogo y la negociacin con los entes gubernamentales dndole importancia al
desarrollo de programas alternativos de solucin.
Analizada y sistematizada la informacin permite considerar y emitir algunas
recomendaciones a la Ferretera y Materiales Kodiak, CA en las cuales cabe
mencionar las siguientes:
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Anexos
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CEDULA
N
DE
APELLIDO Y
DESCRIPCIN DE LA
ASISTENCIA
DD/MM/AA
IDENTIDA
NOMBRES
ACTIVIDAD
FIRMA
D
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