ROSALES COLLAS CARLOS

ROSALES COLLAS CRISTIAM

PANTOJA GUZMAN PRISILA

INTRODUCCION
Con el fin de implantar un sistema de informacin comercial, es necesario llevar a cabo un
estudio de factibilidad. El primer paso del estudio es hacer un anlisis del sistema actual (es
decir

un

Anlisis

de sistemas).

Este

primer

paso

culmina

en

un informe de investigacin exploratoria que es revisado por la alta gerencia para determinar si
es factible o no el llevar a cabo el proyecto de sistema. Diseos de sistemas es el segundo
paso y el ms creativo en la realizacin del estudio de factibilidad, comprende la determinacin
de los requerimientos del nuevo sistema, esto incluye el trabajar con las personas y resolver
los problemas de las reas.
En el estudio de factibilidad se siguen estos pasos principales.
1) Anlisis del sistema, incluyendo un informe de investigacin exploratoria.
2) Diseo de sistemas.
3) Seleccin de equipo.

DISEO E IMPLEMENTACION DE LAS REDES DE UN SISTEMA DE INFORMACION

Para el estudio de factibilidad se siguen estos pasos principales.

1) Anlisis del sistema, incluyendo un informe de investigacin exploratoria:
El primer paso se enfoca en el anlisis de sistemas que es una revisin completa y
comprensiva del sistema actual, este anlisis le permite al comit de estudio de
factibilidad hacer comparaciones validas entre el sistema actual y las muchas
alternativas de sistemas factibles y proporcionados con ellos una base para la
preparacin del informe de investigacin exploratoria dirigido a la alta gerencia. Una
vez que se ha tomado la decisin de implantar un nuevo sistema de informacin para el
negocio, se especifican los detalles del sistema.

2) Diseo de sistemas:
El segundo paso del estudio de factibilidad es el diseo del sistema en esta fase son
necesarias la imaginacin y la creatividad; de otra manera algunas de las debilidades
bsicas y de los problemas relacionados del sistema existente sern duplicados
inconscientemente por el grupo de procesamiento de datos.
3) Seleccin de equipo:
El tercer y ltimo paso del estudio de factibilidad es la seleccin del equipo una vez que
el equipo ha pasado a formar parte integral del nuevo sistema de informacin de la
empresa, al a que se le conoce como implantacin de sistemas, se le debe revisar
peridicamente

con

el

objeto

de

hacer

mejoras.

El propsito de este trabajo es estudiar los pasos que se siguen en un estudio de

factibilidad y la implantacin del proyecto de un sistema.

PROPOSITOS DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

El propsito principal de un estudio de factibilidad, es determinar la factibilidad o no factibilidad
de aplicar nuevos procedimientos de procesamiento de datos y/o equipo a reas funcionales
seleccionadas de una organizacin. En general se comienza el proyecto de un sistema como
una respuesta a algn problema.
Estos problemas pueden conducir a un estudio de sistemas que a su vez lleva a la modificacin
del sistema actual o al desarrollo de uno nuevo.
Despus de hacer un anlisis completo de todos los hechos que afectan al (los) problema (s),
el grupo del estudio de factibilidad puede llegar a una de dos conclusiones; una de ellas radica
en que el sistema de procesamiento de datos actual del negocio es superior a cualesquiera de
los nuevos sistemas estudiados. La otra conclusin puede ser en que uno o ms sistemas
nuevos una vez hechas las debidas consideraciones al aspecto financiero, parecer ser
superiores al sistema actual.
Nunca sale sobrando insistir en la importancia de hacer un trabajo completo; es en extremo
esencial para el bienestar futuro de una organizacin que este proceso que lleva tiempo sea
realizado de la manera ms metdica y precisa. Un intento a medias con frecuencia llevara a la
organizacin a una conclusin prematura acerca del nuevo sistema. Solo despus de la
instalacin se hacen evidentes los hechos reales, que con frecuencia resultan en problemas
grandes y/o costos ms altos de procesamiento de datos. Entonces la necesidad de realizar
una bsqueda sistemtica cuidadosa es una obligacin si se desea instalar un sistema de
informacin comercial eficiente.
ESTABLECIMIENTO DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
Para iniciar el proyecto de estudio de sistemas la alta gerencia debe de formar un grupo que
haga el estudio de factibilidad. Normalmente, se forma un comit ejecutivo que da direccin a
este grupo. Muchas veces entre los miembros de un comit ejecutivo se encuentran unos o
ms de los siguientes:
1) Presidente de consejo de administracin.
2) Presidente ejecutivo
3) Vicepresidentes.
Estos comits de alto nivel no solo supervisan lo que hacen el comit de estudio de factibilidad,
sino que tambin acrecientan las oportunidades de xito debido a su rango y estatus.
Una vez establecida la membresa de estas personas, la tarea inicial de este comit ejecutivo
consiste en emitir una declaracin escrita en la cual se establezca que se ha formado un comit
de estudio de factibilidad. Esta declaracin debe establecer que ajustes en el personal y en los
trabajos pueden ser requeridos para hacer el cambio.

Una accin concurrente con la preparacin del memorando escrito por parte del comit
ejecutivo es la seleccin del comit de estudio de factibilidad. Este ltimo comit tendr
la autoridad y la responsabilidad para evaluar y posiblemente implantar un nuevo sistema de
informacin para el negocio, el comit a su vez deber dar cuenta de sus acciones.
La cantidad de participantes depender de varios factores, los siguientes son los ms
importantes:
1)
2)
3)
4)

El tamao de la organizacin.
La cantidad de divisiones y departamentos.
El grado de centralizacin y descentralizacin.
La cantidad de funciones comerciales consideradas para las nuevas aplicaciones

de

los procesamientos de datos.

5) Las habilidades y aptitudes del personal de organizacin.
6) Las restricciones del presupuesto.
7) Las consideraciones de tiempo.
Si un sistema de informacin abarca a la organizacin completa se seleccionara a un miembro
de cada una de las reas funcionales; de ah que es necesario que dentro del estudio de
factibilidad haya personas con experiencia en computacin y programacin, quienes por lo
general

desconocen

los mtodos y

procedimientos

de la

organizacin.

Se recomienda que al menos una persona le dedique todo su tiempo al estudio de factibilidad;
este individuo encabezara al grupo y dirigir el estudio de manera que conserve su impulso
inicial.

DEFINICION DEL ALCANZE DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

La determinacin de quienes sern los que integren los dos comits (el comit ejecutivo y el de
estudio de factibilidad) conduce a la interrogante de:
Cules

sern

los

asuntos

que

se

incluirn

en

el

estudio

de

factibilidad?

Corresponde al comit ejecutivo definir el alcance del estudio del procesamiento de datos.
Una vez que el comit ejecutivo a fijado el alcance el comit de estudio de factibilidad lleva a
cabo las siguientes etapas de la investigacin exploratoria, estos pasos son los siguientes:
1) Seleccin de los objetivos deseados.
2) Definicin del problema.
3) Determinacin de un programa de avance realista.

Seleccin de los objetivos deseados: La formulacin de los objetivos es el punto de unin

de los esfuerzos del comit ejecutivo y del comit del estudio de factibilidad los objetivos
no solo obligan a la alta gerencia a pensar con seriedad acerca del futuro de la

organizacin sino que tambin realzan problemas pequeos que se pudieron haber
pasado por alto.
La experiencia indica que un estudio de factibilidad se lleva a cabo con mucha ms
"suavidad"

cuando

se

han

definido

con

mayor

claridad

los

objetivos.

Los objetivos deseados por la gerencia pueden tomar muchas direcciones; Estos se
pueden centrar alrededor de un criterio de ahorro de costos; en tales casos se debe de dar
consideracin a los beneficios tangibles e intangibles con el fin de que la evaluacin sea
completa y realista.
Otros objetivos pueden ser enfatizados en la obtencin de una informacin ms oportuna y
rpida para las decisiones administrativas; en realidad este criterio est dirigido a la
reduccin de costos as como a proporcionar un servicio ms rpido a los clientes en
forma ideal, un sistema nuevos es aquel que puede cubrir tantos objetivos como sea
posible y al mismo tiempo, reducir los costos de la organizacin.
La alta gerencia puede considerar otros objetivos tales como la eliminacin de
los servicios conflictivos y superpuestos de la organizacin. Un objetivo muy importante
consiste en que se pueden hacer verificaciones y obtener saldos conforme a los datos se
procesan con los que se elimina la necesidad de la verificacin manual, esto ser parte
del control interno del nuevo sistema.
Sin importar cuales sean los objetivos que se incluyan como marco de referencia un
objetivo importante de cualquier estudio de factibilidad es lograr que la compaa obtenga
un ingreso neto mayor despus de considerar todos los factores tangibles e intangibles e
intangibles que intervienen.
Es preciso recordar que los objetivos deseados pueden modificarse con posterioridad si se
encuentran que no son realistas.

Definicin del problema: Una vez determinados los objetivos el comit de estudio de
factibilidad, se define el problema con una mayor precisin. Corresponde al equipo de
estudio especificar las reas que sern determinadas en detalle; al hacer esto el grupo
debe de asegurarse de que el alcance del estudio de factibilidad es compatible con los
objetivos.
Definido el problema de la manera mas precisa posible dentro del alcance del estudio, el
equipo de estudio tendr pocas dudas acerca de las reas que sern cubiertas por la
investigacin.
Determinacin de un programa de avance realista: La siguiente etapa en la investigacin
exploratoria es la preparacin de un programa de avance para el estudio completo de

sistemas. Un estudio tal se llevara a cabo durante un largo periodo de tiempo, que puede
comprender desde muchos meses hasta varios aos.
Para que un estudio tenga xito se debe de realizar con la suficiente profundidad y estar
planeado cuidadosamente. Esto significa que el factor tiempo es de importancia
secundaria.
Cuando se desarrolla un programa de avance, el comit del estudio de factibilidad
determina la cantidad de trabajo necesario para cada etapa del cambio de sistemas y
cuales son los recursos en trminos de personal y habilidades que se necesitaran. De
igual manera se debe de prestar consideracin a las siguientes reas:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Entretenimiento.
Programacin.
Depuracin.
Puesta a punto de programas.
Entrega el equipo.
Requerimientos fsicos del equipo.
Desarrollo de archivos
Entrega de nuevas formas y suministro.
Actividades de conversin.

PARTES PRINCIPALES DE PROYECTOS DE SISTEMAS

El periodo de tiempo requerido para la implantacin del sistema comprende cerca de dos
tercios del esfuerzo total requerido para un cambio de sistema.
RETROALIMENTACION EN EL PROYECTO DEL SISTEMA
El grupo de estudio responsable de la programacin no solo debe preparar un programa
realista, sino que tambin debe de estar en posicin todo el tiempo de informar si el estudio va
adelante, atrasado o de acuerdo a lo programado.
El comit del estudio de factibilidad emitir informes peridicos al comit ejecutivo sobre la
marcha del proyecto. En estos se incluye informacin que es decisiva para el estudio como
cuales son las reas-problema y las demoras ocurridas. Es necesario, para controlar el
proyecto, la utilizacin del "principio de excepcin" en los informes de avance.
ANALISIS DE SISTEMAS
La investigacin detallada del sistema actual, a la que comnmente se hace referencia como
anlisis de sistemas es el siguiente trabajo de los diversos grupos de estudio o analistas de
sistemas del comit de estudio de factibilidad.
El anlisis de sistema comprende la recopilacin, organizacin y evaluacin de los hechos
acerca del sistema actual y del ambiente en el cual opera. Por lo general los equipos de estudio
dedican todo su tiempo a llevar a cabo esta tarea debido a que consume mucho tiempo.

La investigacin de las entradas existentes, de los mtodos y procedimientos, del flujo de los
datos, de las salidas, archivos y del control interno, para nombrar solo las ms importantes,
nunca deben de ser casuales. Es precisa una revisin intensiva con el fin de comprender en su
totalidad al sistema actual y los problemas relacionados con el. No se excluye ningn rea a
menos que no tenga relacin con el alcance del estudio en trminos de los objetivos deseados
y de la definicin del problema por lo tanto, la bsqueda o anlisis ser integral e incluir las
siguientes reas:

AREAS SUJETAS A ANALISIS

Revisin de los hechos histricos.

DESCRIPCION
En ellas se identifican los logros y los otros puntos
importantes

Anlisis de entradas.

que

han

influenciado

la

organizacin a lo largo del tiempo.

En esta rea se identifica en donde se usa los
documentos fuente para capturar los datos

Revisin de los mtodos y procedimientos.

originales.
En esta fase se trata de comprender las
relaciones entre las entradas, los archivos que se

Revisin de los archivos.

tienen y las salidas.

Esta fase permite que logre la comprensin de la
cantidad y tamao de los archivos conservados

Anlisis de las salidas.

por los departamentos.

Aqu se determinan que tan bien, los informes
actuales

Revisin del control interno.

cubren

las

necesidades

de

la

organizacin.
Seala los puntos que son crticos para el
mantenimiento de las operaciones eficientes del

Anlisis de los requerimientos de personal actual.

proceso de datos.
Ayuda a precisar el personal actual en trminos
de la clase por habilidad y por la escala de

Revisin de volmenes actuales de trabajo.

salarios.
Identifica las cargas de trabajo promedio y pico,

Revisin de otros requisitos y consideraciones.

asi como las cargas de trabajo al final del mes.

En este paso se localizan las partidas importantes
que sean crticas al sistema actual.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL SISTEMA ACTUAL

El mejor mtodo para organizar los hechos obtenidos en la investigacin anterior consiste en
utilizar alguna forma de diagrama de flujo.
El diagrama de flujo del sistema permite localizar el origen de los datos de entrada determinar
su paso a travs de cada fase de proceso y de comunicacin hasta ser archivados y finalmente
seala como y cules son los archivos de salida deseados, muchos de ellos en forma de
informes.
El diagrama de flujo de las operaciones actuales no solo organiza los hechos, sino que tambin
ayuda a determinar las lagunas y duplicaciones en los datos obtenidos.
Esencialmente, el diagrama de flujo permite reunir los daros actualizados en una relacin
significativa para los miembros del comit de estudio de factibilidad.
COSTOS Y BENEFICIOS DEL SISTEMA ACTUAL
Una de las razones principales para revisar las operaciones actuales es determinar su costo. El
costo se analiza por departamentos ya que esta es la base ms comn para los informes y
proporciona un medio excelente de comparar los costos del nuevo sistema. Se deben de
establecer los beneficios del sistema actual con el objeto de compararlos en una fecha
posterior con cada una de las alternativas propuestas.
Muchos de estos beneficios se miden en forma precisa mientras que otros son intangibles por
su misma naturaleza y requieren de una evaluacin final del sistema actual y de las alternativas
propuestas, primero se comparan los costos y los beneficios tangibles. Si el sistema alternativo
propuesto satisface la tasa de rendimiento sobre la inversin establecida por la organizacin,
no hay problema.
ESTUDIO DE COSTOS QUE ABARQUEN CINCO AOS
Las proyecciones de costos normales para el sistema propuesto en un estudio de factibilidad
cubren un periodo de 5 aos, comenzando con la implantacin del nuevo sistema. La razn de
esta: si se selecciona una computadora se debe de considerar que a partir de la fecha de la
seleccin del equipo (paso final en el estudio de factibilidad) y por cerca de un ao no estar
procesando sobre una base diaria. As mismo el equipo debe de ser capaz de manejar la carga
de trabajo de la organizacin de al menos tres aos hasta cerca de cinco aos. Por lo tanto una
proyeccin de costos que abarque cinco y que comience despus de la terminacin del estudio
de factibilidad es un criterio realista para la presentacin y propuesta de los sistemas.

ALTERNATIVAS AL SISTEMA PROPUESTO

Una vez que se ha tenido analizado cuidadosamente cada una de las reas funcionales
importantes para el estudio del sistema actual, se desarrolla un conjunto de alternativas de
procesamiento con el fin de seleccionar la mejor.
Cada una de las alternativas no ser desarrollada con la misma profundidad que el estudio del
sistema actual. De otra manera un esfuerzo tal incrementara los requisitos de mano de obra y
de tiempo del estudio ms all de su alcance y presupuesto.
Antes de que se pueda desarrollar las alternativas factibles del sistema se definen con claridad
las especificaciones del sistema propuesto; estas especificaciones se determinan a partir del
planteamiento de los objetivos deseados.
Las siguientes son algunas de las especificaciones requeridas para el sistema, mismas que se
definen con claridad y de conformidad con los objetivos del estudio:
1) Los datos de entrada de los documentos fuentes originales que van a ser procesados
por el sistema.
2) Los mtodos y procedimientos que muestren las relaciones de los datos de entrada
con los archivos y de los archivos con las salidas originadas por los datos procesados
del sistema.
3) Las salidas que se van a producir, haciendo gran nfasis en los informes gerenciales
que utilicen el "principio de excepcin".
4) Los volmenes de trabajo y las consideraciones de tiempo para los perodos presentes
y futuros, incluyendo los perodos pico.
Un punto de partida para compilar las especificaciones mencionadas con anterioridad es
desarrollar primero las salidas; despus que se han determinado las salidas, es posible inferir
cuales son las entradas y los archivos requeridos y cules son los mtodos y procedimientos a
ser empleados. Las cargas futuras del nuevo sistema se definen para las entradas, los archivos
y las salidas en trminos de cargas promedio y pico, ciclos y tendencias.
LA FUNCION DEL ASESOR EN EL DESARROLLO DE UN SISTEMA
El punto de partida para desarrollar alternativas factibles al sistema es una comprensin clara
de los requisitos del nuevo sistema. La experiencia del asesor externo resulta de
gran valor para el grupo de estudio.
El conocimiento del

asesor

puede

ayudar

en

gran

medida

reducir

la

cantidad

de soluciones prometedoras. Asimismo el asesor puede hacer notar las desventajas de un

cierto enfoque que pudiera haber sido impulsado fuertemente por algunas personas.
La objetividad del asesor aumenta las posibilidades de la organizacin de desarrollar
alternativas variables del sistema y de seleccionar la ptima cuando se juzgan los mritos y
desventajas de un sistema nuevo.
COSTOS Y BENEFICIOS TANGIBLES DE CADA ALTERNATIVA DE SISTEMA

Despus de desarrollar las alternativas factibles al sistema el siguiente paso es determinar los
ahorros anticipados y los costos para cada una de las alternativas. Los costos se dividen en
dos categoras, a saber:
1) Costos en los que se incurren una vez.
2) Costos de operaciones habituales.
Los costos principales en los que se incurren una vez son aquellos relativos al estudio de
factibilidad, entrenamiento de personal de programacin y de operacin, diagramacin
detallada de todas las aplicaciones consideradas en el estudio de factibilidad, programacin y
verificacin de los programas para el sistema nuevo, operaciones en paralelo en las cuales el
nuevo y el antiguo sistema operan en forma concurrente, conversin de archivos, preparacin
del lugar, actividades de conversin del sistema actual al sistema nuevo, y suministros y
equipos diversos.
De manera semejante los costos de operacin habituales incluyen la renta mensual
o depreciacin de la computadora y el equipo relacionado con ella, el mantenimiento de equipo,
la sala de procesamiento de datos, el mantenimiento de los programas, suministros y formas de
la computadora y del equipo relacionado y costos adicionales diversos.

BENEFICIOS INTANGIBLES POR CADA ALTERNATIVA AL SISTEMA

Pueden quedar al descubierto ciertos nmeros de beneficios intangibles o factores cualitativos
al estudiar las contribuciones potenciales del nuevo sistema a las actividades y problemas de la
organizacin.
Un sistema nuevo afecta no solo en los externo sino que tambin en lo interno en trminos de
informes de resultados ms rpidos y frecuentes adems de la presin, la velocidad y la
flexibilidad

del

equipo

automtico

de

procesamiento

de

datos

le

permite

la administracin tener ms tiempo para planear y organizar las actividades y a su dirigir y

controlar de acuerdo con el plan original.

COMPARACIONES ENTRE LOS SISTEMAS ALTERNATIVOS Y SISTEMA ACTUAL

El comit de estudio de factibilidad est en posicin de comparar las alternativas al sistema con
el existente a travs del anlisis hecho de los factores importantes.
Hay dos criterios para evaluar las alternativas:

1) Identificar y enlistar los beneficios y costos importantes

2) Utilizar tcnicas de simulacin e investigacin de operaciones para determinar los
posibles resultados de los sistemas alternativos.
INFORME DE LA INVESTIGACION EXPLORATORIA PARA LA ALTA GERENCIA
A la conclusin de los estudios anteriores se ha acumulado una amplia informacin que permite
hacer recomendaciones finales a la alta gerencia. El informe de la investigacin exploratoria,
cuyos autores son el comit del estudio de factibilidad es un informe firmado para el comit
ejecutivo. El informe estar orientado a las finanzas ya que estas comprenden grandes sumas
de dinero. Se incluye la informacin importante que tiene una relacin directa o indirecta con
finanzas.
El contenido de este informe debe ser tan objetivo como sea posible de manera que se
seleccione el mejor sistema de informacin comercial. El equipo deber de satisfacer las
necesidades del sistema que se ha desarrollado en lugar de que el sistema sea alterado para
satisfacer las necesidades de un cierto equipo.
FACTIBILIDAD DE APLICAR EL PROCESAMIENTO DE DATOS
Cuando se dispone de numerosas alternativas es difcil determinar la factibilidad de implantar
un sistema nuevo. La comparacin de los muchos sistemas propuestos es una tarea de gran
envergadura.
Cuando se presta a consideracin a los beneficios tangibles e intangibles se establece la
factibilidad de implantar un nuevo equipo y tcnicas de procesamiento de datos, entonces la
pregunta que surge a continuacin se relaciona con cul de las proposiciones es la mejor
cuando se evalan todos los factores crticos. Puesto que el trabajo principal del comit
consiste en seleccionar la mejor alternativa factible la ponderacin de los factores cuantitativos
y cualitativos haciendo nfasis en el futuro de la organizacin (patrones de crecimiento y
problemas relacionados) ayuda a resolver el dilema.
Cuando se ha llegado a la concordancia en el grupo acerca de las alternativas particular al
sistema, se prepara un informe completo que establezca sus recomendaciones. El informe le
da a la gerencia una oportunidad de examinar los datos y de estimar su validez y merito,
tambin le proporciona una base slida para realizar una crtica constructiva del proyecto de
sistema.
Un gasto considerable de tiempo, esfuerzo y costo en la investigacin exploratoria puede
resultar en la no factibilidad de aplicar un nuevo equipo y tcnica de proceso de datos. Se
puede llegar a esta conclusin si se limita inicialmente el alcance del estudio. En lugar de
extender la definicin del problema a muchas reas de la organizacin; el estudio se restringe a
reas en donde el progreso en trminos de nuevas mejoras tcnicas ha sido lento o no
existente y por lo tanto, el rea no se presta para instalar un nuevo equipo de procesamiento de
datos o por alguna otra razn.

Esta situacin se puede evitar con la ayuda de los asesores externos o de personal de la
compaa que conozca el procesamiento de datos y sea capaz de sugerir reas frtiles para el
estudio de factibilidad. Comenzar a ciegas la investigacin exploratoria sin ninguna idea de los
resultados solo da como resultado un desperdicio de esfuerzos y pone en duda la capacidad de
la alta gerencia.

DISEO DE SISTEMAS: DETERMINACION DEL NUEVO SISTEMA

Aun cuando en el informe de la investigacin exploratoria se ha establecido una alternativa al
sistema, dentro del esquema de trabajo del diseador de sistemas hay innumerables criterios
disponibles. Estos criterios pueden ser adaptados a partir de la experiencia pasada as como
de un conocimiento amplio de los enfoques que han tenido xito en otras instalaciones.
La diversidad casi infinita de los diseos alternativos hace de la tarea un desafi, usualmente
los participantes en el informe de la investigacin exploratoria a la gerencia son los que llevan a
cabo el diseo de la alternativa recomendada. si los diseadores del sistema no forman parte
del grupo, se les contrata o se les lleva a l.
Tambin se necesita personal adicional que represente los diversos departamentos afectados
por los cambios en el sistema. Esto es muy necesario debido a que la participacin y la
cooperacin de todas las reas funcionales, representadas por su personal departamental, es
la clave para implantar un nuevo sistema exitosamente.

REQUERIMIENTOS DEL NUEVO SISTEMA

Despus que el diseador de sistemas ha revisado los datos del sistema actual y la informacin
contenida en el informe de la investigacin exploratoria, en particular la recomendacin del
sistema se determinan los requerimientos del nuevo sistema.
Entre los requisitos principales se incluyen:
REQUISITOS
Formulacin de nuevas polticas.

DESCRIPCION
Se refiere a la necesidad de reducir la
complejidad y la cantidad de excepciones del

Entradas planeadas.

sistema
Se enfoca en la captura inicial de los datosfuente en una forma inicial procesable por la

maquina cuando se disea un nuevo sistema

son importantes los elementos de restriccin
de tiempo en las entradas y las variaciones
en volmenes de ingreso.
Nuevos mtodos y procedimientos.
Se refiere al diseo de nuevos mtodos y
procedimientos que produzcan las salidas
deseadas dadas ciertas entradas y archivos
Archivos de datos que es necesario llevar.

de datos.
Se refiere a la cantidad de datos que estarn
contenidos en los archivos, ya sea que tales
archivos estn en lnea o fuera de lnea. El
diseo eficiente de sistemas seala que los
almacenamientos

de

datos

se

deben

conservar a un nivel mnimo.

Salidas necesarias.
Se centra en el desarrollo de una salida que
satisfaga los requerimientos del usuario. Es
aconsejable

que

los

informacin

trabajen

usuarios
junto

de

con

la
los

diseadores de sistemas con el objeto de

que se especifican bien el formato, el grado
de detalle deseado, el grado de precisin
Consideraciones del control interno.

deseado y la frecuencia del informe.

Se refiere al establecimiento de puntos de
verificacin y control que aseguren que lo
que se ha procesado es preciso, de igual
manera el control interno se centra en
asegurarse de que ninguna persona tenga la
responsabilidad total sobre la operacin
entera.

Es preciso observar que se debe disear al nuevo sistema en trminos generales. El disear un
sistema considerando solo un proveedor de equipo es restrictivo, reduce el potencial del
sistema y con frecuencia tambin reduce el xito final del sistema proyectado.
FACTORES HUMANOS
Los requisitos anteriores del nuevo sistema no quedan completos hasta que se consideren los
factores humanos en la codificacin y la representacin de los datos.

Los diseadores de sistemas deben de considerar el elemento humano as como los

procedimientos, datos y maquinas antes de que finalicen cualquier diseo. Cuando resulta ser
necesario hacer un trueque, se le da preferencia al elemento humano sobre las maquinas.
Es preciso identificar los errores sistemticos, hasta el grado en que se puedan detectar.
Todava ms tambin debe de disearse un sistema de manera que sirva como interfaz para
cualquiera que desee estar en contacto con sus resultados. Este requisitos e aplica igualmente
a las necesidades as como a las de los clientes.
DISEO DEL NUEVO SISTEMA
La determinacin de los requerimientos anteriores se realiza concurrentemente con el diseo
del nuevo sistema; despus de todo un sistema no es nada ms que el total de sus partes. El
diseo de un sistema implica tomar decisiones acerca de cada una de sus partes; entradas
planeadas, archivos a ser mantenidos, salidas deseadas y mtodos y procedimientos de
procesamiento de datos que eslabonen las entradas con las salidas.
Paso del diseo de sistema:
1) Determinar las entradas, los archivos y las salidas de informacion.
2) Disear muchas posibilidades de diseo de sistema a travs de un criterio de bloques o
3)
4)
5)
6)
7)
8)

modular.
Preparar los diagramas de flujo que muestren las relaciones modulares.
Seleccionar las alternativas ms adecuadas.
Comparar los servicios tangibles e intangibles.
Seleccionar el diseo que mejor satisfaga los requisitos.
Preparar los diagramas de flujo y las tablas de decisin.
Documentar el diseo final para el concurso de proveedores.

En las dos primeras etapas de ellas se determina y se disea el nuevo sistema; en las etapas
restantes se presenta un mtodo de resolver el diseo final de sistemas. Bsicamente, se
dibujan diagramas de flujo con el objeto de apreciar los mritos de las muchas alternativas al
sistema modular junto con el personal adecuado de la compaa. Despus de considerar tantos
diseos de sistemas como sea posible, se hace evidente que algunos de ellos son ms
atractivos que otros. Mientras ms prometedores a la alternativa, ms se les debe de investigar.
Es preciso observar que antes de seleccionar el sistema final se pueden evaluar los diseos
alternativos del sistema observados que no estn cubiertos en el informe de la investigacin
original.
DIAGRAMA DE FLUJO Y DOCUMENTACION DEL NUEVO SISTEMA
Un paso importante, es la preparacin de los diagramas de flujo del sistema final para el
sistema nuevo recomendado. Estos diagramas de flujo se dibujan sin especificar el equipo que
se ordenara. La precisin, la sencillez y facilidad de comprensin son los componentes
esenciales ya que personal no tcnico los revisara y los evaluara.

CONCEPTO MODULAR O CONCEPCION POR BLOQUES

Se debe de enfocar el diseo del nuevo sistema considerando el concepto de modular o
construccin de bloques; esto implica el identificar todos los requisitos del sistema
mencionados anteriormente cada una de estas funciones individuales aplicando el proceso de
manera iterativa de arriba hacia abajo. El anlisis resultante se representa por un diagrama de
rbol invertido en donde las funciones principales que se encuentran en la parte superior se
descomponen en forma sucesiva en funciones individuales de procesos de datos en las ramas
ms bajas del rbol.
SELECCIN DE EQUIPO Y EQUIPACION DEL SISTEMA INTRODUCCION
Con la terminacin de las dos primeras etapas del estudio de factibilidad, o sea el anlisis de
sistemas y el diseo de sistemas, el comit del estudio de factibilidad est listo para llevar a
cabo la ltima etapa principal del estudio de factibilidad, la cual consiste en la seleccin del
equipo de procesamiento de datos la seleccin final del equipo ms adecuado con
toda probabilidad requerir que se hagan algunas modificaciones a los sistemas. En efecto el
informe de la investigacin exploratoria dirigido a la alta gerencia puede tener que ser
modificado durante esta etapa.
Es posible que estas modificaciones sean importantes pero comnmente no los son. Esta es la
razn para incluir la seleccin del equipo dentro del esquema de trabajo del estudio de
factibilidad o no factibilidad de la aplicacin de un nuevo equipo de procesamiento de datos no
se establece completamente sino hasta que se coloca las ordenes con los fabricantes
respectivos.
Adems se examinan los factores significativos que intervienen en la seleccin del equipo de
procesamiento de datos as como datos importantes para la implantacin del sistema la
revisin peridica del nuevo sistema en busca de posibles mejoras.

CRITERIOS PARA SELECCIN DEL EQUIPO

Para una conclusin exitosa del estudio el criterio de seleccin del equipo que adopte el comit
de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos mtodos bsicos en las seleccin
del equipo solo uno de ellos se recomienda.
CRITERIO RECOMENDADO
El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores fabricantes
diagramas de flujo y tablas de decisin en donde se delineen las especificaciones del nuevos

sistema. Esta informacin incluye: Informacin general acerca de la compaa, sus planes
futuros de procesamiento, y una lista de las especificaciones del nuevo sistema. Las
particularidades que se refieren a estas especificaciones sern cubiertas en las secciones
subsecuentes.
CRITERIO ALTERNO
El segundo criterio es ilgico desde sus fundamentos puesto que pasa por alto, los datos
compilados por el estudio de factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores fabricantes del
equipo que hagan una investigacin propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes
llevan a la compaa su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y disean
un nuevo sistema ajustado o su propio equipo. Sobre esta base se determina el tiempo de las
operaciones y los ahorros de costos.
El problema del tiempo es otro factor importante ya que cada proveedor fabricante debe de
conducir una larga revisin de sistemas. Por ejemplo supngase que hay cinco proveedores
compitiendo y que cada uno se toma un mes revisando el sistema actual. Esto significa casi
medio ao de tiempo perdido ms las interrupciones continuas en las operaciones corrientes.
Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el tiempo
asignado sus recomendaciones son deficientes y muchas veces se sugieren sistemas
imprcticos por lo tanto, es obvio que este segundo criterio debe de ser descartado en
definitivo.
SELCCION DEL EQUIPO
La seleccin del equipo se realiza el grupo de estudio al terminar el diseo de sistemas, sus
etapas bsicamente incluyen:
1)
2)
3)
4)

Determinar quines sern los proveedores fabricantes del equipo.

Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo.
Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes.
Seleccionar al proveedor fabricante del equipo

DETERMINACION DE LOS PROVEEDORES FABRICANTES DEL EQUIPO

Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se entra en contacto con su representantes
y se le invita a una reunin de orientacin acerca del sistema propuesto; durante el curso de la
reunin se les instruye acerca de las reas a ser convertidas al del nuevo sistema; acerca de
los problemas generales que encontraran de los volmenes aproximados (presentes y futuros)
y de otros datos importantes.
Hecho esto, cada fabricante indicar por escrito si desea o no recibir una invitacin a concurso.
La razn para este enfoque es obvia. No hay necesidades de preparar un paquete de

especificaciones, diagramas de flujo, tablas de decisin, y material similar si el proveedor no

tiene inters en concursar con respecto al nuevo sistema diseado.
La mayora de las organizacin que estn llevando a cabo un proyecto de sistemas de
procesamiento de datos, han considerado algn tipo de equipo basndose en el informe de la
investigacin exploratoria.
CONVOCATORIA A CONCURSO PARA LOS PROVEEDORES FABRICANTES
Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado carta manifestando su inters la
compaa hace una convocatoria a concurso y la dirige a los proveedores interesados.
Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma directamente
de los datos contenidos en el informe de investigacin exploratoria y de los desarrollados
durante los diseos de sistemas. El contenido de la convocatoria incluye las siguientes reas:
1)
2)
3)
4)
5)

Informacin general acerca de la campaa.

Planes futuros para el procesamiento de datos.
Especificaciones del nuevo sistema.
Diagramas de flujo del nuevo sistema
Datos a ser adelantados por cada proveedor fabricante.

EVALUACION DE PROPUESTAS DE LOS FABRICANTES PROVEEDORES

Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que preparen sus
propuestas, en la mayora de los casos lo adecuado sera 60 das aproximadamente aunque en
los sistemas grandes y avanzados talvez sean necesarios algunos meses ms.
Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las propuestas de los fabricantes
proveedores. Entre estos tenemos:

CRITERIO
Extensin de la automatizacin propuesta

DESCRIPCION
Se refiere a la cantidad del equipo nuevo de
procesamiento

Desempeo total

de

datos

que

es

una

propuesta para nuevo sistema.

Se refiere a la cantidad de datos que pueden
ser procesados para el sistema de cmputo

Total de equipo

dentro de un periodo de tiempo especfico.

Se enfoca en la marca nmero de modelo y
la cantidad del equipo bsico y perifrico
relacionado

junto

con

sus

capacidades

Entrega del equipo

caractersticas de operacin y tcnicas.

Se refiere al tiempo de entrega definitiva del
equipo junto con el tiempo necesario para
verificar

Requerimientos de instalacin

el

mismo

basndose

en

las

premisas del usuario.

Se refiere a las dimensiones y peso de cada
una de las piezas que forman el equipo junto
con los requisitos y potencia alambrado
necesario para si instalacin dentro de la

Soporte o asistencia del proveedor

empresa.
Se refiere a la cantidad y tipo de soporte o
asistencia que se espera de los proveedores

Disponibilidad y calidad del soporte lgico

fabricantes del equipo

Se centra en el apoyo del soporta lgico que

Contratos de mantenimiento

soporta el equipo
Se refiere a la conservacin del equipo en
una buena condicin operativa usualmente el
fabricante proveedor proporcin sin costo
este servicio bajo el contrato de venta, pero

Otras consideraciones

esto no es as cuando se compra el equipo.

Incluye
la
capacidad
para
manejar
excepciones y partidas poco usuales la
disponibilidad de mquinas compatibles para
procesar datos en una emergencia los
costos de tiempo extra y cosas similares

SELECCIN DE LOS PROVEEDORES FABRICANTES DEL EQUIPO

La seleccin de los proveedores fabricantes del equipo es una tarea difcil para el comit del
estudio de factibilidad. El proceso de seleccin es mucho ms fcil si el equipo propuesto es
idntico al que se tiene en todos sus propsitos prcticos.
TABLA DE DECISION PARA EL PROCESO DE EVALUACION
Uno de los mtodos para evaluar el equipo es la utilizacin de una tabla de decisin.
El empleo de una tabla de decisin para hacer la evaluacin final no solo define los criterios
importantes en una notacin compacta, sino que tambin que se haga una evaluacin objetiva
ya que los valores se han de determinar antes de recibir las propuestas del proveedor
fabricante.
METODO DE PONDERACION PARA EL PROCESO DE EVALUACION

Un criterio alternativo para seleccionar el equipo es el mtodo de ponderacin que consiste en

asignar diferentes valores de peso a cada uno de los criterios.
A cada proveedor fabricantes se le da una evaluacin para cada factor de ponderacin en la
mayora de los casos la calificacin es menor que el valor absoluto del factor de ponderacin.
FIRMA DEL CONTRATO PARA EL EQUIPO
La firma del contrato de para el equipo por un ejecutivo de alto nivel que ha estado en contacto
con los dos comits lleva el estudio de factibilidad a su trmino formal, sin embargo antes de
que se firme oficialmente el contrato, el ejecutivo hara bien en presentar el contrato al abogado
para que lo interprete y le aada los necesarios para proteger al usuario.
El anlisis de sistemas, el diseo de sistemas y la seleccin del equipo que son los pasos
principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el proyecto de
sistemas. En el periodo que sigue no solo se empleara ms tiempo que en el estudio de
factibilidad sino que tambin habr una mayor injerencia de los recursos de la organizacin en
trminos de sus operaciones y personal. El problema de cmo controlar y coordinar las
actividades durante el nterin es un tanto difcil de resolver, aun para el gerente de
procesamiento de datos ms experimentado.

CUADRO DE IMPLANTACION DE SISTEMAS

ETAPA
Adiestramiento a usuarios

DESCRIPCION
Debe de ser a nivel de escuela, se debe
llevar a cabo usando los manuales e

Prueba del sistema por usuarios

instructivos obtenidos del diseo de sistemas

Es la actividad que reafirma a cada uno de
ellos lo que aprendi en el adiestramiento.
Es muy importante que ellos produzcan los
datos de prueba de acuerdo con el plan de la
misma.

Aprobacin de resultados
La aprobacin de los resultados de la prueba
la debern hacer los usuarios a la luz de los
que su grupo de prueba les reporte al

finalizar el tiempo de prueba.

Conversin del sistema
Consiste

en

la

implantacin

de

los

procedimientos contenidos en los diferentes

manuales e instructivos obtenidos en el paso
del diseo de sistemas.
Liberacin del sistema
Consiste en la entrega formal del sistema al
usuario

por

parte

factibilidad y tcnico.

de

los

comits

de